GESTIÓN DE COMUNICACIONES

GAD 1 – 2015 - I

10.1.2 planificar la

gestión de las

comunicaciones:

Herramientas y

técnicas

A

L

L

BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

A

L

L

DIRECTOR DE PROYECTO

Debe considerar la cantidad de canales o vías de comunicación potenciales

NÚMERO DE CANALES DE COMUNICACIÓN n(n-1)/2

Donde “n” representa el número de interesados.

ANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN

Organigramas

Relaciones de responsabilidad

de la organización del

proyecto y de los interesados

Disciplinas, departamentos

y especialidades involucradas en

el proyecto

Logística del número de

personas que participarán en el proyecto y en qué ubicaciones

Necesidades de información

interna

Requisitos de información y comunicación

de los interesados

provenientes del registro de interesados

FUENTES DE INFORMACIÓN UTILIZADAS EN EL

PROYECTO

BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

A

L

L

TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

FACILIDAD DE USO

DISPONIBILIDAD

DE

TECNOLOGIA

NECESIDAD

DE

INFORMACION

ENTORNO DEL PROYECTO.

SENSIBILIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

DE LA INFORMACIÓN

LOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR EN LA

SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE COMUNICACIÓN

Consiste en usar técnicas que vayan

desde conversaciones breves hasta

reuniones prolongadas o desde

simples documentos escritos hasta

materiales extensos (p.ej.,

cronogramas, bases de datos y

sitios web)

Es preciso tener en cuenta la

urgencia, la frecuencia

y el formato de la información a

comunicar, ya que pueden variar

de un proyecto a otro y también

entre las etapas de un mismo

proyecto.

BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

DISPONIBILIDAD DE

TECNOLOGIA

FACEBOOK

YOUTUBE

INSTAGRAM

TWITTER

MOBI ALL emplea el uso de las

redes sociales mas usadas

como forma de publicidad y

contacto, en ellas podemos

observar los productos

realizados, nuestros nuevos

proyectos y la proyección de

las ideas matrices que rigen la

empresa.

FACILIDAD DE USO

Es necesario asegurar que

la selección de las

tecnologías de

comunicación es adecuada

para los participantes del

proyecto y que se planifican

los eventos de capacitación

adecuados, cuando sea

pertinente.

A

L

L

BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

El emisor es responsable de la transmisión del mensaje, asegurando que la información que está comunicando es clara y completa y confirmando que la comunicación es comprendida correctamente.

El receptor es responsable de cerciorarse de que la información sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada o respondida adecuadamente.

A

L

L

MODELOS DE COMUNICACIÓN

BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

MODELO BÁSICO DE COMUNICACIÓN

REUNIONES SE DAN PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, DONDE SE NECESITAN QUE SEAN FORMALES, FECHA, HORA, LUGAR Y AGENDA, DONDE SE TIENE UNA LISTA DE ASUNTOS A DISCUTIR, ACOMPAÑADA CON UN ACTA Y DE INFORMACIÓN ADICIONAL ESPECÍFICA PARA CADA REUNIÓN.

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN INTERACTIVA

Em

pre

sa

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN DE TIPO MULTIDIRECCIONAL

COMUNICACIÓN TIPO PUSH

COMUNICACIÓN DE TIPO PULL ENVIADA A RECEPTORES QUE NECESITAN

LA INFORMACIÓN, NO GARANTIZA SU LLEGADA NI ENTENDIMIENTO.

UTILIZADA PARA GRANDES AUDIENCIAS Y SE NECESITA QUE LOS USUARIOS TENGAN ACCESO A SU CRITERIO

A DICHA INFORMACIÓN.

VICTOR CAPUÑAY FARRO

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN INTERACTIVA

Em

pre

sa

NOSOTROS COMO EMPRESA UTILIZAREMOS EL TIPO DE COMUNICACIÓN

INTERACTIVA DE LA VIDEOLLAMADA, PARA ASÍ PODER TENER UN PANORAMA MAS CLARO DEL PROYECTO Y EVITAR POSIBLES ERRORES O MALOS ENTENDIDOS

VICTOR CAPUÑAY FARRO

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Em

pre

sa

REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS

LA INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA, INCLUIDOS EL IDIOMA, EL FORMATO, EL CONTENIDO Y EL NIVEL DE DETALLE

EL MOTIVO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DICHA INFORMACIÓN

LA PERSONA RESPONSABLE DE COMUNICAR LA INFORMACIÓN

LA PERSONA O LOS GRUPOS QUE RECIBIRÁN LA INFORMACIÓN;

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

VICTOR CAPUÑAY FARRO

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Em

pre

sa

LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN:

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

REGISTRO DE INTERESADOS

EL PLAZO Y LA FRECUENCIA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA Y PARA LA RECEPCIÓN DE LA

CONFIRMACIÓN O RESPUESTA, SI CORRESPONDE

LA PERSONA RESPONSABLE DE AUTORIZAR LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

LOS MÉTODOS O TECNOLOGÍAS UTILIZADOS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, TALES COMO MEMORANDOS, CORREO

ELECTRÓNICO Y/O COMUNICADOS DE PRENSA

VICTOR CAPUÑAY FARRO

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Em

pre

sa

UN GLOSARIO DE LA TERMINOLOGÍA COMÚN

RESTRICCIONES EN MATERIA DE COMUNICACIÓN, GENERALMENTE DERIVADAS

DE UNA LEGISLACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.

LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN,

INCLUIDOS EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO

VICTOR CAPUÑAY FARRO

EL PROCESO DE ESCALAMIENTO, CON IDENTIFICACIÓN DE LOS PLAZOS Y LA CADENA DE MANDO (NOMBRES) PARA EL

ESCALAMIENTO DE AQUELLOS INCIDENTES QUE NO PUEDAN RESOLVERSE A UN NIVEL INFERIOR

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Em

pre

sa

ACTUALIZACIÓN A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN:

CRONOGRAMA DEL PROYECTO REGISTRO DE INTERESADOS

VICTOR CAPUÑAY FARRO

EL MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES A MEDIDA QUE EL PROYECTO AVANZA Y SE

DESARROLLA

DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN QUE CIRCULA DENTRO DEL PROYECTO, LOS FLUJOS DE TRABAJO CON LA POSIBLE

SECUENCIA DE AUTORIZACIONES, LA LISTA DE INFORMES Y LOS PLANES DE REUNIONES

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

PLANIFICAR LA GESTION DE LAS

COMUNICACIONES

DESARROLLAR EL PLAN

PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

DOCUMENTOS DEL PROYECTO

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

EMPRESAS ORGANIZACION

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL

PROYECTO

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto con el fin de lograr un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información

Procura asegurar que la información que se comunica haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

Las técnicas y consideraciones para

conseguir una gestión eficaz de las comunicaciones

• Elección del medio • Estilo de redacción • Técnicas de gestión de reuniones • Técnicas de presentación • Técnicas de facilitación • Técnicas de escucha

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES

2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION

1. TECNOLOGIA DE LA COMUNICACION

2. MODELOS DE COMUNICACION

3. METODOS DE COMUNICACION

4. SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION

5. INFORMAR EL DESEMPEÑO

1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO

2. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS

Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES

2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION

ENTRADAS

1. El plan de gestión de las comunicaciones describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

2. Los informes de desempeño del trabajo son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera oportuna.

3. Los factores ambientales de la empresa específicos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:

• La cultura y la estructura de la organización, • Los estándares y las normativas gubernamentales o industriales, y • El sistema de información para la dirección de proyectos

4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir

en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros: • Las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las comunicaciones; • Las plantillas; y • La información histórica y lecciones aprendidas.

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Tecnología de la comunicación

Modelos de la comunicación

Métodos de comunicación

• Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto. • Elección adecuada de la

información comunicada.

• Consta de dos partes: el emisor y el receptor. Vinculados por el medio tecnológico, pueden ser afectados por interferencias.

• Para que la comunicación sea eficaz, se asegura haber elegido el adecuado modelo para el proyecto a realizar.

• Asegurar que la información generada y distribuida haya sido recibida y comprendida.

MELE FEDERICA

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES:

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de gestión

de la información

Informar el desempeño

• Gestión de documentos impresos.

• Gestión de comunicaciones electrónicas.

• Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.

• Recopilar y distribuir información de desempeño.

• Analizar datos reales, comunicar el avance y desempeño del proyecto.

Informes simples

Informes elaborados

• Información de desempeño • El porcentaje completado • Los indicadores de estado

• Análisis del desempeño pasado • Análisis de las proyecciones del proyecto • Estado actual de los riesgos e incidentes • Trabajo completado durante el período • Trabajo a completar en el siguiente período • Resumen de los cambios aprobados en el período • Otra información relevante que debe ser revisada y analizada.

MELE FEDERICA

TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN

Medios utilizados para transferir información

MELE FEDERICA

Telefonía móvil Computadoras Tablets

Servidores de Correos Paginas webs Idiomas a usar

MODELOS DE COMUNICACIÓN

Consta de emisor y receptor y están vinculados a través del medio tecnológico

EMISOR RECEPTOR MEDIO

El ruido puede ser afectado por interferencia generando en consecuencia una mala comunicación

La comprensión del idioma hacia otro diferente tiene que ser de la mejor manera adecuada

MELE FEDERICA

METODOS DE COMUNICACIÓN

MELE FEDERICA

Medios utilizados para transferir información

Comunicación interactiva: Entre dos o mas partes se realizan un intercambio de información de tipo multidireccional.

Comunicación tipo push: Enviada a receptores

específicos. Esto asegura la distribución mas no la correcta

recepción ni comprensión.

Comunicación tipo pull: Utilizada para grandes volumenes de informacion o para audiencias

muy grandes.

SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACIÓN

La información se distribuye y gestiona mediante diferentes herramientas

DOCUMENTOS IMPRESOS

MELE FEDERICA

COMUNICACIÓN ELECTRONICA

HERRAMIENTAS ELECTRONICA

MELE FEDERICA

Comunicaciones del proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

GESTIONAR LAS

COMUNICACIONES: SALIDAS

COMUNICACIONES DEL PROYECTO

MELE FEDERICA

ACTIVIDADES PARA CREAR, DISTRIBUIR, RECIBIR, CONFIRMAR Y COMPRENDER LA INFORMACIÓN

Incluyen: • Los informes de desempeño • El estado de los entregables • El avance del cronograma y los

costos incurridos

Influenciadas por: • La urgencia • El impacto del mensaje • Su método de entrega • El nivel de confidencialidad

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Proporciona información sobre: • Las líneas base del proyecto • La gestión de las comunicaciones • La gestión de los interesados

Integra los parámetros relativos: • al alcance • al cronograma • a los costos del proyecto • técnicos • de calidad

LA LÍNEA BASE PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO ES UN PLAN APROBADO DEL TRABAJO DEL PROYECTO.

GESTIONAR LAS

COMUNICACIONES: SALIDAS

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

GESTIONAR LAS

COMUNICACIONES: SALIDAS

Incluyen documentos como: • Registro de incidentes • Cronograma del proyecto • Requisitos de financiamiento del proyecto

ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Incluyen: • Notificaciones a los interesados

• Informes del proyecto

• Presentaciones del proyecto

• Registros del proyecto

• Retroalimentación de los interesados

• Documentación de lecciones aprendidas

Información sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado del proyecto

Describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, informes de cierre de proyecto

El equipo proporciona información de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto

Incluyen: correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto

La información relativa a las operaciones del proyecto que se recibe, se distribuye y utiliza para mejorar el desempeño futuro

MELE FEDERICA

Incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones. Es importante documentar para que forme parte de los datos históricos del proyecto.