Fundació iBit.

Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de projectes a l’administració pública

Xisco Tous Coordinador Àrea de Salut

Fundació iBit xisco@ibit.org

Contingut -  Fundació iBit -  Introducció

-  La necessitat de gestionar -  Tipus de coneixements -  Avantatges

-  Experiència de l’iBit -  Necessitat -  Sol·lució -  Projecte -  Resultats

Fundació iBit

Fundació iBit

•  Organisme d’investigació. Anàlisi, promoció i desenvolupament de les TIC

•  Promoció de les TIC entre els ciutadans, les empreses i les administracions

•  Tasca desenvolupada a través de projectes en col·laboració i cofinançats

www.ibit.org

Introducció

Introducció

La necessitat de gestionar. -  Marcar estratègia i objectius -  Controlar cost i temps -  Administrar recursos -  Assegurar la qualitat -  Comunicar -  Etc...

Artesà

Persona que exercita la seva habilitat per fer certes coses.

Enginyer

Professional que aplica els seus coneixements tècnics per dissenyar un objecte i en dirigeix i en controla la seva construcció.

Arquitecte

Professional que dissenya els plans per fer els edificis i en dirigeix i en controla la seva construcció.

Objectiu comú

Diferència

•  Artesà treballa sol. Executa tot el procés des de l’inici fins al final.

•  Enginyer dirigeix un equip que és l’encarregat d’executar el procés. Això implica gestió i coordinació.

Àrees de coneixement

•  Coneixement tècnic i científic en diferents àmbits: – Arquitectura –  Industrial – Telecomunicacions – Aeronàutica –  Informàtica – Electrònica – Etc...

Àrees de coneixement

•  Coneixements de gestió: – Abast – Temps – Cost – Qualitat – RRHH – Comunicació – Risc – Adquisicions

Àrees de coneixement

•  La combinació dels coneixements tècnics amb els de gestió ens permetràn: – Què s’ha de fer? – Com? – Quan es farà? – Qui? – Comunicar-ho a l’equip –  ...

Avantatges Disposam d’un mètode formal per avaluar el

projecte. •  Com anam? •  El cap de projecte s’en ha anat •  Necessitem més gent •  Necessitem comprar .... •  Vull resultats ja !!! •  Però, això no havia de fer ...? •  ...

Experiència iBit

•  Necessitat. •  Com vam començar. •  Implicació de la direcció. •  La metodologia. •  El procés d’implantació. •  Resultats.

Necessitat

•  Alinear l’activitat amb l’estratègia •  Documentar el coneixement •  Homogeneïtzar la forma de gestionar •  Reduir la corba d’aprenentatge de nous

treballadors •  Justificar el paper de cada un dels

treballadors d’iBit

Sol·lució

Projecte és un esforç temporal per crear un producte, servei o resultat únic.

Tota activitat realitzada per un treballador d’iBit ha d’estar emmarcada dins un projecte.

Els projectes s’han d’alinear amb l’estratègia de l’empresa.

Els projectes s’han de documentar (p.v. tècnic i gestió).

Com vam començar?

•  Convèncer a l’organització de la necessitat.

•  Triar un marc de referència. PMBOK. •  Formar un grup que liderarà el procés de

canvi. •  Contractar a un expert per que ens ajudi. •  Definir un projecte.

Implicar a la direcció

Projecte F1. Anàlisi de l’estat actual. Detectar coses per

aprofitar i mancançes. F2. Definir el nou marc. F3. Adaptar els procediments actuals i

elaborar-ne de nous. F4. Construir documentació de suport a la nova

metodologia. F5. Formar al personal. F6. Implantar.

F1. Anàlisi de l’estat actual

Empresa pública que sustenta la seva activitat executant projectes guanyats a convocatòries de finançament competitiu o encomanes de gestió.

En els inicis el tipus de feina que acceptavem no era tan important, ara sí.

El dèficit generat s’assumia anualment.

F1. Anàlisi de l’estat actual

•  Punts forts •  Alguns caps de projecte son enginyers. Certa

formació en gestió. •  Equips estàtics. •  Llei de contractació pública. •  Pressupost dels projectes acotat. •  Temps acotat. •  Ben valorats pels nostres clients.

F1. Anàlisi de l’estat actual

•  Punts dèbils •  Gran part de la plantilla amb titulació mitja. •  No control d’imputació d’esforç. •  Manca de coordinació entre administració i els equips

tècnics pel que fa a costos imputats als projectes. •  Comunicació no planificada. •  Part de l’activitat cau fora dels projectes. •  Gestió no documentada. •  No uniformitat. •  Falta de procediments documetats. •  Etc...

F2. Definir el nou marc •  Basat en PMBOK. •  Per a tota l’activitat de la Fundació. •  Per a tot el cicle de vida del projecte.

•  Proposta •  Inici •  Planificació •  Execució •  Monitorització i control •  Tancament

•  Amb el suport d’eines informàtiques

Suport informàtic

•  Gestor documental Alfresco

Suport informàtic

•  Estructura de carpetes – PROGRAMA

•  PROJECTE – GESTIO

»  Acta inici »  Acta tancament »  ADQUISICIONS »  SEGUIMENT »  JUSTIFICACIO

–  ENTREGABLES »  EDT 1 »  EDT 2

Suport informàtic

•  OpenProj. Seguiment. No funciona bé. •  Microsoft Project. No disposavem de

llicències ni recursos.

•  No tenim eina de seguiment. –  Imputació d’hores. – Valor Guanyat. –  ...

Suport informàtic

•  Open PMIS – Aplicatiu WEB. – Pretén donar solució integral a tot. –  Incorpora quadre de comandament.

F3. Procediments Cuadro 3-1. Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la

dirección de proyectos

Licensed To: Monica Talledo Jimenez PMI MemberID: 1352929This copy is a PMI Member benefit, not for distribution, sale, or reproduction.

Inici Acta inici Planificació esforços

Planificació Pla de projectes Planificació de les comunicacions Planificació requisits sistemes

Seguiment Acta de seguiment

Tancament Acta de tancament

Execució Metodologia especifica per cada projecte Normativa pública de contractació de personal Llei de contractació pública

F4. Documentació de suport

•  Procediments documentats. •  Plantilles.

F5. Formació

•  Formació als caps de projecte. •  Interna.

F5. Implantar

•  Directrius clares des de direcció. – Utilitzar la nova metodologia. –  Implantació gradual. – Eines Open.

•  Les eines informàtiques no arriben a temps. –  Inici manual i Open Proj –  Implantació del gestor documental – Desenvolupament de PMIS (1 any)

Resultats •  El procés d’implantació no s’ha arribat a

completar. Ens hem quedat a la meitat de la primera passa.

•  El software no s’ha acabat de desenvolupar. No podem fer seguiment quantitatiu de temps i cost.

•  Alguns no han acabat d’entendre la filosofia. •  S’ha confós operativa amb projectes. •  El tractament de les propostes no és el

correcte.

Resultats •  No hem aconseguit tot el que volíem però hem avançat molt. •  Tots els projectes tenen un abast, una data d’inici, una data de fi, un

pressupost i un equip de treball assignat. •  Tenim un mètode per controlar l’estratègia, els projectes estan

aprovats per direcció. Podem alinear l’activitat amb l’estratègia. •  Tenim tota la informació centralitzada i ordenada d’una forma comú i

coneguda per tothom. Documentam el coneixement. •  Disposem de procediments de gestió. Reduïm la corba

d’aprenentatge i homogeneïtzam la gestió. •  Tot el personal està assignat a un projecte. El seu paper està

justificat.

Moltes gràcies

Xisco Tous Coordinador Àrea de Salut

Fundació iBit xisco@ibit.org