Generalidades sobre planeación

Administración de unidades informáticas

Hay dos formas de hacer que el trabajo se cumpla:Improvisar

Pensar por adelantado qué se desea alcanzar y como conseguirlo.La formulación de planes constituye una

representación mental de éxitos futurosLa planeación simplifica en gran medida la tarea de

un administrador y facilita el esfuerzo coordinado

SASituación Actual

RFResultado finalTiempo

1

2

3

SALa forma en que la planeación se vincula con la operación hace que la SA avance, logrando estados diferentes en el tiempo.

E4E3E2E1SA RF

ESTADOS DIFERENTES

TIEMPO

Concepto de planeaciónAntes de emprender cualquier acción

administrativa, es preciso determinar los resultados que pretende lograr un organismo, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que funcione eficazmente.

Actuar sin planeación supone muchos riesgos, como el desperdicio de esfuerzos y recursos, o una administración improvisada y empírica.

definicionesMunch y García

La determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro

Harry JonesEl desarrollo sistemático de programas de

acción encaminados a alcanzar los objetivos organizacionales convenidos mediante el proceso de analizar, evaluar y seleccionar entre las oportunidades que hayan sido previstas

Gómez CejaEl proceso que nos permite la identificación

de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base a la técnica, así como en el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades

Burt K. Scalan El sistema que comienza con los objetivos,

desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información, para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Séneca1 lo expreso acertadamente:Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige,

ningún viento le es favorable

1 Séneca el Joven (4 a. C. – 65) fue un filósofo, político, orador y escritor

romano conocido por sus obras de carácter moralista.

http://es.wikipedia.org/wiki/S%C3%A9neca

Importancia de la planeaciónLa importancia de la planeación se aprecia

mejor cuando consideramos el lugar que ocupa en muchas organizaciones bien administradas; convencidas que de su futuro depende de la planeación y de la tecnología

Es importante por dos razonesPrimacía

La posición que ocupa en la secuencia de las funciones administrativas

TransitividadComo una actividad que penetra y afecta a todas las

funciones y la organización total

Reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos

Aspectos que indican la importancia de la planeación

Promueve el desarrollo del organismo al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, aunque no los elimina

Propicia una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán por lograr y mejorar las cosas

Condiciona al organismo social al medio externo

Establece un sistema racional para la toma de decisiones evitando el empirismo (intuición, improvisación)

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades

Al establecer planes de trabajo, éstos sientan las bases con que operará el organismo

Minimiza los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de su tiempo y esfuerzo

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la organización

Hace que los empleados conozcan perfectamente qué es lo que se espera de ellos y les da oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen

Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control

Propósitos de la planeación La operación de una organización no ocurre

en condiciones de completa certeza ni tampoco en absoluta incertidumbre

INCERTIDUMBRE CERTEZA

99%1%

Las operaciones organizacionales ocurren en condiciones que oscilan entre los extremos de certeza e incertidumbre ( de 99% a 1%), situación que se conoce como riesgo

El riesgo se define como:El conocimiento de la probabilidad de que un

evento dado pueda ocurrir

Propósitos de la planeación Minimizar el riesgo reduciendo la

incertidumbre que rodea a las condiciones de las organizaciones y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido

Proveer información sobre las condiciones de un curso de acción propuesto, de manera que el factor de riesgo sea conocido y fijado como una probabilidad

Elevar el nivel de éxito organizacionalEstablecer un esfuerzo coordinado dentro

de la organizaciónAyudar a la organización a alcanzar sus

obejtivos

La función de la planeación es parte integral de los sistemas administrativos

Sin un plan Con un plan

La planeación es el proceso de decidir por anticipado lo que ha de hacerse y cómo ha de hacerse

El factor tiempo y la planeaciónEl factor tiempo afecta la planeación en 3

formas:Se requiere un tiempo considerable para

hacer una planeacion efectivaCon frecuencia, es necesario proceder con

cada uno de los pasos de la planeación sin la información completa acerca de las variables y alternativas, debido al tiempo requerido, para reunir los datos y calcular todas las posibilidades

Debe tomarse en cuenta la cantidad (o espacio) de tiempo que se incluirá en el plan

Planeación de los diferentes niveles

•Planes a largo plazo 3, 5 o más años

•¿Qué índice de crecimiento?

•¿Qué estrategias competitivas?

•¿Qué nuevos productos?

NIVEL DIRECTIVOConsejo administraciónDirector generalGerentes funcionales

•Planes a mediano plazo 2, 3 años

•¿Cómo mejorar la programación?

•¿Cómo mejorar la coordinación?

NIVEL ADMINISTRATIVOSubgerentes de áreaJefes de Depto

•Planes a corto plazo hasta un año

•¿Cómo implantar nuevas políticas?

•¿Cómo implantar nuevos procedimientos?

•¿Cómo aumentar la eficiencia?

NIVEL: OPERATIVOSupervisores de línea

Las políticas y estrategias dan orientación a los planesLa función es dar orientación unificada a

los planes, es decir, contribuir a que la organización se acerque al punto donde quiere llegar.

Les confieren estructura a los planes, canalizando las decisiones operativas y a menudo precediéndolas.

Las políticas son guías generales de acción que se refieren a logro de los objetivos

Determinación de la estrategia organizacionalLa estrategia es el plan básico que se traza

para alcanzar y ejecutar los resultados de una organización.

Crea una dirección unificada que establece diversos objetivos y guía el empleo de los recursos que se utilizan para alcanzarlos

Tipos de organizaciones:Las que tienen gran éxitoLas que logran apenas resultados modestos

o marginalesAquellas que fracasan de todo

Concepto de Supervivencia de los más aptosA la larga solo sobreviven aquellas

organizaciones que satisfacen las necesidades de la sociedad en forma eficaz y eficiente, esto es, que suministran los beneficios que la sociedad exige a precios suficientes para cubrir los costos de producción

La eficaciaCuando los administradores utilizan

recursos, deben esforzarse por emplearlos eficaz y eficientementeLa eficacia administrativa se define en

términos del logro de los objetivos organizacionales

La eficiencia administrativa se define en términos de la producción de recursos totales utilizados en el proceso productivo

Relación entre los conceptos de eficacia y eficiencia

EFICIENTE No se logran los objetivos y no se desperdician recursos

Se alcanzan los objetivos y no se desperdician recursos

USO DE LOS RECURSOS

INEFICIENTE

No se alcanzan los objetivos y de desperdician recursos

Se alcanzan los objetivos y se desperdician recursos

Ineficaz Eficaz

Logro de los objetivos

El cambio estratégicoLa planeación estratégica es importante

para los administradores, pues les permite prepararse para hacer frente a los rápidos cambios del medio ambiente en que opera una organización

Proceso de determinación de una estrategia organizacional

ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

RECURSOS(fuerzas y debilidades de

la organización)

RESULTADOS

MEDIO AMBIENTE(Oportunidades y

amenazas)

OBJETIVOS VALORES

Podemos definir la estrategia como el patrón de respuesta de la organización a su ambiente; la estrategia pone los recursos (humanos, financieros, materiales y técnicos) en juego frente a los problemas y riesgos que plantea el medio ambiente externo

La formulación activa de una estrategia se conoce como planeación estratégica, que generalmente es a largo plazo

Importancia de las estrategiasLa falta de estrategia puede originar que no se

logren los objetivosSon lineamientos generales que permiten guiar las

acciones de la empresa al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo

Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión

Facilitan la toma de decisiones al evaluar alternativas y elegir la mejor

La creciente competencia hace necesario el establecimiento de estrategias

Desarrollan la creatividad en la solución de problemas