GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA VALIDACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE...

MACROPROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

VALIDACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Gerencia Nacional Financiera y Administrativa

DESPLIEGUE DE PROCESOS

009Coordinación y gestión de procesos administrativos

y financieros

001Presupuesto

002Adquisición de bienes y

servicios

003Gestión de bienes

004Tesorería

005Contable

006Gestión de espacios

físicos

007Servicios generales y de

apoyo administrativo

Procesos únicos (U)del macroprocesoN° 12 para toda la

Universidad

MACROPROCESO (12): GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Fase posterior de mejoramiento por

sedes.


SUBPROCESOS DE PROCESOS ÚNICOS (U)DEL MACROPROCESO

Coordinación y gestión de procesos

administrativos y financieros

Diseñar y ejecutar estrategias de gestión

administrativa y financiera

Realizar seguimiento y asesoría

Elaborar, consolidar, presentar informes

financieros y administrativos

Brindar soporte funcional al sistema de gestión financiera

(SGF- QUIPU)

Adquisición de bienes y servicios

Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición

Realizar seguimiento a la

ejecución contractual

Gestionar actividades de

comercio exterior

Adquirir bienes y servicios por otras

modalidades

Presupuesto

Planear y programar el presupuesto

Apropiar el presupuesto de

ingresos y gastos

Ejecutar los ingresos

Ejecutar los gastos

Ejecutar el seguimiento presupuestal


Gestión de bienes

Gestionar operaciones de almacén

Gestionar operaciones de inventarios

Gestionar operaciones de seguros para

bienes e intereses patrimoniales de la

Universidad

Contable

Seleccionar proveedores y formalizar la

adquisición

Realizar seguimiento a la ejecución contractual

Gestionar actividades de comercio exterior

Adquirir bienes y servicios por otras

modalidades

Tesorería

Recaudar y registrar ingresos

Tramitar cuentas por pagar

Registrar egresos

Administrar recursos financieros

Efectuar controles de tesorería

Expedir facturas y efectuar seguimiento

de cartera

SUBPROCESOS DE PROCESOS ÚNICOS (U)DEL MACROPROCESO


DESPLIEGUE DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO Procedimientos Instructivos Formatos

1. COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS Y FINANCIEROS

10 33 8

2. PRESUPUESTO 24 39 49

3. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 18 6 44

4. GESTIÓN DE BIENES 15 2 185. TESORERÍA 15 43 456. CONTABLE 14 10 248. SERVICIOS GENERALES Por definir Por definir Por definir

9. ADMINISTRACIÓN ESPACIOS FÍSICOS

Por definir Por definir Por definir

TOTAL 117 129 186

FECHA DE CORTE: 28 de Febrero de 2011

RECOMENDACIONES E INFORMACIÓN ÚTIL PARA

ACCEDER Y CONOCER LOS PROCEDIMIENTOS,

INSTRUCTIVOS, FORMATOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL

MACROPROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA


De acuerdo al tipo de documento, los mismos podrán ser visualizados en distintos tipos de archivos, así:◦ Los procedimientos son creados en la herramienta Microsoft Visio,

pero su visualización se hace a través de archivos *.html, es decir que son vistos a través de página web.

◦ Los instructivos, formatos y demás documentos se encuentran en archivos tipo Microsoft Word (*.doc/ *.docx), Excel (*.xls / *.xlsx) o Adobe Reader (*.pdf), dependiendo el fin para el cual hayan sido creados, si son para consulta o para diligenciar algún tipo de información.

Para poder tener acceso a toda la información de los procedimientos se recomienda utilizar el navegador Internet Explorer

El ingreso a la documentación se realiza desde la página web www.unal.edu.co/gerencia_finad, accediendo por el menú “Procesos”. Una vez haya ingresado a este menú debe ingresar al vínculo llamado “TABLERO DE CONTROL”

I. RECOMENDACIONES INICIALES PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad


El TABLERO DE CONTROL abre un archivo en Microsoft Excel que le permitirá, paso a paso, conocer el despliegue general de los procesos, los correspondientes subprocesos y los documentos asociados a éstos (Procedimientos, instructivos, formatos y otros)

Tanto el archivo del TABLERO DE CONTROL como los demás documentos tienen hipervínculos, que lo pueden llevar a información importante. Algunos ejemplos de hipervínculos son:

Si al acceder a un procedimiento u otro documento aparece un mensaje informando sobre contenido riesgoso para el computador, dar en la opción “Si” para poder abrir el documento. Cabe anotar que el procedimiento y sus documentos relacionados no cuentan con contenido riesgoso para ningún PC, por lo cual no tendrá problema.

I. RECOMENDACIONES INICIALES PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS

Instructivos

Gerencia Nacional Financiera y AdministrativaGerencia Nacional Financiera y Administrativa

II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS

1.Ingrese a http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/ y haga clic en el menú «Procesos »

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/

http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/


2. Haga clic en «TABLERO DE CONTROL»



3. Abrir archivo de Microsoft Excel con el TABLERO DE CONTROL



4. Ingreso a la pantalla inicial del TABLERO DE CONTROL


Muestra el despliegue de procesos del macroproceso


5. Ingreso al proceso «Coordinación y gestión de los procesos administrativos y financieros - 009»


Haga clic en el cuadro del proceso


6. Ingreso a los subprocesos del proceso «Coordinación y gestión de los procesos administrativos y financieros - 009»


Para acceder al listado de procedimientos de cada subproceso haga clic sobre el cajón

correspondiente

Tenga en cuenta !!


8. Ingreso al TABLERO DE CONTROL de los procesos de Presupuesto - 001, Adquisición de bienes y servicios – 002, Gestión de bienes – 003, Tesorería – 004, y Contable – 005. Ej: Tesorería



8. Ingreso al TABLERO DE CONTROL de los procesos de Presupuesto - 001, Adquisición de bienes y servicios – 002, Gestión de bienes – 003, Tesorería – 004, y Contable – 005 . Ej: Tesorería


Contenido seguro del archivo. “Aceptar” para abrir documento


9. Para acceder a los procedimientos, hacer clic sobre el cajón de un subproceso


Para acceder al listado de procedimientos de cada subproceso haga click sobre el

cajón correspondienteTenga en cuenta !!


10. Botones de acceso a procedimientos y a listado de instructivos y formatos


Botón para ingresar al procedimiento

Botones para ingresar listado de instructivos y formatos de un procedimiento

Botones de regreso

Subprocesos

Página anterior


Permitir contenido bloqueado del navegador de internet


Si el menú izquierdo aparece de esta forma y la página le está solicitando

permiso adicional para descargar contenidos. Para poder ingresar de manera adecuada al procedimiento,

haga clic sobre la barra con el símbolo de advertencia y luego en

“Permitir contenido bloqueado”

12. Visualizar el procedimiento

Recuerde ingresar utilizando Internet

Explorer para que pueda tener acceso a toda la

información del procedimiento


12. Visualizar el procedimiento


Forma adecuada de visualizar el procedimiento



12. Visualizar el procedimiento Botones generales de navegación en el procedimiento - Simbología

Anterior

Siguiente

Flujograma

Normatividad

Aprobación

Le permite navegar en las páginas de

información general del procedimiento

Lo lleva al diagrama de flujo que describe las

actividades del procedimiento

Despliega la normatividad asociada

al procedimiento

Lo lleva al cuadro de aprobación del procedimiento

Información

Desde la página del diagrama de flujo lo

lleva a la página inicial de información general

del procedimiento

Menú desplegable para ingresar a cualquier página del procedimiento. Seleccione la página deseada y haga

clic en el botón verde



12. Visualizar el procedimiento Navegación en el diagrama de flujo



12. Visualizar el procedimiento Navegación en el diagrama de flujo - Simbología

1.Abrir la caja en el

Sistema de información

correspondiente

¿Es momento de hacer el cierre del día?

Actividad del procedimiento

Flecha indicadora de secuencia del procedimiento

Decisión

Listado de requisitos

1Conector de actividades cuando su secuencia no es consecutiva

Conector de fin e inicio de página cuando existe más de una página de diagrama de flujo.

Ir a un formato asociado al procedimiento

Efectuar recaudo en caja

recaudadora de la UN

Elaborar, consolidar y presentar informes Remisión a otro procedimiento

Instructivo para archivar los documentos de tesorería según TRD

Remisión a un instructivo específico de otro procedimiento

Hipervínculo a manuales o instructivos



12. Visualizar el procedimiento Despliegue de información detallada de las actividades

Hacer clic en la caja de la actividad y oprimir la tecla “Ctrl” – Despliega menú con detalle de la

actividad



13. Visualizar documentos asociados al procedimiento Ingreso a documentos relacionados con el procedimiento

De acuerdo con la simbología referenciada anteriormente hacer clic sobre el ícono del documento que se requiera

consultar

Ejem

plos


13. Visualizar documentos asociados al procedimiento


Archivos tipo Microsoft Word Excel o Adobe Reader, según se requiera


14. Ingresar a otros documentos (formatos, procedimientos, otros instructivos, documentos varios) desde los instructivos




Botones para ingresar de manera directa a instructivos y formatos

Contenido seguro del archivo. “Aceptar” para abrir documento

15. Visualizar documentos asociados al procedimiento (instructivos y formatos) descargándolos desde el TABLERO DE CONTROL

Para comentarios y observaciones, remitirse a los

correos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa [email protected] o

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

«Las organizaciones verdaderamente excelentes se miden por su capacidad para

alcanzar y sostener en el tiempo los resultados sobresalientes para sus grupos de

interés»

Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM)

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