Gerencia de Proyectos Aplicada

GERENCIA DE GERENCIA DE

PROYECTOS APLICADAPROYECTOS APLICADA

PORTAFOLIO

Conjunto de inversiones de la empresa

PROGRAMA

La gerencia coordinada de un portafolio de proyectos para

lograr un conjunto de objetivos del negocio

Requiere un enfoque consolidado de la gerencia

PROYECTO

Las organizaciones realizan trabajosEl trabajo involucra generalmente Operaciones o ProyectosLas operaciones son rutinarias y repetitivasLos proyectos son temporales y únicos

Un proyecto es un trabajo temporal que se lleva a cabo con el objeto de crear un producto (bien + servicio único)

Limitado en tiempo

Tiene una fecha de inicio y de fin

Tiene entregables definidos

Tiene actividades interrelacionadas

Necesita de recursos

Tiene un patrocinador

No se ha hecho antes

CARACTERÍSTICAS DE UN

PROYECTO

GERENCIA DE PROYECTOS APLICADA

(GPA)

Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir

los requerimientos del proyecto

OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE

LA GPALA GPA Definir el problemaDefinir el problema

Identificar actividades Identificar actividades

Alinear el trabajo con los objetivos del Alinear el trabajo con los objetivos del

negocionegocio

Minimizar los riesgosMinimizar los riesgos

Administrar los recursosAdministrar los recursos

Desarrollar los miembros del equipoDesarrollar los miembros del equipo

HABILIDADES DELHABILIDADES DEL GP GP

ContrataciónContratación

FinanzasFinanzas

Medición Medición

desempeñodesempeño

Seguimiento a la Seguimiento a la

calidadcalidad

Análisis de riesgosAnálisis de riesgos

ComunicaciónComunicación

NegociaciónNegociación

Satisfacción de clientesSatisfacción de clientes

Manejo del cambioManejo del cambio

Ser astuto políticamenteSer astuto políticamente

Pensamiento globalPensamiento global

Entender las necesidades de la Entender las necesidades de la

gentegente

Pensamiento sistemáticoPensamiento sistemático

LOS TRES ELEMENTOS CLAVE DE LAGPLOS TRES ELEMENTOS CLAVE DE LAGP

El alcanceEl alcance

El tiempo El tiempo

Los recursosLos recursos

PARTICIPANTESPARTICIPANTES

ClientesClientes• Los que contratanLos que contratan

Usuarios finalesUsuarios finales• Operan, usan y mantienen el sistemaOperan, usan y mantienen el sistema

Analistas de negociosAnalistas de negocios• Desarrollan los req’s de negocios basado en la Desarrollan los req’s de negocios basado en la

retroalimentación de los clientes y usuarios finalesretroalimentación de los clientes y usuarios finales Analistas de sistemasAnalistas de sistemas

• Toman los req’s de negocios y los traducen a Toman los req’s de negocios y los traducen a especificaciones técnicas para el desarrolladorespecificaciones técnicas para el desarrollador

Personal de verificación y validaciónPersonal de verificación y validación• Aseguran que se cubren los objetivos del proyectoAseguran que se cubren los objetivos del proyecto

GerentesGerentes• Tienen la visión general del procesoTienen la visión general del proceso

ROLES Y RESPONSABILIDADESROLES Y RESPONSABILIDADES

GPGP Equipo de proyectoEquipo de proyecto Patrocinador del proyectoPatrocinador del proyecto InvolucradosInvolucrados

• ClientesClientes• UsuariosUsuarios• SubcontratistasSubcontratistas• Gerentes FuncionalesGerentes Funcionales

CARACTERÍSTICAS DE UN GP EFECTIVOCARACTERÍSTICAS DE UN GP EFECTIVO

Compromiso con las tareasCompromiso con las tareas Orientado a metasOrientado a metas Soporte a su genteSoporte a su gente ComunicadorComunicador CreativoCreativo Resiliente (persistente)Resiliente (persistente) FlexibleFlexible InfluenciadorInfluenciador Consciente del presupuestoConsciente del presupuesto Global y detalladoGlobal y detallado Pensamiento independientePensamiento independiente

RESPONSABILIDADES DEL GPRESPONSABILIDADES DEL GP

Lograr que el trabajo se haga a tiempo, Lograr que el trabajo se haga a tiempo,

dentro del presupuesto y de acuerdo a las dentro del presupuesto y de acuerdo a las

especificacionesespecificaciones

Desarrollar el equipoDesarrollar el equipo

Servir de integrador entre la alta gerencia Servir de integrador entre la alta gerencia

y el equipoy el equipo

Transmitir lo aprendido a la organizaciónTransmitir lo aprendido a la organización

FUENTES E INFLUENCIAS DE AUTORIDADFUENTES E INFLUENCIAS DE AUTORIDAD

Definida por:Definida por:• El project charterEl project charter

• La estructura organizacionalLa estructura organizacional

• Personalidad y estilo del GPPersonalidad y estilo del GP

Influenciada porInfluenciada por• RelacionesRelaciones

• Proximidad a los miembros del equipoProximidad a los miembros del equipo

• Tiempo dedicado a proyectosTiempo dedicado a proyectos

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOCICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Ciclo de Vida del ProductoCiclo de Vida del Producto

Ciclo de vida del ProyectoCiclo de vida del Proyecto

Fases de un ProyectoFases de un Proyecto

Interrelación entre losInterrelación entre los

dos ciclos de vida

ESTÁNDAR INTERNACIONALESTÁNDAR INTERNACIONAL

PMI™PMI™

IPMAIPMA

PRINCE2PRINCE2

ESTÁNDAR INTERNACIONAL ESTÁNDAR INTERNACIONAL

IniciaciónIniciación

PlaneaciónPlaneación

EjecuciónEjecución

Seguimiento y Seguimiento y

ControlControl

CierreCierre

INICIACIÓN DE UN INICIACIÓN DE UN PROYECTOPROYECTO

PROPÓSITO DE LA INICIACIÓNPROPÓSITO DE LA INICIACIÓN

Formalización del inicio del proyectoFormalización del inicio del proyecto

Asignación del GPAsignación del GP

Autorización del Autorización del

PatrocinadorPatrocinador

Creación del Project CharterCreación del Project Charter

Creación del DPACreación del DPA

PLANEACIÓN PLANEACIÓN DE UN DE UN

PROYECTO PROYECTO

PROPÓSITO DE LA PLANEACIÓNPROPÓSITO DE LA PLANEACIÓN

Todo el trabajo identificadoTodo el trabajo identificado Programar actividadesProgramar actividades Identificar riesgosIdentificar riesgos Obtener compromisosObtener compromisos Tiempo para pruebas y Tiempo para pruebas y

documentacióndocumentación Staff disponibleStaff disponible

El plan del proyecto es la fuente básica El plan del proyecto es la fuente básica de información para el control del de información para el control del proyectoproyecto

PROPÓSITO DEL PLANPROPÓSITO DEL PLAN

Cómo se desarrollará el proyecto ?Cómo se desarrollará el proyecto ? Qué recursos se necesitarán ?Qué recursos se necesitarán ? Cómo se utilizarán dichos recursos ?Cómo se utilizarán dichos recursos ? Disponer de equipos y herramientas Disponer de equipos y herramientas

a tiempoa tiempo Disponer de personal a tiempoDisponer de personal a tiempo Provisión de planes de contingenciaProvisión de planes de contingencia Responsabilidades dentro del Responsabilidades dentro del

equipoequipo

CONTENIDO DE UN PLAN DE GPCONTENIDO DE UN PLAN DE GP

Visión general del proyectoVisión general del proyecto AlcanceAlcance Factores de éxitoFactores de éxito Project CharterProject Charter WBSWBS Estimados de costosEstimados de costos Programación e hitosProgramación e hitos Matriz de responsabilidadesMatriz de responsabilidades Personal clavePersonal clave Riesgos clavesRiesgos claves Planes subsidiariosPlanes subsidiarios SuposicionesSuposiciones RestriccionesRestricciones

TIPOS DE GERENCIA TIPOS DE GERENCIA

IntegraciónIntegración

AlcanceAlcance

TiempoTiempo

CostosCostos

CalidadCalidad

RRHHRRHH

ComunicacionesComunicaciones

RiesgosRiesgos

AdquisionesAdquisiones

GERENCIA DE LA INTEGRACIÓNGERENCIA DE LA INTEGRACIÓN

Cubre:Cubre:

La integración de las 8 áreas de conocimientoLa integración de las 8 áreas de conocimiento

Desarrolla el PMPDesarrolla el PMP

Cobija el Control Integrado de CambiosCobija el Control Integrado de Cambios

GERENCIA DEL ALCANCEGERENCIA DEL ALCANCE

Incluye:Incluye:

El establecimiento del trabajo a realizarEl establecimiento del trabajo a realizar

La declaración de los objetivosLa declaración de los objetivos

La definición de los entregablesLa definición de los entregables

WBSWBSWork Breakdown Work Breakdown

StructureStructure

Una agrupación de elementos del Una agrupación de elementos del proyecto orientado a entregables que proyecto orientado a entregables que organiza y define el alcance total del organiza y define el alcance total del proyectoproyecto

Direcciona todos los esfuerzos del Direcciona todos los esfuerzos del proyectoproyecto

Usa el enfoque de divide y vencerásUsa el enfoque de divide y vencerás Produce tareas de bajo nivelProduce tareas de bajo nivel IncluyeIncluye

• Tareas de desarrolloTareas de desarrollo• Tareas gerenciales y administrativasTareas gerenciales y administrativas• Tareas de soporteTareas de soporte

DESARROLLO DE UNA WBSDESARROLLO DE UNA WBS

Se definen todas las actividadesSe definen todas las actividades Todo el trabajo necesario para lograr los objetivosTodo el trabajo necesario para lograr los objetivos El tamaño y número de niveles varíaEl tamaño y número de niveles varía Un esquema de numeración muestra la relación Un esquema de numeración muestra la relación

entre elementosentre elementos El WP es el nivel más bajo donde se asignan los El WP es el nivel más bajo donde se asignan los

recursosrecursos La cuenta de costo es un nivel más arriba al WP La cuenta de costo es un nivel más arriba al WP

para efectos de reporte gerencialpara efectos de reporte gerencial El detalle se incluye en el diccionario de WBSEl detalle se incluye en el diccionario de WBS

DICCIONARIO DE WBSDICCIONARIO DE WBS

Registra informacion esencial para Registra informacion esencial para completar el WP e incluye:completar el WP e incluye:

• Descripción del trabajoDescripción del trabajo• DuraciónDuración• EntregablesEntregables• Conjunto de habilidades requeridasConjunto de habilidades requeridas• Tareas relacionadasTareas relacionadas• Preedecesores y SucesoresPreedecesores y Sucesores• Criterios de finalización y aceptaciónCriterios de finalización y aceptación

GERENCIA DEL TIEMPOGERENCIA DEL TIEMPO

Secuencia de la actividadSecuencia de la actividad

Estimado de la duración de la actividadEstimado de la duración de la actividad

Desarrollo de la programación Desarrollo de la programación

Control de la programaciónControl de la programación

Definir cómo se manejarán los cambios a la Definir cómo se manejarán los cambios a la

programaciónprogramación

PROGRAMACIÓN DEL PROYECTOPROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

Una lista de actividades secuenciadas y Una lista de actividades secuenciadas y sus duraciones anticipadassus duraciones anticipadas

Fechas de inicio y finFechas de inicio y fin Iteración de procesosIteración de procesos Calendario del proyectoCalendario del proyecto Disponibilidad de recursos y su Disponibilidad de recursos y su

calendariocalendario Revisión de restricciones establecidasRevisión de restricciones establecidas

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓNHERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN

DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT

• La más fácil de hacer y entenderLa más fácil de hacer y entender

• Apropiada para proyectos pequeños Apropiada para proyectos pequeños DIAGRAMA DE PERT/CPM DIAGRAMA DE PERT/CPM

• Despliegue esquemático de las Despliegue esquemático de las

relaciones lógicas de las actividadesrelaciones lógicas de las actividades

• Es la mejor para el análisisEs la mejor para el análisis

CAMINO CRÍTICOCAMINO CRÍTICO

Es el camino más largo de la redEs el camino más largo de la red

Es el tiempo más corto para Es el tiempo más corto para

completar el proyectocompletar el proyecto

El camino con la mínima cantidad de El camino con la mínima cantidad de

holguraholgura

Puede haber más de unoPuede haber más de uno

El camino crítico puede cambiarEl camino crítico puede cambiar

Las actividades en el camino deben ser Las actividades en el camino deben ser

gerenciadas con cuidadogerenciadas con cuidado

GERENCIA DE LOS COSTOSGERENCIA DE LOS COSTOS

Sirve para:Sirve para:

Describir cómo se manejarán las Describir cómo se manejarán las

varianzas de costovarianzas de costo

Ayudar a identificar los factores que Ayudar a identificar los factores que

influencian los cambios en los costos influencian los cambios en los costos

EstimaciónDel

Costo

WBS

Req. De Recursos

Tarifas Unitarias

Riesgos

Info. Historica

Eq. de Proyecto

Doc. de Alcance Costo x AcitividadSoportes , Premisas,Requerimientos

Conocimiento del Problema

Control de Cambios

Plan de Gestión de Costos

Se debe tomar especial cuidado en distinguir entre estimación del costo y estimación del precio.

La estimación del precio es una decisión de negocio que tiene en cuenta consideraciones adicionales a la estimación del costo (condiciones del mercado, utilidad esperada, ..)

Línea base del Costo

TIEMPO

COSTO

T

Precio

PresupuestaciónDel

Costo

WBS

Costos de las Actividades

Riesgos Globales

Cronograma

Calendario deRecursos

Doc. de Alcance Linea BaseCaso de Negocio(P&G)

Conocimiento del Problema

Flujo de Caja

Plan de Gestión de Costos

Contrato

El aspecto final con relación al Costo del Proyecto tiene que ver

con el establecimiento de un método para controlarlo.

El Control de los Costos se relaciona con:

a. Manejar los cambios a los costos

b. Asegurar que los sobrecostos no excedan el fondeo autorizado

c. Monitorear el desempeño de costos para detectar y entender las

varianzas de la línea de base del costo

Costo real

Ti


TIEMPO

COSTO

T

Costo

Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis de Varianza: Implica comparar los resultados reales a los resultados esperados o planeados. Este método analiza costos y tiempos separadamente.

GERENCIA DE LA CALIDADGERENCIA DE LA CALIDAD

Involucra el identificar que estándares Involucra el identificar que estándares de calidad son relevantes al proyecto y de calidad son relevantes al proyecto y determinar cómo satifascerlosdeterminar cómo satifascerlos

Se realiza regularmente y en paralelo Se realiza regularmente y en paralelo con otros procesos de planeación del con otros procesos de planeación del proyectoproyecto

GERENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOSGERENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS

Sirve para:Sirve para:

Describir cuándo se involucrarán y se retirarán los Describir cuándo se involucrarán y se retirarán los

recursos humanos del proyectorecursos humanos del proyecto

Describir cómo asignar los recursos humanos al Describir cómo asignar los recursos humanos al

equipo y reasignarlos cuando ya no se necesitenequipo y reasignarlos cuando ya no se necesiten

LOS PROCESOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA SON:

PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO.

ADQUISICIÓN (SELECCIÓN) DEL EQUIPO DEL PROYECTO.

DESARROLLO PERMANENTE DEL EQUIPO QUE CONFORMA EL PROYECTO.

PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO.

El objetivo de esta planeación es:

todos los miembros del equipo de trabajo comprendan cuales son sus roles y responsabilidades durante el desarrollo del proyecto.Este objetivo lo podemos lograr a través de:

ORGANIGRAMA, DESCRIPCIÓN DE CARGOS, PLAN DE CAPACIDAD.

Activity General Manager

Manager of Projects

Project Manager

Functional Manager

Department policy / objectives 1 3 3 3

Integration of projects 2 1 3 3

Project direction 4 2 1 3

Project charter 6 2 1 5

Project planning 4 2 1 3

Project-Functional conflict resolut. 1 3 3 3

Functional direction 2 4 4 1

Project budget 4 6 1 3

Project WBS 4 6 1 3

Project control 4 2 1 3

Functional Control 2 4 3 1

Overhead Management 2 4 3 1

Strategic Projects 6 3 4 1

1=Actual Responsibility; 2=General Supervision; 3=Must be Consulted; 4=May be Consulted; 5=Must be Notified; 6=Approval Authority

RACI Chart Project Team Members

Activity Aliyah Sarfraz Qaisar Farhan Amjad

Define A R I I I

Design I A R C C

Develop I A R C C

Test A I I R I

RACI (R = Responsible; A = Accountable; C = Consult; I = Inform)

Matriz RACI

Ejemplo: HISTOGRAMA DE ASIGNACION DE RECURSOS

PARA DESARROLLO DE SOFTWARE.

COMPETENCIAS APLICADASCOMPETENCIAS APLICADASA GERENCIA DE PROYECTOSA GERENCIA DE PROYECTOS

• LIDERAZGO

• LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

• REUNIONES EFECTIVAS

• PRESENTACIONES

• LA DELEGACIÓN

• EL EQUIPO HUMANO

• MANEJO DE CONFLICTOS

• LA NEGOCIACIÓN

• SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

• MANEJO DEL TIEMPO

GERENCIA DE LAS GERENCIA DE LAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONES

Sirve para:Sirve para: Detallar métodos a ser usados para recolectar y almacenar Detallar métodos a ser usados para recolectar y almacenar

los tipos de informaciónlos tipos de información

Detallar hacia quién la información debe fluirDetallar hacia quién la información debe fluir

Describir métodos a ser usados para distribuir la Describir métodos a ser usados para distribuir la

informacióninformación

Describir la información a ser distribuidaDescribir la información a ser distribuida

Mostrar cuándo se producira cada tipo de informaciónMostrar cuándo se producira cada tipo de información

Discutir las formas de acceder a información entre Discutir las formas de acceder a información entre

comunicaciones programadascomunicaciones programadas

GERENCIA DE LAS GERENCIA DE LAS COMUNICACIONESCOMUNICACIONES

GERENCIA DE LOS RIESGOSGERENCIA DE LOS RIESGOS

IdentificarIdentificar• Identificación del riesgoIdentificación del riesgo

Analizar y PriorizarAnalizar y Priorizar• Cuantificación del riesgoCuantificación del riesgo

PlanearPlanear• Desarrollo de la respuesta al riesgoDesarrollo de la respuesta al riesgo

Control de la respuesta al riesgoControl de la respuesta al riesgo• EjecutarEjecutar• EvaluarEvaluar• Documentar Documentar

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

ELEMENTOS DEL PLAN DE GERENCIA DEL ELEMENTOS DEL PLAN DE GERENCIA DEL RIESGORIESGO

Eventos específicos de riesgoEventos específicos de riesgo Probabilidades de riesgoProbabilidades de riesgo Impactos de riesgoImpactos de riesgo Evaluación de riesgo generalEvaluación de riesgo general SuposicionesSuposiciones RestriccionesRestricciones Estrategias de respuesta al riesgoEstrategias de respuesta al riesgo Enlaces a tareas o WP’sEnlaces a tareas o WP’s

RBS para Identificación de RiesgosRBS para Identificación de Riesgos

GERENCIA DEL RIESGO EN LA GERENCIA DE PROYECTOSGERENCIA DEL RIESGO EN LA GERENCIA DE PROYECTOSDE TECNOLOGÍADE TECNOLOGÍA

Rol del GP en riesgosRol del GP en riesgos

• Identificar y entender los riesgosIdentificar y entender los riesgos

• Plan de manejo de los riesgosPlan de manejo de los riesgos

• Incorporar la GR en el proceso de Incorporar la GR en el proceso de

planeamientoplaneamiento

• Usar las herramientas adecuadas en las Usar las herramientas adecuadas en las

situaciones adecuadassituaciones adecuadas

• Educar al equipo, cliente y la gerencia en las Educar al equipo, cliente y la gerencia en las

prácticas de GRprácticas de GR

GERENCIA DE LAS ADQUISICIONESGERENCIA DE LAS ADQUISICIONES

Determinar qué Determinar qué

necesidades de necesidades de

proyecto se pueden proyecto se pueden

cubrir adquiriendo cubrir adquiriendo

productos o servicios productos o servicios

por fuera de la por fuera de la

organización organización

ejecutanteejecutante

Procesos Gestion de AquisicionesProcesos Gestion de Aquisiciones

EJECUCIÓN EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL

GPGP

EJECUCIÓNEJECUCIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROLSEGUIMIENTO Y CONTROL

Ejecución del plan del proyectoEjecución del plan del proyecto Verificación del alcanceVerificación del alcance Aseguramiento de la calidadAseguramiento de la calidad Desarrollo del equipoDesarrollo del equipo Distribución de la informaciónDistribución de la información Solicitud de serviciosSolicitud de servicios Selección de la fuenteSelección de la fuente Administración del contratoAdministración del contrato DocumentaciónDocumentación

PROBLEMAS TÍPICOS EN EJECUCIÓNPROBLEMAS TÍPICOS EN EJECUCIÓN(GP)(GP)

Retardo en los equiposRetardo en los equipos Fallas en componentesFallas en componentes Confiabilidad sistemaConfiabilidad sistema Complicaciones internas o en Complicaciones internas o en

las interfaceslas interfaces Solicitudes de cambioSolicitudes de cambio Disponibilidad de fondosDisponibilidad de fondos Disponibilidad de recursos Disponibilidad de recursos Disputas laboralesDisputas laborales Rendimiento del Rendimiento del

subcontratistasubcontratista Productividad reducidaProductividad reducida Desastres naturalesDesastres naturales Complicaciones del sitioComplicaciones del sitio LicenciasLicencias

NECESIDAD DE DOCUMENTACIÓNNECESIDAD DE DOCUMENTACIÓN

Acuerdo entre el usuario y el Acuerdo entre el usuario y el desarrolladordesarrollador

Registra el por qué y el cómo del Registra el por qué y el cómo del desarrollodesarrollo

Solicitudes de cambioSolicitudes de cambio Asegura la operación del sistema tal y Asegura la operación del sistema tal y

como se acordócomo se acordó Suministra información técnica del Suministra información técnica del

mantenimiento del sistemamantenimiento del sistema Suministra mejores estimados para Suministra mejores estimados para

próximos proyectospróximos proyectos Educa rápidamente a los miembros Educa rápidamente a los miembros

nuevosnuevos Transmite los objetivos a otrosTransmite los objetivos a otros

DIFICULTADES EN LA DOCUMENTACIÓNDIFICULTADES EN LA DOCUMENTACIÓN

Es mucho trabajoEs mucho trabajo

No gustaNo gusta

Se piensa que es poco valorSe piensa que es poco valor

La mayor parte se usa pocoLa mayor parte se usa poco

Se desactualiza fácilmenteSe desactualiza fácilmente

Ocurre normalmente hacia el Ocurre normalmente hacia el

finalfinal

La presión afecta el tiempo La presión afecta el tiempo

necesario para documentarnecesario para documentar

GUÍAS PARA PRODUCIR BUENA GUÍAS PARA PRODUCIR BUENA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Establezca objetivos para cada tipo de Establezca objetivos para cada tipo de

documentacióndocumentación

Describa el propósito y audiencia para cada Describa el propósito y audiencia para cada

documentodocumento

Integre la documentación en el proceso de desarrolloIntegre la documentación en el proceso de desarrollo

Establezca criterios de mediciónEstablezca criterios de medición

y conduzca pruebas de aceptacióny conduzca pruebas de aceptación

Incluya a todo el personalIncluya a todo el personal

Use buenos escritores y editoresUse buenos escritores y editores

EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO(GP)(GP)

Es una carpeta que contiene toda la Es una carpeta que contiene toda la información del proyectoinformación del proyecto• Project charterProject charter• Definición y alcance del proyectoDefinición y alcance del proyecto• Estándares y procedimientosEstándares y procedimientos• Recursos y organizaciónRecursos y organización• Procesos gerenciales y controlesProcesos gerenciales y controles• Ambientes de desarrolloAmbientes de desarrollo• Seguridad Seguridad • Gerencia del contratistaGerencia del contratista

EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO

Plan de comunicacionesPlan de comunicaciones Plan de documentaciónPlan de documentación Plan de transiciónPlan de transición Plan de mantenimientoPlan de mantenimiento Planes de adquisición de hardware y Planes de adquisición de hardware y

softwaresoftware Planes de incorporación y Planes de incorporación y

entrenamientoentrenamiento Especificaciones de requerimientosEspecificaciones de requerimientos WBSWBS ProgramaciónProgramación Plan de gerencia del riesgoPlan de gerencia del riesgo

EL LIBRO DEL PROYECTOEL LIBRO DEL PROYECTO

PresupuestoPresupuesto Plan de gerencia Plan de gerencia

de los cambios de los cambios Plan de verificaciónPlan de verificación Plan de validaciónPlan de validación Plan de integraciónPlan de integración

USO DE LA INFORMACIÓNUSO DE LA INFORMACIÓNHISTÓRICAHISTÓRICA

Identifique proyectos completos que sean Identifique proyectos completos que sean

similares al nuevosimilares al nuevo

Obtenga datos sobre el tamaño del Obtenga datos sobre el tamaño del

proyectoproyecto

Cuente el esfuerzo en la Gerencia de Cuente el esfuerzo en la Gerencia de

ProyectoProyecto

Aún con mucha experiencia, los estimados Aún con mucha experiencia, los estimados

son solamente aproximaciones crudasson solamente aproximaciones crudas

Descarte casos extremosDescarte casos extremos

BASELINESBASELINES

Qué:Qué:• El plan original, más El plan original, más

cambios aprobadoscambios aprobados Por qué:Por qué:

• Para definir un estándar Para definir un estándar contra el cual se puede contra el cual se puede juzgar el proyectojuzgar el proyecto

Cuándo:Cuándo:• Al aprobarse todos los Al aprobarse todos los

componentes del baselinecomponentes del baseline

BASELINEBASELINE

Define el trabajoDefine el trabajo

Establece el presupuestoEstablece el presupuesto

de línea de basede línea de base

Establece la programación de línea Establece la programación de línea

de basede base

Base para la reserva gerencial en Base para la reserva gerencial en

costoscostos

VARIANZASVARIANZASDE UN DE UN

PROYECTOPROYECTO

VARIANZAVARIANZAPLAN - REALPLAN - REAL

GERENCIA DE LA VARIANZAGERENCIA DE LA VARIANZA

Establezca:Establezca:• Qué se evaluará ?Qué se evaluará ?

• Quién evaluará y quién obtendrá Quién evaluará y quién obtendrá los resultados de la evaluación ?los resultados de la evaluación ?

• La programación de la evaluaciónLa programación de la evaluación

• Criterios objetivosCriterios objetivos

• Mecanismos de seguimientoMecanismos de seguimiento Usualmente:Usualmente:

• Produce sobrecostosProduce sobrecostos

• Produce corrimientos en la Produce corrimientos en la programaciónprogramación

• No cumplimiento con las No cumplimiento con las especificacionesespecificaciones

Costo real

Ti


TIEMPO

COSTO

T

Costo

Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis de Varianza: Implica comparar los resultados reales a los resultados esperados o planeados. Este método analiza costos y tiempos separadamente.

Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas Análisis del Valor Ganado:

Es el método más completo de medida del desempeño. Integra medidas de alcance, costo y tiempo para ayudar al equipo de gerencia del proyecto a evaluar el desempeño del proyecto.

Implica calcular tres valores claves para cada actividad:

PV:PV: Planned ValuePlanned Value (Valor Planeado) o BCWS BCWS - - Budgeted Cost of Budgeted Cost of Work ScheduledWork Scheduled (Costo Presupuestado del Trabajo Programado)

ACAC:: Actual CostActual Cost (Costo Real) o ACWP ACWP - - Actual Cost of Work PerformedActual Cost of Work Performed (Costo Real del Trabajo Desarrollado)

EV:EV: Earned ValueEarned Value (Valor Ganado o Valor Logrado) o BCWPBCWP - - Budgeted Cost of Work PerformedBudgeted Cost of Work Performed (Costo Presupuestado del Trabajo Desarrollado). Es el valor del trabajo realmente terminado.

Técnicas y HerramientasTécnicas y Herramientas

Análisis del Valor Ganado

Línea base del costo (PV)

Valor Pagado (AC)

Valor Ganado (EV)

TIEMPOTIEMPO

CCOOSTSTOO

Varianza en Costo

Varianza en Schedule

Técnica del Valor ganado (EVT)Técnica del Valor ganado (EVT)

Variación del CosteVariación del Coste

CV = EV - ACCV = EV - AC Variación del CronogramaVariación del Cronograma

SV= EV - SV= EV - PV PV Índice de Rendimiento del Índice de Rendimiento del

Coste (CPI)Coste (CPI)

CPICPI= = EV/AC EV/AC Índice de Rendimiento del Índice de Rendimiento del

CronogramaCronograma

SPI SPI = = EV/PV EV/PV

PROCESO DE CAMBIOPROCESO DE CAMBIO

Solicitud de un cambioSolicitud de un cambio

Evaluación de un Evaluación de un

cambio - Change cambio - Change

Control BoardControl Board

Toma de decisiones Toma de decisiones

sobre el cambiosobre el cambio

Informe al solicitanteInforme al solicitante

CIERRE DE UNCIERRE DE UN

PROYECTOPROYECTO

CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO

Es la base deEs la base de::

• La aceptación del proyecto por La aceptación del proyecto por

el clienteel cliente

• Las revisiones finales y la Las revisiones finales y la

generación de la documentación generación de la documentación

finalfinal

• La retención de la La retención de la

documentación esencial del documentación esencial del

proyecto proyecto


Por qué es importante ?Por qué es importante ?

Prepara el pago finalPrepara el pago final

Finaliza el proyectoFinaliza el proyecto

Provee al cliente con toda la informaciónProvee al cliente con toda la información

Reasigna al personalReasigna al personal

Cierra las órdenes de compra y los Cierra las órdenes de compra y los

subcontratistassubcontratistas

Prepara los reportes de costo final y de Prepara los reportes de costo final y de

programación finalprogramación final

Comienza la garantía y la operaciónComienza la garantía y la operación


Aspectos a tener en cuenta en el cierreAspectos a tener en cuenta en el cierre

Pérdida de interés en lo que faltaPérdida de interés en lo que falta

Miedo a perder el trabajoMiedo a perder el trabajo

Insatisfacción con el próximo trabajoInsatisfacción con el próximo trabajo

Pérdida de la identidad del equipoPérdida de la identidad del equipo

Selección del personal a ser reasignadoSelección del personal a ser reasignado

Cambios en la actitud del clienteCambios en la actitud del cliente

Metodología de reasignación del personalMetodología de reasignación del personal


Evaluaciones finalesEvaluaciones finales

Lecciones aprendidas en cuanto Lecciones aprendidas en cuanto

a costo, programaciòn y a costo, programaciòn y

desempeñodesempeño Satisfacción del clienteSatisfacción del cliente Implicaciones para el futuroImplicaciones para el futuro Reconocimiento organizacional y Reconocimiento organizacional y

recompensasrecompensas Evaluación de logros Evaluación de logros


FinalizaciónFinalización

Comunique el fin oficial del Comunique el fin oficial del

proyectoproyecto Notifique al equipoNotifique al equipo De las últimas De las últimas

recomendadciones y regístrelasrecomendadciones y regístrelas Señale las razones de las Señale las razones de las

últimas tomas de decisionesúltimas tomas de decisiones

Gerencia de Proyectos Aplicada

Business

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