FRANCISCO JAVIER MANCHA. Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo...

FRANCISCO JAVIER MANCHA

• Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño.

• Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño.

• Como dice el dicho:

“No se puede mejorar lo que no se mide”

•Una premisa básica sobre el desempeño…

• El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional.

• ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA?

» ¿Los beneficiarios están satisfechos?» ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los

programas de gobierno?» ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y

servicios?» ¿Se es eficiente en el uso de los recursos?

•¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público?

Desempeño del gobierno

•Axioma: “No midas lo que no se pueda medir o no usarás”

• La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas.

• El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc.

• Aquí lo más importante es responderse la pregunta:

“Necesito información relacionada con el desempeño para…”

•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental

Objetivos de

Políticas

Ejecución de

Programas

EficienciaOperativa

Eficienciaen el uso de los

recursos

Desempeño del Gobierno

Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor diseñada para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.


Administración de Gobernados

Establecer el Enfoque de Gobierno

Utilizar Presupuestos Estratégicos

Elaboración de políticas

Cumplimiento de Políticas

Análisis de las Politicas

Fortalecer el Desarrollo de las Políticas

Ejecutar las Políticas

Fortalecer la Planeación Estratégica

Enlace, Interacción y

Conexión de las Políticas

Planeación Estratégica

Medición Estratégica del

Desempeño

Administración de la Entidad

Formulación del Presupuesto

Desempeño Basado en el Presupuesto

Segmentación de la Población

Administración de las Relaciones

ResponsabilidadEstrategiaPolitica

Objetivos de

Políticas


Servicios, Productos e

Ingresos

Administración de Costos

Administración de los Costos

de los Programas

Optimizar los Ingresos de

los Programas

Alinear las Metas de los Programas

con la Misión

Ingresos e Impuestos

Plan de Negocios

Alianzas Estratégicas

Eficiencia Efectividad

Mejorar el Impacto de

los Programas

Productos y Servicios

Innovación de los Programas

Desempeño de los Programas

Aumentar la Satisfacción

de la Población

Medición de las Necesidades y Satisfacción

Administración de las

Expectativas

Ejecución de

Programas


Mejorar el Proceso de Procuración

Maximizar la Procuración Estratégicas

Compras Análisis de las Fuentes

Alianzas con Proveedores

Compras Administración Financiera

Mejorar la Administración

Financiera

Administración del Riesgo

Ejecución del Presupuesto

Mejorar la Información Financiera

Contabilidad e Informes

Contraloría y Rendición de

Cuentas

Tecnología

Administración Estratégica de TI

Administración Operativa de TI

Arquitectura de la Entidad

Crear TI de Valor

Comprender el Valor de TI

Administración del Programa de

TI

EficienciaOperativa


Pago y Clasificación

Reclutamiento y Despliegue de la Fuerza

Laboral

Prioridades de Negocio

Mejorar la Estrategia

Reclutamiento y Administración

del Talento

Administración del Desempeño

Capital Humano

Administración del

Conocimiento y Aprendizaje

Activos Fijos

Optimizar la Propiedad y

los Inventarios de

la Entidad

Bienes RaícesPropiedad IntelectualEquipo Inventario

Activos Financieros

Mejorar la Administración de los Activos

Financieros

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Préstamos y Donaciones Adquiridos

Eficienciaen el uso de los

recursos

•¿Qué es la medición del desempeño?

La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo:

• Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios.

• Ahorrar costos a los gobernados.

•Una vista general del proceso de medición del desempeño

1. Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño “como está”

2. Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño

3. Determinar la brecha entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño

4. Rastrear el progreso 5. Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de

desempeño de otras entidades similares vs los propios6. Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites

predeterminados7. Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas8. Mejorar la planeación para el futuro

¿Qué son los Indicadores de Desempeño?

Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio.

Características

• Objetivo

• Cuantificable

• Verificable

• Que agregue valor al proceso de toma de decisiones

• Comunicados y divulgados

• Establecidos en consenso

• Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron

En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno:

Nombre

Número

Siglas

Unidad Administrativa Responsable

Objetivo de la unidad administrativa responsable

Objetivo

Descripción

•Requisitos de los Indicadores

Fórmula

Variables que componen la fórmula

Fuentes de datos

Periodicidad

Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control

Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público


Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico

Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador

Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos

Definiciones del indicador

Abreviaturas a utilizar

Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial.


Indicadores (Corporativos)

Indicadores(Gerenciales)

Indicadores(Operacionales)

GobernadorPresidente

Secretarios de Gobierno o Directores Generales

Directores de Área

Eficien

ciaEfica

cia

Efectividad

•Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental

Se compara vs:

• Calidad de Gestión de años anteriores

• Gestión de Instituciones Similares

• Presupuesto Programado

En el enfoque se analizará :

• Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas

• Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas

• Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)

A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante

Admón. y finanzas

Ejecución presupuestal y censo de población Mensual %

Ingresos por impuestos /Número de habitantes

Determinar la contribución impositiva por habitante

Recaudación impositiva por habitante

A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso

Admón. y finanzas

Ejecución presupuestal y censo de población Anual %

Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes

Cuantificar el nivel de ingresos per-capita percibidos

Ingresos por habitante

Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal

Admón. y finanzas

Ejecución presupuestal Mensual %

Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos

Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo

Eficiencia presupuestal - Global

Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos

Admón. y finanzas


(Egresos ejecutados/Egresos presupuestados)*100


Eficiencia presupuestal - Egresos

Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos

Admón. y finanzas


(Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados)*100


Eficiencia presupuestal - Ingresos

SIGNIFICADO

UNIDAD RESPONSABLE

DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

PERIODO DE

MEDICIÓN

UNIDAD DE

MEDIDAFÓRMULA DE

CÁLCULOOBJETIVO NOMBRE

•Ejemplos de Indicadores

Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios

Obras públicas/ CatastroCatastro Anual %

(Superficie registrada / Superficie total) *100

Analizar la superficie registrada por catastro

Cobertura catastral

A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos

Planificación/Obras/ Ingeniería municipal

Plan operativo anual e información de otros organismos Mensual %

(Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100

Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles

Participación ciudadana

Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos

Plan operativo anual

Plan operativo anual Mensual %

(Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados)*100

Medir la capacidad de ejecución de proyectos

Capacidad de ejecución de proyectos

A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante

Admón. y finanzas

Ejecución presupuestal/Censo de poblaciónMensual %

Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total

Medir la inversión de infraestructura por habitante

Inversión en infraestructura por habitante

Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente

Admón. y finanzas


Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados

Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado

Equilibrio financiero

SIGNIFICADO

UNIDAD RESPONSABLE

DEL INDICADOR

FUENTE DE INFORMACIÓN

PERIODO DE

MEDICIÓN

UNIDAD DE

MEDIDAFÓRMULA DE

CÁLCULOOBJETIVO NOMBRE

•Ejemplos de Indicadores

MÓ

DU

LO

S

Gente

FRENTES

Procesos

Normatividad

Tecnología

FASES

Actividades Preliminares

Planear y Dimensiona

r el Proyecto

Diagnóstico

y Evaluación

Diseño y Evaluación de

SolucionesImplementar Soluciones Probar

Administración

Del Proyecto

Seguimiento

MÓ

DU

LO

S

Gente

FRENTES

Procesos

Normatividad

Tecnología

FASES

Actividades Preliminares

Planear y

Dimensionar

el Proyec

to

Diagnósti

co y

Evaluación

Diseño y Evaluación

de Soluciones

Implementar

Soluciones

Comprender Leyes y Reglamentos

Análisis del Marco Legal y Normativo

Modificaciones al Marco Normativo

Presupuesto Preliminar

Planeación del Proyecto

Presupuesto Ajustado

Probar

Identificación del Equipo de Trabajo

Comprender mecanismos de

medición del Desempeño del

Personal

Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control

Diseño de Indic. de Desempeño del Personal

Diseño de Mecanismos de

Medición del Desempeño

Implem. Mec. e Indicadores de

Medición

Entrenamiento sobre Mecanismos de

Medición

Evaluaciones al personal

Organizar y Entrenar el Equipo de

Trabajo

Asignación de Actividades al

Equipo de Trabajo

Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan

de Gobierno y Programas de la

Entidad

Comprender los Procesos en las Áreas de Valor

Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del

Desempeño

Determinar Importancia

Relativa Planeada

Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas

Diseño de Controles para

Mitigar Riesgos y Brechas de

Gestión

Implementar de Controles para

Mitigar Riesgos y Brechas de

Gestión

Evaluación de Satisfacción de

Usuarios

Auditoría de Gestión

Certificaciones

Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño

de la Admón.

Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia

Análisis FODA

Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño-Entidad y Progr.

Identificar Herramientas del

Soporte de Medición

Impl. Políticas para la Medición

de la Gestión

Comprender la Tecnología de

Soporte de Procesos

Ident. Req. Funcionalidad

Selecc. Solución Tecnológica

Implementar Solución

Tecnológica

Pruebas y Remediación

Auditoría Post-Implementación

Soporte y Mantenimiento

Evaluaciones de la satisfacción al

personal

Administración

Del Proyecto

Seguimiento

Promover y llevar a cabo las Reformas

Realizar Pruebas a Controles y

HerramientasRemediar

Desviaciones

Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias,

Políticas y Responsabilidad

Ident. Activ. De Control para los Impulsores de

Gobierno

Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad

Información y Comunicación

Identificar los Req. de Información

Impl. Mec. de Medición de

GestiónImpl. Indicadores

de Medición

Implementar Herramientas de

Soporte

Programa de Monitoreo

Administración del Cambio

Encuestas de satisfacción de los usuarios y del

personal

•Balanced Scorecard (BSC)

Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.

Visión, Misión y

Estrategia

Visión, Misión y

Estrategia

La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos

La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos

La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad,

¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados?

La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad,

¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados?

La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo

La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo

La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados

La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados

•Perspectivas estratégicas del BSC

•Relación Causa-Efecto de la Estrategia

Habilidades de los

funcionarios

Calidad en los procesos internos

Tiempo de desarrollo de los

procesos

Resultado Social

Formación, Aprendizaje y Crecimiento

Procesos Internos

Gobernados / Usuarios

Finanzas

Conocimiento de los

funcionarios

Capacidad de crear

conocimiento nuevo

Aplicación tecnológica

Acreditación de los procesos

Satisfacción de los gobernados

Pertinencia del servicio

Valor agregado social

Fidelidad de los gobernados

Acreditación social

•Marco Conceptual

La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en:

• Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad

• Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y

• Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

•Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión

• Eficacia en el logro de los objetivos y metas

• Eficiencia en el manejo de los recursos

• Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios

• Calidad en la información financiera

• Cumplimiento Regulatorio

• Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios

• Calidad o nivel de servicio

• Impacto en los ciudadanos

Enfoque de la auditoría de

gestión

RESULTADOS

Satisfacción de los

beneficiarios del bien o

servicio

OPERACIONES

Programas, Procesos

y Actividades

llevados a cabo

PRODUCT

OS

Bien

es y

Serv

icio

s

RECU

RSO

S

Hum

anos,

Fin

anci

eros,

Tecn

oló

gic

os

y Fís

icos

Examen de Controles y

Procedimientos de la

Administración

Evaluación del Uso Eficiente de

los Recursos

Evaluación del Logro de

Objetivos y Metas

Análisis de Controles y

Procedimientos de la

Administración

Eficiencia y Economía

Eficacia

•Enfoque de la Auditoría de Gestión

•Componentes de la Estructura del Control Interno

UNIDAD A

UNIDAD B

UNIDAD C

UNIDAD D

ESTRATEGIA

OPERACIONES

INFORM

ACIÓN

CUMPLI

MIE

NTO

AMBIENTE INTERNO

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

EVALUACIÓN DE RIESGOS

RESPUESTA A LOS RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

MONITOREO

•Mapa de Riesgos

Posibilidad de Ocurrencia

Imp

ort

an

cia

Alto

Bajo

Bajo

Riesgo AltoRiesgo MedioRiesgo Bajo

1

3

4

2

5 6

7

Exposición = Riesgo- Control (E=R-C)

ExposiciónAceptable

Precaución Exposicióninaceptable

•Clasificación del Control Gerencial

Controles de Actividades del

Programa

Controles de Cumplimiento

Controles para la Protección de

Recursos

Controles de Confiabilidad de la

Información

El manejo de los indicadores de desempeño no es otra cosa sino una “rendición de cuentas” a la ciudadanía.....es medir lo que se hace....es programar lo que se hizo.....ES MEJORAR LA

FUNCIÓN DE GOBIERNO.

A PARTIR DE LAS BASES ANTERIORES, SE SUGIERE LA SIGUIENTE ESTRATEGIA CON LOS

MODELOS DE INDICADORES:

1. INDICADORES DE COBERTURA / EFICIENCIA2. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD3. INDICADORES DE IMPACTO SOCIAL4. INDICADORES COMPUESTOS

….PERO ESE ES …OTRO TEMA

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