GESTIÓ DELS MAGATZEMS SANITARIS UD5“-DELS... · 2014. 3. 3. · MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA...

GESTIÓ DELS

MAGATZEMS SANITARIS

UD5

Prof. Imma Buiza

C1. Operacions administratives i documentació sanitària UD5.Gestió dels magatzems sanitaris

2

1. MAGATZEM SANITARI

Qualsevol centre sanitari assistencial rep una gran quantitat i varietat de materials i instrumental que cal

conèixer i classificar per tal de permetre un bon funcionament del centre sanitari.

• DEFINICIÓ DE MAGATZEM

– Espai físic on es guarden les mercaderies necessàries per a la prestació d’un servei.

– Conjunt d’articles i material que posseeix una organització a l’espera de la seva utilització

posterior en les diferents seccions o unitats de la pròpia organització.

• CARACTERÍSTIQUES

– Rebre, emmagatzemar i distribuir els articles.

– Han de respectar les normes de seguretat i higiene.

– El seu funcionament es facilita a través de la gestió d’estocs o existències (mercaderies

emmagatzemades).

– Han de ser independents de la resta d’instal·lacions del centre per tal d’evitar la circulació

innecessària de personal per les seves dependències.

• OBJECTIU

– Mantenir unes existències suficients per tal de garantir una continuïtat de les funcions dels

diferents serveis i àrees de la clínica o centre sanitari.

• FUNCIONS DEL MAGATZEM

• Sol·licitar el reabastiment de productes

• Recepció i registre dels materials

• Rebuig del material que no satisfaci els requisits (devolució i reposició)

• Condicionar, protegir i conservar els articles.

• Evitar les pèrdues i deteriorament del material emmagatzemat.

• Distribuir adequadament els articles als diferents serveis.

• Establir una adequada rotació d’estocs.

• Registrar i controlar el moviment d’articles (estimacions d’estocs mínims i màxims periòdics)

• Controlar el consum d’articles als diferents serveis.

• Dissenyar i elaborar la documentació utilitzada al magatzem.

• TIPUS DE MAGATZEMS

3 classificacions segons:

Quantitat de material Magatzem central

Magatzem general

Magatzem petit


3

Tipus de producte emmagatzemat Magatzem d’aliments

magatzem de llenceria

Magatzem de combustibles

Magatzem de farmàcia

Funcionament Magatzem tancat

Magatzem obert

CLASSIFICACIÓ SEGONS LA QUANTITAT DE MATERIAL EMMAGATZEMAT.

• MAGATZEM CENTRAL

• Gran capacitat.

• Emmagatzemen grans quantitats de material i productes

diversos.

• S’usen en grans complexes hospitalaris o serveixen a més

d’un hospital.

• MAGATZEM GENERAL

• Es troba a l’interior del centre sanitari.

• Reuneix la major part de les existències per facilitar el

funcionament de la institució.

• Facilita el material a tots els serveis.

Magatzem general d’un hospital.

• MAGATZEM PETIT

• Es localitzen a cada planta de l’hospital.

• Disposen d’existències mínimes per garantir el funcionament de la

unitat per un període curt de temps.

El material es reposa de forma freqüent.

CLASSIFICACIÓ SEGONS EL TIPUS DE PRODUCTE EMMAGATZEMAT.

• En un centre hospitalari, tots els articles sol·licitats es reben al magatzem a excepció d’aquells

que s’emmagatzemen en magatzems especials:

• ALIMENTS

– Són productes peribles, amb moviment constant.


4

– S’emmagatzemen en cambres pròpies per a cada tipus d’aliment (temperatura ambient,

refrigeració o congelació).

– Es localitza prop de la cuina.

• LLENCERIA

– Magatzem de tota la roba que s’usa a l’hospital: roba de llit,

tovalloles, vestuari personal,...

– N’hi sol haver un a cada planta de l’hospital.

– Pot haver-n’hi un de central.

• COMBUSTIBLES I GASOS

– Necessiten dipòsits especials per al seu emmagatzematge:

gasoil per a la calefacció, l’oxigen,...

• FARMÀCIA

– Rep i emmagatzema els productes farmacèutics.

• CLASSIFICACIÓ SEGONS EL FUNCIONAMENT

– Magatzem tancat:

• Només hi poden accedir professionals autoritzats.

• Es registra cada entrada i sortida de producte.

• Cost elevat però major control

• S’usa en magatzems generals.

– Magatzem obert:

• Poden accedir-hi persones alienes als autoritzats.

• El recompte d’articles és menys rígid.

• S’usa en magatzems petits de plantes hospitalàries.

APROVISIONAMENT

• APROVISIONAR

– Posar a disposició d’una organització tots els productes, béns i serveis procedents de

l’exterior i que són necessaris per al seu funcionament.


5

– Per assolir aquest objectiu cal:

• Preveure les necessitats

• Planificar les necessitats en el temps

• Buscar-les en el mercat

• Adquirir-les

• ARXIU D’INFORMACIÓ DE COMPRES

– Normalment s’usen bases de dades que inclouen informació sobre els proveïdors i productes

en forma de fitxes.

• Fitxa del proveïdor

FITXA DEL PROVEIDOR

NÚM.

EMPRESA: NIF/CIF

Adreça

Tel. Fax e-mail

PRODUCTE REF. CATÀLEG/CODI

Observacions

• Fitxa del producte

FITXA DEL PRODUCTE

NÚM.

PRODUCTE

TIPUS:

CODI:

PROVEÏDOR

PROVEÏDOR

PROVEÏDOR

PROVEÏDOR

Observacions


6

• ESTUDIS DE MERCAT

– Reunir i analitzar les informacions disponibles referents a la producció, distribució i venda

d’un article o material i dels seus possibles proveïdors.

• INFORMACIÓ DE PROVEÏDORS

– Conèixer la realitat de les disponibilitats d’un proveïdor en concret mitjançant el contacte

directe: visites, entrevistes amb agents comercials,...

En instal·lacions mitjanes-petites, les gestions d’aprovisionament les realitza el responsable d’aquesta

àrea.

En institucions grans es pot dur a terme:

• COMPRA CENTRALITZADA

– Cada centre sanitari públic sol·licita al Sistema Regional de Salut el material homologat.

– El SRS s’encarrega de la compra del material i el distribueix.

– Material homologat: materials amb característiques definides: mobiliari, material

d’oficina, material informàtic, material clínic d’ús general,....

• COMPRA DESCENTRALITZADA

– Cada institució gestiona les seves pròpies compres.

– Es fa un concurs públic per escollir el proveïdor amb millors ofertes en relació

qualitat/preu.

• SISTEMA MIXT

– Alguns materials s’adquireixen de forma centralitzada i d’altres descentralitzada.

– El més freqüent.

El subministrament dels materials a les diferents unitats o serveis es pot fer de:

• FORMA PROGRAMADA

– Els productes es subministren abans que s’esgotin.

• FORMA URGENT

– Els productes es subministren quan la unitat o servei ha quedat desproveïda del material i

cal una reposició immediata.

2. GESTIÓ DEL MAGATZEM

Cada vegada més s’està externalitzant ja sigui per reduir costos, aprofitar al màxim l’espai i evitar

despeses de personal.


7

Un magatzem extern s’encarrega de guardar i distribuir el material.

OBJECTIUS

Saber quina quantitat de cada article s’ha d’emmagatzemar.

Controlar el moviment dels articles per reposar-los abans que s’esgotin.

2. 1. GESTIÓ D’EXISTÈNCIES I D’ESTOCS

Determinar la quantitat i el tipus de productes que han de ser emmagatzemats.

Cal que existeixi un equilibri entre la quantitat de productes per tal de satisfer:

La demanda del producte

El cost del producte

Existeixen 2 tipus d’estocs:

DIPÒSIT O ESTOC NORMAL O ACTIU

El necessari per mantenir l’activitat de l’organització.

La tendència general de les empreses és la de:

Mantenir els magatzems al mínim per reduir costos.

Utilitzar el sistema just in time o estoc zero: el proveïdor és l’encarregat d’emmagatzemar

el producte i el subministra puntualment en un període molt breu de temps.

Això pot provocar amb freqüència ruptura d’estocs o d’inventaris.

DIPÒSITS O ESTOCS MÍNIMS

Quantitat mínima de cada article indispensable per a un bon funcionament.

Es fixen en funció de:

Terminis de lliurament dels proveïdors

Demanda previsible.

DIPÒSIT DE SEGURETAT

Mesura de seguretat complementària a l’estoc mínim (El necessari per atendre una

demanda augmentada).

Com més variable sigui el ritme de demanda o terminis de lliurament, major haurà de ser

el dipòsit de seguretat

DIPÒSIT O ESTOC MÀXIM

Quantitat màxima que pot ser emmagatzemada d’un determinat producte.

MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA

Permet calcular el punt de comanda, és a dir, el moment en què s’ha de realitzar la

comanda per tal d’evitar que s’esgotin les existències del dipòsit o estoc actiu.

Permet calcular-lo quan la demanda i els terminis de compra són predictibles.


8

Càlcul del punt de comanda

SEGUIMENT D’EXISTÈNCIES

Consisteix en saber quina és la quantitat de productes i materials de cada classe disponibles dins un

magatzem.

Per fer-ho s’usen:

FITXES DE MAGATZEM

o Registre continu d’entrades i sortides d’articles.

o Se sol usar una base de dades amb fitxes de cadascun dels articles.

o El disseny de les fitxes depèn de cada magatzem, però sempre hi ha un mínim de dades:

FITXA DE MAGATZEM

Núm.

Mètode de valoració:

Article

Tipus /varietat:


9

Codi: GHF:

Data

comanda

Data

entrada

Proveïdor/

Núm. fact.

Núm.

Sèrie/lot

Data

sortida

Destinació entrades Sortides Existències

Unitats Preu valor Unitats Preu valor Unitats Preu valor

• FITXES D’INVENTARI

• Permet verificar que les existències registrades es troben realment en estoc.

• INVENTARI: recompte manual de tots els articles del magatzem, localitzant els que hagin

caducat, s’hagin deteriorat o hagin quedat obsolets per donar-los de baixa.

• Per tal de realitzar l’inventari cal:

• Localitzar cada article.

• Identificar l’article de forma clara i precisa.

• Verificar el nombre total d’articles de cada classe i varietat.

• Identificar els articles que s’han de retirar.

• Donar de baixa aquests articles.

• Registrar tota la informació obtinguda.

• FITXES D’INVENTARI

INVENTARI

Consulta/unitat:

Data:

Article/producte Núm. sèrie/lot Unitats Data de caducitat Localització

• Existeixen tres models per a realitzar inventaris:

• INVENTARI ANUAL

– Es realitza un cop a l’any.

– Per fer-lo cal bloquejar el moviment al magatzem.

– Es fa coincidir amb el final de l’exercici econòmic.


10

– Si es detecten errors cal inspeccionar entrades i sortides d’un any.

• INVENTARI PERMANENT

– S’inventarien diàriament les existències dels articles que han registrat moviment durant

la jornada.

– Els errors es detecten ràpidament.

– Complicat en organitzacions amb molt de moviment.

• INVENTARI ROTATIU

– Model intermedi entre els dos anteriors.

– Es basa en el principi de Pareto:

• Una petita part dels articles suposen un alt percentatge del valor total

emmagatzemat

• Una porció mitjana suposa un percentatge mitjà

• Una part important de l’emmagatzematge representa un valor petit.

– Es realitza un inventari parcial amb freqüències establertes segons el principi anterior:

• Pocs articles necessiten un seguiment més estricte: més delicats, més cars, per

patir menys deteriorament, revisió quinzenal.

• Per un grup major, serà suficient un control trimestral.

• Per un percentatge ampli n’hi haurà prou amb un control anual.

• INVENTARI AUTOMATITZAT

• La majoria de programes informàtics usats en gestió sanitària, ofereixen utilitats per a realitzar

inventaris de forma automatitzada.

3.VALORACIÓ D’EXISTÈNCIES

S’utilitza per a conèixer el valor del capital immobilitzat de què es disposa en forma de materials

emmagatzemats.


11

Cal tenir en compte:

• Preu unitari o costos directes

• Despeses d’emmagatzematge o costos indirectes.

Per valorar les existències i les sortides finals s’usen 3 mètodes:

• MÈTODE FIRST IN, FIRST OUT (FIFO)

• Entre les existències que es tenen es consumiran les que primer entren, les més antigues.

• Mètode útil quan els preus són estables, però no en èpoques d'inflació perquè es sobrevalora el

preu del producte.

• MÈTODE LAST IN, FIRST OUT (LIFO)

– L’últim que entra és el primer que surt.

– Es consumeixen abans les últimes existències a arribar.

– D’aquesta manera les existències es valoren amb els preus més antics i el material usat al

preu actual.

– Aconsellable en moments d’inflació.


12

• MÈTODE PMP (PREU MITJÀ PONDERAT)

• Valora les mercaderies emmagatzemades calculant la mitjana ponderada del preu pagat

per cada unitat en dipòsit.

• El preu obtingut és el que s’aplica a les unitats que surten del magatzem.

• Més usat.

3. PRÀCTIQUES CORRECTES EN L’EMMAGATZEMATGE DE PRODUCTES SANITARIS

• L’emmagatzematge d’aquest tipus de productes ha de garantir que :

– Es mantinguin les característiques físiques i químiques que recomana el fabricant incloent

el transport.

– Es garanteixi l’autenticitat dels productes.

– Es faciliti el seguiment de cada lot de material per poder-lo retirar en cas de risc per la

salut.

– S’asseguri l’adequada rotació dels productes.

– Es garanteixi el seguiment de la circulació de substàncies i productes sotmesos a una

vigilància especial.

4. CLASSIFICACIÓ DELS MITJANS MATERIALS

• Existeixen 2 grans grups de materials sanitaris:

– FÀRMACS O MEDICAMENTS

• Substàncies o combinació de substàncies usades per prevenir, diagnosticar,

alleujar tractar o curar malalties.

• Necessiten condicions específiques d’emmagatzematge.

• S’emmagatzemen a la farmàcia hospitalària.

– PRODUCTES SANITARIS

• Equips, dispositius, materials, instruments i altres articles necessaris per a

l’assistència als pacients ( gases, sondes, guants, agulles,...


13

• SIMBOLOGIA PER ETIQUETAR ELS PRODUCTES SANITARIS

• La classificació es pot realitzar per diferents criteris:

• Classificació segons l’ús i la durada

– Material fungible

• Material que es consumeix amb l’ús.

• Diferenciarem:

• Material d’un sol ús: inclou el material de cures (gases, cotó, guants,...)

d’higiene (esponges, sabó,...)

• Material reutilitzable: inclou el petit instrumental: pinces Kocher, tisores,

pinces portacotons,...

– Material inventariable

• No es consumeix amb l’ús, però pot deteriorar-se.

• Es correspon amb materials d’equipament o instrumentació que sol ser més cara:

aparells de radiologia, llits, ordinadors, mobiliari,...

• Classificació ABC segons el principi de Pareto

– Grup A:

• Articles de preu elevat i reduït nombre d’unitats.

• Han d’estar especialment controlats pel valor que representen.

• Ex: recanvis d’un equip de radiologia.

– Grup B

• Articles amb una posició intermèdia en valor i quantitat.

• Requereixen un control intermedi.


14

• Ex: balances electròniques de precisió.

– Grup C

• Articles amb poc valor unitari, però dels quals n’ha d’existir una gran quantitat pel

seu gran consum.

• Control menys estricte:

• Ex: cotó.

• Classificació segons exigències d’emmagatzematge:

– Material sense exigències especials:

• Requereixen uns mínims de neteja, temperatura, ventilació i humitat.

• Ex: fàrmacs que poden mantenir-se en un ambient sec i fresc.

– Material amb exigències especials

• Estèril

• Requereixen uns mínims de neteja, temperatura, ventilació i humitat.

• Cal controlar la data de caducitat, indicadors d’esterilitat i ruptura

d’envasos.

• Material làbil

• Són substàncies o productes que es deterioren fàcilment per diferents agents

físics.

• Peribles: període de caducitat inferior a cinc anys des de la data de

fabricació.

• Termolàbils: s’alteren fàcilment per l’acció de la calor. Ex: vacunes

• Ambient fresc (10-20ºC)

• Refrigeració (2-8ºC)

• Congelació

• Fotosensibles: s’alteren per acció de la llum directa.

• Productes higroscòpics: s’alteren per absorció d’aigua del medi. Ex:

medicaments efervescents

• Classificació segons els riscos:

– No perillosos:

• La seva manipulació no provoca riscos per a la salut.

– Perillosos:

• La seva manipulació exigeix mesures especials:

• La perillositat s’indica amb un pictograma.

• Poden ser:

• Tòxics: per diferents vies i en petites quantitats poden causar la mort.

• Corrosius: en contacte amb teixits vius, poden destruir-los.


15

– Materials caducats i defectuosos.

• Productes o materials que per alguna causa han estat rebutjats pels controls de

qualitat i s’han d’eliminar del magatzem.

• S’emmagatzemen separats i ben identificats.

5. CONDICIONS CORRECTES D’EMMAGATZEMATGE

• Els magatzems han de complir una sèrie de condicions mínimes pel que fa a:

• CONSTRUCCIÓ I ESTRUCTURA:

– Edifici estable i sòlid.

– Dimensions suficients per facilitat l’accés i permetre una circulació fluida de personal i

material.

– Il·luminació adequada.

– Portes i vies de sortida lliures d’obstacles per facilitar una evacuació ràpida i segura en

situacions d’emergència.

– Les instal·lacions generals: aigua, llum,... Han d’estar en perfectes condicions de

conservació.


16

– Segurs per evitar riscos de caigudes, xocs contra objectes, esfondraments o caigudes de

material emmagatzemat.

– Senyalització de zones amb risc.

• CONSTRUCCIÓ I ESTRUCTURA:

• NETEJA

– Parets i superfícies llises, de material rentable i fàcil neteja.

– Facilitar la temperatura ambient, humitat i ventilació adequades.

– Programa de manteniment i neteja que inclogui la desratització i desinsectació.

• ZONES DEL MAGATZEM

– Molls: zona de descàrrega del material

– De recepció: zona on es rep la mercaderia.

– D’emmagatzematge: instal·lacions necessàries per garantir les condicions específiques

d’emmagatzematge de cada material.

– De residus: pels residus i materials caducats, estaran convenientment senyalitzats.

– D’oficines: per a realitzar tasques d’administració.

– Zona de sortida: on es preparen i condicionen els materials i productes per a la sortida.

– Picking: zona de recollida del material.


17

• FORMES D’EMMAGATZEMATGE

– Prestatgeria: els productes s’emmagatzemen en prestatgeries fixes amb les dimensions

adequades a cada tipus de producte.

– Palets o suports de fusta: els productes s’hi col·loquen a sobre, deixant espais de

circulació.

– Contenidors: els productes s’introdueixen en caixons o contenidors de diverses

dimensions, es dipositen en prestatgeria o s’apilen.

– Blocs o piles: s’apilen uns sobre els altres, sempre que es pugui.

– Dispensació automatitzada o sistemes carrussel: s’usen blocs o armaris que es mouen i

controlen automàticament.

GESTIÓ DELS MAGATZEMS SANITARIS UD5“-DELS... · 2014. 3. 3. · MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA...

Documents

Transcript of GESTIÓ DELS MAGATZEMS SANITARIS UD5“-DELS... · 2014. 3. 3. · MODEL DE PREVISIÓ PERFECTA...