GESTIÓN DE ADQUISICIÓN BIBLIOGRÁFICA, UN … · procedimiento almacenado PL/SQL que permita...

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN GESTIÓN DE ADQUISICIÓN BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE OPTIMIZACIÓN DE PROCESOSOPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

Lya Hernández P.Lya Hernández P.Bibliotecóloga

Luis Fierro C.Luis Fierro C.Ingeniero (E) Computación e Informática

Julio 2007Julio 2007

INTRODUCCIONINTRODUCCION

GESTION DE ADQUISICION BIBLIOGRÁFICA. (GAB)

Generar los flujos de información para los procesos de adquisición de material bibliográfico para integrarlo al sistemaautomatizado Aleph.

Recepción del material bibliográfico e incorporación en el modulo de adquisiciones.

Una vez definidos los requerimientos, por el equipo de trabajo,se solicita a Sistemas Lógicos la construcción de un procedimiento almacenado PL/SQL que permita relacionar GAB con ALEPH y llevar a cabo de manera transparente la transferencia de información entre ambos sistemas.

GAB automatiza el proceso de adquisición bibliográfica de la Universidad de Concepción, estableciendo canales formales y normados para la obtención de datos por parte de las Facultades, del Departamento de Adquisiciones y de los proveedores del sistema. Además permite generar informes para la gestión y toma de decisión.

INTRODUCCIONINTRODUCCION

Finalmente el desarrollo de la interfaz definida de acuerdo a la estructura de la aplicación en :

- Módulo Administración

- Módulo Docente

- Módulo Delegado Departamental

- Módulo Adquisiciones

- Módulo Informes

- Módulo Proveedores

SITUACION ANTES DEL 2005SITUACION ANTES DEL 2005

Un sistema automatizado de Bibliotecas, ALEPH, sub utilizado y que se integra a los sistemas corporativos para optimizar los recursos existentes .

Poca claridad en los criterios de selección de los libros para la compra anual.

La adquisición de material bibliográfico desvinculada de los procesos automatizados.

Desconocimiento por parte de los docentes de la importancia de aumentar la cantidad de títulos y/ o ejemplares de libros en la Biblioteca.

Lentitud en la generación de informes y reportes de adquisiciones para apoyar la toma de decisiones de la Direcciónde Bibliotecas y de los Directivos de las Facultades.

OBJETIVOSOBJETIVOS

Disminuir los tiempos en la gestión de adquisiciones desde la petición hasta la catalogación.

Promover la participación del docente en la adquisición de material bibliográfico, proporcionando una herramienta que agilice su gestión.

Obtener datos que permitan realizar informes de gestión institucional (evaluación de colecciones, acreditación, etc.).

Integración de Aleph con la plataforma corporativa de sistemas de la Universidad.

SOLUCIONSOLUCION-- PROPUESTAPROPUESTA

� Diseño y construcción de una aplicación que permita automatizar todo el proceso desde el ingreso de las peticiones de los docentes hasta la recepción del material bibliográfico y los inicios de la catalogación. La aplicación debe apoyar directamente al Departamento de adquisiciones de la Dirección de Bibliotecas.

� Integración definitiva con Aleph.

ELEMENTOS A ESTUDIO PARA ELEMENTOS A ESTUDIO PARA GENERAR EL PROYECTOGENERAR EL PROYECTO

Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico

Identificación de los usuarios que participan durante el proceso

Documentos generados

Distribución y ejecución presupuestaria

Informes y reportes

Documentos contables

Conocimiento del sistema automatizado Aleph

Definir los alcances del proyecto

ESTRATEGIA

Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico

Identificación de los elementos que intervienen en los procesos.

Utilización de la metodología de desarrollo de software de la Universidad.

Automatización del proceso de adquisiciones de material bibliográfico desde la selección y petición por parte del docente hasta la pre- catalogación.

Traspasar el máximo de datos a Aleph para seguir la continuidad en los procesos.

Integración real de GAB con el sistema de Biblioteca ALEPH.

ALEPH como producto comercial, implica que el desarrollo de la solución requerida debe quedar sujeta a temas contractuales manejados por Biblioteca Central.

1. Apertura del año presupuestario

2. Elaboración de petición

3. Generación de solicitud departamental

4. Generación de cotización

5. Publicación de cotización

6. Elaboración respuesta de proveedores

7. Ranking y valorización de solicitudes

8. Ajuste presupuestario

9. Emisión de solicitudes de compra

10. Despacho de material solicitado

11. Recepción de material bibliográfico

12. Precatalogación en Aleph

Gestor de Adquisición Gestor de Adquisición Bibliográfica Bibliográfica -- GABGAB

Docentes

Encargado Departamental

Departamento de Adquisiciones

Proveedores

ROLESPETICIÓN

2

3

4

SOLICITUD

COTIZACIÓN

5 6

RESPUESTA

78

9

11

12

10

Sol. Ajustada

RECEPCION

Aleph

PROCEDIMIENTOS

1

COT_EC_FK

CS_COT_FK

CS_SOL_FK

DC_COT_FK

FK_6

FK_7

FK_4

DP_PET_FKDP_TM_FK

DS_SOL_FK

DS_TM_FK

GAB_OC2_FK

DS_DP_FK

FK_10

FK_3

FK_5

FK_9

MC_DC_FK

MC_RC_FK

MF_MEN_FK

MF_FUN_FK

GAB_ORDENES_COMPRA_FK

OC_EOC_FK

PER_FUN_FK

PET_EP_FK

PD_PF_FK

PF_AGN_FK

RC_ER_FK RC_PRO_FK

AGN_SOL_FK

SOL_ES_FK

GAB_ACCESOS

IDEMAILRUTIPBROWSERFECHAHORAOBSERVACION

NUMBER(10)VARCHAR2(50)VARCHAR2(10)VARCHAR2(20)VARCHAR2(120)DATEVARCHAR2(20)VARCHAR2(120)

<pk>

GAB_AGNOS

AGNOVIGENTE

NUMBER(4)VARCHAR2(1)

<pk>

GAB_AUDIT_SOLICITUDES

IDID_SOLICITUDRUTESTADOFECHA

NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(9)NUMBER(10)DATE

<pk>

GAB_COTIZACIONES

IDESTADOFECHA_COTIZACION

NUMBER(10)NUMBER(10)DATE

<pk><fk>

GAB_COTIZ_SOLICITUDES

ID_SOLICITUDID_COTIZACION

NUMBER(10)NUMBER(10)

<pk,fk2><pk,fk1>

GAB_DEPTOS_ASIGNADOS

CODIGO_DEPTORUTFECHA_INICIOFECHA_TERMINO

NUMBER(10)VARCHAR2(9)DATEDATE

<pk><pk>

GAB_DETALLE_COTIZACIONES

ID_COTIZACIONISBNCANTIDADFECHA_REGISTROANULADO

NUMBER(10)VARCHAR2(15)NUMBER(10)DATENUMBER(1)

<pk,fk><pk>

GAB_DETALLE_DR

DDR_IDDDR_DOC_IDDDR_DR_IDDDR_ESTADODDR_CANTIDADDDR_ISBN_INICIALDDR_TITULODDR_AUTORDDR_EDITORIALDDR_AGNODDR_PRECIODDR_DR_TIPODDR_DR_OC_IDDDR_ISBN_FINALDDR_PRECATALOGADODDR_FECHA_PROCESAMIENTO

NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(15)VARCHAR2(240)VARCHAR2(240)VARCHAR2(240)NUMBER(4)NUMBER(12,3)NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(15)VARCHAR2(1)DATE

<pk><fk1><fk3><fk2>

<fk3><fk3>

GAB_DETALLE_PETICIONES

IDID_PETICIONID_SOLICITUDID_DETALLE_SOLICITUDISBNTITULOAUTOREDITORIALAGNOCANTIDADCOD_ASIGCOD_CARTIPO_MATERIALVALIDOFECHA_REGISTRO

NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(15)VARCHAR2(100)VARCHAR2(100)VARCHAR2(100)NUMBER(4)NUMBER(10)NUMBER(6)NUMBER(4)NUMBER(10)VARCHAR2(1)DATE

<pk><fk1>

<fk2>

GAB_DETALLE_SOLICITUDES

IDID_SOLICITUDRUTISBNTITULOAUTOREDITORIALAGNOCANTIDADCOD_ASIGCOD_CARTIPO_MATERIALVALIDOFECHA_REGISTROPRECIO_COTIZADOCANTIDAD_INICIALID_ORDEN_COMPRACANTIDAD_RECEPCIONADAPRECIO_RECEPCIONADONRO_FACTURAFECHA_RECEPCIONID_DETALLE_PETICIONESTADO_OC

NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(9)VARCHAR2(15)VARCHAR2(240)VARCHAR2(240)VARCHAR2(240)VARCHAR2(240)NUMBER(10)VARCHAR2(6)NUMBER(4)NUMBER(10)VARCHAR2(1)DATENUMBER(12,3)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(12,3)NUMBER(10)DATENUMBER(10)NUMBER(10)

<pk><fk2>

<fk3>

<fk4>

<fk5><fk1>

GAB_DR

DR_IDDR_TIPODR_ESTADODR_OC_IDDR_FECHA_EMISIONDR_FECHA_RECEPCIONDR_FECHA_VENCIMIENTODR_DOCUMENTO_FINAL

NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)DATEDATEDATENUMBER(1)

<pk><pk,fk3><fk1><pk,fk2>

GAB_ESTADO_COTIZACIONES

IDNOMBREDESCRIPCION

NUMBER(10)VARCHAR2(50)VARCHAR2(100)

<pk>

GAB_ESTADO_DETALLE_DR

EDD_CODIGOEDD_NOMBREEDD_DESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_DETALLE_OC

EDO_CODIGOEDO_NOMBREEDO_DESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_DR

EDR_CODIGOEDR_NOMBREEDR_DESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_ORDENES_COMPRA

ID_EOCNOMBREDESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_PETICIONES

IDNOMBREDESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_RESPUESTAS

IDNOMBREDESCRIPCION


<pk>

GAB_ESTADO_SOLICITUDES

IDNOMBREDESCRIPCION


<pk>

GAB_FAQ

IDORDENTIPOPREGUNTARESPUESTA

NUMBER(5)NUMBER(5)NUMBER(5)VARCHAR2(512)VARCHAR2(512)

<pk>

GAB_FUNCIONES

IDNOMBREURLORDEN

NUMBER(10)VARCHAR2(70)VARCHAR2(70)NUMBER(5)

<pk>

GAB_ISBN

IDURLORDENDESCRIPCION

NUMBER(5)VARCHAR2(100)NUMBER(5)VARCHAR2(250)

<pk>

GAB_ISBN_ALEPH

ISBNORIGENCANTIDADADMBIB

VARCHAR2(15)VARCHAR2(15)NUMBER(10)CHAR(9)CHAR(9)

<pk>

GAB_MATERIALES_COTIZADOS

ID_COTIZACIONISBNID_RESPUESTAPRECIOPRECIO_EN_PESOSRANKING

NUMBER(10)VARCHAR2(15)NUMBER(10)NUMBER(12,3)NUMBER(10)NUMBER(3)

<pk,fk1><pk,fk1><pk,fk2>

GAB_MENSAGES

IDTEXTO

NUMBER(5)VARCHAR2(512)

<pk>

GAB_MENU

IDNOMBREDESCRIPCIONORDENURL

NUMBERVARCHAR2(50)VARCHAR2(100)NUMBER(5)VARCHAR2(70)

<pk>

GAB_MENU_FUNCIONES

ID_MENUID_FUNCION

NUMBERNUMBER(10)

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GAB_ORDENES_COMPRA

IDID_COTIZACIONCOD_PROVEEDORFECHA_GENERACIONOBSERVACIONESTADO

NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(50)DATEVARCHAR2(300)NUMBER(10)

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<fk1>

GAB_PERMISOS

RUTFUNCION

VARCHAR2(50)NUMBER(10)

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GAB_PETICIONES

IDRUTCOD_DEPTOFECHA_PETICIONESTADOOBSERVACION

NUMBER(10)VARCHAR2(9)VARCHAR2(10)DATENUMBER(10)VARCHAR2(300)

<pk>

<fk>

GAB_PPTO_DEPTOS

AGNOCOD_FACCOD_DEPTOMONTO_ASIGNADOMONTO_COMPROMETIDOMONTO_EJECUTADO

NUMBER(4)VARCHAR2(10)VARCHAR2(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)

<pk,fk><pk,fk><pk>

GAB_PPTO_FACULTADES

AGNOCOD_FACMONTO_ASIGNADOMONTO_COMPROMETIDOMONTO_EJECUTADO

NUMBER(4)VARCHAR2(10)NUMBER(10)NUMBER(10)NUMBER(10)

<pk,fk><pk>

GAB_PROVEEDORES

CODIGONOMBREEMAILDIRECCIONPAISVIGENTEFECHA_REGISTRORUTCONTACTO

VARCHAR2(50)VARCHAR2(100)VARCHAR2(50)VARCHAR2(300)VARCHAR2(70)VARCHAR2(1)DATEVARCHAR2(15)VARCHAR2(100)

<pk>

GAB_RESPUESTA_COTIZACIONES

IDID_COTIZACIONCOD_PROVEEDORESTADOFECHA_RESPUESTAFECHA_VALIDEZ_COTPLAZO_ENTREGAMONEDAOBSERVACION

NUMBER(10)NUMBER(10)VARCHAR2(50)NUMBER(10)DATEDATENUMBER(3)VARCHAR2(10)VARCHAR2(1000)

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GAB_SOLICITUDES

IDRUTCOD_DEPTOFECHA_SOLICITUDESTADOOBSERVACIONAGNO_PPTO

NUMBER(10)VARCHAR2(9)VARCHAR2(10)DATENUMBER(10)VARCHAR2(300)NUMBER(10)

<pk>

<fk2>

<fk1>

GAB_TIPO_DR

TDR_CODIGOTDR_NOMBRETDR_DESCRIPCION


<pk>

GAB_TIPO_MATERIALES

IDNOMBREDESCRIPCION


<pk>

GAB_TIPO_MONEDAS

CODIGONOMBRE

VARCHAR2(10)VARCHAR2(50)

<pk>

TEMP_ALEPH

IDISBNADMBIBSTATUSFECHA

NUMBER(5)VARCHAR2(15)CHAR(9)CHAR(9)VARCHAR2(100)DATE

<pk>

RECEPCIONES

SOLICITUDES

PETICIONES

ADMINISTRACIÓN

RESPUESTAPROVEEDORES

COTIZACIONES

Modelo de Datos GABModelo de Datos GAB

USM01

UCO50

UCO01

Base de DatosAleph

GAB

Base de DatosCorporativa UdeC

Procedimiento PL/SQL desarrollado por Grupo Sistemas

Lógicos

Integración con Integración con AlephAleph

Características TécnicasCaracterísticas Técnicas

• Plataforma de desarrollo– PHP 4.3.9

• JSON 1.2.1• ADODB Library for PHP4

– Servidor Apache 2.0.52– Base de datos Oracle 10G

• 33 procedimientos administrativos desarrollados e implementados– Administrador (03)– Docentes (01)– Delegados (05)– Adquisiciones (11)– Informes (07)– Manual de Ayuda (04)– Contacto (02)

• Estructura de la Base de Datos– 39 Tablas– 13 Secuencias– 05 Triggers– 07 Sinónimos– 08 Procedimientos almacenados– 04 Database links

IMPACTO

� Administración segura y confiable en los procesos y documentos de adquisición de material bibliográfico

� Integración real con el sistema automatizado de Bibliotecas ALEPH

� Eliminación del proceso de pre-catalogación y reemplazado por un proceso automático de traspaso de datos GAB hacia Aleph

� Satisfacción del alumno por el incremento de textos de las bibliografías básica y complementarias.

� Incidencia positiva en las acreditaciones de carreras y acreditación institucional

� Establecimiento de un canal formal y normado para la obtención de datos por parte de las Facultades y el material solicitado

� Agilidad frente a la interacción establecida entre el Departamento de Adquisiciones y proveedores

� Generar economías por compras masivas y con licitación

IMPACTO

Ventajas para Catalogación:

� Se traspasan los datos y se genera automáticamente la pre-catalogación con los respectivos números bibliográficos y administrativos de cada registro.

�El sistema Aleph es capaz de reconocer el ISBN de un registro existente en la base y no duplica, sino que, lo indica como copia .

DIFICULTADES

�Desconocimiento del significado e importancia del ISBN de los participantes en el proceso

�Complejidad en la estructura del Sistema automatizado Aleph.

�Listar y explicar términos no-técnicos

�Temor al cambio

�Utilización de políticas y procedimientos en cada facultad

�Errores en la respuesta de los proveedores

�Recepción de libros equivocados, por errores en los ingresos en las peticiones

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