Gestión de la Infraestructura física

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN INMOBILIARIA

1. PROPÓSITO

1.1. Orientar y resolver junto con la Administración el manejo de la infraestructura Institucional, brindando el soporte técnico necesario, con el fin de contribuir con los requerimientos técnicos relacionados con los edificios del MAG a nivel nacional, incluyendo sus equipos y sistemas existentes o a instalar.

2. DESCRIPCIÓN

2.1. La aplicación de este documento es responsabilidad de :

· Ministro y/o Viceministro (a)

· Director Nacional de Extensión Agropecuaria

· Director Administrativo y Financiero.

· Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria.

· Analista Gestión Inmobiliaria.

· Administrador Contrato de Mantenimiento

· Titular subordinado del MAG.

· Coordinador Administrativo de la Unidad de Desarrollo.

· Jefe Departamento Financiero.

· Jefe de Departamento de Proveeduría Institucional.

2.2. Este documento consta de los siguientes apartados:

· Mantenimiento de edificaciones, equipos y sistemas instalados (2.3)

· Asesoría Técnica en infraestructura física (2.4)

· Modificación de infraestructura existente (2.5)

2.3. Mantenimiento de edificaciones, equipos y sistemas instalados

2.3.1. Mantenimiento preventivo de Edificaciones, Equipos y Sistemas Instalados

2.3.1.1. El Director Administrativo y Financiero, una vez recibido, el equipo o sistema y cubierto el plazo de garantía dispuesto en la contratación, delega en el Coordinador (a) Gestión de Inmobiliaria junto con el proveedor, la ejecución de un plan de mantenimiento preventivo de conformidad con las recomendaciones del fabricante, junto con el 6F93, Programa de Mantenimiento para bienes adquiridos, a verificarse por una única vez al inicio de cada proceso de contratación.

2.3.1.2. El Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria designa a un Analista Gestión Inmobiliaria para el desarrollo del plan de mantenimiento preventivo de conformidad con las recomendaciones del fabricante, en el periodo posterior a la garantía con el aval técnico del Coordinador (a) y el visto bueno del Director Administrativo y Financiero.

2.3.1.3. El Analista Gestión Inmobiliaria, ejecuta y da seguimiento al plan de mantenimiento preventivo de conformidad con las recomendaciones del fabricante, en coordinación con el contratista y/o Coordinador (a) Administrativo de la Unidad de Desarrollo, en los casos que se encuentre así dispuesto, y genera un recibido de trabajo realizado mediante el Formulario dispuesto por el Contratista para dicho fin.

2.3.1.4. El Analista Gestión Inmobiliaria elabora el 6F94, Informe de Excepción para el Mantenimiento Preventivo en caso de que se presenten eventos ante acontecimientos no programados, es decir fuera de lo establecido en el Mantenimiento Preventivo monitoreado en el Formulario dispuesto por el Contratista, con el fin de que el Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria defina sobre la resolución del imprevisto.

2.3.1.5. En el caso del 2.3.1.4, que implique un costo adicional a lo establecido en el Contrato, el Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria elabora un oficio donde remite a la UEPP la solicitud de generación de orden de pedido (Pedido de Compra) según 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios , apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas, la cual a su vez compromete el presupuesto en el sistema interno según 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria, apartado 2.5.2, Registro en los sistemas, trasladan a Jefe del Departamento de Proveeduría Institucional la documentación para generar la orden de pedido en el Sistema Oficial de Compras Públicas, según lo establece el procedimiento 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas, para que sea cancelado según 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria.

2.3.2. Mantenimiento correctivo de Edificaciones (Oficinas Centrales y Regionales) existentes.

2.3.2.1. El Coordinador Administrativo Región de Desarrollo, el Administrador del Contrato o Responsable de la Edificación, realiza el mantenimiento correctivo de las edificaciones conforme establece el contrato vigente, según el listado de actividades establecidos en el cartel de contratación, este proceso se coordina directamente con la contraparte (Contratista).

2.3.2.2. Si el mantenimiento correctivo requiere del criterio técnico institucional, el Director, Jefatura o funcionario responsable de la edificación solicita el 6F88, Diagnóstico: Infraestructura/Intervención, al Coordinador de Gestión Inmobiliaria, el cual asigna un Analista para la visita al sitio, en caso que lo amerite, para el levantamiento de la información y el diagnóstico efectuando la evaluación, asesoría técnica, informe con la solución o recomendación según corresponda.

2.3.2.3. Una vez realizado el diagnóstico el Analista de Gestión Inmobiliaria lo clasifica como diagnóstico (criterio técnico) o Intervención; en caso de clasificarse como intervención procede a completar el 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias, y concerta con el Coordinador Administrativo de la Unidad de Desarrollo, para asegurar el compromiso presupuestario que respalden el requerimiento.

2.3.2.4. Una vez el 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias se encuentre en firme, el solicitante gestiona ante la UEPP el trámite para la contratación, iniciando con la solicitud de generación de orden de pedido (Pedido de Compra) según 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios , apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas, la cual a su vez compromete el presupuesto en el sistema interno según 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria, apartado 2.5.2, Registro en los sistemas, trasladan a Jefe del Departamento de Proveeduría Institucional la documentación para generar la orden de pedido en el Sistema Oficial de Compras Públicas, según lo establece el procedimiento 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas.

2.3.2.5. En los casos de intervención, la Jefatura del Departamento de Proveeduría Institucional comunica mediante correo electrónico al Coordinador (a) de Gestión de Inmobiliaria y/o Coordinador Administrativo de la Unidad de Desarrollo en el momento que la adjudicación queda en firme para la contratación de las obras necesarias.

2.3.2.6. El Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria o el Analista asignado, durante la ejecución de las obras deben coordinar en caso de tratarse de una contratación externa o inspeccionar cuando se tiene la responsabilidad del proyecto, lo cual se finiquita con un recibido conforme por parte del MAG y se procede con la cancelación según el 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria.

2.4. Asesoría Técnica en Infraestructura física:

2.4.1. El Coordinador (a) Administrativo de la Unidad de Desarrollo, Titular subordinado del MAG, Director Administrativo Financiero o Director Nacional de Extensión Agropecuaria, presenta ante el Coordinador de Gestión Inmobiliaria la consulta técnica con relación a las instalaciones, equipo e infraestructura.

2.4.2. El Coordinador Gestión Inmobiliaria analiza la solicitud preliminar y verifica el alcance si la consulta se ajusta a la temática de Mantenimiento de edificaciones, equipos y sistemas o intervención de obra existente, esta se re direcciona a los apartados de este procedimiento, de lo contrario se continua con la formalidad de la consulta.

2.4.3. El Coordinador Gestión Inmobiliaria solicita al consultante la justificación y referencias de manera formal y por escrito para asignar a un Analista Gestión Inmobiliaria que continúe con el trámite.

2.4.4. El Analista Gestión Inmobiliaria Incorpora en su agenda el proceso de logística para detallar los requerimientos técnicos (materiales, visita a sitio, cronograma de acciones, entre otros), junto con el consultante.

2.4.5. El Analista Gestión Inmobiliaria realiza el Estudio técnico con el planteamiento de respuesta o criterio técnico asociados, trasladando al Coordinador Gestión Inmobiliaria para su aval mediante firma.

2.4.6. El Coordinador (a) Gestión Inmobiliaria o el Analista Gestión Inmobiliaria comunica a la parte interesada el planteamiento de respuesta del criterio técnico asociado para que proceda con su gestión.

2.5. Modificación de infraestructura existente (Remodelación, obra complementaria y/o Ampliación)

2.5.1. El Coordinador (a) Administrativo de la Unidad de Desarrollo, titular subordinado del MAG, Director Administrativo Financiero o Director Nacional de Extensión Agropecuaria, solicita la modificación de la infraestructura existente mediante el 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias al Coordinador (a) de Gestión de Inmobiliaria , conforme a la necesidad de intervención señalada en dicho formulario, el interesado debe agregar además del compromiso presupuestario que respalden el requerimiento con el encargado correspondiente y traslada al Analista de Gestión Inmobiliaria.

2.5.2. El Analista de Gestión inmobiliaria prepara la 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias para determinar la factibilidad del requerimiento y forma de solución mediante contratación de consultoría o gestión propia del área.

2.5.3. A nivel Regional, el responsable de la Administración del Inmueble, coordina junto con el Analista de gestión inmobiliaria coordina la visita a sitio; en caso de que la gestión propia proceda, se realiza el levantamiento de la información y el diagnóstico efectuando la evaluación, asesoría técnica e informe con la solución o recomendación (según 2.4), o la contratación de consultoría correspondiente (2.3.2) en donde se procede como Analista Gestión Inmobiliaria a facilitar las especificaciones técnicas para dicho fin.

2.5.4. El Analista Gestión Inmobiliaria prepara en conjunto con el Administrador del inmueble, el criterio técnico mediante el 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias y, en el caso que corresponda se lo traslade al solicitante para que se informe o proceda con el trámite según corresponda.

2.5.5. Una vez el 6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias se encuentre en firme, el solicitante gestiona ante la UEPP el trámite para la contratación, iniciando con la solicitud de generación de orden de pedido (Pedido de Compra) según 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios , apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas, la cual a su vez compromete el presupuesto en el sistema interno según 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria, apartado 2.5.2, Registro en los sistemas, trasladan a Jefe del Departamento de Proveeduría Institucional la documentación para generar la orden de pedido en el Sistema Oficial de Compras Públicas, según lo establece el procedimiento 7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios apartado 2.3.2 Otras modalidades de contrataciones administrativas.

2.5.6. La Proveedora Institucional comunica mediante correo electrónico al Coordinador(a) Gestión de Inmobiliaria y/o Coordinador Administrativo de la Unidad de Desarrollo, en el momento que la adjudicación queda en firme para la contratación de las obras necesarias.

2.5.7. El Coordinador de Gestión de Inmobiliaria o el Analista asignado durante la ejecución de las obras, debe coordinar el proceso de inspección de las obras o en caso de tratarse de una contratación externa realizar directamente la inspección cuando se tiene la responsabilidad del proyecto, en ambos casos se finiquita con un recibido conforme por parte del Responsable del Contrato y se procede con la cancelación según el procedimiento 6P03-02, Gestión de Ejecución Presupuestaria.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6F88, Diagnóstico: Infraestructura/Intervención.

6F89, Criterio de Intervención para Remodelaciones, Ampliaciones y Obras Complementarias.

6F93, Programa de Mantenimiento para bienes adquiridos.

6F94, Informe de Excepción para el Mantenimiento Preventivo .

6P03-02, Gestión de Ejecución Presupuestaria.

7P05-02, Gestión para la adquisición de Bienes y Servicios.

4. CONTROL DE VERSIONES

Versión

Fecha

Origen del cambio

5

20/5/2019

Sustituye al procedimiento 6P04-01, Mantenimiento de bienes, producto de ajuste al decreto de reorganización, en lo relacionado al proceso de Gestión Inmobiliaria como apoyo a Dirección Administrativa y Financiera.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

LIDER DEL PROCESO

MINISTRO/A O SU REPRESENTANTE

SISTEMA DE GESTIÓN MAG 6P04-01, Gestión Inmobiliaria

R: 20/05/19 V.05. Página 1 de 7