Gerencia Nacional Financiera y Administrativa División...
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Gerencia Nacional Financiera y Administrativa División Nacional de Servicios Administrativos Sección Contratación Nivel Nacional Septiembre de 2014
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Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
División Nacional de Servicios Administrativos
Sección Contratación Nivel Nacional
Septiembre de 2014
CONTENIDO
1. Marco Normativo de la Contratación en la Universidad
2. Aplicación del principio de Planeación en la contratación
3. Función de Supervisión e Interventoría Contractual
4. Implicaciones estatuto anticorrupción
MARCO NORMATIVO EN CONTRATACIÓN
NORMATIVIDAD VIGENTE QUE RIGE LOS ACUERDOS DE VOLUNTADES DE LA UNIVERSIDAD
Acuerdo del CSU No. 002 de 2008, “Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”. Modificado por Acuerdo del CSU No. 061 de 2012 (Art. 8)
Resolución de Rectoría No. 1952 de 2008, vigente a partir de 01 de enero de 2009, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia”, modificada por las Resoluciones de Rectoría No. 872, 1082 y 1213 de 2013.
Circulares GNFA No. 9 y 10 de 2011 vigente a partir del 02 de mayo de 2011. Formalización del inicio de la implementación de los procedimientos del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera
TEMAS NO REGULADOS POR LA NORMA CONTRACTUAL VINCULACIONES O RECONOCIMIENTOS ECONÓMICOS QUE NO SE RIGEN POR LA NORMATIVIDAD CONTRACTUAL
Los estímulos y/o reconocimientos económicos que se derivan de las actividades académicas, de extensión, de investigación, tales como:
•Servicios Académicos Remunerados (SAR), Vinculación de Estudiantes Auxiliares, Pasantes, Monitores, Evaluadores, Becarios, Pares Académicos, Heteroevaluadores, entre otros.
Autorizaciones de Transferencias Internas (ATI)
Avances
Viáticos y gastos de estadía
En general, todo gasto mediante Resolución de Autorización de Gastos (RAG).
MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS
CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS
Órdenes Contractuales
(De 0 y < a 800 SMLMV)
Mínimas de corta duración
(De 0 a 10 SMLMV, con plazo de ejecución inferior a
un (1) mes, pago contra recibo a satisfacción, y en
un solo contado)
- Invitación directa verbal
- 1 oferta (verbal o escrita)
Menores (De 0 a 160 SMLMV)
- Invitación directa escrita a 2 proveedores
- 1 oferta escrita (Exceptuando los servicios
de apoyo a la gestión prestados por personas
naturales)
Superiores (> 160 y < 800 SMLMV)
- Estudio de mercado
- Invitación directa escrita a 3 proveedores
- 2 oferta escritas
Contratos (>800
SMLMV)
MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS
CONTRATOS SUJETOS A LIQUIDACIÓN
Requerirán acta de liquidación:
- Las órdenes contractuales y los contratos cuya ejecución sea de tracto sucesivo.
- Las órdenes contractuales y los contratos que así lo hayan pactado.
- Toda orden contractual o contrato que terminen de manera anormal.
- Las demás órdenes contractuales y los contratos que así lo requieran.
NO requerirán acta de liquidación:
- Las órdenes contractuales de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, celebradas con personas naturales, salvo por terminación anormal.
- Las órdenes contractuales suscritas con oferentes sin representación en Colombia.
- Las órdenes contractuales mínimas de corta duración, salvo por terminación anormal
HERRAMIENTAS PARA UNA MEJOR GESTIÓN CONTRACTUAL
* Guía para elaboración de estudios de mercado (Actualizada)
* Guía como adelantar procesos de invitación directa para adquisición de bienes y/o servicios
* Guía para elaborar justificaciones de procesos contractuales
* Guía para el seguimiento de la ejecución contractual
* Instructivo para liquidar órdenes contractuales y contratos
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN
• Antes de celebrar los acuerdos de voluntades, la Universidad Nacional de Colombia verificará de forma integral sus planes y determinará los estudios y diseños técnicos y económicos necesarios para definir el objeto de los acuerdos. Así mismo, los servidores públicos responsables de los acuerdos obtendrán las autorizaciones y aprobaciones necesarias acordes con las políticas determinadas por la Universidad.
¿En que consiste?
• Varias de las faltas disciplinarias cometidas en esta materia en entidades públicas, y evidenciadas por los organismos de control interno y externo, se derivan de la inaplicación del principio de planeación, que en otros términos es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, como guías fundamentales de la función pública.
¿Cuál es su impacto real en términos de responsabilidades de los actores?
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN
• La inversión previa de tiempo en determinar las necesidades, analizar las condiciones en las cuales realizarán las contrataciones requeridas, y obtener las autorizaciones previas que sean del caso, todo ello dentro del marco legal, a largo plazo reditúa en frutos para la Universidad, para obtener bienes, servicios y obras de primera calidad, de forma oportuna y con el mejor precio del mercado.
¿Cuál es su beneficio en el cumplimiento de los fines misionales de la Universidad?
¿Cuál es su impacto real en términos de responsabilidades de los actores?
Contratos infructuosos, incumplidos, o
cumplidos sin las especificaciones
técnicas esperadas,
Prácticas indebidas, La declaratoria de
desierto de los procesos,
Modificaciones y adiciones sucesivas a
un contrato,
Posibles demandas en contra de la Universidad,
Posibles investigaciones
disciplinarias para los servidores públicos,
entre otras.
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN
LA IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS PREVIOS:
Estos estudios están encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes, los siguientes:
Identificar la verdadera necesidad de la adquisición del bien, servicio u obra, y su viabilidad técnica y económica.
Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.
La estimación del precio, y del plazo .
Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, obtención de licencias y permisos, etc.
La necesidad de incurrir en gastos conexos, que se deriven de la celebración del pretendido contrato.
La existencia y disponibilidad de proveedores, en el mercado nacional o internacional,.
Los riesgos previsibles del futuro contrato
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA
CONTRATACIÓN
Requerimientos técnicos innecesarios para el proceso de selección, con el propósito de favorecer a alguien
Direccionamiento desde los estudios previos y en los pliegos a través de imposición de condiciones de difícil cumplimiento
Exigencias técnicas y económicas no proporcionales con el objeto y la cuantía de la contratación
Realización de procesos de selección a final de cada año, con el único fin de comprometer recursos presupuestales no ejecutados de manera oportuna.
Fraccionamiento de los plazos o de los objetos contractuales (Fraccionamiento de contratos) con el fin de evitar procesos de invitación pública, o de invitación a varios proveedores, haciendo usos indebidos de la selección directa.
PRINCIPALES FALENCIAS IDENTIFICADAS EN LA PLANEACIÓN CONTRACTUAL
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA
CONTRATACIÓN
Definición de objetos contractuales demasiado detallados, o que incluyen fechas y cantidades, que en determinado momento llevan a que el contrato no se pueda modificar .
Posibles legalizaciones de hechos cumplidos.
Uso de recursos de terceros, sin tener contratos vigentes.
Considerar que un contrato solo es el medio para pagar una obligación, y no el documento legalmente idóneo para dar inicio a la ejecución de un servicio u obra, o para la adquisición de un bien.
PRINCIPALES FALENCIAS IDENTIFICADAS EN LA PLANEACIÓN CONTRACTUAL
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
• En ejercer el adecuado seguimiento al cumplimiento del objeto, plazo, obligaciones especificas, y especificaciones técnicas pactadas en una orden contractual o contrato. Dicho seguimiento y verificación comprende los aspectos: técnico, administrativo, financiero, jurídico y contable.
¿En que consiste?
• En materia civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por la ejecución de su actividad, en los términos expresamente fijados en la Ley.
¿En que aspectos responde un supervisor o interventor?
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
• A partir de la fecha de comunicación de la legalización e inicio de la orden contractual o contrato, y hasta la terminación del contrato o hasta su liquidación (Cuando así se requiera).
¿Cuál es el término para la ejecución de supervisión o interventoría?
• Solo cuando no exista en la planta de la Universidad, personal suficiente o calificado, para llevar a cabo la labor de supervisión.
¿En que casos es viable la contratación de un interventor?
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
Interventor
• Persona natural o jurídica, que en razón a su conocimiento especializado o experiencia acreditada en el área del objeto contractual, es contratada por la Universidad para que ejerza el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable sobre el cumplimiento de la orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen
Supervisor
• Servidor público de la Universidad, con conocimiento en el área objeto de la orden contractual o contrato, designado para ejercer el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable, que garantice el cumplimiento del objeto de una orden contractual o contrato. El contrato de interventoría será supervisado directamente por la Universidad
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
Autorizar el recibo y el pago de bienes, servicios u obras, sin las especificaciones técnicas pactadas en la orden contractual o contrato.
Autorizar pagos sin la entrega o cumplimiento a satisfacción de los bienes, productos o servicios contratados.
No liquidar las órdenes contractuales o contratos, que así lo requieran, dentro del término estipulado para ello (4 meses).
La no verificación del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones ante el Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y ARL), el Sena, el ICBF, Cajas de Compensación Familiar, según sea el caso.
Errores más frecuentes en el ejercicio de la supervisión o interventoría
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
No informar oportunamente al ordenador del gasto, sobre hechos del contrato que puedan llevar a un posible incumplimiento.
No exigir la presentación de informes escritos o entrega de productos, según lo pactado contractualmente.
Autorizar de manera directa, sin autorización del ordenador del gasto, modificaciones a las condiciones esenciales de la orden contractual o contrato.
No tramitar de manera oportuna las adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones o cesiones requeridas.
Errores más frecuentes en el ejercicio de la supervisión o interventoría
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
Exigir al contratista el cumplimiento de obligaciones y actividades no pactadas contractualmente.
Limitarse a autorizar los pagos pactados, sin verificar la calidad de los informes de actividades o productos establecidas en la orden contractual o contrato.
No exigir la devolución de bienes a cargo del contratista, antes de la autorización del último pago.
No dejar evidencia escrita de los requerimientos efectuados al contratista, para garantizar el cumplimiento de lo contratado.
Errores más frecuentes en el ejercicio de la supervisión o interventoría
LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA
No verificar la adecuada inversión de los anticipos girados al contratista.
Exigir ejecución de obligaciones contractuales, de manera posterior a la fecha de terminación del contrato.
Permitir que los pagos pendientes al contratista se conviertan en vigencias expiradas.
Expedir al contratista, las certificaciones de órdenes contractuales y contratos. (Esta competencia esta delegada expresamente en los Jefes de Contratación)
Errores más frecuentes en el ejercicio de la supervisión o interventoría
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
• Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
Serán faltas gravísimas para el supervisor o el interventor:
No exigir la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su
defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias.
Certificar como recibido a satisfacción, un contrato que no ha sido ejecutada a cabalidad.
Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que
puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que
puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se
presente el incumplimiento.
Inhabilidades para el interventor: El que incumpla el deber de entregar información
a la entidad contratante relacionada con:
El incumplimiento del contrato,
Hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles,
Hechos que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.
FALTAS GRAVÍSIMAS E INHABILIDADES
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
RESPONSABILIDADES
El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.
Responsabilidad solidaria para el
interventor:
Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.
Responsabilidad solidaria para el ordenador del
gasto:
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
IMPACTO EN MATERIA FISCAL
CULPA GRAVE EN LOS SIGUIENTES EVENTOS:
Cuando se hayan elaborado pliegos de condiciones o términos de referencia en forma incompleta, ambigua o confusa, que hubieran conducido a interpretaciones o decisiones técnicas que afectaran la integridad patrimonial de la entidad contratante.
Cuando haya habido una omisión injustificada del deber de efectuar comparaciones de precios, ya sea mediante estudios o consultas de las condiciones del mercado o cotejo de los ofrecimientos recibidos y se hayan aceptado sin justificación objetiva ofertas que superen los precios del mercado.
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
IMPACTO EN MATERIA FISCAL
CULPA GRAVE EN LOS SIGUIENTES EVENTOS:
Cuando se haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas.
Cuando se haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos.
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
IMPACTO EN MATERIA FISCAL
SOLIDARIDAD
• En los procesos de responsabilidad fiscal, acciones populares y acciones de repetición en los cuales se demuestre la existencia de daño patrimonial para el Estado proveniente de sobrecostos en la contratación u otros hechos irregulares, responderán solidariamente el ordenador del gasto del respectivo organismo o entidad contratante con el contratista, y con las demás personas que concurran al hecho, hasta la recuperación del detrimento patrimonial.
IMPLICACIONES Y SANCIONES DEL ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN
IMPACTO EN MATERIA PENAL
El que en un proceso de licitación pública, subasta pública, selección abreviada o concurso se concertare con otro con el fin de alterar ilícitamente el procedimiento contractual, incurrirá en prisión de seis (6) a doce (12) años y multa de doscientos (200) a mil (1000) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inhabilidad para contratar con entidades estatales por ocho (8) años.
