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Formularios Web en Google Drive Aplicaciones Google

Fecha creación:  17/02/2017 

Fecha revisión:  17/02/2017 

Revisión:  01 

Autor:  Iker Landajuela < ikernaix@gmail.com >  

Aprobación:  Iker Landajuela < ikernaix@gmail.com >  

Formularios Web en Google Drive

Índice Índice 2

Propósito del documento 2

Descripción funcional general 3

Controles disponibles 5

Crear nuestro primer formulario 5

Ejercicios 7 Agenda contactos: Primer formulario paso a paso 7

Primeros pasos 7 Añadiendo elementos o campos 9 Configuración 12

General 12 Presentación 14 Test de autoevaluación 14

Enviar 16 Correo electrónico 17 Enlace 18 Insertar HTML 19

Respuestas 20 Formulario inscripción a curso 20 Servicio asistencia técnica 20 Encuesta satisfacción 20 Evento 20

Cambios al documento 20

Propósito del documento Taller teórico práctico para crear formularios Web que podemos enviar como enlace o incrustar en un blog por ejemplo, los resultados del formulario alimentarán una hoja de cálculo en Google Drive para su posterior tratamiento.

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Descripción funcional general 

Los formularios permiten interactuar con otras personas y recopilar todo tipo de información, desde una encuesta de satisfacción del clima laboral en nuestra empresa a la programación de un evento o la inscripción a este mismo curso, sin nociones de programación con Google Forms se pueden crear formularios con un diseño aceptable y gran número de funcionalidades en pocos minutos. Nunca olvidar que Google no es la única que ha desarrollado este tipo de aplicaciones para crear formularios de forma sencilla (aunque sí sea tal vez la que ofrece una solución más completa ya que es una aplicación más de Google Drive junto a las hojas de cálculo, editor de textos, etc.):

● Typeform: Otra herramienta que se ha hecho muy popular. ● FormBit. ● JotForm.

Google Forms te mantiene informado de cada respuesta al formulario enviando un correo electrónico para seguir paso a paso el impacto de nuestra “campaña” (también permite ver de forma gráfica los avances de las respuestas). Además al guardar el resultado podemos crear bases de datos de correos electrónicos de contactos (por ejemplo el formulario de inscripción a este curso permite enviar más adelante los manuales o convocar nuevas citas con los correos recopilados).

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Podemos embellecer el formulario cambiando colores o añadiendo nuestro propio logo como imagen. Con el simple gesto de seleccionar controles de diferentes tipos (desplegables, cuadros de edición…) con un click de ratón vamos creando paso a paso nuestro formulario.

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Controles disponibles 

Crear nuestro primer formulario 

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Crear formularios es muy sencillo, bien desde el portal central de formularios (yo no lo uso) o desde el mismo Google Drive. Los formularios para Google no dejan de ser otro tipo más de ficheros o archivos como por ejemplo una hoja de cálculo y se crean de la misma manera. En GDrive usamos Nuevo > Más > Formularios de Google

O simplemente usando el botón derecho sobre el explorador de archivos hacemos lo mismo. En el instante de crear un nuevo formulario un nuevo archivo es creado y en una nueva pestaña emergente del navegador podemos comenzar a diseñarlo.

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Ejercicios 

Agenda contactos: Primer formulario paso a paso Partimos de un formulario recién creado para registrar contactos de personas. La información que vamos a recopilar es muy básica:

● Nombre: Texto corto. Obligatorio. ● Apellidos: Cadena de texto. Obligatorio. ● Notas: Parrafo largo. Opcional.

Primeros pasos Primero debemos definir las cosas básicas como el título en la parte superior izquierda de la pantalla (podemos darle otro nombre más adelante desde el propio GDrive).

Lo llamamos por ejemplo Formulario de contactos o simplemente contactos.

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También podemos cambiar el color de fondo, especialmente si queremos que combine con un logo o queremos que se “fusione” con el estilo si lo insertamos en una Web (ejemplo). La opción para cambiar el color de fondo se encuentra en la esquina superior derecha.

Podemos ver el resultado final de cómo vería el usuario el formulario en cualquier momento usando el botón de vista previa:

El formulario recién iniciado de la imagen superior tendría este aspecto:

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El editor del formulario ya nos ha insertado un control como sugerencia.

Añadiendo elementos o campos Lo primero es borrar el control de selección múltiple (sólo permite seleccionar una entre todas las opciones) usando las opciones que tiene cada control en la parte inferior:

Ahora añadimos un nuevo campo (añadir pregunta) de tipo “Respuesta corta” usando el botón con símbolo “+”.

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Una vez seleccionado un nuevo control o pregunta se añade al formulario, definimos el texto de la pregunta, en este caso “Nombre:”.

Vamos a obligar al usuario a introducir este campo para completar el formulario.

Ahora repetimos los mismos pasos para añadir otra respuesta corta para los apellidos:

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También añadimos otra pregunta para escribir notas y sugerencias más largas (no obligatorio): Ya hemos creado nuestro primer formulario super básico.

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Si en algún momento queremos cambiar el orden de las preguntas podemos arrastrar y soltar los controles para definir su posición.

Configuración Vamos a revisar las opciones de configuración de nuestro formulario.

General

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Cuando usamos la opción de recopilar las direcciones de correo electrónico automáticamente se añade una nueva pregunta al formulario para recopilar las direcciones de correo electrónico de lxs usuarixs (más cómodo que crear nosotros un campo), vamos a probarlo. También suele ser útil que los encuestados reciban un acuse de recibo con sus respuestas.

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No recomiendo marcar la siguiente opción excepto en contadas ocasiones, para limitar que cada usuario responda sólo una vez será necesario que el encuestado se autentique con su cuenta de Google. Marcamos las dos últimas opciones para ver cómo afectan sobre el resultado final:

Presentación Se refiere especialmente a la información que puede ver el encuestado, yo suelo marcar “Mostrar la barra de progreso” ya que es inofensivo y puramente estético y defino un mensaje de confirmación.

Test de autoevaluación Esta opción nunca la he usado, la probaremos al final del taller como opciones avanzadas.

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Como hemos seleccionado recopilar direcciones de correo electrónico cuando volvemos sobre el formulario automáticamente se ha añadido un nuevo elemento obligatorio:

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Enviar

Ahora es el momento de probarlo compartiéndolo con el mundo. Podemos enviar nuestro formulario usando diferentes medios: Correo electrónico, como un enlace o insertandolo en otra Web o un blog.

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Correo electrónico

Llega un correo electrónico a los encuestados en la dirección “Para” con el formulario incrustado dentro (probad primero a mandaros el primero a vosotros mismos para darle el visto bueno)

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Cuando completamos la encuesta correctamente se abre una nueva página que permite:

Enlace

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Insertar HTML

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Respuestas En la misma pantalla donde diseñamos el formulario podemos analizar las respuestas a medida que llegan.

En cualquier momento podemos dar por finalizada la encuesta y no permitir más respuestas.

Seleccionar destino de las respuestas Una de las opciones más interesantes es crear una hoja de cálculo como receptor de todas las respuestas y así poder tratar la información recopilada posteriormente.

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Yo normalmente lo dejo tal cual para que la propia aplicación cree una hoja de cálculo en la misma carpeta donde estamos creando el formulario.

También es muy útil la opción de descargar las respuestas como fichero CSV en la computadora local para tratarlo con otras aplicaciones como MS Excel.

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Formulario inscripción a curso Se trata de crear un formulario de inscripción con los siguientes campos:

● Nombre ● Apellidos ● Dirección de correo electrónico ● ¿Has asistido a cursos prévios? ● Fecha deseada de inicio

Servicio asistencia técnica Basado en un caso real en este enlace.

Encuesta satisfacción

Evento

Cambios al documento Autor  Fecha  Revisión  Descripción 

Iker Landajuela  17/02/2017  01  Creación de documento base 

       

       

 

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