Gerencia de proyectos

Prof:Ortiz, Mercedes INGENIERO INDUSTRIAL. MSC. EN INVESTIGACION DE OPERACIONES

Barcelona, 2016MATERIAL ELABORADO POR M.Sc. MERCEDES ORTIZ. WWW.OPERACIONESOPTIMAS.COM 1

• IntroducciónDefinición de ProyectoLos Proyectos y la Planificación Estratégica en las Organizaciones.La Estructura de la Organización y los Proyectos.El Director de Proyecto: Responsabilidades, Competencias y Habilidades • Ciclo de Vida de un Proyecto• La Dirección de Proyectos Grupos de Procesos o Fases de un Proyecto: InicioPlanificaciónEjecuciónSeguimiento y ControlCierre Áreas de Conocimiento en la Dirección de Proyectos: Gestión de la Integración, Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión del Costo, Gestión de

la Calidad, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones, Gestión de los Riesgos, Gestión de las Adquisiciones, Gestión de los Interesados.

• Ejercicios PrácticosMATERIAL ELABORADO POR M.Sc. MERCEDES

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• El término Proyecto según el Diccionario Pequeño Larousse Ilustrado; significa:

"Pensamiento de Hacer algo". Puede realizarse en Apuntes, bosquejos, croquis, esbozo, esquema, maqueta, etc.

• Según los autores Nassir Sapag Chain y Reinaldo Sapag Chain;

"Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana."

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• Un Proyecto es una técnica que busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un conjunto de antecedentes económicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa.

• Para otros autores un Proyecto es un instrumento de decisión que se vale de un conjunto de herramientas que pretende conseguir la asignación de recursos con criterios de racionalidad, de previsión de hechos, de fijación de metas coherentes y coordinadas.


• Para otros autores un Proyecto es un método racional que permite cuantificar las ventajas y desventajas que implica asignar recursos a una determinada iniciativa.

• Así también un Proyecto es considerado como un Plan de Desarrollo; es un medio para alcanzar los objetivos trazados.

• Un Proyecto es considerado como un proceso donde intervienen 4 etapas: Idea, preinversión, inversión y operación.


• Hay quienes prefieren catalogar a un Proyecto como un Plan de Trabajo; es decir un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades.

• Para algunos profesionales del campo definen un proyecto como una secuencia de actividades únicas, complejas y relacionadas, que deben ser completadas en un tiempo específico dentro de un presupuesto.


• Descrito en forma general, un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana. En esta forma, puede haber diferentes ideas, inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver las necesidades del ser humano en todas sus facetas, como pueden ser: educación, alimentación, salud, ambiente, cultura, tecnología, producción, servicios etc.


• El proyecto de inversión se puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se de varios tipos, podrá producir un bien o un servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general proporcionan insumos


• Según el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.


Los líderes exitosos no empiezan preguntando "¿Qué quiero hacer?", preguntan: "¿Qué debe hacerse?", luego preguntan: "De aquellos cosas que harían una diferencia, cuáles son correctas para mi?" Luego no evitan las cosas en las que no son buenos..."

PETER DRUCKER


Gestión

Gerencia

“Disposición y organización de los recursos de un individuo o grupo para obtener los resultados esperados".

Gerencia es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las operaciones de una empresa


INICIACION (AUTORIZACION)

PLANIFICACION (ALCANCE)

EJECUCION (DESARROLLO)

SEGUINIENTO Y CONTROL

( REGULAR)

CIERRE

( FINALIZAR)


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Desarrollar el acta de constitución del proyecto: Documentos que autorizan el inicio del proyecto o una fase con los respectivos requisitos inicial.

Desarrollar el plan para dirección del proyecto: documentar todas las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto

Realizar el control integrado de cambios: revisar las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección de proyectos

Cerrar el proyecto o fase: finalizar todas las actividades en todos los grupos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto.

AREA

DE

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OCI

MIE

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1. I

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Recopilar los requisitos: consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto

Definir el alcance: consiste en realizar la descripción detallada del proyecto y del producto.

Crear la estructura de desglose de trabajo (EDT). Es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

Verificar el alcance: consiste en formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado

Controlar el alcance: consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto y en gestionar cambios a la línea base del alcance.

AREA

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2. G

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Definir las actividades: identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables.

Secuencia de actividades : es el proceso que consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las actividades del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades: es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

AREA

DE

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3. G

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MPO

.


Estimar la duración de actividades: consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Desarrollar cronogramas : proceso mediante el cual se analizan las secuencias de actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma de procesos.

Controlar el cronograma: es el seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del proyecto.

AREA

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QUE SON LOS PLANES DE ACCION?

Los pasos o acciones específicos que se requerirán.

Las personas que serán encargadas de ver que se cumplan cada paso o acción.

El programa para realizar los pasos o acciones

Los recursos que necesitará destinar para llevarlos a cabo

Los mecanismos de retroalimentación que se emplearán para controlar el progreso dentro de cada paso de las acciones


Identificar con claridad lo que necesita suceder si desea lograr un objetivo

Probar y Validar un objetivo

Servir como un vehiculo de comunicaciones


Una serie de actividades o de sucesos específicos

Un enfoque analítico o para la solución de problemas

Una serie de objetivos más pequeños o a menor plazo


1. Identificar las acciones como respuestas a las siguientes preguntas:

Que actividades o sucesos probablemente colaborarán al logro de este objetivo?

Que problemas necesitan ser resueltos para lograr este objetivo? Cuál es la secuencia de sucesos requeridas para solucionar estos problemas? Como podría desglosarse este objetivo (por tiempo, por departamento, o por

nivel de responsabilidad, etc.?

2. Establecer cuál es la combinación más adecuada de estas acciones para lograr este objetivo

3. Traducir estas acciones en una serie de cinco a diez pasos importantes

4. Para cada paso de la acción, establecer: Quien será el encargado primario y los demás. Cuando debe empezarse y finalizarse. Cuanto dinero y tiempo se requerirá. Como y cuando sabrá si esta en la dirección correcta o no

5. Revisar sus planes propuestos de acción con otras personas claves que desempeñen un papel clave a fin de probar y de validar el plan.


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FORMATO DE UN PLAN DE ACCION

Objetivo

Pasos de la Acción Responsabilidad Programa Recursos Mecanismos de

Primario Otros Inicio Fin Dinero Tiempo Retroalimentación


Lista de verificación de los factores de revisión del plan de acción

Impacto del plan estratégico o táctico o de ambos

Impacto Financiero

Disponibilidad de recursos

Tecnología de Punta

Condiciones ambientales

Sensibilidades Políticas

Requisitos Contractuales

Sucesos en el año calendario o en el año fiscal

Planes de ContingenciaMATERIAL ELABORADO POR M.Sc. MERCEDES ORTIZ. WWW.OPERACIONESOPTIMAS.COM 31

¿Cómo puede supervisar su avance?

Tiempo

Recursos

Calidad

Cantidad


Factores en el control administrativo

Elementos básicos

¿Qué podría cambiar?

¿Cómo y cuandoLo sabrá?

¿Qué hará?

Tiempo

Recursos

Calidad

Cantidad


.

Luego de haber establecido lo que va a supervisar debe decidirse que

mecanismos de retroalimentación es mas efectivo y eficaz



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[E]

[ ]

[D]

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[ ]

ENTREGA

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[ ]

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[ ]2

1

3

9

5

4

76

108

DISEÑARPROD.

[CODIGO]DESCRIPCION

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DISEÑARENVASE

FABR.PROD.

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ORD. Y REC.

DURACIONDij

CLAVE:

DEFINICIÓN Y TIPOS DE TÉCNICAS DE CONTROL

1. La lista de ejecución de pedidos. Brinda información acerca de que trabajos deben realizarse ese día, que prioridad tiene cada uno de ellos y cuánto tiempo consumirá cada uno.

2. Los informes de excepción. Proporcionan la información necesaria para manejar los problemas y casos especiales. Ejemplo de ello, la rotura de una junta o de un soporte o cualquier otro caso que tenga la importancia suficiente como para justificar la revisión del programa maestro de producción.

3. El informe de control de entradas/salidas o informe I/O. Es utilizado para determinar la relación entre la carga de trabajo y la capacidad de cada estación de trabajo. Si estas relaciones están desequilibradas de forma significativa entonces el supervisor sabrá donde son necesarios los ajustes.


4. Los informes de la situación. Ofrecen al supervisor resúmenes del rendimiento de la operación y a menudo incluyen el número y el porcentaje de trabajos realizados a tiempo, la demora de los trabajos que no se han acabado todavía, volumen de la salida, etc.

5. El control de entradas/salidas. El precepto más importante que toma en cuenta es que la carga de trabajo total aceptada, es decir el input, nunca debe exceder la capacidad de realizar trabajos, es decir, la salida.

6. Grafico de Gantt. Útil para planificar y encauzar trabajos, muestra en cuánto adelanto o retraso sobre lo programado se encuentra el proyecto.

7. Otros instrumentos de control como PERT – CPM. Permite centrar la atención en aquellas tareas que son críticas para la finalización del proyecto.


En el ambiente de los sistemas productivos ha ocurrido una revolución, que ha motivado a diferentes autores a nivel internacional, a tratar el problema del logro y de la medición de la calidad y de la productividad desde diversos enfoques y utilizando diferentes tecnologías.


DISEÑO DE SISTEMAS DE INDICADORES DE GESTIÓN

Son la expresión cuantitativa del comportamiento de la empresa, de un área o proceso, cuya magnitud al ser comparada con un nivel de referencia, podría estar señalando una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas bien sea el caso.

1. El Objetivo, debe expresar para qué se quiere utilizar dicho indicador, la mejora que se busca.

2. La definición, es la expresión matemática que cuantifica a la característica o el hecho que queremos controlar y debe ser expresada de la manera más específica posible. Ejemplo: % de defectos del total de unidades producidas.


3. Niveles de Referencia, pues para realizar el proceso de control es necesaria la comparación y esto no sería posible de no contar con una referencia con la cual contrastar el valor del indicador. Algunos niveles de referencia que existen son los siguientes: a) Histórico. b) Estándar. c) Teórico. d) Requerimientos de los usuarios. f) Planificado.

4. Responsabilidades, se refieren a quién le corresponde actuar en qué momento y en qué nivel de la organización frente a la información que suministra el indicador.

5. Periodicidad, define cada cuanto tiempo se mide el indicador, si los datos se presentan en promedios, diarios, semanales o mensuales.

6. Sistema de Información y Toma de Decisiones, debe ser lo suficientemente ágil y rápido para asegurar la retroalimentación en la organización en cada nivel de la organización.


SISTEMA DE INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 1. Grado de Satisfacción del Cliente

El grado de satisfacción del cliente puede ser medido a partir de dos aspectos básicos, concordancia del diseño del producto o servicio con los requisitos que él valora y concordancia del producto con las especificaciones de diseño.

a) Características y presentación del producto o servicio (perceptual) b) Oportunidad de entrega o prestación del servicioc) Lote o cantidad mínima a ser despachada o servida d) Condiciones de contratación exigidas e) Atención y trato f) Condiciones de garantía o atención o reparación posventa g) Condiciones de despacho


Para evaluar la percepción y expectativas del cliente, se debe proceder de la siguiente manera: 1.Establecer y validar con el cliente los requisitos por él valorados.

2. Ponderar con el cliente los requisitos para ser valorados.

3. Definir la escala con la cual el cliente valorará cada requisito.

4. Asignar un valor numérico a cada nivel de satisfacción, para poder cuantificar en un solo indicador el grado de satisfacción.

5. Proceder a diseñar el proceso de captación y procesamiento de la información.

6. Analizar las desviaciones encontradas y encontrar los pasos para el mejoramiento. MATERIAL ELABORADO POR M.Sc. MERCEDES

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Se ubican en el análisis de tareas y responsabilidades, se debe tener en cuenta los grupos, organizaciones e instituciones que tienen que ver con el proyecto, ya sea participante en sus actividades, como lo son los empleados, proveedores, clientes como quienes siguen con interés su desenvolvimiento como la comunidad y el estado


Peter Davis y John Donaldson de la Universidad de Leicester proponen siete principios o valores: pluralismo, mutualidad, autonomía individual, justicia distributiva, justicia natural, el centro en las personas y el papel múltiple del trabajo.

Pluralismo.- Es el reconocimiento de los derechos de todos los stakeholders y el respeto de la diversidad cultural dentro de la comunidad. Que necesita ser aceptada en todas las formas legítimas de la organización.

Mutualidad.- El derecho fundamental de todos es obtener un beneficio mutuo de las asociaciones que formen parte y el derecho a no quedar atado a cualquier otra asociación que le plantee una desventaja permanente.

Autonomía individual.- Este principio afirma que al individuo ocupado en el servicio, debe delegársele la libertad e independencia como lo permita la dignidad,


Confianza y solidaridad que une a todos en la comunidad para involucrar a los miembros en la libre dependencia y cooperativismo en las responsabilidades y obligaciones hacia sus stakeholders y el cumplimiento de sus propósitos.

Justicia distributiva.- Es el acceso a los medios para la creación de riqueza y una participación ecuánime, creando una línea con la actividad económica y la necesidad económica en el empleo e intercambio justos para todos los participantes y stakeholders de los miembros.

Justicia natural.- Como la que se da con las pautas aceptadas en todos los cuerpos en pro de un tratamiento ecuánime, independiente e imparcial por parte del gerente o administrador y dentro del proceso de la administración.

El centro en las personas.- Las empresas deben acumular capital para su objetivo final, pero también para servir mejor a las personas, especialmente el la administración de recursos y en el crecimiento de las personas.

El papel múltiple del trabajo.- Es el reconocimiento de la importancia del trabajo para el bienestar del individuo y la comunidad


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