METODOLOGIA DE PROYECTOS

EDI

FACTIBILIDADDisponibilidad de los recursos útiles para realizar los

objetivos o metas planteadas. Se basa o se orienta hacia un proyecto.

COMPROMISO DE ALTA DIRECCION

La alta dirección debe tener obligación y responsabilidad con el sistema de gestión de calidad y su mejora

continua en lo que se refiere a informar a la organización la importancia del cumplimiento de los requisitos,

establecer su política de calidad, establecer objetivos de calidad, verificar el sistema de calidad y proporcionar los

recursos adecuados.

CREACIÓN DE UN EQUIPO RESPONSABLE

Formar un equipo de trabajo interno y asignar un líder del equipo para que al mismo tiempo, éste elija un conjunto de personas de las áreas que se incluyen.

EVALUACION OPERACIONAL

• PROCESOS INTERNOS ACTUALES.- Se debe evaluar los procedimientos operacionales que maneja la empresa.

• PROCESOS INTERNOS CON EDI.- Se debe hacer un modelo de cómo se procesará la información dentro de EDI, enfocándose al mejoramiento de los flujos de información, rediseño de procesos existentes, minimizar capturas manuales y estimación de costos respectivos. 

• SOCIOS DE NEGOCIO.- Se seleccionará a las empresas o personas

que participaran en el proyecto, y tendrán las responsabilidad de ejecutar la misma estrategia de trabajo en su empresa y conocer muy bien el tema para llevarlo a cabo con éxito.

CONTRATOS

• ACUERDO DE INTERCAMBIO.- Útil para identificar razones sociales de compañías involucradas, el compromiso de establecer y usar el intercambio electrónico de documentos e imponer la misma situación jurídica a transacciones electrónicas basadas en documentos de papel. Debe contener: estándar a utilizar, identificación de las partes, plan de período de prueba y plan para operaciones diarias.

• PROVEEDOR DE SERVICIO EDI.- Antes de contratar a un proveedor se debe evaluar: inter conectividad, servicio, estándares de mensajes, seguridad y respaldo.

CAPACITACIÓN

• Es el entrenamiento interno que se les da a las personas de cada área incluida, para que estén informados sobre las nuevas obligaciones que tendrán al empezar a usar el Comercio Electrónico, sin demoras para que el proyecto pueda ejecutarse rápidamente.

PRUEBAS PILOTO

• Debe cubrir cantidades de datos altos y bajos, representación de caracteres, buenas condiciones de datos, comunicaciones y recuperación de errores. El proceso normal (sobre papel) se hará paralelamente hasta que los participantes estén seguros de que no existe ninguna falla. Es importante darle seguimiento organizando juntas cada cierto tiempo entre los socios comerciales, para verificar qué avances se tienen y qué percances han surgido.

IMPLANTACIÓN DE EDI

• Después de haber llevado a cabo las pruebas piloto, se deberá implementar la nueva forma de intercambiar documentos y reemplazar el proceso en papel.

• PUBLICACIÓN Y PROMOCIÓN DE RESULTADOS

• Una vez terminada la prueba piloto, se deberán informar los resultados de la misma por medio de boletines, presentaciones, etc., para enseñar los beneficios y la manera en que EDI ayuda a mejorar las funciones de negocios.

EXPANSIÓN DE USO

• Después del éxito de la implementación, es recomendable invitar a más empresas a participar en la transmisión de mensajes electrónicos. Dichas empresas deberán tener la infraestructura para hacerlo y ser responsables para con el proyecto.

ORGANIGRAMA

Alineación y Sincronización de Información

   

Alineación de datos conjunto de herramientas, recursos, infraestructura y procesos por medio de los cuales los socios comerciales unifican los datos de sus productos con el fin de mantener la consistencia de los mismos al interior y exterior de de las organizaciones.  Sincronización de información proceso mediante el cual los socios comerciales intercambian información vinculada a sus productos con el fin de tenerlos actualizados, asegurando su utilidad en los procesos de la cadena de suministro.

El modelo de Alineación y Sincronización de Información es, en consecuencia, el intercambio de datos maestros o información comercial estandarizada de una forma oportuna, directa y automática, que no es alterada durante el intercambio.

Alinear y sincronizar datos es un proceso estratégico que debe ser continuo.

ADMINISTRACION Y MANEJO DE ORDENES DE COMPRA

• Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas.

• Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial.

PROCESO COMERCIAL

ENTREGA Y RECEPCION DE MERCANCIAS

• Los agentes de la cadena de suministro (fabricantes, distribuidores y operadores de transporte/transportistas) intercambian un flujo intenso de información y de mercancías, cuya eficiencia se manifiesta en la coordinación de ambos flujos que permita la agilidad y la ausencia de errores en los mismos

• Con la puesta en marcha de mejores prácticas que permitan cubrir las necesidades del consumidor, a partir de las oportunidades operativas que surgen de la sincronización e integración, ágil y fiable, a lo largo de toda la Cadena de Suministro, de los Flujos de Información y de Mercancías desde la Demanda, real del consumidor, hasta la Oferta.