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PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CÓDIGO: GA.1

VERSIÓN: 5.0

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FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 17/02/2020

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A. OBJETIVO

Proveer de bienes, muebles, equipos y/o servicios a la empresa, para ser utilizados en el desarrollo de

las actividades y funciones propias de la misma, así como garantizar el control de las actividades

contratadas con personas o entidades externas que inciden en mayor o menor grado en la prestación

de los servicios que ofrece.

B. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las compras que el ordenador del gasto estime convenientes, así

como los procesos contratados externamente y requeridos por la empresa para el cumplimiento directo

o indirecto de su misión.

C. RESPONSABLE

Gerente General

Subgerente Administrativo

D. REQUISITOS

• Norma ISO 9001

• Código Civil

• Código de comercio

E. POLÍTICAS

Los proveedores en Flota Sugamuxi S.A. se clasificarán de acuerdo al tipo de contratación y pago.

TIPO RELACIÓN

COMERCIAL DESCRIPCIÓN

A INDIRECTA Proveedores de suministros para los vehículos afiliados.

Proveedores de servicios de mantenimiento de vehículos.

B DIRECTA

Proveedores de bienes y servicios permanentes, que afectan el cumplimiento

de las actividades de la empresa.

Los proveedores ocasionales o compras de menor cuantía realizadas a

través de caja menor.

C ESPECIAL

Proveedores permanentes en la prestación del servicio, a los cuales por

decisión estratégica su relación comercial se establece directamente por la

Junta Directiva. (Seguros, Agentes Comerciales, Afiliados, Subcontratistas,

Chasis de vehículos, Carrocerías, Silletería de Vehículos), estos proveedores

tienen unos procesos de selección, contratación y evaluación especiales

para cada caso.

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1. PROVEEDORES TIPO A

POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO A

• Para la selección de los proveedores de suministros a vehículos (repuestos, elementos de aseo) y

servicios de mantenimiento de vehículos afiliados (Tipo A), los interesados deben diligenciar el

documento FS.051 Formulario único de inscripción y actualización de proveedores y los

anexos solicitados en este. Se realizará una pre evaluación para selección de proveedores. FS.170

Evaluación de criterios selección de proveedores.

Las solicitudes son evaluadas por el Subgerente Administrativo y autorizados por la empresa con el

fin de contar con un grupo confiable al cual los afiliados puedan acercarse a realizar las compras

de suministros y realizar la reparación de sus vehículos, estos últimos son los que deciden con cual

proveedor trabajar de acuerdo a sus propios criterios.

• Subgerencia Administrativa deberá mantener el archivo de la documentación y un listado de los

proveedores de suministros y mantenimiento de vehículos afiliados (Tipo A) y mantenerlo

actualizado.

• El departamento de contabilidad y tesorería podrán solicitar información de los proveedores para

realizar sus procesos internos y/o subir información al software contable.

• Los proveedores que se hayan aprobado antes de la aprobación de las políticas definidas en este

documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus relaciones

comerciales vigentes por un periodo de un año tiempo en el cual deberán tener la información

actualizada.

POLÍTICAS PARA COMPRAS A PROVEEDORES TIPO A

• Las compras de suministros o servicios de mantenimiento a vehículos, aunque no van al gasto de

la empresa (proveedores Tipo A), deben contar con el visto bueno del Subgerente Administrativo,

la autorización se envía al proveedor por fax, correo o personalmente en el formato “Orden de

suministros y servicios externos” y son descontadas a los vehículos vinculados a la empresa.

• Las facturas de los proveedores Tipo A (compras de suministros o trabajos de mantenimiento a

vehículos) deben ser radicadas en la recepción con los siguientes documentos de lo contrario se

procederá a realizar la devolución de los mismos:

o Factura

o Orden de suministros y servicios externos

o Cuenta de cobro relacionando todas las facturas con la siguiente información:

N° Factura N° Orden N° Vehículo Valor

Total $

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POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO A

• Se realizará evaluación de un proveedor de este tipo únicamente en el evento que durante la

relación comercial se reporten faltas o incumplimientos graves o leves que sean muy recurrentes a

las condiciones contractuales establecidas por parte del proveedor con el fin de establecer

acciones de mejora, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y

condiciones para la reevaluación.

2. PROVEEDORES TIPO B

POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO B:

• Para la selección de proveedores tipo B, los interesados deben diligenciar el documento FS.051

Formulario único de inscripción y actualización de proveedores y los anexos solicitados en

este.

• La aprobación estará sujeta a la verificación de la documentación entregada con el fin de

determinar la confiabilidad del mismo y la satisfacción de las necesidades de la empresa.

• Los proveedores ocasionales o compras de menor cuantía solo debe adjuntar el RUT para el pago

de sus productos o servicios.

• La secretaría de subgerencia (secretaria de compras) debe mantener un listado de los proveedores

Tipo B Aprobados y mantenerlo actualizado.

POLÍTICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIO A PROVEEDORES TIPO B

• Las compras ocasionales o compras de menor cuantía realizadas a través de caja menor no

requieren realizar el proceso de selección evaluación y aprobación de proveedor, estas compras

deben estar autorizadas por el Subgerente Administrativo y/o Gerente General.

• Para solicitud de elementos de papelería, dotación y demás compras menores de oficina por parte

de las diversas dependencias de la empresa la Subgerencia Administrativa debe recibir las

solicitudes de los Jefes de Área a través del formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.

• Para solicitud de elementos de papelería (tiquetes, planillas, rollos), oficina o dotación de las

agencias la Subgerencia Administrativa debe recibir las solicitudes las primeras dos semanas del

mes de la Agencia que está solicitando a través del formato CFL.046 Solicitud de suministros de

agencias; este puede ser recibido impreso o a través de correo electrónico.

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• Para solicitar elementos de oficina, por parte de las diversas agencias de la empresa la

Subgerencia Administrativa debe recibir las solicitudes por parte de los Agentes Comerciales a

través del formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.

• Para solicitud de equipos de cómputo, activos fijos, adecuaciones locativas o servicios en general,

el jefe del departamento solicitante debe informar directamente al Subgerente Administrativo a

través de una solicitud escrita o el formato FS.052 Solicitud de suministro de oficina.

• La oficina de subgerencia administrativa hará seguimiento y control a los consecutivos de

suministros de Agencias (tiquete, planilla) que lleva tiene cada agencia.

• El responsable del almacén de la empresa (secretaria de subgerencia) debe verificar los

inventarios en los archivos Inventario dotación, Inventario papelería, Inventario elementos de

oficina según corresponda de manera que se pueda determinar si se cuenta con el(los)

elemento(s) solicitados en stock para entregar a los responsables.

• El procedimiento de compras del bien o servicio inicia con la solicitud de mínimo 2 cotizaciones por

escrito de diferentes proveedores de características similares, al solicitar las cotizaciones se debe

informar al proveedor que deben relacionar en esta según sea el caso la siguiente información:

precio de mercado, oferta, calidad, garantía, tiempo de entrega, legalidades, soporte técnico, forma

de pago, valor del flete (si aplica), posibilidad de descuento por volumen y pronto pago (si aplica),

procedimiento de devoluciones en caso a que haya lugar; si la empresa ya cuenta con un

proveedor aprobado para que provea el bien o servicio que se necesito no es necesario realizar el

proceso de cotizaciones, este proceso quedara a decisión del Subgerente Administrativo o

Gerente.

• Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas al Gerente General o Subgerente Administrativo,

estas deben ser claras, legibles y con información específica, sin enmendaduras y debidamente

firmadas; se aceptaran cotizaciones por correo electrónico.

• La evaluación de las cotizaciones la realizara el Gerente General teniendo en cuenta los requisitos

de uso del producto o servicio a adquirir (oferta, calidad, garantía, tiempo de entrega, soporte

técnico, precio, posibilidad de descuento por volumen y pronto pago).

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• La responsabilidad en la autorización de la compra se definirá teniendo en cuenta el monto de la

compra de la siguiente manera:

Tipo de Pedido Quien Autoriza

Compras de hasta 1.5 S.M.M.L.V. Subgerente Administrativo

Dotaciones, Equipos de cómputo, Papelería,

servicios en general, aseo y cafetería y

demás compras menores, activos fijos,

adecuaciones locativas de más de 1.5

S.M.M.L.V.

Gerencia

• Una vez aprobada la compra se debe verificar si el proveedor seleccionado se encuentra en el

listado de proveedores aprobados, en caso negativo deberá solicitar la documentación exigida para

su vinculación como proveedor.

• Solo se podrán generar Orden de Compra a los proveedores que estén aprobados y tengan la

documentación completa.

• Todos los memorandos de Orden de Compra deben ser firmados por el Subgerente Administrativo

y con visto bueno del Gerente General de acuerdo a las autorizaciones de compra y de acuerdo a

la relevancia de este se definen las condiciones de la adquisición.

• En el momento de recibir la compra o servicio contratado el Subgerente Administrativo o la persona

que este delegue debe verificar que las condiciones establecidas en la cotización y Solicitud de

Suministro (precio, calidad, garantía, tiempo de entrega, legalidades, soporte técnico, forma de

pago, valor del flete) coincidan con lo que se está recibiendo.

• Los proveedores que realizan actividades de obra, contratistas y/o servicios profesionales en las

instalaciones de la empresa deben presentar las copias de los pagos efectuados al sistema

seguridad social mensualmente, durante el tiempo que dure su actividad, estos soportes deberán

ser adjuntados a la cuenta de cobro.

• Si la solicitud fue realizada por alguna de las dependencias de la empresa se realiza la entrega de

los elementos solicitados al responsable, el cual debe firmar el recibido en el formato FS.052

Solicitud de suministro de oficina.

• Si la solicitud fue realizada por un Agente Comercial él envió se realizará adjuntando el formato

FS.053 Envío de suministro a agencia el cual debe ser firmado por el Agente Comercial o la

persona que el designe y ser enviado de nuevo a la Gerencia de la empresa para archivo.

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• Todas las facturas de compra deben pasar primero por Subgerencia Administrativa quien revisa y

autoriza iniciar el proceso de causación y pago al proveedor.

POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO B

• Se debe realizar una evaluación del producto o servicio entregado por el proveedor una vez se ha

completado el proceso de la primera compra, esta evaluación estará a cargo de la persona

responsable de utilizar el bien o recibir el servicio.

• Si durante un periodo se identifican faltas o incumplimientos recurrentes o la ocurrencia de una

falta o incumplimiento grave a las condiciones contractuales establecidas por parte de un

proveedor se debe solicitar una evaluación inmediata con el fin de establecer las acciones de

mejora, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y condiciones

para la reevaluación.

• En cualquier caso se realizara una evaluación general de todos los proveedores activos Tipo B

entre la primera y segunda semana del mes de enero de cada año teniendo en cuenta los criterios

establecidos, los resultados obtenidos servían de insumo para la revisión por la dirección.

• Criterios de Evaluación y Calificación

Para la evaluación de proveedores tipo B de venta de bienes se utilizara el documento FS.054

Herramienta Evaluación de proveedores de bienes, para la evaluación de proveedores tipo B de

venta de servicios se utiliza el documento FS.055 Herramienta Evaluación de proveedores de

servicios.

POLÍTICAS PARA LA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO B

• La reevaluación de proveedores se realiza en los plazos solicitados por el Gerente General o

Subgerente Administrativo, para esta reevaluación se debe tener en cuenta las posibles incidencias

o no conformidades que pudieran haber ocurrido con los proveedores durante el periodo a evaluar,

esta valoración de las no conformidades debe estar relacionada con la criticidad del producto o

servicio suministrado y el daño que ocasionó el error del proveedor para el desempeño de la

empresa.

3. PROVEEDORES TIPO C

POLÍTICAS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES TIPO C

• La Junta Directiva será la responsable de fijar los términos y condiciones para adjudicación de

contratos de asesoría, consultoría o proyectos especiales de la empresa.

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• Una vez publicado el inicio del proceso de adjudicación, los interesados deberán adquirir con la

secretaria de Junta Directiva los términos y condiciones para la adjudicación

• La Junta Directiva adjudicara el contrato se enviara una comisión a Gerencia General con las

condiciones para iniciar el proceso de contratación.

• Para inscribir al oferente seleccionado como nuevo proveedor de servicios este deberá adjuntar el

FS.051 Formulario Único de Inscripción y Actualización de Proveedores diligenciado y firmado

con los respectivos anexos (Solicitud de participación, hoja de vida, certificados académicos y

laborales, Rut, demás documentos requeridos) para proceder a la apertura de su expediente en la

empresa.

• Los contratos que se hayan adjudicado antes de la aprobación de las políticas definidas en este

documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus contratos

vigentes hasta tanto se abra nueva licitación.

• PROCESOS ESPECIALES DE PROVEEDORES TIPO C

AGENTES COMERCIALES: Se subcontratara la agencia comercial con Coflonorte los cuales

realizaran sus procesos de selección.

AFILIADOS (proveedores de vehículos): Un afiliado es la personas natural o jurídica que invierte

un capital de dinero en un fondo común y/o la adquisición de un vehículo, incorporándolo al

parque automotor de FLOTA SUGAMUXI S.A., con el fin de obtener una rentabilidad, El

procedimiento de selección y administración de la documentación referente a afiliados y vehículos

está a cargo de gerencia general y es el responsable del archivo de la documentación de este

proveedor y sus soportes esta descrito en el documento Subproceso vinculación y

desvinculación de vehículos.

Los afiliados son evaluados frecuentemente a través de las inspecciones pre-operacionales y

revisiones tecnicomecanicas realizadas a los vehículos de su propiedad; el vínculo contractual con

los afiliados se regirá por las cláusulas y condiciones que se relacionan en el contrato de

vinculación.

PROVEEDOR DE SEGUROS: Los proveedores de seguros realizaran proceso licitatorio al igual

que los agentes comerciales el cual es responsabilidad de la gerencia general y será aprobado por

Junta Directiva dejando evidencia del proceso en Acta de Junta Directiva.

La recepción y entrega de estos seguros a cada uno de los vehículos está a cargo de Gerencia

General y es el responsable del archivo de la documentación de este proveedor y sus soportes.

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POLÍTICAS PARA LA CONTRATACIÓN CON PROVEEDORES TIPO C

• El Gerente General es el responsable de establecer junto con el asesor Jurídico de la empresa

(acatando las instrucciones dadas por la Junta Directiva) las clausulas y condiciones del contrato,

tales como el objeto, deberes de las partes, duración, causales de terminación, sanciones, entre

otras.

• La responsabilidad de la firma delos contratos comerciales por parte de Flota Sugamuxi S.A. es del

representante legal de la sociedad,

• Una vez firmado el contrato el nuevo subcontratista deberá recibir inducción y/o el empalme de la

actividad o el servicio a prestar, de esta actividad deberá quedar un Acta de inducción o entrega de

la actividad por el anterior subcontratista.

• Los Subcontratistas tienen el deber de presentar los soportes de pago al Sistema de Seguridad

Social (ARP, EPS y PENSIÓN) y el de las personas que se encuentren a su cargo, para que se

autorice la cancelación mensual de los honorarios.

• La Secretaria de Gerencia debe mantener un listado de los Subcontratistas aprobados por la Junta

Directiva, registrando las fechas de inicio y terminación de los contratos y las actividades que están

desempeñando.

• Los contratos que se hayan adjudicado antes de la aprobación de las políticas definidas en este

documento (fecha de aprobación del documento) mantendrán la documentación y sus contratos

vigentes hasta tanto se abra nueva licitación.

POLÍTICAS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO C

• La Gerencia General controlara y calificara la gestión del subcontratista a través de los informes y/o

ejecución de actividades propias estipuladas dentro de cada contrato, realizando el seguimiento y

evaluación de los servicios e informará los resultados a la Junta Directiva para que esta decida si

renueva o termina los contratos, en caso de identificar faltas o incumplimientos graves o leves que

sean muy recurrentes a las condiciones contractuales establecidas por parte del proveedor, se

debe solicitar al proveedor con el fin de establecer acciones de mejora y eliminar las no

conformidades, para el seguimiento a este plan de acción se deberá establecer los plazos y

condiciones para la reevaluación.

POLÍTICAS DE REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES TIPO C

• La reevaluación de proveedores se realiza en los plazos solicitados por el Gerente General o

Subgerente Administrativo, para esta reevaluación se debe tener en cuenta las posibles incidencias

o no conformidades que pudieran haber ocurrido con los proveedores durante el periodo a evaluar,

esta valoración de las no conformidades debe estar relacionada con la criticidad del producto o

servicio suministrado y el daño que ocasionó el error del proveedor para el desempeño de la

empresa.

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F. PROCEDIMIENTOS: El Subproceso de Compras está compuesto por los siguientes procedimientos:

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO/SERVICIO

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Todos los procesos

Solicitud de

requerimiento por parte

de la empresa o sus

afiliados

Selección del

Proveedores

Definir y asegurar el

cumplimiento de los criterios

establecidos por la empresa

para la selección de

proveedores y la adquisición

de bienes y servicios..

Mantener una base de

datos de datos

actualizada de

proveedores competentes

y aprobados para su uso.

Gerencia y afiliados Según Requerimientos

Todos los procesos

Solicitud de


de la empresa,

empleados y sus

afiliados

Compras de bienes y

servicios

Suministrar a todo el equipo

de trabajo los implementos

necesarios para sus

funciones según se requiera.

Bienes o Servicio

adquiridos para el

desarrollo de las

actividades de la empresa

Todos los procesos Según Requerimiento

Proveedores Aprobados

Solicitud de


de la empresa.

Evaluación y

Reevaluación de

proveedores

Evaluar la eficiencia y

eficacia de los servicios

prestados o productos

entregados por dichos

proveedores.

Medición del desempeño

de los proveedores

Evaluación de

proveedores, planes de

mejora de desempeño

Gerencia y

Subgerencia

Administrativa

Anual y/o Según

Requerimiento

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G. INDICADORES

Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)

H. REGISTROS CONTROLADOS

IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

FS.51 Formulario

único de inscripción y

actualización de

proveedores

Papel

Proveedores tipo A

Y B

Archivado

/archivador oficina de

secretaria de

Subgerencia

Proveedores tipo C:

Archivado /en

archivador de oficina

de secretaria de

Gerencia

Proveedores tipo A y B:

Archivador oficina de

secretaria de Subgerencia /

Orden Alfabético

Proveedores tipo C:

Archivador de oficina de

secretaria de Gerencia /

Alfabético

Subgerencia

Administrativa

Contabilidad

Durante el

vínculo

comercial

2 años eliminación

FS.52 Solicitud de

suministro de oficina Papel

Archivado / Oficina

de subgerencia

Carpeta inventario

solicitudes y ordenes de

papelería de escritorio /

orden cronológico

Abierto Un año 2 año eliminación

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20AUTOBOY/DOCUMENTOS%20AUT/AUT.062%20-%20Formulario%20unico%20de%20inscripcion%20y%20actualizacion%20de%20proveedores.xlsx




http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20AUTOBOY/DOCUMENTOS%20AUT/AUT.063%20-%20Solicitud%20de%20suministro%20de%20papeleria%20interna.xlsx


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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

FS.53 Envió de

suministro a agencia Papel

Archivado / Oficina

de subgerencia

Carpeta solicitud y envíos

de suministro de Agencia /

Orden cronológico

Subgerencia

Administrativa

1 año 2 año eliminación

FS.54 Evaluación de

proveedores de

bienes

Papel Archivado / Oficina

de subgerencia

AZHoja de vida del

proveedor / Cronológico

Subgerencia

Administrativa

durante el

vinculo 2 Años eliminación

CFL-046 Solicitud

Suministro de Agencia Papel

Archivado / Oficina

de subgerencia

Carpeta de solicitud envíos

de suministro agencia 2015 /

en escritorio / orden

cronológico

Subgerencia

Administrativa Un año 2 años

Eliminación

Orden de Compra Papel Archivado / Oficina

de subgerencia

AZ Órdenes de compra /

Cronológico

Subgerencia

Administrativa

Un año 3 años

Escanear y

Eliminación

del original

FS.50 listado maestro

de proveedores magnético

Computador Oficina

de subgerencia

PC/

Escritorio/carpeta/documento

s gestión compras

Subgerencia

Administrativa

Perpetuo - -

Inventario de

papelería de escritorio

Magnético

/físico

Computador Oficina

de subgerencia /

carpeta inventario

solicitudes y

En Mi pc/datos D/ carpeta

archivo general/carpeta

archivo 1/ carpeta

documentos/ carpeta

Subgerencia

Administrativa

Magnético

perpetuo/U

n año/en

medio

- Medio Físico

Eliminación


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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

ordenes de

papelería de

escritorio / por

meses

inventario/ por año físico

Inventario de dotación Magnético Computador Oficina

de subgerencia



archivo 1/ carpeta

documentos/ carpeta

inventario/por año

Subgerencia

Administrativa Perpetuo - -

Inventario de

papelería imprenta Magnético

Computador Oficina

de subgerencia



archivo 1/ carpeta

documentos/ carpeta

inventario / por año

Subgerencia


Inventario de

infraestructura Magnético

Computador Oficina

de subgerencia



archivo/carpeta archivo 1/

carpeta documentos/

carpeta inventario /

cronológico

Subgerencia


Orden de Suministro Papel y/o

medio magnético

Estante oficina Subgerencia Administrativo

Por mes / por consecutivo del formato

Subgerente Administrativo

1 año 5 años Eliminación

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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

Archivo seguimiento ordenes de suministro

Magnético (Excel)

Disco duro computador secretaria de subgerencia

En

MiPC/SubgerenteAdmon/Órden

es de Compra por año y por mes

Subgerente

Administrativo Perpetuo Perpetuo N/A

I. DOCUMENTOS CONTROLADOS

CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA

REVISIÓN DISTRIBUCIÓN

FS.050 Listado maestro de proveedores 1 31/04/2015

Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia - Secretaria de

Gerencia

FS.051 Formulario único de inscripción y actualización de

proveedores 3 31/04/2015

Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia - Secretaria de

Gerencia

FS.052 Solicitud de suministro de oficina 4 19/06/2015 Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia

FS.053 Envió de suministro a oficina 4 19/06/2015 Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia

FS.054 Herramienta Evaluación de proveedores de bienes 5 17/02/2020 Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia






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FS.55 Evaluación de proveedores de servicios 4 17/02/2020 Subgerente Administrativo - Secretaria

de Subgerencia

CFL.046 Solicitud de suministros de agencias 5 15/05/2015 Subgerente Administrativo – Secretaria

de Subgerencia – Agente Comercial

FS. 170 Evaluación de criterios selección de proveedores 1 03/01/2017 Subgerente Administrativo – ing

mecánico

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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS

DEFINICIONES

• Bien: Material que satisface las necesidades directas de los compradores.

• Servicio: Actividad independiente, que realiza una persona natural o jurídica destinada a

satisfacer las necesidades de la empresa.

• Proveedor: Es la persona natural o jurídica que puede satisfacer las necesidades de la

empresa.

• Proveedor crítico: Es la persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio que afecta

directamente la operación de la empresa.

• Cotización: Valoración de un bien o servicio ofrecido por un tercero.

• Oferta: Es el proyecto de negocio que un proveedor propone respecto a la compra de un bien

y/o servicio.

• Orden de compra: Documento mediante el cual se autoriza y solicita la compra de bienes o

servicios.

• Contrato: Documento escrito en el que se consigna un acuerdo de voluntades que origina

obligaciones de las partes, detallándolas de manera específica.

• Servicios públicos: Los que están destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma

general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del estado.

• Certificado de existencia y representación legal: Documento expedido por la autoridad

competente donde se da a conocer la existencia de una persona jurídica y quien es su

representante legal.

• Compras de carácter urgente: Son considerados compras de carácter inmediato o urgente

aquellas que cumplen con los siguientes requisitos:

- La ausencia del producto afecta la operación normal de un equipo o actividad dentro

de un proceso de la empresa.

- El producto no se mantiene en stock de inventarios en el almacén.

• Subcontratación: Comprende todos los procesos contratados externamente y requeridos por

la empresa para el cumplimiento directo o indirecto de su misión, consiste en contratar a una

persona natural o jurídica para que preste, de manera externa, un servicio que hace parte de

los procesos establecidos por la empresa para el cumplimiento de su misión y que por lo tanto

es necesario controlar pues la responsabilidad final de la calidad de trabajo recae sobre el

contratante.

• Subcontratista: Persona u organización que es subcontratada por otra para realizar

determinados servicios de forma externa.

• Selección de proveedor: Entenderemos como proceso de selección de proveedores, según el

espíritu de la Norma, a la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se

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logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para

satisfacer adecuadamente las necesidades de la empresa.

• Evaluación de proveedor: Entenderemos como proceso de evaluación de proveedores, al

seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores críticos, conforme al

cumplimiento de los criterios de evaluación, a todo proveedor con Orden de Compra y/o

Contrato efectivo en el periodo de evaluación, La evaluación se diferencia en los criterios a

evaluar para el caso de productos o servicios.

• Reevaluación de proveedor: Entenderemos como proceso de reevaluación de proveedores,

al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de proveedores, mejorando continuamente la

prestación de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido, La reevaluación se

realizara a través de nuevas evaluaciones del proveedor Critico, como ellos convengan, al

cumplimiento de las acciones de mejora establecidas como resultado de un proceso de

evaluación.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE

1 18/03/2015

Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del

sistema de gestión, se cambian los códigos de los formatos que evidencian los

resultados del proceso los cuales se les modifica solo el código y fecha de

revisión.

Ing. Cesar Silva

2 19/06/2015

Se agrega en la sección E. Políticas por tipología de proveedor un capítulo en

donde se aclara las condiciones y para realizar la evaluaciones y

reevaluaciones de proveedores y se aclara su concepto, se agrega la definición

en la sección J. Instrucciones Aclaratorias / Definiciones.

Se modifica el formato de evaluación de proveedores creando los formatos de

evaluación de proveedores de bienes y formato de evaluación de proveedores

de servicios; se establecen las condiciones en las cuales es necesario realizar

la reevaluación de un proveedor.

Se agrega las secciones de Selección de proveedor, Evaluación de proveedor y

Reevaluación de proveedor.

Se actualizan los formatos Solicitud de suministro oficina y envió de suministro

oficina a la nueva codificación de documentos del SGC.

Ing. Cesar Silva

3 02/02/2017 Se establece tiempos para entrega de suministros. Se realizará evaluación

preliminar de proveedores tipo A.

Ing. Cesar Silva

4 18/06/2018

Se cambia la responsabilidad de las compras con proveedores Tipo B de

auxiliar de archivo a secretaria de subgerencia, se revisa frente a ISO

9001:2015.

Ing. Cesar Silva

4 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados. Ing. Fabián Rodriguez

5 17/02/2020 Actualización Evaluación de Desempeño proveedores Bienes - Servicios Ing. Fabián Rodriguez

CARACTERIZACIÓN


CÓDIGO: GA.1

VERSIÓN: 5.0

SUBPROCESO:

GESTIÓN DE COMPRAS


PAGINA: 17 de 17


APROBACIONES

ELABORADO REVISADO APROBADO

Ing. Fabián Rodriguez

Coordinador de Calidad

Ing. Fabián Rodriguez

Coordinador de Calidad

Ing. Oscar Javier Cuadros Quiroz

Gerente General

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