GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA - TEMA 3 ORGANIZACION DE LAS COMPRAS - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO...
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El mercado
Cuando pensamos en un mercadoimaginamos un lugar físico donde se reúnenvendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
Para un economista el concepto es un poco másamplio, y describe el mercado como todos loscompradores y vendedores que realizan transaccionessobre un producto o servicio.
Pensemos en el mercado de las motocicletas:
Desde el lado de la oferta, elmercado está formado por todaslas empresas que ofrecen el mismo producto Honda, Suzuki, Yamaha, Ducati, Triumph,etc...
Al conjunto de empresas que comercializan el mismo producto se le llama sector con loque podemos hablar del sector de la motocicleta.
Desde el lado de la demanda, el mercado está formadopor todas aquellas personas o empresas que adquierenese producto, en nuestro caso estaría formado por todos
los consumidores y organizaciones que compran motos.
En el interior de la empresa, para el responsable de marketing de unaempresa, el mercado es el grupo de todos los compradores reales opotenciales de un producto o servicio.
Para saber más...La Industria Alimentaria en las Comunidades Autónomashttp://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf73/industria.pdf
Los Mercados Mayoristashttp://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf72/mercados_mayoristas.pdf
Autoevaluación
Cuando hablamos de de mercado, entendemos:
a)Lugar donde se reúnen vendedores y compradores para intercambiarproductos y servicios.
b)Conjunto de compradores y vendedores que realizan transaccionessobre un producto o servicio.
c)Desde el lado de la oferta, el mercado está formado por todas lasempresas que ofrecen el mismo producto.
d) Todas son ciertas.
Organización de las compras
El mercado
Cuando pensamos en un mercadoimaginamos un lugar físico donde se reúnenvendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
Para un economista el concepto es un poco másamplio, y describe el mercado como todos loscompradores y vendedores que realizan transaccionessobre un producto o servicio.
Pensemos en el mercado de las motocicletas:
Desde el lado de la oferta, elmercado está formado por todaslas empresas que ofrecen el mismo producto Honda, Suzuki, Yamaha, Ducati, Triumph,etc...
Al conjunto de empresas que comercializan el mismo producto se le llama sector con loque podemos hablar del sector de la motocicleta.
Desde el lado de la demanda, el mercado está formadopor todas aquellas personas o empresas que adquierenese producto, en nuestro caso estaría formado por todos
los consumidores y organizaciones que compran motos.
En el interior de la empresa, para el responsable de marketing de unaempresa, el mercado es el grupo de todos los compradores reales opotenciales de un producto o servicio.
Para saber más...La Industria Alimentaria en las Comunidades Autónomashttp://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf73/industria.pdf
Los Mercados Mayoristashttp://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf72/mercados_mayoristas.pdf
Autoevaluación
Cuando hablamos de de mercado, entendemos:
a)Lugar donde se reúnen vendedores y compradores para intercambiarproductos y servicios.
b)Conjunto de compradores y vendedores que realizan transaccionessobre un producto o servicio.
c)Desde el lado de la oferta, el mercado está formado por todas lasempresas que ofrecen el mismo producto.
d) Todas son ciertas.
Organización de las compras
Estructura del mercado
La empresa puede perder beneficios si supervalora o infravalora un mercado. Para evitar equivocarse esimportante que la empresa estime el tamaño actual del mercado y su potencial futuro.
La primera decisión es la de elegir qué tipo de mercado se desea medir:
Pensemos en una empresa quefabrica cunas artesanales parabebés, que desea estimar su
mercado para este año.
El mercado potencial total está formado portodos los consumidores que pueden adquirirese producto. En nuestro ejemplo estaráconstituido por todas las familias que vayan atener un niño este año, es decir, 100.000.
Hay parte de ese mercado que nopuede adquirir una cuna o no deseaadquirirla, por lo que se reduce elnúmero de personas que compraría el producto. Podemos hablar delmercado potencial real.
En nuestro ejemplo el 10 % de las familias adquieren directamente unacama para sus bebés, y el 30 % utilizarán la cuna de sus hermanos oprimos, con lo que el mercado potencial real está compuesto por 60.000familias.
Únicamente el 40 % del mercado potencial real compra cunas artesanales,con lo que hablaremos del mercado potencial actual, que es de 24.000familias.
De estas familias, únicamente la mitad es de clase media, que es el grupo alque la empresa ha decidido servir ya que el trato con ellas es muy ágil y cordial.Podemos hablar del mercado servido que se compone de 12.000 familias.
Autoevaluación
El mercado servido es la parte del mercado potencial real a la que la empresa ha decididoservir.
a) Verdadero
b) Falso
Mercado potencial es una parte del mercado potencial real
a) Verdadero
b) Falso
El mercado potencial es el grupo de consumidores que pueden y desean adquirir unproducto
a) Verdadero
b) Falso
El mercado potencial real es la parte del mercado potencial que desea adquirir el producto
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
Tipología de mercado
Podemos encontrar diferentes tipos de mercados yen cada uno de ellos la manera de actuar esdiferente.
Los mercados se suelen clasificar en función delas características de los compradores o de lanaturaleza de los productos.
Si clasificamos los mercados en función de lascaracterísticas de los compradores, encontramos
dos grupos de mercados: mercados de consumo y mercados organizacionales.
Organización de las compras
Mercado organizacional
El mercado organizacional está compuesto por todas aquellas organizaciones queadquieren bienes y servicios para usarlos en la producción de otros bienes, para poderdesarrollar su trabajo, o para revenderlos.
Vemos, por tanto, que los motivos por los que las empresas necesitan comprar bienes o servicios a otrasorganizaciones son de tres tipos:
Para incorporarlos a sus procesos productivos. Por ejemplo, cuando Mercedes compra neumáticos aMichelin para incorporarlos a sus vehículos.
Para poder desarrollar sus actividades. Por ejemplo, cuando Mercedes contrata con Prosegur la vigilanciade sus instalaciones.
Para revenderlos. Por ejemplo, cuando Carrefour compra a Saimaza café para venderlo a losconsumidores.
Organización de las compras
Mercado de consumo
El mercado de consumo está formado por las personas que compran productos o serviciospara satisfacer sus propias necesidades o las de sus hogares.
Los mercados de consumo pueden dividirse en función de la naturaleza de los bienes que comercialice en trestipos: de productos perecederos, de productos duraderos y de servicios.
Los mercados de productos perecederos son los que se caracterizan porque los productos son tangiblesy dejan de ser útiles una vez que son usados. Por ejemplo, el mercado del pescado fresco o de laprensa.
Los mercados de productos duraderos son aquellos en los que se comercializan productos que permitenvarios usos satisfaciendo perfectamente la necesidad. Por ejemplo, los aparatos de video o losordenadores personales.
Los mercados de servicios son aquellos donde los productos son intangibles. Por ejemplo, la educación,la seguridad o los seguros de vida.
Para saber más...Distribución y Consumo de Electrodomésticos en Españahttp://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum67/pdf/electro.pdf
Los Mercados de Carne en España en el Proceso de Verticalizaciónhttp://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum62/pdf/carnes.pdf
http://www.mercasa.es/es/publicaciones/
Autoevaluación
Al clasificar el mercado en función de las características de los compradores nosencontramos con:
a) Mercado de servicios y mercado organizacional.
b) Mercado organizacional y mercado de consumo.
c) Mercado de productos y mercado de servicios.
d) Mercado de productos perecederos y productos duraderos.
Organización de las compras
La competencia
Esta mañana he ido a comprar leche al supermercado que se encuentracerca de mi casa y he tardado varios minutos en elegir el producto queiba a comprar, y desde luego, no estoy convencido de haber tomado la
mejor elección. Había gran variedad de marcas: PULEVA, RIO, PASCUAL, RAM,COVAP... de cada una de las marcas, una gran diversidad de productosdiferentes: desnatada, entera, enriquecida en calcio, y también variasposibilidades de tamaños y envases, botella de litro y medio, brik , botella decristal.
Lo que me ha quedado claro es que los consumidores disponen de unagran variedad de productos más o menos similares para satisfacer la misma necesidad. Desde laperspectiva de la empresa la cuestión se ve bastante menos atractiva ya que no basta con
encontrar un mercado interesante, también es necesario que su oferta sea más sugestiva frente a la de loscompetidores.
Además, la competencia en un sector va mas allá de las otras empresas que venden productos similares. Hayque considerar otras fuerzas que pueden afectar a la situación competitiva de la empresa, con lo que en totalpodemos considerar cinco fuerzas competidoras:
Los competidores directos: Son aquellos que comercializan productos similares a los de la empresa.Cuanto mayor sea el número de competidores y cuanto más fuertes y agresivos sean, menos atractivoserá el sector.Los competidores potenciales: Son aquellas otras empresas que pueden considerar atractivo ingresar enel sector.Los productos sustitutivos: Son los otros productos que satisfacen la mismanecesidad. Por ejemplo, un abanico es sustitutivo del aire acondicionado.El poder de negociación de los clientes. Si los clientes tienen mucho poderintentarán reducir los precios, exigirán mayor calidad del producto, pediránmás y mejores servicios. Si su poder de negociación es alto el departamentode ventas tendrá una labor complicada.
El poder de negociación de los proveedores. Si los proveedores tienen mucho poder también intentaránincrementar sus precios y ofrecerán menos y peores servicios. Si su poder de negociación es alto eldepartamento de compras tendrá una labor complicada.
Hoy en día, para que la empresa tenga éxito, no es suficiente con que fabrique ycomercialice productos que satisfagan necesidades y deseos. También es necesario que lohaga mejor que sus competidores.
Para saber más...Distribución y Consumo de Productos de Limpieza del Hogar en Españahttp://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf71/limpieza.pdf
Aguas Envasadas, Zumos, Cervezas y Refrescos en Españahttp://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum64/pdf/aguas.pdfLos Mercados de Vinos y las Estrategias de las Bodegas Españolashttp://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum65/pdf/mercados_vinos.pdf
Autoevaluación
Los competidores directos son aquellas empresas que comercializan productos similares.
a) Verdadero
b) Falso
Cuanto mayor sea el número de competidores y más fuertes y agresivos sean, másatractivos es el sector.
a) Verdadero
b) Falso
Cuando los proveedores tienen un poder de negociación fuerte, el departamento de ventastendrá una labor complicada.
a) Verdadero
b) Falso
Para que las empresas tengan éxito es suficiente con que fabrique y comercialiceproductos que satisfagan necesidades y deseos.
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
La función comercial de la empresa
La función comercial es la que va a encargarse de crear y gestionar las relaciones comercialesentre un comprador y un vendedor.
Cualquier empresa, se dedique a lo que se dedique, tenga el tamañoque tenga, opere en el lugar que opere, necesita comprar y venderproductos o servicios. La empresa unas veces actuará comocomprador y otras como vendedor. Cuando contrata los servicios deuna agencia de seguridad actúa como comprador y cuando vende susproductos a los clientes ejerce como vendedor.
Es un error considerar que las acciones necesarias para comprar son las mismas quepara vender, por ello hay que considerarlas como dos actividades separadas.
Cuando ejerce el papel de compras, el objetivo de la funcióncomercial es el de conseguir trabajar con los proveedores máscapacitados, es decir, los que le ofrezcan los bienes que necesita la
empresa para su funcionamiento, en las mejores condiciones de calidad,precio, plazos de entrega y suministro.
Cuando desempeña la labor de ventas, el objetivo de la función comercial es el deconseguir aquellos clientes que le permitan a la empresa conseguir la cuota demercado deseada.
El fruto de la función comercial son las operaciones de compraventa, y deben quedarreflejadas en un contrato de compraventa.
Organización de las compras
Situación de la función comercial
La situación de la función comercial en el organigrama va a depender de la importancia que se le otorgue a lafunción de marketing en la empresa. Veamos con algunos ejemplos la situación que puede ocupar.
Una primera división es la que distingue varias funciones básicas en la empresa: producción, finanzas, ventas,personal, etc. En este caso la función comercial se centra exclusivamente en la venta.
Cuando ganan en importancia otras funciones de marketing, como son las campañas de publicidad o losestudios de mercados se crea un director de marketing que depende del director de ventas.
Si en la empresa se considera cada vez más importante realizar las otras funciones de marketing que van másallá de la venta se sitúa la dirección de marketing al mismo nivel que el director de ventas.
Para eliminar el conflicto que se puede crear entre la dirección comercial y la dirección de marketing se crea lafigura del director ejecutivo de marketing y ventas con lo que se consigue garantizar la coordinación
Organización de las compras
Compras
Todo está preparado, llevo dos semanas preparando este informe y mequedan cinco minutos para entregárselo a mi jefe. Lo he repasado una y otravez y estoy seguro de que está perfecto, únicamente falta imprimirlo (mi jefe
está un poco anticuado y no entiende nada de ordenadores, creo que los odia).
¿Dónde está el papel?
¡Dios mío!, no queda ni un solo folio.
Pagaría 3000 € por los diez papeles que necesito, tengo que salir acomprarlos y tardaré al menos 30 minutos en volver. Mi jefe no soporta el retraso y mequedan, únicamente, dos minutos para que se cumpla el plazo fijado para la entrega...
Con este pequeño ejemplo queremos destacar la importancia de las compras en laempresa. Es importante que cada trabajador disponga de los productos y servicios quenecesita para poder realizar su trabajo. Si la función de compras no actúa como debe, sepone en peligro el funcionamiento de la empresa.
Para llevar a cabo una adecuada gestión de las compras, es importante que se dé larespuesta adecuada a las cuestiones de: ¿Qué comprar?, ¿Cuándo comprar?, ¿Cómocomprar?, ¿Cuánto comprar? y ¿A quién comprar?
Para poder desarrollar su actividad la empresa debe adquirir productos y servicios. Esrecomendable que exista una persona o departamento responsable de realizar lascompras en la empresa, pues así podrá especializarse y realizar mejor su labor. Encualquier caso debe estar muy claro quien es el responsable de realizar la compra decada producto.
Para que se consiga una gestión de las compras eficiente es necesario tener en cuentasimultáneamente tres factores.
Reducción del coste total de las comprasReducción del coste de las operaciones relacionadas con las comprasReducción del coste de las actividades relacionadas con las existencias
La función de compras debe estar perfectamente coordinada con la dealmacenamiento y la de gestión de existencias.
Autoevaluación
Una gestión de compras eficiente requiere tener en cuenta:
a)Reducción del coste total de la empresa y de los costes de lasoperaciones relacionadas con las compras, así como de las actividadesrelacionadas con las existencias.
b)Reducción del coste total de las compras, de las operacionesrelacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con lasexistencias.
c)Reducción del coste marginal de las compras, de las operacionesrelacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con lasexistencias.
d)Reducción del coste marginal de la empresa, de las operacionesrelacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con lasexistencias.
Organización de las compras
Ventas
¿Cuánto tiempo va a durar una empresa que no consiga vender sus productos?
El plazo exacto lo desconocemos, pero podemos garantizar que desaparecerá, si no decide cambiar y consigueactivar sus ventas.
Las ventas son la clave de la supervivencia de la empresa. Lasventas son las que proporcionan los ingresos que servirán, poruna parte, para cubrir los costes y, por otra, para obtener
beneficios. Podemos, por tanto, plantear un objetivo prioritario para lasventas: Es necesario alcanzar un volumen de ventas que permita a laempresa lograr el dinero necesario para cubrir los costes y alcanzar elnivel de beneficios deseado.
La importancia de las ventas es cada vez mayor, ya que el consumidor, para satisfacer susnecesidades, puede encontrar en el mercado una gran cantidad de productos, muchos delos cuales son prácticamente iguales. En esta situación, en la que la oferta superaampliamente a la demanda, las empresas se ven obligadas a poner un cuidado exquisito enla función de ventas.
Pero las ventas no deben fluir de manera aislada. La mejor forma deestimular las ventas es conocer las necesidades y deseos de losconsumidores, para poder adaptar la oferta de la empresa a sus
peculiaridades.
Es el marketing quién se encarga de realizar éstas y otras tareas, así que esconveniente que el departamento de ventas se encuentre inmerso en eldepartamento de marketing.
Para garantizar las ventas, la empresa no debe tratar sólo de elaborar productos y luegointentar que el mercado los compre, sino que el propio diseño de los productos ha de basarse en lasnecesidades de los consumidores; el precio debe ser el adecuado a su poder adquisitivo, debe venderse en losestablecimientos donde los adquiere y tiene que estar ayudado por una comunicación comercial idónea.
Autoevaluación
Las ventas en la empresa son necesarias ya que:
a) Son las que proporcionan los ingresos en la empresa.
b) Con los ingresos por ventas se obtienen los costes.
c) Sin los ingresos por ventas se pueden obtener beneficios.
d) Todas son ciertas.
El objetivo prioritario de las ventas es:
a)Alcanzar un volumen de ventas necesario para cubrir los costes yalcanzar el nivel de beneficio deseado.
b)Alcanzar un volumen de ventas necesario para igualar los ingresos alnivel de beneficio deseado.
c)Alcanzar un volumen de ventas necesario para alcanzar los costes de laempresa.
d) Adaptar la oferta de la empresa a sus peculiaridades.
Organización de las compras
La gestión de la compraventa
Vamos a situarnos, por un instante, en un pequeño pueblo dondehay dos granjas de producción de leche.La granja A pone especial cuidado en obtener una leche de gran
calidad para lo que dedica todo su esfuerzo a cuidar a sus diez vacas, conuna excelente alimentación y una temperatura perfecta.
La granja B ha conseguido localizar a losmejores proveedores y clientes y negociar conellos unas relaciones comerciales mutuamentesatisfactorias.
¿A cuál de ellos le marchará mejor la empresa?
Casi con toda seguridad a la granja B. Hay que tener en cuenta que las cosashan cambiado mucho en los últimos años, que las cosas no son tan fáciles como lo fueron en épocas pasadas,cuando lo único que preocupaba a las empresas era fabricar, ya que todo lo que se fabricaba estaba vendido.
En la actualidad, los consumidores disponen de muchos productos similares y hay que conseguir, día a día,que la empresa sea mejor que las demás. Una buena gestión de la compraventa que asegure contar con unosbuenos compradores y vendedores también puede ayudar a la empresa a obtener mejores resultados que lascompetidoras.
Pero ¿Quién debe gestionar la compraventa?
En las pequeñas empresas, con un único propietario, suele ser éste el que decida quéproductos y servicios se van comprar y cuáles se van a vender.
Sin embargo, en empresas de mayor tamaño, que suelen teneruna estructura más compleja, las tareas de compras y de ventasson asignadas a una persona determinada o incluso puedenrequerir un departamento específico.
Cada empresa tiene que ajustar su organización a sus propias condiciones, por lo que nopodemos hablar de una estructura óptima, pero lo normal es que exista un departamento
de compras que realice las compras, y un departamento de ventas que se encargue de las ventas.
Aunque sea recomendable disponer de un departamento de compras y otro de ventas, ya que sus tareas van a
ser distintas y su funcionamiento diferente, hay que garantizar que ambos departamentos, el de compras y el deventas, trabajen de manera coordinada.
Para poder gestionar correctamente la compraventa es importante saber qué, cuándo y cuánto se va vender,pues nos ayudará a decidir qué, cuándo y cuánto comprar.
Para saber más...La Compraventa de Viviendashttp://www.tuguialegal.com/compraventa.htm
Organización de las compras
El proceso de compra
Está claro que las empresas dan mucha más importancia a las ventas que a lascompras. Se gastan mucho dinero en formar a sus vendedores con cursos, seminarios,congresos; pero resulta poco frecuente encontrar empresas realmente preocupadas enpreparar a sus compradores.
Parece que las empresas no se dan cuenta de la importancia que tiene una correctagestión de las compras para que sus trabajadores puedan tener disponibles losproductos que necesitan y poder así realizar correctamente su trabajo, lo que al finallleva a unos resultados mejores.
Se puede decir que el objetivo principal de la función de compras puede concretarse enque: "cualquier persona de la empresa tenga disponibles los productos y servicios quenecesita, en el momento adecuado, en la cantidad pretendida, de la calidad apropiaday al mejor precio posible".
En la empresa, la compra es un proceso que comienza en el momento en que un productoo servicio debe ser buscado del exterior y termina cuando finalizan los derechos yobligaciones mutuamente establecidos con el proveedor del producto o servicio.
Para saber más...Manual de Procedimientos. Gestión de las Comprashttp://www.correofarmaceutico.com/documentos/procedimientos210703.pdf
Organización de las compras
Fases del proceso de compra
En las empresas, la compra consiste en algo más que adquirir un producto o servicio. La compra supone unproceso bastante complejo que necesita un gran número de acciones y que se suelen agrupar en las siguientesfases:
Operaciones previas:Detectar las necesidades.
Estudiar las condiciones en las que esas necesidades pueden ser satisfechas.Preparación:
Buscar a los proveedores potencialesPreseleccionar los posibles proveedores.Solicitar ofertas
Realización:Analizar y comparar ofertas
Elegir el proveedorRealizar la negociación de la compraRealizar el pedido
Seguimiento y control:Vigilar y reclamar las entregasControl cuantitativo y cualitativo de los productos recibidosConformar las facturas
Devolver los productos incorrectos
Autoevaluación
La compra supone un proceso bastante complejo, cuyas acciones se suelen agrupar enfases, dentro de la fase de preparación nos encontramos con las siguientes acciones:
a) Detectar necesidades.
b) Preseleccionar los posibles proveedores.
c) Estudiar las condiciones
d) Elegir el proveedor
Organización de las compras
Elementos del proceso de compra
Hay cinco elementos en el proceso de compra
El compradorTiene la obligación de recibir el objeto y de pagar el precio pactado
El vendedorTiene la obligación de entregar al comprador el producto vendido en perfectoestado, en el lugar y el momento pactados.
El producto o servicio
El precio
Los elementos formalesAunque, en principio, no existe ninguna obligación de formalizar el acuerdo decompra, éste suele quedar recogido en un pedido o en un contrato
Organización de las compras
Condiciones de compra
Una buena gestión de las compras implica mucho más que limitarse a elegir los productosmás apropiados y los proveedores más adecuados.
Cuando se plantea la compra de un producto esimportante especificar al máximo una serie de aspectosque pueden afectar tanto a los costes como a la propiatarea de la empresa.
Por ello, en el momento de la negociación, antes de realizar el pedido, hayque detallar todos los aspectos relevantes para la compra, entre los que nopueden faltar:
El precio pactadoLas condiciones de pagoLa calidad del productoLa cantidad de producto a comprarEl plazo de entregaLa forma de entregaEl servicio que va a dar el proveedor
Organización de las compras
El precio de compra
Vamos a situarnos en una imagen cotidiana. Supongamos que estamos conun amigo en una tienda y nos comenta:¿Quieres comprar este pantalón? Es muy bonito y te sienta muy bien.
¿Cuál será la pregunta que le haremos con toda seguridad? En efecto, le preguntaremossobre su precio.
En las empresas también es el precio de compra uno de los aspectos más importantesde una negociación, aunque no el único. Lo habitual es que el comprador intenteconseguir el precio más bajo posible, mientras que el vendedor desee conseguir un
precio más alto.
Tenemos que tener cuidado a la hora de realizar comparaciones; al precio decompra hay que sumarle otros posibles costes de manera que se conozca el precioreal. Estos costes pueden venir generados, entre otros, por: el transporte de losproductos, el almacenamiento, el deterioro o la obsolescencia de los productos.
Para conocer el precio real del producto es necesario sumar alprecio de compra todos los costes generados por la compra
De todas maneras, en muchas ocasiones, el precio será una de las cuestiones másrelevantes a la hora de realizar comparaciones entre unas ofertas y otras.
El precio de compra depende de varios factores:
La calidad del producto: cuanto mayor sea la calidad exigida, el precio también será mayor.La cantidad de producto adquirida: a medida que crece el número de productos adquirido, el preciounitario, en ocasiones, tiende a disminuir.La situación competitiva: Si la competencia es intensa los vendedores tenderán a bajar sus precios paraatraer a los compradores. También pueden optar por mejorar la calidad o incrementar los servicios, lo quede manera indirecta significa obtener un precio real más bajo.Las condiciones de pago: Si se retrasa el pago, el precio debe subir para cubrir los costes financieros.El nivel de servicio solicitado: El precio de compra crecerá cuando se requiera un alto nivel de servicio.
Organización de las compras
Plazos y forma de entrega
Otro de los aspectos importantes a la hora de la negociación es fijar el plazo y la forma en la quelos productos serán entregados.
El plazo de entrega es el tiempo que tiene el proveedor para servir un pedido desde que lo recibe, es decir, es eltiempo máximo que debe transcurrir desde que se recibe el pedido hasta que entrega el producto al cliente.
Al cliente le interesan plazos de entrega cortos, pues eso le permite reducir sus costes yatender mejor a sus clientes. Al vendedor le interesan plazos de entrega largos pues asítendrá más tiempo para preparar y servir los productos, lo que provocará que se reduzcansus costes.
En cualquier caso, se debe evitar comprar a cualquier plazo.
Otro factor clave es la fiabilidad de recibir el pedido dentro del plazo de entrega, pues si elvendedor incumple el plazo y el producto no llega cuando se espera puede ocasionar perjuicios importantes al
comprador.
Al comprador le interesan proveedores que ofrezcan plazos de entregacortos y sean fiables, es decir, que cumplan los plazos.
También debe acordarse la forma de entrega que incluye:
El lugar donde se realizará la entrega.El fraccionamiento de los productos entregados, lo que permite al cliente realizarpedidos de un menor tamaño.Las unidades de entrega y unidades de transporte. Se puede fijar como unidadmínima, una caja, un palet, o un camión.Los tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía. Como puede ser la conservación en unasdeterminadas condiciones, el montaje, etc.
Para saber más...Plazo de Entregahttp://www.publinet.es/default.asp?FaPrin=11&Opcion=Inserciones&Inser=TextEntre
Condiciones Generales de la Comprahttp://www.luz84.com/condiciones_generales.asp
Autoevaluación
Uno de los aspectos a negociar en el proceso de compra son los plazos y forma deentrega, de ellos podemos decir:
a)Al vendedor le interesa plazos cortos, pues eso le permite reducircostes.
b)Al vendedor le interesa plazos largos, tendrá más tiempo para preparar yservir productos.
c)Al comprador le interesa proveedores que ofrezcan plazos de entregalargos y fiables.
d)Si el comprador incumple el plazo de entrega, puede ocasionarperjuicios importantes al vendedor.
Organización de las compras
Selección de proveedores
Una vez detectada la necesidad de adquirir algún producto, es necesario abordar la segundafase del proceso de compra que consiste en seleccionar el proveedor más adecuado.
Cuando la situación de compra es rutinaria, y elcomprador se limita a solicitar un pedido al proveedorhabitual manteniendo las mismas condiciones de
pedidos anteriores, la elección se realiza de manera automática.
La función del responsable de compras se limita a confirmar que elproveedor haya servido los pedidos anteriores de manera satisfactoria. Si elproveedor ha cumplido correctamente con las condiciones pactadas será elelegido para realizar el pedido.
Si la situación de compra no es rutinaria es necesario desarrollar un procedimiento que culmine con la eleccióndel proveedor más adecuado. Este proceso se puede dividir en dos grandes etapas:
La búsqueda de posibles proveedoresLa selección de proveedores
Para saber más...Compras. Procedimiento de Homologación de Proveedoreshttp://www.fnmt.es/es/html/li_in_co_03.asp
Organización de las compras
Medios para buscar proveedores
El objetivo fundamental de la búsqueda de proveedores es localizar a todos losposibles candidatos que puedan llegar a satisfacer un pedido.
La primera pregunta que nos podemos hacer es: ¿Dónde podemos buscar nuevosproveedores?.
Para hacer el listado de proveedores potenciales podemos acudir a:
La información existente en la base de datos del departamento de comprasCatálogos de feriasLas páginas amarillas o a QDQRevistas especializadasCámaras de comercioAnuarios de vendedoresPublicaciones de las confederaciones de empresarios y otras asociaciones de fabricantes.Preguntar a otros compradores
Es importante verificar que la información está actualizada y que son correctos los datos de cada uno de losproveedores.
Para saber más...Páginas Amarillas.http://www.paginas-amarillas.es/home.html
Guía QDQhttp://www.qdq.com/Cámara Sevillahttp://www.camaradesevilla.com/Anuario Económico de Españahttp://www.anuarieco2003.lacaixa.comunicacions.com/java/X?cgi=caixa.descripcion_general.patternConfederación de Empresarios Andaluceshttp://www.cea.es/portalcea/default.aspxFeria de Cerámica y Alfareríahttp://www.museucantir.org/fira_participants_cas.htm
Organización de las compras
Criterios para seleccionar proveedores
Una vez que disponemos del listado de posibles proveedores, debemosevaluarlos a todos ellos para poder elegir al mejor.
Para evaluar a proveedores se pueden utilizar diferentes criterios quepodemos agrupar en las siguientes categorías:
Criterios de rendimiento. Intentan medir las ventajas de utilizar el producto delproveedor.
Criterios económicos. Determinan el coste de comprar y usar el producto.Criterios integrativos: Dirigidos a observar si el proveedor coopera con el cliente y busca su satisfacción.
Criterios adaptativos: Ponen de manifiesto si el proveedor puede adaptarse a las necesidades cambiantesde su cliente.
Criterios legales: Señalan si existe o no algún tipo de restricción de carácter legal.
Podemos utilizar un cuadro comparativo de las diferentes ofertas:
Escala de evaluación Muy Malo Malo Aceptable Bueno Muy bueno Servicio de apoyo técnico Rapidez en laentrega
Precio del producto
Respuesta rápida a las necesidades del cliente Calidad del producto Reputación del proveedor Línea completade productos Calidad del proveedor Crédito Relaciones personales Posición financiera Actitud hacia elcomprador Cumplimiento de las promesas Catálogos y manuales Cuestiones legales y morales Administracióny organización Localización geográfica Relaciones laborales Capacidad de asesoramiento
Para saber más...Universidad Carlos III de Madridhttp://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/ADQ/gestion-coleccion6-5.html
Organización de las compras
Caso práctico
RODSA es una empresa que comercializa y distribuye pintura para fachadas. Hasta ahora se ha caracterizadopor disponer de unas pinturas de gran calidad y a un precio moderado, lo que ha conseguido hasta ahoratrabajando con pocas referencias y con un cuidado exquisito a la hora de seleccionar sus proveedores.
Su gama de productos se compone de cuatro tipos de producto:
Pinturas de colores en envase de 30 litros (PC 30)Pintura blanca en envase de 30 litros (PB 30)Pintura blanca en envase de 20 litros (PB 20)Pintura blanca en envase de 10 litros (PB 10)
RODSA desea elegir un único proveedor para realizar todas sus compras y ha solicitado información a tresproveedores que considera que a priori cumplen los requisitos deseables.
Las ofertas de los proveedores son las siguientes:
Organización de las compras
Oferta de PÁTINA S.L.
Sus productos tienen una gran calidad, pero necesitan una ligera manipulación, por lo que el asesoramiento delos intermediarios es fundamental.
PÁTINA S.L. soporta el 50 % del coste de los productos defectuosos que han sido este ejercicio un 3 %.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo
Coste de transporte
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra
Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10
10 días
3000 litros
20.000 litros
3000 euros por porte
2 % por pagos al contado
1 % acumulativo cada 1000 litros a partir de los 4000 litros
300 € por porte
20 €
19 €
16 €
11 €
7 €
PÁTINA S.L. está dispuesta a negociar cualquier otro aspecto no contemplado en la oferta.
Organización de las compras
TONO
Sus productos tienen una calidad aceptable y llegan perfectamente preparados para su uso.
El 5 % de sus productos son defectuosos, pero no ofrece garantía.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo
Coste de transporte
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra
Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10
20 días
2000 litros
10.000 litros
2000 euros por porte
1 % por pagos al contado
2 % acumulativo cada 5000 litros
800 € por porte
20 €
21 €
15 €
14 €
5 €
TONO está dispuesta a negociar cualquier aspecto excepto el precio de los productos
Organización de las compras
MATIZ S.A.
Sus productos tienen una calidad excelente, sobre todo las pinturas a color, pero necesitan una ligeramanipulación, por lo que el asesoramiento de los intermediarios es fundamental.
Matiz soporta el 100 % del coste de los productos defectuosos que han sido este ejercicio un 2 %.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo A
Coste de transporte en vehículo A
Capacidad del vehículo B
Coste de transporte en vehículo A
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra
Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10
15 días
2000 litros
10.000 litros
2000 euros por porte
40.000 litros
6000 euros por porte
1 % por pagos al contado
2 % acumulativo cada 1000 litros a partir de los 2000 litros
400 € por porte
25 €
23 €
12 €
10 €
8 €
Matiz está dispuesta a negociar cualquier aspecto, tanto los contemplados en la oferta como cualquier otro.
Organización de las compras
Solicitud del pedido
Cuando se ha elegido al mejor proveedor, y se ha llegado con él a un acuerdohay que proceder a realizar el pedido.
El pedido recoge la orden de compra al proveedor. Es eldocumento físico que refleja la petición en firme delproducto.
Este documento debe incluir toda la informaciónrelevante sobre el acuerdo de compraventa. Informaciónrelativa al producto, a las condiciones de entrega y a
cualquier otro aspecto que se considere importante.
La información que debe contener el pedido es:
Número de pedido.Forma de envío de la mercancía.Descripción del producto comprado.Código de productoFecha de emisión del pedido.Cantidad de la compra.Datos de la empresa compradora.Datos del proveedor.Plazo y condiciones de entrega.Precio unitario e importe total de la compra.Plazo y condiciones de pago.Unidad de medida del producto.Firma del responsable de compras.
Organización de las compras
Ejemplo de documento de pedido
A continuación veremos un ejemplo de documento de pedido.
Empresa Número pedido Fecha pedido
Número recepción Nombre del proveedor
Cod. Proveedor Dirección
Fecha de entrega Localidad
Lugar de entrega Código postal
Página Portes
Código Descripción del producto Cantidadpedida
Cantidadrecibida
Precio decompra sin IVA
Precio decompra sin IVA
TOTAL compra TOTAL venta Coeficiente Descuento
Firma del responsable deldepartamento de compras
Fdo:
Firma delrecepcionista
Fdo:
Firma del responsable deetiquetaje
Fdo:
Para saber más...Almacén de Balanzashttp://www.almacendebalanzas.com/conditions.php
Autoevaluación
Determinar de los siguientes datos, cuál no es relevante incluirlo en la orden de pedido:
a) Plazo y condiciones de entrega.
b) Importe del IVA.
c) Número de pedido.
d) Descripción y cantidad del pedido comprado.
El pedido recoge la orden de venta al cliente.
a) Verdadero
b) Falso
Antes de realizar el pedido hay que elegir al proveedor y llegar con él a un acuerdo.
a) Verdadero
b) Falso
La orden de pedido debe recoger toda la información más relevante sobre el acuerdo decompraventa.
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
Seguimiento del pedido
Como os podéis imaginar con el pedido no finaliza el proceso de compras. Éste finaliza cuando se compruebaque el pedido recibido se corresponde con lo solicitado.
El responsable de compras no se puede limitar a esperar que las mercancías sean entregadas en el momento ylugar acordados. El dejar todo lo referente a la tramitación y seguimiento en manos del proveedor no garantizaque se cumplan los objetivos de compra.
El proceso de compra sólohabrá finalizado cuando lasmercancías hayan sido
entregadas en el lugar, fecha,cantidad, calidad y precioacordados.
En el caso de que la compra haya sidosatisfactoria, en la mayoría de loscasos, la relación comercial entreambas empresas será duradera, y enlos siguientes pedidos no seránecesario realizar el proceso de compracompleto.
De esta forma, cuando realizamos un pedido a unproveedor habitual, la compra de mercancías se convierteen una operación de reposición, y por lo tanto el procesode compra se limita a la fase de pedido.
Incluso en algunos comercios el consumo de algunosproductos es constante, y por ello se llega a un acuerdo ocon el proveedor de que la reposición sea periódica.
Porejemplo,pensaden un
supermercado, el consumo de productos como pescado,carne, fruta, pan, etc., es prácticamente fijo. En estos casosse llega a un acuerdo con el proveedor para que la reposiciónde estos tipos de productos sea diaria, cada dos días, etc.
En estos casos el comprador sólo se pone en contacto con elvendedor si necesita más o menos cantidades de las que lesuministra habitualmente.
Y en la mayoría de los casos la fase de negociación sólo serepetirá cuando el proveedor modifique algunas de lascondiciones pactadas, como una variación del precio, sin una causa razonable. En estos casos será necesarioestablecer nuevos acuerdos.
Autoevaluación
Cuando se realiza un pedido a un proveedor no habitual, la compra se convierte en unaoperación de reposición.
a) Verdadero
b) Falso
El proceso de compra finaliza cuando las mercancías son entregadas en lugar y fechaacordado.
a) Verdadero
b) Falso
El seguimiento del pedido no ha de dejarse en manos del proveedor.
a) Verdadero
b) Falso
En una operación de reposición el proceso de compra se limita a la fase de pedido
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
El control de las compras
En primer lugar nos preguntamos ¿Qué es el control?
El control es la forma lógica de detectar errores y desviaciones para suposterior corrección y mejorar así de forma continuada nuestro trabajo.
Por ello, tenemos que implicar a todos y cada uno de los trabajadoresque intervienen en el proceso de la compraventa en el proceso de
control. De forma, que sientan que es su propia responsabilidad la que va a evitarproblemas y a mejorar el sistema.
En definitiva, el control es el proceso por el que se asegura que las actividades realesse ajustan a las actividades planeadas.
Organización de las compras
Importancia del control
Como recordareis, en el aspecto de las compras, la funcióncomercial de la empresa deberá obtener los proveedores másidóneos, los que ofrezcan los mejores bienes o servicios quenecesita la empresa en la mejores condiciones de precio, calidadsuministros y plazos de entrega.
Pero, como veíamos en el epígrafe anterior, el responsable decompras no se puede limitar a esperar que las mercancías seanentregadas en el momento y lugar acordados.
Si no realizásemos un seguimiento y control de todaslas compra de nuestra empresa ¿Cómo podemosestas seguro de que las mercancías compradas han
llegado a su destino en buen estado, sin deterioros, en el plazoacordado, en la cantidad solicitada...?
El dejar todo lo referente a la tramitación y seguimiento en manos del proveedor no garantiza que se cumplanlos objetivos de compra.
Como os podéis imaginar, debe ser la empresa que compra las mercancías la que compruebe que éstas
coinciden con las solicitadas y en las condiciones acordadas, endefinitiva que realice el proceso de control de las mismas.
Y si tenéis que responder a la siguiente pregunta:
¿Qué importancia tiene la función de control en elproceso de compra?
Esta importancia no radica sólo en el hecho de quenos va a permitir detectar las posibles desviacionesque hemos comentado anteriormente, sino que elcontrol de las compras beneficia a todas la empresa,ya que va a contribuir en una serie de factores claves:
Puede contribuir a reducir los costes generales de la empresa. Pensad, por ejemplo, que enviamos unasmercancías a un cliente en mal estado, por no haberlo comprobado cuando las recibimos. Esto suponeunos costes adicionales de devoluciones, transporte, horas de trabajo del personal de la empresa, etc. Ylo que es más importante no contribuye a la satisfacción del cliente y por lo tanto a su fidelización.
Permite coordinar mejor el trabajo diario del personal de la empresa encargados de almacén, contabilidady departamento comercial. Por ejemplo, cuando un operario del almacén detecta que unas mercancíasrecibidas están defectuosas y lo comunica enseguida al departamento comercial, este se puede poneren contacto inmediato, si fuera el caso, con el cliente para comunicarle un retraso en la entrega de unpedido.
Permite un control puntual y exacto de las existencias, pudiendocorregirse las desviaciones en un tiempo reducido. De esta forma sepueden evitar las roturas de stocks.
Autoevaluación
El control de compras es importante porque...
a) Nos permite detectar posibles desviaciones.
b) Puede contribuir a ampliar los costes.
c)Comprueba que las mercancías recibidas coinciden con las solicitadasy en las condiciones acordadas.
d)Nos permiten asegurar que las mercancías vendidas han llegado a sudestino sin deterioros y en la cantidad solicitada.
Organización de las compras
Sistemas de información
Hoy en día en la gestión de la compraventa una base dedatos común gestiona todo el proceso.
Efectivamente, el sistema de información funciona con una base de datoscomún, con la que es posible gestionar todas y cada una de las actividadesintegrantes del proceso de compraventa.
Un adecuado sistema de información en la compraventa debe abarcar lassiguientes áreas:
Almacenes y stocks.Pedidos.Transporte.
Las funciones del sistema de información en el lado de las compras afecta a la gestión de almacenes y stocks.
Organización de las compras
Gestión de almacenes y stocks
En primer lugar, el sistema de información debe ser capaz decontrolar no sólo un almacén, sino todos los almacenes deque disponga la empresa como si fuera sólo uno con distintasubicaciones geográficas.
¿Cuáles son los procesos que se desarrollan en un almacén y que deben estar contemplados encualquier sistema de información?
Definición de artículos: Los artículos o productos tienen asignados atributos. Y se darán de alta medianteuna numeración o codificación que se corresponden con estos atributos, permitiendo realizar distintasclasificaciones y controles.Ubicaciones de stocks: Todos los artículos tienen asignada una ubicación, es decir, al dar de alta unartículo, el sistema le asignará el lugar exacto donde se deberá de almacenarse.
Planificación y reaprovisionamiento de inventario: La planificación porpunto de pedido tiene en cuenta las previsiones de demanda de unproducto para decidir cuándo se debe hacer un pedido para evitarutilizar el stock de seguridad. El sistema de información nos informade cuándo y cuánto debemos aprovisionar.Clasificación ABC: Esta clasificación nos permite conocer, porejemplo, el 20% de los artículos que constituyen el 80% de laactividad del almacén. Estos artículos deberán ser tratados con másatención en cuanto a las ubicaciones asignadas. Los artículosasignados a cada una de las clases ABC, varían con el tiempo, porlo que es conveniente repetir la clasificación periódicamente. Otra delas aplicaciones de la clasificación ABC la encontramos en losrecuentos cíclicos de productos. Los recuentos de los productos "A"se harán con mayor frecuencia que los "B", y los "C" con menorfrecuencia que éstos.Gestión de stock: La gestión conlleva conocer en cada momento lacantidad almacenada de cada artículo, cuántos están pedidos ypendientes de recibir y cuántos están preparados para entregar.
Organización de las compras
Tratamiento de anomalías
Tratamiento de anomalías en la recepción de pedidos a proveedores.
Las relaciones comerciales entre las empresas no siempre salen como sehan programado, aunque exista buena voluntad por ambas partes.
Alguna veces no se pueden cumplir las condiciones pactadas en el contrato,otras veces las mercancías no llegan a su destino en las condiciones en lasque han salido del almacén de origen, o al vendedor no le interesa cumplir alpie de la letra con los pedidos que le solicitan.
Estas anomalías pueden surgir en cualquier momento del proceso decompra: antes de la recibir las mercancías, al recibirlas, durante el procesode pago, etc.
Cualquiera que sea la causa de incumplimiento por una de las partes, esto da derecho ala otra a reclamar el cumplimiento de los acuerdos pactados en el contrato o en elpedido.
Las situaciones más comunes que dan lugar a que las quejas o reclamaciones se formalicen por escrito son:
Modificación y/o anulación del pedido.Reclamación o devolución de mercancía.Reclamaciones relativas a las facturas y el pago
A continuación analizaremos cada una de estas situaciones.
Autoevaluación
Las anomalías en la recepción de pedidos a proveedores surgen:
a) Antes de recibir las mercancías.
b) Durante el proceso de pago.
c) Al recibir las mercancías.
d) Todas son ciertas.
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Modificación o devolución
El comprador, por distintos motivos, puede verse enla necesidad de proceder a la modificación de unpedido ya aceptado.
Es conveniente, que cuando esto ocurra, se ponga en contactolo antes posible con el proveedor o fabricante para intentarllegar a un acuerdo.
Debemos pensar que un retraso en la comunicación puedeocasionar fuertes perjuicios al proveedor o fabricante en elcaso en que el productos se encuentre ya en proceso defabricación o se hayan enviado ya a su lugar de destino.
Tanto la modificación como la anulación requieren la petición por parte del comprador y la aceptación por elvendedor. Por ello, es necesario llegar a un acuerdo entre ambas partes, y en algunos casos el vendedor puedellegar a exigir al comprador una indemnización por daños y perjuicios ocasionados.
Por ejemplo, a continuación os mostramos un ejemplo de carta solicitando la anulación de un pedido a unproveedor por causas imprevisibles, y siguiendo la estructura de una carta comercial que vimos en la unidad 4.
Organización de las compras
Ejemplo de carta de solicitud de anulación de un pedido
CATERING MACÍASC/ Venecia, 41
20007 ALMERÍA
Almería, 5 de octubre de 2004
PASTELERÍA CASTROC/ Constantina, 1720003 ALMERÍA
N/Ref.: Nuestro pedido del 5-10-04
Asunto: Anulación de pedido
Estimados Señores:
Lamentamos comunicarles que, debido al cambio imprevisto de fecha para el servicio de catering queteníamos contratado con uno de nuestros clientes para la fecha 25-10-2004, deseamos anular el pedido del5-10-2004 de 2000 pastelitos surtidos.
Rogamos perdonen las molestias que les pueden ocasionar este incidente, y esperamos que no perturbennuestras excelentes relaciones comerciales.
A la espera de su pronta respuesta, reciba un cordial saludo.
FRANCISCO GARCÍAFdo.: Francisco García DIRECTOR COMERCIAL
Organización de las compras
Reclamación y devolución
En ocasiones cuando se reciben los pedidos, la mercancía recibidano se corresponde con la solicitada, faltan artículos, los productosllegan con algún tipo de deterioro, existen errores e los albaranes,
etc.
Estas situaciones dan lugar a la realización de cartas de reclamación o dedevoluciones, según los casos.
Para ello, también tendremos presentes las recomendaciones dadas en launidad 4 a la hora de redactar este tipo de cartas, ya que son temas"delicados" -el remitente se está quejando por algún motivo- que puedenmalinterpretarse. Además es importante que estos trámites se realicen sindemora, detallando al máximo "qué" es lo que se reclama y "por qué".
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Ejemplo de carta de devolución de mercancía
SUPERMERCADOS ANTONIOOturia, 5541001 SEVILLA
Sevilla, 30 de junio de 2004
ALIMENTALIA, S.ARecaredo, 15941017 SEVILLA
N/Ref: N/Pedido núm. 223
Asunto: Reclamación
Estimados Señores:
Al revisar los géneros recibidos ayer hemos observado que unas de las cajas de agua contienen seisbotellas vacías.
Como la mercancía es invendible por defecto de fabricación, se la devolvemos a portes debidos porTRANSPORTES
No teniendo ninguna responsabilidad de lo sucedido, ponemos dichos paneles a disposición de ustedes,rogándoles nos comuniquen lo que hay que hacer con ellos. Les saludamos atentamente.
ANTONIO PÉREZFdo: Antonio Pérez JEFE DE COMPRAS
Organización de las compras
Reclamaciones de facturas y pago
Las operaciones de compra no terminan cuando el comprador da suconformidad de la mercancía recibida. Una vez recibida la mercancía elcomprador tienen la obligación de pagar el importe de los géneros recibidos,en las condiciones establecidas en el contrato o pacto, y que quedaránreflejadas en su correspondiente factura.
En estas operaciones relacionadas con las facturas y su pago se producenuna serie de comunicaciones entre comprador y vendedor que deben quedarreflejadas por escrito para que quede constancia de ellas.
Y algunas situaciones dan lugar a ciertas reclamaciones o solicitudes porparte del comprador al vendedor. Algunas de estas circunstancias son:
Cuando se solicita que se aplace el vencimiento de un pago, o se justificala devolución de un efecto.Cuando la cantidad de producto reflejada en la factura no coincide con elpedido o lo realmente recibido.Cuando el precio facturado no coincide con el acordado, cuando se llegó a unacuerdo definitivo.Cuando la forma de pago no se ajusta a las condiciones pactadas.Si la penalización por la demora en la entrega del pedido no se ajusta a lascondiciones pactadas.
Este último caso supone un porcentaje de descuento sobre el importe por cada día,semana, etc. de retraso. En el caso que se haya producido la demora, en el de lasfacturas, se debe comprobar que el vendedor la ha considerado en la cantidadcorrespondiente.
Todas estas reclamaciones o solicitudes se reflejan en una carta, que deben ser redactadas con corrección,objetividad, precisión y firmeza, pero nunca con agresividad.
A continuación veremos un ejemplo de este tipo de cartas.
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Ejemplo de carta de respuesta a una anterior por devolución de letra
PAPELERÍA ALFAAvda Constitución, 3441001 SEVILLA
Sevilla, 8 de mayo de 2004
EDITORIAL ALBATorneo, 2341007 SEVILLA
N/Ref: Su escrito del 30-04-04
Estimados proveedor:
Acusamos recibo de su escrito referenciado en la parte superior; lamentamos que debido a un error denuestro departamento de contabilidad, no se abonase con la puntualidad acostumbrada su efecto devencimiento 26 de abril.
Hemos dejado de operar con el Banco de Andalucía, pero a lo largo de esta semana le ingresaremos elimporte de nuestra deuda en su cuenta de Caja Madrid, y si lo estiman necesario los gastos que Uds. nosindiquen.
En la seguridad de que sabrán disculparnos, máxime considerando que se trata de un hecho sinprecedentes, les saludamos atentamente.
JUAN SALGUEROFdo: Juan SalgueroJEFE DE ADMINISTRACIÓN
Autoevaluación
Las operaciones de compra terminan cuando el comprador da su conformidad a lamercancía recibida
a) Verdadero
b) Falso
El importe a pagar quedará reflejada en la correspondiente factura.
a) Verdadero
b) Falso
Una vez recibida la mercancía el vendedor tiene la obligación de pagar el importe de losgéneros recibidos
a) Verdadero
b) Falso
Las operaciones relacionadas con las facturas y su pago deben quedar reflejadas porescrito.
a) Verdadero
b) Falso
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Procedimiento de control de pedidos
En este momento os podéis preguntar ¿cómo vamos a realizarel control de los pedidos?
El control que vamos a ejercer consistebásicamente en la verificación de las órdenestransmitida y su adecuación a los datos
reflejados en la planificación general de pedidos.
Normalmente, las empresasefectúan un seguimiento delos pedidos emitidos duranteel mismo mes, mediante uncuadro igual o similar al que se presenta a continuación. En éste se anotanlos pedidos que nos deben entregar, los retrasos y si han sido servidos, lasanomalías detectadas, etc.
Control de pedidos emitidos
Mes:
NúmeroControl
Proveedor Fecha Númeropedido
Fechasolicitada deentrega
Fecha derecepción
Observaciones
Mediante este control de los pedidos emitidos podremos saber en todo momento la situación de estos. En el
caso de que se haya producido un retraso en la recepción, se contactará con el proveedor solicitandoinformación acerca de las causas que han motivado el retraso. Es importante solucionar rápidamente estasituación, puesto que en ocasiones puede derivar en una rotura de stocks.
Nada más llegue el transportista con el pedido al muelle de recepción, el encargado del almacén o recepcionistadeberá solicitarle el albarán de mercancía para buscar en el archivo de pedidos pendientes de suministrar, elpedido correspondiente a esa entrega. Una vez tenga la hoja de pedido, el recepcionista debe comprobar si lasmercancías recibidas son efectivamente las que figuran en el albarán y por tanto en el pedido. El control arealizar en este momento es de dos tipos: Cuantitativo y cualitativo
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Controles cuantitativos y cualitativos
1. Cuantitativo: Este control implica efectuar todas lascomprobaciones en cuanto a cantidad de losproductos. Consiste en contar, medir, pesar yefectuar comprobaciones sencillas de la mercancíarecibida. Estas operaciones, si es posible, debe hacersesiempre en el mismo lugar y tener el mismopersonal encargado, dejando pasar el menor tiempoposible para la formulación de los impresos ydocumentos necesarios. En ellos deben anotarsecualquier anomalía detectada en embalajes,artículos, y cualquier otras circunstancia digna demención, tanto buena como mala, ya que ellocontribuir a un mejor servicio en el futuro.
2. Cualitativo: Una de las funciones ms importantes en larecepción de mercancías en almacén es el control de calidad.Normalmente, este control es realizado por el departamentode la empresa que ha solicitado la mercancía. Pero cada vezes más frecuente trasladar esta tarea al fabricante-proveedor,estableciéndose penalizaciones, en algunos sectores severas,si no se cumplen las especificaciones. Es una labor bastantedelicada y costosa. Por ello, un buen acuerdo por ambaspartes normalmente conciliar posturas
En todo caso, si se deben hacer devoluciones, seharán lo antes posible, comunicándolo a todas laspersonas y departamentos implicados, indicando
las causas y circunstancias que motivan dichasdevoluciones.
Autoevaluación
El control de pedidos:
a) Consiste en la verificación de las órdenes de pedidos recibidos.
b) Sirve para saber en todo momento la situación de los pedidos recibidos.
c)Ayuda a evitar problemas de rotura de stock por retraso en la recepciónde los mismos.
d) Todas son ciertas.
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