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capítulo 12

Fórmulas y Funciones



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fórmulas y funciones

12.1 Operadores matemáticos

En este capítulo explicaremos las capacidades matemáticas que ofrece Excel para ayudarle en su día a día. Antes de aprender a escribir fórmulas, sin embargo, es de vital importancia conocer los operadores matemáticos que pasamos a detallar: + Sumar- Restar* Multiplicar/ Dividir^ Potencia^(1/x) Raíz() Paréntesis1 .

Prioridad de operaciones

Llegará un momento en el que querrá encadenar operaciones en una misma celda, como por ejemplo duplicar el número 5 y al resultado sumarle 3. En este caso, escribiría 5*2+3 y automáticamente Excel le ofrecería el resultado (en este caso 13).

Sin embargo, se puede encontrar casos en los que el resultado que salga no sea el esperado. Por ejemplo, si quiere sumar 5 y 3 y duplicar su resultado, no podrá escribir directamente 5+3*2 porque se encontrará que en vez de dar 16, el resultado que obtendrá de Excel es 11. Esto se debe a lo que en matemáticas se llama “Prioridad de operaciones” y que se basa en que el orden de lectura no es el orden de ejecución de las operaciones.

1 El paréntesis, aunque no realiza ninguna operación por sí mismo, es de vital importancia para la priorización de operaciones y por ello es considerado un operador.

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El ordenador siempre hará las operaciones en el siguiente orden:

() Operaciones que se encuentran dentro de un paréntesis.

^(1/x) Raíz del número (importante poner el paréntesis porque sino Excel entenderá el número elevado a 1 dividido por el exponente de la raíz).

^ Potencias

/ División

* Multiplicación

- Resta

+ Suma

Es por ello que, volviendo a la fórmula anterior, si quisiera duplicar la suma de 5+3, tendría que escribir (5+3)*2 y vería cómo, en este caso, daría 16 en vez de 11.

Además de la prioridad de operaciones, también es recomendable conocer la propiedad conmutativa de las matemáticas (el orden de los factores no altera el producto). Por ejemplo: (2+2)-2=2+2-2 y (2*2)/2=2*2/2. En este caso, el resultado será el mismo aunque primero haga una operación y no otra. Esto tampoco quita que, por ejemplo, en los casos en que se mezclan diferentes niveles no sea lo mismo (2+2)*2 que 2+2*2 (en uno el resultado es 8 mientras que en el otro es 6).

También es importante recordar que los paréntesis permiten anidaciones dentro de sí mismos. Por ejemplo: si a 50 le quiere sumar 100, luego restar un 10% de descuento (15) y multiplicar el resultado por 1,16 tendrá que escribir ((50+100)-15)*1,16=156,6

12.2 Crear fórmulas

Antes de entrar en la creación de fórmulas es muy importante entender la diferencia entre fórmula y función. La fórmula hace referencia a cualquier cálculo que le pida al ordenador escrito en lenguaje matemático y que use los operadores que hemos descrito en el punto anterior. La función, en cambio, son aquellas operaciones que Excel lleva incluidas de cálculos complejos introduciendo las mínimas variables.



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En la mayor parte de los casos, la función es una simplificación de la fórmula. Un ejemplo es la función “Suma” en comparación con la fórmula: =SUMA(A1:A10) =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Como puede comprobar, la función simplifica mucho la tarea para grandes cálculos (imagine que en vez de 10 celdas quisiera sumar 100). Para escribir una fórmula lo primero que tendrá que hacer es indicar al sistema que va a utilizar un elemento de cálculo. Esto en el Excel se traduce introduciendo el operador = delante de la operación matemática a realizar. Si no introduce este operador, Excel entenderá que se trata de un texto y lo mostrará tal cual.

Después podrá usar los números con los que va a operar. Cualquier número es válido igual que cualquier referencia o nombre. También se pueden mezclar referencias, números, nombres y cualquier referencia válida, por lo que ejemplos como el siguiente serían válidos:

=((A1+A2)-10%)*IVA=(A1+B2)*10-155=A1^(1/2)

12.3 Errores en las fórmulas

Excel permite una cantidad enorme de interrelación de datos y que éstos se actualicen en cascada. Esto conlleva que el cambio de un elemento que pueda lanzar una actualización en cascada que varíe todos los cálculos de la hoja. Por lo tanto, es muy importante entender los errores que se puede encontrar dentro de la hoja:




Error de referencia circular: este error se anuncia con una ventana en medio de la pantalla. Si no se corrige puede hacer que Excel deje de hacer cálculo alguno hasta que se solucione. Hablamos de referencia circular cuando una celda hace referencia a sí misma a la hora de calcular o a otra celda que a la vez se refiera a la primera, (por ejemplo si A1=A1+2 o si A1=B1+C1 y C1=B1+A1) ya que esto produce que ningún valor pueda ser calculado. La adopción de un nuevo valor crea otro nuevo inmediatamente creando un círculo infinito que no se puede resolver.

#¡DIV/0! Este error indica que la celda está siendo dividida por 0, esto significa que la celda a la que se hace referencia tiene un valor 0 o bien está en blanco. Por lo tanto, modificando ese dato ya se solucionará el problema.

#¡NUM! Este error indica que hay un valor numérico inválido, básicamente porque el valor introducido no tiene formato de número (por ejemplo, 10.000€ no sería válido; tendría que escribir 10000), porque el número es demasiado grande o pequeño (mayor de 1*10^307 o menor de -1*10^307) o porque se ha utilizado una función que realiza iteraciones y no puede encontrar el resultado (supera el límite máximo de operaciones).

#¡REF! Este error indica que una referencia es errónea. Por ejemplo: al copiar celdas de un sitio hacia otro o al cambiar el nombre de una hoja y tener una referencia a dicha hoja (si una fórmula señalara A1 y le indica que suba una celda más arriba).

#¡VALOR! Este error se produce cuando hay algún tipo de argumento u operando incorrecto. Por ejemplo, si escribiera =2+*2 Excel devolvería el valor.

#¿NOMBRE? Este error lo muestra Excel cuando detecta un posible error de escritura de un nombre definido que no existe (por ejemplo: si ha escrito IVA y en una fórmula pusiera IIVA) o cuando quiere usar una función y se ha olvidado una letra o no es idéntica a las que utiliza Excel.

12.4 Crear funciones

Como indicábamos anteriormente, las funciones son elementos que Excel incorpora pensando en simplificar el cálculo complejo. Éstas tienen una estructura rígida que siempre será la misma y que sirve a Excel para saber cómo actuar. Esta estructura es:

=Nombre_de_la_función(Rango/Opciones)



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Esta estructura es inalterable aunque sí tiene detalles que interesa conocer como, por ejemplo, las funciones que trabajan con Rangos (Suma, Promedio...) y que se pueden poner dentro de la misma función, celdas/rangos separados usando el ; para separar cada uno de ellos. Por ejemplo:

=SUMA (A1:A10;C5:C15) sumaría todos los valores de las celdas entre A1 a A10 y entre C5 a C15 saltándose todas las celdas intermedias que se encontrase.

También es importante entender que las funciones y las fórmulas son perfectamente compatibles, pudiendo mezclar cualquier opción que quiera. Por ejemplo, todo lo que ponemos a continuación sería válido:

=SUMA(A1*2;25;39-5;25/5)=SUMA(A1:A10)*2=SUMA(A1:A10;PROMEDIO(A1:A10)=(5*SUMA(A1:A10)-25%)/C3

Como puede comprobar, puede entrecruzar cualquier tipo de dato con cualquier opción y crear las fórmulas/funciones que crea más oportunas y más se ajusten a lo que busca.

Para introducir una función tiene varias opciones:

Escribir manualmente la función: esta opción, que en muchas ocasiones puede suponer un aumento de velocidad, implica que tenga que conocer de memoria la opción que quiere introducir.




La siguiente es la opción Insertar Función que encontrará en la Cinta de opciones>Fórmulas o en la barra de fórmulas simbolizada por el botón o con la opción “Más Fórmulas” que encontrará dentro del desplegable del botón autosuma en la ficha Inicio.

Cualquiera de estas opciones abrirá la ventana “Insertar Función”:

En ella encontrará en la parte superior la zona Buscar Función que le permitirá describir que quiere hacer. Excel le ofrecerá los resultados más aproximados que tenga (en este sentido se recomienda el uso de palabras claves), le dará al botón “Ir” (a la derecha del cuadro) y le mostrará en la parte “Seleccionar función” los resultados que considera adecuados.

Si en vez de ofrecer criterios de búsqueda quiere mirar una por una (recordar que Excel ofrece más de 400 funciones de “serie”) puede usar la opción “O seleccionar una categoría:” y entonces buscar:



excel 2007

fórmulas y funcionesFinancieras: aquí están todas las fórmulas de cálculo “bancario”: intereses, liquidaciones, dividendos, etc.

Fecha y Hora: en esta categoría encontrará todas las funciones que trabajan con fechas: días transcurridos entre dos fechas, fecha actual, día de la semana, etc.

Matemáticas y Trigonométricas: las funciones de matemática “tradicional”, desde la suma hasta el cálculo del coseno de un ángulo.

Estadística: en esta opción se encuentran todas las funciones que le permiten sacar estadísticas, desde contar o sacar promedios de los elementos hasta calcular los coeficientes de asimetría de una estadística.

Búsqueda y Referencia: estas funciones no tienen propiamente utilidad matemática aunque le permiten buscar un elemento dentro de un grupo de celdas. Aquí encontrará todas las funciones para buscar y encontrar datos dentro de una hoja de cálculo.

Base de Datos: permiten potenciar el uso de Excel como base de datos.

Texto: permiten trabajar con el texto de las celdas, pudiéndose usar tanto para encontrar un texto concreto dentro de una celda como para concatenar celdas de texto o quitar espacios en un texto.

Lógicas: en esta categoría encontrará todas las funciones que permiten comparar elementos, opciones tipo “Verdadero” o “Falso”, y hacer que Excel actúe ante ellos.

Información: funciones que le dan información sobre otras celdas, desde saber si la celda está en blanco a conocer qué contiene cada celda.

Ingeniería: en esta categoría están las funciones que permiten convertir números de un sistema decimal a otro (de binario a decimal, de decimal a hexadecimal, octal...), establecer coeficientes u operar con números complejos.

Cubo: aquí encontrará funciones de valoración de costes o de personal, entre otras, aunque solo serán útiles si está conectado a una base de datos Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services o posterior.

Usadas recientemente: inicialmente encontrará las diez funciones que más se usan en Excel. A medida que vaya usando funciones, verá cómo los



resultados se van sustituyendo por las diez que más utiliza en sus hojas de cálculo.

Definidas por el usuario: Excel almacenará las funciones que cree dentro del mismo o que importe desde otras fuentes. La creación de fórmulas se ha de realizar mediante lenguaje de Visual Basic.

Todas: aquí se encuentra el listado con todas las fórmulas que tiene Excel. No es recomendable utilizar esta opción debido al gran número de fórmulas que existen.

En todas las categorías las funciones se ordenan alfabéticamente excepto en la opción de “Usadas recientemente” que se ordenan por uso.

Cada categoría muestra las funciones que la contienen en el recuadro “Seleccionar una función”. Éste contiene una barra de desplazamiento en la parte derecha para así poder ver las fórmulas si la categoría tiene más de las siete fórmulas que se visualizan.

En la parte inferior del recuadro encontrará una opción que le muestra en negrita la sintaxis de la función y una breve explicación de la misma. Si es una función de Excel, clicando en la opción “Ayuda” sobre esa función, se abrirá la ventana de ayuda con una explicación más detallada de qué opciones tiene y cómo funciona la función.

Una de las novedades de Excel 2007 es que la ficha Fórmulas de la Cinta de Opciones tiene botones desplegables que le permiten acceder a las categorías principales sin necesidad de entrar en la opción “Insertar función”. Si sabe lo que busca podrá acceder directamente a la función deseada.



excel 2007

fórmulas y funcionesExcepto si ha añadido la fórmula de forma manual, en el resto de casos, al seleccionar una función, se le abrirá la ventana “Argumentos de función”:

Esta ventana, que permite introducir los argumentos de la función, es de gran utilidad porque ofrece información de cómo actúa la función y del resultado que le mostrará. Así, podrá ver si está cometiendo algún error.

12.5 Funciones básicas Queremos destacar ciertas funciones que podrá usar en su desarrollo habitual de trabajo:

SUMA

Esta función es considerada por Excel como una de las funciones básicas. Por ello, la podrá encontrar directamente en la opción “Autosuma” presente en la ficha Inicio, que seleccionará el rango numérico de celdas que encuentre a la izquierda de la celda o inmediatamente superior para facilitar el trabajo. La sintaxis de la función es:

=SUMAR(Número, Celda o Rango de celdas 1; Número, Celda o Rango de celdas 2;...)

CONTAR

Esta función permite el cálculo de los elementos que contenga un rango de celdas, distinguiendo las celdas llenas de las vacías y contando con los



diferentes rangos para contar el valor de todos ellos. La sintaxis de la función es:

=CONTAR(Rango 1;Rango2;...)

PROMEDIO

Esta función permite el cálculo de la media de un grupo de números. El sistema promedio que utiliza es la de suma de elementos, dividido por el número de elementos (obtendría el mismo resultado si usara la función SUMA dividida por la función CONTAR) no contando los valores en blanco, aunque sí los 0. La sintaxis de la función es:

=PROMEDIO(Rango 1; Rango2;...)



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fórmulas y funcionesREPETIR

Esta función permite la repetición de una cadena de texto tantas veces como desee. Ha de tener en cuenta que esta función respeta los anchos de columna por lo que en una celda predeterminada escribirá la palabra tantas veces como quiera hacia la derecha. Cabe tener en cuenta que cuando encuentre una celda con contenido, dejará de verlo. La opción, entonces, que deberá escoger es seleccionar “Ajustar Texto” para que el texto se ajuste a la celda marcada. La sintaxis de la función es:

=REPETIR(“Cadena de Texto”;Número de Repeticiones)

Los textos en Excel se han de poner entre comillas para ayudar

al programa a interpretar que ese dato es texto. Si no se hace, la

función devolverá un error #¡NOMBRE! pues interpretará el texto

como una referencia.

MÁXIMO

Esta función devuelve el número mayor de un grupo de números, celdas o rangos de celdas. Omite todo valor lógico o de texto excepto las fechas, transformando la fecha al número de serie de Microsoft y haciendo que, a no ser que trabaje con cifras superiores a 50000, la cifra más alta sea la de la fecha. La sintaxis de la fórmula es:

=MAX(Número, Celda o Rango de celdas 1; Número, Celda o Rango de celdas 2;...)

MÍNIMO

Esta función devuelve el número menor de un grupo de números, celdas o rangos de celdas. Omite los valores lógicos y de texto pero no las fechas que las transformará a número de serie de Microsoft. La sintaxis de la fórmula es:

=MIN(Número, Celda o Rango de celdas 1; Número, Celda o Rango de celdas 2;...)



SUMAR SI…

Esta función suma los valores de un rango determinado si ese rango u otro similar (mismo tamaño, misma distribución...) cumple la condición especificada. En esta función se ha de tener muy en cuenta que si quiere comprobar un solo número, esa referencia tendrá que ser absoluta. La sintaxis de la fórmula es:

=SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;RANGO DE SUMA)



• El orden de las operaciones es el siguiente: () Operaciones que se encuentran dentro de un paréntesis ^(1/x) Raíz del número ^Potencias / División *Multiplicación -Resta +Suma

• La fórmula hace referencia a cualquier cálculo que le pida al ordenador escrito en lenguaje matemático y que use los operadores. La función, en cambio, es aquella operación que Excel lleva incluida de cálculos complejos introduciendo las mínimas variables.

• El primer paso para escribir una fórmula es indicar al sistema que va a utilizar un elemento de cálculo. Para ello, tendrá que introducir el operador = delante de la operación matemática.

• La estructura de una función es la siguiente: =Nombre_de_la_función (Rango/Opciones).

Recordatorio

lección 12

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• Para insertar una función tiene dos posibilidades: escribirla manualmente o utilizar la opción “Insertar Función”.

• Las funciones de ingeniería permiten convertir números de un sistema decimal a otro (de binario a decimal, de decimal a hexadecimal, octal, etc.), establecer coeficientes u operar con números complejos.

• Los textos de Excel deben ir entrecomillados para que el programa interprete que lo que está escribiendo es texto.

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