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CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

FUNDAMENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

CONTRATOS

Procedimiento Nº Doc.:GAB-P-222

Rev.: 0

Vigencia: 01-03-2014 Página 1 de 36

ELABORACION DEL DOCUMENTO

Elaborado por Área

Danitza Núñez A. Departamento Gestión y Comercio Electrónico - Casa Matriz

REVISION DEL DOCUMENTO

Revisado por Área Fecha

Directores de Abastecimiento

Direcciones de Abastecimiento Divisionales Ene-2014

Verónica Toro L. Jefa Departamento Gestión y Comercio

Electrónico Ene-2014

AUTORIZACION DEL DOCUMENTO

Autorizado por Cargo Fecha Firma

Fernando Marchant B. Gerente de Abastecimiento Feb-2014

INDICE

1 REFERENCIAS ....................................................................................................................................... 3

2 OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 3

3 ALCANCE ................................................................................................................................................ 3

4 DEFINICIONES........................................................................................................................................ 3

5 ¿QUÉ ES ADMINISTRAR EXITOSAMENTE? ................................................................................... 3

6 EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS ........................................................................................... 4

6.1 ¿QUÉ ES UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS?................................................................ 4 6.2 ¿CUÁL ES LA MISIÓN DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? ....................................... 4 6.3 ¿QUÉ HACE EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? ........................................................... 5 6.4 ¿QUÉ ES LO QUE “NO” HACE EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? ........................... 6 6.5 ¿CÓMO DEBE ACTUAR EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? ...................................... 6 6.6 ¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES CLAVE PARA ADMINISTRAR BIEN UN CONTRATO? 7

6.6.1 Gestión del Negocio ................................................................................................................ 7 6.6.2 Gestión de Control Técnico .................................................................................................... 7 6.6.3 Gestión de Control Administrativo ......................................................................................... 7

7 CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS .................... 8

7.1 DEL MARCO LEGAL Y NORMATIVO EXTERNO ...................................................................... 8 7.2 DEL MARCO NORMATIVO INTERNO (CORPORATIVO Y DIVISIONAL) ............................. 8 7.3 DEL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS INTEGRANTES ...................................................... 9 7.4 DE LOS TIPOS DE CONTRATOS Y SUS RIESGOS ASOCIADOS, MÁS CONCEPTOS

BÁSICOS DE NEGOCIACIÓN Y MANEJO DE CONTROVERSIAS .................................................. 10 7.5 CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE ......................................................... 10



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8 NOCIONES NORMATIVAS BASICAS DE LOS CONTRATOS (MARCO INTERNO Y EXTERNO) ..................................................................................................................................................... 10

8.1 ¿QUÉ DICE LA LEY SOBRE LOS CONTRATOS? ................................................................... 10 8.2 ¿NUESTRAS NORMAS TAMBIÉN DEFINEN LOS CONTRATOS? ...................................... 11 8.3 ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE UN CONTRATO? ............................ 11 8.4 ¿QUÉ RELACIÓN HAY ENTRE LOS CONTRATOS Y LA RESPONSABILIDAD DE LAS

PARTES? .................................................................................................................................................... 12 8.5 ¿LOS CONTRATOS PUEDEN SER INTERPRETADOS?....................................................... 12 8.6 ¿LOS CONTRATOS CONTEMPLAN DIRECTIRCES AMBIENTALES O DE PROTECCIÓN

DE LOS RECURSOS? .............................................................................................................................. 13 8.7 LA RESPONSABILIDAD SUBSIDIARIA Y SOLIDARIA ¿QUÉ ES? LEY DE

SUBCONTRATACION. ............................................................................................................................. 14 8.7.1 ¿Qué significa responsabilidad solidaria y subsidiaria?................................................... 15 8.7.2 ¿Qué es el trabajo en régimen de subcontratación?........................................................ 15 8.7.3 ¿Qué debe hacer el Administrador de Contratos para que Codelco solo responda en forma subsidiaria y no solidaria? ......................................................................................................... 15 8.7.4 ¿Qué es una Empresa de Servicios Transitorios? ........................................................... 16

9 TIPOS DE CONTRATOS Y RIESGOS ASOCIADOS ..................................................................... 17

10 LA OTRA PERSPECTIVA ¿QUÉ ES LO CONTRATADO? ..................................................... 18

11 NOCIONES BÁSICAS PARA NEGOCIACIONES Y RECLAMOS ........................................... 19

11.1 ¿QUÉ SE ENTIENDE POR NEGOCIACIÓN? ¿QUÉ SE NEGOCIA?.................................... 19 11.2 ¿CÓMO SE NEGOCIAN LOS CAMBIOS AL CONTRATO? ¿QUÉ SE ENTIENDE POR

“CAMBIOS”? ............................................................................................................................................... 21 11.3 ¿SE LE PAGAN LOS CAMBIOS AL CONTRATISTA? ¿DE QUÉ FORMA? ......................... 21 11.4 LOS RECLAMOS ........................................................................................................................... 22 11.5 EL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS ¿DÓNDE ESTÁ? ...................................................... 23 11.6 ¿POR QUÉ SE ORIGINAN LOS RECLAMOS? ......................................................................... 25 11.7 RECOMENDACIONES PRÁCTICAS FRENTE A UN RECLAMO ¿QUÉ HACER? ............. 25

12 LAS ACTAS DE CIERRE PARCIAL ¿QUÉ SON?...................................................................... 26

13 ANEXOS ............................................................................................................................................. 27

13.1 ANEXO 1 SUBCONTRATACIÓN Y SERVICIOS TRANSITORIOS........................................ 27 13.2 ANEXO 2: TIPOS DE CONTRATOS ........................................................................................... 33

13.2.1 Contratos A Suma Alzada .................................................................................................... 33 13.2.2 Contratos a Serie de Precios Unitarios............................................................................... 34 13.2.3 Contratos a Costos Reembolsables más Honorarios ...................................................... 35



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CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN

NATURALEZA DEL CAMBIO

FECHA

0 Aprobación del documento 01/03/2014

1 REFERENCIAS

GAB-M-003 Manual de Gestión de Contratos

2 OBJETIVOS

Entregar orientaciones generales al Administrador de Contratos, para el mejor desarrollo de una gestión enfocada a los resultados, de manera informada, ordenada, documentada y estandarizada, acorde con las políticas de la Corporación.

3 ALCANCE

Toda la Corporación.

4 DEFINICIONES

Las definiciones generales asociadas a este procedimiento se encuentran en el Glosario de Términos de Abastecimiento (GCAB-P-002), disponible en la Biblioteca Normativa de Abastecimiento.

5 ¿QUÉ ES ADMINISTRAR EXITOSAMENTE?

En un sentido amplio, la administración consiste en alcanzar un objetivo mediante las acciones de planificar, organizar, dirigir, controlar y tomar decisiones. “Administrar” implica entonces poner recursos en acción para lograr un resultado esperado, lograrlo con el trabajo propio y principalmente, con el trabajo en equipo con otros. Administrar un contrato es administrar un negocio. La gestión por el resultado del negocio debe quedar en manos de una sola persona, de principio a fin. La organización funcional de Codelco será el soporte y rodamiento que facilita transversalmente el desarrollo de esa gestión. Especial atención debe darse a las funciones y responsabilidades que de acuerdo a la legislación vigente corresponde a las áreas de Prevención de Riesgos en las divisiones y proyectos de la Corporación y la forma cómo estas áreas y los administradores de contratos deben coordinarse. La Gestión de Contratos con foco en el negocio debe considerar los siguientes ámbitos de control:



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6 EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

6.1 ¿QUÉ ES UN ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? Un Administrador de Contratos es la persona designada y facultada por Codelco, para que en su nombre y representación asuma la responsabilidad de velar por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato. Es por tanto la persona designada por Codelco para relacionarse prioritaria, aunque no exclusivamente, con el contratista, debiendo en todo caso tener siempre presente las exigencias de aprobación y representación indicadas en nuestra normativa interna. El propósito final del Administrador de Contratos es asegurar que la ejecución de un trabajo o un servicio encargado a un contratista, sea realizado en forma correcta, segura y oportuna. En consecuencia, los actos efectuados por el Administrador de Contratos se entienden como efectuados por Codelco, con toda la responsabilidad que ello implica, que se traduce en velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.

6.2 ¿CUÁL ES LA MISIÓN DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS?

Representar a la Corporación en uno o más contratos, para asegurar que las partes cumplan sus respectivas obligaciones, y así lograr el producto o servicio encomendado de



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acuerdo al alcance y a los términos del contrato, documentando su actuación administrativa, hasta el finiquito del mismo. No obstante esta definición esencial, su ámbito de acción se extiende más allá del desarrollo mismo del contrato, en una perspectiva que abarca desde el proceso completo de un negocio, hasta la gestión del conocimiento. Esto es: a. Participa y comparte la definición y el alcance del encargo, y su forma de contratación. b. Participa en el proceso de contratación del encargo desde sus etapas más tempranas,

con el apoyo o soporte de las unidades especializadas de la organización. c. Administra el contrato, hasta su finiquito. d. Procura optimizar los resultados del contrato en términos de productividad, costo,

plazo y calidad, en la perspectiva del cliente interno, y con equidad para las partes. e. Contribuye a la difusión de las mejores prácticas obtenidas como resultado de la

gestión realizada. f. Realiza la evaluación del contrato por parte del contratista, incluyendo los aspectos

relativos a seguridad y salud en el trabajo.

6.3 ¿QUÉ HACE EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS?

Planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo a políticas, normas corporativas, legislación vigente, y términos del respectivo contrato, todas las actividades orientadas a obtener el producto o servicio materia del contrato, en una perspectiva de negocio y asegurando la oportunidad y calidad requeridas para atender las necesidades de operación o inversión de la Corporación. Para cumplir lo anterior es imprescindible que el Administrador de Contratos conozca muy bien: a. El contrato propiamente tal y todos los documentos que lo integran, tales como las

bases técnicas, administrativas y específicas, rondas de consultas, aclaraciones, ofertas, planos, las disposiciones internas divisionales y corporativas, etc. Esta documentación, que forma un todo, debe ser obtenida completa, mantenida, y principalmente conocida en profundidad por el Administrador de Contratos. Adicionalmente, la información esencial del contrato está disponible en el Repositorio Documental REDOC que puede consultar desde el contrato en SAP.

b. A nivel interno (Divisional o Corporativo) debe tratar usualmente con las áreas de:

- Gestión Territorial - Protección Industrial (control acceso y pases) - Riesgos Profesionales (incluye Prevención de Riesgos, Higiene y Salud) - Calidad/Medio Ambiente - Abastecimiento (contratos, bodegas, compras) - Contraloría (control egresos/custodia de garantías) - Control Laboral (resguardo responsabilidad subsidiaria o solidaria) - Servicios (comunicaciones, instalaciones, suministros) - Legal (interpretación, controversias) - Auditoria

c. Debe hacer frente a entidades externas que por disposiciones legales y/o normativas se

relacionan con el contrato que administra, tales como:



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- Servicio Nacional de Geología y Minería (SERNAGEOMIN) - Dirección/Inspección del Trabajo - Organismos administradores del Seguro de la ley 16.744 accidentes del trabajo - Dirección de Obras Municipales (comuna que corresponda) - Servicio de Salud y Seremi de Salud (Autoridad Sanitaria) - Guarnición Militar (uso y control de explosivos, si es el caso) - Comisión Nacional del Medio Ambiente CONAMA (si los trabajos se asocian con

DIA/EIA) - Dirección de Obras Hidráulicas (si los trabajos afectan cauces de agua) - Ministerio de Bienes Nacionales (si hay uso de bienes nacionales de uso público) - Servicio Agrícola y Ganadero

6.4 ¿QUÉ ES LO QUE “NO” HACE EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS? También es imprescindible que el Administrador de Contratos conozca claramente lo que nunca debe hacer:

i. Delegar la “responsabilidad” de administrar, o delegar parte de ella sin ejercer control

y supervisión sobre lo delegado, toda vez que sigue siendo responsable de la administración del contrato.

ii. Dar instrucciones u órdenes directas al personal del contratista, excepto ante un inminente peligro de accidente. La coordinación debe siempre darse con el Representante o Administrador del contratista.

iii. Solicitar al contratista, o permitir, cambios, adicionales, extraordinarios, reprogramación, sin un acuerdo previo y documentado de su impacto en el precio, plazo, y gastos generales del contrato, excepto ante casos excepcionales muy calificados en que el acuerdo documentado se hará a la brevedad luego de superada la excepcionalidad.

iv. Si bien la gestión de Codelco debe orientarse a la obtención de resultados, éstos no

pueden obtenerse a cualquier costo ni de cualquier manera, sino dentro de las

limitaciones que impone el adherir a determinados principios y valores básicos de comportamiento. La Carta de Valores es el eje conductor de nuestro actuar.

6.5 ¿CÓMO DEBE ACTUAR EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS?

En términos generales, las acciones que debe emprender el Administrador de Contratos para el cumplimiento de su misión deben guiarse a lo menos, de acuerdo con las siguientes directrices: a. Tener muy buen conocimiento del contenido de los documentos que forman parte

del contrato, y remitirse a ellos cada vez que se analice un tema contractual.

b. Velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato, respecto de las obligaciones de cualquiera de las partes.

c. Administrar el contrato utilizando las mejores prácticas, en un marco de ética comercial, y respetando el alcance de los servicios o trabajos contratados teniendo presente que el contratista no tiene obligación de ejecutar solicitudes que excedan al alcance sin mediar una modificación del contrato.



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d. Predisposición al orden y a la documentación para asegurar la trazabilidad de sus actuaciones, dejando los respaldos necesarios para que la organización pueda realizar las auditorias y controles que estime necesarios.

e. Actuar de manera proactiva, identificando tempranamente, y aprovechando, las eventuales oportunidades, así como anticipándose a los posibles problemas, desviaciones y fuentes de reclamos, tomando acción inmediata para resolverlos.

f. Actuar con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que impone el contrato, exigiendo el cumplimiento de las obligaciones del contratista en términos de costo, plazo, calidad y del medio ambiente.

g. Tomar todos los resguardos y realizar todas las medidas necesarias para exigir y controlar las actuaciones adecuadas, oportunas y necesarias para garantizar la vida, salud y seguridad de todos los trabajadores.

h. Mantener debidamente informada a la organización interna, sobre la marcha del contrato y sus eventuales oportunidades y/o amenazas. (mejoramientos y/o reclamos, problemas o desviaciones)

6.6 ¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES CLAVE PARA ADMINISTRAR BIEN UN CONTRATO?

Conforme a su misión, el Administrador de Contratos debe cumplir con ciertas actividades específicas necesarias, las que debe ejecutar desde el inicio del contrato hasta su finiquito y que forman parte de sus responsabilidades generales. La gestión de los contratos presupone actividades en tres ámbitos de gestión: ámbito del negocio, técnico y administrativo. En cada uno de éstos existen responsabilidades compartidas entre la Empresa Contratista y Codelco, las cuales recaen de manera muy especial en la persona de los Administradores del Contrato designados por ambas partes.

6.6.1 Gestión del Negocio El ámbito de gestión del negocio corresponde a la verificación de la eficacia del contrato, esto es, el cumplimiento de los objetivos finales de éste; así como la comprobación de que los recursos se emplean de manera eficiente. De igual manera, incluye la definición y acuerdo de nuevas metas para los indicadores de resultados y desempeño, en un contexto de mejoramiento continuo; la toma de decisiones respecto de acciones correctivas y la adaptación del servicio contratado a nuevos requerimientos del negocio. Este ámbito de gestión ha sido definido como prioritario por Codelco, de tal forma que requerirá la dedicación personal del Administrador del Contrato, sin perjuicio del apoyo del resto de la organización.

6.6.2 Gestión de Control Técnico Este ámbito de gestión comprende las actividades que se refieren al control del avance físico, la coordinación con otras áreas que se relacionan con los servicios prestados, la inspección técnica y de calidad y la recepción de los servicios otorgados a lo largo de la ejecución del contrato.

6.6.3 Gestión de Control Administrativo Este ámbito de gestión comprende todas las actividades relacionadas con la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales de naturaleza no técnica, según se definió este último concepto con anterioridad. Estas actividades son múltiples y pueden variar de un contrato a otro, pero en términos generales consisten en:



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Las coordinaciones propias del arranque del contrato y movilización de la Empresa Contratista.

La gestión documental.

La vigencia y renovación de las garantías financieras.

El cálculo de los indicadores de resultados y desempeño.

El control del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales.

El control del cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y territorio.

El monitoreo de la situación financiera de la Empresa Contratista.

La revisión detallada de los respaldos de los estados de pago.

La verificación de los procesos de facturación y pago.

Las coordinaciones propias del término del contrato, finiquito y desmovilización de la Empresa Contratista.

Sin perjuicio de lo anterior, es de especial importancia que el Administrador de Contratos participe en las etapas más tempranas del proceso de contratación. En la medida que se encuentre involucrado desde un principio, contará con mayores y mejores herramientas para hacer frente a su misión.

7 CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

7.1 DEL MARCO LEGAL Y NORMATIVO EXTERNO

Para administrar correctamente un contrato no basta sólo con el manejo de los documentos contractuales, pues existen, por una parte, ciertos derechos y obligaciones implícitas o “naturales” que sin estar expresamente señalados en el contrato se entienden formar parte integrante del mismo y, por otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable, sea porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro de su ámbito de aplicación. Ejemplos de lo anterior son el Código Civil, cuyas disposiciones se aplican al contenido del contrato; el Reglamento de Seguridad Minera (D.S. 72, Minería, 1986 y sus modificaciones), al tratarse de labores mineras o complementarias a la labor minera; el Código del Trabajo y otras disposiciones legales que refieren a la responsabilidad subsidiaria o solidaria del dueño de la obra o establecimiento, la Ley 16.744 y sus reglamentos auxiliares, las Normas Chilenas para la ejecución de ciertos trabajos o prestación de servicios, de acuerdo con su especialidad, la regulación de los seguros para cubrir los riesgos del contrato, dependiendo de su naturaleza. etc. El Administrador de Contratos debe tener presente que todo contrato civil está subordinado a la Ley, y cualquier obligación o responsabilidad que exista en virtud y por mandato de la ley, estará siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el Administrador de Contratos debe tener, a lo menos, un conocimiento general del marco legal y normativo involucrado y, en caso de duda, debe consultar con los especialistas de Codelco en cada materia.

7.2 DEL MARCO NORMATIVO INTERNO (CORPORATIVO Y DIVISIONAL)

En la Corporación existe un orden normativo que refiere y aplica a la gestión de abastecimiento, entre los que se encuentra la contratación de bienes y servicios. En dicho orden se encuentran, los siguientes documentos:



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a. Política Contractual b. Manual de Alcance de Facultades (MAF) Corporativo y Divisional c. Las Normas Corporativas (NCC) d. Los Manuales de Compras, de Gestión de Contratación e. El presente Manual de Gestión de Contratos f. Los procedimientos y normas Divisionales

La normativa interna antes referida no forma parte de los documentos contractuales, y por lo tanto su cumplimiento no puede ser exigido al contratista, salvo en lo que se haya incorporado expresa, especial, o genéricamente en el contrato o en sus respectivas bases. Sin embargo resultan obligatorios en la gestión del Administrador de Contratos, por tanto, su accionar debe ser consistente con dichas normas.

7.3 DEL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS INTEGRANTES

Los contratos constan usualmente de los siguientes documentos: a. El contrato y sus documentos anexos b. Las Bases Administrativas Generales (BAG) c. Las Bases Específicas de Contratación (BEC) o el documento que las reemplaze. d. Las Bases Técnicas (BT) e. Las Bases de Medida y Pago f. Las Consultas, respuestas y aclaraciones emitidas durante el proceso de licitación g. Los Resultados de Negociaciones h. Las Aclaraciones de la oferta i. La Oferta Técnica j. La Oferta Económica k. Las exclusiones o condiciones comerciales especiales señaladas en la oferta, y que

hayan sido aceptadas por Codelco al adjudicarse el contrato. Todos estos documentos forman parte integrante del contrato. En consecuencia, el

Administrador de Contratos debe conocer bien cada uno de ellos para poder exigir su cumplimiento.

Es importante además que el Administrador de Contratos sepa que, usualmente, dichos documentos cuentan además con un orden de precedencia, vale decir que, frente a contradicciones o inconsistencias entre ambos, algunos de ellos priman sobre otros. Dicho orden se encuentra establecido en el mismo contrato o por defecto, en las BAG. ¿Desde cuándo existe el contrato?

El contrato no existe sólo desde el momento en que las partes lo firman. Hay contrato desde que el aceptante comunica por escrito al oferente que acepta su oferta, lo que ocurre con la adjudicación. Los contratos son en general consensuales, vale decir, se entienden existentes y vigentes desde el momento en que las partes se ponen de acuerdo en los derechos y obligaciones esenciales, por ejemplo, en el trabajo a desarrollar y el monto que se pagará por él, sin necesidad de ninguna otra formalidad adicional. De tal modo, aceptada la oferta por escrito, ya se han acordado los elementos esenciales y el contratista adjudicado puede exigir desde ese mismo instante el cumplimiento del contrato.



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Entonces, ¿por qué se hace y se firma el contrato? ¿Qué valor agrega?

Un contrato firmado es un contundente medio de prueba. Frente a un reclamo, juicio o arbitraje, sin el contrato firmado, la sola prueba de que existe una obligación o un derecho podría costar a la parte afectada muchos recursos y tiempo. Su valor agregado es entonces evitar ese riesgo. Por esa razón los servicios deben iniciarse con el contrato ya firmado, excepto en caso de una urgencia que justifique asumir el riesgo ya señalado.

7.4 DE LOS TIPOS DE CONTRATOS Y SUS RIESGOS ASOCIADOS, MÁS CONCEPTOS BÁSICOS DE NEGOCIACIÓN Y MANEJO DE CONTROVERSIAS

El presente documento entrega algunos elementos generales sobre los aspectos referidos. Sin embargo, para contar con un nivel adecuado de las competencias necesarias, se deben adquirir ciertos conocimientos en la materia mediante procesos de capacitación especial. Ello, no obstante que en la práctica, el Administrador de Contratos se pueda apoyar y asesorar con especialistas, lo cual siempre será recomendable.

7.5 CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE

Codelco tiene una política corporativa de protección de los recursos y de la seguridad y salud en el trabajo. Normalmente ella no forma parte del contrato, excepto si existe una cláusula accidental para tal objeto. Sin embargo, el Administrador de Contratos tiene la obligación de ceñirse a la política de protección de los recursos de su organización. También el AdC debe conocer y controlar el cumplimiento de las estipulaciones indicadas en el RESSO y el REMA.

8 NOCIONES NORMATIVAS BASICAS DE LOS CONTRATOS (MARCO INTERNO Y

EXTERNO)

8.1 ¿QUÉ DICE LA LEY SOBRE LOS CONTRATOS?

En particular, el artículo 1438 del Código define al contrato o convención como: “Un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa”, aclarando que “cada parte puede ser una o muchas personas”. El mismo Código señala que en cualquier contrato, sus elementos pueden ser de tres categorías: Esenciales: Aquellos que, si no están en el contrato, éste último no produce efecto alguno, o degenera en uno diferente; por ejemplo, el pago del precio o la ejecución del trabajo. Naturales: No obstante no ser esenciales en el contrato, se entienden incorporados a él sin necesidad de una cláusula especial; por ejemplo, la obligación de responder por los actos negligentes o dolosos cometidos, o bien, efectuar en forma oportuna el pago al contratista por su servicio o trabajo.



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Accidentales: Aquellos que requieren estar expresamente establecidos en el contrato para exigir su cumplimiento; por ejemplo, las retenciones, garantías bancarias, o las convenciones acerca de la forma de pago.

8.2 ¿NUESTRAS NORMAS TAMBIÉN DEFINEN LOS CONTRATOS?

Si. Las Bases Administrativas Generales definen al contrato como: “Corresponde al acuerdo contractual entre las partes, el que se encuentra contenido en el Documento Principal y los Documentos del Contrato”. Ver las definiciones en el anexo V de las BAG.

En consecuencia, el contrato es un acuerdo de voluntades entre dos partes, en este caso Codelco y el contratista, mediante el cual cada una adquiere derechos y obligaciones recíprocas.

8.3 ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE UN CONTRATO?

Los elementos esenciales que debe contener cualquier contrato son: Consentimiento: El consentimiento es el acuerdo de voluntades necesario para dar nacimiento al contrato. En la formación del consentimiento nos encontramos siempre con una oferta o propuesta, nombre que se le da a la proposición de celebrar un contrato, y con un asentimiento o conformidad a dicha oferta, que se denomina aceptación. A la persona que formula la oferta se le llama oferente, proponente o licitante, y a la que otorga la aceptación, aceptante. El debido consentimiento también supone la legítima representación y facultad de la persona natural que concurre a la suscripción del contrato para contratar por y para obligar a su representada (su “personería”), la concurrencia voluntaria y no forzada de cada parte, la existencia legal y vigencia de las sociedades contratantes como personas jurídicas, entre otras. Objeto: El objeto directo del contrato es la creación o la modificación de derechos y obligaciones. El objeto indirecto está representado por la cosa, el hecho o la abstención, es decir, la prestación positiva o negativa, lo anterior atendiendo a lo que indica el Código Civil (en su artículo 1460). En todo contrato, el objeto debe cumplir a lo menos con las siguientes propiedades: ser determinado o determinable, ser posible (en el hecho y el derecho) y ser lícito, entendiendo por ello aquel que es contrario a la ley, al orden público y a las buenas costumbres. Un objeto ilícito produce la nulidad del contrato. El Precio: Por “precio” entenderemos la cantidad de dinero que el contratista recibe a cambio de la prestación del servicio y/o ejecución del trabajo contratado. Este precio deberá ser siempre cierto y en dinero. Y las disposiciones internas de Codelco? La exigencia de las disposiciones internas de Codelco es materia de una cláusula “accidental”; por lo tanto requiere estar establecida expresamente en el contrato para que sea exigible su cumplimiento al contratista, sea identificando en el contrato, y anexando, cada una de las disposiciones, o bien, estipulando la obligación de su cumplimiento en



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forma general con la entrega comprobada posterior de cada una de las disposiciones. En este último caso, el contratista podría alegar desconocimiento hasta la entrega.

8.4 ¿QUÉ RELACIÓN HAY ENTRE LOS CONTRATOS Y LA RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES?

El contrato es ley para las partes. Si alguna de las partes no cumple con alguna obligación que le impone el contrato, el acreedor tiene la opción de exigir el cumplimiento forzado de la obligación, o bien dar por terminado el contrato por incumplimiento de la otra parte, en ambos casos con el derecho a demandar la indemnización de todos los perjuicios que le causa el incumplimiento.

Por tanto, cualquier incumplimiento contractual significa el riesgo de asumir la responsabilidad por este hecho. En derecho, esta responsabilidad es de carácter civil y se refiere a la obligación de reparar a la parte afectada con un pago indemnizatorio por los perjuicios directos causados. Este tipo de responsabilidad afecta tanto a personas naturales o como a personas jurídicas.

Por otro lado, la responsabilidad penal se refiere a reparación a la sociedad con la privación de libertad y otras medidas punitivas, por delitos cometidos, y aplica sólo a personas naturales. Los delitos son los que la ley define como tales.

En resumen, si alguna de las partes no cumple con las obligaciones que le impone el contrato tendrá que asumir su responsabilidad por este hecho. Esta responsabilidad podrá ser: Civil: Aplica a personas naturales o jurídicas y puede ser:

- Subsidiaria: Aplica sólo si no responde el deudor principal. - Solidaria: Aplica al deudor principal o al solidario, a opción del acreedor. - Indivisible: Cada deudor solidario responde por el todo.

Penal: Aplica sólo a personas naturales.

8.5 ¿LOS CONTRATOS PUEDEN SER INTERPRETADOS?

Así es. Para poder argumentar un derecho, sustentar una posición contractual o rebatirla, es necesario haber desarrollado un proceso interpretativo de la disposición contractual sobre la cual se trata. Sin embargo, la interpretación de los contratos no es totalmente libre. No se puede interpretar sólo lo que a uno le convenga pues existen normas legales que tratan el tema. En efecto, los artículos 1560 a 1566 del Código Civil establecen las normas básicas que deben ser respetadas al momento de interpretar los contratos y que, sin profundizar en su análisis, podemos resumirlas en los siguientes principios, que no guardan precedencia entre ellos: i. Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a

lo literal del contrato. ii. Por generales que sean los términos, solo se aplican a la materia sobre la que se ha

contratado.



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iii. El sentido en que una cláusula produce efecto, se prefiere al sentido que no produce

efecto alguno.

iv. No existiendo voluntad en contrario, debe estarse a la interpretación que mejor cuadre con la naturaleza del contrato.

v. Las cláusulas de uso común se presumen aunque no se expresen.

vi. Si no puede aplicarse ninguna de las reglas precedentes, las cláusulas ambiguas se interpretan a favor del deudor. Pero si la cláusula ambigua ha sido extendida o dictada por una de las partes, se interpretará contra ella.

vii. Las cláusulas podrán interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y

sobre la misma materia, o por la aplicación práctica que previamente hayan efectuado las partes, de común acuerdo.

Muy importante!! Las normas de interpretación recién indicadas no tienen una aplicación

facultativa, vale decir, las partes no eligen si las aplican o no; sino que su aplicación es obligatoria.

Tener siempre presente:

- El Administrador de Contratos debe abstenerse de intervenir o interferir en la relación del contratista con su personal y la de los subcontratistas, pues su intervención contamina y diluye las responsabilidades que el contrato impone al contratista. Lo anterior es sin perjuicio de las facultades de Codelco de ejercer control para resguardar la responsabilidad laboral subsidiaria y/o solidaria que la ley asigna al dueño del establecimiento o de la obra, como asimismo, en las actividades necesarias para garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores presentes en las faenas sin importar su dependencia.

- Para Codelco el contrato es un medio que le permite alcanzar objetivos que apoyan a la parte central de su negocio, por lo que su interés será obtener lo máximo pagando lo mínimo. En cambio, para el contratista el contrato es parte central de su negocio, por lo que su interés será entregar lo mínimo y cobrar lo máximo. El contrato es el marco regulatorio para contener esta divergencia de intereses.

- El contrato debe ser beneficioso y equilibrado para ambas partes, no sólo para una de ellas. Esto es especialmente importante para evitar y/o administrar futuros reclamos generados por un desequilibrio en la relación contractual.

8.6 ¿LOS CONTRATOS CONTEMPLAN DIRECTIRCES AMBIENTALES O DE PROTECCIÓN DE LOS RECURSOS?

Codelco cuenta con una política corporativa sustentabilidad, establecida a partir de la normativa legal vigente. El contratista puede tener su propia política. Normalmente ellas no forman parte del contrato, excepto si existe una cláusula expresa (accidental) para tal objeto. Sin embargo, el Administrador de Contratos tiene la obligación de ceñirse a la política, la que en establece los siguientes compromisos: a) Pasión por la Seguridad y Salud Ocupacional b) Producción Limpia



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c) Desarrollo de las Comunidades d) Cumplimiento de la legislación e) Estándares Corporativos f) Responsables con la sociedad g) Una gestión eficaz y transparente

Lo anterior significa que el Administrador de Contratos debe, entre otras actividades.

a) Establecer las orientaciones y el direccionamiento de los contratistas hacia el logro de sus principales objetivos mediante una plataforma sustentable de las estrategias de gestión de riesgos de salud y medio ambiente, acorde a los lineamientos de la política de Codelco.

b) Dar a conocer las normas, procedimientos y disposiciones de Codelco que en materia de gestión de seguridad, salud y medio ambiente, se apliquen al desarrollo de los contratos (RESSO, ECF, REMA), orientando al contratista para evitar o reducir dichos riesgos, y a controlar sus efectos, durante la ejecución del contrato, sin perjuicio de su responsabilidad directa en la efectiva gestión sobre estas materias.

c) Mantener permanente contacto y coordinación con el área de prevención de riesgos

de la división o proyecto para la implementación y mejora continua del sistema de gestión de seguridad y salud SGSST en el trabajo por parte de las empresas contratistas y subcontratistas, conforme lo establece el Reglamento Especial de Codelco.

d) Inspeccionar el desarrollo de los trabajos e indicar al contratista en el libro de obras,

o de comunicaciones, la corrección de prácticas inseguras o acciones subestándares o de trabajos mal ejecutados.

e) Verificar el estado de avance del programa de prevención de riesgos de seguridad y

salud en el trabajo, sus indicadores de siniestralidad, el análisis de las causas que originaron accidentes y/o incidentes, y el seguimiento de las medidas correctivas o de control.

f) Controlar y evaluar a través de auditorias, los resultados del programa de prevención

de riesgos de seguridad y salud en el trabajo, como también el programa de medio ambiente del contratista, y exigir el levantamiento de las debilidades o no conformidades encontradas.

8.7 LA RESPONSABILIDAD SUBSIDIARIA Y SOLIDARIA ¿QUÉ ES? LEY DE SUBCONTRATACION.

La Ley Nº 20.123, publicada en el Diario Oficial el día 16 de Octubre de 2006, introduce una modificación al Código del Trabajo, creando un nuevo Titulo en el Libro I, Titulo VII, denominado “Del contrato en régimen de subcontratación y del trabajo en empresas de servicios transitorios”.

La reforma aborda las figuras:

El trabajo en régimen de subcontratación y

Empresas de servicios transitorios



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8.7.1 ¿Qué significa responsabilidad solidaria y subsidiaria?

Responsabilidad solidaria: consiste en que el trabajador a quien se adeudan obligaciones laborales y previsionales de parte del contratista o subcontratista, puede demandar a uno cualquiera de los dos deudores, en este caso al contratista o Codelco, por el total de la deuda, sin importar su cuota de responsabilidad en el incumplimiento.

Responsabilidad subsidiaria: es aquella en que solo se hace exigible a Codelco si no es posible hacer efectiva la responsabilidad del deudor principal, en este caso el contratista.

De lo anterior se desprende que es deber del Administrador de Contrato, velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista o sus subcontratistas para con sus trabajadores y tomar las medidas necesarias, para que, en caso de hacerse efectiva, Codelco se vea afectado por responsabilidad subsidiaria y no solidaria.

8.7.2 ¿Qué es el trabajo en régimen de subcontratación?

Según se define en el articulo 183 de la Ley de subcontratación, es aquel realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, (encargo) por su cuenta o riesgo, y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, denominada mandante o empresa principal (Codelco), en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.

Es importante recalcar que, aún cuando el trabajador del contratista se desempeñe en instalaciones o faenas del principal (Codelco), el vínculo de subordinación y dependencia es únicamente con su empleador (Contratista o subcontratista). Por tanto, el Administrador de Contratos no debe impartir instrucciones a los trabajadores para el desarrollo de sus labores o trabajos.

8.7.3 ¿Qué debe hacer el Administrador de Contratos para que Codelco solo responda en forma subsidiaria y no solidaria?

Para que Codelco responda solo en forma subsidiaria, es decir, solo una vez agotados los medios para lograr la responsabilidad del contratista o subcontratista, se requiere que el Administrador de Contratos verifique que se: a) Ejerza el derecho de Codelco de ser informado acerca del incumplimiento por parte

del contratista de las obligaciones laborales y provisionales para con sus trabajadores y

b) Retenga el pago de sumas que correspondan al contratista, en caso de

incumplimiento de obligaciones laborales y previsionales de parte de aquellos para con sus trabajadores.

La forma de verificar el cumplimiento de las obligaciones que pesan sobre el contratista para con sus trabajadores es mediante un certificado emitido por la Inspección del Trabajo del lugar donde se ejecuta el encargo, o bien otro medio idóneo que garantice la veracidad de los montos y el estado de sus cumplimiento (estos medios idóneos se encuentran definidos en el Reglamento de la Ley de Subcontratación).



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De no realizar estas acciones, Codelco se ve expuesto a responder en forma solidaria frente a incumplimientos del contratista o subcontratistas en materias laborales y previsionales.

8.7.4 ¿Qué es una Empresa de Servicios Transitorios?

Es toda persona jurídica, inscrita en el registro respectivo (que lleva la Dirección del Trabajo), que tenga por objeto social exclusivo poner a disposición de terceros denominados para estos efectos empresas usuarias, trabajadores para cumplir en éstas últimas, tareas de carácter transitorio u ocasional, como asimismo la selección, capacitación y formación de trabajadores, así como otras actividades afines en el ámbito de los recursos humanos.

Las partes que interactúan en esta modalidad son:

La empresa de servicios transitorios;

La Usuaria (Codelco): persona natural o jurídica que contrata a una empresa de servicios transitorios, la puesta a disposición de trabajadores para realizar labores o tareas transitorias u ocasionales, cuando concurran alguna de las circunstancias definidas en la ley.

El trabajador de servicio transitorio: persona contratada por una Empresa de Servicios Transitorios, para ser puesto a disposición de una empresa Usuaria, en virtud de un contrato de servicios transitorios.

En estos casos se requiere la suscripción del denominado Contrato de Suministro, el cual vincula a Codelco y una Empresa de Servicios Transitorios.

Bajo esta modalidad, Codelco, en su calidad de empresa usuaria, dirige el trabajo y da órdenes al trabajador contratista para el normal desarrollo de sus funciones, debiendo proteger su salud e integridad por el período en que el trabajador transitorio preste sus servicios.

Importante: En el caso de los trabajadores de servicios transitorios, la usuaria es subsidiariamente responsable de las obligaciones laborales y previsionales que afecten a las empresas de servicios transitorios a favor de los trabajadores de éstas. Al momento de requerir o contratar a una empresa de este tipo, el Administrador de Contratos debe verificar que:

El servicio a contratar sea de aquellos que la ley faculta a realizar bajo esta

modalidad y en consecuencia que no sea de aquellos prohibidos por la ley.

Exista un contrato de puesta a disposición, debidamente firmado tanto por Codelco como con la Empresa de Servicios Transitorios, previo a comenzar a desarrollarse los servicios o el encargo.

El contrato de puesta a disposición, tenga una duración conforme a los plazos señalados en el contrato de suministro.



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Los trabajadores que presten servicios para Codelco, bajo esta modalidad, tengan debidamente suscritos sus contratos de trabajo con la empresa de servicios transitorios.

Los trabajadores no continúen prestando servicios una vez vencido su plazo de contratación, ya que de ser así se entiende que fueron contratados directamente por Codelco.

Se haga la entrega a cada uno de los trabajadores de una copia del Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad de Codelco.

La empresa contratada se encuentre debidamente inscrita en el registro que para el efecto lleva la Dirección del Trabajo y que dicha inscripción este vigente.

En Anexo 1 se especifica con mayor detalle sobre las empresas EST.

9 TIPOS DE CONTRATOS Y RIESGOS ASOCIADOS

Los contratos son clasificables bajo distintos criterios, algunos de los cuales ya se encuentran definidos en la ley (Código Civil), como los onerosos y gratuitos, principales y accesorios, reales, consensuales y solemnes, entre otros.

Sin embargo, dentro de la clase de contratos que utiliza Codelco, existe una clasificación que se basa en el riesgo que toma cada parte contratante con respecto al monto de la contraprestación o precio y al grado de definición del encargo requerido al contratista, utilizando formas de contratación que obedecen a tres criterios principales: precio, cantidad y costo. En la siguiente tabla se presenta las características distintivas de estas formas de contratar.

Forma de contratación

Denominación Contratante que toma los riesgos

Grado de definición del encargo

Por precio Suma alzada El contratista Alto Por cantidad Precios unitarios Ambas partes Medio Por costo Reembolsable Codelco Bajo

Los riesgos señalados en la tabla anterior se refieren a los riesgos que puede tomar el contratista en razón de su oficio, como la administración, la productividad, los rendimientos, el costo capital/mano de obra/materiales, etc. Se debe tener presente que hay riesgos propios del cliente o dueño, que no se deben transferir al contratista bajo ninguna de las modalidades de contratación, tales como los efectos de las interferencias con producción, o de las condiciones geológicas imprevistas, de fallas de calidad del suelo, de la omisión o error de ingeniería, etc. Además de las tres formas básicas de contratación ya señaladas, es posible diferenciar los contratos según la forma en que se desagrega el monto o precio a pagar al contratista, desagregación que se relaciona principalmente con la mayor o menor adaptabilidad del contrato para incorporar los cambios necesarios durante su desarrollo, y también con las necesidades de control por parte de Codelco.



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La forma del quiebre debe responder al tipo de riesgo que se entrega al contratista. En esta perspectiva, se desagregan hasta diferentes niveles, los costos directos e indirectos, los gastos generales, los gastos reembolsables y las utilidades. De lo anterior resultan las diversas modalidades de contrato, que combinan las tres formas básicas de contratación con las formas de desagregación del precio. Por ejemplo, un contrato cuyo costo directo está pactado a serie de precios unitarios, con sus gastos generales y utilidades pactadas a suma alzada. En anexo 2 se tratarán en forma breve las tres formas básicas de contratación ya referidas.

10 LA OTRA PERSPECTIVA ¿QUÉ ES LO CONTRATADO?

Además de la clasificación de contratos según la forma ya revisada, es importante distinguir con claridad qué es lo que se ha contratado, vale decir, cuál es el servicio materia del contrato. Bajo esta perspectiva es posible identificar otra modalidad de clasificar los contratos, del siguiente modo:

- Servicios Generales

- Ingeniería

- Construcción (incluyendo montaje)

- E - P - C (Ingeniería, suministros y construcción) Forma de contrato en la cual el

Contratista asume la responsabilidad de realizar la ingeniería de detalles, las adquisiciones de los equipos y la construcción y la puesta en marcha de una obra o proyecto.

- E - C (Ingeniería más construcción) Variante del la modalidad E-P-C utilizada en

Proyectos cuando no hay adquisición de equipos.

- E - P - CM (Ingeniería de detalle, suministros y administración de la construcción)

Forma de contrato, en la cual el Contratista asume la responsabilidad de realizar la ingeniería de detalle, la gestión de adquisición de los equipos y la administración de la construcción de una obra o proyecto.

- Llave en mano. Forma de contrato en el cual el Contratista es responsable del

desarrollo de una solución en forma integral para la entregar un producto o beneficio con características previamente definidas.

- BOT (Construcción, Operación y Transferencia) Todo lo desarrolla el contratista, incluido financiamiento y operación (esta modalidad puede o no incluir la ingeniería). La inversión, su costo financiero, el costo operacional, los gastos generales y las utilidades, se pagan en las tarifas o las cuotas de pago que se pacten, desde el momento que entra en operación y finalmente después de un tiempo acordado transfiere el bien a Codelco.

Debido a que los criterios de clasificación ya presentados corresponden a distintas perspectivas, es perfectamente posible hacer un cruce entre ambos. Es así por ejemplo que un contrato EPC, EC o EPCM podrá ser un contrato a suma alzada, a costo reembolsable o a serie de precios unitarios, o una combinación de ellos, dependiendo del nivel de información disponible al contratar, es decir, si la información disponible permite o no permite que el contratista fije un precio total con un margen razonable de riesgo.



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Es importante que el Administrador de Contratos maneje estos conceptos, pues uno de los factores importantes de éxito en la administración de contratos pasa por haber captado cuál es el nivel de incertidumbre latente con que las partes contrataron. Ello ayudará a entender lo aproximado o alejado que está el tipo de contrato elegido normalmente por Codelco y, por ende, cuál es el grado de adhesión del contratista al respecto. Un contrato bien definido desde un principio, es decir, aquel que mejor corresponde con el nivel de incertidumbre al momento de contratar, será el resultado de haber resuelto correctamente la estrategia de contratación; la misma que forma parte del trabajo de planificación. Pensar… después actuar. El cuadro siguiente pretende graficar los riesgos de contratos de proyecto vs. la responsabilidad que asumen las partes.

11 NOCIONES BÁSICAS PARA NEGOCIACIONES Y RECLAMOS

11.1 ¿QUÉ SE ENTIENDE POR NEGOCIACIÓN? ¿QUÉ SE NEGOCIA?

Para efectos del presente documento se entenderá por “negociación”, un proceso desarrollado por voluntad de las partes, con el objeto de alcanzar un acuerdo, mediante concesiones recíprocas, para la resolución de alguna discrepancia, en forma satisfactoria para las partes. De la definición anterior podemos resaltar algunos elementos:

Riesgos del Proyecto / Responsabilidad

Rie

sgo d

el D

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ño /

Respon

sa

bili

dad

• Tradicional

•EPCM

•EPC (Precios Unitarios)

•EPC (Precio Unitarios con Suma Alzada)

•EPC (Suma alzada)

•Llave en Mano

Riesgo del Contratista / Responsabilidad



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La negociación es un proceso de común acuerdo: Una parte no puede negociar sola; requiere que la otra consienta en hacerlo. En consecuencia, no deben haber presiones sobre la contraparte para negociar si ella no quiere hacerlo, pues esto es una fuente segura de posibles reclamos.

La negociación supone concesiones recíprocas: Para negociar exitosamente debe estarse dispuesto a sacrificar parte de lo que uno requiere en miras a obtener un resultado favorable. Si el negociador no está dispuesto a hacer concesiones, no estamos ante un esquema de negociación, sino de adhesión. Esta última postura puede resultar en algunos casos, pero estará siempre latente el riesgo de que la otra parte quiera en algún momento tomarse revancha.

La negociación debe resolver diferencias entre las partes: Las diferencias pueden surgir de múltiples situaciones, por ejemplo, el cierre de una asignación directa, el acuerdo de una Orden de Cambio, un reclamo, la terminación anticipada del contrato en forma amigable, etc. Toda diferencia entre las partes requiere de una acción al respecto, una de las cuales es precisamente negociar (la otra es imponer).

La negociación debe ser satisfactoria para las partes: No existe negociación si las partes no quedan con la sensación de ganar ambas y perder ambas al mismo tiempo. Si una de ellas queda como “triunfadora”, es muy posible que, al igual que en el caso de la imposición, la parte sometida quiera resarcirse o tomarse revancha, lo que ya enturbia la relación contractual.

Quienes intervienen en el proceso de negociación deben ser “partes” y no “personas”: Esto quiere significar que las diferencias no deben representar una desavenencia entre los negociadores de las partes sino que deben representar posturas que buscan un punto de convergencia. Quien personalice un tema que se está discutiendo en una mesa, no puede negociar, porque carece de la frialdad necesaria para otorgar concesiones y definir lo que es mejor para la Corporación y no para ella.

Toda diferencia entre partes debiese pasar por un proceso de negociación. Estas diferencias no necesariamente son conflictivas; muchas veces provienen de consideraciones técnicas que son resueltas directamente en terreno.

En consecuencia, frente a la pregunta ¿qué se negocia? La respuesta es: todo aquello que represente una diferencia entre las partes.

La negociación es parte de la gestión de administrar, y por ello, es necesario que el Administrador de Contratos cuente con algunas nociones básicas de negociación como las ya descritas y tenga siempre la inquietud de ir perfeccionando este aspecto.

En consecuencia, el Administrador de Contratos es el líder y responsable de todo proceso de negociación relacionado con el contrato que se le ha encomendado, enmarcado en las Políticas, Normas y Procedimientos existentes en la Corporación. Lo anterior, sin perjuicio que pueda apoyarse en los especialistas o instancias disponibles en la Corporación, o con asesores externos autorizados, para negociar mejores términos y condiciones con los contratistas.



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11.2 ¿CÓMO SE NEGOCIAN LOS CAMBIOS AL CONTRATO? ¿QUÉ SE ENTIENDE POR “CAMBIOS”?

El objeto de toda negociación es la diferencia entre partes sobre algún aspecto relacionado con el contrato.

En general, los cambios son toda alteración producida en alguno de los términos

originales del contrato. Dicha alteración debe ser negociada, pudiendo llevar dicha negociación un curso consensual y formalizarse en una Orden de Cambio o en una Modificación de Contrato, ambos acuerdos entre las partes, o bien, seguir una vía controversial a través del sistema de reclamos y arbitraje/tribunales, que veremos más adelante, en los casos en que no se logra dicho acuerdo.

Los cambios son un elemento de la naturaleza de todo contrato; el Administrador de Contratos debe estar capacitado para entender este hecho y manejar adecuadamente los cambios que se le presentan. Esto significa tener presente que no es mejor Administrador de Contratos el que no muestra cambios en su contrato sino que aquel que los sabe conducir mejor, pues eso precisamente muestra sus aptitudes de administración y permite poder evaluar sus habilidades y destrezas.

Asimismo, el manejo de cambios significa saber equilibrar las oportunidades en que vale la pena sacrificar parte de las pretensiones propias para seguir la vía consensual, con aquellas en que es mejor entregar el asunto a la decisión de un tercero imparcial, tribunal o árbitro. Revisar procedimiento de modificación de contratos GAB-P-220

11.3 ¿SE LE PAGAN LOS CAMBIOS AL CONTRATISTA? ¿DE QUÉ FORMA? Dado que no existen precios acordados para los cambios en el contrato, todo acuerdo en este sentido debe pasar por un proceso de negociación, actuando con las autorizaciones correspondientes. Una recomendación útil es tratar de utilizar los precios que componen las partidas del contrato, en la medida que éstos sean asimilables. En todo caso, en el acuerdo de nuevos precios que se incorporen al contrato, se debe considerar la debida reajustabilidad, de modo de ingresar dichas precios a SAP, debidamente deflactados. De lo contrario el sistema asume que dichos precios son a valor base. En caso que los trabajos o servicios extraordinarios impliquen un cambio de alcance, lo recomendable es asignar este nuevo encargo a través de un nuevo contrato vía asignación directa o en base a un llamado a licitación, autorizados por los niveles establecidos en el MAF. En el caso de las Notas u Órdenes de Cambio, en el correspondiente procedimiento, se indican en detalle los conceptos por los cuales se le pagará al contratista una compensación adicional por sobre lo indicado en el contrato y que obedece a los siguientes aspectos: - Aumento o disminución de los costos directos y/o indirectos del contratista

- Variación de gastos generales por cambios que afectan el plazo

- Variación de Utilidades por Cambios que Afectan al Precio Total, en Contratos a Serie de Precios Unitarios que Incluyen Utilidades



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- Variación de Gastos Generales y/o Utilidades por Cambios que Afectan al Precio Total, en Contratos a Serie de Precios Unitarios con Suma Alzada de Gastos Generales y/o Utilidades

- Mayores gastos generales y utilidades por aumento del costo directo en los contratos a suma alzada y que se paga al final del mismo contrato.

11.4 LOS RECLAMOS

Una de las áreas en que necesariamente el Administrador de Contratos debe desarrollar un proceso de negociación es en el tema de las solicitudes de compensación y reclamos. Un reclamo o claim es, en general, una pretensión manifestada por el Contratista en el marco de un procedimiento preestablecido, originada por un cambio en las condiciones del contrato y cuyo impacto en plazo y/o costos, en términos de quién debiera asumirlos, no ha podido ser acordado por las partes por vía consensual.

Por su parte, las Bases Administrativas Generales define “reclamo” como: “la solicitud formal de compensación económica y/o aumento de plazos, presentada por el Contratista a Codelco frente a una acción, hecho o circunstancia que, a juicio del afectado, se aparta de lo previsto en el contrato, tiene consecuencias desfavorables para él y no ha podido ser resuelta consensualmente entre los Administradores de contrato de ambas partes. En resumen: • Es una solicitud formal solicitada y registrada por escrito por parte del Contratista • Tiene impacto en mayores costos y/o plazos • No ha podido ser resuelta entre los Administradores de Contrato de ambas partes El reclamo NO puede ser interpuesto directamente por el Contratista, sin haber agotado previamente la instancia con el Administrador de Contratos, mediante la Solicitud de Compensación correspondiente. Algunas observaciones:

- Los reclamos se inician desde el momento en que, a falta de acuerdo, el contratista manifiesta por escrito su reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en el documento GAB-P-203.

- No cualquier diferencia entre partes es objeto de un reclamo; es necesario que se haya iniciado formalmente y por escrito el procedimiento indicado en el punto anterior.

- El cambio en las condiciones del contrato podrá ser cualquier alteración al mismo, tanto de sus elementos escritos como de aquellos que emanan de su propia naturaleza (ya indicados en otra parte de este documento).

- Los reclamos buscan esencialmente dos objetivos, que pueden o no ser copulativos: cambios en los plazos contractuales o cambios en los montos del contrato (ya sea en los precios unitarios, en el monto total a suma alzada, por concepto de indemnizaciones, etc.).



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11.5 EL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS ¿DÓNDE ESTÁ?

Tal como se indicó previamente, el reclamo forma parte de un procedimiento, que se inicia en una instancia de solicitudes iniciales. El tema se encuentra tratado en el procedimiento GAB-P-203, ya referido, cuyo contenido podemos resumir del siguiente modo:

Etapa 1 – Solicitud de Compensación

Procede cuando el contratista considera que una orden o instrucción, acción, hecho o circunstancia que se aparta de las condiciones que establece el contrato, le produce un perjuicio o le da derecho al cobro de gastos adicionales, o al pago de alguna indemnización, o a variación de plazo.

- ¿Cómo debe plantearse? El contratista debe dar un aviso por escrito al Administrador de Contratos de su

intención de solicitar la correspondiente compensación, dentro de los 5 (cinco) días corridos siguientes al hecho que lo afecta, plazo que podrá prorrogarse por igual número de días corridos si lo solicita el Contratista. Cumplido lo anterior, si persisten las condiciones que el contratista considera que le afectan, éste deberá solicitar las compensaciones del caso, ciñéndose al procedimiento establecido.

El representante del contratista debe presentar al Administrador de Contratos, la

solicitud de compensación por escrito, con la descripción y fundamentos de los hechos o circunstancias que lo afectan. La presentación se debe hacer en un plazo máximo de 20 (veinte) días corridos, contados desde la ocurrencia de la acción, hecho o circunstancia que le afecta. Pasado este plazo, caducará el derecho para solicitar las compensaciones.

Etapa 2 – Reclamo propiamente tal:

En esta situación el contratista debe efectuar una presentación por escrito, ya sea, en papel y/o si es el caso, en el Libro de Obras Digital o en otro repositorio informático definido por Codelco en las BEC, al Administrador de Contratos. Este reclamo debe ser firmado tanto por el Administrador del Contratista o Representante del Contratista como por su Representante Legal, o adjuntando la autorización por escrito de este último.

- ¿Cuáles son los plazos para efectuar el reclamo?

Dentro de 20 (veinte) días corridos, contados desde la fecha en que el Administrador de Contratos comunica por escrito al contratista una respuesta a una solicitud de compensación, que a éste último no le satisface.

A partir de los 31 (treinta y un) días corridos, y hasta los 50 (cincuenta) días corridos, contados desde la fecha en que el Contratista presenta por escrito una solicitud de compensación al Administrador de Contratos, sin que éste último haya entregado su respuesta por escrito al contratista.

- ¿Qué pasa si no se cumple con estas formalidades o con el plazo?

De no cumplirse con la forma y plazo señalado, hace que para el Contratista, caduque su derecho y asimismo hace que se presuma, en favor de Codelco, de que



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el Contratista otorga su plena conformidad en la forma en que se ha administrado el contrato y de la suficiencia de los pagos.

- ¿Qué antecedentes debe incluir el contratista en su Reclamo?

Toda la información que se requiera para conocer de manera completa y objetiva los fundamentos y alcances del reclamo, en particular, si se trata de un hecho puntual o que persiste en el tiempo.

Se deben señalar las disposiciones contractuales (disposiciones del contrato y sus antecedentes integrantes) en que se apoya y las circunstancias que originan el reclamo.

Toda la documentación de respaldo, que permita acreditar y justificar la procedencia y magnitud de lo reclamado, y

El Contratista debe designar como máximo a 3 (tres) personas, incluyendo al Administrador como representante del contratista, o quien el representante legal del contratista designe en su reemplazo, que en forma conjunta representarán a dicho contratista en esta instancia, consistente en la constitución de una Mesa de Resolución de Reclamos (MRR), con representantes de ambas partes.

Para mayor abundamiento en este flujo véase el procedimiento GAB-P-203



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11.6 ¿POR QUÉ SE ORIGINAN LOS RECLAMOS?

Como hemos visto, los reclamos se originan por una negativa del Administrador de Contratos a la solicitud de mayores costos y/o plazos presentada por el contratista.

Si bien puede resultar difícil efectuar una categorización, en la práctica, las solicitudes de mayores costos y/o plazos provienen de problemas de documentación o problemas de gestión, que producen perjuicios al contratista. Dentro de ambos factores se encuentran algunas de las siguientes situaciones, probablemente las más usuales:

Condiciones de terreno desconocidas por el contratista (aunque normalmente declara en las Bases que las conoce).

Planos o especificaciones con omisiones y errores, o no entregados.

Aceleración de los trabajos (en especial para recuperar atrasos supuestamente inducidos por el Administrador de Contratos)

Detención o demora de los trabajos (cierres de camino, interferencias, etc.)

Aumento de alcance en el mismo plazo, sin acuerdo de ambas partes.

Perjuicios derivados de excesivos cambios, reiterada revisión o aclaración de planos por parte de Codelco

Atrasos diversos de Codelco (pagos, aportes, entrega de terreno, planos, etc.)

Aumento unilateral de exigencias o requerimientos por parte del Administrador de Contratos (más control, administración, supervisión, etc.)

Cambios o trabajos adicionales ordenados por el Administrador sin contar con una Orden de Cambio

Retraso en las respuestas a las solicitudes formuladas por el contratista (de entrega de elementos, de ingeniería, etc.)

Falta de capacidad (o voluntad) para cumplir acuerdos ya adoptados

Excesivo celo o abuso en la administración de contratos.

Muy importante: no hay reclamos “sorpresa”; siempre hay señales de alerta temprana,

mediante los avisos y las solicitudes contemplados en las bases. Por esto, es imprescindible que el Administrador de Contratos esté atento y revise periódicamente la inexistencia de los factores recién indicados o bien, en caso de estar presente alguno de ellos, solucionarlo a la brevedad.

11.7 RECOMENDACIONES PRÁCTICAS FRENTE A UN RECLAMO ¿QUÉ HACER?

Sin perjuicio de recordar y aplicar las reglas indicadas al tratar el tema de la negociación, en especial, despersonalizar el conflicto, pues la instancia de reclamo ya supone un rechazo previo a la solicitud del contratista, existen ciertas medidas prácticas que pueden ayudar a llevar el reclamo a mejor término y tratarlo de forma objetiva y profesionalizada. Entre ellas, podemos destacar las siguientes:

Escuchar con atención la presentación y explicación del reclamo

Contener la crisis que puede generar el reclamo, para que el contratista no utilice la detención del contrato como una medida de fuerza

En lo posible, negociar con el contrato terminado (no confundir esto con dejar pasar el tiempo sin atender el reclamo)

Informarse con quienes conocen directamente cada tema reclamado y buscar soporte especializado en negociaciones en caso que la complejidad o monto del



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asunto lo amerite, en especial, en lo relativo a las normas de interpretación de los contratos

Obtener las aprobaciones correspondientes para definir los márgenes de negociación

Acordar quienes serán los interlocutores de cada parte en la negociación del reclamo

Fijar una agenda de reuniones para resolver el reclamo

Estudiar en profundidad la documentación contractual relacionada con el reclamo

Fijar en la primera reunión las reglas y método de trabajo a seguir

Llevar una pauta de trabajo en cada tema, exigiendo fundamentos legales y contractuales y un desglose detallado de cada costo reclamado

Responder cada fundamento según las condiciones del contrato y en caso que la situación del conflicto no está prevista en el contrato, aplicar equidad

En relación con lo anterior, nunca aceptar que el contrato se ha viciado, mantener las reglas y ceñirse siempre a las condiciones establecidas en el mismo

Acordar lo que sea justo, ni más ni menos

Mantener informado a su jefatura

Cerrar los acuerdos parciales por escrito

12 LAS ACTAS DE CIERRE PARCIAL ¿QUÉ SON?

Las BAG contemplan este instrumento, que permite al Administrador de Contratos ir cerrando los temas, por períodos, dejando constancia escrita, firmada por las partes y de plena validez contractual. En estos documentos se expresan los acuerdos alcanzados, la conformidad de las partes respecto a los hechos anteriores a la fecha del cierre y los temas pendientes sin resolver hasta esa misma fecha, entre otros. Este instrumento es una valiosa prueba de haberse desarrollado el contrato en armonía con las bases, lo cual impide que a futuro se alegue su vicio o nulidad. Los cierres parciales deben ser una práctica obligatoria en todo contrato con más de un año de duración, y en todo contrato cuyo monto sea significativo. En los demás casos, es igualmente recomendable.



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13 ANEXOS

13.1 ANEXO 1 SUBCONTRATACIÓN Y SERVICIOS TRANSITORIOS

1. TRABAJO EN RÉGIMEN DE SUBCONTRATACIÓN

¿Qué es?

Es aquel realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando éste, en razón de un acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, (encargo) por su cuenta o riesgo, y con trabajadores bajo su dependencia, para una persona natural o jurídica de una de la obra, empresa o faena, denominada mandante (Codelco), en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas.

¿Quiénes se involucran en esta relación?

El dueño de la obra o empresa principal (Codelco)

El contratista o subcontratista que ejecuta el encargo por su cuenta o riesgo, con recursos propios y trabajadores dependientes de él

Trabajadores en régimen de subcontratación

¿Qué requiere esta relación?

Existencia de un contrato de trabajo entre el trabajador y el contratista o subcontratista

Relación contractual entre el contratista y Codelco

Servicios se presten en obra, empresa o faena de Codelco

¿Qué servicios están excluidos del régimen de subcontratación?

Los servicios que se ejecutan o prestan de manera discontinua o esporádica

Los servicios que se limitan solo a la intermediación de trabajadores a una faena, en cuyo caso se entiende que Codelco es el dueño de la obra, empresa o faena

¿Qué significa responsabilidad solidaria y subsidiaria en régimen de subcontratación?

Responsabilidad solidaria: el trabajador a quien se adeudan obligaciones laborales y previsionales de parte del contratista o subcontratista, puede demandar a uno cualquiera de los dos deudores, en este caso al contratista o Codelco, por el total de la deuda, sin importar su cuota de responsabilidad en el incumplimiento.

Responsabilidad subsidiaria: es aquella en que solo se hace exigible a Codelco si no es posible hacer efectiva la responsabilidad del deudor principal, en este caso el contratista.

Para que Codelco responda solo en forma subsidiaria, es decir solo una vez agotados los medios para lograr la responsabilidad del contratista o subcontratista, requiere:

a) Ejercer el derecho de ser informado acerca del incumplimiento por parte del contratista

de las obligaciones laborales y provisionales para con sus trabajadores y b) Retener del pago de sumas que correspondan al contratista, en caso de

incumplimiento de obligaciones laborales y previsionales de parte de aquellos para con sus trabajadores.



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La forma de verificar el cumplimiento de las obligaciones que pesan sobre el contratista para con sus trabajadores es mediante un certificado emitido por la Inspección del Trabajo del lugar donde se ejecuta el encargo, o bien otro medio idóneo que garantice la veracidad de los montos y el estado de sus cumplimientos.

Si Codelco no realiza las acciones detalladas en la letra a) y b) precedente, responderá en forma solidaria, en virtud de lo ya detallado.

El limite de ambas responsabilidades esta dado por el tiempo o período durante el cual el o los trabajadores del contratista o subcontratista prestaron servicios en régimen de subcontratación para Codelco.

Cabe hacer presente que estas obligaciones abarcan además a las indemnizaciones legales que eventualmente corresponda pagar al trabajador. Es importante recalcar, que en este caso el trabajador mantiene una relación de subordinación y dependencia con su empleador (Contratista), independiente que preste servicios en instalaciones de Codelco, por lo tanto, el Administrador de Contrato debe procurar que ni él ni otra persona de Codelco imparta instrucciones a los trabajadores para el desarrollo de sus labores.

2. EMPRESAS DE SERVICIOS TRANSITORIOS

¿Qué es una empresa de servicio transitorio (EST)?

Es toda persona jurídica, inscrita en el registro respectivo (que llevará la Dirección del Trabajo), que tenga por objeto social exclusivo poner a disposición de terceros denominados para estos efectos empresas usuarias, trabajadores para cumplir en éstas últimas, tareas de carácter transitorio u ocasional, como asimismo la selección, capacitación y formación de trabajadores, así como otras actividades afines en el ámbito de los recursos humanos.

Las Empresas de Servicios Transitorios deben registrarse en la Dirección del Trabajo y constituir una garantía permanente de 250 UF a nombre de la Dirección del Trabajo (que se aumenta en 1 UF por cada trabajador adicional por sobre 100, a 0.7 UF por cada trabajador por sobre 150 y 0.3 UF por cada trabajador por sobre 200).

Esta garantía pretende responder de las obligaciones laborales y contractuales de estos trabajadores. ¿Qué elementos intervienen en esta relación?

Usuaria: persona natural o jurídica que contrata a una empresa de servicios transitorios, la puesta a disposición de trabajadores para realizar labores o tareas transitorias u ocasionales, cuando concurran alguna de las circunstancias definidas en la ley.

Trabajador de servicio transitorio: trabajador contratado por una Empresa de Servicios Transitorios, para ser puesto a disposición de una empresa Usuaria, en virtud de un contrato de servicios transitorios.

Contrato de puesta a disposición: aquel que vincula a la empresa usuaria con la empresa de servicios transitorios.



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¿Qué se requiere para que proceda esta forma de contratar?

a) Que la Usuaria, para estos efectos Codelco, contrate con un empresa de servicios

transitorios, lo que exige un vinculo jurídico formal, mediante un contrato que vincule a ambas empresas.

b) Que las tareas o labores que realicen los trabajadores de la empresa de servicios

transitorios, se hagan efectivas cuando se dé alguna de las siguientes circunstancias:

Suspensión del contrato de trabajo o de la obligación de prestar servicios, según corresponda, de uno o más trabajadores por causales como licencia medica, maternidad o feriados

Servicios por naturaleza transitorios o extraordinarios como organización de congresos, conferencias, ferias, etc.

Proyectos nuevos y específicos de la Usuaria como construcción de nuevas instalaciones, ampliación de las ya existentes, etc.

Período de inicio de actividades de empresas nuevas

Aumentos ocasionales, sean o no periódicos, o extraordinarios de actividad en una determinada sección, faena o establecimiento de la usuaria

Trabajos urgentes e impostergables de ejecución inmediata como reparación de instalaciones de la Usuaria

¿En que casos no se puede contratar bajo esta modalidad?

Para realizar tareas en las cuales se tenga la facultad de representar a la usuaria, tales como los gerentes, subgerentes, agentes o apoderados

Para reemplazar a trabajadores que han declarado la huelga legal en el respectivo proceso de negociación colectiva, o

Para ceder trabajadores a otras empresas de servicios transitorios

¿Cual es la duración de un contrato de puesta a disposición?

En caso de trabajadores contratados por ausencia del trabajador, la duración puede ser por todo el tiempo de ausencia del trabajador reemplazado.

En caso de eventos extraordinarios y aumentos ocasionales, el contrato de trabajo para prestar servicios a una misma usuaria no puede exceder de 90 (noventa) días.

En caso de proyectos nuevos y específicos de la usuaria y período de iniciación de actividades en empresas nuevas el plazo no puede ser mayor a 180 (ciento ochenta) días. Si al tiempo de término del contrato de trabajo subsiste la circunstancia que motivo su celebración, se podrá prorrogar hasta completar los 90 (noventa) o 180 (ciento ochenta) días en su caso.

En caso de celebrarse contratos de puesta a disposición de trabajadores prohibidos expresamente por ley o bien que no se escriture este contrato, la sanción es que el trabajador se considerará como dependiente de la usuaria, vinculo que se regirá por la legislación laboral común.



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El contrato de trabajo entre la EST y su empleado. Definición y características.

Un contrato de trabajo de servicios transitorios es una convención en virtud de la cual un trabajador y una empresa de servicios transitorios se obligan recíprocamente, aquel a ejecutar labores especificas para una usuaria de dicha empresa y ésta a pagar la remuneración determinada por el tiempo servido. Sus características principales son:

Este contrato de trabajo debe contener las mismas menciones que se establecen para cualquier contrato de trabajo

Debe escriturarse dentro de los 5 (cinco) días siguientes al inicio de las labores

Una copia debe entregarse a la “usuaria”

Si el trabajador continúa prestando servicios vencido el plazo pactado, este contrato se transforma en indefinido, pasando a ser la usuaria su empleador y contándose la antigüedad para todos los efectos, desde la fecha de inicio de la prestación de servicios.

La “usuaria” tiene facultad de organizar y dirigir el trabajo, dentro del ámbito de las funciones para las cuales el trabajador fue puesto a disposición por la empresa de servicios transitorios.

El trabajador de servicios transitorios queda sujeto al Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad de la “usuaria”.

¿Cual es la responsabilidad de la Usuaria por las obligaciones laborales y previsionales del trabajador de una EST?

En el caso de los trabajadores de servicios transitorios, la usuaria es subsidiariamente responsable de las obligaciones laborales y previsionales que afecten a las empresas de servicios transitorios a favor de los trabajadores de éstas.

3. RECOMENDACIONES PARA EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

a. Para trabajos en régimen de subcontratación

En esta materia es importante que el Administrador de Contratos, al momento de iniciar la ejecución del encargo, revise que aquel no esté contemplado dentro de aquellos que se encuentran excluidos, es decir, que no pueden ser objeto de contratación mediante este mecanismo, según se detallo precedentemente. Para efectos de prever que Codelco pueda verse expuesto a responder en forma solidaria, debe:

Ejercer el derecho de ser informado acerca del incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones laborales y provisionales para con sus trabajadores, y

Retener del pago de sumas que correspondan al contratista, en caso de detectar incumplimiento de obligaciones laborales y previsionales de parte de aquellos para con sus trabajadores.

Para ello, en conjunto con cada estado de pago, el Administrador de Contratos debe solicitar al contratista un certificado emitido por la Inspección del trabajo o bien otro medio idóneo que garantice la veracidad de los montos y el estado de sus



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cumplimiento que indique que no tiene reclamos, multas o sanciones que corresponda al mes anterior a la fecha de ejecución del encargo. Lo anterior, es de suma relevancia ya que, de no realizar estas acciones, Codelco se ve expuesto a responder en forma solidaria de cualquier incumplimiento a las obligaciones laborales y previsionales en que incurra el contratista respecto de los trabajadores que presten sus servicios bajo esta modalidad. El Administrador de Contratos debe evitar que él o cualquier persona de Codelco imparta instrucciones a los trabajadores, ya que estos mantienen una relación de subordinación y dependencia con su empleador (Contratista), independiente que preste servicios en instalaciones de Codelco.

b. Para contratos con empresas de servicios transitorios (EST)

El Administrador de Contratos debiese verificar, al momento de requerir o contratar a una empresa de este tipo:

Que el servicio a contratar sea de aquellos que la ley faculta a realizar bajo esta modalidad y en consecuencia que no sea de aquellos prohibidos por la ley.

Que exista un contrato de puesta a disposición, debidamente firmado tanto por Codelco como con la Empresa de Servicios Transitorios, previo a comenzar a desarrollarse los servicios o el encargo.

Que el contrato de puesta a disposición, tenga una duración conforme a los plazos ya señalados precedentemente.

Que los trabajadores que presten servicios para Codelco, bajo esta modalidad, tengan debidamente suscritos sus contratos de trabajo con la empresa de servicios transitorios.

Que los trabajadores no continúen prestando servicios una vez vencido su plazo de contratación, ya que de ser así se entiende que fueron contratados directamente por Codelco.

Hacer entrega a cada uno de los trabajadores de una copia del Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad de Codelco.

Que la empresa contratada se encuentre debidamente inscrita en el registro que para el efecto lleva la Dirección del Trabajo y obviamente que dicha inscripción este vigente

4. PRINCIPALES MODIFICACIONES EN EL AMBITO DE SEGURIDAD Y SALUD DE LOS

TRABAJADORES CONTRATISTAS

a. Se establece legalmente la obligación de las empresas principales de adoptar

medidas de prevención de riesgos tanto para los trabajadores propios como los de terceros.

b. En aquellas faenas con más de 100 trabajadores (sumados los propios, contratistas y

suministrados), la empresa principal debe contar con un Departamento de Prevención de Riesgos de Faena

c. En aquellas faenas con mas de 25 trabajadores (sumados los propios, contratistas y

suministrados), debe constituirse un Comité Paritario de Higiene y seguridad de Faena.



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d. En caso de accidentes graves o fatales la empresa principal debe detener la faena o la parte afectada de ella.

e. Las empresas que tengan faenas propias de su giro con más de 50 trabajadores

deben implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST, realizando coordinaciones entre la empresa principal y subcontratistas, implementando mecanismos de verificación y aplicando sanciones por incumplimientos. Para ello la empresa principal debe contar con un Reglamento Especial de Seguridad y Salud en el Trabajo para empresas contratistas y subcontratistas. Codelco ya cuenta con dicho Reglamento, el cual puede ser revisado en la Biblioteca Corporativa de Abastecimiento y es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas contratistas y subcontratistas.



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13.2 ANEXO 2: TIPOS DE CONTRATOS

13.2.1 Contratos A Suma Alzada Concepto

El contrato a suma alzada es un contrato basado en el acuerdo de un precio total fijo, invariable y obligatorio para las partes, determinado por el oferente bajo su total responsabilidad, y que corresponde a la contraprestación única y total que éste recibirá por ejecutar el conjunto completo de las obras materiales, trabajos o servicios, tal como están definidos, acotados y especificados en las bases técnicas, los planos y demás documentos del contrato, en el plazo pactado.

La suma alzada incluye todo costo que sea necesario para la correcta ejecución y cumplimiento íntegro del encargo. Las cantidades o volúmenes y los recursos necesarios, calculados o supuestos para fijar el precio total son determinados por el contratista bajo su total responsabilidad. De este modo, no importa la cantidad de trabajo, o de recursos, que en definitiva el contratista ejecute, o utilice, pues la suma alzada pactada es fija... si es que no se hacen cambios al encargo.

Aunque resulte obvio, este tipo de contratos es más efectivo cuando menos incertidumbre exista en el alcance y la especificación del encargo al momento de contratar. El precio de la certidumbre nunca es gratis, se paga antes o después, antes es más barato y después es más caro. En un contrato a suma alzada, los cambios, las supresiones o los trabajos adicionales a los contratados, constituyen una situación diversa del pacto inicial y se deben formalizar mediante órdenes o notas de cambio, que tendrán su efecto en la suma alzada, y eventualmente en el plazo. A su vez, las Ordenes o Notas de Cambio se formalizan mediante un acuerdo escrito entre el Administrador de Contratos y quien el Contratista designe en su representación, en las condiciones y con los requisitos exigidos en las Bases Administrativas Generales y/o Especiales. Para realizar el pago de la suma alzada acordada, las obras materiales, trabajos o servicios se dividen en etapas bien definidas, y contra la verificación de su avance, o a su término, se realizan abonos o pagos parciales. Ventajas

- Se conocen tempranamente los costos finales del contrato con un alto grado de certeza.

- Se simplifica en general el proceso de administración del contrato, pues los esfuerzos se orientan a la verificación de cumplimiento de calidad, del alcance y de los aspectos principales, sin demasiados detalles y sin necesidad de asignar recursos para controlar las cantidades ejecutadas en cada partida.

- Se genera un fuerte incentivo al contratista en relación con el cumplimiento del programa, pues terminar antes y bien, implica ganar sus utilidades en menor tiempo y un contar con un eventual ahorro de gastos generales.

Riesgos asociados En este tipo de contratos, el contratista asume el riesgo de errores en la estimación de la cantidad de trabajos a ejecutar o de recursos a utilizar. Como el contrato tiene un precio fijo, si las cantidades de trabajos o servicios necesarios para completar el contrato aumentan o disminuyen, esas variaciones afectarán el patrimonio del contratista, con pérdidas o con ganancias imprevistas.



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Por su parte, Codelco asumirá el riesgo de entregar al contratista un proyecto incompleto, mejorable, o con mayores incertidumbres sobre el terreno, clima o interferencias, entre otros. Si así ocurre, deberá pagar al contratista todos aquellos trabajos o servicios adicionales que requiera, usualmente mediante el sistema de Órdenes o Notas de Cambio, sin perjuicio que estos cambios deban formalizarse mediante la suscripción de una Modificación al Contrato, en los términos indicados en las Bases Administrativas Generales. No obstante lo anterior, en la práctica algunas bases de licitación pretenden asignar al contratista la responsabilidad de completar las carencias del proyecto proporcionado por Codelco, cuestión resistida por aquellos y que se traduce generalmente en reclamos posteriores. Esta es una mala práctica que debe eliminarse de las bases de licitación, y en especial en contratos a suma alzada. En general, este tipo de contratos, por definición, implica menores riesgos para Codelco y su aplicación se recomienda para los contratos de construcción, con ingeniería de detalles completa, o bien, contratos de ingeniería o servicios con un alcance bien acotado, que no dependa de factores que Codelco no pueda controlar y/o que el contratista no pueda evaluar adecuadamente. No se recomienda su uso cuando no existe ingeniería o especificaciones completas a nivel de detalles, ni tampoco cuando exista una alta posibilidad de mejoras o cambios. La administración de este tipo de contratos requiere de recursos orientados básicamente a la verificación de la calidad.

13.2.2 Contratos a Serie de Precios Unitarios Concepto Es un contrato basado en el acuerdo de un precio fijo, invariable y obligatorio para las partes, determinado por el oferente bajo su total responsabilidad y que se pagará a éste por cada unidad

mensurable de la obra material, trabajo o servicio que haya sido correctamente ejecutado en cada una de las partidas establecidas en el itemizado de presupuesto. El precio unitario pactado incluye todo costo que sea necesario para la correcta ejecución de la partida, los gastos generales necesarios para el cumplimiento íntegro del contrato y las utilidades del contratista. Las cantidades especificadas en el itemizado de presupuesto son de carácter provisional. El monto inicial del contrato si se indica, es de carácter provisional. Este tipo de contrato tiene algunas variantes; por ejemplo, la serie de precios unitarios con suma alzada de gastos generales y utilidades, definida en el artículo 1 de las BAG Rev. 2 como “un

contrato a serie de precios unitarios, en el cual los precios unitarios no incluyen los gastos generales ni las utilidades del contratista, por estar ellos contenidos por separado en una suma alzada fija, la cual se pagará al contratista durante el desarrollo del contrato, sea en proporción al avance efectivo de las obras materiales, trabajos o servicios contratados, o en proporción al plazo transcurrido, o en otra forma, según se señale en las bases”. Otra variante consiste en una serie de precios unitarios con utilidades incluidas y suma alzada de gastos generales, que sólo se diferencia de la

modalidad anterior en el sentido que los precios unitarios incluyen las utilidades previstas por el contratista. A diferencia de los contratos a suma alzada, en los contratos por precio unitario el monto inicial del contrato es sólo provisional, pues la suma que se pagará en definitiva resultará de multiplicar los



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precios unitarios respectivos indicados en el itemizado de presupuesto o listado de partidas, por las cantidades que realmente haya ejecutado el contratista. En consecuencia, si se ejecutan mayores cantidades que las previstas en forma provisional, el monto del contrato aumentará. Y disminuirá en el caso inverso. Por eso se dice que es un contrato pagado por cantidad. Los volúmenes de obra para calcular la oferta en este tipo de contratos son cantidades estimadas inicialmente por el cliente o dueño. Es muy importante que la estimación sea lo más aproximada posible, pues ello permitirá contar con una mejor estimación del precio real, y una mejor definición de los métodos de trabajo y de los recursos que influirán en los costos.

Riesgos asociados

- En este tipo de contratos el contratista asume el riesgo de la eficiencia y productividad de sus recursos. A mayor productividad, mayor utilidad y viceversa.

- También asume bajo su exclusiva responsabilidad el riesgo del precio indicado en su oferta para cada unidad propuesta; Por lo tanto, debe soportar la pérdida si un precio unitario se encuentra subvalorado, de la misma manera que no devuelve utilidades cuando tiene un precio excesivo.

- Por su parte, Codelco asume el riesgo de mayores costos por variación de cantidades, lo que hace incierto el precio final y, eventualmente, el plazo para terminar los trabajos.

- Debido a que este tipo de contratos se utiliza cuando no se cuenta con una ingeniería totalmente terminada, es frecuente que durante su desarrollo sea necesario incorporar cambios y/o mejoramientos, mediante Órdenes o Notas de Cambio, lo cual aumenta la incertidumbre del precio final. Por ello y, en general, este tipo de contratos es percibido como muy incierto respecto de su precio final, lo cual hace que la organización presione equivocadamente a contratar bajo suma alzada aún cuando no se tenga los altos grados de definición que esta última modalidad exige para ser realmente efectiva.

El contrato a serie de precios unitarios se recomienda para los contratos de ingeniería por disciplinas, ingenierías de perfil, de prefactibilidad (conceptual), factibilidad (básica), de movimientos de tierra, o de construcción u otros servicios en que no se tenga un alto grado de definición o certidumbre del alcance.

Asimismo, esta modalidad es muy utilizada en contratos de servicios generales, tales como contratos de mantención o alimentación. La administración de este tipo de contratos requiere de recursos orientados a la verificación y control de la calidad, de los cambios y de las cantidades.

13.2.3 Contratos a Costos Reembolsables más Honorarios

Concepto

Están definidos por el artículo 1.2 de las Bases Administrativas Generales como “un contrato en el cual el contratista toma la responsabilidad de administrar y ejecutar una obra material, trabajo o servicio dentro de un plazo acordado y sobre la base de un presupuesto estimado de común acuerdo por las partes. Por su parte, Codelco se obliga a reintegrar al contratista todo desembolso comprobado y previamente autorizado. Bajo esta modalidad, también se pactan por separado los



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honorarios por los servicios del contratista, así como algunas tarifas por gastos generales u otros gastos cuyo control y/o documentación resulte dificultoso para las partes”. Riesgos asociados

Codelco asume el mayor riesgo en este tipo de contrato, pues al rembolsar los costos efectivos demostrados por el contratista, está pagando ineficiencia, improductividad, fallas de calidad, incluso los conflictos laborales. La condición de mayor riesgo para Codelco de la obra ocurre cuando se pactan honorarios y gastos generales como porcentaje del costo.

Para disminuir el grado de perversión que puede tener esta modalidad, se acostumbra pactar los gastos generales a suma alzada, básicamente en función del plazo pactado, y los honorarios fijos. También es frecuente que se incorpore el llamado “costo meta”, bajo el cual las partes se reparten los ahorros, y sobre el cual las partes concurren al sobrecosto en proporciones predeterminadas. Cualquiera de estas herramientas de contención del costo requiere de una definición y control de alcance muy claro y objetivo, no exento de dificultades. Se recomienda sólo en casos de urgencia e incertidumbre tal que no sea posible evitarlo , por no existir información suficiente para que algún contratista se interese en contratar responsablemente bajo otra modalidad. La administración de este tipo de contratos requiere de un despliegue de recursos orientados al control del avance y a la revisión, auditoria y contención del costo. Adicionalmente, este tipo de contratos tiene también el riesgo de transformarse en un contrato de suministro de personal si el contratista no asume riesgo alguno por el servicio que presta; más aún, si el pago del mismo se efectúa en base a horas-hombre y no por los avances del servicio prestado.

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