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AVISO: Esta página ha sido generada para facilitar la impresión de los contenidos. Los enlaces externos a otras páginas no serán funcionales. Técnicas de archivo En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad de documentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc). Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales: Por imperativo legal : La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación. En concreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece la obligatoriedad de conservar cierta información, que es aquella documentación relacionada con operaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de la empresa con terceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías: documentos mercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales. Por interés de la empresa : La información archivada se utiliza con mucha frecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsables comerciales. Pero ¿Qué es un archivo? "Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado". Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde se guarda. La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos: Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima. Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible. Constituir un centro activo de información. Ser un instrumento de control funcional de la actuación de los departamentos usuarios. Sistemas de Gestión y Tratamiento de la Información Técnicas de archivo En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad de documentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc). Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales: Por imperativo legal: La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación. En concreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece la obligatoriedad de conservar cierta información, que es aquella documentación relacionada con operaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de la empresa con terceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías: documentos mercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales. Por interés de la empresa: La información archivada se utiliza con mucha frecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsables comerciales. Pero ¿Qué es un archivo? "Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado". Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde se guarda. La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos: Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima. Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible. Constituir un centro activo de información.

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Técnicas de archivo

En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad dedocumentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc).

Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales:

Por imperativo legal: La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación.En concreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece laobligatoriedad de conservar cierta información, que es aquella documentaciónrelacionada con operaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de laempresa con terceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías:documentos mercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales.Por interés de la empresa: La información archivada se utiliza con muchafrecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsablescomerciales.

Pero ¿Qué es un archivo?"Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas ycriterios previamente establecidos, en un lugar determinado".

Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde seguarda. La finalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:

Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima.Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible.Constituir un centro activo de información.Ser un instrumento de control funcional de la actuación de los departamentos usuarios.

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Técnicas de archivo

En las operaciones de compraventa, como os podéis imaginar, se generan una gran cantidad dedocumentos (albaranes, presupuestos, pedidos, devoluciones, documentos fiscales, etc).

Archivar todos estos documentos es necesario por dos razones fundamentales:

Por imperativo legal: La Ley obliga a guardar seis años cierta documentación. Enconcreto, en el artículo 30 del Código de Comercio se establece la obligatoriedadde conservar cierta información, que es aquella documentación relacionada conoperaciones de la que se deriven derechos y obligaciones de la empresa conterceras personas. Estos documentos se agrupan en tres categorías: documentosmercantiles, Libros Oficiales y documentos socio-laborales.Por interés de la empresa: La información archivada se utiliza con muchafrecuencia para su análisis y posterior toma de decisiones de los responsablescomerciales.

Pero ¿Qué es un archivo?"Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan, de acuerdo con unas normas y criteriospreviamente establecidos, en un lugar determinado".

Por lo tanto, un archivo es tanto el conjunto de documentos ordenados como el lugar físico donde se guarda. La finalidad delarchivo se puede concretar en los siguientes puntos:

Guardar y conservar la documentación que se asigna a él, de forma óptima.Facilitar la localización de documentos de forma rápida, eficaz y al menor coste posible.Constituir un centro activo de información.

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Ser un instrumento de control funcional de la actuación de los departamentos usuarios.

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Técnicas de archivo

Existen distintas técnicas de archivo, cada una de ellas atiende a distintos criterios:

Según su ubicación:

Archivo centralizado: en estos archivos todos los documentos se encuentran en un solo lugar,desde donde se envía a todos los departamentos de la empresa.Archivo descentralizado: son aquellos en los que la documentación de la empresa se encuentraen el departamento que la utiliza.

Según la frecuencia de uso:

Archivos activos: en estos archivos se guardan los documentos que se consultan con frecuenciay sin variaciones durante un periodo largo de tiempo.Archivos semiactivos: son aquellos en donde se conservan los documentos que se consultan con menos frecuencia.Periódicamente hay que revisar esta documentación, para proceder a eliminar aquellos documentos que no son útilespara la empresa y decidir cuáles pasan a los archivos inactivos.Archivos inactivos: son aquellos que se guardan de forma definitiva. Se trata de documentos que aunque hayanperdido valor actualmente se conservan por su valor histórico o documental para la empresa, como pueden ser loscatálogos desde el inicio de la actividad de la empresa.

Según el sistema empleado:

Archivos tradicionales: Son aquellos en los que los documentos se realizan sobre unsoporte de papel, con sus diversas variaciones.Archivos informáticos: Son aquellos en los que los documentos se realizan utilizandoherramientas y soportes informáticos. Aunque no precisan de papel, permiten trasladar lainformación a este soporte cuando sea necesario. Suponen un gran ahorro de tiempo yespacio.

Pero en las empresas, normalmente, se utilizan archivos mixtos. Analicemos un poco más detenidamenteestos dos últimos tipos de archivos.

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El archivo tradicional

Como hemos visto antes, el archivo tradicional es el que se apoya en laexistencia de documentos en soporte papel. A este tipo de archivotambién se le denomina manual, por no utilizarse ningún tipo de

mecanización.

Evidentemente, este tipo de archivo requiere un esfuerzo físico de búsqueda y localización.Para facilitarlo es necesario clasificar la información, es decir, guardar ordenadamente enbase a un criterio concreto y definido.

Tanto el departamento de compras como el de ventas pueden atender a diferentes razones que dan lugar a distintoscriterios de clasificación. Los principales son:

1. Alfábéticamente. Este sistema consiste en realizar la ordenación siguiendo el orden del sistema alfabético español.Por ejemplo, utilizando los nombres de las personas o empresas a los que se refiere la documentación en cuestión

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para ordenarlos alfabéticamente.2. Cronológicamente: La clasificación se realiza en base a la fecha asignada al documento. Se van ordenando teniendo

en cuenta en primer lugar el año, después el mes y por último el día.3. Numérica: Consiste en asignar a cada documento un número que se ordena de forma

correlativa. Por ejemplo, para ordenar las facturas emitidas se le puede asignar a laprimera el número 1, y el resto de forma correlativa según el orden en que se vayanemitiendo. Es importante que se respete siempre el orden correlativo.

4. Por materias y asuntos: Esta clasificación se realiza en base a unas característicascomunes de los documentos que permiten su agrupación de forma lógica. Por ejemplo,agrupar albaranes, facturas, devoluciones etc., en función de los distintos tipos deproductos que comercializa la empresa.

5. Geográfica: Este sistema supone ordenar los documentos siguiendo el orden decreciente de la importanciaadministrativa de las localidades que aparecen. Por ejemplo, se ordenarían primero atendiendo al país, después a laregión, luego al municipio, etc. Y a su vez, cada nivel será ordenado de forma alfabética.

6. Alfanumérica: Esta clasificación consiste en aplicar una codificación de letras y números que permite la identificacióndel documento. Por ejemplo, el documento nº 02CO01, significa 1que este documento está en la subsección 2(clientes), la sección CO (contabilidad), el archivo 1 de todo el sistema.

Como decíamos antes, en la práctica, las empresas utilizan estos sistemas de clasificación de formacombinada entre sí. En cualquier caso, un sistema deberá ser escogido por su simplicidad, eficacia y sucapacidad de ser modificado en un futuro. Además, deberá ser conocido por todas las personas que deban

hacer uso de él.

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El archivo informático

La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro dela empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanizacióne informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en

tiempo y esfuerzos, así como conseguir un trabajo más eficiente.

De esta forma, actualmente, el archivo y gestión de la información se realiza casi de modoexclusivo a través de medios informáticos.

Las principales ventajas que ofrece el archivo informático frente al tradicional son:

Permite guardar mucha información en muy poco espacio.Permite el fácil acceso a la información para cualquier usuario actualizado.Supone un ahorro de tiempo. Tiene capacidad para recuperar los documentos en un tiempomínimo.Mayor eficacia y eficiencia en el manejo de datos.Hace desaparecer los errores que se producen en el manejo de "papeles".

Dos de las aplicaciones informáticas más utilizadas por las empresas para el manejode la información son las "bases de datos" y las "hojas de cálculo". Veamos que soncada una de ellas.

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Base de datos

La información en una empresa puede ser almacenada en una base de datos, de forma que ésta estéordenada y sea fácilmente accesible.

Una base de datos son estructuras informáticas de almacenamiento de cualquier tipo dedatos, organizados para facilitar el acceso, la búsqueda y la puesta al día deinformación en un ordenador.

Cada base de datos es un fichero que se divide en registros. Un registro es un conjunto de datos que esta relacionado. A suvez, cada registro contiene uno o más campos.

Las utilidades que hacen que las bases de datos sean herramientas fundamentales para losprofesionales dedicados a las actividades de compraventa, a la hora de gestionar su archivo son quepermiten en muy poco tiempo y esfuerzo:

Introducir datos.Realizar consultas o búsqueda de datos.

Actualizar la información.Seleccionar los datos que nos interesan de todo el conjunto de la información.Ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios.Modificar y/o eliminar la información existente.

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Hojas de cálculo

Los programas informáticos de hoja de cálculo realizan operaciones matemáticas con rapidezy eficacia, incluso las más complejas.

Desde un punto de vista informático, una hoja de cálculo es el programaque permite elaborar y gestionar una hoja de cálculo mediante elordenador.

Éstas permiten, además, representar gráficamente los datos introducidos y operar confórmulas complejas, por lo que representan una verdadera ayuda para los profesionales de las actividades comerciales quenecesitan trabajar con datos numéricos, aunque, como veremos más adelante, no es ésta su única utilidad.

Las ventajasde la hoja de cálculo electrónica en la gestión de archivo con respecto a lahoja manual son:

Evita la realización manual de complicadas operaciones matemáticas. Loscálculos se realizan de forma automática.Evita la repetición de operaciones sistemáticas.Minimiza el riesgo de error en los cálculos.Permite modificar el formato de la tabla incluyendo nuevos conceptos.Incluye información visual de los datos a través de gráficos, mapas y dibujos.Admite las previsiones y actualizaciones al poder realizar modificaciones automáticas de los datos.

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Elaboración de ficheros maestros

Una vez que conocemos qué es un archivo y una base de datos, en este epígrafe vamos a aprender aelaborar ficheros maestros de clientes y proveedores a través de un programa informático.

Pero os preguntaréis ¿Qué es un fichero maestro?

Es el fichero maestro donde se guardan los datos generales de los clientes o de losproveedores para luego utilizarlos en los trabajos y documentos.

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En el mercado existe una considerable variedad de programas informáticos que puseden ser utilizados para llevara cabo la gestión comercial de una empresa. Son programas integrados que permiten llevar a cabo, de formaconjunta, todo el proceso de presupuestos, compras, ventas, albaranes, facturación, almacén, cuentas, etc.

Debido a que los programas estadísticos, que serían los más apropiados para llevar acabo la gestión comercial, no son de libre distribución y por tanto habría que adquirirlicencias que no son especialmente baratas, vamos a limitarnos a utilizar el programaMicrosoft Access que es un programa que nos va a permitir crear y manejar bases dedatos.

En cualquier caso, la base de datos debida a su versatilidad es utilizada de manerageneraliza como ficheros de datos. Es decir, cuando queremos elaborar ficherosmaestros, habitualmente utilizamos Access.

A continuación, vamos a ver el contenido del fichero de proveedores y clientes.

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Fichero de proveedores

El fichero de proveedores permite llevar el control de un número ilimitado de proveedores (dependede la capacidad del ordenador).

Por cada proveedor el programa lleva un registro (o ficha), con una serie de informaciones (ocampos): nombre, dirección, datos bancarios, etc.

A continuación, describiremos cada uno de los campos que se deben incluir en la ficha delproveedor para darle de alta:

Código del proveedor: El código admite números y letras. En general, convieneconsiderar que uno de los proveedores (por ejemplo el 0000), es la propia empresa.Esto es útil para llevar a cabo operaciones internas.Nombre: El nombre de la sociedad o empresario individual.Cuenta contable: Se asigna el número de cuenta contable con la que posteriormentese contabilizarán los apuntes contables.Tipo de proveedor: Puede ser distribuidor, fabricante, etc.Domicilio, localidad, código postal, etc.Teléfono, fax, etc.N.I.F. / C.I.F.: Número de Identificación Fiscal./Código de Identificación FiscalDatos de envío: En esta ventana se introducen los datos de envío del proveedor como:Mandatario, Dirección, Localidad, Código Postal, Teléfono, Fax, Contacto, Cargo del Contacto, y Observaciones.Datos bancarios: En ellos se introducen los datos bancarios del proveedor, tales como: Entidad, dirección, Númerode Cuenta, Código Entidad, Código Agencia, Dígitos de Control y Domiciliación.Datos Adicionales: Son aquellos otros datos útiles que se pueden introducir si se desea, y que conforman las fichasauxiliares.

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Fichero de clientes

Igual que el fichero de proveedores, el fichero de clientes permite llevar a cabo el control de unnúmero ilimitado de clientes. Además de los campos que aparecen en el fichero de proveedores, enel de clientes deben aparecer los siguientes campos:

Código de Cliente: Cada cliente en la empresa tendrá asignado un código diferente.Código de Pago: Se utiliza un código diferente para cada una de las formas en que el cliente realiza el pago. El pagopuede ser al contado o a plazos.Días de Pago: Son los dígitos que indican el día o días del mes en que deban vencer las facturas.Descuentos 1 y 2: Son los porcentajes de descuentos fijados para cada cliente en función de unos determinadosconceptos. No tienen por qué existir.

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Riesgo Límite: Es el importe máximo de deuda que se le permite al cliente.Número de Tarifa: En caso de que exista más de una tarifa, a cada una se le asignaráun número.Cuenta Cliente: Corresponde al código de la Subcuenta del Cliente.Clave IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Se utilizan distintos dígitos para cada tipode cliente.Clave especial: Se trata de un campo libre para que el usuario introduzca sus propiasclaves de clasificación de acuerdo con sus propios criterios como por ejemplo, tipos deartículos comprados, clientes impagados, etc.

Una vez que conocemos el contenido de los ficheros de proveedores y clientes, a continuaciónvamos a aprender a crear una base de datos con la información de esos ficheros.

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Programa informático para ficheros maestros

Como decíamos al comienzo de este epígrafe, vamos a utilizar el programa Microsoft Access que esun programa que nos va a permitir crear y manejar bases de datos y que se utiliza de manerageneralizada como ficheros de datos.

A continuación, desarrollaremos en distintos subepígrafes todos los pasos a seguir para elaborarnuestros ficheros maestros. Disponéis, además, de una serie de demos con las cuales podéisver una demostración real de todos los pasos a seguir.

Comenzamos con la creación de la primera tabla.

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Creación de la primera tabla

Vamos a empezar creando una base de datos a través del programa Access. Para ello, inicializamosel programa haciendo click sobre Microsoft Access.

Elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos".Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Empresa de pruebas", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre dearchivo". A continuación, pulsamos en el botón "crear". Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla, que la mostramos a continuación. Enella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamosnecesitándolas. Por ahora nos basta saber que en la parte superior es dondedefiniremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características segúnvayamos definiendo la columna "tipo de datos". Y por último, en la parteinferior derecha Access nos ayudara sobre los datos relativos a los camposque vamos a diseñar.

Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos. En la columna deNombre de campo introduciremos el nombre que queramos para identificarcada "campo" de nuestra tabla.

Nuestra primera tabla es la ficha de clientes y ésta va a tener los siguientes campos: Código Cliente, Empresa, NombreCliente, Apellido Cliente, Puesto, Dirección, Población, Teléfono, CP, Número CC.

Podéis comprobar que no están todos los campos definidos en el epígrafe anterior. Por razones didácticas nos vemosobligados a reducir el número de campos para nuestros ejemplos.

Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla return, con los cursoreso con el ratón, veremos cómo en la celda contigua de la columna "tipo de dato" aparece por sí solo la palabra "texto". Pero

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si pulsamos sobre algunos de ellos, vemos cómo se despliega una cortina con diversas opciones.

La siguiente imagen muestra nuestra tabla con los campos nombrados.

Como podréis observar, todos los campos quedan definidos como "texto",excepto el campo código cliente que le asignamos tipo "Autonumérico" paraasegurarnos que no aparece ningún cliente repetido. En realidad, un campoautonumérico, es un campo numérico al cual Access se encarga de asignarun valor secuencial y único. Esto es lo mejor para que no haya registrosduplicados.

Es posible que cause extrañeza que los tres últimos campos los hayamosdefinido datos de "texto" cuando pudiera parecer más lógico definirlos como"numéricos". Esto se debe a que sólo asignaremos tipos "numéricos" acampos con los que realicemos operaciones matemáticas

La tercera columna está titulada "Descripción". En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo y será útilcuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que elcampo "Nombre" se refería solo al primer nombre o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no losapellidos.

DEMO: Aquí tiene una demostración práctica acerca de cómo crear una base de datos y una primera tabla.

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos cómo la zona inferiorizquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derechasurge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden ayudar.

En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores. Por ejemplo, "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", estoquiere decir que el máximo número de caracteres que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo enconcreto aceptara más o menos caracteres, sólo tendríamos que cambiar ese valor por otro mas ajustado. En el campodirección necesitaríamos más longitud. Y por el contrario, es evidente que en el campo Nº de teléfono no necesitaríamos

tantos... ni siquiera con todos los prefijos internacionales.

Para CP, por ejemplo, le pondremos un "tamaño de campo" de 5 caracteres,para el campo Nº de teléfono también en "tamaño de campo" pondremos 9caracteres y para el campo NúmeroCC, 8 caracteres.

Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras convalores predefinidos, como "Requerido" que tiene el valor "No". Según nossituemos sobre alguna de estas propiedades, el texto de ayuda contextualde la parte inferior derecha cambiara automáticamente para explicarnos lafuncionalidad de la propiedad.

DEMO: Observa en esta demostración práctica las propiedadesde una tabla.

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Modificaciones de las tablas

Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminando un campo, insertando otro,moviéndolo y por supuesto, modificar el contenido de cada fila.

Por ejemplo: Borremos el campo "Puesto" y añadamos el campo "Notas" que será un campo "Memo" y que es muy útilpara almacenar nuestras notas sobre cada registro.

Vamos a hacerlo paso a paso. Primero borremos el campo "Puesto", el nombre técnico de la operación es eliminar elcampo; hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo. Y paraborrarlo, pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú "Edición", al que accederemospulsando el botón derecho del ratón.

Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e introduciendo los datos talcomo hemos visto anteriormente.

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La tabla quedara tal y como muestra la imagen de la derecha (haz clicsobre ella para ampliar).

La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamoshaberlo creado en cualquier otra posición, por ejemplo, entre losapellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción "insertar fila"del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, trassituar el puntero en la fila correspondiente.

DEMO: Aquí tienes una demostración prácitca de cómomodificar los datos de una tabla.

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Guardar las tablas

Una vez que tengamos creada la estructura, vamos a aprender cómo guardarlas adecuadamente.

Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono "Guardar". Cuandopulsemos, se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotrospodemos nombrarla como queramos. Esta primera tabla que hemos creado la llamaremos "clientes".

Surgirá una ventana como la anterior en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal". La clave es un campoque se crea automáticamente y que funciona como un "índice", cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionardistintas tablas. Esto lo veremos en el próximo epígrafe.

De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".

Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida:

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La "clave principal" la reconocemos porque en el símbolo del selector aparece el icono de una llave.

El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id". Podemos cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremosmas apropiado y el tipo de datos se define automáticamente a "autonumérico".

Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la hayamos guardado.

Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos más adelante modificarla, ya sea añadiendo o borrando campos oquizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras necesidades. ¿Podemos modificar unatabla una vez guardada? Sí y es muy fácil. Sólo hay que pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista dediseño".

Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en este apartadomodificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.

DEMO: Aquí tienes una demostración práctica acerca de cómo guardar una tabla.

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Introducir datos

Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo.La primera es la opción formulario de la ventana base de datos y la otraforma es introducir datos a través de la "Hoja de datos".

Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras deabrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos". Y la otra, esutilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del ratónsobre la "Tabla1".

Aparecerá una ventana en la que vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal y como losdiseñamos. Cada fila es un "registro". Como recordaréis, un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado.

Los datos se introducen en la columna correspondiente; si en el espacio visible de un campo no caben los datos quetecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de lacolumna arrastrándola con el cursor.

Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos numéricos que pordefecto aparecen con el valor cero. Vamos a introducir en la tabla los siguientes datos para el primer registro:

Código Cliente: Este campo es autonumérico. Como ya sabéis, esto significa que Access ira asignándolosecuencialmente a cada registro en el mismo orden que nosotros vayamos creando registros. Nunca podremosintroducir datos en ese campo puesto que éste es un campo control de funcionamiento interno para Access.

Empresa: Informática S.A.NombreCliente: PedroApellidoCliente: Jiménez CalvoPuesto: ProgramadorDirección: C/ Huelva, N. 50

Población: MálagaTeléfono: 911-111-111CP: 11111Numero CC:10101010

Los datos del resto de los registros serán:

Registro 2: Software S.L., Antonio, Pérez Calvo, accionista, C/ Venecia, N. 33 , Málaga, 922-222-222, 22222, 202002020

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Registro3: Haftware S.L., Miguel, Benito Román, Comercial, C/ Soria, N. 22, Granada, 933-333-333, 33333, 30303030

Registro4: Comunicación S.A., Ana Ramos Fernández, Asesora de imagen, Avda. Roma, Córdoba, 944-444-444, 44444,4040404.

Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la última. Al campo "Id" se asignaautomáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los registros.

El símbolo asterisco (*) de la última fila indica que esa fila es el último registro de la tabla. Según vayamos introduciendoregistros se incrementara el número de filas. Y para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de labarra de herramientas. Y así, sucesivamente.

Así quedaría nuestra tabla de clientes (haz clic sobre ella para aumentarla):

DEMO: Observa en esta demostración cómo introducir datos en una tabla.

Para saber másEn las siguientes web tienes acceso a manuales sobre el funcionamiento de Access:Manual de Access

http://www.unav.es/cti/manuales/access97/indice.htmlAccesshttp://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/access.html

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El programa Access para la gestión de la compraventa

Cuando estamos trabajando para una empresa necesitaremos, porejemplo, llevar al día no sólo la agenda con los datos de losclientes, de los proveedores. Sino también llevar la relación de los

productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejadoen nuestro control del almacén.

Manejar todos estos datos en una única tabla es una tarea muy incómoda,principalmente, por su exagerada longitud. Calcula que todos los camposnecesarios para llevar un exhaustivo control sobre los datos de la agenda, de losstocks, de las entradas y salidas del almacén podría superar los veinte campos delongitud y tener todos estos campos en una única tabla nos obligaría a utilizar permanentemente las barras dedesplazamiento.

Si somos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes; por norma general, se suele tener una cartera declientes que en su mayor parte es siempre la misma. Es más, generalmente son un puñado de excelentes clientes los queconsumen la mayoría de nuestros productos. Esto implica que para tener actualizada nuestra base de datos, deberíamosintroducir una y otra vez los mismos datos del mismo cliente con cada transacción que realizáramos. Os podéis preguntar¿Cuántas transacciones realiza al mes una empresa para su mejor cliente?

El caso de los proveedores es aun más esclarecedor. ¿Sería lógico teclear una y otra vez todos los datos del proveedor concada producto que le pidiéramos? No, desde luego que no. Eso sería altamente ineficaz.

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Para solucionar estos y otros problemas Access utiliza lo que sedenominan las Bases de Datos Relacionadas.

/com La ventaja de las bases de datos relacionadas es que desgrana lainformación entre varias tablas especializadas. Por ejemplo, una con loscampos de la agenda para los clientes, otra con los campos de losproductos y otra con los campos de los pedidos.

A continuación, veremos en distintos subepígrafes cómo crear ygestionar bases de datos relacionadas. Disponéis también de una demoen cada uno de ellos. Y terminaremos viendo algunas utilidades de lashojas de cálculo para la gestión de la compraventa utilizando el programa Excel.

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Diseñar una base de datos con múltiples tablas

El primer paso es determinar exactamente para qué vamos a emplear la información y añadir loscampos que nos ayuden a obtener y manejar esa información. Por ejemplo, en la tabla clientesdeben estar todos los datos que necesitamos de los clientes, pero ninguno más. Es decir, lo necesario

para saber de quién se trata y poder contactar con él.

Puede parecer, a simple vista que también necesitaríamos saber qué compró, cuánto, quiénfue el vendedor, etc. Pero estos datos no están relacionados exclusivamente con el cliente,sino que también están relacionados con la tabla artículo (qué compró) y con la tablavendedores (quién le atendió).

Si se le añadiera aquí esta información, tendríamos estos datos duplicados en las tablas. Estoes un síntoma de que no está bien diseñada nuestra tabla. Por ello, vamos a ver en primerlugar cómo diseñar una base de datos con múltiples tablas.

Supongamos que trabajamos en una empresa. Empezaremos con la tabla de los datos referidos exclusivamente al cliente,que creamos en el epígrafe anterior:

A continuación, crearemos los datos referidos exclusivamente al producto.Nuestra tabla quedaría como la imagen de la derecha.

Como podemos observar, el campo "CódigoProducto" es un campo clavenecesario para distinguir unos productos de otros y relacionarlos con otrastablas. Tal vez no sea tan evidente la necesidad de un campo para elproveedor. En realidad, el producto no tiene sólo su nombre, digamos quetambién tiene apellidos, que está relacionado con la empresa que lodistribuye, No basta decir que necesitamos el producto "X", tambiénnecesitamos pedírselo a quien pueda proporcionarlo, el proveedor.

Así pues, la solución es crear un campo que se relacione con otra tabla, y elvínculo entre ambas tablas es el campo "CódigoProveedor".

Compliquemos la cosa aún más con la tabla de pedidos, que quedaría tal ycomo muestra la imagen de la izquierda.

Vemos que hay tres campos de Códigos, el primero "CódigoPedido", es elpropio de la tabla de pedidos; la función de los siguientes es relacionar estatabla con otras. Gracias al "CódigoCliente" no es necesario introducir en estatabla los datos del cliente cada vez que realiza un pedido, basta con teclearsu número de código.

Con el "CódigoProducto" ocurre exactamente igual, en vez de teclear una yotra vez todos los datos de los artículos, Access de encargará de relacionarlas dos tablas gracias a este campo.

En resumen, si dos tablas tienen un campo en común, este campo lo

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utilizaremos para "enlazar" las tablas. Es decir, es una especie de "campo bisagra" queune estas tablas y

cualquier modificación en una de ellas afecta a la otra.

Su principal utilidad es que si, por ejemplo, nuestro cliente numero 1, cambia de residencia, sólo tendremos que modificarsus datos en la "Tabla clientes" e instantáneamente se actualizarían los datos en las demás tablas con las que estéenlazada.

En la tabla pedido hemos añadido otros campos para explicar didácticamente los demás tipos de datos existentes quepodemos utilizar en cada ocasión.

Vemos que abundan los campos numéricos, por ejemplo, el campo "Cantidad" podemos multiplicarlo por el campo"PrecioUnidad" para calcular un importe total.

Pero hay otros campos como "CódigoCliente" y "CódigoProducto" con los que no vamos a realizar ningunaoperación aritmética. ¿Entonces por qué le asignamos tipos numéricos? La respuesta es sencilla, esoscampos lo vamos a utilizar para relacionar el pedido con las tablas cliente y producto. Si en la tabla clientes

tenemos el campo "CódigoCliente" y es autonumérico, en la tabla pedidos tenemos que tener también un campo"CódigoCliente" y éste tendrá que ser numérico.

Ya conocemos los tipos de datos "Autonuméricos", "Numéricos", "Texto". Pero observamos otros campos.

El campo "Fecha/hora", se utiliza para almacenar Fechas y horas, la fecha de la compra, la hora de la salida delproducto...El campo "Si/No", también conocidos como campos lógicos, sólo pueden presentar dos estados, Si o No. Se utilizaprincipalmente para ahorrar espacio y tiempo, por ejemplo, si tenemos una base de datos y queremos saber si elcliente está casado o soltero, es más sencillo poner un campo Si/No, que teclear cada vez "Casado", "Soltero". O enel caso de nuestra tabla, para comprobar el estado de una tarea pendiente.El campo "Memo", se utiliza cuando en el campo pretendemos añadir información que no sepamos a priori cuantoocupará.El campo "Moneda", debe utilizarse en lugar del numérico cuando manejemos precios y otras cantidadesmonetarias. La razón de esto lo veremos más detenidamente en la lección de las propiedades de los campos, peropara dar un pequeño avance, diremos que el formato numérico puede ser muy versátil, quizás demasiado, para uncampo tan definido como "Moneda",El campo "Objeto OLE", puede utilizar imágenes, audio y otros formatos como si fuera un dato más. Se puedeutilizar para añadir una fotografía del articulo o una grabación de sonido que acompañe la ficha del registro quequeramos visualizar.

Cuando terminemos de crear las tablas, debemos guardarlas. En nuestro caso, al estar trabajando con tablasrelacionadas, debemos contestar afirmativamente a la pregunta si queremos definir una clave principal.

Pero, antes de comenzar a crear las primeras relaciones, veremos a continuación qué tipos existen.

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Tipos de relaciones

Existen tres tipos de relaciones: "Relación de uno a muchos", "Relación de muchos a muchos" y"Relación de uno a uno". Veamos en qué consisten cada una de ellas.

Relación de uno a muchos

La relación de uno a muchos es el tipo de relación más común que podemos encontrarnos.

En las relaciones de este tipo, cada registro de la tabla, a la que llamaremos "tabla padre",puede tener más de un registro enlazado en otra tabla, a la que llamaremos "tabla hija".Pero cada registro de la tabla hija sólo puede tener un registro enlazado en la "tabla padre".

Por ejemplo, en nuestra base de datos un cliente puede hacer muchos pedidos, pero cada pedido sólo puede haber sidorealizado por un único cliente.

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Relación de mucho a muchos

En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre", puede tener más de unregistro enlazado en la "tabla hija". Y cada registro de la tabla hija, puede tener enlazadomás de un registro de la "tabla padre".

En nuestra base de datos, debemos tener una tabla con los proveedores y otra tabla con losproductos. Si queremos poder escoger la mejor oferta de nuestros proveedores, debemos poder valorar las distintas ofertasde los mismos productos. Éste es un ejemplo de relación muchos a muchos, en el que tenemos varios proveedores paracada producto y cada proveedor puede ofertarnos varios productos.

Relación uno a uno

En las relaciones de este tipo, cada registro de la "tabla padre" sólo puede tener un registroenlazado en la "tabla hija" y cada registro de la "tabla hija" sólo puede tener, como máximo,un registro enlazado con la "tabla padre".

Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser una tabla que relacionara cada trabajador con otra tabla en la que guardarasu "Curriculum Vitae", es decir, que cada trabajador sólo tiene un currículo y cada currículo sólo hace referencia a untrabajador.

Como ya conocemos el tipo de relaciones que podemos crear, veremos a continuación cómo crear y gestionar una relaciónpara sacarle todo el provecho a esta característica fundamental de las bases de datos relacionales.

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Creación de relaciones

Sabemos que para relacionar dos tablas es necesario que ambas tengan uncampo en común que Access utilizará para relacionarlas. Para ello, esnecesario que ese campo deba cumplir algunas características:

El campo debe ser del mismo tipo en ambas tablas (numérico-numérico, o texto-texto...).También es necesario que el tamaño del campo sea el mismo en las dos tablas; no seríaposible relacionar dos tablas si el campo vinculado en una tabla tiene solo 1 digito, del 0al 9, y en la otra tabla el campo tiene 5 dígitos, del 0 al 4999, ¿con quién relacionamoslos 4989 registros posibles restantes? ...Si en una "tabla padre" tenemos definido el campo con el tipo "autonumérico", en la"tabla hija" tendremos que asignarle al campo el tipo "numérico".

El primer paso es "abrir" la base de datos como ya sabemos. Una vez abierta, ejecutaremos elcomando "Relaciones" desde "Herramientas". La primera vez la ventana aparecerá vacía y sobreella aparecerá otro cuadro de dialogo "Mostrar tabla".

Para crear la relación entre las tablas tenemos primero que seleccionar una a una las tablas que queramos relacionar,marcándola y pulsando el botón agregar antes de seleccionar la siguiente. Nosotros vamos a relacionar clientes y pedidos.Una vez que hayamos agregado las dos tablas, pulsaremos el botón cerrar.

Ahora vamos, por fin, a crear la relación entre estas dos tablas. Arrastraremos con el ratón el campo que queremosrelacionar desde la lista de campos de la "tabla padre" hasta el campo correspondiente de la "tabla hija". Nosotros vamos a

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relacionar el campo "CódigoCliente" de la tabla padre, con el campo "CódigoCliente" de la tabla hija.

Al arrastrar el campo "Código Cliente" desde la tabla cliente hasta el campo homónimo de la tabla pedido, surge una nuevaventana de diálogo. En la parte superior aparecen las tablas y campos que forman la relación; en la parte inferior se definenlas características de la relación.

La primera "Exigir integridad referencial": La integridad referencial se refiere a un conjunto de normas que nos aseguran quelos datos se mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se podrán eliminar datosaccidentalmente. Si quieres marcar esta opción es necesario que el campo relacionado de la tabla padre sea la claveprincipal o tenga un índice único, y que además, los campos tengan el mismo tipo de datos.

Al marcar esta casilla, se activan las dos siguientes para que podamos señalarlas o no, según nuestra conveniencia. Con laopción "Actualizar en cascada ..." cada vez que se cambie un registro de la clave principal de la "tabla padre" Accessactualizará automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los registros relacionados.

Con la opción "Eliminar en cascada..." cada vez que se elimine un registro de la "tabla padre", Access eliminaráautomáticamente los registros relacionados en la tabla secundaria. Una vez que pulsemos aceptar veremos esta pantalla:

Aquí se nos muestra las tablas que hemos relacionado; "Clientes" y "Pedidos". Y el campo por el que están relacionadosunidos por una línea "Código Cliente" en la tabla clientes, con el campo "Código Cliente" de la tabla pedido, así como el tipode relación que hemos creado.

Vemos que junto al "Código cliente" de la tabla clientes, hay un "1", y junto al "Código cliente" de la tabla pedidos, está elsímbolo "infinito" que Access asigna al valor "muchos". Es decir, nuestra relación es de tipo "Uno a Muchos", cuyosignificado ya conocemos.

Ahora debemos guardar la relación, en el caso de que queramos conservarla, pulsando el icono guardar de la barra deherramientas.

DEMO: Observa en esta demostración cómo crear relaciones entre las tablas.

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Gestión de relaciones

También es posible modificar las relaciones que tengamos establecidas en la base de datos. Elprocedimiento es muy similar al que hemos utilizado para crear relaciones.

Abriremos la ventana de relaciones. Desde aquí, podemos ver las relaciones establecidas en labase de datos actual. Podemos hacerlo de dos maneras. Si queremos ver todas las relacionesdefinidas pulsaremos el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones", "Mostrar todo", aquíse mostraran todas las relaciones.

Si queremos ver las relaciones definidas para una tabla concretatambién en el botón derecho del ratón en la ventana "Relaciones",elegiremos "Mostrar tabla", y en la siguiente ventana de diálogo,elegiremos la tabla sobre la que queramos ver la relación.

Podemos Agregar tablas a la ventana de relaciones como yasabemos y eliminarlas marcándolas y pulsando el botón suprimir.

Para modificar una relación sólo tenemos quehacer doble clic sobre la línea que la indica y se activará el diálogo modificarrelaciones.

Para eliminar una relación sólo tenemos que pulsar el botón derecho delratón sobre la "relación". Con esta palabra nos referimos a la línea que uneuna con otra tabla. Se despliega una ventana de diálogo que nos permitetanto modificar la relación como eliminarla.

Ahora vamos a ver cómo relacionar varios campos en una tabla. Por ejemplo,nuestra tabla pedidos está relacionada con la tabla clientes por el campo "CódigoCliente" y con la tabla productos por elcampo "CódigoProducto".

Primero agregaremos la tabla productos desde la ventana de diálogo mostrar tabla, a la que podemos acceder tanto desdela barra de herramientas como pulsando el botón derecho del ratón. Una vez seleccionada la tabla, pulsaremos "agregar".

El siguiente paso es arrastrar el campo "CódigoProducto" desde la "tabla padre", "Producto", hasta la "tabla hija","Pedidos". Por defecto vemos que la línea de la relación no tiene ningún símbolo, esto significa que la relación es "deMuchos a Muchos",

Esto es debido a que no hemos marcado la casilla de integridad referencial, es decir, que podría haber pedidos con muchoscódigos de productos y muchos productos con muchos pedidos. Esto es evidentemente erróneo, pues sabemos queaunque un producto puede haber sido pedido muchas veces, un único pedido sólo puede hacer referencia a un sóloproducto, lo contrario daría lugar a errores a la hora de crear la factura, pues no sabríamos a qué producto haríamosreferencia.

Si pulsamos la casilla "Exigir integridad referencial", vemos cómo se normaliza la línea de relación mostrando la relación"Uno a muchos". Y ésta es la pantalla que muestra las relaciones que hemos establecido:

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DEMO: Observa cómo se crean relaciones entre las tablas.

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Formularios

Hasta ahora hemos estado trabajando con los datos en el formato de tablas; al utilizarlas nos hemosencontrado con ciertas dificultades e incomodidades, como es ver sólo una parte de los datos cuandono caben en la celda, el vernos obligados a utilizar las barras de desplazamientos, etc.

Los formularios son una funcionalidad que tiene Access que permite mostrar y gestionar de una forma más adecuada losregistros para trabajar con ellos.

La diferencia principal es que vemos, a la vez, todos los datos de un registro sin necesidad de utilizar las barras deherramientas. Otra diferencia es que la información puede mostrarse y organizarse en pantalla como deseemos y no en elformato de la tabla a la que estamos habituados.

Para acceder a los formularios sólo hay que pulsar con el puntero del ratón en la opción "Formularios" situada en la ventana"Base de datos", en la parte de la izquierda, cambiando el contenido de la ventana "base de datos"

Access permite crear formularios tanto en "vista de Diseño" como desde los "Asistentes". Access proporciona una serie deasistentes para crear formularios que aceleran y facilitan mucho la creación de los mismos, con sólo indicarle la tabla quequeremos utilizar. Esto lo hacemos eligiendo en la ventana superior la tabla sobre la que deseamos crear el formulario

En la ventana inferior izquierda, titulada "Campos disponibles", tenemos un listado de todos los campos de la tabla. Con losbotones centrales podemos seleccionar los campos que deseemos tener en nuestro formulario uno a uno, utilizando elbotón superior, o todos a la vez, pulsando el segundo botón. Podemos utilizar los dos botones inferiores para deshacernuestras selecciones en el caso de que deseemos rectificar.

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Una vez que hayamos seleccionado los campos que deseemos que tenga nuestro formulario, pulsaremos el botón"Siguiente". En la siguiente ventana de diálogo se nos preguntará por el tipo de distribución que deseamos aplicar alformulario. Nosotros vamos a elegir esta vez el diseño en columnas y pulsaremos siguiente.

En la siguiente ventana se nos preguntará por el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario. Lo que nos preguntaAccess en este cuadro de dialogo es qué tipo de decoración queremos aplicar a nuestro formulario, según posicionemos elcursor en uno u otro lado. En la ventana de la izquierda se nos mostrara un ejemplo del fondo que podemos aplicar anuestro formulario. Una vez que tengamos elegido el estilo, pulsaremos el botón siguiente.

A continuación, se nos pregunta por el título que deseemos para nuestro formulario, así como si queremos abrir ya elformulario o si primero queremos modificar el diseño del formulario. Esto último lo dejaremos para la siguiente lección.

Ahora pulsaremos el botón "Finalizar" y éste es nuestro nuevo formulario (haz clic sobre la imagen para aumentarla).

Como vemos, tenemos accesibles todos los campos del registro, la forma de moverse por ellos es más natural y cómoda.Con los botones de la parte inferior de la ventana podemos movernos entre los distintos registros de la tabla y con el botónde la derecha creamos un registro en blanco para introducir nuevos datos.

DEMO: Observa cómo crear un formulario.

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Ventana de diseño de formularios

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Al terminar la creación del formulario desde el asistente de formularios de Access se nos preguntabasi queríamos abrir el formulario o si deseábamos modificar el diseño del formulario.

Proponemos ahora la modificación del formulario. Vamos a hacerlo desde la venta "Base de Datos".

Una vez que tengamos seleccionado el formulario que queramos modificar, pulsamos el botón diseño de la barra deherramientas de la ventana "Bases de datos". En la siguiente ventana vemos el "esqueleto" de nuestro formulario. Hayvarias secciones, como podemos ver tituladas: "Encabezado de formulario", "Detalles", y "Pie de formularios".

La sección encabezado contiene todo aquello que deseamos que aparezca una única vez al principio del formulario y lasección del pie, contiene todo aquello que queremos que aparezca al final del formulario. El contenido de la sección de"detalle" se repite una vez por cada registro que muestre el formulario.

En la sección encabezado, introduciremos el título del formulario, la fecha, una breve sinopsis, etc... Pero lo primero esconseguir un poco de espacio para introducir nuestros datos, para ello, arrastramos con el ratón la barra de detalle haciaabajo. Una vez que hemos conseguido espacio para trabajar, pulsamos el botón derecho del ratón. Surgirá una ventana dediálogo.

Vemos que hay numerosos iconos. Sólo vamos, por ahora, a utilizar los necesarios para poner elmembrete de nuestra empresa y la fecha. Para introducir el membrete de la Empresa, elegiremos el botón"Etiqueta", que es el que muestra las letras en cursiva. Esta herramienta crea una etiqueta. Las etiquetassirven para incluir texto explicativo en los formularios.

Cuando pulsamos en ella, podemos abrir una celda en la sección del "encabezado del formulario",podemos redimensionarla fácilmente e incluso moverla por toda la sección, utilizando el ratón y los puntosde "arrastre" de la ventana.

Una vez que hayamos elegido su ubicación más conveniente, podemos pinchardentro y teclear el texto explicativo de nuestra etiqueta. Nosotros, simplementeescribiremos "Empresa S.A.".

Ahora vamos a introducir la fecha en nuestro formulario. Lo que vamos a conseguir con estaopción es que todos nuestros formularios aparezcan con la fecha en que se realizaron en elencabezado. Atención, lo que obtendremos es la fecha que tenga el ordenador en el momento de ejecutar el formulario. Asípues, si el ordenador tiene una fecha incorrecta, obtendremos en nuestro formulario una fecha incorrecta

Esta funcionalidad se obtiene, pulsando la opción "Fecha y hora" del menú "Insertar" desde la ventana principal de Access.Igual que nos ocurrió con la "etiqueta", con "Fecha y hora", tenemos una ventana que tendremos que mover y redimensionarhasta colocarla en el lugar más conveniente para nosotros. Aquí vemos que no tenemos que introducir ningún texto porquela ventana tiene ya una fórmula que es la que escribe la fecha en nuestro formulario.

Y finalmente, el resultado del encabezado en nuestro formulario es el que muestra la imagen inferior (haz clic paraaumentarla).

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Igualmente, en la sección del pie, podemos introducir textos, paginación, y otras funcionalidades de la mismamanera que hemos visto para el encabezado.

DEMO: Observa cómo modificar el diseño de un formulario.

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Consultas de múltiples tablas

La consulta, combinando varias tablas, tiene grandes ventajas. Imagina que necesitamos saber losdatos de nuestros clientes con un extracto añadido del agente de ventas que le atendió, así como lafecha en que fue atendido.

Es innegable que tener todos estos datos en una única tabla es mucho mejor que sacar las dos tablas e ir buscando losdatos uno a uno para cotejarlos. Pues esto es lo que vamos a ver en este epígrafe.

Lo primero es abrir la ventana de las consultas. Esta vez vamos a aprender a utilizar el asistente para la creación deconsultas combinando varias tablas. Sólo tenemos que pulsar en la opción del asistente.

En la ventana del asistente tenemos que seguir ciertos pasos. Primero, elegiremos la tabla sobre la que queremos crear laconsulta en el cuadro de diálogo superior. En este caso, elegimos la tabla de clientes. Después pasaremos los campos quequeramos desde la lista de campos disponibles a la ventana de campos seleccionados. Podemos realizar esta operación deuno en uno o bien si queremos elegir el orden en que serán mostrados los campos, pulsaremos el primer botón. En cambio,si queremos seleccionar todos los campos y en el mismo orden, podemos pasarlos con un solo clic, pulsando en elsegundo botón.

Ahora, sin salir de esta ventana, vamos a elegir la segunda tabla, pedidos, y lo hacemos en la ventana de diálogo superior,eligiendo, entre las disponibles, la que deseemos.

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Vemos cómo los campos disponibles cambian en función de la tabla seleccionada. Sin embargo, los campos que estabanseleccionados previamente no desaparecen, es más, si seleccionamos los campos que necesitamos de entre losdisponibles, veremos cómo se agregan a la lista que poseíamos en la ventana de campos seleccionados. Podemos elegir ellugar que deseemos para insertarlos, simplemente marcando con el cursor la fila en la que queramos incluirlos.

Nosotros hemos añadido los campos "Vendedor " y "FechaVenta" justo después de "Códigocliente". Una vez hecho esto,pulsamos el botón siguiente y nos aparece la siguiente ventana. Aquí se nos preguntará si queremos crear una consulta endetalle o en resumen. La diferencia es que en detalle se muestran todos los campos de cada registro y sin embargo enresumen, sólo se muestra el total del campo para cada registro. Nosotros pulsaremos en "Detalle" y pulsamos "siguiente".

La próxima ventana ya la conocemos. Introducimos el título y abrimos la consulta directamente. Y éste es, por fin, elresultado de nuestra consulta.

DEMO: Observa cómo se crea una consulta de múltiples tablas.

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Modificar consultas

Ahora vamos a modificar la consulta desde la vista de diseño. Hemos visto las consultas creadas porel asistente, pero te habrás dado cuenta de que este tipo de consulta muestra un volcado completode toda la tabla en la que se basa la consulta. Es posible que no nos interese toda la información que

contenga toda la tabla, sino que preferiríamos limitar los registros, por ejemplo, a los de cierto cliente.

Para ello, partimos desde la opción "consultas" en la ventana de "Base de datos". En esta ventana, tras seleccionar laconsulta que acabamos de crear con el asistente de consultas, pulsamos la opción "Vista de diseño" y se nos muestra lasiguiente ventana de diseño para nuestra consulta.

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Vemos que esta ventana se divide en dos secciones, la superior muestra las tablas que están incluidas en nuestra consultaasí como los campos que están relacionados y el tipo de relación que tienen entre ellos. En la ventana inferior vemos loscampos que hemos incluido en la consulta, en la segunda fila podemos comprobar a qué tabla pertenecen.

En la fila "Criterios", especificaremos que deseamos ver los datos de la consulta que tengan como vendedor al Sr. Martínez.Esto significa que podemos aplicar condiciones lógicas a los campos para limitar, definir o ampliar la potencia de nuestrasconsultas

Por otra parte, en la fila "Mostrar" se indica qué campos queremos que sean visibles cuando ejecutemos la consulta. Estono significa que excluyamos los datos del código cliente en la consulta, únicamente significa que no se muestran estosdatos en la salida de nuestra consulta. Es decir, podríamos introducir cualquier criterio en este campo y a la hora deejecutarlo, a pesar de tenerlo en cuenta, simplemente, no se mostraría en el resultado.

Para ejecutar la consulta sólo hay que pulsar en el icono "Ejecutar". La salida de nuestra consulta sería la siguiente:

DEMO: Observa cómo crear y ejecutar una consulta de selección.

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Campos Calculados

Los "campos calculados" permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño de la consulta,información que no proviene de un campo, sino de una operación con valores de otros campos.

Vamos a verlo mejor con un ejemplo, utilizando nuestra tabla"producto". Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad ytambién las unidades en existencias. Supongamos quenecesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos quetenemos en el almacén.

Sería sencillo calcularlo. El total sería el resultado de multiplicar las"UnidadExistencia" por el "PrecioUnidad" de cada artículo. Vamos ahacerlo, o mejor dicho, vamos a dejar que Access lo haga pornosotros.

Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora ahacerlo desde la ventana de diseño. El primer paso, como siempre,es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de lasconsultas. Y desde aquí, vamos a pulsar la opción crear unaconsulta en vista de diseño.

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En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos". Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.

En la ventana de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla que hemos escogido "Productos", contodos los campos que la componen. Nosotros sólo necesitaremos "NombreProducto", "DescripciónProducto","PrecioUnidad" y "UnidadExistencias".

Con el ratón, pincharemos sobre los campos que necesitemos y los "arrastraremos" hasta la cabecera de las columnas dela cuadrícula. Vemos cómo automáticamente las filas "Tabla" y "Mostrar" se rellenan con sólo situar en la cabecera decada columna, el campo correspondiente.

Pero aún falta el campo calculado. Necesitábamos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos en elalmacén. Deducimos que el total sería el resultado de multiplicar las "UnidadExistencia" por el "PrecioUnidad" de cadaartículo.

Vamos a hacerlo paso a paso. Lo primero es elegir un campo vacío y ponerle el nombre que deseemos para nuestro nuevocampo, por ejemplo, "Total".

Ahora debemos escribir la expresión de calculo de la siguiente manera: Total: [ ]*[ ]. Es importante que respetemos elespacio en blanco tras los dos puntos. Dentro de los corchetes irán los nombres de los campos que queramos utilizar paralos cálculos.

En definitiva, nuestra expresión quedaría así; Total: [PrecioUnidad]*[UnidadExistencia]

Por último, sólo tendremos que marcar la opción "mostrar" para visualizar el resultado cuando ejecutemos la consulta.Pulsaremos el icono "Ejecutar", como ya sabemos y éste será el resultado:

DEMO: Observa cómo crear campos calculados.

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Cálculos sobre las tablas

También podemos realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla sin tener que agruparlospor ningún concepto y sin condiciones de ningún tipo. Esta tabla se puede utilizar para saber el totalde clientes o el total de artículos que tenemos en el almacén o el precio medio de las ventas del

ejercicio.

Vamos a realizar el conteo de los productos que tenemos en el almacén. Lo primero que haremos será crear una consulta apartir de la tabla "Productos". En la que sólo seleccionaremos el campo "UnidadExistencia".

Ahora en la ventana vista de diseño de la consulta, sobre la cuadrícula, pulsaremos el botón derecho del ratón. Pulsaremosen Totales y veremos que en la cuadrícula se ha agregado una nueva fila, llamada "Total".

Por defecto, aparecerá con el valor "agrupar por". Pero si desplegamos la persiana de las opciones de "Total", vemos quehay una larga lista de posibles órdenes para aplicar al campo. Nosotros, esta vez, queremos "Sumar" el total de lasexistencias, pero también podríamos averiguar el valor mínimo, el máximo, el valor promedio, entre otras muchas otrasfunciones.

Al ejecutar la consulta, éste será el resultado:

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DEMO: Observa cómo realizar cálculos sobre todos los registros de una tabla.

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Asistente para informes no automáticos

Para acabar con las utilidades de Access vamos a aprender a usar los asistentes para informes noautomáticos. Para ello, vamos a crea, paso a paso, un informe sobre los productos. Primero,pulsaremos el botón de "Informe" de la ventana de base de datos. Después, pulsaremos en la opción

"crear un informe utilizando el asistente".

Aparecerá el asistente genérico que ya conocemos y seleccionaremos los campos que necesitemos para nuestro informe,tal como ya sabemos. Una vez que pulsemos "Siguiente", aparece un nuevo cuadro de diálogo, nos preguntará por el nivelde agrupamiento que deseamos. Nosotros lo agruparemos por el "NombreProducto".

En el siguiente cuadro de diálogo se nos permite decidir el orden con el que queremos que aparezca la información dedetalle, esto se refiere a la información que va a aparecer en cada grupo. En este cuadro de diálogo decidiremos el tipo deformato que va a tener nuestro informe. Y en el siguiente, el estilo.

Y por fin, terminamos poniendo el titulo a nuestro informe. Éste es el resultado:

DEMO: Observa cómo usar los asistentes para informes no automáticos.

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Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo son unas de las aplicaciones informáticas de uso más general yextendido. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuya casilla o celda puedecontener:

TextoValores numéricos, fechas y datos horarios.Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otrasceldas.

A continuación, veremos algunas de las utilidades de una hoja de cálculo a través del programa de Microsoft Excel.

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Para poner en marcha el programa, seleccionamos el programa Excel desde el menú principal y nos aparece la siguientepantalla del programa:

La pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada con numerosas casillas. La gran áreaformada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.

Vamos a comenzar a trabajar con la hoja de cálculo

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Escribir en la hoja de trabajo

En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones. Por ejemplo, vamos a escribirlas ventas mensuales de nuestros vendedores.

Escribimos en la casilla A1 "Ventas mensuales" y en la B3, C3, D4.... los meses del año. A continuación, escribimos losnombres de nuestros vendedores y sus ventas mensuales eligiendo con el ratón, la celda correspondiente. El resultado esel siguiente:

Habíamos escrito "Ventas mensuales", pero la palabra "mensuales" está oculta por la siguiente columna. Podemos hacer

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que se vea, ampliando la columna. Nos situamos con el cursor en la barra donde están las letras que designan lascolumnas, entre las dos columnas. Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón nos desplazamos.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizamos la barra de desplazamiento que se encuentra en ellateral derecho de la pantalla y para cambiar las columnas que se muestran en pantalla, usaremos la barra dedesplazamiento inferior. Otra opción para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar lasflechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda.

Por último, en este comienzo con Excel, en la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintashojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar, por ejemplo, en cada hoja unpresupuesto y posteriormente integrarlos. Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintosproyectos, presupuestos o apartados analizados.

DEMO: Observa en esta demostración cómo insertar datos en una hoja de cálculo.

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Nombrar celdas y rangos

Como habéis podido comprobar en la demo anterior, Excel permite un manejo fluido y sencillo delas celdas. Tanto a través de las columnas, de las filas o manejando las celdas individualmente.

Pero Excel también tiene en los Rangos, otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principalcaracterística de los rangos es que se les puede dar un nombre a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda.

¿Y por qué es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos? Un rango no es más que un conjunto de celdasdefinido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rangosituándolo mentalmente en la hoja de cálculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posiciónde todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?

Por ejemplo, es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que a Z51:Z54; y a Compras que a X32:Z37

Veamos un ejemplo utilizando los datos de las anteriores ventas mensuales. Para asignar un nombre, el primer paso esseleccionar el rango, en nuestro caso seleccionamos los meses B3:D3. Una vez que esté marcado, escribiremos el nombreque deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos enter. Yatenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas. Llevemos el puntero a alguna celda lejana, por ejemplo, la H49. Si ahora quisiéramos ir denuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango, sólo tenemos que abrir la ventana de cuadro denombres y se mostrarán todos los rangos definidos. Sólo tendremos que seleccionar y aceptar para que Excel nos lleve a laposición deseada.

Los rangos tienen muchas más utilidades más imprescindibles cuanto más extensa y compleja es la hoja decálculo en la que estemos trabajando.

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DEMO: Observa cómo crear un rango.

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Autoformatos en Excel

El aspecto de nuestras hojas es una cuestión importante, sobre todo, si otras personas van a ver yevaluar nuestro trabajo. En Excel hay una forma rápida y sencilla de conseguir un buen resultado enla apariencia de éstos. Son los Autoformatos.

Partiendo de la hoja que hemos creado, seleccionamos una celda que esté dentro de la tabla, por ejemplo C5. Cuando estémarcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato.

Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Sihubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla, Excel nos daría un mensaje de error.

Al pulsar en Autoformato nos surge un cuadro de diálogo. Entre todos los ejemplos predefinidos, podemos elegir el formatoque consideremos más apropiado para nuestra tabla. Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y despuésAceptar.

Ésta es nuestra tabla con el diseño elegido:

Aprovecharemos ahora para guardar nuestra hoja. Lo haremos en la barra de Menú pulsando sobre Archivo y Guardar como.En el formulario que aparece, le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso, le ponemos el nombreVentas mensuales. Y pulsamos Guardar.

DEMO: Observa cómo utilizar los Autoformatos y guardar las tablas en la demo.

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Realizar operaciones numéricas

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar congrandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Vamos a comenzar sumando números. Por ejemplo, queremos saber las ventas mensuales totales de nuestros vendedores.Para ello, marcamos los números que deseamos sumar y pulsamos sobre el símbolo Sumatorio ( ) que se encuentra en laBarra Estándar.

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que, en elrecuadro de la barra de fórmulas, aparece la expresión =SUMA(B4:B7).

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Interpretaremos esta fórmula:

Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto. Acontinuación, se especifica la función, es decir, la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso, SUMA.Y lo siguiente es especificar las celdas donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación.En este caso, como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7, escribimos B4 dos puntosy B7.

Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse también de forma directa. Para sumar directamente variasceldas, seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata deuna operación matemática. A continuación, pinchamos sobre la celda primera que queremos sumar, escribimos el símbolo"+", y pinchamos sobre la otra celda que queremos sumar. Y por último pulsamos Enter.

El resultado de las operaciones que acabamos de describir se muestra en la siguiente pantalla:

Para realizar otras operaciones directamente se utilizan los siguientes símbolos:

Restar: Restamos utilizando el signo -

Multiplicar: Podemos multiplicar utilizando el signo *

Dividir: Dividimos con el símbolo /

Potencias: elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por sí mismo un cierto número de veces. Porejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a una cierta potenciapodemos emplear el símbolo ̂. Por ejemplo, 2 elevado a 4, lo escribimos en una celda =2 4̂.

DEMO: Observa cómo realizar las operaciones descritas anteriormente.

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Funciones

Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funcionesnos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidasque utilizan ciertos valores denominados argumentos. El argumento en este caso hace referencia al

rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accedefácilmente partiendo del botón Pegar Función.

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrará el resultado dela función. En nuestro, ejemplo, vamos a calcular la media aritmética de los valores introducidosen las celdas B4, C4 y D4 y el resultado que queremos que aparezca en E4. La media aritméticasuma los números y los divide entre el número de elementos sumados. El resultado queobtenemos son las ventas medias por mes de nuestro vendedor.

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En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función. Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero queseleccionar el grupo en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir, pulsamos sobre una Categoría de lafunción. En nuestro ejemplo, la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.

Y una vez seleccionada la Categoría de la función, nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la función.El nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO.

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. Ahora se trata de especificar los argumentos de la función PROMEDIO. Ennuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los números a los que queremos calcular la mediaaritmética. El programa automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la casilla dondeestamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el cálculo,cambiamos los nombres de las celdas donde pone Número1.

Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha función a los argumentosseleccionados. El resultado de nuestro ejemplo es el que aparece en la siguiente pantalla:

DEMO: Observa en esta demostración cómo utilizar las funciones predefinidas por Excel.

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Gráficos

Con Excel podemos también representar gráficamente una serie de datos.

En nuestro ejemplo vamos a partir de los datos de las ventas del primer semestre de nuestros vendedores.Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico. En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente degráficos.

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir dequé grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico, seleccionar a la derecha, uno concreto. En nuestro ejemplo,como tipo hemos elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del grupo de gráficos disponibles.

En el siguiente cuadro, tenemos que definir de dónde se toman los datos para realizar el gráfico. En este caso, hemosmarcado desde el principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar el gráfico. Y aparece bien definido elrango de celdas desde el que se tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de rango de datos, nocorresponden a las que contienen los datos de gráfico, debemos escribir el rango correcto.

En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas alcomienzo. Podemos añadir un título a los ejes del gráfico. Por ejemplo, Meses para la escala horizontal y Euros para lavertical.

El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico. Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja opodemos asignar una Hoja para el gráfico. Y el resultado se muestra en la imagen.

Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos es que se encuentran enlazados a los datos de los queprocede. De tal forma que si cambiamos, por ejemplo, en la celda B4 el número 1500 por 2000 y pulsamosEnter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.

DEMO: Observa cómo utilizar el asistente para gráficos.

Recuerda que siempre podrás obtener ayuda desde El Ayudante de Office, como la que se muestra en la siguienteimagen.

Para saber másEn la siguientes web puedes acceder a manuales sobre el funcionamiento de Excel: