Gestión del Alcance del Proyecto · Plan de Gestion del Alcance Proyecto cambio de software...
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Gestión del Alcance del Proyecto
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Gestión del Alcance en el Proyecto
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Alcance del Producto y del Proyecto
• Alcance del Producto: Son las funcionalidades y atributos que tendrá el producto, bieno servicio que va a producir el proyecto.
Ejemplo: Se requiere una bodega que tenga capacidad de 1,000 metros cuadrados.
• Alcance del Proyecto: Se refiere a las funcionalidades propias del proyecto.
Ejemplo: La empresa trabaja con estándares de seguridad industrial, y se espera queantes de comenzar el proyecto todos los contratistas reciban capacitación enseguridad.
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Ciclo de Vida Adaptativo
• Metodologías Agiles como Scrum, Agile, etc..
• Responden a niveles altos de cambio
• Se maneja involucramiento continuo de los interesados (stakeholders)
Requisitos y Trabajos a
Realizar
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT/WBS
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Ciclo de Vida Predictivo
• Responden a proyectos en los cuales los requisitos generalmente están establecidosdesde un inicio
• El involucramiento de los interesados (stakeholders) puede no ser continuo
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT/WBS
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Características de los Requisitos
• Especifico (Specific): La definición de un requisito ha de ser comprensible y no darlugar a error, llegando a una única interpretación.
• Medible (Measurable): Que pueda indicar un progreso o avance
• Alcanzable (Attainable): Tiene que ser realista y alcanzable
• Relevante (Relevant): Su consecución debe ser necesaria para la entrega y suaportación de valor para el proyecto
• Cronometrable (Time Based): Tiene que poder ser cuantificable en cuanto tiempo sealcanzará
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Resumen Plan de la Dirección del Proyecto
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Plan de la Gestión de los Interesados
Plan de la Gestión de las Adquisiciones
Plan de la la Gestión de los Riesgos
Plan de la Gestión del de las Comunicaciones
Plan de la Gestión de los Recursos
Plan de la Gestión de la Calidad
Plan de la Gestión del Costo
Plan de la Gestión del Cronograma
Plan de la Gestión del Alcance
Plan General de la Dirección del Proyecto (Integrado)
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Elaborar el Plan Subsidiario del Manejo del Alcance
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• El Plan para el Manejo del Alcance:
Son las reglas del juego de como administraremos la Gestión delAlcance durante el proyecto
• El Plan de la Gestión de los Requerimientos:
Indica como serán analizados, documentados y manejado losrequisitos.
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Elaborar el Plan De Gestión del Alcance
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• Como se preparará la declaración del alcance detallada• Como se preparará la EDT/WBS a partir de la declaración del
alcance.• Como será manejada y aprobada la EDT/WBS• Como serán recibidos los entregables del proyecto• Como serán procesadas las solicitudes de cambio
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Ejemplo del Plan del Manejo del Alcance
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Proyecto
Como se preparará la
declaración del Alcance
detallada
Como se preparará la EDT a
partir de la declaración del
Alcance
Como sera mantenida y
aprobada la EDT
Como seran recibidos los
entregables del proyecto
Como seran procesadas las
solicitudes de cambio
1. Las solicitudes de cambio, las podran realizar los usuarios que probaran el sistema, y deberan de ser
autorizadas por un gerente funcional
2. Luego los gerentes funcionales traeran las solicitudes al Comite de Cambios, y estos evaluaran si se
realiza o no
3. Al usuario que solicito el cambio, el gerente funcional de su area le informara la semana siguiente si
fue aprobada su solicitud, cuando se espera tenerla o porque no fue aprobada
1. Todos los requerimientos tanto de producto como del proyecto se enumeraran y luego se clasificaran
2. Luego que esten clasificados en grupos, se ordenaran cronologicamente
3. Cuando esten todos los requerimientos, clasificados y ordenados cronologicamente, se decidira
cuales si se podran hacer y cuales no
1. Cuando ya hayamos decidido que requerimientos, si van y cuales no, se agruparan
2. Cuando se tengan todos, seran mapeados y posteriormente creados en una EDT
3. Esta EDT, similar a la declaracion del Alcance detallada , sera aprobada por los gerentes de manera
unanime
1. Los entregables seran asociados en la EDT, se verificara, que las nuevas pantallas realicen lo mismo
que las anteriores, eso lo validara cada usuario
2. Los usuarios que probaran el sistema, seran definidos por los gerentes funcionales, los cuales tendran
la potestad de decidir si una pantalla o reporte esa Ok
3. Se tendra un check list de pantallas y reportes por cada usuario
Plan de Gestion del Alcance
Proyecto cambio de software administrativo de cliente-servidor a web1. Nos reuniremos con los Gerentes Funcionales, todas las semanas, 1 hora diaria de 8:00-9:00, durante
2 meses
2. Cada gerente funcional presentara las pantallas, los reportes y los procesos que utiliza en esete
momento
3. Se presentaran los procesos que se seguiran en el nuevo sistema
4. Los gerentes aprobaran los procesos por unanimidad
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Elaborar el Plan Subsidiario del Manejo del Alcance
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El Plan de la Gestión de los Requerimientos:
• Como serán las actividades planeadas, como se les daráseguimiento y como serán reportadas en base a losrequerimientos
• Cual será el proceso de priorización de los requerimientos• Como serán manejados los métricos de los requerimientos• Cual será la estructura de trazabilidad para poder darle
seguimiento
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Ejemplo del Plan de Gestión de los Requisitos
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Proyecto
Como seran las actividades
planeadas, como se les dara
seguimiento y como seran
reportadas en base a los
requerimientos
Cual sera el proceso de
priorizacion de los
requerimientos
Como seran manejados los
metricos de los requerimientos
Cual sera la estructura de
trazabilidad, para poder darle el
seguimiento
1. Cuando ya hayamos decidido que requerimientos, si van y cuales no, se agruparan
2. Cuando se tengan todos, seran mapeados y posteriormente creados en una EDT
3. Esta EDT, similar a la declaracion del Alcance detallada , sera aprobada por los gerentes de manera
unanime, pero de manera grafica estilo organigrama
1. Los entregables seran asociados en la EDT, se verificara, que las nuevas pantallas realicen lo mismo
que las anteriores, eso lo validara cada usuario
2. Los usuarios que probaran el sistema, seran definidos por los gerentes funcionales, los cuales tendran
la potestad de decidir si una pantalla o reporte esa Ok
3. Se tendra un check list de pantallas y reportes por cada usuario
Plan de Gestion de los Requisitos
Proyecto cambio de software administrativo de cliente-servidor a web1. Las actividades dentro del cronograma, haran referencia a un numero de requerimiento, el cual
tendra su correspondiente documentacion, y se le dara seguimiento a traves de la matriz de trazabilidad
de requisitos.
1. Se priorizaran las actividades de la siguiente manera: 1. Urgentes: Hay que realizarlas, dentro del
cronograma y se debera de hacer el esfuerzo para no atrasarse; 2. Importantes: Hay que realizarlas, se
pueden atrasar en base a lo que se opine en las reuniones semanales; 3. Actividades a Realizar: Se
deben de realizar, sin embargo queda a criterio del Project Manager cuando se realizaran. 4.
Actividades optativas: Seria bueno que se hicieran si se puede, sin embargo si no el PM determina cuales
si y cuales no
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Elaborar la Línea Base del Alcance
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Proceso Descripción
Recopilar Requisitos Es definir y documentar las necesidades de todos los interesados(stakeholders) a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el AlcanceEs desarrollar una descripción detallada de los requisitos que serealizarán en el proyecto en la forma de un documento
Crear la EDT/WBSConsiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyectoen componentes mas pequeños y fáciles de manejar.
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Elaborar la Línea Base del Alcance
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Recopilar Requisitos
Definir El Alcance
Crear la EDT (WBS)
Elaborar la Línea Base del Alcance
Alcance
Planificación
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Que nos puede servir para hacerlo?
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• Acta de Constitución del Proyecto
• Plan de Gestión del Alcance:• Plan de Manejo del Alcance• Plan de Gestión de los Requisitos
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Que nos puede servir para hacerlo? (Entradas)
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• Plan de Involucramiento de los Interesados: Reglas del juego sobre comomanejaremos a todos los interesados en el proyecto para involucrarlos
• Registro de Interesados (Stakeholders): Este es usado para identificar a losInteresados (Stakeholders) que nos proveerán de la información sobre losrequerimientos.
Interesado Grupo Individual InterésBajo
InterésMedio
InterésAlto
InfluenciaBaja
InfluenciaMedia
InfluenciaAlta
Gobierno NacionalLocal
MinistrosDiputadosAlcaldes
XX
X
XXX
Medios InternacionalesNacionalesLocales
Reporteros X X
Asociaciones NacionalesLocales
X X
ONG’s EcologistasMineros
Representantes
X X
Comunidad VecinosOtras Empresas
XX X
X
Colaboradores OperativosGerentes
XX
XX
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Ejemplo de un Registro de Interesados
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No. Nombre Puesto Organizacion Telefono Directo Email Skype Celular
Posicion
Actual
Posicion
Deseada
Poder
(1-10)
Influencia
(1-10) Comentarios
1 Juan Perez
Auxiliar
Contable Acme +502 2331 4552 [email protected] jperez +502 5545 4578 En contra Neutral 1 3
Considera que es mucho el trabajo a realizar en la
implementacion
2 Pedro Lopez
Gerente
Financiero Acme +502 2331 4550 [email protected] plopez +502 5512 2578 A favor Lider 8 9
Ve que habran mas controles en todas las
transacciones financieras
3 Joel Bonilla
Encargado
de Compras Acme +502 2331 4560 [email protected] jbonilla +502 5512 2574 Neutral A favor 4 5
No hemos sabido identificarlo, pero es un empleado
de mucho tiempo
4
Rafael
Salguero
Gerente de
Compras Acme +502 2331 4590 [email protected] rafaelsa +502 5512 2577 A favor Lider 7 8
Ve que habran mas controles sobre las compras y
sobre los contatistas, quiere que coticen en linea
5
Jorge
Romero
Auxiliar
Tecnologico Acme +502 2331 4578 [email protected] jromero +502 5512 2573 A favor A favor 3 4
Le gusta el cambio, considera que lo ayudara en sus
conocimientos
6
Saul
Gonzalez
Gerente de
Tecnologia Acme +502 2331 4512 [email protected] saulgonz +502 5512 2579 Lider Lider 9 9
Considera un reto el realizar la implementacion, el
Gerente General le confia bastante
7
Ramiro
Alvarez
Analista de
Mercadeo Acme +502 2331 4555 [email protected] ramiroal +502 5512 2572 A favor A favor 2 2
Ve que el nuevo sistema le brindara mas reportes y le
ayudara en el trabjao
8 Silvia Perez
Gerente de
Mercadeo Acme +502 2331 4588 [email protected] silviape +502 5512 2577 Lider Lider 7 7
Ve el nuevo sistema como un aliado para obtener
mayores datos e informacion
9
Andrea
Ramirez Vendedor Acme +502 2331 4545 [email protected] andreara +502 5512 2571 En contra Neutral 1 6
No cree en los controles ni en informar los datos de
los clientes
10
Jorge
Zaldaña
Gerente de
Ventas Acme +502 2331 4599 jorge.zaldañ[email protected] jorgezal +502 5512 2576 A favor Lider 6 7
Espera tener mas informacion de los clientes y verla
en cualquier momento y en cualquier lugar
11
Pedro
Ramirez
Gerente de
Ventas Grupo Mega +502 2887 5450
pedro.ramirez@grupo
mega.com pedroram +502 5512 2575 En Contra Neutral 5 7
El quiere que se mantenga el sistema actual, son los
proveedores del mismo
Registro de Interesados al 20/Mar/2017
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Con qué herramientas recopilamos requisitos?
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• Entrevistas: Son reuniones formales o informales individuales que se tienencon los interesados (stakeholders) para obtener información de los requisitos.
• Focus Group: Son reuniones grupales que se tienen con interesados(stakeholders) precalificados, expertos o usuarios para informarnosdirectamente de sus expectativas y actitudes sobre el producto o servicio.
• Talleres Facilitados: Se les llama así a las reuniones que se tienen condiferentes interesados para reconciliar diferencias entre ellos.
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Con qué herramientas recopilamos requisitos?
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Técnicas de Creatividad Grupal:1. Lluvia de Ideas: Es una técnica para recopilar ideas, la única
condicionante es que no se rechazará ninguna idea.2. Técnica de Grupo Nominal: Es una especie de técnica de lluvia de
ideas, pero con un proceso de votación para poder clasificar lasmejores ideas.
3. Mapeo de Ideas o Mapas Mentales: Se utiliza junto con la lluvia deideas solo que se van ordenando las diferentes ideas en un árbol.
4. Diagrama de Afinidad: Permite asociar diferentes ideas por grupospara revisión y análisis.
5. Análisis de Decisión Multicriterio: Esta técnica utiliza una matrizpara poder realizar un análisis en base a diferentes criterios talescomo niveles de riesgo, incertidumbre, y valuación. A veces se leconoce como Matriz de Decisión
1
2
3 4 5
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Con qué herramientas recopilamos requisitos?
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• Prototipos: Es una manera de obtener retroalimentación proveyendo un
modelo de lo que se espera obtener (producto o servicio final).
• Benchmarking: Implica comparar lo que haremos con los estándares de la
industria, y generando ideas para mejorarlo.
• Análisis de la Documentación: Se utiliza para evaluar la documentación
existente y buscar requerimientos dentro de esta.
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Con qué herramientas recopilamos requisitos?
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• Cuestionarios y Encuestas: Es un conjunto de preguntas diseñados pararápidamente acumular información de una gran cantidad de entrevistados.
• Observaciones: Es una manera de “ver” lo que hace una persona para determinarel proceso. Puede ser solo como “observador” o también como “participante”.
• Técnicas de Toma de Decisiones:• Unanimidad: Es cuando se llega a un consenso y están todos de acuerdo.• Mayoría: Es cuando mas del 50% están de acuerdo en una decisión• Pluralidad: En una decisión múltiple es cuando un grupo esta de acuerdo en
una opción aunque no sea el 50%.• Dictatorial: Es cuando un individuo toma la decisión por el grupo.
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Que obtendremos?
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• Documentación de Requisitos: Nos permite trasladar las necesidades delnegocio en requerimientos individuales. Estos deben de ser: medibles,comprobables, consistentes y aceptados por los interesados (stakeholders).
Proyecto
Fecha
Departamento
Requisito No SC-001
Requisito No SC-001 En estas opciones para el cliente, este tambien podra llenar una encuesta cuando lo desee. Esta
pantalla solo permitira agregar datos, y se debe ingresar lo siguiente: Numero de Factura
(opcional), fecha (necesario), Estado: 1-Completamente Insatisfecho, 2-Insatisfecho, 3-ni
insatisfecho ni contento, 4-contento, 5-muy contento; Observaciones: seria un comentario largo;
Datos de Contacto: Email y/o celular
Documentacion de Requisitos
20-abr-17
Aprovechando el cambio de tecnologia, se desea que los clientes de la empresa retail puedan
ingresar a consultar articulos que tengamos a la venta. Esta consulta debera tener lo siguiente:
Filtros: Departamento, Nombre (opcional), Rango de Precios (Opcional); adicionalmente debera de
permitir mostrar en rangos de 10 articulos. Para ingresar a esta pantalla el cliente tendra que
ingresar su usuario y contraseña en una pantalla anterior
Proyecto cambio de software administrativo de cliente-servidor a web
Servicio al Cliente
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Que obtendremos?
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• Matriz de Trazabilidad: Es un listado que cruza los requerimientos conentregables y se le puede dar seguimiento para determinar si elrequerimiento ha recibido respuesta o no.
Proyecto
Fecha
Nombre Fecha Nombre Fecha Nombre Fecha Nombre Fecha
SC-001 Pantalla de
Consulta de Articulos
del cliente
Mejorar la Comunicacion /
Satisfaccion con el Cliente Desarrollo del Sistema Media Juan Perez 10-mar-17 Luis Lopez 15-mar-17 Valerie Sosa 21-may-17
SC-002 Encuesta de
Satisfaccion al cliente
Mejorar la Comunicacion /
Satisfaccion con el Cliente Desarrollo del Sistema Alta Pedro Lopez 12-mar-17 Pedro Ramirez 18-mar-17 Valerie Sosa 15-may-17
Estatus de la
Comunicacion
Prioridad
Proyecto cambio de software administrativo de cliente-servidor a web
Matriz de Trazabilidad
20-abr-17
Solicitado Autorizado No autorizado
EDT relacionadoNecesidad, Objetivo, MetaRequerimiento
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Resumen – Recopilar Requisitos
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• A partir del Acta de Constitución, de los diferentes planes y del registro de losinteresados (stakeholders) comenzamos a recopilar los requisitos
• Se utilizan diferentes herramientas para recopilar los requisitos con todos losinteresados, así como de fases y proyectos anteriores
• Ya que los recopilamos tendremos:1. La documentación detallada de todos los requisitos que tienen que ser:
Especifico, Medible, Alcanzable, Relevante y Cronometrable2. Matriz de trazabilidad para poder darle seguimiento dentro del
proyecto a los requisitos que si se realizaran y comunicar y documentarlos requisitos que no se realizaran
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Elaborar la Línea Base del Alcance
28
Recopilar Requisitos
Definir El Alcance
Crear la EDT (WBS)
Elaborar la Línea Base del Alcance
Alcance
Planificación
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Con que contamos para hacerlo?
29
Consiste en desarrollar una descripción detallada delproducto y del proyecto
• Acta de Constitución• Plan para la Gestión del Alcance• Registro de Supuestos• Documentación de Requisitos• Registro de Riesgos
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Como lo hacemos?
30
Análisis del Producto: Se puede utilizar para definir productos y servicios.Incluye lo siguiente:
• Desglose del producto• análisis de requisitos• análisis de sistemas• ingeniería de sistemas• análisis de valor• ingeniería de valor.
Juicio de Expertos: Se refiere a las personas que han trabajado en proyectosanteriores o a los que estén trabajando en el proyecto actual.
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Que obtendremos? (Salidas)
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Enunciado del Alcance del Proyecto: Es la descripción detallada del alcance,entregables principales, supuestos y restricciones. Esto incluye el alcance delproyecto y en algunos casos del producto. Al decir detallado, nos referimos a lascaracterísticas del proyecto a mayor detalle y de cada requisito.
Diferencias entre Acta de Constitución y Enunciado Detallado del Alcance del proyecto
Acta de Constitución Enunciado Detallado del Alcance del Proyecto
1. Propósito o Justificación del Proyecto2. Objetivos Medibles3. Requerimientos de Alto Nivel4. Descripción del Proyecto a Alto Nivel5. Riesgos de Alto Nivel6. Hitos Principales7. Resumen del Presupuesto8. Lista de Interesados (Stakeholders)9. Requerimientos de Aprobación10. Nivel de Autoridad y designación del PM11. Nivel de Autoridad del Patrocinador (Sponsor)
1. Descripción Detallada del Alcance (Elaborado Progresivamente para el proyecto)
2. Criterios de Aceptación del Proyecto3. Entregables del Proyecto4. Exclusiones del Proyecto5. Restricciones del Proyecto6. Supuestos del Proyecto
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Ejemplo de un Enunciado Detallado del Alcance del Proyecto
32
Descripcion Detallada del Proyecto
Criterios de Aceptacion
Entregables del Proyecto
Exclusiones del Proyecto
Restricciones del Proyecto
Supuestos del Proyecto
Las herramientas que se utilizaran para desarrollar seran
exclusivamente Microsoft
Los programadores cuentan con las habilidades necesarias para
migrar de cliente-servidor a un sistema web
Enunciado Detallado del Alcance del ProyectoRealizar un cambio de sistema administrativo a uno que sea
100% web. Esto con la finalidad que el sistema pueda ser usado
por cualquier colaborador desde cualquier lugar con conexion a
internet y desde cualquier dispositivo
Que todos los colaboradores puedan trabajar en modalidad
work-from-home, desde cualquier computadora, tablet o
telefono y desde cualquier navegador
Se tienen que revisar todas las pantallas, procesos y reportes del
sistema anterior, y tiene que brindar lo mismo que el sistema
cliente-servidor
1. Programas fuente
2. diagrama entidad-relacion
3. reportes
4. codigos de acceso a la nube
5. Manuales o Videos Tutoriales
Definicion de los datos y creacion de los procesos por la
empresa desarrolladora
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Resumen – Definir el Alcance
33
• A partir del Acta de Constitución, de los diferentes planes, del registro de lossupuestos, de la documentación de los requisitos definimos el alcance
• Ya que realizamos un análisis del producto/proyecto decidimos con el equipode trabajo cual será el enunciado del alcance del proyecto.
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Elaborar la Línea Base del Alcance
34
Recopilar Requisitos
Definir El Alcance
Crear la EDT (WBS)
Elaborar la Línea Base del Alcance
Alcance
Planificación
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Crear la EDT (WBS)
35
• Es una descomposición jerárquica, que parte del enunciado del alcance delproyecto
• Orientada al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, paralograr los objetivos y crear los entregables requeridos.
• Organiza y define el alcance total al subdividir el trabajo en porciones detrabajo más pequeñas y fáciles de manejar, llamados paquetes de trabajo,que pueden programarse, costearse, supervisarse y controlarse.
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Importancia de la EDT en la Gestion de Proyectos
36
• La EDT es de vital importancia para los proyectos
• Prácticamente todo lo que sucede posteriormente a la creación de la EDT, estarelacionado con la misma.
• Los riesgos son identificados por paquetes de trabajo, los recursos son asignados porpaquetes de trabajo, la comunicación, los costos, las adquisiciones, los interesados, lacalidad también.
EDT
Listado de Actividades Diagrama de
Red
Recursos
Presupuesto
Estimaciones
Gestión de Riesgos
Gestión de la Calidad
Control del Proyecto
Cronograma
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Crear la EDT (WBS)
37
Nivel Descripción
Primer Pueden ser las fases, o subproyectos (también se le llaman Cuentas de Control)
Segundo Puede ser a nivel de manejo del proyecto (Inicio, Plan, Ejecución, Seguimiento,Cierre). O pueden ser las diferentes agrupaciones del producto
TerceroSubtareas, Paquetes de Trabajo, lo mas importante es claridad para poder ver todoel trabajo y el 100% del trabajo debe ser elaborado por la tarea
Cuarto
Quinto
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Crear la EDT (WBS)
38
• Es recomendable codificarlo. Ejemplo: 4.1.1 Diseñar el software. (Permite elseguimiento de manera mas fácil)
• No se debe llegar a nivel de tareas si no de paquetes de trabajo• Enfocarse en entregables principales• Lo ideal es que puedan ser asignados, controlados y manejados• Algunas preguntas pueden ser:
• Pueden ser asignados el costo y el tiempo?• El resultado puede ser verificable o medible?• La asignación sobrepasa un periodo a reportar? (8-80 horas)
• Establecer puntos de control donde sea necesario
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Diferentes enfoques para crearla
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• Utilizando las fases de ciclo de vida del proyecto• Utilizando los entregables principales• Incorporando componentes que puedan desarrollar organizaciones
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Diferentes enfoques para crearla
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• Utilizando las fases de ciclo de vida del proyecto• Utilizando los entregables principales• Incorporando componentes que puedan desarrollar organizaciones
externas
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Ejemplo de una EDT
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1 Cambio de Sistema Cliente-Servidor a Web
1.2 Revisión del Sistema Actual
1.4 Desarrollo 1.5 Plan Piloto1.6 Puesta en Marcha
1.8 Finalización
1.5.1 Contabilidad
1.5.2 Ventas
1.5.3 Servicio al Cliente
1.5.4 Caja
1.2.1 Pantallas
1.2.2 Reportes
1.3.3 Procesos
1.6.1 Seguimiento Semana 1
1.6.2 Seguimiento Semana 2
1.1 Planeación 1.3 Análisis 1.7 Entrega
1.3.1 Pantallas
1.3.2 Reportes
1.4.3 Procesos
1.4.1 Pantallas
1.4.2 Reportes
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Ejemplo de una EDT en Microsoft Project
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Elaborar la Línea Base del Alcance
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Recopilar Requisitos
Definir El Alcance
Crear la EDT (WBS)
Elaborar la Línea Base del Alcance
Alcance
Planificación
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Que obtendremos? (Salidas)
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Línea Base del Alcance: Es la versión inicial aprobada del alcanceque incluye lo siguiente:
• Enunciado del Alcance del Proyecto: Es la descripción delalcance del proyecto, entregables principales, suposiciones yrestricciones.
• EDT (WBS): Es el desglose jerárquico de los grupos de tareas.
• Diccionario de la EDT: Es un documento detallado que proveedetalles de los entregables, actividades, cronograma einformación relevante de cada componente de la EDT (WBS).
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Ejemplo de Declaración Detallado del Alcance del Proyecto
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Descripcion Detallada del Proyecto
Criterios de Aceptacion
Entregables del Proyecto
Exclusiones del Proyecto
Restricciones del Proyecto
Supuestos del Proyecto
Las herramientas que se utilizaran para desarrollar seran
exclusivamente Microsoft
Los programadores cuentan con las habilidades necesarias para
migrar de cliente-servidor a un sistema web
Enunciado Detallado del Alcance del ProyectoRealizar un cambio de sistema administrativo a uno que sea
100% web. Esto con la finalidad que el sistema pueda ser usado
por cualquier colaborador desde cualquier lugar con conexion a
internet y desde cualquier dispositivo
Que todos los colaboradores puedan trabajar en modalidad
work-from-home, desde cualquier computadora, tablet o
telefono y desde cualquier navegador
Se tienen que revisar todas las pantallas, procesos y reportes del
sistema anterior, y tiene que brindar lo mismo que el sistema
cliente-servidor
1. Programas fuente
2. diagrama entidad-relacion
3. reportes
4. codigos de acceso a la nube
5. Manuales o Videos Tutoriales
Definicion de los datos y creacion de los procesos por la
empresa desarrolladora
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Ejemplo EDT o WBS
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Ejemplo de Diccionario de la EDT
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Resumen de Procesos de la Línea Base del Alcance
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Proceso Descripción
Recopilar Requisitos
Es el proceso a través del cual reunimos todo lo que puedennecesitar todos los interesados, sea factible o no. Lo que no esfactible se toma la decisión y se comunica, y lo que es factible pasa aformar parte de la definición del alcance y se comunica que si serealizará
Definir el AlcanceLos requisitos que si se realizarán, formaran parte de un documentoen el cual estarán detallados, de manera que se pueda determinarfácilmente si se cumplieron o no.
Crear la EDT(WBS)
Es una representación jerárquica de todos los requisitos, agrupadospara que los podamos visualizar de manera ascendente.
Es vital ya que a través de la EDT, podemos asignar muchasactividades adicionales y controlar el avance
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Inicio Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
Integración
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
3. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
27. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto28. Gestionar el Conocimiento del Proyecto
37. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto38. Realizar el control integrado de cambios
49. Cerrar el proyecto o fase
Alcance
4. Planificar la Gestión del Alcance5. Recopilar Requisitos6. Definir el alcance7. Crear la EDT/WBS
39. Validar el Alcance40. Controlar el Alcance
Cronograma
8. Planificar la Gestión del Cronograma9. Definir las Actividades10. Secuenciar las Actividades11. Estimar la Duración de las Actividades12. Desarrollar el Cronograma
41. Controlar el Cronograma
Costos13. Planificar la Gestión de los Costos14. Estimar los Costos15. Determinar el Presupuesto
42. Controlar los Costos
Calidad 16. Planificar la Gestión de la Calidad 29. Gestionar la Calidad 43. Controlar la Calidad
Recursos17. Planificar la Gestión de los Recursos18. Estimar los Recursos de las Actividades
30. Adquirir recursos31. Desarrollar al equipo 32. Dirigir al equipo
44. Controlar los recursos
Comunicaciones19. Planificar la Gestión de las Comunicaciones 33. Gestionar las Comunicaciones 45. Monitorear las
Comunicaciones
Riesgos
20. Planificar la Gestión de los Riesgos21. Identificar los riesgos22. Realizar el análisis cualitativo de los Riesgos23. Realizar el análisis cuantitativo de los Riesgos24. Planificar la respuesta a los Riesgos
34. Implementar la respuesta a los riesgos 46. Monitorear los riesgos
Adquisiciones25. Planificar la Gestión de las Adquisiciones 35. Efectuar las adquisiciones 47. Controlar las
adquisiciones
Interesados2. Identificar a los interesados
26. Planificar el Involucramiento de los Interesados
36. Gestionar la participación de los interesados
48. Monitorear el Involucramiento de los interesados
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
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Procesos del Alcance – Seguimiento y Control
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Proceso Descripción
Validar el AlcanceEs el proceso de formalizar la aceptación de los entregables delproyecto que se vayan completando.
Controlar el Alcance
Es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance delproyecto y del producto. Este proceso se lleva a cabo a lo largode todo el proyecto.
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Verificación del Alcance
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• Es obtener la aceptación formal del alcance delproyecto completado y los entregablesrelacionados.
• Incluye que los interesados correspondientesrevisen los entregables para asegurarse quecada uno fue completado satisfactoriamente.
• Verificación de alcance no es control decalidad.
• La verificación de alcance se enfoca en laaceptación por parte de los interesados, y esuna actividad típicamente orientada haciaafuera del proyecto.
• El control de calidad se enfoca en la validez delresultado del trabajo, y puede estar orientadatanto hacia afuera como haca adentro delproyecto.
• ¿Cómo se verifica el alcance? Es muy simple:“inspeccionando”
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Controlar el Alcance
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• Así como el proceso anterior,verificación del alcance se dedica a queel cliente del proyecto acepte lo hecho,el proceso de control lo que hace esver como vamos respecto al alcancedel proyecto, si nos estamos desviandodel alcance del proyecto pactado o no.
• Recoge datos sobre los trabajos delproyecto, analiza los datos, loscompara con la línea base del proyectocorrespondiente y genera información,esta información son datoscomparados con la línea base delproyecto.
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Resumen de la Gestión del Alcance en el Proyecto
Definir el Alcance (SMART):
• Especifico (Specific)• Medible (Measureable)• De Acuerdo (Attainable)• Realista (Realistic)• Cronometrable(Time Based)
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Entregables:
• Son documentos u objetosfísicos que se logran en pasospara ir alcanzando el total delalcance del proyecto.
Validación:
• Se realiza con losinteresados clave querealizaran la aceptación delentregable
Verificación:
• Se ha realizado loesperado? Vamos conatraso o vamos conadelanto?
Línea Base del Alcance
Planificación Ejecución
Entregables
Monitoreo
Validar el Alcance
Control
Controlar el Alcance
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Preguntas
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1. Porque es importante tener:a) Documentación de Requisitos?b) Matriz de Trazabilidad?c) Enunciado del Alcance del Proyecto?d) EDT/WBS?
2. Que diferencia hay entrea) Validar el Alcance?b) Controlar el Alcance?
