Fridays Seminars10 x 10Multiplica tu productividad implicando al equipo

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¿Productividad?- Es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos (Wikipedia).

- No confundir con producción.

Beneficios

ReducciónCostes

Aumento Beneficios

Ahorro Tiempo

Reducción Tiempo entrega

Incremento satisfacción

personal y equipo

La productividad en equipo empieza por uno mismo.

Consejo

1No es cuestión de trabajar más sino de saber trabajar mejor

¿Cómo?-Evita multitareas. 3 veces + eficiente monotasking.-Póngame un kilo de pomodoro por favor.-Domina tu email-Evita las interrupciones-Imprevistos vs urgencias-Optimiza las reuniones-Conviértete en un knowledge worker!!!-Lee a los que realmente saben: albertopena.com

Recuerda…-Estar ocupado no implica ser productivo!!!

Consejo

2Ponga un Pomodoro en su vida.

Pomodoro- Crear lista de tareas- Decidir la tarea a realizar- Poner el pomodoro a 25 minutos- Trabajar en tarea hasta que el reloj suene- Pausa 5 minutos-Cada cuatro "pomodoros“, pausa más larga (15-20 minutos)

Consejo

3Cuidado. El email siempre acecha. Domínalo!!!

Email - Errores

Y un largo etc….

- Comprobamos de forma impulsiva y compulsiva. Interrupciones.- Abierto “en segundo plano” o aviso al móvil. Provoca Multitarea.- Acumulamos mensajes en bandeja de entrada sin decidir qué hacer con ellos. Relectura constante.

-Recibimos indistintamente mensajes personales y profesionales. Falta de organización.-Escribimos emails demasiado largos. Información irrelevante.-Redactamos mal el Asunto. Obligando lectura total.-Comunicamos urgencias. El email no es urgente.

Email - Soluciones

- Cuando revises el email, ¡¡¡evita cualquier otra distracción!!!

- Desactivar avisos a móvil o en segundo plano.- Fijar horas para revisar email.- ¿Contestar < 1 minuto? HAZLO ¿Contestar > 1 minuto? Apúntalo como tarea y archívalo. ¿Delegar? Reenvíalo- Crea cuentas personales y profesionales. Aplica filtros.- Al escribir, sintetiza. Sé directo.

- Define un asunto que resuma el mensaje y su importancia.

- No mandes ni esperes respuestas urgentes.

Consejo

4Evita las interrupciones!!!

“Disculpa, ¿estabas concentrado?”

Interrupciones- Quitan el tiempo para hacer tareas.

- Promueven multitarea al traer nuevas tareas.

- Interrumpen concentración. Hasta 15 minutos para recuperarla!!!

- Fomentan los errores tras “perder el hilo”

- Efecto multíplicamente negativo para el equipo

Interrupciones NecesariasInterrupciones que no pueden, por su urgencia, ser enviadas por email o comentadas en el próximo descanso:

- “Estoy bloqueado en una tarea y necesito ayuda para continuar.”

- “Llamada de cliente con avería / fallo que requiere acción inmediata.”

Interrupciones Innecesarias- Después de volver del baño, comento el partido de ayer- Leo un email de un cliente importante que quiere un cambio para el mes que viene y aviso de inmediato a los implicados.

- Como jefe, necesito controlar qué están haciendo mis operarios y les pregunto varias veces al día.

- Recibo por email el último vídeo de la Elsa Pataky y suelto fuerte exclamación.

Interrupciones Innecesarias

-¿Es tan urgente que no lo puedo enviar por email?-¿Puedo esperar a la próxima parada para el café?

- Identifica concentración con señales externas (cascos, pomodoro)

Análisis:

Acciones:

- Establecer momentos para la charla (café, paseo,..)- Establecer horarios para minireuniones- Agrupa varias consultas en una

¿Y las interrupciones externas?- Concentra las tareas de más concentración en momentos de menos actividad (primera hora, por la tarde,…)

- Si es posible, desconectar móvil para recuperar posteriormente llamadas perdidas.

- Anticipar potenciales llamadas programando las llamadas / reuniones.

-Procura que sea lo más breve posible. Cuanto más dura la interrupción, Más daño hace.

Consejo

5¿Es urgente o es un imprevisto? Diferéncialos.

“¿Es para hoy? Ah vale, pensaba que era urgente.”

Imprevistos vs Urgencias

- Imprevisto: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer próximamente.- Urgencia: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer ya.

- Enfría tus emociones y analiza si es realmente urgente.

Definición:

Acciones:

- ¿Qué margen de tiempo tengo realmente?- Si es un imprevisto, reajusta tu plan de trabajo.- Si es urgente, hazlo.

Consejo

6¿Reuniones? Las justas!!!

“¿Y si hacemos una reunión para preparar la próxima reunión?”

Reuniones - Errores

- Demasiada “reunionitis”

- Objetivo y orden del día no definido- La conversación deriva- Duran demasiado- Material no preparado- Distracciones (móviles)

- Sin concretar próximas acciones

Reuniones - Soluciones

- Involucran a x personas, x tiempo que no serán productivos.

Recuerda:

- Mientras te reúnes, no haces; mientras te reúnes, no consigues

- Define tiempo de duración- Previamente, informa del motivo y orden del día a los asistentes- Prepara bien todo el material a presentar- Sigue escrupulosamente el orden del día- Móviles apagados!!!- Concreta acciones a realizar. “¿Todos tenemos claro lo que tenemos que hacer?”

- Evalúa si es realmente necesaria

Consejo

7No eres el único de tu equipo, pero en tu equipo eres único. (Dr. Gregory House)

Motivación - Errores- “Esto se hace así porque yo lo digo”- Tratar a las personas como “recursos”- Falta de cordialidad y respeto- Pensar que con compensación económica se compensa cualquier cosa

- No informar de los objetivos a cumplir

Motivación - Soluciones- El jefe es una pieza más del equipo, no el centro de todo

- No traspasar preocupaciones al equipo. - Educación y respeto. Gracias y por favor.- Celebra fiestas / comidas para fortalecer la relación de equipo.

-Informar del qué espera de ti la empresa y qué te ofrece.- Escuchar y compartir ideas con todo el equipo

- Reconoce en voz alta los logros del equipo

Consejo

8¿Trabajas en equipo para la creación de proyectos? Apadrina un Scrum!!!

Metodologías ágiles: Scrum

Daily Planning

- Máx. 5 min.- ¿Qué hiciste ayer?- ¿Qué vas a hacer hoy?- ¿Hay algo que lo impida?

BurnDown

Retrospectiva

¿Qué ha ido bien?¿Qué debemos mejorar?

NO ES UNA CAZA DE BRUJAS!!!

Beneficios

- Mayor productividad- Cumplimiento expectativas- Flexibilidad a cambios- Reducción Time To Market- Maximiza ROI gracias a priorización prestaciones. - Reducción riesgos evaluando avance proyecto.

Consejo 9Tu empresa tiene que ser profesional, no seria.

http://www.youtube.com/v/VR71iRkBpOs

“Somos conscientes que para lograr nuestra meta necesitamos un equipo de personas amables e íntegras, que transmitan alegría”.

- Un día al año, la dirección sirve a los operarios.- 1 Fisioterapeuta visita semanalmente para realizar ejercicios.- Realizan una fiesta al final de temporada.- Solicitaron voluntarios para limpieza hotel y se apuntaron todos.

Consejo

10Piensa en positivo y busca siempre la mejora continua

“Si es difícil lo hacemos enseguida,Si es imposible tardaremos un poco.”

GraciasSantiago Barro CaulesBinary Menorca S.L.Desarrollo de software

email: santiagobarro@binarymenorca.comTwitter: @tiagobarro

Nota: Muchas gracias a Alberto Penapor permitir indicar muchos de sus fantásticos

consejos en esta presentación. albertopena.com