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No. 28273-A Gaceta Oficial Digital, lunes 08 de mayo de 2017 1


República de Panamá

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LA SUBCUENTA DE

BIENESTAR Y MOTIVACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL FONDO DEL

SERVIDOR PÚBLICO DEL REGISTRO PUBLICO DE PANAMA

Abril de 2017


REPÚBLICA DE PANAMÁ


DIRECCIÓN SUPERIOR

FEDERICO A. HUMBERT

Contralor General

NITZIA R. DE VILLARREAL

Subcontralora General

CARLOS A. GARCÍA MOLINO

Secretario General

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP I.

Directora

FELIPE ALMANZA

Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

ROMELIO NÚÑEZ

Supervisor

ANTONIA PÉREZ A.

Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

LORENA GONZÁLEZ R.

Correctora de Estilo


DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

MARIBEL T. DE RODRÍGUEZ

Directora

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

LUTZIA FISTONIC B.

Directora Encargada

DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

GERARDO GUARDIA U.

Director Encargado


REGISTRO PÚBLICO DE PANAMÁ

DIRECCIÓN SUPERIOR

ERASMO ELÍAS MUÑOZ MARÍN

Director General

GISEL OLMEDO

Subdirectora

PATRICIA ARIAS CERJACK

Secretaria General

OFICINA DE PLANIFICACIÓN

OLIMPIA POLO

Directora

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

YELENA ABAD

Directora


EQUIPO TÉCNICO

ROSANNA ACRICH

Jefa de Oficina de Recursos Humanos

Delia Rodríguez

Subjefa

FRANCISCA DE CASTILLO LINDA VEGA

Jefa de Compras y Proveeduría Jefa de Tesorería

NURIA A. DE SÁENZ IVETH DE CHORRES

Analista Administrativa Jefa de Contabilidad


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. GENERALIDADES

A. Objetivo del Procedimiento

B. Base Legal

C. Ámbito de Aplicación

D. Consideraciones Previas

II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO

APLICADAS

A. Normas Generales

B. Normas Específicas

III. PROCEDIMIENTOS

A.

B.

C.

D.

Autorización por Reconocimiento de Becas, Capacitación,

Confección de Uniforme, Comportamiento Sobresaliente, Gastos

del Centro Infantil, Insumos de la Clínica Institucional o según las

leyes de Equiparación de personas con discapacidad o

Enfermedades Degenerativas.

Mapa de Proceso

Autorización por Reconocimiento Anteojos, Muerte o Siniestro.

Mapa de Proceso

Adquisición de Bienes o Servicios.

Mapa de Proceso

Emisión de la Orden de Compra

Mapa de Proceso

E. Trámite de Gestión de Cobro

Mapa de Proceso

RÉGIMEN DE FORMULARIOS

GLOSARIO Y SIGLAS


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y

Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección de Planificación del Registro

Público de Panamá, en uso de las atribuciones conferidas por la ley, han desarrollado el

documento denominado “PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE

LA SUBCUENTA DE BIENESTAR Y MOTIVACIÓN DE LOS SERVIDORES

PÚBLICOS, DEL FONDO DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL REGISTRO

PÚBLICO DE PANAMA”.

El presente documento define los diferentes procedimientos que lo componen y desarrollan

los controles internos con la finalidad de propiciar un alto nivel de comprensión sobre las

responsabilidades y acciones operativas de cada uno de los actores involucrados en el

mismo.

El cumplimiento apropiado de las pautas aquí presentadas, permitirá garantizar resultados

óptimos y oportunos a nuestros usuarios, así como un ejercicio transparente orientado al

buen uso y manejo de los Fondos Públicos.

Este producto está compuesto por tres capítulos: Capítulo I, sobre las generalidades;

Capítulo II, de las normas de control interno aplicables y el Capítulo III, expone y

desarrolla los procedimientos propios, objeto de regulación para el uso de fondos y bienes

públicos.

No obstante, el permanente cambio en el quehacer gubernamental, obliga a que los

diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas y

procedimientos; por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la

Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la

República, recomendaciones, que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas,

conlleven a modificaciones que lo fortalezcan.


Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. GENERALIDADES

A. Objetivo del Procedimiento

Establecer los mecanismos y procedimientos administrativos y financieros; así como los

controles internos que son inherentes a las operaciones legalmente establecidas para el manejo

de la subcuenta financiera de Bienestar y Motivación, del Fondo del Servidor Público del

Registro Público de Panamá, para garantizar un desarrollo eficientes, eficaz y transparente de la

gestión; para mantener una cultura de rendición de cuenta.

B. Base Legal

▪ Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por

los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos

Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 27 de julio de 2004 y Núm.2 de 26 de octubre de

2004.

▪ Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”, (Artículos Núms.1 y 36).

▪ Ley Núm.3 de 6 de enero de 1999, “Por la cual se crea la Entidad Autónoma denominada

Registro Público de Panamá y se dictan otras disposiciones”.

▪ Ley Núm.42 de 27 de agosto de 1999, “Por la cual se establece la equiparación de

oportunidades para las personas con discapacidad”.

▪ Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta

disposiciones especiales”.

▪ Ley Núm.59 de 28 de diciembre de 2005, “Que adopta normas de protección laboral para

las personas con enfermedades, crónicas, involutivas y/o degenerativas que produzcan

discapacidad laboral”.

▪ Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, “ Que regula la Contratación

Pública , con las reformas aprobadas por la Ley 35 de 2006, Ley 2 de 2007, Ley 21 de 2008,

Ley 41 de 2008, Ley 80 de 2009, Ley 12 de 2010, Ley 30 de 2010, Ley 66 de 2010, Ley 48 de

2011”.

▪ Ley Núm.4 de 25 de febrero de 2010, “Que reforma la Ley 12 de 1998, que desarrolla la

Carrera del Servicio Legislativo, y dicta otras disposiciones”.

▪ Ley Núm.15 de 31 de mayo de 2016, “Que reforma la Ley 42 de 1999, que establece la

equiparación de oportunidades para las personas con Discapacidad.

▪ Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

▪ Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección Nacional de

Métodos y Sistemas de Contabilidad, de la Contraloría General de la República.


▪ Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y

formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de

Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección

Nacional”.

• Resolución No. JD-157-2010 de 25 de febrero de 2010, “Aprueba el Reglamento Interno

del Personal del Registro Público de Panamá”.

• Resolución JD-170 del 11 de agosto de 2010, “La cual crea el Fondo del Funcionario y se

reglamenta el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro

Público de Panamá”.

• Resolución JD-189 de 14 de septiembre de 2011, “Por la cual se modifica la Resolución

No. JD-170 del 11 de agosto de 2010, la cual crea el Fondo del Funcionario y se reglamenta

el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro Público de

Panamá”.

• Resolución JD-007-2015, de 3 de septiembre de 2015, “Por la cual se ratifica la

Resolución No. JD-201-2012 de 12 de septiembre de 2012, por la cual se modifico

Resolución No.JD-170 de 11 de agosto de 2010, la cual crea en Fondo del Funcionario y se

reglamenta el pago de bonificaciones por productividad a los Servidores Públicos del Registro

Público de Panamá”.

▪ Resolución No. JD-008-2015, de 3 de septiembre de 2015, “Por la cual se modifica el

artículo 2 de la Resolución No. JD-189-2011 de 14 de diciembre de 2011, y el cual

modificaba el artículo 5 de la Resolución No. JD-170 de 11 de agosto de 2010 y el artículo 3

de la Resolución No. JD-189-2011 de 14 de diciembre de 2011, el cual modificaba el artículo 6

de la Resolución No. JD-170 de 11 de agosto de 2010”.

▪ Resolución No. JD-011-2015, de 25 de noviembre de 2015, “Por la cual se aprueba la

Estructura Orgánica y Funcional del registro Público de Panamá.

▪ Resolución No. DG-004-2016, de 06 de enero de 2016, “Por la cual se aprueba el

Instructivo de Procedimientos Administrativos y Fiscales, para el Manejo y Control de la

Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, del Fondo del Servidor

Público del Registro Público de Panamá.

C. Ámbito de Aplicación

A todos los Servidores Públicos del Registro Público de Panamá.

D. Consideraciones Previas

La Cuenta del Fondo del Servidor Público, es la suma asignada para los incentivos a los

funcionarios, y está dividida en dos partes:


Bono de Productividad 90%

Programa de Bienestar y Motivación 10%

Total 100%

Estos serán acrecidos mensualmente por las siguientes fuentes de ingresos:

▪ El 1% de la programación mensual de la Institución, ingreso en concepto de Calificación,

Registro y Certificación, cuando haya alcanzado la meta presupuestada.

▪ El 20% de los excedentes mensuales, de ingresos en concepto de Calificación, Registro y

Certificación.

▪ El 30% de los ingresos mensuales, en concepto de pagos por alteración de turno.

Del 100% de los recursos depositados mensualmente en la Cuenta, el 90% de los dineros serán

distribuidos semestralmente entre todos los funcionarios del Registro Público de Panamá,

mediante el pago de un Bono que se denomina “Bono de Productividad” y el 10% para el

“Programa de Bienestar y Motivación”; además, será acrecido por los montos del Bono de

Productividad calculados y no pagados a los Servidores Públicos de la institución, producto de

su baja productividad.

Los Incentivos del Programa de Bienestar y Motivación, van dirigidos a todos aquellos

servidores públicos que brindan su servicio en el Registro Público; a continuación se detalla los

reconocimientos aprobados por Junta Directiva:

1. Asistencia económica inmediata por situaciones de emergencias, siniestros, muerte

imprevista del funcionario, cónyuge o pareja debidamente registrada, y familiares hasta segundo

grado de consanguinidad.

2. Reconocimiento a los funcionarios, que demuestren de manera consistente, comportamientos

sobresalientes de acuerdo a los valores.

3. Formación y capacitación para todas las áreas de la institución.

4. Becas para estudios primarios, media, premedia y universitaria, en este último caso,

necesariamente debe estar dirigida a estudios de grado y postgrado, que guarden relación con el

giro de actividad institucional, administrativa en general o vinculadas al cargo del funcionario.

5. Subsidio para anteojos.

6. Confección de uniformes para los colaboradores.

7. Gastos del Centro de Orientación Infantil y Familiar (C.O.I.F), que incluyen sin limitarse,

gastos de alimentación (almuerzo y merienda, uniformes de los menores (suéter y jeans),

compras de materiales didácticos, con la finalidad de beneficiar a los menores.

8. Compra de insumos, para la Clínica Institucional del Registro Público de Panamá, que brinda

servicios de Medicina General y Odontología.

9. Otras acciones, de conformidad a lo que dispone la Ley No.42 de 27 de agosto de 1999, “Por

la cual se establece la equiparación de oportunidades, para las personas con discapacidad” y la

Ley No.59 de 28 de diciembre de 2005, “Que adopta normas de protección laboral para las

personas con enfermedades crónicas, involutivas y/o degenerativas que produzcan discapacidad

laboral”.


Para acogerse algún reconocimiento debe cumplir con los siguientes requisitos:

Requisitos para reconocimiento por Anteojos

▪ Nota dirigida al Director General, debidamente firmada por el peticionario.

▪ Receta médica original, expedida por un Optómetra u Oftalmólogo de la Caja de Seguro

Social o Clínica Privada; los documentos deben estar debidamente sellados y firmados por el

facultativo, código del médico y la cotización respectiva.

▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal por ambos lados.

▪ Se reconocerá las facturas fiscales o cotización, de acuerdo a evaluación socioeconómica.

Requisitos para reconocimiento por Muerte


▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal, por ambos lados.

▪ Certificado de Defunción del Tribunal Electoral.

▪ Certificado de nacimiento del pariente y del funcionario relacionado.

▪ Se reconocerá las facturas fiscales o cotización, de acuerdo a evaluación socioeconómica.

Requisitos para reconocimiento por Siniestro


▪ Presentar original y copia de la Cédula de Identidad Personal por ambos lados.

▪ Fotos del siniestro.


II. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS

A. Normas Generales

El Titular de la institución, será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y

actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y

procedimientos, al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será

responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según funciones.

El titular de cada organismo o a quien el delegue, será responsable de velar que todas las

instancias involucradas en el proceso cumplan a cabalidad con toda la responsabilidad que le

corresponde.

El Fondo del Servidor Público, Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores

públicos, permanecerá bajo la Administración de la Oficina Institucional de Recursos Humanos.

Todas las erogaciones se harán con su desglose de Ingresos y Egresos, de acuerdo los

procedimientos establecidos por ley.

Los funcionarios que están autorizados para firmar y refrendar los desembolsos, con cargo al

Fondo del Servidor Público, deben recibir mensualmente, dentro de los cinco (5) primeros días

el mes, el Informe del Movimiento Financiero con el detalle respectivo, de lo utilizado al mes

anterior de la Subcuenta del Programa de Bienestar y Motivación, por parte del Departamento

de Tesorería, este último remitirá el mismo a la Dirección General, Secretaría General,

Dirección de Administración y Finanzas, Oficina Institucional de Recursos Humanos y la

Oficina de Auditoría Interna.

Las solicitudes por asistencia económica como: muerte, siniestros y anteojos, requieren de

evaluación socioeconómica, por parte de la Trabajadora Social de la institución, para el trámite

correspondiente.

Las adquisiciones de bienes y servicios que realice el Registro Público de Panamá, con recursos

de la Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, del Fondo del Servidor

Público, se ajustarán a los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas,

vigente.

Antes de adjudicar un acto público, se debe verificar que el proveedor no se encuentre

inhabilitado, para contratar con el Estado.

Para los proyectos educativos, referentes a estudios superiores, se requiere de la aprobación de

la Junta Directiva, para iniciar trámite.

La Oficina de Auditoría Interna o la Unidad autorizada, deberá revisar periódicamente los

documentos sustentadores, con el fin de determinar si los precios pagados sobrepasan o no, los

precios corrientes del mercado.

El manejo financiero de la subcuenta estará sujeto a la aplicación de la Ley Núm.56 de 17 de

septiembre de 2013, que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro.


La Contraloría General, verificará las operaciones del Fondo y la Subcuenta, de forma previa y

posterior, independientemente de los programas de trabajo que ejerza la Unidad de Auditoría

Interna del Registro Público.

Para todos los casos se ejercerá el refrendo, de la Contraloría General de la República.

B. Normas Especificas

B-1 En el Área de Tesorería

Ejecuta el manejo y control de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del Servidor

Público, para esta acción, el (la) Director(a) de Administración y Finanzas y el Jefe(a) de

Contabilidad, certifican mediante memorando el saldo disponible a la fecha del Programa.

Realiza el registro y control de las solicitudes que afectan el Fondo, certificando la

disponibilidad financiera, para la adquisición de Bienes y Servicios al Departamento de

Compras y Proveeduría.

El Departamento de Tesorería, tiene la responsabilidad, de entregar mensualmente o cuando se

solicite el Informe de Saldo en libros de la Subcuenta, a los funcionarios responsables de

autorizar los desembolsos.

Implementar medidas de seguridad adecuadas para la emisión de cheques, custodia de fondos,

valores, cartas, fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores

bajo custodia.

Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado, en la

subcuenta financiera.

Girar cheques en orden correlativo y cronológico, del Fondo del Servidor Público.

Usar sellos protectores, a los montos asignados en el cheque.

Custodiar los cheques en cartera y no utilizados, en lugares con cerraduras confiables y con

llave.

La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior, deben requerir de los

proveedores, la presentación de los requisitos exigidos por ley.

Toda factura, debe contar con sellos y firmas del funcionario autorizado de la Sección de

Almacén, como constancia de recibo de bienes y servicios; además, del recibido a satisfacción

del solicitante y la Oficina Institucional de Recursos Humanos, de lo contrario, será rechazada

cuando se presente para el pago correspondiente.

Todos los comprobantes que sustenten un pago, deben llevar el sello de “Pagado”.

El sello de “Pagado”, debe indicar lo siguiente: Fondo del Servidor Subcuenta de Bienestar y

Motivación y número de la cuenta bancaria, con el objeto de evitar errores o duplicidad en su


utilización y proceder posteriormente a su archivo (Orden de Compra Institucional, Contratos,

Gestión de Cobro, Facturas, Recibos, Cheques etc.).

El (la) Director(a) de Finanzas y Jefe(a) de Contabilidad, emitirán una certificación indicando el

saldo inicial del libro de la Subcuenta de Bienestar y Motivación de los Servidores Públicos, y

entregarán el original al Jefe(a) del Departamento de Tesorería y copia a las Unidades

Administrativas siguientes:

▪ Dirección General.

▪ Secretaría General.

▪ Oficina Institucional de Recursos Humanos.

▪ Oficina de Auditoría Interna.

▪ Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República, en la Institución.

B-2 En el Área Contabilidad

La eficiencia de la organización contable, constituye un elemento de control interno, orientado

a:

▪ Realizar operaciones, de acuerdo con las autorizaciones establecidas.

▪ Contabilizar oportunamente, el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período

correspondiente.

▪ Controlar los activos, mediante registros y salvaguarda.

▪ Preparar la información financiera, conforme a lo indicado en la ley.

▪ Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades gerenciales.

Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas con oportunidad a los niveles

de decisión pertinente.

El registro inmediato de la información, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y

confiabilidad de la información.

Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y

autorización, todos los aspectos del ciclo de vida de una operación mientras se ejecuta y

anotación final en los registros contables pertinentes.

Organizar y procesar la información contable, para producir los informes y los estados

financieros que deberán presentarse en los plazos señalados.

B-3 En el Área de Compras

Para los trámites de bienes o servicios que se lleven a cabo, así como las demás actividades de

gestión, tendrán presente el criterio de economía y transparencia.


La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal encargado

de los procesos, de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus

actividades.

La adquisición económica, implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad apropiada,

y al menor costo posible. Asimismo, las actividades deben efectuarse asegurando los costos

operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

Todas las Adquisiciones de Bienes y Servicios, estarán sujetas a lo indicado por la Ley de

Contratación Publica vigente, que regula las contrataciones públicas.

Los bienes que se adquieran deben ingresar a la Sección de Almacén, aún cuando la naturaleza

física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, ello

permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.

B-4 Asistencia Económica por Anteojos

El Registro Público de Panamá, en base a la Resolución JD-008 de 3 de septiembre de 2015,

otorga el derecho a solicitar el beneficio para la compra de anteojos a los servidores del

Registro Público, que confronten situaciones económicas.

Reconocerá un monto máximo de setenta y cinco balboas, (B/.75.00), como valor a

subvencionar por anteojo, que irá a nombre del proveedor de acuerdo a la cotización.

Cualquier suma superior, al monto tope establecido deberá ser asumida por el interesado.

El funcionario podrá reembolsar el pago de sus lentes cada dos (2) años, contados a partir de la

fecha de la última solicitud pagada por la Institución, previo estudio socioeconómico emitido

por la Trabajadora Social de la institución.

B-5 Asistencia Económica por Educación

Se reconocerá Subsidio Económico, previa evaluación socioeconómica.

La asistencia social, que se establece dentro de los parámetros incluidos, facilita a profesionales

que no cuentan con los recursos suficientes para superarse, estudios a nivel superior, tales

como:

Técnicos, Licenciaturas, Postgrados, Maestría y Doctorados.

Para realizar carreras cortas como: Cursos, Diplomados, Seminarios, Congresos y

Pasantías dentro del país, con la condición de que cuando culmine, debe seguir

laborando en la institución, siempre regidos por la legislación del Instituto de

Formación de Aprovechamiento de Recursos Humanos (IFARHU).


B-6 Asistencia Económica por Muerte

El Registro Público, brindará asistencia económica por muerte del funcionario, cónyuge o

pareja debidamente registrada y familiares hasta segundo grado de consanguinidad.

El parentesco puede de ser de tres clases: por consanguinidad, por adopción o por afinidad.

Parentesco en primer grado consanguinidad: padres e hijos.

Parentesco en segundo grado de consanguinidad: abuelos, hermanos y nietos.

El Registro Público, reconocerá un auxilio previa evaluación socioeconómica, a todos los

funcionarios en los siguientes casos:

La suma establecida para estos casos de acuerdo a la evaluación socioeconómica, será de

Trescientos Balboas (B/.300.00).

Se reconocerá contra cotización o facturas fiscales, las que no deben pasar de Trescientos

Balboas (B/.300.00). Cualquier suma superior, al monto tope establecido, deberá ser asumida

por el interesado.

Toda erogación de este concepto debe cumplir con los trámites administrativos y financieros

establecidos.

Todos los servidores de la institución deben llenar una tarjeta testamentaria.

Todos los documentos deben estar autenticados.

Comunicar al Servidor Solicitante, el estado de su petición.

B-7 Asistencia Económica por Siniestro

La asistencia económica se realizará previa evaluación socioeconómica.

Se reconocerá contra facturas fiscales, la que no debe pasar de Trescientos Balboas (B/.300.00).

Cualquier suma superior, al monto tope establecido, deberá ser asumida por el interesado.

Nota de la Corregiduría avalando el hecho y certificando que el funcionario vive en el lugar

donde ocurrió el siniestro.


III. PROCEDIMIENTOS

A. Autorización de Memorando por reconocimiento para Becas, Capacitación,

Confección de Uniforme, Comportamiento Sobresaliente, Gastos del Centro de

Orientación Infantil, Insumos de la Clínica Institucional o según las Leyes de

Equiparación de personas con discapacidad o Enfermedades Degenerativas

1. Registro Público de Panamá

Oficina de Recursos Humanos

Servidor(a) Designado del Programa

Elabora memorando de Solicitud de Autorización, de acuerdo al tipo de reconocimiento,

dirigido al Director General, para la viabilidad del bien o servicio peticionado, con su debida

sustentación y remite al Jefe(a) de la oficina para firma.

Jefe(a) de Recursos Humanos

Verifica el memorando y la documentación sustentadora, de estar dentro de los parámetros

exigidos, firma y entrega al Servidor Designado del Programa.


Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, firmado con la documentación

sustentadora y envía a la Dirección General.


Dirección General

Secretaria

Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora

y entrega al (la) Director(a) General.

Director(a) General

Recibe el Memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora y verifica,

en base a la clasificación aprobada por la Junta Directiva, de estar correcto firma autorizando el

trámite, remite a la secretaria.

Nota: De no aprobarse la Solicitud, debe enviarse a la Oficina

Institucional de Recursos Humanos.

Secretaria

Recibe y registra la salida del memorando de Solicitud de Autorización, con la documentación

sustentadora, debidamente firmado y envía a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.





Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora,

y entrega a la Jefatura.


Recibe y verifica el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora

firmada, verifica y autoriza la confección de la Solicitud de Bienes y Servicios.


Recibe y registra el memorando de Solicitud de Autorización, con documentación sustentadora

firmada, archiva e inicia el trámite de Solicitud de Bienes y Servicios.


MAPA DE PROCESOS

2

1

3


OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR GENERAL

AUTORIZACIÓN DE MEMORÁNDUM POR RECONOCIMIENTO PARA BECAS, CAPACITACIÓN, CONFECCIÓN DE

UNIFORME, COMPORTAMIENTO SOBRESALIENTE, GASTOS DEL COIF, INSUMOS DE LA CLÍNICA INSTITUCIONAL O

SEGÚN LAS LEYES DE EQUIPARACIÓN DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD O ENFERMEDADES DEGENERATIVAS

2

3

1

Elabora Memorando de Solicitud de Autorización por Reconocimiento, de acuerdo al bien o servicio del

peticionario, con su debida sustentación.

Recibe y firma Memorando de Solicitud de Autorización con documentación sustentadora y verifica enbase a la clasificación aprobada por la Junta Directiva.

Nota: De no autorizar la solicitud, igual se devuelve a la Oficina de Recursos Humanos.

Recibe y registra el Memorando de Solicitud por Reconocimiento Autorizado, con la documentación

sustentadora.Autoriza la solicitud de bienes o servicios e inicia el trámite de adquisición solicitado.


B. Autorización de Nota de Reconocimiento por Anteojos, Muerte o Siniestros


Servidor(a) Público Solicitante

Confecciona Nota de solicitud de Autorización por reconocimiento, dirigida al Director General

del Registro Público, exponiendo la necesidad y adjunta los requisitos de acuerdo al

reconocimiento solicitado.

Nota: Los documentos se deben entregar en la Oficina de Recursos

Humanos.




Recibe y registra la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento, con los requisitos

exigidos e inicia el expediente debidamente foliado y remite al Jefe(a) de Recursos Humanos.


Recibe y verifica la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento y el expediente, de

estar dentro de los parámetros exigidos, autoriza a la Trabajadora Social para realizar la

evaluación socioeconómica y devuelve al Servidor Designado del Programa para su remisión a

la Unidad de Trabajo Social.


Recibe la Nota de Solicitud de Autorización por reconocimiento y el expediente, registra y

envía a la Unidad de Trabajo Social para que realicen la evaluación socioeconómica.

Unidad de Trabajo Social

Recibe y verifica la Nota de Solicitud de Autorización y el expediente autorizado, por el Jefe(a)

de Recursos Humanos.

Realiza la evaluación socioeconómica, firma y envía con el expediente al Jefe(a) de la Oficina



Recibe la Nota de Solicitud de Autorización, con el expediente y evaluación socioeconómica,

verifica y firma, entrega al Servidor Designado del Programa, para su envío a la Dirección

General.

Nota: De no proceder la solicitud se archiva en el expediente y se le

comunica al peticionario.



Recibe y registra Nota de Solicitud de Autorización y expediente completo, archiva copia de la

documentación y envía a la Dirección General.


Dirección General

Secretaria

Recibe la Nota de Autorización y el expediente, registra y remite al Director General para firma.

Director General

Recibe la Nota de Solicitud de Autorización y el expediente, revisa, de estar correcto, firma

autorizando el trámite y devuelve a la secretaria, para su envío a la Oficina de Recursos

Humanos.

Nota: De no aprobarse la Solicitud, se devuelve el expediente a la

Oficina de Recursos Humanos.

Secretaria

Recibe y registra la salida de la Nota de Solicitud de Autorización y expediente, debidamente

firmada y envía a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.




Recibe y registra la Nota de Solicitud de Autorización y expediente aprobada, para iniciar el

trámite de la Solicitud de Bienes y Servicios.


MAPA DE PROCESOS

AUTORIZACIÓN DE NOTA DE RECONOCIMIENTO POR ANTEOJOS, MUERTE O SINIESTRO


SERVIDOR PÚBLICO OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN GENERAL

2

3

4

1

1

2

3

4

Confecciona Nota de Solicitud de Autorización por Reconocimiento, dirigida al Director General,detallando su necesidad y adjunta los requisitos de acuerdo a su solicitud.

Recibe nota de solicitud de Autorización por Reconocimiento y confecciona expediente. Autoriza a la

Trabajadora Social, realizar la evaluación socioeconómica.

Registra la Nota de Solicitud de Autorización con el expediente y firma autorizando.Nota. De no aprobarse se devuelve toda la documentacióna la Oficina de Recursos Humanos.

Recibe y registra la Nota de Autorización y el expediente aprobado e inicia el trámite de Solicitud de

Bienes y Servicios.


C. Adquisición de Bienes o Servicios



Confecciona expediente con (Memorando o Nota de reconocimiento autorizada, solicitud del

funcionario peticionario, documentos sustentadores, según corresponde) y Solicitud de Bienes y

Servicios, con numeración diferente, a la numeración de las otras adquisiciones, detalla la

información específica, cantidad de artículos que solicita sin especificar marcas, incluir

garantías de ser necesario y nombre de la cuenta bancaria donde se cargara el gasto.

Nota: El secuencial de la Solicitud de Bienes y Servicios lo llevara la

Sección de Almacén, ejemplo: FS-001.

Firma la Solicitud de Bienes y Servicios y envía con el expediente a la Sección de Almacén de

la Dirección de Administración y Finanzas.


Dirección de Administración y Finanzas

Verifica la solicitud de Bienes y Servicios, previamente firmada por el Jefe de Almacén, y de estar

correcta firma, autorizando el trámite donde le corresponde; de lo contrario, devuelve a la oficina

solicitante.

3. Registro Público


Departamento de Compras y Proveeduría

Verifica el expediente con la Solicitud de Bienes y Servicios e incorpora la documentación a la

segunda fase iniciando el Expediente de Adquisición, debidamente foliado.

Cotiza, según corresponda, de acuerdo a la Ley de Contratación Pública, vigente.

Confecciona el Cuadro de Cotización, continúa el Expediente de Adquisición de Bienes y

Servicios y remite a la oficina de Recursos Humanos.



Recibe y verifica el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del

Fondo del Servidor Público, con la Solicitud de Bienes y Servicios, Cuadro de Cotización y las

ofertas respectivas, analiza y selecciona el bien o servicio ofertado, que debe cumplir con los

requerimientos solicitados, de estar correcto, firma en columna de la oferta que beneficie a la

institución, si cumple con todo lo solicitado.

El expediente debe ser trabajado en un tiempo no mayor de dos (2) días calendarios y se envía al

Departamento de Compras y Proveeduría.





Recibe y registra en el libro de correspondencia y cuadro compartido, exclusivo para este

fondo, el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del

Servidor Público, Solicitud de Bienes y Servicios, de estar correcto autoriza y confecciona el

Memorando de Solicitud de Certificación de Disponibilidad financiera y envía al Departamento

de Tesorería.



Departamento de Tesorería

Recibe y verifica el Expediente de estar completo, confecciona Memorando de Certificación

Financiera, de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del Fondo del Servidor Público, firma y

envía al Departamento de Compras y Proveeduría.




Recibe y registra el expediente completo de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Fondo del

Servidor Público, con toda la documentación correspondiente, analiza y procede a realizar el

trámite de adquisición, de acuerdo a lo establecido en el Texto Único de la Ley Núm.22 o de la

Ley de Contratación Pública vigente, del cual se originará una Orden de Compra o Contrato de

acuerdo al monto de la solicitud.


MAPA DE PROCESOS

2

7

1

3

4

5

6

ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS


OFICINA DE RECURSOS

HUMANOS


DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS Y PROVEDURÍA

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

4

3

65

1 2

7

Confecciona expediente y Solicitud de Bienes y

Servicios para la Adquisición.

Verifica la Solicitud de Bienes y Servicios y

autoriza.

Verifica e incorpora a la segunda fase el

expediente de adquisición de bienes yservicios, cotiza y confecciona cuadro decotizaciones.

Recibe y analiza el expediente de Adquisición y

Firma donde le corresponde.

Recibe, analiza el expediente, registra y

confecciona Memorando de solicitud departida.

Recibe, verifica y confecciona Memorando de

certificación financiera.

Recibe expediente completo y realiza la

contratación, según corresponda, de acuerdoal monto de la adquisición.


D. Emisión de la Orden de Compra



Compras y Proveeduría

Con el expediente completo (Memorando o Nota de Solicitud de Autorización, Solicitud de

Bienes y Servicios, Cotizaciones, Memorando de Certificación de Disponibilidad Financiera y

otros) para la Adquisición de Bienes o Servicios por la Subcuenta de Bienestar y Motivación

del Fondo del Servidor Público; procede a realizar el Acto Público, de acuerdo a la Ley de

Contratación Pública, vigente.

Adjudicado el acto, confecciona la Orden de Compra, y la misma debe contener: fecha, precios

en forma unitaria y total, monto igual al ofertado, tipo de orden compra (contado o crédito),

lugar, tiempo y forma de entrega.

La Orden de Compra, debe ser firmada por los funcionarios autorizados, según su delegación de

firma y remiten a la Dirección de Administración y Finanzas.



Dirección Administrativa

Recibe y registra el Expediente completo de la Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y

Motivación del Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra previamente firmada y de

estar correcto, firman autorizando la misma.

Remiten al Departamento de Tesorería.

Nota: En el caso de la Orden de Compra al crédito, se envía a la oficina

de Fiscalización General de la CGR, para su refrendo.




Recibe, registra y verifica el expediente completo de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar

y Motivación del Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y los documentos

sustentadores.

Realiza las afectaciones de la Subcuenta, de estar correcto sellan y generan el cheque.




Dirección Administrativa

Recibe, registra el expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del

Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra al Contado, Cheque y documentos

sustentadores, de estar todo correcto, firma el Comprobante del Cheque en la parte de

autorizado y remite a la Dirección General.

Nota: En el caso de Órdenes de Compra al crédito, luego de refrendadas

por la Oficina de Fiscalización General de la CGR, se envían al

Departamento de Compras, para la publicación de la misma y la

distribución de copias a las Oficina de Contabilidad, Almacén y

Tesorería.


Dirección General

Recibe, registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del

Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra, Cheque y documentos sustentadores, de

estar todo correcto firma y remiten a la Oficina de Fiscalización General de la CGR, para su

refrendo.

6. Oficina de Fiscalización General de la CGR

Recibe, registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del

Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y Cheque, realiza la revisión integral del

documento y de estar correcto, refrendan la Orden de Compra y el Cheque, remiten al

Departamento de Tesorería.




Recibe, y registra el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y Motivación del

Fondo del Servidor Público, con la Orden de Compra y Cheque, debidamente refrendados.

Nota: Si el bien es entregado en el Almacén, Tesorería custodiará la

Orden de Compra al Contado y el Cheque, hasta su recepción.




Compras y Proveeduría

Recibe, registra y verifica el Expediente de Adquisición de la Subcuenta de Bienestar y

Motivación del Fondo del Servidor Público, que lleva adjunto, la Orden de Compra al Contado

aprobada y refrendada, con el resto de la documentación sustentadora del acto público.

Envía copia de la Orden de Compra al Contado a las Oficinas de: Almacén, Tesorería y

Recursos Humanos.

Nota: Cuando se debe realizar la compra directamente en el comercio, se

retira la Orden de Compra y cheque; tienen cinco (5) días hábiles

para la adquisición.


MAPA DE PROCESOS

EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA



COMPRA Y

PROVEDURIA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERAL

OFICINA DE

FISCALIZACIÓN DE

LA CGR.

7

2 3

4

5 6

1

8

1

2

3

4

5

6

7

8

Realiza el acto publico, y adjudica.

Confecciona y firma la orden de compra.

Registra y revisa el expediente.

Firma , autorizando la orden de compra.

Nota: En caso de Ordenes de Compra al crédito, se

envía a la Oficina de Fiscalización General de la

CGR, para su refrendo.

Registra y revisa expediente, realiza los registros

contables y genera el cheque.

Registra y revisa el expediente con el cheque y firma

en el comprobante del cheque.

Nota: En Ordenes de Compra al crédito, después de

refrendadas, se envían a Compra y Proveeduría.

Recibe, registra, revisa, y firma autorizando el

tramite.

Recibe, registra y revisa integralmente el expediente

y firman la orden de compra y cheque , refrendando

el trámite.

Recibe y registran el expediente debidamente

refrendado.

Nota: Si el bien se entrega en Almacén, custodian la

orden de compra y el cheque hasta su recepción.

Recibe el expediente de adquisición y envía copias

de la orden de compra: Almacén, Tesorería y Oficina


Nota: Cuando se debe realizar la compra en el

comercio, se retira la orden de compra y cheque

original y realizan la compra.


E. Trámite de la Gestión de Cobro




Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores debidamente registrados.

Verifica y continúa con el trámite de aprobación y pago de dicho documento.

Envía la Gestión de Cobro con documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad.

2. Departamento de Contabilidad

Recibe la Gestión de Cobro, con los documentos sustentadores adjuntos.

Realiza los registros contables pertinentes.

Firma, como constancia de registros realizados.

Envía, la Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Dirección de Administración y

Finanzas.

3. Dirección de Administración y Finanzas

Recibe y registra la Gestión de Cobro, firma autorizándola.

Envía a la Oficina de Fiscalización General de la CGR.

4. Oficina de Fiscalización General de la CGR

Recibe la Gestión de Cobro, realiza los registros correspondientes.

Procede a la revisión integral del expediente de pago, de estar correcto, refrenda la Gestión de

Cobro y envía al Departamento de Tesorería.

5. Departamento de Tesorería

Recibe la Gestión de Cobro, y documentos sustentadores, debidamente firmados.

Registra para iniciar el trámite de emisión del Cheque.


MAPA DE PROCESOS

TRAMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO



DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDADDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

OFICINA DE FISCALIZACIÓN

DE LA CGR

321 4

5

2

4

3

5

1 Recibe la Gestión de Cobro con los documentos sustentadores, verifica y envía aContabilidad para su trámite.

Recibe la Gestión de Cobro y realiza los registros contables.Firma como como constancia del registro realizado.

Recibe, registra y firma de autorizada la Gestión de Cobro.

Recibe, registra, revisa de forma integral y firma, como constancia de refrendo de laGestión de Cobro.

Recibe, registra, la gestión de cobro y procede a la emisión del Cheque.


RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm.1



Solicitud Núm. ___________

CUADRO DE COTIZACIONES

Día Mes Año Núm. 1 2 3

Proveedor

Teléfono

Fax

Cant. Cantidad

Descripción

PRECIOS

1 2 3Unitario Total Unitario Total Unitario Total

Firmas Autorizadas

_______________

_____________

Cotizador

Fecha

___________________

______________

Jefe de Compras

Fecha

Subtotal

I.T.B.M.S.

Total

Observaciones:


Formulario Núm.1

CUADRO DE COTIZACIONES

A. OBJETIVO: Dejar constancia escrita sobre las ofertas, precio, cantidad y

calidad de los bienes y/o servicios requeridos, a efecto de que

se seleccione al proveedor que presenta las mejores

condiciones para la institución.

B. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría.

C. CONTENIDO:

1. Solicitud Núm.: Número de la Solicitud de Bienes y/o Servicios que origina

las cotizaciones.

2. Fecha: Día, mes y año en que se hacen las cotizaciones.

3. Renglón: Número de renglón utilizado por cada Bien y/o Servicio

cotizado.

4. Cantidad: Número de Bienes y/o Servicios que se cotizan.

5. Descripción: Detalle de las características de los Bienes y/o servicios

cotizados.

6. Proveedor: Nombre o razón social de los Proveedores que participan en

las cotizaciones.

7. Precios:

Precio Unitario: Valor de cada unidad de los Bienes y/o Servicios cotizados.

Precio Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por la

cantidad de Bienes y/o Servicios cotizados.

8. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información

contenida en el documento.

9. Jefe(a) de Compras: Nombre y firma del funcionario responsable de la unidad de

compras.


10. Cotizador: Nombre y firma del funcionario que efectuó las cotizaciones.

D.DISTRIBUCIÓN:

Original: Se adjunta al expediente.


Formulario Núm.2

No. O/C

FECHA

TELEFÓNO

PROVEEDOR R.U.C.

FECHA DE VENCIMIENTO DEL PAZ Y SALVO NAL.: DV

LUGAR Y FECHA DE ENTREGA:

FORMA DE PAGO: PLAZO DE ENTREGA:

VENCIMIENTO:

Sírvase atender los bienes y servicios siguientes:

SUBTOTALI.T.B.M.S.DESCUENTO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

SECCIÓN DE ALMACÉN ACEPTO - FIRMA DEL PROVEEDOR

FECHA FECHA

No. SOLIC.B.S./FS

TOTAL



ORDEN DE COMPRA INSTITUCIONAL

UNITARIO TOTAL

PRECIOSRENGLÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN (CLASE DE ARTÍCULO, MARCA Y TAMAÑO)


Formulario Núm.2

ORDEN DE COMPRA INSTITUCIONAL

A. ORIGEN: Departamento de Compras y Proveeduría.

B. OBJETIVO:

C. CONTENIDO:

Tener un control y registro de los Bienes y

Servicios adquiridos.

1. No. O/C Número secuencial impreso.

2. No. SOLIC. B.S./FS Anotar del No. de la Solicitud de Bienes y

Servicios del Fondo del Servidor público.

3. Fecha: Día, mes y año, de la confección de la O/C.

4. Teléfono: Indicar el número telefónico comercial, fax o

correo electrónico.

5. Proveedor: Nombre completo del proveedor (persona

natural o jurídico).

6. R.U.C. Código del Registro Único del Contribuyente.

7. D.V. Indicar el dígito verificador.

8. Vencimiento del Paz Anotar número y fecha de vigencia del paz y

salvo nacional. y Salvo Nacional:

9. Lugar y fecha de entrega: Indicar el lugar y la fecha, en que se entregaran

los bienes.

10. Forma de pago: Indicar si el pago es, al crédito o al contado.

11. Plazo de entrega: Indicar el día, mes y año de la entrega, la que

debe ajustarse al horario regular de la

institución.

12. Vencimiento: Indicar el día mes y año en que vence, el plazo

de entrega.

13. Sírvase atender los bienes y

servicios siguientes:

Anotar si es un bien o servicio.


14. Renglón: Numeración por renglones utilizado para cada

producto.

15. Cantidad: Cantidad de bienes o suministros.

16. Unidad: Indicar la medida a utilizar.

17. Descripción: (clase de artículos,

marca y tamaño)

Indicar nombre y especificación de lo solicitado.

18. Precio Unitario: Indicar el precio por unidad.

19. Precio Total: Indicar la operación matemática, multiplicación

del precio unitario por la cantidad de artículos.

20. Subtotal: Resultado de la sumatorio del precio total sin el

ITBMS.

21. I.T.B.M.S. Producto de la afectación del Servicio del 7%.

22. Descuento: De existir descuento se deduce del total.

23. Total: Sumatoria de la columna de precio total, más el

impuesto de la transacción por el servicio.

24. Firma y Fecha: Firma y fecha, de los servidores públicos

autorizados para firmar.


GLOSARIO Y SIGLAS


GLOSARIO

Acrecido: Del verbo acrecer, acrecentar algo en tamaño, cantidad o

intensidad. Hacer una cosa mayor.


SIGLAS

CGR: Contraloría General de la República.

COIF: Centro de Orientación Infantil y Familiar.

MEF: Ministerio de Economía y Finanzas.

O/C: Orden de Compra

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Gaceta Oficial DigitalResolución No. JD-201-2012 de 12 de septiembre de 2012, por la cual se...

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