FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

10 Octubre de 2009

DEFINICION:

La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL para lograr los objetivos de una organizacin, a travs de un adecuado manejo de los recursos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, direccin y control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comn

LA ADMINISTRACION CIENTIFICAA fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las escuelas modernas de administracin:Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombre-mquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y movimientos.Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol, estableci un esquema conceptual de la administracin con base en el proceso administrativo.Escuela Psico-sociolgica (o de comportamiento humano) Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados en administracin de negocios de la Universidad de Harvard

Naci cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo resolver el problema de rotacin de personal, que se realiz con un enfoque mecanicista, en donde se descubri que los grupos informales constituyen una organizacin unida, de amistad y solidaridad.d) Enfoque sistemtico: La aplicacin de este enfoque presupone el uso de tcnicas sustentadas en sistemas de informacin que posibiliten el control de la gestin administrativa.e) Teora Z: La filosofa y valores de la administracin japonesa: Explica abiertamente su concepcin sobre polticas de persona, empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes Egos, decisiones por consenso, anlisis profundo de los problemas, entre otros.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas, diagnstico, programas y presupuestos2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de mando y procedimientos.3.- INTEGRACION: Quin y con qu se va a hacer? Personal: seleccin, contratacin, capacitacin, materiales, finanzas, compras, produccin, entre otros.4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y comunicacin.5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin, determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y retroalimentacin.

PLANEACIONDefiniciones:Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin de recursos materiales y humanos, la determinacin de mtodos y las formas de organizacin, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localizacin especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo.La planeacin es trazar un curso concreto de accin para alcanzar un objetivoPlanear es disear un mtodo para lograr una meta definidaPlanear es decidir de antemano que hacer, cmo hacerlo, cundo y quin deber llevarlo a cabo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIONRACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos.PREVISION: La planeacin es previsin del futuro.UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y administrativo y prever las consecuencias que producir su aplicacin.UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn integrados entre si y formen un todo organizado y compatible.CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso de duracin permanente.INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIONDIAGNSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin.OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo el funcionamiento de la institucin.POLITICAS: Son lneas generales de accin que guan a los miembros de una empresa.PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de accin que se considera el ms recomendable para el logro de un objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes.

PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplirn a travs de la integracin de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel. PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numricamente los resultados de una organizacin; incluye tres elementos principales.1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes concretos, valorando costos y beneficios2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con el costo.3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra los cuales se puede comparar.

ORGANIZACINDefiniciones:Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo con indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos, que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas.Organizacin es el orden que guardan los diferentes rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo, necesarios.

DIVISION DEL TRABAJOEs el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en:FUNCIONES: (generales, especficas, ejecucin, apoyo, asesora, complementarios, primarias, secundarias)ACTIVIDADES: (genricas, especficas)OPERACIONES: (fsicas, mentales)

FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos.

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.

ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una institucin, relaciones de mando, niveles jerrquicos, procesos a su cargo, tramos de control, equipos de administracin y mbito de aplicacin.

MANUALESSon las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.Se clasifican en:Manuales de OperacinManuales de OrganizacinManuales de Procedimientos

INTEGRACIONEn el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la estructuracin y otra que es la actuacin en si, en la primera tenemos la planeacin y la organizacin, en la segunda, la integracin, la direccin y el control.La integracin es el punto de contacto entre la parte esttica y la parte dinmica del proceso administrativo.Definicin:Integracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeacin y la organizacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organizacin.

TIPOS DE INTEGRACION

DE PERSONAL

ReclutamientoSeleccin y contratacinInduccinCapacitacinDesarrolloCarrera institucionalB) DE MATERIALES

FinanzasComprasProduccinMantenimientoComercializacin o prestacin de servicios

DIRECCIONLa eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores.

Definicin:Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realizacin de sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCIONAlgunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIONCOORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales.IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto ms se impersonalice la orden, ser mejor obedecida.RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams saltarlos sin razn.RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resuelvan lo ms pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica- Puede ser temporal o ilimitada- Puede ser individual o colectiva- Aumenta la eficacia administrativa- Favorece la especializacin- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad

MANDOSi la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.El poder mandar, incluye tres elementos:Determinar lo que debe hacerseEstablecer como debe hacersePropiciar y vigilar que lo que debe hacerse se hagaAlgunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecucin la tercera.

La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.El proceso de la toma de decisiones es como sigue:- Diagnosticar el problema: Definir el problema- Definir las alternativas ms adecuadas- Analizar las alternativas y compararlas- Seleccionar la alternativa ms conveniente

PRINCIPIOS DE SUPERVISIONEl concepto actual de la supervisin, supone un mbito de responsabilidad ms amplio y complejo que el de la administracin tradicional basada nicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que adems ubica como fundamental la satisfaccin del usuario y el desarrollo personal.- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la organizacin- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje- Aceptacin del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

CONTROLLa etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

Definicin: Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las polticas administrativas.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estndares de ejecucinDefine el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograrLa administracin enfocada a procesos se basa en mejorar procesos ms que en perfeccionar funcionesCon este enfoque se marcan estndares que comprenden sistemas, procedimientos, mtodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras que deben formar parte de un sistema de calidad2.- Medicin de la ejecucin real en relacin con los estndares establecidosRequiere que la informacin sea procesada, interpretada y comparada con los estndares de ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la ejecucin real.3.- Aplicacin de la accin correctivaRequiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviacin

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos- Interpretacin de los resultados- Elaboracin de reporte de resultados- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluacin de resultadosComparacin de los resultados con lo planeadoDeterminacin de las causas de desviacinRetroalimentacin

INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin, conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados.

Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace coincidir en su forma y tamao.CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificacin.CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIASon los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumplimiento de las metas en un perodo determinadoINDICADORES DE PRODUCTIVIDADSe utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecucin de una meta o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo. La productividad puede medirse en funcin de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El indicador se seleccionar en funcin del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.INDICADORES DE CALIDADLos indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, manifiestan el grado de satisfaccin de las expectativas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y solucin a quejas, satisfaccin por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario