G M G MANUAL DE POLÍTICAS Y OBIERNO UNICIPAL DE...

GOBIERNO MUNICIPAL DE GUADALUPE, N.L. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

SECRETARÍA DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE EGRESOS

ADMINISTRACIÓN 2000 - 2003 Entra en Vigor: 13 – Septiembre – 2002

Última actualización: 00-00-00 Sección:

ÍNDICE

DIRECTOR DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECTOR DE EGRESOS

SECRETARIO FINANZAS Y TESORERO MUNICIPAL

SECRETARIO DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

GUADALUPE CADA DÍA MEJOR

Pág. 1

ÍNDICE Página I. INTRODUCCIÓN

3 II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO 4

III. POLÍTICAS ESPECIFICAS

1. RELATIVAS AL A ORDEN DE PAGO 5

2. RELATIVAS A LA COMPROBACIÓN DEL GASTO 8

3. RELATIVAS A LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 9

4. RELATIVAS AL CONTROL PRESUPUESTAL 11 IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE ORDEN DE PAGO 12 DIAGRAMA DE FLUJO 15

2. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE POR REEMBOLSO 17

DIAGRAMA DE FLUJO 20 3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS 21

POR COMPROBAR DIAGRAMA DE FLUJO 24

4. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 26 DIAGRAMA DE FLUJO 28

5. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LA ORDEN DE COMPRA 29

DIAGRAMA DE FLUJO 32

V. ANEXOS

1. ORDEN DE PAGO 34 INSTRUCTIVO DE LLENADO






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Página

2. SOLICITUD DE CHEQUE 36

INSTRUCTIVO DE LLENADO 3. COMPROBACIÓN DE GASTOS 38

INSTRUCTIVO DE LLENADO 4. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 41

INSTRUCTIVO DE LLENADO

5. FORMATO PARA TRASPASO DE PRESUPUESTO 43 INSTRUCTIVO DE LLENADO

6. PRESUPUESTO APROBADO CONTRA EJERCIDO 45







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I. INTRODUCCIÓN

La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo en uso de las facultades que le confiere el Artículo

26, fracción III del Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Guadalupe, Nuevo,

León establece el presente Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos.

Un Procedimiento Administrativo es un instrumento básico de coordinación en el que se ordenan y enlazan

las diversas actividades de trabajo, de acuerdo a una secuencia de operaciones realizadas por las distintas

personas que en él intervienen. Además, los Procedimientos se orientan hacia objetivos específicos los

cuales se rigen por Políticas que nos delimitan la manera o forma para lograr los objetivos establecidos.

Las Políticas son criterios que norman las operaciones que forman los Procedimientos Administrativos de tal

manera que se lleven a cabo de acuerdo a las directrices y controles establecidos.

El presente Manual tiene como objetivo fundamental la definición y documentación de los Procedimientos que

sustentan la operación de la Dirección de Egresos y las Políticas que norman a los mismos, así como

también, señalar al personal involucrado en la ejecución de diversas funciones administrativas a fin de

establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente de la Unidad Administrativa en cuestión.

Toda modificación que se pretenda realizar al contenido del presente Manual deberá notificarse por escrito a

la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para su validación y documentación correspondiente y

bajo ningún concepto, salvo autorización expresa del Director de Egresos, el Manual podrá ser facilitado a

personas ajenas a esta Dirección.






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II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO OBJETIVO El Objetivo general del presente documento es el establecimiento de una estructura administrativa para que la información fluya correctamente a través de las áreas involucradas. Lo anterior tiene como finalidad el eficientizar el uso de los recursos asignados a la Dependencia. Los Objetivos específicos del presente Manual son: • Establecer un mecanismo de control que permita dirigir, supervisar y verificar las actividades que se

llevan a cabo en la Dirección de Egresos en los trámites que se ofrecen al Ciudadano cumpliendo con los principios de oportunidad y eficiencia administrativa.

• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo

ingreso a la Dependencia. • Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de

sus funciones específicas. ALCANCE El presente Manual y las Políticas y Procedimientos descritos en él son aplicables en el grado que le corresponde a cada puesto, y para todo aquel Servidor Público que interactúe en las actividades descritas en el mismo. MARCO JURÍDICO • Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal.

• Ley de la Contaduría Mayor de Hacienda del Estado de Nuevo León.

• Código Fiscal de la Federación.

• Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Guadalupe, Nuevo León. • Reglamento sobre las Bases Generales para las Fianzas Públicas del Municipio de Guadalupe Nuevo León.






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III. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 1. RELATIVAS A LA ORDEN DE PAGO I. NORMAS GENERALES: 1. Invariablemente toda la documentación que se envíe a la Coordinación Técnica de la Secretaría de

Finanzas y Tesorería deberá estar completa y contener el soporte necesario para dar trámite al gasto. No se dará trámite a la documentación que presente tachaduras y/o enmendaduras.

2. En todos los casos los comprobantes presentados deberán cumplir con los requisitos que marca el

Código Fiscal de la Federación (Art. 29-A), esto es: a) A nombre de : Municipio de Guadalupe, Nuevo León. b) Domicilio: Hidalgo y Barbadillo s/n Centro. c) R.F.C.: MGN 770101 TZA. d) Fecha (día, mes y año). e) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. f) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra así como el

monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.

g) Importe total en número y letra. h) Ticket de compra anexo (en caso de VARIOS). i) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. j) Contener impreso el número de folio. k) Vigencia impresa para la utilización de los comprobantes.

Además, deberán contener el Nombre, Firma, Fecha y Número de Nómina del Empleado Municipal que recibió el Bien o Servicio; en el caso de comprobantes por concepto consumo las personas que intervinieron se deberán anotar al reverso, así como especificar el motivo.

3. Cada Departamento Administrativo tendrá la responsabilidad de verificar la operación aritmética de la

documentación que se envíe a la Coordinación Técnica; así como también todos y cada uno de los requisitos fiscales y administrativos correspondientes. Invariablemente cada Dependencia será la encargada de dar trámite a su documentación.

4. Toda la documentación enviada a la Coordinación Técnica deberá ser en Original (Comprobantes de

Pago, Orden de Pago, Orden de Compra, Solicitudes, entre otros). 5. Todos los comprobantes (Factura, Recibo de Honorarios, Recibo de Arrendamiento, entre otros) deberá

de contener las firmas del Secretario y Director de la Dependencia correspondiente, para posterior trámite.






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6. El monto establecido para solicitar cotizaciones (3) será de 314 cuotas (SMGVZ), además la cotización

debe presentar un valor total que permita comparar el importe global de la compra, además de contener fecha, sello de la Empresa que cotiza y firma del Vendedor.

7. Todas los comprobantes que amparen compras de activo fijo deberán de contener la firma del Director

de Patrimonio (Requisición de Mercancía o Factura), así como la del Director de Egresos. 8. En casos de que el trámite de pago sea derivado de un contrato, se deberá anexar copia fotostática del

mismo en cada uno de los pagos que trámite, si es persona física anexar identificación, comprobante de domicilio, alta de S.H.C.P. o inscripción al R.F.C. del beneficiario.

II. PARA LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO: 9. La documentación que se deberá enviar a la Coordinación Técnica de la Secretaría de Finanzas y

Tesorería Municipal, previa recepción de la Factura es la siguiente: a). Solicitud de Servicio u Oficio en cuanto Mantenimiento de Inmuebles. b). Comprobante (Factura, Recibo, etc.) d). Orden de Pago. e). Cotización (en caso de proceder).

En el caso de Ordenes de Trabajo con motivo de accidente vehicular o la rehabilitación de alguna unidad de esta Administración (pintura, hojalatería, etc.) será necesario presentar evidencia fotográfica antes y después de dicha reparación.

La evidencia fotográfica será necesaria también cuando se realicen trabajos de remodelación o reparación de inmuebles.

10. Invariablemente la Solicitud de Servicio, Orden de Trabajo y la Factura correspondiente, deberán especificar claramente el número económico, número de patrimonio y las placas del Vehículo del cual se solicita la reparación , la cual deberá ser clara y detallada. En caso de que se requiera una reparación adicional a la ya solicitada, la Orden de Trabajo deberá contener como autorización, la firma del Director de Mantenimiento. En el caso de bienes muebles únicamente se anotará el número de patrimonio.

11. Las compras de refacciones para almacén (stock) se deberán realizase a través de la Dirección de Adquisiciones.

12. No procederá la documentación que indique el mantenimiento de varios vehículos cargados a un solo

número económico. 13. No se autorizará la documentación que ampare la adquisición de accesorios automotrices considerados

como lujo.






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III. PARA LA DIRECCIÓN DE ADQUSICIONES: 14. La documentación mínima que deberá ser enviada a la Coordinación Técnica de la Secretaría de

Finanzas y Tesorería Municipal es la siguiente: a). Requisición de Mercancía. b). Cotizaciones (en caso de proceder). c). Orden de Compra. d). Factura o Remisión debidamente sellada de recibido por el Almacén o Dependencia solicitante. e). Orden de Pago.

15. Invariablemente todas las Requisiciones de Mercancía deberán contener las firmas del Secretario y Director del área solicitante , del Comprador y del Director de Adquisiciones.

16. Todas las Facturas que amparen la compra de activo fijo deberán especificar claramente la descripción

del bien adquirido incluyendo datos como: modelo, número de serie, tipo, color, dimensiones, número de componentes, entre otros. En la compra de varios artículos iguales, pero con diferentes códigos de identificación (número de serie), se deberá especificar en la Factura cada uno de ellos.

17. No se autorizará la documentación que ampare entregas parciales de mercancía de un mismo Proveedor

sin justificar la causa en la Requisición de Mercancía, además las entregas parciales deberán contener la firma autógrafa del Director de Adquisiciones en la Requisición de Mercancías (copia).






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2. RELATIVAS A LA COMPROBACIÓN DE GASTOS 1. A partir de la recepción del Cheque y de acuerdo al plazo estipulado en el Pagaré se contarán con 10

días hábiles para llevar a cabo la comprobación correspondiente. Para lo cual deberá ser llenado el Formato de Comprobación de Gastos.

2. El Formato de Comprobación de Gastos deberá ser presentado dos días antes de su vencimiento en la

Coordinación Técnica de la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal con los siguientes requisitos: a). Formato de Comprobación de Gastos. b). Copia de la Solicitud de Cheque (recibida por la Dirección de Egresos). c). Copia del Pagaré o Cheque. d). Comprobantes originales y/o copia amarilla del recibo oficial del reingreso (en su caso) los cuales

deberán estar firmados de autorizado por el Secretario y el Director o Coordinador. Los comprobantes deberán cumplir los requisitos del Art. 29-A del Código Fiscal de la Federación.

3. Una vez revisada y autorizada la comprobación del gasto por la Coordinación Técnica, será remitida a la

Coordinación de Control Presupuestal para la cancelación y devolución del Pagaré 4. En caso de no comprobar el gasto dentro de la fecha límite y de no enviar por escrito el motivo del

incumplimiento solicitando prórroga, se procederá a descontar vía nómina el monto del adeudo. 5. El responsable del gasto por comprobar deberá indicar el rubro a afectar del presupuesto de acuerdo al

autorizado. 6. En caso de comprobar gastos excedentes a la Solicitud de Cheque original se deberá anexar Solicitud

de Cheque por la diferencia, para su trámite. 7. En caso de que exista sobrante en la comprobación del gasto deberán acudir a la Dirección de Ingresos

(sin excepción) a depositar el mismo mediante una Orden de Pago (oficio) que deberá incluir los siguientes datos: Nombre del Responsable del Gasto, Número de Cuenta del Deudor y Número de Cheque a comprobar. En la caja les entregarán el recibo original con la copia amarilla, el original es para el responsable del gasto y la copia amarilla la deberán anexar a la comprobación del gasto.






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3. RELATIVAS A LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 1. Para el trámite de la reposición de Caja Chica, se deberá enviar a la Coordinación de Control

Presupuestal de la Dirección de Egresos la siguiente documentación en original: • Formato de Solicitud de Reposición de Caja Chica, debidamente firmado por el Titular y por el

Responsable Administrativo • Relación de la codificación del gasto, debidamente firmada • Comprobantes

2. Invariablemente todos los comprobantes de una reposición de Caja Chica deberán:

• Cumplir con los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación,

• Contener la firma de autorización del Director o Titular de la Unidad Administrativa y del Secretario,

• Corresponder al mes corriente, • Contener la codificación del cargo (en color rojo), de acuerdo al catálogo de cuentas de la

Dirección de Egresos, • Contener la descripción detallada del motivo del gasto; en el caso de los comprobantes por

consumo se deberán anotar además los nombres y puesto de los participantes y el motivo detallando el asunto, así como la cantidad de personas en la parte superior,

• Presentarse agrupados en base al tipo de gasto y ordenados de forma consecutiva de acuerdo a la codificación,

• Presentar marcado con color amarillo la fecha y el importe total del comprobante, • Adherirse a una hoja de papel tamaño carta, (en el caso de los comprobantes pequeños • No presentar tachaduras ni enmendaduras de ningún tipo,

3. Únicamente se recibirán Solicitudes de Reposición de Caja Chica para su trámite los días lunes y martes

en horario de 8:30 a 18:30 y los miércoles de 8:30 a 13:00 horas. 4. Invariablemente el monto máximo autorizado para compras por Caja Chica será de $ 500.00 mas IVA. 5. En el caso de los comprobantes por concepto de consumo, este no podrá ser mayor a $ 60.00 por

persona, además de que el establecimiento deberá estar ubicado en el Municipio de Guadalupe, a excepción de aquellas en las que participen los Secretarios.

6. Tratándose de comprobantes por concepto de mantenimiento vehicular menor y/o compra de

lubricantes, se deberá anotar en éstos el número económico del vehículo. 7. Los comprobantes por concepto de compras menores para equipo de cómputo deberán contener la

firma de Vo. Bo. del Director de Informática.






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8. En el caso de los comprobantes por concepto de compra de tarjetas de presentación, éstas solo se

autorizarán para Secretarios y Directores y se deberá anexar al mismo una muestra de la tarjeta. 9. Cuando el comprobante sea por concepto de compra de sellos, se deberá anexar además una hoja con

la impresión de los sellos. 10. En el caso de los gastos por concepto de boletos de transporte colectivo, se deberá anotar en éstos el

nombre, número de nómina y firma de la persona que lo utilizó, además de especificar el costo de cada boleto y el motivo, debiendo enviarse a través del Formato de Reposición de Gastos por pasajes locales.






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4. RELATIVAS AL CONTROL PRESUPUESTAL 1. El Director de Egresos en forma conjunta con el Coordinador de Control Presupuestal y los Titulares de

las Dependencias, elaborarán al finalizar el año el presupuesto de egresos correspondiente al ejercicio siguiente para cada Dependencia.

2. Cada mes, el Coordinador de Control Presupuestal emitirá y enviará el Reporte de Presupuesto

Operativo a las Dependencias, para que se apeguen a éste a la hora de realizar sus erogaciones. 3. En caso de que existieran variaciones en alguna cuenta del presupuesto de la Dependencia, la Dirección

de Egresos deberá solicitar la justificación de dicha diferencia y la realización de un traspaso para cubrir la misma.

4. En caso de que alguna Dependencia no cuente con suficiente presupuesto para llevar a cabo alguna

operación que requiera, se deberá solicitar al Responsable Administrativo de la Dependencia que elabore los traspasos correspondientes.

5. Los traspasos entre cuentas que realicen las Dependencias deberán sujetarse a lo siguiente:

• No podrán realizarse traspasos en los que la cuenta de origen sea alguna de las siguientes: Sueldos, Prima Vacacional, Aguinaldos, Combustible, Teléfono celular, Consumo de teléfono y Honorarios asimilables a sueldos

• No se aceptarán traspasos de saldos de meses anteriores. • No se podrán realizar traspasos entre las cuentas de Dependencias que pertenezcan a

Programas diferentes. • Los traspasos entre cuentas sólo podrá realizarlos las personas autorizadas para tal efecto.






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IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1. TRÁMITE DE ORDEN DE PAGO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Envía la Orden de Pago, en original y tres copias (Ver Anexo 1.) a la Coordinación Técnica de la

Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal para su trámite correspondiente.

“A la Orden de Pago se le deberá anexar la documentación correspondiente la cual deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal, (Ver Políticas Especificas, Relativas a la Orden de Pago)”.

COORDINADOR TÉCNICO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL 2. Recibe la Orden de Pago, en original y tres copias junto con la documentación soporte, sella y firma de

recibido en la copia y se la entrega al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante para futuras consultas y/o aclaraciones.

3. Verifica que la Orden de Pago este debidamente elaborada y firmada, así mismo que su documentación

soporte sea la correspondiente. 4. Firma y sella de autorizado la Orden de Pago, original y tres copias y la envía a la Dirección de Egresos

junto con su documentación soporte para su trámite correspondiente. ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 5. Recibe la Orden de Pago, en original y tres copias junto con la documentación soporte, la firma y sella

de recibido y la envía a la Dirección de Contabilidad para su trámite correspondiente.

“Deberá verificar que la Orden de Pago (original y tres copias) este debidamente sellada y firmada de autorizado por el Coordinador Técnico de la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal”.

AUXILIAR CONTABLE DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD 6. Recibe la Orden de Pago, en original y tres copias junto con su documentación soporte, verifica que

contenga el número de cuenta o en su caso se lo asigna y se la envía al Auxiliar de Control Presupuestal para su afectación en el sistema.






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AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 7. Recibe la Orden de Pago, en original y tres copias junto con su documentación soporte, afecta el

presupuesto en el sistema de acuerdo al concepto del gasto y se la envía al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su trámite correspondiente.

“En caso de que la Dependencia Solicitante cuente con presupuesto, se le deberá asignar un número de orden (folio consecutivo) a la Orden de Pago y en caso contrario se le deberá notificar al Responsable Administrativo de la Dependencia para que realice los movimientos correspondientes”. “En caso de que la Dependencia no cuente con presupuesto suficiente para sufragar el trámite deberá elaborar y dar trámite a los traspasos entre cuentas, en base a lo establecido por la Dirección de Egresos”. “Una vez afectado el presupuesto el Auxiliar de Control Presupuestal deberá anotar en la Orden de Pago el código de autorización que arroja el sistema, así como su firma de autorización”.

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR 8. Recibe la Orden de Pago, en original y tres copias junto con su documentación soporte, la captura en el

sistema y programa los cheques de acuerdo a los plazos de vencimiento (contado, siete, quince o treinta días), según corresponda.

“Se le deberá enviar al Asistente de la Dirección de Egresos las copias (rosa y amarilla) de la Orden de Pago, para que este a su vez le entregue al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante la copia rosa para su archivo y la copia amarilla al Proveedor”.

RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 9. Genera semanalmente la programación de los pagos en coordinación con el Director de Egresos,

elabora una Relación de Proveedores para verificar físicamente cada Factura y Orden de Pago y la envía al Responsable de Elaboración de Cheques, junto con la Orden de Pago y documentación soporte.

RESPONABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 10. Imprime los Cheques de acuerdo a la Relación y se los envía al Director de Egresos, junto con la Orden

de Pago y documentación soporte para su revisión y autorización. DIRECTOR DE EGRESOS 11. Revisa que las Ordenes de Pago y los Cheques estén debidamente elaborados, los firma de autorizado y

se los envía al Asistente de la Dirección de Egresos para su trámite correspondiente.






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ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 12. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal en los cheques y los envía al

Responsable de Cuentas por Pagar, junto con la Ordenes de Pago y documentación soporte para su entrega.

CUANDO EL PROVEEDOR ACUDE A RECOGER EL CHEQUE RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 13. Recibe al Proveedor, le entrega el cheque y recaba la firma del mismo en la Póliza. “El Responsable de Cuentas por Pagar deberá solicitar una identificación de la persona que acude a recoger el cheque, así como la copia amarilla de la Orden de Pago”. 14. Integra el expediente (Orden de Pago, Documentación Soporte y Póliza de Cheque) y se lo envía al

Responsable de Archivo de la Dirección de Contabilidad para su resguardo.






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DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL TRÁMITE DE ORDEN DE PAGO

RequisitosRequisitos

Envía la Orden de Pago, eno r i g i n a l y t r e s c o p i a s a l aCoord inac ión Técnica de laSecretaría de Finanzas y TesoreríaM u n i c i p a l p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.

RESPONSABLE ADM. DE LADEPENDENCIA SOLICITANTE

Firma y sella de autorizado laOrden de Pago,original y trescopias y la envía a la Dirección deE g r e s o s j u n t o c o n l adocumentación soporte para sutrámite correspondiente.

COORD. TÉC. DE LA SRÍA. DEFINANZAS Y TES. MUNICIPAL.

Recibe la Orden de Pago, en original ytres copias junto con su documentaciónsoporte, verifica que contenga el númerode cuenta o en su caso se lo asigna y sel o e n v í a a l A u x i l i a r d e C o n t r o lPresupuestal para su afectación en elsistema.

AUXILIAR CONTABLE DE LADIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

Recibe la Orden de Pago, en original ytres copias junto con la documentaciónsoporte, sella y firma de recibido en lacopia y se la entrega al ResponsableAdministrativo de la DependenciaSolicitante para futuras consultas y/oaclaraciones.


Recibe la Orden de Pago, en original ytres copias junto con la documentaciónsoporte, afecta el prespuesto en elsistema de acuerdo al concepto delgasto y se la envía al Auxil iar deCuentas por Pagar para su trámitecorrespondiente.

AUXILIAR DE CONTROLPRESUPUESTAL

Recibe la Orden de Pago, enoriginal y tres copias junto con ladocumentación soporte, la firmaysella de recibido y se la envía a laDirección de Contabilidad para sutrámite correspondiente.

ASISTENTE DE LA DIRECCIÓNDE EGRESOS

Recibe la Orden de Pago, en original ytres copias junto con su documentaciónsoporte, la captura en el sistema yprograma los Cheques de acuerdo a losplazos de vencimiento (contado, siete,q u i n c e o t r e i n t a d í a s ) , s e g ú ncorresponda.

AUXILIAR DE CUENTAS PORPAGAR

Genera semanalmente la programación de lospagos en coordinación con el Director deEgresos, elabora una Relación de Proveddorespara verificar fisicamente cada Factura y Ordende Pago y la envía a l Responsable deElaboración de Cheques, junto con la Orden dePago y su documentación soporte.

RESPONSABLE DE CUENTASPOR PAGAR

Imprime los Cheques de acuerdo ala Relación y se los envía delDirector de Egresos , junto con laOrden de Pago y documentacións o p o r t e p a r a s u r e v i s i ó n yautorización.

RESPONSABLE DEELABORACIÓN DE CHEQUES

Revis que las Oordenes de Pago ylos Cheques estén debidamenteelaborados, firma de autorizado yse los envía al Asistente de laDirección de Egresos para sutrámite correspondiente.

DIRECTOR DE EGRESOS

Verifica que la Orden de Pago estedebidamente elaborada y firmada,así mismo que su documentaciónsoporte sea la correspondiente.


Ordende

Pago

Cheque

Relación deCheques

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Cuando elProveedor

acudea recoger el

Cheque

RequisitosRequisitos

Recaba la firma del Secretario deFinanzas y Tesorero Municipal ylos envía a l Responsable deCuentas por Pagar, junto con laOrden de Pago y documentaciónsoporte para su entrega.


Recibe al Proveedor, le entrega elCheque y recaba la firma delmismo en la Póliza.


Integra el expediente (Orden dePago, Documentación Soporte yPóliza de Cheque) y se lo envía alResponsable de Archivo de laDirección de Contabilidad para suresguardo.


ExpedientePóliza

Fin del proceso

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IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2. TRAMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE POR REEMBOLSO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Envía la Solicitud de Cheque (Ver Anexo 2), en original y tres copias a la Coordinación Técnica de la

Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal para su trámite correspondiente.

“Este tipo de trámite solo se autorizará siempre y cuando se demuestre ampliamente, mediante oficio y soporte la urgencia o necesidad con la que fue requerida la erogación”. “A la Solicitud de Cheque se le deberá anexar la documentación correspondiente, la cual deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal”.

COORDINADOR TÉCNICO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL 2. Recibe la Solicitud de Cheque, original y tres copias, junto con la documentación soporte, sella y firma de

recibido en la copia y se la entrega al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante, para futuras consultas y/o aclaraciones

3. Verifica que la Solicitud de Cheque este debidamente elaborada y firmada, así mismo que su

documentación soporte sea la correspondiente. 4. Firma y sella de autorizado la Solicitud de Cheque original y tres copias y la envía a la Dirección de

Egresos junto con su documentación soporte para su trámite correspondiente. AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 5. Recibe la Solicitud de Cheque, original y tres copias junto con su documentación soporte, firma y sella de

recibido y verifica que contenga el número de cuenta o en su caso se lo asigna.

“Deberá verificar que la Solicitud de Cheque original y tres copias este debidamente sellada y firmada de autorizado por el Coordinador Técnico de la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal”.

6. Afecta el presupuesto en el sistema, de acuerdo al concepto del gasto y le envía la Solicitud de Cheque

junto con la documentación soporte al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su trámite correspondiente.

“En caso de que la Dependencia Solicitante cuente con presupuesto, se le deberá asignar un número de orden (folio consecutivo) a la Solicitud de Cheque y en caso contrario se le deberá notificar al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante para que realice los movimientos correspondientes”.






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AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL

“En caso de que la Dependencia no cuente con presupuesto suficiente para sufragar el trámite deberá elaborar y dar trámite a los traspasos entre cuentas, en base a lo establecido por la Dirección de Egresos”. “Una vez afectado el presupuesto el Auxiliar de Control Presupuestal deberá anotar en la Solicitud de Cheque el código de autorización que arroja el sistema, así como su firma de autorización”.

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR 7. Recibe la Solicitud de Cheque junto con la documentación soporte, la captura en el Sistema de Cuentas

por Pagar, programa el pago de la misma y se la envía al Responsable de Elaboración de Cheques para su trámite correspondiente.

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 8. Imprime los Cheques y los envía al Director de Egresos, junto con las Solicitudes de Cheques y soporte

para su revisión y autorización. DIRECTOR DE EGRESOS 9. Revisa que las Solicitudes de Cheques y los Cheques estén debidamente elaborados, los firma de

autorizado y se los envía al Asistente de la Dirección de Egresos para su trámite correspondiente. ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 10. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal en los Cheques y se los lo envía al

Responsable de Cuentas por Pagar, junto con las Solicitudes de Cheques y documentación soporte para su entrega.

“El Asistente de la Dirección de Egresos deberá notificar al interesado la fecha en que deberá recoger el Cheque ”.

CUANDO EL SOLICITANTE ACUDE A RECOGER EL CHEQUE RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 11. Verifica que el Servidor Público que acude a recoger el Cheque, compruebe que está debidamente

autorizado para realizar el trámite, le entrega el Cheque correspondiente y recaba su firma en la póliza del mismo..

“Se deberá solicitar la identificación oficial (Gafete) con firma y foto del Servidor Público que acude a recoger el cheque”.






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RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR

12. Integra el expediente (Solicitud de Cheque, Documentación Soporte y Póliza de Cheque) y se lo envía al







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DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE POR REEMBOLSO

Cuando elSolicitanteacude a

recoger elCheque

Envía la Soliciutud de Cheque en,o r i g i n a l y t r e s c o p i a s a l aCoord inac ión Técn ica de laSecretaría de Finanzas y TesoreríaM u n i c i p a l p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Firma y sella de autorizado laSolicitud de Cheque original y trescopias y la envía a la Dirección deE g r e s o s j u n t o c o n s udocumentación soporte para sutrámite correspondiente.


Afecta el presupuesto en el sistema, deacuerdo al concepto del gasto y le envíala Solicitud de Cheque junto con ladocumentación soporte al Auxiliar deCuentas por Pagar para su trámitecorrespondiente.


Recibe la Solicitud de Cheque, original ytres copias, junto con la documentaciónsoporte, sella y firma de recibido en alcopia y se la entrega al ResponsableAdministrativo de la DependenciaSolicitante, para futuras consultas y/oaclaraciones.


Recibe la Solicitud de Cheque junto conla documentación soporte, la captura enel Sistema de Cuentas por Pagar,programa el pago de la misma y se laenvía al Responsable de Elaboración deC h e q u e s p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Recibe la Solicitud de Cheque,original y tres copias junto con sudocumentación soporte, firma ysella de recibido y verifica quecontenga el número de cuenta o ensu caso se lo asigna.


Imprime los Cheques y los envía alDirector de Egresos, junto con lasSolicitudes de Cheques y soportepara su revisión y autorización.


Rev isa que l as So l i c i t udes deCheques y l os Cheques es téndebidamente elaborados, los firma deautorizado y se los envía al Asistentede la Dirección de Egresos para sutrámite correspondiente.

DIRECTOR DE EGRESOS

Recaba la f irma del Secretario deFinanzas y Tesorero Municipal en losCheques y se los envía al Responsablede Cuentas por Pagar, junto con lasS o l i c i t u d e s d e C h e q u e s ydocumentación soporte para su entrega.


Verifica que el Servidor Público queacude a recoger el Cheque, compruebeque está debidamente autorizado pararealizar el trámite, le entrega el Chequecorrespondiente y recaba su firma en laPóliza del mismo.


Verifica que la Solicitud de Chequeeste debidamente elaborada yf i r m a d a , a s í m i s m o q u e s udocumentación soporte sea lacorrespondiente.


Solicitudde Cheque

Cheques

PólizaRequisitosRequisitosExpediente

Integra el expediente (Solicitud deCheque, documentación Soporte yPóliza de Cheque) y se lo envía alResponsable de Archivo de laDirección de Contabilidad para suresguardo.


Fin del proceso






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 21

IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 3. TRÁMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS POR COMPROBAR RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Envía la Solicitud de Cheque (Ver Anexo 2), en original y copia a la Dirección Egresos para su trámite

correspondiente.

“A la Solicitud de Cheque se le deberá anexar la documentación correspondiente, la cual deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Dirección de Egresos”.

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 2. Recibe la Solicitud de Cheque junto con la documentación soporte, sella y firma de recibido en la copia y

se la entrega al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante, para futuras consultas y/o aclaraciones

3. Verifica que la Solicitud de Cheque este debidamente elaborada y firmada, así mismo que su

documentación soporte sea la correspondiente y se la envía al Coordinador de Control Presupuestal para su revisión y autorización.

COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL 4. Verifica que la Solicitud de Cheque este debidamente elaborada y firmada, así mismo que su

documentación soporte sea la correspondiente, firma de autorizado y se la envía al Auxiliar de Control Presupuestal para su trámite correspondiente.

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 5. Afecta el presupuesto en el sistema, de acuerdo al concepto del gasto y le envía la Solicitud de Cheque

junto con su documentación soporte al Responsable de Cuentas por Pagar para su trámite correspondiente.

“En caso de que la Dependencia Solicitante cuente con presupuesto, se le deberá asignar un número de orden (folio consecutivo) a la Solicitud de Cheque y en caso contrario se le deberá notificar al Responsable Administrativo la Dependencia Solicitante para que realice los movimientos correspondientes”. “En caso de que la Dependencia no cuente con presupuesto suficiente para sufragar el trámite deberá elaborar y dar trámite a los traspasos entre cuentas, en base a lo establecido por la Dirección de Egresos”. “Una vez afectado el presupuesto el Auxiliar de Control Presupuestal deberá anotar en la Solicitud de Cheque el código de autorización que arroja el sistema, así como su firma de autorización”.






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Pág. 22

RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 6. Recibe la Solicitud de Cheque junto con la documentación soporte, le asigna un número de Proveedor y

se la envía al Responsable de Elaboración de Cheques para su trámite correspondiente. RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 7. Imprime los Cheques y se los envía al Director de Egresos, junto con las Solicitudes de Cheques y

soporte para su revisión y autorización. DIRECTOR DE EGRESOS 8. Revisa que las Solicitudes de Cheques y los Cheques estén debidamente elaborados, los firma de

autorizado y se los envía al Asistente de la Dirección de Egresos para su trámite correspondiente. ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 9. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal, en los Cheques y se lo envía al

Auxiliar de Control Presupuestal, junto con la Solicitudes de Cheques y documentación soporte para su trámite correspondiente.

CUANDO EL SOLICITANTE ACUDE A RECOGER EL CHEQUE AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL . 10. Verifica que el Servidor Público que acude a recoger el Cheque compruebe que está debidamente

autorizado para realizar el trámite.

“Se deberá solicitar la identificación oficial (Gafete) con firma y foto del Servidor Público que acude a recoger el cheque”.

11. Le entrega el Cheque al Solicitante y recaba su firma en la Póliza y en el Pagaré, entregándole una copia

de este último para su trámite posterior.

“El Auxiliar de Control Presupuestal deberá archivar el Pagaré en el expediente correspondiente al deudor, para futuras consultas y/o aclaraciones”.

12. Integra el expediente (Solicitud de Cheque, Documentación Soporte y Póliza de Cheque) y se lo envía al







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Pág. 23

CUANDO EL RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE ACUDE A COMPROBAR LOS GASTOS RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 13. Entrega al Coordinador Técnico de la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal el formato

Comprobación de Gastos (Ver Anexo 3), para su trámite correspondiente.

“Al Formato de Comprobación del Gasto se le deberá anexar la Factura original, copia de la Solicitud del Cheque, copia del Cheque, copia del Pagaré y soporte correspondiente”. “El gasto se deberá comprobar en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se firmó el Pagaré”. “En caso de que no se compruebe el gasto en el plazo establecido, la Dirección de Egresos enviará un oficio al beneficiario en el que se le especificará Número de Cheque , Monto, Fecha de Vencimiento y Concepto y deberá comprobar el gasto en un plazo no mayor a 3 días hábiles a partir de la fecha del oficio, de lo contrario se retendrá la participación quincenal inmediata”. “En caso de que resulte un sobrante de efectivo, el Responsable Administrativo de la Dependencia solicitante deberá acudir ante la Dirección de Ingresos a realizar un deposito por dicha cantidad y anexará a la Solicitud de Comprobación del Gasto el Comprobante del deposito”.

COORDINADOR TÉCNICO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL 14. Verifica que el Formato de Comprobación de Gastos esté debidamente elaborado y firmado, así mismo

que su documentación soporte sea la correspondiente, sella y firma de autorizado y se lo envía al Auxiliar de Control Presupuestal para su trámite correspondiente.

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 15. Verifica que la comprobación este autorizada por el Coordinador Técnico de la Secretaría de Finanzas y

Tesorería Municipal, valida la cuente contable y una vez verificada se cancela el Pagaré y se le entrega al Solicitante correspondiente.

AL FINAL DEL MES 16. Envía la comprobación del gasto a la Dirección de Contabilidad para su trámite correspondiente. AUXILIAR CONTABLE DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD 17. Elabora la Póliza de Diario, afecta el gasto y cancela la cuenta deudora.

“Los documentos correspondientes a la comprobación del gasto deberá integrarse al expediente correspondiente”.






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Pág. 24

DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE CHEQUE DE GASTOS POR

COMPROBAR

Cuando elSolicitanteacude a

recoger elCheque

Envía la Soliciutud de Cheque enoriginal y copia a la Dirección deE g r e s o s p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Verifica que la Solicitud de Cheque estedebidamente elaborada y firmada, asimismo que su documentación soportesea la correspondiente, f irma deautorizado y se la envía al Auxiliar deControl Presupuestal para su trámitecorrespondiente.

COORDINADOR DE CONTROLPRESUPUESTAL

Recibe la Solicitud de Cheque junto conla documentación soporte, le asigna unnúmero de Proveedor y se la envía alResponsab le de E labo rac ión deC h e q u e s p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Recibe la Solicitud de Cheque junto conla documentación soporte, sella y firmade recibido en la copia y se la entrega alResponsable Administrativo de laDependencia Solicitante, para futurasconsultas y/o aclaraciones


Imprime los Cheques y se losenvía al Director de Egresos, juntocon las Solicitudes de Cheques ys o p o r t e p a r a s u r e v i s i ó n yautorización.


Afecta el presupuesto en el sistema, deacuerdo al concepto del gasto y le envíala Solicitud de Cheque junto con sudocumentación soporte al Responsablede Cuentas por Pagar para su trámitecorrespondiente.


DIRECTOR DE EGRESOSRecaba la f irma del Secretario deFinanzas y Tesorero Municipal, en losCheques y se lo envía al Auxiliar deControl Presupuestal, junto con lasS o l i c i t u d e s d e C h e q u e s ydocumentación soporte para su trámitecorrespondiente.


Verifica que el Servidor Públicoque acude a recoger el Chequecompruebe que esta debidamenteautorizado para realizar el trámite.


Le entrega el Cheque al Solicitantey recaba su firma en la Póliza y enel Pagaré, entregandole una copiade este último para su trámiteposterior.


Verifica que la Solicitud de Cheque estedebidamente elaborada y firmada, as{imismo que su documentación soportesea la correspondiente y se la envía alCoordinador de Control Presupuestalpara su revisión y autorización.


Solicitudde Cheque

Cheques

Póliza

1

Pagaré

Revisa que la Solicitudes de Chequesy los Cheques estén debidamenteelaborados, los firma de autorizado ylos envía al Asistente de la Direcciónd e E g r e s o s p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 25

Cuando elResponsableAdministrativo

de la DependenciaSolicitante acude

a recoger elCheque

Al finaldel mes

Entrega al Coordinador Técnico dela Secretar ía de F inanzas yTesorería Municipal el Formato deComprobación de Gastos, para sutrámite correspondiente.


Verifica que el Formato de Comprobaciónde Gastos esté debidamente elaborado, asímismo que su documentación soporte sea lacorrespondiente, sella y firma de autorizadoy se lo envía al Auxil iar de ControlP r e s u p u e s t a l p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Verif ica que la comprobación esteautorizada por el Coordinador Técnicode laSecretaría de Finanzas y TesoreríaMunicipal, valida la cuenta contable yuna vez verificada se cancela el Pagaréy s e l e e n t r e g a l a S o l i c i t a n t ecorrespondiente.


Póliza deDiario

Formato deCompro-

bación deGastos

Fin del proceso

1

Envía la comprobación del gasto ala Dirección de Contabilidad parasu trámite correspondiente.


Elabora la Póliza de Diario, afectae l gasto y cancela la cuentadeudora.


RequisitosRequisitosExpediente

Integra el expediente (Solicitud deCheque, Documentación Soporte yPóliza de Cheque.







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Pág. 26

IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 4. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Envía la Solicitud de Reposición de Caja Chica (Ver Anexo 4), en original y copia a la Dirección de

Egresos para su trámite correspondiente.

“Al Formato de Reposición de Caja Chica se le deberá anexar la documentación correspondiente la cual deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Dirección de Egresos (Ver Políticas Especificas, Relativas a la Reposición de Caja Chica)”. “La recepción de Solicitudes de Reposición de Caja Chica se ajustará a los horarios establecidos por la Dirección de Egresos (Ver Políticas Especificas, Relativas a la Reposición de Caja Chica)”.

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 2. Recibe el Formato de Reposición de Caja Chica, en original y copia junto con la documentación soporte,

sella y firma de recibido en la copia y se la entrega al Responsable Administrativo de la Dependencia Solicitante para futuras consultas y/o aclaraciones.

3. Verifica que la Solicitud de Reposición de Caja Chica esté debidamente elaborado y firmado, así mismo

que su documentación soporte sea la correspondiente y lo envía al Coordinador de Control Presupuestal para su autorización.

COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL 4. Recibe el Formato de Reposición de Caja Chica junto con su documentación soporte, verifica que

cumplan con los lineamientos establecidos, firma de Visto Bueno y lo envía al Auxiliar de Control Presupuestal para su trámite correspondiente.

“Si algún comprobante no cumple con los requisitos establecidos en la Políticas Relativas a la Reposición de Caja Chica, El Coordinador de Control Presupuestal deberá notificarle al Responsable Administrativo para que realice las correcciones correspondientes”.

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 5. Recibe el Formato de Reposición de Caja Chica junto con su documentación soporte, afecta el

presupuesto en el sistema de acuerdo al concepto del gasto y lo envía al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su trámite correspondiente.






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 27

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL

“En caso de que la Dependencia Solicitante cuente con presupuesto, se le deberá asignar un número de orden (folio consecutivo) a la Solicitud de Reposición de Caja Chica y en caso contrario se le deberá notificar al Responsable Administrativo la Dependencia Solicitante para que realice los movimientos correspondientes”. “En caso de que la Dependencia no cuente con presupuesto suficiente para sufragar el trámite deberá elaborar y dar trámite a los traspasos entre cuentas, en base a lo establecido por la Dirección de Egresos”. “Una vez afectado el presupuesto el Auxiliar de Control Presupuestal deberá anotar en la Solicitud de Reposición de Caja Chica el código de autorización que arroja el sistema, así como su firma de autorización”.

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR 6. Recibe el Formato de Reposición de Caja Chica junto con su documentación soporte, asigna un número

de folio, captura los datos en el Sistema de Cuentas por Pagar, programa el Cheque y lo envía al Responsable de Elaboración de Cheques para su trámite correspondiente.

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 7. Imprime los Cheques y se los envía al Director de Egresos, junto con los Formatos de Reposición de

Caja Chica y documentación soporte para su revisión y autorización. DIRECTOR DE EGRESOS 8. Revisa que los Formatos de Reposición de Caja Chica y los Cheques estén debidamente elaborados,

firma de autorizado y se los envía al Asistente de la Dirección de Egresos para su trámite correspondiente.

ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 9. Recaba la firma del Secretario de finanzas y Tesorero Municipal, en los Cheques y lo entrega al

Responsable del Fondo de Caja Chica, recabando su firma en la Póliza.

“Se deberá solicitar la identificación oficial (Gafete) con firma y foto del Servidor Público que acude a recoger el cheque”

10. Integra el expediente (Formato de Reposición de Caja Chica, Documentación Soporte y Póliza de

Cheque) y se lo envía al Responsable de Archivo de la Dirección de Contabilidad para su resguardo.






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Pág. 28

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Envía el Formato de Reposición deCaja Chica, en original y copia a laDirección de Egresos para sutrámite correspondiente.


Recibe el Formato de Reposición deCaja Chica junto con la documentaciónsoporte, verifica que cumpla con loslineamientos establecidos, firma de VistoBueno y lo envía al Auxiliar de ControlP r e s u p u e s t a l p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.

COORDINADOR DE CONTROLPRESUPUESTAL

Recibe el Formato de Reposición de CajaChica junto con su documentación soporte,asigna un número de Proveedor captura losdatos en el Sistema de Cuentas por Pagar,programa el pago y lo envía al Responsablede elaboración de Cheques para su trámitecorrespondiente.


Recibe el Formato de Reposición deCaja Chica, en original y copia junto conla documentación soporte, sella y firmade recibido en la copia y se la entrega alResponsable Administrativo de laDpendencia Solicitante para futurasconsultas y/o aclaraciones.


Imprime los Cheques y se losenvía al Director de Egresos, juntocon los Formatos de Reposición deCaja Chica y soporte para surevisión y autorización.


Recibe el Formato de Reposición deCaja Chica junto con su documentaciónsoporte, afecta el presupuesto en elsistema de acuerdo al concepto delgasto y lo envía al Auxiliar de Cuentasp o r P a g a r p a r a s u t r á m i t ecorrespondiente.


Revisa que los Formatos de Reposiciónde Caja Chica y los Cheques esténdebidamente elaborados, f irma deautorizado y se los envía al Asistente dela Dirección de Egresos para su trámitecorrespondiente.

DIRECTOR DE EGRESOS

Recaba la firma del Secretario deFinanzas y Tesorero Municipal, enlos Cheques y se lo entrega alResponsable del Fondo de CajaChica, recabando su firma en laPóliza.

ASISTENTE DE LA DIRECCIÍNDE EGRESOS

Integra el espediente (Formato deR e p o s i c i ó n d e C a j a C h i c a ,Documentación Soporte y Póliza deCheque) y se lo envía al Responsabled e A r c h i v o d e l a D i r e c c i ó n d eContabilidad para su resguardo.

ASISTENTE DE LA DIRECCIÍNDE EGRESOS

Verifica que el Formato de Reposiciónde Caja Chica este debidamenteelaborado y firmadoa, así mismo que sud o c u m e n t a c i ó n s o p o r t e s e a l aco r respond ien te y se l a env ía a lCoordinador de Control Presupuestalpara su revisión y autorización.


Formato deReposición

de CjaChica

Cheques Póliza

RequisitosRequisitosExpediente

Fin del proceso






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Pág. 29

IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 5. TRÁMITE DE ORDENES DE COMPRA DIRECCIÓN DE ADQUSICIONES 1. Envía la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) a la Coordinación Técnica de la Secretaría de

Finanzas y Tesorería Municipal para su trámite correspondiente.

“A la Orden de Compra se le deberá anexar la documentación correspondiente la cual deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal, (Ver Políticas Especificas, Relativas al a Orden de Pago punto III)”.

COORDINADOR TÉCNICO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL 2. Recibe la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) junto con la documentación soporte, sella y

firma de recibido en la Relación de Ordenes de Compra y la envía a la Dirección de Adquisiciones para futuras consultas y/o aclaraciones.

3. Verifica que la Orden de Compra este debidamente elaborada y firmada, así mismo que su

documentación soporte sea la correspondiente. 4. Firma y sella de autorizado la Orden de Compra original y copia (amarilla) y la envía a la Dirección de

Egresos junto con su documentación soporte para su trámite correspondiente. ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 5. Recibe la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) junto con la documentación soporte, la firma y

sella de recibido y se la envía a la Dirección de Contabilidad para su trámite correspondiente.

“Deberá verificar que la Orden de Compra original y copia (amarilla) este debidamente sellada y firmada de autorizado por el Coordinador Técnico de la Secretaría de Finanzas y Tesorería Municipal”.

AUXILIAR CONTABLE DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD 6. Recibe la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) junto con su documentación soporte, verifica

que contenga el número de cuenta o en su caso se lo asigna y se la envía al Auxiliar de Control Presupuestal para su verificación.






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 30

AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL 7. Recibe la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) junto con su documentación soporte, verifica la

afectación del presupuesto según el concepto del gasto, y en caso de diferencia modifica y la envía al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su trámite correspondiente.

AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR 8. Recibe la Orden de Compra, en original y copia (amarilla) junto con su documentación soporte, la

captura en el sistema y programa los Cheques de acuerdo a los plazos de vencimiento (contado, siete, quince o treinta días), según corresponda.

“Deberá separar la copia (amarilla) de la Orden de Compra y entregársela al Proveedor, para su trámite posterior”.

RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 9. Genera semanalmente la programación de los pagos en coordinación con el Director de Egresos,

elabora una Relación de Proveedores para verificar físicamente cada factura y Orden de Compra y la envía al Responsable de Elaboración de Cheques, junto con la Orden de Compra y documentación soporte.

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 10. Imprime los Cheques de acuerdo a la Relación y se los envía al Director de Egresos, junto con la Orden

de Compra y documentación soporte para su revisión y autorización. DIRECTOR DE EGRESOS 11. Revisa que las Ordenes de Compra y los Cheques estén debidamente elaborados, los firma de

autorizado y se los envía al Asistente de la Dirección de Egresos para su trámite correspondiente. ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN DE EGRESOS 12. Recaba la firma del Secretario de Finanzas y Tesorero Municipal, en los Cheques y se lo envía junto con

la Orden de Compra y documentación soporte al Responsable de Cuentas por Pagar para su entrega.






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 31

CUANDO EL PROVEEDOR ACUDE A RECOGER EL CHEQUE RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR 13. Recibe al Proveedor, le entrega el Cheque y recaba la firma del mismo en la Póliza.

“Deberá solicitar una copia de la identificación de la persona que acude a recoger el Cheque, así como la copia amarilla de la Orden de Pago”.

14. Integra el expediente (Orden de Compra, Documentación Soporte y Póliza de Cheque) y se lo envía al







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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 32

DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL TRÁMITE DE LA ORDEN DE COMPRA

Envía la Orden de Compra, enoriginal y copia (amarilla) a laCoord inac ión Técnica de laS e c r e t a r í a d e F í n a n z a s yTesorer ía Munic ipa l para sutrámite correspondiente.

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES

Firma y sella de autorizado la Orden deCompra original y copia (amarilla) y laenvía a la Dirección de Egresos juntocon su documentación soporte para sutrámite correspondiente.


Recibe la Orden de Compra, en originaly c o p i a ( a m a r i l l a ) j u n t o c o n l adocumentación soporte, verifica quecontenga el número de cuenta o en sucaso se lo asigna y se la envía alAuxiliar de Control Presupuestal para suverificación.


Recibe la Orden de Compra, en originaly c o p i a ( a m a r i l l a ) j u n t o c o n l adocumentación soporte, sella y firma derecibido en la relación de Ordenes deCompra y se la envía a la Dirección deAdqusiciones para futuras consultas y/oaclaraciones.


Recibe la Orden de Compra, en original ycopia (amarilla) junto con su documentaciónsopo r t e , ve r i f i ca l a a fec tac i ón de lpresupuesto según el concepto del gasto, yen caso de diferencia modifica y la envía alAuxiliar de Cuentas por Pagar para sutrámite correspondiente.


Recibe la Orden de Compra, en originaly c o p i a ( a m a r i l l a ) j u n t o c o n l adocumentación soporte, la firma y sellade recibido y se la envía a la Direcciónde Con tab i l i dad pa ra su t rám i tecorrespondiente.

ASISTENTE DE LA DIRECCIÓNEGRESOS

Recibe la Orden de Compra, en originaly cop ia (amar i l l a ) j un to con sudocumentación soporte, la captura en elsistema y programa los Cheques deacuerdo a los plazos de vencimiento(contado, siete, quince o treinta días),según corresponda.


Genera semanalmente la programación de lospagos en coordinación con el Director deEgresos, elabora una Relación de Proveedorespara verificar fisicamente cada Factura y Ordende Compra y la envía al Responsable deElaboración de Cheques, junto con la Orden deCompra y documentación soporte.


Imprime los Cheques de acuerdo ala Relac ión y se los envía a lDirector de Egresos, junto con laO r d e n d e C o m p r a ydocumentación soporte para surevisión y autorización.


Revisa que la Ordenes de Compray los Cheques estén debidamenteelaborados, los firma de autorizadoy se los envía al Asistente de laDirección de Egresos para sutrámite correspondiente.

DIRECTOR DE EGRESOS

Verifica que la Orden de Compraeste debidamente elaborada yf i r m a d a , a s í m i s m o q u e s udocumentación soporte sea lacorrespondiente.


Orden deCompra

ChequesRelación

deProveedores

1

Cheques






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Pág. 33

Cuando elProveedor acude a

recoger elChequeRecaba la firma del Secretario y

tesorero Municipal, en los Cheques yse los envía, junto con la Orden deCompra y documentación soporte alResponsable de Cuentas por Pagarpara su entrega.


Recibe al Proveedor, le entrega el Cheque yrecaba la firma del mismo en la Póliza.


Integra el expediente (Orden deCompra, Documentación Soporte yPóliza de Cheque) y se lo envía alRespionsable de Archivo de laDirección de Contabilidad para suresguardo.


Fin del proceso

1 RequisitosRequisitosExpediente






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Pág. 34

V. ANEXOS

1. ORDEN DE PAGO

CUENTA

A C

SECRETARIA

DEPENDENCI UENTA

NO M BRE DEL BENEFICIARIO

SECRETARIA: DEPENDENCIA:

C. C.

FECHA DE RECEPCION: FECHA DE RECEPCIO N: CO DIGO DE

HO RA: HORA: AUTO RIZACIO N

AUTO RIZA

DIRECTO R DE EGRESO S

SELLO CO O RD. TECNICA SELLO DIRECCIÓ N DE EGRESO S

PARA USO EXCLUSIVO DE LA SECRETARIA DE FINANZAS Y TESORERIA

DA PRESUPUESTAL TO DEL GASTO

AUTO RIZACION

SECRETARIO DIRECTO R

PRESIDENCIA M UNICIPAL DE CD ALUPE, N.L.

CON CARGO A:

. GUAD

$

M O NPARTI

PARA USO EXCLUSIVO

DIRECCIO N DE EGRESO S

O RDEN DE PAGO

FO LIO

FECHA2000-2003

1 2

4 3

5 6

7 8

9

10 11

12 13






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Pág. 35

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. FECHA Especificar claramente la fecha en que se elabora la

Orden de Pago. 2. SECRETARÍA Deberá anotar el nombre de la Secretaría a la cual se

hará el cargo del gasto en su presupuesto. 3. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que

corresponde a la Secretaría. 4. DEPENDENCIA Deberá anotar el nombre de la Dependencia a la cual

se hará el cargo del gasto en su presupuesto. 5. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que

corresponde a la Dependencia. 6. NOMBRE DEL BENEFICIARIO Deberá anotar el nombre del beneficiario al que se va

expedir el Cheque. 7. PARTIDA PRESUPUESTAL Especificar claramente el concepto del gasto del cual

se deriva la Orden de Pago. Ejemplo: viáticos, actividades cívicas, entre otros.

8. MONTO DEL GASTO Especificar claramente el monto del gasto 9. DESCRIPCIÓN DEL GASTO Especificar claramente el concepto, número de

factura, periodo del gasto, número de patrimonio, número económico, entre otros.

10. SECRETARÍA Deberá anotar el nombre de la Secretaría que tramita

el gasto. 11. DEPENDENCIA Deberá anotar el nombre de la Dependencia que

tramita el gasto. 12. NOMRE Y FIRMA El Secretario que autoriza el gasto deberá anotar su

nombre y plasmar su firma. 13. NOMBRE Y FIRMA El Director o Coordinador que autoriza el gasto

deberá anotar su nombre y plasmar su firma.






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Pág. 36

V. ANEXOS

2. SOLICITUD DE CHEQUE

SECRETARIA CUENTA

DEPENDENCIA CUENTA


$O BSERVACIO NES

C. C.

FECHA DE RECEPCIO N: CO DIGO DE

HO RA: AUTO RIZACIO N

AUTO RIZA

DIRECTO R DE EGRESO S

SELLO CO O RD. CO NTRO L PRESUPUESTAL

PARA USO EXCLUSIVO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESO RERÍA

DA PRESUPUEST O DEL GASTO

AUTO RIZACIO N

CRETARIO DIRECTO R

PRESIDENCIA M UNICIPAL DE CD. GUADALUPE, N.L.

CO N CARGO A:

SO LICITUD DE CHEQ UE

PARTI AL M O NT

SE 10

FO LIO

PARA USO EXCLUSIVO

DIRECCION DE EGRESOS

FECHA2000-2003

1

5 3

2

4 6

8 7

9

11






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 37

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. FECHA Especificar claramente la fecha en que se esta

solicitando el Cheque. 2. SECRETARÍA Deberá anotar el nombre de la Secretaría a la cual se

hará el cargo del gasto en su presupuesto por la cantidad solicitada.

3. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que


se hará el cargo del gasto en su presupuesto por la cantidad solicitada.

5. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que

corresponde a la Dependencia. 6. NOMBRE DEL BENEFICIARIO Deberá anotar el nombre del beneficiario al que se va

expedir el Cheque. 7. PARTIDA PRESUPUESTAL Especificar claramente el concepto del gasto del cual

se deriva la Solicitud del Cheque. Ejemplo: viáticos, actividades cívicas, entre otros.

8. MONTO DEL GASTO Especificar claramente el monto del gasto del Cheque

solicitado. 9. OBSERVACIONES Anotar las observaciones con respecto al gasto

solicitado. 10. NOMRE Y FIRMA El Secretario que autoriza el gasto deberá anotar su








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Pág. 38

V. ANEXOS

3. COMPROBACIÓN DE GASTOS

NO M BRE DEL DEUDO R Nº CUENTA

SECRETARIA CUENTA

DEPENDENCIA CUENTA

CHEQ UE Nº FECHA DEL CHEQ UE

Nº DE BANCO M O NTO DEL CHEQ UE $

FACTURA Nº IM PO RTE

SUBTO TAL

Nº RECIBO O FICIAL (*)

TO TAL

C. C.

FECHA DE RECEPCIO N: FECHA DE RECEPCIO N:

HO RA: HO RA:

* EN C A SO D E Q U E EX IST A R EIN G R ESO PO R SO BR A N T E EN LA C O M PR O BA C IO N D EL G A ST O SE D EBER A A N EX A R A EST E FO R M A T O LA C O PIA O R IG IN A L

D EL R EC IBO O FIC IA L D E LA T ESO R ER IA M U N IC IPA L

EN CASO D E EXED ER LO S GASTO S CO M PRO BAD O S AL M O NTO SO LICITAD O SE D EBERA ANEXAR AL PRESENTE FO RM ATO SO LICITUD D E CHEQ UE PO R LA D IFERENCIA

SELLO CO O RD. TECNICA SELLO CO O RD. CO NTRO L PRESPUESTAL

AUTO RIZACIO N


PARA USO EXCLUSIVO DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA


PRO VEEDO R CONCEPTO DEL GASTO CODIFICACIO N

CO M PRO BACIÓ N DE GASTO S

FECHA

2000-2003

FO LIO

PARA USO EXCLUSIVO


1 2 3 4 5

6 7 8 9

11 10

12

$ 13 14 14 $

$ 15

17 16






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 39

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. FECHA Especificar claramente la fecha en que se esta

comprobando el gasto. 2. NOMBRE DEL DEUDOR Deberá anotar el nombre del Deudor. 3. N° DE CUENTA Deberá anotar el número de cuenta del Deudor. 4. SECRETARIA Deberá anotar el nombre de la Secretaría a la cual se

hará el cargo del gasto comprobado. 5. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que


se hará el cargo del gasto comprobado. 7. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que

corresponde a la Dependencia. 8. CHEQUE N° Deberá anotar el número de Cheque que está

comprobando (número estipulado en el Pagaré). 9. FECHA DEL CHEQUE Deberá anotar la fecha en que se está comprobando

el gasto. 10. NÚMERO DE BANCO Deberá anotar el número de Banco del Cheque que

se está comprobando. 11. MONTO DEL CHEQUE Especificar el monto del Cheque que se está

comprobando. 12. DESCRIPCIÓN DE FACTURAS Detallar las Facturas presentadas en la comprobación

de gastos incluyendo los siguientes datos: N° de Factura, nombre del Proveedor, concepto del gasto, codificación (de acuerdo a las cuentas autorizadas en el presupuesto de cada Dependencia) e importe (incluyendo I.V.A.).






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Pág. 40

INSTRUCTIVO DE LLENADO 13. SUBTOTAL Deberá registrar la sumatoria de todas las Facturas

presentadas en la comprobación del gasto. 14. N° DEL RECIBO OFICIAL En caso de sobrantes incluir número e importe del

Recibo oficial en el que se reingreso dicho sobrante.. 15. TOTAL Deberá registrar la suma total del gasto incluyendo

Facturas y Recibo oficial. Se aclara que la suma total deberá ser anexada al valor del Cheque comprobado.

16. NOMRE Y FIRMA El Secretario que autoriza la comprobación del gasto

deberá anotar su nombre y plasmar su firma. 17. NOMBRE Y FIRMA El Director o Coordinador que autoriza la

comprobación del gasto deberá anotar su nombre y plasmar su firma.






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Pág. 41

V. ANEXOS

4. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

SECRETARIA CUENTA

DEPENDENCIA CUENTA


$

C. C.

FECHA DE RECEPCIO N: CO DIGO DE

HO RA: AUTO RIZACIÓ N

CO O RD. CO NTRO L PRESUPUESTAL FIRM A DEL DIRECTO R

SELLO CO O RD. CO NTRO L PRESUPUESTAL


PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIÓ N DE EGRESO S

O BSERVACIO NES TO TAL A REPO NER

AUTO RIZACIO N


CO N CARGO A:

REPO SICIÓ N DE CAJA CHICA

FO LIO

PARA USO EXCLUSIVO


FECHA2000-2003

1 2 3

4 5 6

8

7

9 10






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Pág. 42

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. FECHA Especificar claramente la fecha en que se elaboro la

reposición. 2. SECRETARÍA Deberá anotar el nombre del la Secretaría a la cual se

hará el cargo del gasto en su presupuesto. 3. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que


se hará el cargo del gasto en su presupuesto.. 5. CUENTA Deberá anotar el número de centro de costo que

corresponde a la Dependencia. 6. NOMBRE DEL BENEFICIARIO Deberá anotar el nombre del Beneficiario al que se va

a expedir el Cheque. 7. OBSERVACIONES Anotar las observaciones con respecto al gasto

solicitado. 8. TOTAL A REPONER Especificar claramente el total del monto a reponer. 9. NOMBRE Y FIRMA El Secretario que autoriza el gasto deberá anotar su








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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 43

V. ANEXOS

5. FORMATO PARA TRASPASOS DE PRESUPUESTO

SECRETARÍA DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL DE CD. GUADALUPE, N. L. DIRECCIÓN DE EGRESOS

COORDINACIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL

FECHA CUENTA DE TRASPASO MESES MONTO CUENTA DE APLICACIÓN MESES MONTO OBSEREVACIONES

TOTAL TRASPASO

TOTAL TRASPASO

TOTAL TRASPASO

TOTAL TRASPASO

3 2 4 1

5

ELABORÓ AUTORIZO

6






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 44

INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. FECHA Y CUENTA DE TRASPASO Especificará claramente la fecha en que se realizó el

traspaso de presupuesto, así como anotar el número de cuenta a la que aplicará el traspaso.

2. MESES Y MONTO Deberá especificar claramente el mes el cual se

realizó el traspaso así como especificar el monto que se traspasó a dicha cuenta.

3. CUENTA DE APLICACIÓN Y MESES Deberá registrar el número de cuenta a la cual será

aplicado el traspaso, así como el mes en que en el que agregará el monto del traspaso.

4. MONTO Y OBSERVACIONES Deberá anotar el monto del traspaso que se agregará

y las observaciones generales del movimiento. 5. TOTAL DEL TRASPASO Deberá especificar el monto total del traspaso. 6. FIRMAS Deberá anotar el nombre y plasmar la firma de quien

elaboró el formato así como de quien lo autorizó.






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DIRECTOR DE MOADMINISTR

GUADALUPE C

V. ANEXOS

6. PRESUPUESTO APROBADO CONTRA EJERCIDO

EXPLICACIÓN VARIACIÓN NEGATIVA

PRESUPUESTO APROBADO VS EJERCIDO AL DE ________________ DE 2002

1 SECRETARÍA:

:

RUBRO

2

COORD. ADM

NOTA: EN CASO

DIRECCIÓN

DERNIZACIÓN ATIVA

DIRECTOR DE EGRESOS



ADA DÍA MEJOR

Pág. 45

JUSTIFICACIÓN DE VARIACIÓN

3

INISTRATIVO/ DIRECTOR SECRETARIO

SELLO RECEPCIÓN EGRESOS

4

5

DE REQUERIR MAYOR ESPACIO PARA EXPLICACIÓN FAVOR ADJUNTAR HOJA.






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DIRECTOR DE EGRESOS




Pág. 46


1. SECRETARÍA Y DIRECCIÓN Deberá especificar el nombre de la Secretaría y

Dirección que realizan la justificación de la variación. 2. RUBRO Deberá anotar el rubro del cual se justificará la

variación del presupuesto. 3. JUSTIFICACIÓN DE VARIACIÓN Explicará en forma detallada las causas por las

cuales se registró la variación del presupuesto. 4. FIRMAS El Coordinador Administrativo y/o variación deberán

plasmar su nombre o firma de autorizado así como el Secretario del área administrativa correspondiente.

5. SELLO Deberá recabar el sello oficial de recibido de la

Dirección de Egresos en el formato.

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