gerencia de proyectos comunicaciones

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES Pgina 1 [email protected]

Dionisio Arango Botero, PMP!Conferencista!

GERENCIA DE PROYECTOS Tema 5 : Gestin de Comunicaciones

Julio 2 de 2.014


reas de conocimiento 1. Integracin 2. Alcance 3. Tiempo 4. Costo 5. Calidad

6. Recurso humano 7. Comunicaciones 8. Riesgo 9. Adquisiciones 10. Interesados

5 grupos de procesos

10 reas conocimiento 47 procesos


1. Planear las Comunicaciones 2. Administrar las comunicaciones 3. Controlar las comunicaciones 4. Identificacin de interesados 5. Algunas reflexiones 6. Herramientas gerenciales

Temario

PROC

ESOS

!


Procesos requeridos para asegurar una o p o r t u n a g e n e r a c i n , r e c o p i l a c i n , almacenamiento, difusin y disposicin final de la informacin del proyecto.

GESTION DE COMUNICACIONES

Definicin


Tiempo de vida profesional

1. Escuchando 45% 2. Hablando 30% 3. Leyendo 16% 4. Escribiendo 9%


Generalidades

Un GP dedica el 90% de su tiempo a comunicarse (PMI)


Actividad comunicacional Interna (en el proyecto) 1. Externa (cliente, otros proyectos, el pblico) 2.

Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la empresa) 5.

Formal (Reportes, memos, resumen) 3.

Oficial (reporte anual, peridicos) 6.

Informal (emails, reuniones) 4.

No oficial 7. Escrita y oral 8. Verbal y noverbal 9.


METODOS DE COMUNICACION

1. Escrita y oral 2. Hablada y escuchada 3. Interna y externa 4. Formal e informal 5. Vertical y horizontal


METODOS DE DISTRIBUCION DE INFORMACION

1. Reuniones 2. Copia fsica 3. Acceso compartido a redes 4. Fax 5. Correo electrnico 6. Correo de voz 7. Videoconferencia 8. Intranet del proyecto


REGISTROS DEL PROYECTO

Correspondencia , memorandos, documentos que describen el proyecto.

REPORTES DEL PROYECTO

Reportes formales acerca del desempeo, estado del proyecto o particularidades del mismo.

PRESENTACIONES DEL PROYECTO

Reportes formales acerca del desempeo, estado del proyecto o particularidades del mismo.


Comunicacin efectiva

Antes de comunicarnos (1)

1. Tener un propsito 2. Una mentira destroza la reputacin de honestidad 3. Naturaleza informacin 4. Historia de la comunicacin a travs del canal a

utilizar : No podemos pasar de la noche a la maana de una comunicacin cordial y prxima a otra fra y lejana o viceversa. Ejemplo : Director que habitualmente est en su despacho y va un da al taller a preguntar algo.

5. Momento (condiciones ptimas de recepcin) 6. Informar a quien se debe

(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344



Antes de comunicarnos (1)

7. Pblico objetivo 8. Probabilidad que el otro comprenda y acepte 9. No emitir juicios de valor. Pueden provocar aprobacin o

desaprobacin, formularlos sin tener en cuenta lo que pueden sentir los receptores es una falta de consideracin y puede entorpecer la comunicacin

10. Cultivar la empata siendo congruente con los propios planteamientos

11. El mensaje ms difcil de comunicar es aquel que el receptor no est dispuesto a recibir.

(1) El Arte de dirigir proyectos, Angel Daz Martn, pg 344

TEMA 5 : GESTION DE COMUNICACIONES Pgina 12 [email protected] 12

PLANEAR COMUNICACIONES!

ADMINISTRAR COMUNICACIONES!

CONTROLAR COMUNICA!

CIONES!

Planeacin! Ejecucin! Control!

1" 2" 3"

PROCESOS DE LA GESTION DE COMUNICACIONES


1. PLANEAR COMUNICACIONES


Es el proceso de determinar las necesidades de informacin de los interesados y definir un mtodo de comunicacin.

PLANEAR LAS COMUNICACIONES

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados.

2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser suministrada y por quien.

3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la necesidad de comunicar informacin, las necesidades y m todos de d i s t r i buc in pueden va r i a r sustancialmente.


4. Este proceso se efecta generalmente en las etapas mas tempranas del proyecto ; sin embargo, debe revisarse continuamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.


1. Todos los proyectos requieren comunicar la informacin 2. Cada proyecto tiene necesidades de informacin y mtodos de

distribucin y manejo diferentes. 3. Este proceso se efecta generalmente en las etapas mas

tempranas del proyecto ; sin embargo, debe revisarse continuamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.


PLANEAR COMUNICACIONES

Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar la forma de satisfacerlas.

FACTOR DE EXITO DEL PROYECTO!


1. Retraso en envo de informacin 2. Comunicacin de informacin clave a personas que no

lo son. 3. Envo de informacin insuficiente a interesados claves.

PROBLEMAS QUE PUEDEN PRESENTARSE!


1. Formato adecuado 2. Momento adecuado 3. Impacto adecuado 4. Unicamente informacin necesaria

COMUNICACIN EFECTIVA IMPLICA SUMINISTRAR INFORMACION EN LA SIGUIENTE FORMA : !

Un GP dedica el 90% de su tiempo a comunicarse (PMI)


1. Plan de direccin del proyecto 2. Registro de interesado 3. Factores ambientales empresa 4. Activos de procesos organizacionales (3)

Insumos

(3) Activos procesos organizacionales. Todos aquellos activos de procesos de cualquiera de las organizaciones involucradas con el proyecto que pueden ser usados para influir en el xito del proyecto : Informacin histrica Polticas Procedimientos Lecciones aprendidas Formatos Guas


1. Anlisis de requerimientos comunicacin (4) 2. Tecnologa de comunicaciones 3. Modelos de comunicacin 4. Mtodos de comunicacin 5. Reuniones

1. Plan de gestin de comunicaciones (5)

2. Actualizacin de documentos

Procesos

Productos


1. Los requerimientos son definidos mediante la combinacin del tipo y formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de la informacin.

2. Los recursos del proyecto debe ser invertidos

nicamente en informacin que contribuya al xito o aquella cuya ausencia pueda contribuir al fracaso.

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)


Informacin normalmente utilizada para determinar requerimientos : 1. Estructura organizacional de la empresa 2. Estructura organizacional del proyecto 3.Areas o departamentos involucrados en el proyecto 4.Necesidades de informacin interna y externa 5.Informacin de interesados tomada del registro de interesados y de la estrategia de administracin de interesados

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN (4)


1. Es la suma de los requerimientos de todos los involucrados. 2. Se debe definir el tipo y formato de la informacin y un anlisis

del valor de la informacin para cada involucrado. 3. Los esfuerzos deben orientarse a comunicar informacin til

para el propsito de lograr el xito del proyecto o donde un vaco en informacin puede llevar al fracaso.

REQUERIMIENTOS DE COMUNICACION

2. Planeacin de Comunicaciones


1. Vara segn el tipo, tamao y complejidad del proyecto. 2. Los factores tecnolgicos que mas afectan el proyecto son :

- La inmediatez de la informacin - La disponibilidad de tecnologa - Tecnologa vs experiencia del equipo - La duracin del proyecto

TECNOLOGIA DE COMUNICACION

2. Planeacin de Comunicaciones


PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES (5)

1. Requerimientos de comunicacin de los interesados 2. Razones para distribuir dicha informacin 3. Frecuencia de distribucin de informacin 4. Responsable de comunicar 5. Responsable de autorizar comunicacin 6. Personas que recibirn la informacin 7. Mtodos : Memos, e-mails, boletines, otros


PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES (5)

8. Recursos destinados a actividades de comunicacin 9. Glosario de trminos 10. Diagramas de flujo de la informacin 11. Restricciones de comunicacin (como consecuencia

de regulacin o normatividad) 12. Formatos para reuniones del equipo, e-mails,

reuniones virtuales.


2. ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES


Es el proceso de crear , recopilar, distribuir, almacenar y disponer finalmente la informacin del proyecto en concordancia con el plan de comunicaciones del proyecto

ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

1. El plan de comunicaciones (PC) responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados.

2. Quien necesita qu informacin, cuando, como le ser suministrada y por quien.

3. Si bien todos los proyectos tienen en comn la necesidad de comunicar informacin, las necesidades y m todos de d i s t r i buc in pueden va r i a r sustancialmente.


ADMINISTRAR LAS COMUNICACIONES

Permite una comunicacin efectiva entre los interesados del proyecto

PRINCIPAL BENEFICIO!


1. Plan de gestin de comunicaciones 2. Reportes de desempeo del trabajo 3. Factores ambientales de la empresa 4. Evaluacin de activos organizacionales

1. Tecnologa comunicacin 2. Modelos de comunicacin 3. Mtodos de comunicacin 4. Sistema de administracin informacin 5. Reportes de desempeo

Insumos

Herramientas y tcnicas


1. Comunicaciones del proyecto 2. Actualizacin al plan de gestin de comunicaciones 3. Actualizacin de documentos del proyecto 4. Actualizacin de evaluacin procesos organizacionales

Productos


1. Proceso va mas all de distribuir informacin relevante y busca asegurar que la informacin comunicada a los interesados ha sido generada, recibida y entendida adecuadamente.

2. Permita generar oportunidades a los interesados para solicitar informacin adicional, aclaraciones y efectuar discusiones.

3. Algunas consideraciones a tener en cuenta para una adecuada administracin de las comunicaciones son : 1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin

para permitir oportunidades de interaccin y eliminar barreras de comunicacin


1. Modelos de envo y recibo. Incluir retroalimentacin para permitir oportunidades de interaccin y eliminar barreras de comunicacin

2. Seleccin del medio. Precisiones acerca de cuando comunicarse en forma oral o escrita, cuando preparar un memo informal o un reporte formal, cuando debe ser presencial o cuando por correo electrnico.

3. Tcnicas de administracin de reuniones. 4. Tcnicas de presentacin. Tener presente lenguaje

corporal y diseo de ayudas visuales.



Ruido : Barrera de comunicacin que presenta el medio utilizado

EMISOR RECEPTOR

1. Codificacin (Idiomas, gestos, jergas) 2. Mensaje (lo que se quiere comunicar) 3. Medio (va mtodo utilizado)


Informacin clara , completa y no ambigua, confirma que e l m e n s a j e f u e completamente entendido.

HABILIDADES EN COMUNICACION

Responsabilidades

Asegurarse que recibi la informacin completa y que ha s ido cor rec tamente entendida.

Transmisor Receptor

3. Distribucin de Informacin


MODELOS DE COMUNICACION Codificar. "Ideas son traducidas por el transmisor en un lenguaje"

Transmitir mensaje. "Informacin enviada por el transmisor utilizando un canal o medio de comunic."Decodificar. "Idea es traducida por el receptor en ideas."

Reconocimiento. "Una vez recibido el mensaje el receptor puede sealar que lo recibi pero no necesariamente significa que est de acuerdo con su contenido o que lo comprendi."Respuesta o retroalimentacin. "Una vez el mensaje ha sido decodificado y entendido, el receptor codifica ideas y pensa mientos en un mensaje y transmite dicho mensaje al transmisor inicial."


REUNIONES Por lo general consistente en reuniones para resolver problemas y tomar decisiones. Si bien discusiones casuales se pueden dar, la mayora de las reuniones deben ser formales, con agenda, sitio y agenda previamente definidos. Luego se distribuye a otros interesados segn las necesidades."

REPORTES DE DESEMPEO

Actividad de recopilar y distribuir informacin de desempeo entre lo que se incluye reportes de Estado, medicin de avance y proyecciones.""- Anlisis de desempeo anterior "- Trabajo a completar prximo perodo "- Anlisis proyecciones (tiempo y costo) "- Resumen de cambio aprobados"- Estado actual de riesgos y problemas "- Otros"- Trabajo terminado durante el perodo"


COMUNICACIONES DEL PROYECTO Puede incluir reportes de desempeo, estado de los entregables, avance del cronograma y costos incurridos. ""Vara considerablemente segn el proyecto, la urgencia e impacto del mensaje, mtodo de envo y nivel de confidencialidad."


3. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES


Es el proceso de monitorear y controlar comunicaciones durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de informacin de los interesados sean satisfechas.

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Asegurar flujo ptimo de informacin entre los participantes, en cualquier momento.

PRINCIPAL BENEFICIO!


El control de comunicaciones puede generar un proceso iterativo entre la planeacin y la administracin de comunicaciones. Factores tales como problemas o indicadores claves de desempeo pueden generar revisiones inmediatas, anticipadas. El impacto de las comunicaciones del proyecto debe ser evaluado y controlado cuidadosamente para asegurar que el mensaje adecuado se enva al auditorio adecuado en el momento adecuado.


1. Plan de direccin del proyecto 2. Comunicaciones del proyecto 3. Lista de pendientes 4. Informacin de desempeo del trabajo 5. Evaluacin de activos organizacionales

1. Sistemas de administracin de la informacin 2. Juicio de expertos 3. Reuniones

Insumos

Herramientas y tcnicas


LISTADO DE PROBLEMAS

Utilizado para documentar y monitorear la solucin de problemas. Puede utilizarse para facilitar la comunicacin y asegurar un entendimiento comn de los problemas. Ayuda a monitorear quien es responsable de qu y cuando.""La solucin de problemas incluye los obstculos que pueden impedir al equipo el logro de las metas. "


1. Informacin desempeo del proyecto 2. Solicitudes de cambio 3. Actualizacin del plan de direccin del proyecto 4. Actualizacin de documentos del proyecto 5. Actualizacin evaluaciones procesos organizacionales

Productos


INFORMACION DESEMPEO DEL TRABAJO

Normalmente incluye avance y situacin actual al nivel de detalle requerido por los interesados."

SOLICITUDES DE CAMBIO

El control de comunicaciones con frecuencia genera la necesidad de efectuar ajustes, intervenciones en el proyecto. Esto requiere solicitudes de cambio que se pueden traducir en :""- Estimativos de costos nuevos o ajustados"- Secuenciamiento de actiividades"- Fechas del cronograma"- Requerimientos de recursos"- Alternativas de respuesta a riesgos"


SOLICITUDES DE CAMBIO

- Ajustes al plan de direccin del proyecto"- Recomendaciones de acciones correctivas o preventivas."


4. IDENTIFICACION DE INTERESADOS


Son todas aquellas organizaciones o personas que participan activamente en un proyecto o cuyos intereses puedan afectarse positiva o negativamente con el desarrollo del mismo."

INTERESADOS (Stakeholders)!

Pueden influir en el proyecto y sus entregables"


Identificacin de Interesados

Es el proceso de identificar todas aquellas personas que resultan afectadas con el proyecto y documentar informacin relevante relacionada con sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto.

1. Ejercen influencia sobre el proyecto y sus entregables.""2. Estn en distintos niveles de la organizacin o fuera de

ella y ejercen diferentes niveles de autoridad"

3. Actividad crtica para el proyecto, debe ser efectuada lo mas temprano posible"



4. Evaluacin peridica durante el proyecto para efectuar cambios."

5. La mayora de proyectos tiene un nmero importante de involucrados. En aras del tiempo, deben clasificarse segn su inters, influencia y participacin. Esto permite al GP enfocarse mejor."


EQUIPO"IDENTIFICACION DE INTERESADOS"

Externo"Externo"

Interno"

Propsito :"D e t e r m i n a r e x p e c t a t i v a s y requerimientos de involucrados"


PROYECTO"EQUIPO"

ENTREGABLES"

INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS"


7. "Usuarios/Clientes"P e r s o n a s u organizaciones que utilizaran el producto o servicio"

8. "Patrocinador"P e r s o n a u organizacin que suministra recursos fi n a n c i e r o s d e l proyecto."

9 . " G e r e n t e Programa"

Responsable de l manejo integrado de proyectos a su cargo p a r a o b t e n e r beneficios y control q u e e n f o r m a ind iv idua l no se logra."

2. "Equipo Proyecto" 3 . " G e r e n t e Funcional"1. "Gerente Proyecto"

5. "Junta Directiva" 6. "Administradores"4. "Socios"


1. Carta del Proyecto 2. Documento adquisiciones 3. Activos organizacionales

Insumos


1. Anlisis Involucrados [1] 2. Juicio de Expertos

Procesos

1. Registro de Involucrados [2] 2. Estrategia de admon de

Involucrados

Productos


Anlisis de Interesados [1]

Tcnica de anlisis cuantitativo y cualitativo de informacin que permita determinar cuales intereses deben ser tenidos en cuenta a lo largo del proyecto."""Identifica los intereses, las expectativas y la influencia de los involucrados y las relaciona con el propsito del proyecto. Ayuda a identificar relaciones que deban ser atendidas con el fin de formar coaliciones que permitan lograr acciones a favor del proyecto."



Identificar todos los involucrados potenciales y la informacin relevante (sus roles, departamento al cual pertenecen, intereses, nivel de conocimiento, expectativas y niveles de influencia). Los Involucrados claves son fciles de identificar. Usualmente se hace a travs de reuniones."

Paso 1


Anlisis de Interesados

Identificar el impacto potencial o el soporte que cada involucrado podra generar y clasificarlos de tal forma que pueda definirse una estrategia de acercamiento. Existen algunos modelos de clasificacin tales como :"

Paso 2

1. Poder/Inters"2. Poder/Influencia"3. Influencia/Impacto"4. P r o m i n e n c i a :

Poder, urgencia y legitimidad "

Poder = Nivel de autoridad Inters = Respecto de los productos Influencia = Participacin activa Impacto = Habilidad para efectuar cambios en

alguna de las etapas del proyecto ""


Responsabilidad y Autoridad de los interesados

50%

Responsabilidad

Tiempo

Baja

Alta C"D"1"

50%

Autoridad/Responsabilidad

Tiempo

Baja

Alta R"A"3"

50%

Autoridad

Tiempo

Baja

Alta C"D"2"

1. Proceso continuo 2. Puede ser difcil 3. Costoso si es extemporneo 4. El beneficio puede ser para algunos 5. Expectativas encontradas


INTERESADOS!

1. Identificacin temprana"2. Analizar niveles de inters"3. "Analizar Expectativas"4. Determinar su importancia e influencia"

El xito del proyecto depende"



Evaluar como los involucrados claves pueden reaccionar en diferentes situaciones con el fin de planear como influir sobre ellos para incrementar su apoyo y mitigar impactos negativos potenciales."

Paso 3



Mantener Satisfecho"

Monitorear (mnimo esfuerzo)"

Controlar de cerca"

Mantener informado"

PO

DE

R

Baj

o A

lto

Alto Bajo INTERES

A

ED

CB

F"G


Registro de Interesados [2]

1. Informacin identificacin : Nombre, cargo, lugar, rol en el proyecto, informacin de contacto."

2. Anlisis de informacin : Requerimientos principales, expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase o etapa en la que tiene mayor inters "

3. Clasificacin de involucrados"


Estrategia de administracin de Interesados

1. " Acercamiento tendiente a incrementar el apoyo y minimizar impactos de los involucrados durante todo el ciclo de vida del proyecto. "

2. "Matriz de anlisis de involucrados"


5. ALGUNAS REFLEXIONES


1. Project Charter 2. Problemas complejos 3. Plan del proyecto

9. Reuniones 10. Conversaciones

4. Memos 5. Notas 6. Correos electrnicos 7. Presentaciones 8. Discursos

FORMAL ESCRITO

INFORMAL ESCRITO

FORMAL VERBAL

INFORMAL VERBAL

No. Situacin Mtodo Comunicacin


Pregunta No. 1 : Cual es la habilidad mas importante que debe tener un GP ? : 1. Conformacin del equipo 2. Negociacin 3. Comunicacin 4. Experiencia tcnica

REFLEXIONES ACERCA DE LAS COMUNICACIONES


Pregunta No. 2 : Cual mtodo de comunicacin utilizara usted si como GP tiene problemas con un miembro de su equipo por cuanto su desempeo no est siendo satisfactorio este mes ?

Pregunta No. 3 : Cual mtodo de comunicacin utilizara usted en una actividad regida por un contrato?



Pregunta No. 4 : Las habilidades noverbales en una reunin de negociacin de una adquisicin son :

1. Poca importancia"2. Mxima importancia"3. Importantes si el tema es tiempo y costo"



Pregunta No. 5 : Qu necesidades de informacin deben ser

distribuidas en un proyecto ?



6. HERRAMIENTAS GERENCIALES


1. Matriz de comunicacin 2. Calendario de eventos 3. Reporte mensual

HERRAMIENTAS MAS UTILIZADAS EN COMUNICACIONES

6. Herramientas Gerenciales


1. Matriz de Comunicaciones




Para qu sirve?

1. Para mantener informados a los involucrados claves

2. Apoya la toma de decisiones 3. Genera tranquilidad en los

involucrados claves.




Qu incluye?

1. Lista de documentos a distribuir 2. Periodicidad de la distribucin 3. Medio de distribucin 4. Responsable de cada actividad : 1. Elaborar informe 2. Distribuir informe




Cundo utilizarla ?

Se elabora en la planeacin y se actualiza durante todo el plazo del proyecto




Comentarios tiles

1. No asuma que el receptor o destinatario ha leido y entendido correctamente el documento

2. Acuerde con los involucrados claves el contenido, periodicidad y medio de distribucin.

3. Verifique que el receptor entiende la informacin y la considera til.

4. Los directivos requieren informacin simple, grfica y precisa.




Comentarios tiles

5. El gerente del proyecto y su equipo requieren informacin detallada con el fin de efectuar control.



2. Calendario de Eventos



2. Calendario de Eventos Para qu sirve?

1. Para informar a todos los IC acerca de los eventos mas importantes. Es la cartelera del proyecto.

2. Para evitar respuestas tales como : A. A mi no me informaron que haba reunin B. Yo no recib el memorando interno C. No traje la tarea porque no saba de esta

reunin

1. 25



2. Calendario de Eventos Qu incluye?

Eventos repetitivos mas importantes : A. Comit Directivo con el cliente B. Comit de obra con el cliente C. Comit de obra interno (de la compaa) D. Pagos, vacaciones, visitas de obra E. Entrega de reportes peridicos F. Evaluacin o medicin de avance



2. Calendario de Eventos

Cundo utilizarla ?

Se elabora en la planeacin y se actualiza durante todo el plazo del proyecto



Para qu sirve?

1. Confirmar prioridades semanales. 2. C o n o c e r a t i e m p o a s p e c t o s

relacionados con las areas de conocimiento de un proyecto (Alcance, tiempo, costo, riesgos, adquisiciones, comunicaciones, otros)

3. Reporte Mensual 6. Herramientas Gerenciales


3. Reporte Mensual

Qu incluye?

1. Alcance 5. Adquisiciones 2. Tiempo 6. Lecciones aprendidas 3. Presup y Costos 7. Control de cambios 4. Riesgos 8. Seguimiento fotogrfico



Herramientas gerenciales de uso comn

Carta del proyecto 1.

Estructura Desglosada del Trabajo 2.

Presupuesto 5.

Estructura Desglosada del Archivo 3.

Programacin 6.

Declaracin del Alcance 4.


Herramientas gerenciales de uso comn

Comit de Gerencia 7.

Sistema de solicitudes de cambio 8.

Calendario de Eventos

10.

Lecciones Aprendidas 11.

Cierre del Proyecto 12.

Reporte de Avance (Earned Value Management)

9.


! GRACIAS !

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