UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE NEGOCIOS INTERNACIONALESLa Gestin de costos del proyecto incluye todas aquellas actividades necesarias para la planificacin, estimacin, obtencin del plan de referencia de costos, y control de costs, con objeto de completar el proyecto dentro del presupuesto asignado. Sin embargo, desde una perspectiva amplia por tanto, la gestin de costes no va a consistir nicamente en controlar los gastos de manera que no superen el presupuesto de costos, sino tambin en gestionar los ingresos de manera que se minimicen las necesidades de financiacin y se maximice el disponible. El jefe de proyecto deber procurar maximizar los ingresos siempre que exista una causa contractual justificada o exista la posibilidad, mediante negociacin con el cliente, de recuperar costes no previstos inicialmente en los que se haya incurrido.Los proyectos en las organizaciones se originan de su proceso de planificacin, El Costo, de acuerdo a Horngren, Datar y Foster (2007) se mide por lo general como cantidad monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. De forma similar, los costos en los proyectos se definen, segn Gido y Clements (2007), como el monto que el cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son aceptables.De las definiciones anteriores se interpreta que los costos implican desembolso de dinero, no obstante, desde el punto de vista contable lo que realmente se debe imputar como costo de un producto, actividad, programa, proyecto o cualquier objeto de costo, debe abarcar cualquier desembolso de dinero, as como partidas que no impliquen tal desembolso, como por ejemplo, la depreciacin de equipos y maquinarias, amortizacin de patentes y otras.Es importante conocer los costos de los proyectos, as como gestionarlos de manera adecuada, para que el proyecto sea completado conforme al presupuesto aprobado y con ello, lograr la optimizacin de sus costos. Los proyectos en las organizaciones se originan de su proceso de planificacin. Segn Robbins y Coulter, la planificacin Consiste en definir la metas de la organizacin, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organizacinLa Administracin de Proyectos (tambin conocida como Direccin o Gerencia de Proyectos) es un mtodo sistematizado y progresivo para definir, organizar, planificar, monitorear y controlar los proyectos con la finalidad de que los mismos lleguen a feliz trmino. El Costo, de acuerdo a Horngren, Datar y Foster se mide por lo general como cantidad monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. De forma similar, los costos en los proyectos se definen, segn Gido y Clementes, como el monto que el cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son aceptables Se interpreta que los costos implican desembolso de dinero, no obstante, desde el punto de vista contable se debe imputar como costo de un producto, actividad, programa, proyecto o cualquier objeto de costo, debe abarcar cualquier desembolso de dinero, as como partidas que no impliquen tal desembolso, como por ejemplo, la depreciacin de equipos y maquinarias, amortizacin de patentes y otras. El conocer los costos de los proyectos, as como gestionarlos de manera adecuada, para que el proyecto sea completado conforme al presupuesto aprobado y con ello, lograr la optimizacin de sus costos. Una adecuada gestin de los costos influye de manera directa en el xito de los proyectos, pues, de ello depende el alcance, calidad, entrega oportuna y finalizacin satisfactoria de los proyectos, desde la perspectiva de las mejores prcticas reconocidas por el Project Management Institute en su Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, en las pginas siguientes se presenta los lineamientos tericos de la gestin de costos de los proyectos. Es importante destacar que en muchos proyectos el costo de adquisicin del producto desarrollado constituye un porcentaje reducido del costo de ciclo de vida, por lo que ser este coste de ciclo de vida el utilizado por el cliente en sus decisiones de inversin. El coste de ciclo de vida es el costo visto desde la perspectiva del cliente, ya que ser l quien normalmente financie todos los costes, desde los de desarrollo, hasta los de eliminacin del sistema una vez concluye su vida til. Costos que no varan prcticamente con el volumen de produccin o carga de trabajo, y en los que se debera seguir incurriendo aun en el supuesto de que la carga de trabajo fuese nula. Entre ellos podemos citar los costes de seguros, alquiler, impuestos, y gestin de la empresa. Estos costos constituyen la parte ms importante de los costes indirectos de una empresa.El plan de referencia de costos o lnea de base del proyecto se elabora a partir de las estimaciones de coste de los diferentes elementos del WBS y de sus cronogramas correspondientes. Es decir agregando los costos de la Estructura Desagregada de costes EDC/CBS por perodo temporal. El presupuesto asignado a cada elemento de la EDT/WBS deber ser distribuido en el tiempo de acuerdo al plan de referencia de tiempos o cronograma correspondiente, para as obtener el plan de costes o lnea de base de costes de cada elemento. Agregando los planes de referencia de costes de estos elementos, obtenemos el plan de referencia de costes del proyecto.El plan de referencia de costos o lnea de base de costes del proyecto es la referencia utilizada para el control de proyecto y contra la que se miden las desviaciones de costo producidas durante la ejecucin del proyecto. El plan de referencia de costes no es algo esttico sino que evoluciona de manera progresiva a partir de la estimacin inicial a medida que la desagregacin de las diferentes ramas del EDT/WBS aumenta segn el proyecto avanza.El plan de referencia de costos suele representarse en forma de costes acumulados en funcin del tiempo. En ordenadas se representan los costos acumulados previstos y en abscisas el tiempo. Tambin se ha representado el plan de ingresos acumulados del proyecto. El plan de ingresos puede obtenerse a partir del plan de referencia de costos que, junto con las condiciones de pago, es utilizado para determinar los requisitos de financiacin. Este suele ser el caso de proyectos externos bajo contrato en los que el plan de ingresos es el plan de facturacin del contrato.LaGestin de los Costos del Proyectoincluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el Proyecto dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtencin de los costos, ya que los diversos interesados medirn los costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.El trabajo necesariopara llevar a cabo los tres procesos de la Gestin de los Costos, debe estar precedido de un esfuerzo de planificacin por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del procesoDesarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto. De l obtendremos, entre otros, elPlan de Gestin de Costos, que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:- Nivel de exactitudde las estimaciones del costo de las actividades.- Unidades de medidautilizadas en las mediciones.- Relacin de lascuentas de control (CA)con la EDT. Es decir, a cada cuenta de control (CA) se le asigna un cdigo vinculado con el sistema de contabilidad de la organizacin.- Umbrales de control. Porcentaje de variacin o desviacin permitida antes de actuar, con respecto a la lnea base de costos del Plan para la direccin del Proyecto.Reglas para medir el desempeo. Gestin del valor ganado: EarnedValueManagemente (EVM).-Formato de informes y -Descripcin de losprocesos.

Con la EDT y la planificacin temporal realizada, es posible iniciar todo lo referente a los aspectos econmicos de un plan de proyecto. Esta rea tiene como aspectos fundamentales la planificacin y seguimiento-control, siendo estrechamente dependiente de los riesgos. Estas reas pueden tener cierta independencia, pero es la existencia de riesgos en los proyectos lo que hace que formen parte de un proceso plenamente dinmico.El primer paso en la gestin de costos es realizar el estudio de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, y conformar el presupuesto de costes. Para tal cometido nos ser de gran utilidad la EDT, que junto a la dems informacin recabada y estimada, permitirn el desarrollo de dicho presupuesto. Como se puede suponer, la forma en que se ha diseado la EDT est ntimamente ligada con el grado de facilidad que puede suponer el desarrollo presupuestario. Equipos de gestin de proyectos con experiencia mirarn un paso ms adelante, orientando la EDT al posterior desglose presupuestario. La estimacin de los costes de cada tarea o recurso involucrado en el proyecto es una parte fundamental una metodologa de contencin de riesgos, por lo que lo estudiaremos a parte en el Captulo 7, donde discutiremos su para metrizacin en ms profundidad.Al disponer del presupuesto de costos, la labor de dicha rea ir enfocada al control y seguimiento del mismo. Los Presupuestos de Costos no estn exentos de sufrir cambios, ya que los riesgos que acechan pueden tener efectos directos (modificacin del costo de un bien), o indirectos (extensin del tiempo requerido de un recurso con un determinado costo aadido), y estos no siempre se pueden prever (aunque s acotar, como trataremos de conseguir). Esta obligacin llevar, en ms de una ocasin, a volver a los primeros pasos de estimacin y planificacin. Como cualquier rea de conocimiento definida por el PMI, su criticidad variar segn la etapa de desarrollo del proyecto. Es lgico pensar que riesgos que alteren el alcance, o recursos del proyecto tendrn un impacto mayor en etapas tempranas, que si realizramos ajustes presupuestarios en las fases finales, donde la mayor parte del trabajo ya est realizado.

A la hora de realizar el plan de costos, deberemos de tener en cuenta lo siguiente: Nivel de precisin: El nivel de precisin sobre los costes es una decisin muy ligada a nivel de desglose de la EDT y el alcance del proyecto. De igual manera, desde un punto de vista estratgico ser suficiente el trabajar con cantidades orientativas, mientras que el control del proyecto por cada recurso o tarea requiere de mayor exhaustividad. Unidades: Este aspecto tiene mayor importancia de lo que puede parecer en un principio. La metodologa propuesta justificar la necesidad de fijar las unidades de manera coherente, para el modelado y anlisis posterior. El control: Fijan cundo se llevar a cabo el control de costes, bien por periodicidades, o hitos fijados. Reglas del valor ganado: Se trata de una tcnica para controlar la evolucin del proyecto y sus costes. Esta tcnica define una mtricas que mide diferentes valores relevantes, pero en ocasiones difcilmente realizables. La metodologa propuesta de gestin de riesgos aportar nuevas herramientas y mtodos para medir algunas de estas mtricas de inters. Reportes: Los reportes son unos de los elementos ms subestimados en la gestin de proyectos. Ha de tenerse en cuenta que la rigurosidad en este aspecto aporta gran capacidad de comunicacin entre el equipo, facilidad de documentacin del trabajo realizado, agilizando las tareas de planificacin y control.El PMI nos permite proceder en la labor de estimacin de los costes. Como se ha comentado, este proceso est condicionado por los riesgos, que sern los culpables de la incertidumbre creada. Se trata de realizar la cuantificacin de las tareas consideradas en la EDT, considerando los materiales, equipos, personal, instalaciones, servicios contratados, y sobre otros conceptos pueden ser los factores macroeconmicos o planes de contingencias establecidas por el equipo de gestin. Hablamos de plan de costos y no simplemente de un presupuesto ya que este no slo cuantificar los desembolsos parciales y el global, sino que adems deber contener la informacin relativa al momento y condiciones en que se producen. Este flujo de caja se puede llevar a cabo mediante la asignacin de cada costo en el intervalo establecido por la planificacin temporal de tareas, hitos, o entregables; siendo una informacin de gran valor ms all del mbito del proyecto, para la propia organizacin ejecutora. otras informaciones que pueden ser tiles para realizar el plan de costos: El Contrato y pliego de condiciones. La informacin recogida en el contrato firmado con el cliente, tal como el alcance, plazos de entrega de objetivos o condiciones y el Calendario de recursos: Documenta la disponibilidad de cada uno de los recursos. De esta manera, puede establecerse planificaciones temporales y econmicas segn las necesidades de ejecucin del proyecto, tanto en la parte inicial como en las etapas de seguimiento. Con la planificacin temporal y alcance, junto con la estimacin de costos establecida, es momento para que se pueda confeccionar el plan de costes, con el presupuesto como principal elemento, apoyndose en base: Agregacin de costos: Habiendo definido los costes de los paquetes de trabajo, entregables y elementos de menor nivel de la EDT, tratando de mantener una segmentacin que permita su entendimiento, se planificar el desembolso del coste global del proyecto. Conciliacin del lmite de financiacin: El factor econmico va ms all del cmputo de costos previsibles, ya que no se ha de olvidar que para afrontarlos, ha de disponerse del correspondiente capital. Para ello se requerir de la pertinente financiacin, pudiendo ser propia o ajena, con implicaciones diferenciadas. Cuando se dispone la financiacin propia, nos encontramos en un escenario mucho ms laxo, ya que no estaremos sujetos a intereses u otras condiciones impuestas, mientras que la financiacin ajena puede tener efectos directos en la planificacin, para el cumplimiento de las condiciones y no incurrir en cualquier tipo de penalizacin, como los que pudiera tener una lnea de crdito. Al comenzar la ejecucin del proyecto las labores de control y seguimiento, tanto de las actividades como de los correspondientes costos se evaluan. El control ha de verse no como una tarea independiente, sino estrechamente ligada a la ejecucin, puesto que todo est interrelacionado. A modo prctico, una desviacin en el presupuesto provocar seguramente una accin de contencin, que podr tener efectos en la planificacin temporal, en la calidad del producto o servicio, o en los propios aspectos financieros como la rentabilidad de la operacin.Para llevar a cabo este control de costos, existen tcnicas que haciendo uso de la informacin proveniente del propio control rutinario, pueden ofrecernos mtricas de inters sobre el estado financiero del proyecto desarrollado: Anlisis del progreso: Se denomina as al proceso que ms intuitivamente permite hacer el seguimiento de costes. Esencialmente se realiza teniendo en cuenta la EDT y el plan de costes, y observando la evolucin de los costes asociados al trmino de los paquetes de trabajo, habitualmente descrito por hitos de la planificacin temporal. Es un proceso sencillo que permite ver si el desarrollo tiene correspondencia con la evolucin estimada, permitiendo eso s, observar mtricas sencillas como el coste final de los elementos de la EDT, los acumulados, y evolucin temporal de estos. PERT-Coste: Basndose en la tcnica PERT mostrada en el apartado anterior, se puede integrar, aunque de una manera muy rudimentaria y limitada, el factor coste. Como principal ventaja se consigue relacionar ambos elementos, modelando su dependencia. Es una buena aproximacin a lo que un mtodo robusto debera de contemplar, ofreciendo un dinamismo mayor. Al igual que con el factor tiempo, para el factor coste se define el coste de realizar la tarea en el tiempo estimado y en un tiempo optimista. Esto hace que ms all de la bsqueda del tiempo mnimo del proyecto a travs de la ruta crtica, se pueda tener en cuenta los costes para apoyar decisiones tales como la conveniencia de acelerar una tarea, o modificar la ruta crtica debido a ventajas econmicas.- Anlisis del Valor Ganado: Este anlisis tiene como base el contrastar los elementos coste y tiempo. Para poder aproximarnos al estado real de un proyecto debemos tener en cuenta tanto los gastos producidos como el avance real de las programacin temporal. Esta tcnica nos permitir, una vez obtenidas las mtricas pertinentes, realizar comparaciones entre la situacin real, lo planificado y lo ganado (explicado a continuacin). Las mtricas son:- Valor Planificado (VP): Es el costo presupuestado de una tarea definida en el proyecto, y por tanto en la EDT.- Costo Actual (CA): Es el costo incurrido en la realizacin de las tareas durante un tiempo determinado.- Valor Ganado (VG): Es el costo presupuestado para la parte del trabajo.Si el progreso del trabajo de una actividad coincide con el inicialmente previsto, el valor ganado coincidir con su coste planificado. La suma de todas las contribuciones de todas las tareas finalizadas o en curso en el momento de tomarla instantnea nos dar el valor acumulado para cada una de las magnitudes mencionadas. Si ambos valores coinciden, podemos concluir que el proyecto marcha segn el plazo previsto. En caso contrario, indicar que marcha adelantado atrasado. Las acciones del control de los Costos en la labor del Project Manager o equipo de gestin es la puesta en marcha de las acciones que se consideren oportunas. Estos puntos de accin afectan tanto a la ejecucin del da a da como a los aspectos de planificacin futura desarrollados hasta la fecha.Una accin correctiva podr tener efecto directo en la estructura de la EDT, tanto en el aspecto temporal como econmico. Como se ha explicado, la lnea base est estrechamente relacionada con la EDT, por lo que tambin se podr ver afectada. Estas acciones no slo se debern de plasmar en la documentacin operativa como es el control integrado de cambios, ya que las buenas prcticas en la gestin de proyectos tambin instan documentar los histricos y lecciones aprendidas. Esta documentacin debe incluir las causas de las variaciones, con el razonamiento subyacente a la accin correctiva adoptada, que ser de gran vala para el futuro.La gestin de costos representa una de las reas de conocimiento fundamentales en la gerencia de proyectos, la cual est compuesta por la estimacin, el presupuesto y el control de los costos. Con el presente trabajo se tiene como propsito, previo un anlisis bibliogrfico, describir los procesos que integran la gestin de los costos en los proyectos desde la perspectiva de las mejores prcticas reconocidas por el Project Management Institute (traducido al espaol, Instituto de Gerencia de Proyecto, en su Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos. Es la primera etapa en la gestin de los costos, en la que se hace una aproximacin de los costos de las actividades y tareas a realizar para completar el proyecto. Este proceso posee seis entradas, utiliza nueve herramientas y tcnicas y tiene como resultados tres salidas.

UENTE: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTEESTIMACIN DE LOS COSTOS

Un aspecto a considerar son los costos estimados, y segn Fuenmayor (1995) se toman como un valor predeterminado del costo, calculado utilizando mtodos racionales, el cual provee la gerencia una base de informacin para tomar decisiones. Es importante acotar que durante el desarrollo de un proyecto se elaboran varios tipos de estimados de costos, los cuales a medida que se tiene mayor cantidad de informacin, aumenta la precisin de los mismos. De acuerdo a las Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC) de Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA)[footnoteRef:1] existen cinco (05) tipos de estimados: [1: ]

Tambin seala el autor, que la aplicacin de los estimados de costos est relacionada con las siguientes actividades: a) evaluar la factibilidad de un proyecto, b) cuantificar las necesidades de fondos para la ejecucin de un proyecto, c) evaluacin de ofertas y d) valoracin de activos, plantas, entre otros. Otros autores como Chamoun (y Gido y Clements (2007) consideran que para el estimado de costo de los proyectos se hace necesario tomar en cuenta los siguientes elementos: mano de obra, materiales, subcontratistas y consultores, alquiler de equipos e instalaciones, viajes, contingencias e imprevistos.Durante el desarrollo de un proyecto se elaboran varios tipos de estimados de costos, los cuales a medida que se tiene mayor cantidad de informacin, aumenta la precisin de los mismos. De acuerdo a las Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital existen cinco (05) tipos de estimados: Estimado: es un estimado para inversiones de diferentes proyectos en estudio. Corresponde a la etapa conceptual del proyecto en donde la informacin disponible est limitada al tipo de planta, capacidad, configuracin del lugar, localizacin y requerimientos especiales. Su propsito fundamental es evaluar una o varias alternativas para determinar si el proyecto es tcnica y econmicamente atractivo y de ser as continuar con su fase de desarrollo. La precisin se ubica entre -25% a +75%. Estimado: se toma en cuenta para inversiones de proyectos de desarrollo. Este estimado se prepara al final de la etapa conceptual, es decir, antes de que las bases del diseo hayan sido finalizadas. Tiene la finalidad de dar una mejor indicacin para los estudios econmicos sobre un determinado proyecto, y se genera utilizando curvas o tcnicas de prorrateo, as como tambin con los diferentes mtodos aplicables a los equipos requeridos en el proyecto. Su precisin est entre -20% a +60%. Estimado es til para inversiones segn especificaciones de proceso. Este estimado se realiza cuando el diseo del proceso ha sido formalizado, es decir, cuando las especificaciones de diseo han sido completadas y los estudios para seleccionar el tipo, tamao y parmetros de diseo para las instalaciones han sido finalizadas, incluyendo balances de masa y energa, diagramas de flujo del proceso y lista de equipos. En suma, tal estimado corresponde al comienzo de la Ingeniera Bsica. La precisin se ubica entre -10% y +25%. Estimado: se emplea bsicamente para contratacin y detalla las especificaciones del diseo. Este estimado se prepara cuando la Ingeniera Bsica ha sido completada, momento en el cual se tienen listas finales de equipos; diagramas completos de flujo de proceso; datos sobre el tamao, funcin, caractersticas de diseo, materiales de construccin y planos de los equipos y edificios; aprobacin del cliente para los planos de distribucin en planta; diagramas elctricos unifilares; planos de estructura; planos isomtricos de tubera y partidas de materiales. En otras palabras este es un estimado basado en las especificaciones de diseo que definen el proyecto para su construccin. Este es utilizado normalmente como gua en la evaluacin de ofertas recibidas para el otorgamiento del contrato. La precisin oscila entre -10% a +10%. Estimado: es un estimado de costo detallado en la Fase de Ejecucin. Se realiza despus que las especificaciones bsicas de diseo han sido preparadas y por lo menos algn trabajo detallado de diseo mecnico ha sido completado. Normalmente se prepara durante la compra de materiales y/o la fase de ereccin del proyecto. Su recisin est entre -5% y +5%. 1. 90%10%90,000*90%90,000+50,000=140,000140,000*10%81,00014,000El costo total del proyecto esperado es de $95,000Supongamos que un proyecto tiene 90% de probabilidad de terminar en 30 das a un costo de $90,000. Si demora ms de 30 das, se aplicara una penalidad $ 50,000. Cul es el costo esperado del proyecto?

2. Usted tiene un proyecto para construir un cerco. El cerco es de cuatro lados, cada lado toma 2 das para construir y es presupuestado en $ 1,500 por lado. Lados son planeados para construir uno tras otro. Hoy estamos al final del da 6 y se tiene gastado $ 5,500. Cul es el despeo del costo a la fecha?. Veamos: Valor planeado al da 6 = $4,500 Gasto real = $5,500Conclusin: El proyecto tiene un sobre costo de $1,000.PREGUNTAS:1. Porqu es importante el rea de Gestin del Costo de Direccin del Proyecto, en el diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto. 2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin del Costo del proceso de la Direccin de Proyectos y porqu.

ING. JUAN ALFREDO VELASQUEZ VASQUEZ GESTION DEL COSTO DEL PROYECTO 10