Experiencias vividas

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El cuerpo de conocimientos de dirección de proyectos más aceptado es la que se presenta en el PMBOK® del Project Management Institute, actualmente en su 4ª Edición.

Esta publicación representa la experiencia de profesionales de dirección de proyectos, en su gran mayoría del hemisferio norte o del primer mundo y especialistas en proyectos del sector privado y de gran porte.

Cuando se trata de América Latina y en especial de proyectos públicos o sea de gobiernos, es necesario realizar un reajuste del enfoque adaptándolo a nuestras idiosincrasias y a las imperfecciones de nuestras estructuras de gobierno y reajuste del enfoque adaptándolo a nuestras idiosincrasias y a las imperfecciones de nuestras estructuras de gobierno y generalmente ampliando la definición del alcance de los proyectos.

El expositor ha desarrollado gran parte de su dilatada carrera participando de proyectos públicos y privados de grande, mediano y pequeño porte en países como Brasil, Venezuela y Paraguay, lo que le permite emitir en esta presentación algunas opiniones sobre los reajustes mencionados.

Debido al tiempo disponible, la presentación enfoca los procesos de iniciación de proyectos, específicamente en el proceso de recopilación de los requerimientos que dan origen a la definición del alcance de un proyecto y donde se puede y debe estudiar la ampliación del alcance del proyecto, presentando observaciones y comentarios sobre la mejor manera de realizarla conforme su experiencia.

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Director de BCA Benítez Codas & Asociados, Ingeniero Electricista por la Universidad Mackenzie de San Pablo Brasil en 1967, con estudios de pos grado y doctorado en estrategia empresarial y ciencias de la empresa. Miembro de equipos de proyecto, gerente y director de proyectos públicos y privados en Brasil, Venezuela y Paraguay. y privados en Brasil, Venezuela y Paraguay. Docente de gestión de proyectos, dirección estratégica e innovación en universidades de San Pablo Brasil y Asunción Paraguay. Miembro del PMI Project Management Institute desde 1979, es Presidente de la Asociación de Oferentes de Servicios de Desarrollo Empresarial del Paraguay y del PMI Asunción Paraguay Chapter (en formación).

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� Proyectos públicos

� La lógica de los procesos en los proyectos

� Gestión del alcance del proyecto

� Los procesos iniciales

Contenido básico del Acta del Proyecto� Contenido básico del Acta del Proyecto

� Procesos iniciales

� La ampliación del alcance

� Donde reside el peligro

� Análisis de interesados

� Las agendas ocultas

� Las estrategias emergentes

� Conclusiones

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Entendemos por proyecto público, todo aquél que es concebido por una entidad u organismo del gobierno de un país y que se destina a satisfacer las necesidades de una parte de su población.

Estos proyectos pueden ser de infraestructura (canales, caminos, puentes, obras de saneamiento, (canales, caminos, puentes, obras de saneamiento, escuelas y colegios, etc.) o sociales (de salud pública, educación, etc.) y se realizan con recursos propios dentro del presupuesto general de gastos públicos o con el aporte de organismos internacionales de cooperación.

Estos proyectos pueden ser ejecutados directamente por alguna entidad u organismo del gobierno (nacional, regional o municipal) o contratados con empresas privadas especializadas.

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Todo proyecto se realiza en las siguientes etapas: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre.

En cada etapa se realizan actividades interrelacionadas a partir de inputs y que terminan en outputs que servirán para la siguiente etapa, lo que que terminan en outputs que servirán para la siguiente etapa, lo que constituye un proceso.

La primera etapa la constituye la definición del alcance que tendrá el proyecto, y que será revisado a lo largo del mismo en diversos momentos y circunstancias conforme sea necesario.

En la siguiente diapositiva se presenta el proceso de gestión del alcance de un proyecto, ilustrando las diversas actividades que en él se realizan.

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En una diapositiva posterior se presentan los dos procesos iniciales, el de Recopilación de Requerimientos y el de Definición del Alcance del Proyecto.

Se listan y explican los Inputs, Herramientas y Técnicas así como los Outputs de cada uno de ellos, de acuerdo al PMBOK® 4ª Edición.

El Acta del Proyecto que figura como primer Input del proceso de Recopilación de Requerimientos, es el documento que debería autorizar formalmente un proyecto. El Acta de Constitución del Proyecto determina el origen de los recursos de la organización a ser aplicado a las actividades del proyecto. Puede ser una resolución, decreto o ley o simplemente un documento interno de la entidad u organismo de gobierno.

Las Actas de Proyecto suelen tener el contenido que se indica en la diapositiva siguiente.

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MOTIVOS QUE DAN ORIGEN AL PROYECTO

� Requerimientos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del gobierno, el

INFORMACIONES COMPLEMENTARIAS

� Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad

� Resumen del cronogramaOrganizaciones funcionales y su

expectativas del gobierno, el patrocinador y demás interesados

� Finalidad o justificación del proyecto

� Influencias de los interesados� Autoridad que decide y aprueba

el proyecto y referencia al documento legal de origen.

� Resumen del cronograma� Organizaciones funcionales y su

participación� Condiciones y restricciones,

ambientales y externas de la entidad u organización

� Beneficios que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversión

� Presupuesto resumido

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RECOPILACIÓN DEREQUERIMIENTOS

� 1. Inputs:� Acta del Proyecto� Registro de interesados

� 2. Herramientas y Técnicas:

DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

� 1. Inputs:� Carta del Proyecto

� Documentación de los Requerimientos2. Herramientas y Técnicas:� Entrevistas� Focus groups� Talleres � Técnicas de grupos creativos� Técnicas de grupos de toma de decisión� Cuestionarios y encuestas� Observación� Prototipos

� 3. Outputs:� Documentación de los Requerimientos� Plan de gestión de requerimientos� Matriz de rastreo de los requerimientos

� Documentación de los Requerimientos

� Patrimonio de procesos organizacionales� 2.Herramientas y técnicas:

� Juicio experto

� Análisis de productos

� Identificación de alternativas

� Talleres� 3. Outputs:

� Definición del Alcance del Proyecto

� Actualización de documentos del Proyecto

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� Es muy usual que los patrocinadores de los proyectos, especialmente cuando son políticos

tiendan a atender pedidos de sus electores para ampliar el alcance del proyecto.

� Cabe al Director o Gerente del Proyecto manejar esta situación de manera “política”,

tendrá que hacer concesiones desde que estas no afecten el logro de los objetivos del

proyecto, sin embargo casi siempre estos pedidos de aumento de alcance impactan en el proyecto, sin embargo casi siempre estos pedidos de aumento de alcance impactan en el

tiempo y los recursos.

� Cuando el proyecto tiene un alcance aprobado dentro del marco de un financiamiento

internacional, sea BID o Banco Mundial, el Director o Gerente se escuda en el contrato de

financiación.

� El problema es serio cuando se trata de proyectos financiados con recursos públicos, y es

aquí cuando se debe tener cuidado en que los cambios de alcance tengan la aprobación

legal correspondiente.

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� Tanto la identificación de participantes como la recopilación de requerimientos pueden ser influenciadas por intereses no visibles al inicio, por tal razón ambos procesos deben realizarse con un equipo multidisciplinar y diverso para que se puedan identificar e interpretar los códigos de comunicación que indicarán los reales intereses de los códigos de comunicación que indicarán los reales intereses de los participantes.

� Las herramientas y técnicas de recopilación son usadas a criterio de la Dirección del Proyecto, conforme algunos de estos criterios: el tiempo disponible, la cultura y nivel de educación de la población que va a ser consultada, la cantidad de interesados, etc.

� Es conveniente usar más de una herramienta o técnica para poder contrastar los resultados, y en caso de encontrarse divergencias mayores aplicar otra u otras más hasta que se reduzca el nivel de incertidumbre.

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Interesados en el proyecto Quiénes están incluidos Criterios de éxito del proyecto

Impacto en el éxito del proyecto

Campeones del proyecto �Autoridad a cargo (Presidente,

Ministro, Gobernador, Alcalde)

�Prestigio aumentado

�Servicios y/o productos

entregados

�Resultado conforme ideado

�Muy alto

�Normalmente el

proyecto no se realizaría

sin los campeones

Participantes del proyecto �Ministerios o Departamentos

relacionados (Hacienda, Finanzas,

Planificación, etc.)

�Director del proyecto

�Gerente del Proyecto

�Equipo del Proyecto

�Ingenieros y otros profesionales

�Constructores

�Contratistas

�Proveedores

�Agencias reguladoras

�Abogados

�Completar el proyecto en el

plazo fijado y dentro del

presupuesto

�Alcanzar la mayor parte de

los objetivos – o los más

importantes

�Satisfacer la agenda del

Campeón

�Satisfacer las metas y deseos

de los interesados más

importantes.

�Muy alto

�Los participantes son los

que hacen o impiden el

proyecto

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Interesados en el proyecto Quiénes están incluidos Criterios de éxito del proyecto

Impacto en el éxito del proyecto

Participantes públicos y/o comunitarios

�Miembros de las comunidades

beneficiadas o afectadas

�Grupos de interés

�Líderes políticos, religiosos, étnicos y

sociales

�Beneficio a la comunidad

�Minimización del impacto

social y ambiental

�Satisfacción de intereses

especiales

�Muy alto

�Normalmente requiere

esfuerzos y recursos extra

para atender las

demandas, sociales

�Ambientalistas

especiales

�Parar, atrasar o modificar el

proyecto

�Ganancias con el proyecto

demandas,

preocupaciones y

objetivos de este grupo

tratar de convertirlos en

aliados

Participantes parásitos �Oportunistas

�Activistas

�Fanáticos

�Medios de comunicación

�Oportunidades de

autogratificación y

enaltecimiento

�Oportunidad de promover sus

propias ideas, visiones o

ideología

�Oportunidad de beneficio o

ganancia.

�Muy alto

�Requiere un esfuerzo y

recursos extras para

neutralizar las amenazas

que representan y tratar

de convertirlos en aliados

Ing. Manuel Benítez Codas 14

� Si bien sabemos que difícilmente una alta autoridad de gobierno está exenta de influencias externas al proyecto, que obedecen a intereses políticos y económicos en mayor o menor grado y con mayor o menor impacto en el éxito del proyecto, la Dirección del Proyecto debe tratar de ganar la confianza del patrocinador para conocer los entretelones del ganar la confianza del patrocinador para conocer los entretelones del poder y la política en beneficio del proyecto.

� Es sumamente común también que algunas autoridades relacionadas con el proyecto puedan no tener interés en su éxito, pues eso significaría el aumento de prestigio y poder del patrocinador.

� También es común que la burocracia que libera los recursos tenga calendarios largos y lentos, y si la máxima autoridad a cargo de este tema no está comprometida con el éxito del proyecto, se tendrán serios problemas con los pagos a contratistas y proveedores.

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� El plan para la gestión del proyecto integra y consolida todos los planes de gestión

subsidiarios y las líneas base de los procesos de planificación, e incluye en particular el ciclo

de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicaran en cada fase, y finalmente los resultados de la adaptación realizada por el equipo de dirección del proyecto.

� Al inicio del Proyecto, el plan establece las estrategias y tácticas que serán aplicadas en la ejecución del proyecto enfocadas al logro de los objetivos definidos, sin embargo es necesario estar escrutando proyecto enfocadas al logro de los objetivos definidos, sin embargo es necesario estar escrutando permanentemente el entorno del proyecto verificando los eventuales cambios de actitud de los participantes derivada del cambio de sus intereses.

� La constatación de cambios en las variables que afectan al proyecto pueden conducir a la creación de estrategias emergentes destinadas a encauzar el proyecto tratando de conservar al máximo su alcance, duración y presupuesto.

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� La definición del alcance de un proyecto debe hacerse siguiendo las guías de la Dirección de Proyectos.

� Pero el alcance debe ser negociado con los stakeholders, especialmente se debe tener seguridad stakeholders, especialmente se debe tener seguridad de la voluntad política del patrocinador principal.

� Se debe tomar cuidado con los cambios de alcance motivados por razones políticas y también con las agendas ocultas de los patrocinadores, especialmente cuando se trata de políticos.

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