Fundamentos de Microsoft AccessFundamentos de Microsoft Access Access es un completo programa gestor de base de Access es un completo programa gestor de base de

datos y su función primordial es almacenar datos para datos y su función primordial es almacenar datos para posteriormente extraer de ellos informaciónposteriormente extraer de ellos información

Es capaz de gestionar una gran cantidad de información Es capaz de gestionar una gran cantidad de información desde un computadordesde un computador

Permite diseñar las estructuras para almacenar la Permite diseñar las estructuras para almacenar la información y los medios para su introduccióninformación y los medios para su introducción

Access para almacenar la información utiliza una Access para almacenar la información utiliza una estructura en tablas organizadas en filas y columnas, la estructura en tablas organizadas en filas y columnas, la cual su aspecto son similares al de una hoja de calculo.cual su aspecto son similares al de una hoja de calculo.

Pero Access es algo más que un almacén de dato.Pero Access es algo más que un almacén de dato. El conjunto de todas las tablas con sus relaciones, es lo El conjunto de todas las tablas con sus relaciones, es lo

que realmente constituye la Base de Datosque realmente constituye la Base de Datos

Componentes de una Base de Datos.Componentes de una Base de Datos.

Los tres componentes básicos de una Base de Datos Los tres componentes básicos de una Base de Datos son:son:– TablaTabla: Es una colección de datos con la misma : Es una colección de datos con la misma

estructura, por ejemplo un numero de carnet, un estructura, por ejemplo un numero de carnet, un nombre, etc. En la tabla consta de un cierto numero de nombre, etc. En la tabla consta de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se gurda un dato, campos, en cada uno de los cuales se gurda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha.que puede ser numérico, alfanumérico, fecha.

– CampoCampo: Es cada una de las columnas de la Tabla y el : Es cada una de las columnas de la Tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.nombre de la columna es el nombre del campo.

– RegistroRegistro: es cada una de las filas de la tabla y esta : es cada una de las filas de la tabla y esta formado por el dato de cada uno de los de los campos formado por el dato de cada uno de los de los campos almacenados en una misma operación.almacenados en una misma operación.

Por medio de Microsoft Access, puede administrarPor medio de Microsoft Access, puede administrar toda la toda la

información desde un único archivo de base de datos. información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizarDentro del archivo, puede utilizar

Tablas para almacenar los datos.Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos

que necesita. que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un Informes para analizar o imprimir los datos con un

diseño específico. diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen. los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datosMostrar los datos en una página de acceso a datos

TablasTablasAlmacenar y administrar los datosAlmacenar y administrar los datos

Una tabla es una colección de datos sobre un tema Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. específico, como productos o proveedores.

Al usar una tabla independiente para cada tema, los Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. de entrada de datos.

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas Las tablas organizan datos en columnas (denominadas

campos) y filas (denominadas registros).campos) y filas (denominadas registros).

Crear una Base de DatosCrear una Base de Datos

Abrir Access: Pulse inicio en la Abrir Access: Pulse inicio en la barra de tareas de Windows, barra de tareas de Windows, situé el cursor en la opción situé el cursor en la opción Programa que aparece en el Programa que aparece en el Menú Inicio.Menú Inicio.En el siguiente Menú déle un En el siguiente Menú déle un clic sobre la opción Microsoft clic sobre la opción Microsoft Office y luego en Microsoft Office y luego en Microsoft AccessAccess

Inmediatamente se abre la Inmediatamente se abre la ventana de “Crear un archivo ventana de “Crear un archivo nuevo”, como se muestra a nuevo”, como se muestra a continuacióncontinuación

Se abre la ventan de Access y a la Se abre la ventan de Access y a la derecha el panel de tareasderecha el panel de tareas

En la parte de la ventana del panel En la parte de la ventana del panel de tareas y en la parte inferior se de tareas y en la parte inferior se encuentra un icono con una hoja encuentra un icono con una hoja en blanco, en blanco, haga clic en “haga clic en “Crear un Crear un archivo nuevo”archivo nuevo”..

Aparece otro cuadro de Dialogo en Aparece otro cuadro de Dialogo en el que podrá elegir entre base de el que podrá elegir entre base de dato en blanco, pagina de dato en blanco, pagina de accesos, entre otros.accesos, entre otros.

Luego clic en “Luego clic en “Base de dato en Base de dato en Blanco”Blanco” igual al lado derecho de igual al lado derecho de la Ventana, como se muestra a la Ventana, como se muestra a continuacióncontinuación

Una vez que hayas dado el Una vez que hayas dado el clic a la BD en Blanco. clic a la BD en Blanco.

Otro cuadro de dialogo en Otro cuadro de dialogo en donde Access solicita que se donde Access solicita que se guarden los documentos guarden los documentos nuevos antes de utilizarlos, por nuevos antes de utilizarlos, por defecto en la carpeta Mis defecto en la carpeta Mis Documentos, como se Documentos, como se muestra en la Figura. Así muestra en la Figura. Así Access conocerá el nombre de Access conocerá el nombre de la carpeta donde se guarda la la carpeta donde se guarda la información, la extensión mdb información, la extensión mdb sirve para identificar los doc. sirve para identificar los doc. con lo que trabaja Access con lo que trabaja Access

Luego dar un clic en la opción Luego dar un clic en la opción crear.crear.

Aparece la ventana de BD, Aparece la ventana de BD, desde la cual se generan y desde la cual se generan y utilizan los elementos de la BD utilizan los elementos de la BD que se muestra a continuaciónque se muestra a continuación

Ventana Principal de AccessVentana Principal de Access

Entorno de AccessEntorno de Access

Aquí tenemos la barra del titulo con el nombre de la Base

de Datos

Aquí la Barra de Estado

Aquí la barra de Herramienta

Barra de Menús

Seleccionemos ARCHIVO par ver los diferentes opciones

del Menú

Entorno de AccessEntorno de Access

Este Menú presenta las opciones más

usuales

Para ver todas las opciones ,hacemos clic en la flecha inferior

También tenemos menús desplegables que tienen un triangulo a la derecha y que al colocar el cursor sobre ella se

despliega un submenú

Los puntos suspensivos indican

que se abrirá un dialogo para completar la operación

Los iconos nos indican el equivalente en la barra

de herramienta

Para salir del Menú hacemos clic fuera del Menú

Para cerrar la base de datos le damos

clic a la X

Para cerrar Access le damos clic a la

X

Seleccione cada uno de los menús par ver sus diferentes opciones

Crear TablasAprenderemos a crear tablas de dos formas distintas

Crear nuevos campos dentro de la Tabla y a definir una clave principal

Hacemos clic en TABLAS

Aquí se nos presentan tres opciones

Crear una TABLA en vista Diseño: nos permite definir cada campo de la Tabla

con sus respectivas opciones

La segunda opción Crear una Tabla utilizando el Asistente, utilizara las tablas de ejemplo de Access para crear la Tabla

La tercera opción nos permite introducir directamente los valores en las columnas

sin definir los campos previamente

Crear Tablas en Vista DiseñoCrear Tablas en Vista Diseño

Seleccionemos Crear una Tabla en Vista Diseño

En este recuadro Access nos proporciona ayuda sobre que

podemos escribir en el lugar en donde nos encontremos

Aquí aparece el nombre de la tabla y Access le asigna el

nombre provisional de Tabla 1

En cada Fila tenemos la definición de un campo en la tabla

En esta columna Introduciremos los

nombres de los campos de la Tabla

En esta columna se elige el tipo de dato

En la columna de la descripción del campo es opcional, podemos

colocar un comentario

Aparecerá la Ventana de DialogoDiseño de Tabla

En este espacio en blanco se mostrarás las propiedades del campo activo cuando lo

seleccionemos