Formulación del proyecto de desarrollo del software...

Formulación del proyecto de desarrollo del software contable y financiero de la

Compañía NOVALTEC S.A.S. basado en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF)

Ing. Zaida Jackeline Salamanca Jaimes

20171197085

Ing. Danilo Esteban Rodríguez Torres

20171197081

Proyecto de grado para optar por el título de Especialista en Gestión de Proyectos de

Ingeniería.

Especialización en Gestión de Proyectos de Ingeniería

Facultad de Ingeniería

Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Bogotá D.C.

Noviembre 2017

Tabla de contenido

Tabla de ilustraciones. ......................................................................................................................... 8

Tabla de tablas. .................................................................................................................................... 8

1. Introducción. ............................................................................................................................... 9

2. Análisis Preliminar. ................................................................................................................... 10

Situación Actual (Problemática) ................................................................................................... 10

Análisis de la problemática. .......................................................................................................... 10

Problemas principales: .............................................................................................................. 10

Restricciones: ............................................................................................................................ 11

Oportunidades: .......................................................................................................................... 11

Principales Interesados del proyecto. ............................................................................................ 11

El principal interesado. .............................................................................................................. 11

3. Justificación del proyecto. ......................................................................................................... 11

4. Objetivos del proyecto. ............................................................................................................. 12

Objetivo principal. ......................................................................................................................... 12

Objetivos específicos. ................................................................................................................... 12

5. Identificación del proyecto. ....................................................................................................... 12

Enfoque de Marco Lógico. ............................................................................................................ 12

Análisis de la participación. ...................................................................................................... 12

Identificación de los problemas. ................................................................................................ 13

Diagrama causa-efecto. ............................................................................................................. 13

Árbol de Problemas ................................................................................................................... 14

Árbol de Objetivos. ................................................................................................................... 14

Análisis de alternativas (Valoración de criterios). .................................................................... 15

Alternativas. .............................................................................................................................. 16

Matriz de planificación del proyecto. ........................................................................................ 16

Diagrama de Paretto. ................................................................................................................. 19

6. Marco teórico. ........................................................................................................................... 20

Estado del arte. .............................................................................................................................. 20

Nivel epistemológico................................................................................................................. 20

Nivel teórico. ............................................................................................................................. 20

Nivel metodológico. .................................................................................................................. 21

Nivel técnico. ............................................................................................................................ 21

Marco histórico. ............................................................................................................................ 22

La evolución de la contabilidad................................................................................................. 22

La evolución de los sistemas de información. ........................................................................... 23

Introducción de la informática en la organización: ................................................................... 25

Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: ................................................................. 25

Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa: .......................... 25

Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: .......................................................... 25

Paquetes contables en Colombia. .............................................................................................. 26

Marco conceptual. ......................................................................................................................... 27

Sistemas de Información. .......................................................................................................... 27

Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): ................................................................... 28

Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): ......................................................................... 29

Sistemas de automatización en la oficina (SAO): ..................................................................... 29

Sistemas de información para la administración (SIA): ............................................................ 29

Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): .......................................................................... 29

Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): ...................................................................................... 29

Desarrollo de un sistema de información. ..................................................................................... 30

Definición del proyecto: ............................................................................................................ 30

Análisis de sistemas: ................................................................................................................. 30

Diseño de Sistemas: .................................................................................................................. 30

Programación: ........................................................................................................................... 31

Fase de pruebas: ........................................................................................................................ 31

Conversión: ............................................................................................................................... 31

Producción y mantenimiento: .................................................................................................... 32

Necesidad de la implementación de un SIC en una empresa. ....................................................... 33

Regulación de los sistemas contables ............................................................................................ 33

7. Estudio de Mercado (EM). ........................................................................................................ 34

Identificación del tipo de proyecto. ............................................................................................... 34

Objetivo del estudio de mercado. .................................................................................................. 34

Desarrollo del estudio de mercado. ............................................................................................... 35

Identificación del bien o servicio .............................................................................................. 35

La demanda. .................................................................................................................................. 37

Estudio de las variables relevantes. ........................................................................................... 38

Fuentes de información a utilizar. ................................................................................................. 39

Fuentes de información primaria. .............................................................................................. 39

Fuentes de información secundaria. .......................................................................................... 39

Entidades fuentes....................................................................................................................... 40

Base de diseño del estudio mercado. ............................................................................................. 40

Segmentación del mercado. ....................................................................................................... 40

Consumo aparente. .................................................................................................................... 40

Consumo per cápita. .................................................................................................................. 41

Producción del bien. .................................................................................................................. 41

Importaciones. ........................................................................................................................... 41

Exportaciones. ........................................................................................................................... 41

Características teóricas de la demanda. ......................................................................................... 41

La función de demanda. ............................................................................................................ 42

La función de ingreso. ............................................................................................................... 42

La elasticidad. ........................................................................................................................... 42

Elasticidad cruzada. ................................................................................................................... 42

Estimación de la demanda futura. ................................................................................................. 42

Herramientas para la estimación de la demanda. ...................................................................... 43

La oferta. ....................................................................................................................................... 43

Listado de Proveedores. ............................................................................................................ 44

Régimen de mercado. ................................................................................................................ 44

Régimen de mercado de insumos. ............................................................................................. 44

Proyección de la oferta. ............................................................................................................. 44

Demanda vs Oferta. ................................................................................................................... 45

Los precios. ................................................................................................................................... 45

Comercialización. .......................................................................................................................... 46

Estructura de los canales. .......................................................................................................... 46

Márgenes de comercialización. ................................................................................................. 46

Selección de canales de comercialización. ................................................................................ 46

Promoción y publicidad. ........................................................................................................... 46

Motivación del proyecto. ........................................................................................................... 46

Consideraciones de incertidumbre en la comercialización. ...................................................... 46

8. Estudio técnico (ET).................................................................................................................. 50

Tamaño. ......................................................................................................................................... 50

Tamaño y Mercado.................................................................................................................... 51

Tamaño costos y aspectos técnicos. .......................................................................................... 51

Disponibilidad de insumos y servicios públicos. ...................................................................... 51

Tamaño y localización. ............................................................................................................. 51

Tamaño y financiamiento. ......................................................................................................... 51

La Localización. ............................................................................................................................ 51

Mercado. .................................................................................................................................... 51

Infraestructura disponible. ......................................................................................................... 52

Servicios públicos. .................................................................................................................... 52

Comunicaciones. ....................................................................................................................... 52

Costo de transporte. ................................................................................................................... 52

Políticas de Desarrollo. ............................................................................................................. 52

Restricciones financieras. .......................................................................................................... 52

Disponibilidad de insumos. ....................................................................................................... 52

Precio de insumos...................................................................................................................... 52

Condiciones de vida. ................................................................................................................. 52

Condiciones de clima. ............................................................................................................... 52

Políticas de desarrollo. .............................................................................................................. 52

Condiciones de orden fiscal y tributario.................................................................................... 53

Etapas para la localización del proyecto. ...................................................................................... 53

Macrolocalización. .................................................................................................................... 53

Microlocalización. ..................................................................................................................... 53

Localización Final. .................................................................................................................... 53

Proximidad y disponibilidad del mercado. ................................................................................ 53

Proximidad y disponibilidad de materias primas. ..................................................................... 53

Medios de transporte. ................................................................................................................ 53

Influencia del clima. .................................................................................................................. 53

Mano de obra. ............................................................................................................................ 53

Otros factores. ........................................................................................................................... 53

Ingeniería del proyecto. ................................................................................................................. 54

Descripción técnica del producto o servicio. ............................................................................. 54

Identificación y selección de procesos. ..................................................................................... 55

Listado de equipos. .................................................................................................................... 55

Descripción de los insumos. ...................................................................................................... 55

Distribución espacial. ................................................................................................................ 55

Distribución interna. .................................................................................................................. 55

La organización. ............................................................................................................................ 55

Cronograma de realización............................................................................................................ 56

Gestión tecnológica. ...................................................................................................................... 56

Competitividad y tecnología. ........................................................................................................ 56

9. Estudio organizacional. ............................................................................................................. 56

Definición de la Estructura organizacional. .................................................................................. 56

Funciones de la organización. ....................................................................................................... 57

Función de producción. ............................................................................................................. 57

Función financiera. .................................................................................................................... 57

Función de recursos humanos. .................................................................................................. 58

Procedimientos administrativos. ............................................................................................... 59

Función de mercadeo. ............................................................................................................... 59

Investigación y desarrollo. ........................................................................................................ 60

La gestión empresarial y los nuevos paradigmas. ..................................................................... 60

Gerencia del proyecto. ............................................................................................................... 60

10. Estudio legal. ......................................................................................................................... 60

Sociedad por acciones simplificada. ............................................................................................. 60

Contratación. ................................................................................................................................. 61

Contenido de los contratos. ....................................................................................................... 61

Normograma legal. ........................................................................................................................ 61

11. Estudio ambiental. ................................................................................................................. 63

Visión del problema. ..................................................................................................................... 63

Normograma ambiental. ................................................................................................................ 63

12. Evaluación Integral del proyecto. .......................................................................................... 66

Evaluación Financiera. .................................................................................................................. 66

Caso pesimista sin endeudamiento. ......................................................................................... 68

Caso realista sin endeudamiento. ............................................................................................. 68

Caso optimista sin endeudamiento. .......................................................................................... 69

Caso pesimista con endeudamiento. ........................................................................................ 70

Caso realista con endeudamiento. ............................................................................................ 70

Caso optimista con endeudamiento. ........................................................................................ 71

Evaluación Social y Económica. ................................................................................................... 78

Evaluación Ambiental. .................................................................................................................. 78

Evaluación Cultural. ...................................................................................................................... 78

Evaluación Organizacional. .......................................................................................................... 78

13. Gerencia del proyecto. ........................................................................................................... 79

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO...................................................................................... 79

REGISTRO DE INTERESADOS .......................................................................................................... 88

DECLARACIÓN DE ALCANCE .......................................................................................................... 91

DICCIONARIO DE LA EDT ............................................................................................................... 98

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA ....................................................................................... 114

LISTA DE ACTVIDADES ................................................................................................................. 119

ESTIMACIÓN DE RECURSOS DEL PROYECTO ............................................................................... 126

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................. 135

RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 179

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 179

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 180

Tabla de ilustraciones. ILUSTRACIÓN 1. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO. ................................................................................................... 13

ILUSTRACIÓN 2. ÁRBOL DE PROBLEMAS. .......................................................................................................... 14

ILUSTRACIÓN 3. ÁRBOL DE OBJETIVOS. ............................................................................................................ 15

ILUSTRACIÓN 4. TABLA DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO (MODELO). .......................................................... 16

ILUSTRACIÓN 5. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO. NIVEL DE OBJETIVO. ......................................... 17

ILUSTRACIÓN 6. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO. NIVEL DE INDICADOR. ....................................... 17

ILUSTRACIÓN 7. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO. NIVEL DE MEDIO DE VERIFICACIÓN. ................. 18

ILUSTRACIÓN 8. MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO. NIVEL DE SUPUESTOS. ....................................... 18

ILUSTRACIÓN 9. DIAGRAMA DE PARETTO. ........................................................................................................ 19 ILUSTRACIÓN 10. CONTRIBUCIÓN DEL ESTADO DEL ARTE EN CADA NIVEL EN EL PROCESO DE INVESTIGACIÓN.

(HUERGO TOBAR, 2015) ........................................................................................................................... 22 ILUSTRACIÓN 11. ETAPAS DE LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (HERNÁNDEZ TRASOBARES).

................................................................................................................................................................. 24

ILUSTRACIÓN 12. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. ............................................................... 27

ILUSTRACIÓN 13. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (HERNÁNDEZ TRASOBARES). .................................... 28

ILUSTRACIÓN 14. COMPARACIÓN ENTRE ENFOQUES DE DESARROLLO (HERNÁNDEZ TRASOBARES) . ............... 33

ILUSTRACIÓN 15. PREGUNTA 1 ENCUESTA. ....................................................................................................... 48




ILUSTRACIÓN 19. ESCENARIO 1. ........................................................................................................................ 68






ILUSTRACIÓN 25. EVALUACIÓN INTEGRAL. ....................................................................................................... 79

ILUSTRACIÓN 26. RUTA CRÍTICA. .................................................................................................................... 178

ILUSTRACIÓN 27. CURVA S. ............................................................................................................................ 178

Tabla de tablas. TABLA 1. EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS. ...................................................................................................... 16

TABLA 2. ENCUESTA PARETTO.......................................................................................................................... 19

TABLA 3. ENCUESTA ESTUDIO DE MERCADO. ................................................................................................... 47

TABLA 4. RESULTADOS ENCUESTA ESTUDIO DE MERCADO. ............................................................................. 47

TABLA 5. RESULTADOS DEL ESTUDIO DE MERCADO. ........................................................................................ 50

TABLA 6. NORMOGRAMA LEGAL. ..................................................................................................................... 63

TABLA 7. NORMOGRAMA AMBIENTAL. ............................................................................................................. 66

TABLA 8. DATOS PARA EVALUACIÓN FINANCIERA. .......................................................................................... 67

TABLA 9. INFORMACIÓN USADA EN LAS EVALUACIONES DE ESCENARIOS. ........................................................ 67

TABLA 10. INFORMACIÓN CRÉDITO. ................................................................................................................. 76

1. Introducción.

El avance tecnológico y la evolución en las técnicas contables y financieras presentan un

reto para las compañías en la actualidad. Es por esto que en la compañía NOVALTEC

S.A.S. se busca realizar un proyecto de desarrollo de un software de información contable y

financiera que le permita organizar su información de manera que pueda aprovecharla de

una manera más eficiente para tener mejores posibilidades de inversión y al mismo tiempo

evitar sanciones por malas liquidaciones de impuestos.

En el presente trabajo se realiza el planteamiento del problema y un análisis que permite

formular el proyecto en forma de matriz, logrando identificar los aspectos más relevantes a

desarrollar. Se realiza, adicionalmente, el planteamiento inicial, la identificación del

problema, el estado del arte del proyecto, la formulación y la evaluación del mismo. El

proyecto tiene como objetivo el desarrollo del software contable de la Compañía

NOVALTEC S.A.S. basado en las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF), el cual nace como una necesidad de esta y otras empresas que conforman un grupo

de organizaciones jóvenes, de llevar de forma organizada su información contable y

financiera con el ánimo de poder aprovechar de una mejor manera sus recursos para la

correcta toma de decisiones financieras tanto de inversión como de financiamiento. El

trabajo presenta el resultado de varias etapas de avance en el proyecto dentro de las que se

destacan una revisión bibliográfica exhaustiva que tiene por objetivo contextualizar el

proyecto y definir los antecedentes que conforman el marco histórico del mismo.

Se presenta un análisis del problema muy detallado con lo que se logra realizar una plena

identificación del mismo y un planteamiento inicial del marco lógico del proyecto. Con lo

anterior se desarrolla la justificación para el planteamiento del proyecto. Se realiza una

revisión de la bibliografía como parte del desarrollo del estado del arte y del planteamiento

del marco teórico y marco histórico, aspectos muy importantes para el desarrollo del

proyecto. Se presentan los resultados de la investigación acerca de los Sistemas de

información contable ya existentes para identificar las principales características de ellos,

dentro de las que se cuentan la confiabilidad, el soporte posventa y el precio, logrando así

una contextualización del proyecto en términos de competidores y aspectos funcionales a

mejorar con respecto a los paquetes contables que actuarán como competencia del software

desarrollado en este proyecto por la compañía NOVALTEC SAS. Se realiza un ejercicio de

identificación de los principales problemas del proyecto y de la empresa al no tener el

sistema de información contable, los cuales se convierten posteriormente en objetivos a

alcanzar con el proyecto.

El proyecto es formulado y evaluado desde el punto de vista financiero para evaluar la

factibilidad y los riesgos de ejecutar el desarrollo del software. Adicionalmente se realiza

un planteamiento de mejores prácticas para la gestión del proyecto basado en el PMBOK

5th Edition, lo cual asegura la aplicación de los grupos de procedimientos definidos para la

gestión de proyectos del PMI. Por último se presenta la bibliografía en la que se apoya todo

el planteamiento del proyecto y desde la cual se construye todo el estado del arte con su

marco teórico e histórico.

2. Análisis Preliminar.

Situación Actual (Problemática)

En la actualidad la empresa NOVALTEC SAS hace parte de un grupo de empresas jóvenes

que se han venido creando desde los últimos 6 años en la cual por su dinámica no se había

visto la necesidad de la implementación de un sistema de información contable y

financiera. Puesto que ya en el último año la actividad en la empresa ha crecido

considerablemente, se hace necesario implementar un SIC y aprovechando la coyuntura

actual de las empresas del grupo 3 (PYMES), se ha decidido iniciar con la implementación

de un SIC propio para ser utilizado y probado inicialmente en NOVALTEC SAS para luego

ser comercializado en las otras empresas del grupo.

Análisis de la problemática.

Dentro del análisis de la problemática se pueden identificar unos puntos principales que

ayudan a contextualizar el problema planteado:

Problemas principales: inexistencia de un sistema de información contable robusto,

dificultad para el análisis de información financiera y toma de decisiones.

Restricciones: no se cuenta aún con el personal para este desarrollo. Desconocimiento del

total de las normas de información contable y financiera.

Oportunidades: desarrollo de un software contable propio, posibilidad de mejorar el

análisis financiero, desarrollo de estrategias, comercialización del producto final.

Principales Interesados del proyecto.

En esta sección se realiza una identificación del principal interesado en el proyecto así

como de sus necesidades intereses y capacidades:

El principal interesado.

NOVALTEC S.A.S.

Necesidad: sistema de información contable.

Interés principal: organizar su información contable de manera confiable y segura.

Interés secundario: comercializar su producto entre las otras empresas del grupo y a

clientes externos.

Capacidades: experiencia en programación y desarrollo de sistemas.

3. Justificación del proyecto.

Este proyecto surge de la necesidad de implementar el sistema de información contable y

financiero de la Compañía NOVALTEC SAS y de las otras empresas del grupo.

El proyecto se justifica desde el punto de vista de la coyuntura económica, contable,

financiera y fiscal que viven actualmente las empresas en Colombia, gracias a la

implementación de las Normas Internacionales De Información Financiera.

El proyecto se justifica desde el punto de vista que su producto entregable es un sistema de

información contable y financiero que apoyará en el proceso de crecimiento y generación

de valor para las compañías que adquieran y usen el software.

El alcance del presente ejercicio académico, será la formulación del proyecto de desarrollo

de dicho sistema y no llegará hasta la etapa de su implementación.

4. Objetivos del proyecto.

A continuación se presentan los objetivos principales y secundarios identificados en el

proyecto:

Objetivo principal.

Realizar el estudio de mercado y la formulación del proyecto de desarrollo del software

contable para la compañía NOVALTEC SAS basado en la implementación de las NIIF.

Objetivos específicos.

Obtener la información de mercado necesaria para el desarrollo del sistema de

información contable y su futura comercialización.

Determinar los componentes de software necesarios para la futura implementación

del software contable.

Plantear el proceso de diseño y los requerimientos tecnológicos, contables y

financieros para el desarrollo del sistema de información contable y financiera a

desarrollar.

Realizar el estudio previo de las características, propiedades y prestaciones de los

software contables que existen en el mercado colombiano.

5. Identificación del proyecto.

Enfoque de Marco Lógico.

Es esta parte del documento se muestra la matriz resultado del estudio de marco lógico y

parte del desarrollo del mismo donde se muestra el contenido del proyecto de forma lógica,

clasificados en Fin, Propósitos, Componentes y Actividades.

Análisis de la participación.

Beneficiarios directos: NOVALTEC S.A.S., las otras empresas del grupo, clientes

externos.

Beneficiarios indirectos: accionistas de la empresa, área financiera de la empresa.

Neutrales/excluidos: DIAN.

Perjudicados/oponentes: otros desarrolladores de sistemas contables.

Identificación de los problemas.

Imposibilidad de operación eficiente del área financiera.

No oportunidad de información contable y financiera.

Imposibilidad de realizar un adecuado análisis de situación financiera.

Desorden de la información contable.

Pérdida de oportunidades de inversión o de crecimiento.

Pérdida de dinero por pago de sanciones por impuestos.

Sobrecarga de trabajo en el área contable y financiera.

Elaboración de informes y certificados muy demorada.

No implementación del PUC actualizado.

Lenta contabilización de impuestos.

Relación del inventario y los artículos vendidos es muy demorada.

Afectación a las utilidades por procesos deficientes en contabilidad y finanzas.

Diagrama causa-efecto.

Se presenta a continuación el diagrama de causa y efecto en el que se evidencia el análisis

realizado basado en los problemas y en la lluvia de ideas.

Ilustración 1. Diagrama Causa-Efecto.

Árbol de Problemas

Una vez identificados los problemas y necesidades del interesado principal, se realiza el

árbol de problemas, los cuales se convertirán en los objetivos del proyecto. El árbol de

problemas se muestra en la Ilustración siguiente.

ÁREA: ingeniería electrónica / ingeniería de sistemas. SUB-ÁREA: ingeniería de software

/ sistemas de información

Línea: Contabilidad y finanzas, Gobierno Corporativo, Gerencia financiera, Estrategia de

Innovación.

Ilustración 2. Árbol de Problemas.

Árbol de Objetivos.

Una vez realizada la identificación y análisis de los problemas se genera el árbol de

problemas que luego se vienen a convertir en el árbol de objetivos que se presenta a

continuación:

Ilustración 3. Árbol de Objetivos.

Análisis de alternativas (Valoración de criterios).

Materiales: se requiere un equipo de cómputo con compiladores de JAVA y .NET

instalados.

Financieros: se requieren los recursos para el pago del trabajo del programador y el

contador especialista en NIIF.

Humanos: se requieren por lo menos un programador y un contador.

Capacidades: el programador debe tener conocimientos en JAVA y en .NET; el contador

debe tener experiencia en NIIF.

Tiempos: el tiempo es un factor muy importante en el proyecto.

Costos: los costos son un criterio de alto impacto.

Alternativas.

A continuación se presenta el resultado del análisis de las alternativas para el desarrollo del

proyecto. Los resultados se presentan en la siguiente tabla.

Tabla 1. Evaluación de alternativas.

Matriz de planificación del proyecto.

La matriz de planificación del proyecto sigue una lógica vertical y una lógica horizontal y

está realizada basada en la siguiente tabla.

Ilustración 4. Tabla de Planificación del Proyecto (Modelo).

Las siguientes ilustraciones muestran la matriz de planificación resultado para el proyecto,

se presenta por partes para facilidad de lectura.

Ilustración 5. Matriz de Planificación del proyecto. Nivel de Objetivo.

Ilustración 6. Matriz de Planificación del proyecto. Nivel de Indicador.

Ilustración 7. Matriz de Planificación del proyecto. Nivel de Medio de Verificación.

Ilustración 8. Matriz de Planificación del proyecto. Nivel de Supuestos.

Diagrama de Paretto.

Como un análisis adicional de las causas y de los efectos se realiza una identificación de las

causas más influyentes en la ocurrencia del problema, esto se realiza apoyado en una

encuesta sencilla resuelta por 50 personas expertas en temas contables y financieros.

Encuesta aplicada:

Causas

Descripción Cantidad Ac. % Porcentaje

Imposibilidad de operación eficiente del área

financiera 28 56% 56%

Lenta contabilización de impuestos 13 82% 26%

Sobrecarga de trabajo en el área contable y financiera 5 92% 10%

Pérdida de dinero por pago de sanciones 2 96% 4%

Demora en la relación de inventario y venta de

artículos 1 98% 2%

Afectación a las utilidades por procesos deficientes en

contabilidad y finanzas 1 100% 2%

Tabla 2. Encuesta Paretto.

Ilustración 9. Diagrama de Paretto.

28

13

5 2 1 1

56%

82% 92% 96% 98% 100%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

05

101520253035404550

Cantidad

Ac. %

6. Marco teórico.

Estado del arte.

El estado del arte en un proyecto de investigación es una parte fundamental porque aporta

el contenido teórico e histórico que apoya el desarrollo de la investigación. Según (Huergo

Tobar, 2015) “El estado del arte o estado del conocimiento que se emplea en un

anteproyecto o proyecto de investigación, es una investigación documental cuyo propósito

es efectuar una revisión reflexiva, rigurosa y pormenorizada de los textos y artículos

consultados en relación con los intereses del investigador acerca de un tema en particular.”

Para hallar los objetivos del estado del arte es importante identificar lo que se puede lograr

con el desarrollo del mismo y de acuerdo a Vassallo de Lópes (2012, p. 4), citado por

(Huergo Tobar, 2015) “los niveles de investigación se dividen en cuatro instancias:

epistemológica, teórica, metódica y técnica. De esta manera, se procede a relacionar las

principales contribuciones del estado del arte en cada nivel en el proceso de investigación,

la descripción del proceso y el objetivo del mismo.”

Nivel epistemológico.

En el protocolo del anteproyecto y/o proyecto de investigación, esta instancia está

conformada por el planteamiento del problema, los objetivos y la justificación. El empleo

del estado del arte en este nivel permite un acercamiento a información referente a

problemas de origen teórico o empírico, los cuales sean importantes y significativos para la

comprensión del problema objeto de estudio, enmarcado en el conocimiento obtenido en

una relación entre sujeto y objeto. En este proceso se inicia el conocimiento analítico y

sistemático de los actos humanos, considerados en el contexto de una comunidad en la que

se da la fenomenología que se quiere abordar. (Huergo Tobar, 2015)

Nivel teórico.

Este nivel está conformado por el estado del arte y el marco referencial, el cual a su vez se

compone del marco teórico, el marco legal, el marco espacial y el marco temporal. En el

nivel teórico se determinan los principales conceptos, normas y referentes teóricos que se

emplearán en la investigación. Además de efectuar una exploración de las teorías

empleadas en investigaciones similares, permite develar cuál o cuáles teorías podrían

fundamentar la investigación que se propone abordar. (Huergo Tobar, 2015)

Nivel metodológico.

En el protocolo del anteproyecto y/o proyecto de investigación, esta instancia está

conformada por los aspectos metodológicos, las fuentes y las técnicas de recolección de

información.

Según Pazzolo y Vidarte (2013) los enfoques metodológicos establecen el diseño del

trabajo de una tesis y representan la posición del investigador frente a la realidad a

investigar. (Huergo Tobar, 2015)

Nivel técnico.

Este nivel está conformado por los apartados correspondientes al tratamiento de la

información, conclusiones y recomendaciones. Pazzolo y Vidarte (2013) plantean que las

técnicas de recolección de datos, así como las técnicas y herramientas de análisis e

interpretación, permiten articular la información obtenida con la teoría, de manera que se

efectúa un proceso para convertirla en datos y permite abordar así las conclusiones.

(Huergo Tobar, 2015)

Según Bourdieu (2008), a fin de que exista una mejor comprensión es necesario analizar las

citas, su forma y su función, ubicándolas primero en la instancia textual y en el contexto

social, para así hacer crítica y analizar la verdad y validez de una cita frente a los hallazgos

obtenidos en el nivel técnico. (Huergo Tobar, 2015)

Ilustración 10. Contribución del estado del arte en cada nivel en el proceso de

investigación. (Huergo Tobar, 2015)

Marco histórico.

La evolución de la contabilidad.

A medida que el tiempo va pasando, las técnicas de la contabilidad y las finanzas van

evolucionando, y lo interesante de esto es que la evolución no se detiene, ya que gracias a

los cambios a nivel teórico, técnico y tecnológico a los que se enfrentan la contabilidad y

las finanzas, como es el caso del mundo globalizado de hoy donde como lo dice (Rodríguez

, De Freitas, & Zaá, 2012) “…encontramos que gracias a la teleinformática, la contabilidad

puede suministrar información útil para la toma de decisiones por parte de los usuarios”.

“Otro elemento importante a considerar de los grandes progresos de las ciencias contables

es el relacionado con la internacionalización de la contabilidad, la cual busca, que la

información financiera utilizada por los usuarios de los estados financieros sea comparable

a nivel nacional o internacional” (Rodríguez , De Freitas, & Zaá, 2012).

La contabilidad ha mostrado un proceso de perfeccionamiento a lo largo de las diferentes

etapas del avance de las civilizaciones, tal y como lo mencionan Casal y Viloria (2007)

citados por (Rodríguez , De Freitas, & Zaá, 2012), que nos dicen que “…las bases del

pensamiento contable nacen con la visión mecanicista de Newton y el positivismo de

Augusto Comte…” “…hasta encontrar en los actuales momentos un sistema contable,

igualmente basado en la teoría de la partida doble”, lo que constituye el enfoque principal

de la teoría contable actual y que sirve como guía para el desarrollo del proyecto del

Sistema de información Contable y Financiera de la compañía Novaltec SAS.

La evolución de los sistemas de información.

Los sistemas de información has sido uno de los campos de estudio más extensos en el

ámbito de las organizaciones. El ambiente organizacional, con el paso de los días, se va

volviendo más complejo y la necesidad del manejo de la información y de la gestión de la

misma se hace cada vez más importante para las empresas. Tal y como lo menciona

(Hernández Trasobares), “La creciente globalización, el proceso de internacionalización de

la empresa, el incremento de la competencia en los mercados de bienes y servicios, la

rapidez en el desarrollo de las tecnologías de información, el aumento de la incertidumbre

en el entorno y la reducción de los ciclos de vida de los productos originan que la

información se convierta en un elemento clave para la gestión, así como para la

supervivencia y crecimiento de la organización empresarial.”

Cuando se analiza el avance de los sistemas de la información, es muy importante desatacar

el trabajo propuesto por Gibson y Nolan (1974), quienes describieron el desarrollo de los

sistemas de información basándose en la evolución de las tecnologías de la información.

Tal y como lo muestra (Hernández Trasobares) en su artículo, “En la medida en que se

desarrollaron los equipos informáticos, el software, el hardware, las bases de datos y las

telecomunicaciones, los sistemas de información fueron adquiriendo una mayor relevancia

en las organizaciones, empezándose a considerar como un elemento más del proceso de

planificación.” (Hernández Trasobares). En la siguiente tabla tomada de la obra de Gibson

y Nolan (1974), se muestra las etapas de la evolución de los sistemas de información

(Hernández Trasobares).

Ilustración 11. Etapas de la evolución de los sistemas de Información (Hernández

Trasobares).

Tal y como lo establecen Andreu, Ricart y Valor (1991), en su obra, la clasificación de la

evolución de los sistemas de información puede agruparse en cuatro grandes etapas

(Hernández Trasobares):

Introducción de la informática en la organización: los sistemas de información se

aplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las

computadoras y los sistemas informáticos para mejorar el proceso de contabilidad, elaborar

nóminas y facturación buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo en la realización

de dichas operaciones. Existe una carencia de formación por parte de los empleados de la

organización en dichos sistemas y no hay profesionales que puedan resolver dichos

problemas dentro de la compañía. (Hernández Trasobares)

Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: tras observar como la aplicación de

los sistemas informáticos en algunas áreas de la empresa originan importantes mejoras,

estos se van difundiendo por los diferentes departamentos de la empresa. Dicho “contagio”

se desarrolla sin ninguna planificación por parte de la organización, con lo cual se produce

un alto incremento de los costes. Aumenta la formación del personal en las tecnologías de

información y en las aplicaciones informáticas, existiendo ya en la organización personal

capaz de solucionar los problemas planteados en el manejo del sistema de información.

(Hernández Trasobares)

Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa: los

sistemas de información son utilizados en la totalidad de la organización y ya son tenidos

en cuenta por parte de la dirección como un elemento fundamental de la empresa. Se

empiezan a elaborar procedimientos de planificación de los sistemas de información y

aparece la necesidad de usar los sistemas de información como un medio de cumplimiento

de los objetivos de la empresa. (Hernández Trasobares)

Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: los sistemas de información son

valorados como una fuente de ventaja competitiva sostenible, de tal modo que al elaborar la

estrategia general de la compañía se establece la planificación y desarrollo de los sistemas

de información como otros de los aspectos clave dentro del proceso directivo. (Hernández

Trasobares)

Paquetes contables en Colombia.

Dentro del análisis del problema también es de vital importancia realizar un análisis de los

antecedentes o de los casos que ya se han desarrollado de manera similar en Colombia. Por

esto a continuación se expone información acerca de los programas contables y sistemas de

información contable y financiero en Colombia.

Alegra: Este programa de administración y facturación, gestión financiera y administrativa,

que no reemplaza la contabilidad formal, es una herramienta versátil, económica y muy

eficiente para lograr mantener los diferentes procesos administrativos al día.

COI (Aspel): Promete ayuda en el procesamiento, integración y mantenimiento actualizado

de la información contable y fiscal de la empresa.

CONTPAQi: Es una herramienta enfocada a PyMEs y profesionales independientes.

Entrega todos los módulos necesarios para manejar una contabilidad eficiente.

HELISA: Integra una variedad importante de módulos (Contabilidad general, Bancos,

Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Administración de terceros y Renta y

Complementarios, entre otros), para ofrecer a las empresas una administración completa y

analítica.

SAP Business One: Enfocado a la pequeña y mediana empresa, y permite integrar todas las

operaciones del negocio para gestionar todos los procesos administrativos, financieros y de

relación con los clientes. Incluye un CRM para entregar un servicio de postventa asertivo.

Siigo Pyme: Ofrece una plataforma de administración enfocada a emprendedores, PyMEs y

contadores. Es una herramienta versátil y alineada incluso con los nuevos estándares NIIF

para el procesamiento de la información financiera.

Softland Pyme: Su software invita a integrar todas las áreas de la empresa, para lograr una

administración más eficiente y total, sin dejar de lado, el crecimiento del negocio.

World Office: Es el único software contable con procesos de NIIF completos y

automáticos.

Bizagi: es considerado un referente mundial en software de automatización digital de

procesos y fue creado en 1989 por un grupo de estudiantes de ingeniería en la Universidad

de los Andes. Bizagi ayuda a emprender los programas de transformación digital para más

de 500 clientes empresariales en 50 países de todo el mundo, asistidos por una red

internacional de socios y una comunidad global de más de 500.000 pioneros de procesos.

Marco conceptual.

Sistemas de Información.

En la bibliografía existen numerosas definiciones de lo que es un sistema de información,

según (Hernández Trasobares), la definición más precisa es la propuesta por (Andreu,

Ricart & Valor, 1991), quienes definen a los sistemas de información como: “conjunto

formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a

las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la

información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de

dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de

decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con

su estrategia”.

También es necesario mencionar que “todo sistema de información utiliza como materia

prima los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado

final información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo

además un proceso de retroalimentación o “feedback”, en la cual se ha de valorar si la

información obtenida se adecua a lo esperado” (Hernández Trasobares). En la siguiente

figura tomada del artículo de (Hernández Trasobares) se muestra la estructura básica de un

sistema de información.

Ilustración 12. Sistema de Información de la organización.

Existen varios tipos de sistemas de información y cuando se van clasificar se tienen en

cuenta varios criterios. En la siguiente tabla tomada del artículo de (Hernández Trasobares)

se pueden observar algunas de las principales categorías y tipologías de los sistemas de

información:

Ilustración 13. Tipos de sistemas de Información (Hernández Trasobares).

Según los anteriores criterios de clasificación, K y J Laudon establecen la siguiente

clasificación, tal y como lo expone (Hernández Trasobares) en su artículo, (tomado

textualmente del artículo original):

Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informáticos encargados de

la administración de aquellas operaciones diarias de rutina necesarias en la gestión

empresarial (aplicaciones de nóminas, seguimiento de pedidos, auditoría, registro y datos

de empleados). Estos sistemas generan información que será utilizada por el resto de

sistemas de información de la compañía siendo empleados por el personal de los niveles

inferiores de la organización (Nivel Operativo)

Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas de información

encargados de apoyar a los agentes que manejan información en la creación e integración

de nuevos conocimientos para la empresa (estaciones de trabajo para la administración);

forman parte del nivel de conocimiento.

Sistemas de automatización en la oficina (SAO): sistemas informáticos empleados para

incrementar la productividad de los empleados que manejan la información en los niveles

inferiores de la organización (procesador de textos, agendas electrónicas, hojas de cálculo,

correo electrónico,...); se encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que

los Sistemas de Trabajo del Conocimiento.

Sistemas de información para la administración (SIA): sistemas de información a nivel

administrativo empleados en el proceso de planificación, control y toma de decisiones

proporcionando informes sobre las actividades ordinarias (control de inventarios,

presupuestación anual, análisis de las decisiones de inversión y financiación). Son

empleados por la gerencia y directivos de los niveles intermedios de la organización.

Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informáticos interactivos que

ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones, a la hora de utilizar

diferentes datos y modelos para la resolución de problemas no estructurados (análisis de

costes, análisis de precios y beneficios, análisis de ventas por zona geográfica). Son

empleados por la gerencia intermedia de la organización.

Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de información a nivel estratégico de la

organización diseñados para tomar decisiones estratégicas mediante el empleo de gráficos y

comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta dirección de la organización con el fin

de elaborar la estrategia general de la empresa (planificación de ventas para 4 años, plan de

operaciones, planificación de la mano de obra).

Desarrollo de un sistema de información.

Tal y como lo plantea (Hernández Trasobares), para el desarrollo de un sistema de

información consta de siete etapas, las cuales se muestran a continuación y son tomadas

textualmente del artículo del autor Hernández Trasobares:

Definición del proyecto: en esta etapa se determinaría si la empresa presenta problemas y

como esto pueden solucionarse mediante la implantación de un sistema de información. En

ella se identificarán cuáles son los objetivos del uso de los sistemas de información y como

estos se ubican dentro de la estrategia global de la compañía. En esta fase resulta

fundamental que la alta dirección considere los sistemas de información como un arma

estratégica y crea realmente en ello.

Análisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas de la organización

estos serán analizados más detenidamente, identificando las causas que lo originan y

planteando diversas soluciones. En esta fase se producirá un estudio de factibilidad, para

ver si las soluciones son posibles dados los recursos que posee la organización. Hablaremos

de tres tipos de factibilidad:

- factibilidad técnica: para que la solución pueda ser implantada hemos de analizar si la

empresa posee los medios informáticos adecuados, o bien si hemos de adquirirlos en el

exterior

- factibilidad económica: se realizara un estudio y valoración económica de la solución

comprobando que los beneficios de la mejora superan los costes de la implantación o

modificación de los sistemas de información

- factibilidad operativa: hemos de valorar si la solución propuesta es deseable data la

organización interna de la empresa

Diseño de Sistemas: una vez elegida aquella solución que resuelva los problemas, se

detallará cómo el sistema de información satisface los requisitos planteados por la

organización. A la hora de diseñar los sistemas, hemos de indicar que componentes de los

sistemas de información utilizaremos (nivel hardware, software y tecnología de las

telecomunicaciones) y como se relacionarán dichos componentes entre sí. De esta forma se

producirá las especificaciones del sistema de información

Programación: se traducirán las especificaciones del sistema desarrolladas en la etapa

anterior, llevándose a cabo la programación y el desarrollo del software

Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema de información será

necesario lleva a cabo un proceso exhaustivo y profundo para determinar si el sistema de

información funciona en diversas condiciones y si los resultados se corresponden con lo

que se esperaba. A la hora de establecer las pruebas, las empresas pueden realizarlas de tres

tipos:

- pruebas de programas: los diversos programas elaborados se probaran o separado, con el

fin de garantizar que cada uno de ellos está libre de errores

- pruebas al sistema: se probará el sistema de información como un todo. La finalidad será

el correcto funcionamiento del sistema en conjunto, puesto que en ocasiones puede que los

programas función correctamente de forma individual, pero a la hora de funcionar en

conjunto el sistema de información no ofrezca los resultados esperados por la empresa

- pruebas de aceptación: pruebas realizadas por los usuarios finales del sistema de

información. Cuando estos dan el visto bueno se proporciona la certificación final del

correcto funcionamiento del sistema de información

Conversión: una vez comprobado que el sistema de información funciona correctamente se

llevará a cabo la implantación de este, o bien la sustitución del antiguo sistema de

información por el nuevo. A la hora de llevar a cabo esta conversión, las organizaciones

van a poder optar por diversas estrategias:

La denominada estrategia en paralelo. En ella durante un periodo de tiempo ambos

programas van a convivir y utilizarse, funcionando tanto el nuevo sistema de información

como el antiguo. Esta estrategia es la más fiable y segura, aunque sin embargo es la más

costosa y podemos obtener información redundante

Se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejo sistema de información por el

nuevo en una fecha determinado. Esta estrategia sería la menos costosa, sin embargo ante

cualquier problema que surja se puede originar la paralización de la actividad de la

empresa. Igualmente requiere que el personal de la compañía haya recibido formación

sobre el nuevo sistema de información, si no nos encontraremos con empleados incapaces

de saber manejar el nuevo sistema de información

Llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de información se utiliza en

un área limitada de la compañía y tras comprobar su correcto funcionamiento se instala en

la totalidad de la compañía. Sería una mezcla de las dos estrategias anteriores

Producción y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de información se dice

que el sistema está en producción. A partir de aquí existir un proceso constante de

evaluación del sistema de información por parte de los usuarios y personal especializado.

Tras ello se identificaran nuevos errores y se planteará la corrección de estos.

La totalidad de las fases analizadas constituirían el denominado ciclo de vida de los

sistemas de información. Sin embargo para muchas compañías desarrollar el sistema de

información siguiendo la totalidad de las etapas anteriores puede resultarle muy costoso

tanto en tiempo como en dinero. Otros inconvenientes vendrían dados por los continuos

cambios de los requisitos de la información que puede originar que un sistema de

información quede obsoleto incluso en la etapa de desarrollo. Por ello las empresas a la

hora de desarrollar un sistema de información puede optar por otro conjunto de estrategias

que le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos utilizando el

ciclo de vida de los sistemas de información.

En la siguiente tabla tomada del artículo de (Hernández Trasobares) se hace la

comparación de los distintos enfoques de desarrollo de sistemas:

Ilustración 14. Comparación entre enfoques de desarrollo (Hernández Trasobares) .

Necesidad de la implementación de un SIC en una empresa.

Las circunstancias que caracterizan el actual ambiente de negocios, que pueden resumirse

en la internacionalización y la globalización de los mercados, junto al pleno desarrollo de la

denominada sociedad de la información, han obligado a las empresas a mejorar su

competitividad. (Rueda Delgado & Arias Bellos, 2009). La respuesta empresarial ante el

nuevo entorno dinámico no ha sido unánime. De ahí que en la última década se ha

observado un crecimiento en la investigación sobre los sistemas de información para la

gestión en general y los sistemas de cálculo de costes de las compañías. (Ripoll & Urquidi,

2010)

Tal como se conoce, la contabilidad –más que realizar una serie de registros contables en

un aplicativo que resume las transacciones– tiene como objetivo esencial proveer

información financiera de calidad, de tal manera que refleje la situación económica de una

empresa, a una fecha de corte, y que se constituya en una de las bases para la toma de

decisiones por parte de los líderes de la organización (Meigs & Johnson, 1990). (García

Carvajal & Dueñas Casallas, 2016).

Regulación de los sistemas contables

• Ley 1314 de 13-07-2009. Ley Contable.

Regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de

aseguramiento de información aceptados edn Colombia, señala las autoridades

competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades

responsables de vigilar su cumplimiento.

• Ley 603 de 2000

El artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo primero de la Ley 603 de

2000, obliga a las sociedades comerciales, en Colombia, a presentar Informes de Gestión,

expedidos por los administradores, en los cuales describan el estado de cumplimiento de las

normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor; esto incluye declarar que los

programas de software cuentan con las respectivas licencias.

Decreto 2706 de 2012 y sus modificaciones

Por medio del cual se expide el marco técnico normativo de información financiera para los

preparadores de información financiera que conforman el Grupo 3.

7. Estudio de Mercado (EM).

A continuación se presenta el plan de trabajo para la realización del estudio de mercado del

proyecto.

Identificación del tipo de proyecto.

Este proyecto es de carácter privado realizado con el objetivo de generar ingresos

monetarios para la compañía NOVALTEC S.A.S., mediante el desarrollo del sistema de

información contable.

Objetivo del estudio de mercado.

El objetivo de este estudio de mercado es identificar las características del software

contable existente en el país como aporte técnico para el desarrollo del software propio.

Adicionalmente, se busca definir el impacto del software sobre las operaciones de la

compañía, y a su vez, la influencia sobre su área contable, financiera y específicamente,

sobre el retorno de la inversión que va a realizarse. Con lo anterior se analizará la viabilidad

del proyecto en términos de las utilidades que remuneren los esfuerzos realizados en el

desarrollo del proyecto. Adicionalmente, con este estudio de mercado se pretende

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=51148#0

determinar la conveniencia o no del desarrollo del Sistema de Información Contable para la

compañía NOVALTEC S.A.S., y para las otras empresas del grupo.

Dentro del estudio de mercado se tendrán en cuenta variables como nivel de ingreso de la

población objetivo, los precios de bienes complementarios y sustitutos y la reglamentación

acerca del tema contable. Se tendrán como objetos de estudio el producto, el consumidor y

el mercado.

Desarrollo del estudio de mercado.

Para el desarrollo del estudio de mercado se van a tener en cuenta los elementos principales

y para cada uno de ellos se realizará el plan de trabajo correspondiente para su realización.

Identificación del bien o servicio

A continuación se presenta la identificación y especificación rigurosa de las características

del producto final que se desarrollará en el proyecto.

Uso.

- Manejo de la contabilidad y permitir realizar un análisis financiero más profundo de

las empresas.

- Se generará un manual de usuario y manual de casos de uso en el que definirá la

forma de usar el software.

- La aplicación del software SIC se realizará en empresas PYMES del grupo.

Usuarios.

- Los usuarios del software son: Novaltec, JDDS, JDL, FruitMix.

Presentación.

- El software va a funcionar a la medida y será distribuido desde servidores internos.

Composición.

- Se realizaran los manuales de usuario correspondiente en los que se muestre las

especificaciones técnicas del software y los requerimientos mínimos para su

instalación.

- Se realizarán las cotizaciones correspondientes de los compiladores y de la mano de

obra para la programación del software, se realizará el estudio de las restricciones

comerciales y legales que se puedan presentar, así como su forma de

comercialización y transporte del producto.

Características físicas.

- Estas características ya están definidas y limitadas por el tipo de producto. Siendo lo

más relevante, el espacio en memoria y disco que ocuparía en el equipo donde sea

instalado.

Producto.

- Se realizará una identificación de los productos principales, secundario,

subproductos y desechos.

- Se realizará una identificación cuidadosa de los subproductos para tener la

posibilidad de tener versiones del software con diferentes usos, según la aplicación

en la que se vaya a utilizar.

- Al ser un producto de uso final se hará un análisis del mismo para identificar su

durabilidad, su uso habitual, su necesidad en el mercado, etc.

Sustitutos.

- Realizar una investigación de los productos existentes en el mercado que realicen

las funciones contables, su versatilidad y costo para el usuario.

- Realizar una investigación exhaustiva que permita identificar características como

calidad, presentación, precio, y usos tecnológicos con el objetivo de superar las

expectativas del usuario final y asegurar las ventas que soporten las inversiones e el

proyecto.

- Hacer el estudio de las empresas que representan competencia para el producto y un

estudio profundo de las características del software existente para tenerlo como

referencia con el objetivo de superarlo.

Complementarios.

- Realizar una adecuada definición de requerimientos mínimos de instalación para

indicarle al usuario el tipo de equipo necesario para la instalación, lo que indicaría

un condicionamiento del producto a la existencia de un determinado equipo de

cómputo.

Bienes de capital, intermedios y finales.

- El software generado es de consumo final con licencia para cada usuario.

Fuentes de abastecimiento.

- Se identifican dos insumos principales: un equipo de cómputo para la programación

del software y el compilador correspondiente.

- Se realizará un estudio de cada insumo para tener el conocimiento de capacidad de

suministro de los proveedores, sus precios, forma de transporte y sus niveles de

comercialización así como su servicio posventa y soporte de los mismos.

Sistemas de distribución.

- Realizar el estudio para identificar el mejor método de comercialización: que puede

ser por venta de los instaladores en un CD o la implementación de un servidor en el

que el cliente pude descargar su software y la licencia de la misma.

- Realizar el estudio de preferencia del cliente respecto al sistema de

comercialización.

Bienes y servicios del sector público.

- Realizar el estudio de servicios similares en el sector público que puedan afectar el

nivel de ventas esperado.

Precios y costo.

- Realizar el estudio de precios del software contable del mercado y tener claro la

relación entre el precio y las características de cada software.

- Realizar el estudio similar para los productos sustitutos.

Condiciones de política económica.

- Al momento del inicio del proyecto se deberá tener muy en cuenta las políticas

gubernamentales del momento, para la definición de la viabilidad final del proyecto.

La demanda.

Un aspecto clave del estudio de mercado es el análisis del comportamiento de la demanda o

el mercado objetivo al que se va a dirigir el producto. Para el estudio de la demanda se

analizaran las variables más influyentes con el objetivo de fijar las cantidades y los precios

que los clientes estarán dispuestos a adquirir. En el estudio se tendrán en cuenta factores

que afectan la demanda, tales como las preferencias de compra y los niveles de ingreso para

poder determinar lo que sería la demanda actual y los pronósticos de consumo estimación.

Dentro del estudio de la demanda se analizarán los siguientes aspectos, para los cuales se

hace la respectiva descripción de actividades.

Objetivo.

- Estudiar el comportamiento actual y futuro de la demanda de software contable en

Colombia, el área de influencia, los precios y la capacidad de pago de los clientes.

Estudio de las variables relevantes.

Nivel de ingreso de los compradores: realizar un estudio basado en las bases de datos de la

cámara de comercio y de la superintendencia de sociedades en los que se identifique el

volumen de ventas de las empresas para poder tener certeza de su poder adquisitivo.

Comportamiento de gasto: extraer estadísticas de la superintendencia de industria y

Comercio en los que se identifiquen tendencias de gasto por sector económico y así poder

hacer una inferencia del comportamiento de cada empresa.

Tasa de crecimiento: realizar el estudio basado en estadísticas tomadas de la Cámara de

Comercio de cada región del país.

Comportamiento de los precios: realizar el estudio de los precios de los diferentes paquetes

contables.

Preferencias de los consumidores: realizar el estudio de las características preferidas por los

clientes mediante una encuesta directa a usuarios de paquetes contables.

Acciones de los entes gubernamentales: realizar la contextualización de los temas

gubernamentales y de los decretos de la DIAN al momento de la implementación del SIC.

Área del mercado.

Estudiar las características principales que limitan al mercado objetivo, en este caso, las

empresas PYMES, mediante una investigación que apunte a la identificación y la

recopilación de información acerca de la población, el ingreso y la zona de influencia, con

el ánimo de elaborar la primera estimación del número posible de compradores del

producto final.

La población: identificar el tamaño de la población objetivo y su tasa de crecimiento, lo

cual se va a realizar mediante las consultas de las bases de datos de la Cámara de Comercio

y de la SuperSociedades.

El ingreso: realizar la consulta de las estadísticas que publica la Superintendencia de

Industria y Comercio para poder clasificar a los clientes por segmento de mercado, y así

poder establecer los niveles de ingreso actuales, los niveles de ingreso proyectados y la tasa

de crecimiento de las empresas.

Zona de Influencia: la zona de influencia inicial ya se tiene determinada ya que los

primeros clientes serán las empresas del grupo y luego las PYMES de Bogotá, para luego ir

apuntando a mercados de las ciudades principales del país.

Comportamiento histórico.

Se realizará una investigación de la historia del software contable y de cómo han

evolucionado las ventas del mismo. Mediante consultas directas en las páginas web

oficiales de cada software se recopilará la mayor cantidad de información posible que

permita tener una idea del comportamiento de la demanda en el pasado y así poder tener un

grado de certidumbre en el comportamiento de la demanda futura. Adicionalmente, se

realizará la consulta de la legislación vigente al momento de la implementación del Sistema

de Información Contable para determinar cómo puede estar afectando la demanda.

Fuentes de información a utilizar.

Fuentes de información primaria.

Las fuentes primarias que se van a utilizar en la investigación de mercado serán: encuestas

aplicadas directamente a los potenciales clientes, observación directa del funcionamiento de

los diferentes software contables en los entornos empresariales donde se utilizan.

Fuentes de información secundaria.

Para la obtención de información de fuentes secundarias se utilizaran las bases de datos de

las diferentes entidades encargadas de la estadística y el manejo de la información. Se

analizaran datos históricos y bases de datos de estadísticas en ventas ingresos y

comportamientos de los diferentes sectores a los que pertenecen las PYMES que van a ser

la población o mercado objetivo de este software.

Entidades fuentes.

Entes estatales de estadística: DANE.

Publicaciones especializadas de los gremios: CCB, SIC, SIS.

Institutos académicos: Bases de Datos Uniandes, Udistrital.

Institutos oficiales: DIAN.

Base de diseño del estudio mercado.

Segmentación del mercado.

El mercado de las empresas PYME en Colombia está dividido en segmentos o submercados

que comparten la característica del sector o actividad a la que se dedican. Adicionalmente

comparten características dentro de las que resaltan:

Ubicación geográfica.

Niveles de ingreso.

Sector económico.

Número de empleados (rango).

Volumen de ventas (rango).

Con la segmentación de mercado se pretende estimar la demanda con un buen nivel de

certidumbre con el objetivo de poder determinar la estrategia para satisfacer la necesidad de

cada grupo identificado dentro de la demanda global.

Consumo aparente.

Mediante una investigación exhaustiva de los paquetes contables existentes y de sus

volúmenes de venta se elaborará una tabla en la que se consignen los resultados de estas

ventas y así poder establecer la evolución de la producción y el comportamiento histórico

de los precios de estos paquetes.

Consumo per cápita.

En esta actividad se realizará una consulta para saber el número de PYMES en Bogotá

inicialmente, y con esta información junto con la de la cantidad de paquetes contables

vendidos, haremos una estimación del nivel de consumo de estos paquetes por parte de las

empresas PYMES en Bogotá, para poder realizar una estimación a nivel país.

Producción del bien.

Se realizará un estudio que demuestre la cantidad de licencias de software contable y

financiero vendidas en los últimos 7 años con el fin de establecer el nivel de producción

promedio que han tenido las empresas competidoras. El producto de este estudio será la

tabla de producción del bien, (Ilustración 9).

Importaciones.

Se realizará el estudio para identificar la cantidad de software extranjero utilizado en

Colombia por las empresas Pymes para la sistematización de la información contable y

financiera, para identificar y tener claridad acerca del porcentaje de utilización de software

extranjero por parte de las empresas.

Exportaciones.

No aplica para este proyecto, puesto que no se ha pensado en la exportación del software.

Características teóricas de la demanda.

Con el objetivo de tener una aproximación de la demanda del producto y de identificar las

principales variables que la afectan, se reunirá la mayor cantidad de información posible

parta lograr determinar una función de demanda que se ajuste al comportamiento de la

demanda histórica del producto, lo que permitirá dar soporte a las hipótesis que puedan

surgir en torno al comportamiento actual y futuro de la demanda.

Dentro de las principales variables a evaluar están las siguientes:

La función de demanda.

Para determinar la función de demandase investigara el comportamiento de los precios y de

las cantidades vendidas en los últimos 7 años. Con el objetivo de poder realizar una

regresión para obtener una ecuación del comportamiento y así poder realizar predicciones

del comportamiento de la demanda futura.

La función de ingreso.

Para la determinación de la función de ingreso, se realizará la consulta ante la

Superintendencia de Sociedades, cuyas bases de datos e informes estadísticos contienen la

información de los niveles de ingresos de las empresas de los diferentes sectores

económicos y con esta información se lograrán identificar los posibles compradores

clasificándolos por nivel de ingreso.

La elasticidad.

Con la información recolectada, se hará un manejo matemático para lograr la identificación

de la elasticidad precio de la demanda y la elasticidad ingreso de la demanda, basados en

comportamientos pasados y que ayudarán a determinar los comportamientos futuros.

Elasticidad cruzada.

Para determinar la elasticidad cruzada, este estudio se basará en los resultados del estudio

de mercado, en el que se identificarán los productos sustitutos que afecten directamente la

demanda del producto de NOVALTEC S.A.S.

Estimación de la demanda futura.

Para lograr predecir la demanda futura es necesario partir del conocimiento de la demanda

pasada, por lo que se hace necesario recolectar toda la información relacionada con

cantidades y precios y para este caso en específico es necesario estudiar la evolución de los

sistemas de información contable y financiera para identificar las necesidades que no

suplen y sus falencias en operaciones y en facilidad de manejo.

Para alcanzar esta meta se consultarán las bases de datos estadísticas de los proveedores de

estos sistemas, se realizaran encuestas a los potenciales clientes acerca del funcionamiento

de los paquetes contables y financieros que conozcan, para tener información valiosa para

el diseño del Sistema de información contable y financiero de la empresa NOVALTEC.

Herramientas para la estimación de la demanda.

Dentro de las herramientas usadas para la estimación de la demanda se utilizará la

siguiente:

Extrapolación de la tendencia histórica.

Una vez identificada la curva de la demanda se realizará una regresión para identificar la

ecuación que mejor la defina y con esta ecuación se realizará la predicción del

comportamiento de la demanda.

Coeficientes técnicos.

Se realizarán las consultas a las bases de datos de la cámara de comercio, la

superintendencia de industria y comercio y la supersociedades, para lograr identificar los

índices y tendencias necesarios para el estudio de la demanda.

Comparaciones internas e internacionales.

En este estudio no se realizarán comparaciones internas ni internacionales.

Métodos econométricos.

No se usarán los métodos econométricos.

Métodos cualitativos.

No se usarán métodos cualitativos.

La oferta.

El estudio de la oferta tiene por objetivo identificar la forma en que se han atendido las

necesidades o demandas del mercado objetivo de este proyecto.

Para la determinación de la oferta se tendrán en cuenta variables como los costos, la

disponibilidad de los insumos, las restricciones gubernamentales, los desarrollos

tecnológicos, los precios de los productos sustitutos y complementarios, y la capacidad

instalada de la empresa.

Este estudio de la oferta considerará los siguientes aspectos principales:

Listado de Proveedores.

Para realizar una correcta identificación de los proveedores para el proyecto se realizará

una investigación acerca de los siguientes aspectos para cada proveedor:

Nombre de la empresa

Características de su producción (artesanal o industrial)

Capacidad instalada

Capacidad utilizada

Estructura de costos y precios

Participación en el mercado

Sistemas de comercialización

Planes de expansión

Sistema de ventas (crédito, contado) y canales de comercialización.

Localización

Fuentes de abastecimiento nacional e importado

Volumen y origen de las importaciones

Volumen y destino de las exportaciones

Existencia de contrabando y piratería.

Régimen de mercado.

Para realizar este estudio de régimen del mercado, se realizará la investigación de las

empresas de la competencia para así determinar el tipo de mercado existente en este sector

de los SIC.

Régimen de mercado de insumos.

La estructura del mercado de insumos es un oligopolio.

Proyección de la oferta.

Para el desarrollo de la proyección de la oferta se utilizará la misma estructura y estrategia

que se utilizaron en el estudio de la demanda.

Demanda vs Oferta.

Una vez se tenga la información de la demanda y de la oferta, se cruzará y se determinará si

existe demanda insatisfecha.

Los precios.

El precio del producto final será fijado teniendo en cuenta los costos, la demanda, el

mercado, el marco Político y gubernamental, las conveniencias económicas y las

conveniencias Sociales.

Se realizara un estudio de precios basado en el comportamiento de la oferta y la demanda.

Adicionalmente se realizará un estudio de precios basado en las siguientes cinco

modalidades:

Precios determinados por la estructura de costos de la empresa.

Se determinará un precio basado el costo de los factores de producción utilizados en el

desarrollo del proyecto.

Los precios fijados por el mercado.

Se fijará un precio basado en la demanda observada, de tal manera que a mayor demanda

será mayor el precio y viceversa.

Fijación de precios con base a la competencia.

Se fijara un precio basado en el promedio de precios de los sistemas de los competidores.

Fijación de precios políticos.

Se fijará el precio teniendo en cuenta los precios fijados por el gobierno para estimular la

competencia.

Precios vigentes en el mercado internacional.

No se tomará en cuenta los precios del mercado internacional.

Precios o tarifas en servicios públicos.

No aplica por so ser un proyecto de bienestar social.

Comercialización.

El objetivo del estudio de la comercialización es cubrir e identificar los procesos requeridos

para que el producto final llegue al consumidor.

Los aspectos principales para la comercialización que se tendrán en cuenta son:

Estructura de los canales.

El producto se distribuirá directamente por NOVALTEC S.A.S.

Márgenes de comercialización.

N/A.

Selección de canales de comercialización.

N/A.

Promoción y publicidad.

La promoción y publicidad se hará en la página web, previo mejoramiento de la misma. Se

utilizarán las bases de datos empresariales consultadas para ofrecer el producto a las

empresas.

Motivación del proyecto.

Se mostrará el producto como un desarrollo novedoso por parte de la compañía.

Consideraciones de incertidumbre en la comercialización.

N/A.

Como parte del estudio de mercado se realiza una encueta que es contestada por expertos

en temas financieros y contables y cuyos resultados se muestra a continuación:

ENCUESTA EXPERTOS CONTESTARON 87 PERSONAS

1. ¿Cuánto ha pagado por un software contable y financiero?

a) Entre $1.000.000 y $3.000.000

b) Entre $4.000.000 y $6.000.000 c) Entre $7.000.000 y $9.000.000 d) Más de $10.000.000

2. ¿Cuántas horas de soporte utiliza durante la parametrización inicial?

a) Entre 10 y 30 horas b) Entre 40 y 50 horas c) Entre 60 y 70 horas d) Más de 80 horas

3. ¿Cuántas horas soporte utiliza al mes?

a) Entre 5 y 15 horas b) Entre 20 y 30 horas c) Entre 40 y 50 horas d) Más de 60 horas

4. ¿Cuál es el precio que paga actualmente por hora de soporte?

a) Entre $10.000 y $30.000 b) Entre $40.000 y $60.000 c) Entre $70.000 y $90.000 d) Más de $100.000

La demanda es sobre la cantidad de soporte que hacen sobre el software.

Tabla 3. Encuesta Estudio de Mercado.

Tabla 4. Resultados Encuesta Estudio de Mercado.

Ilustración 15. Pregunta 1 Encuesta.



0

10

20

30

40

(5H-15H) (20H-30H) (40H-50H) >60H

¿Cúantas horas de soporte utiliza al mes?

10

56

12 9

0

20

40

60

$(10m-30m) $(40m-60m) $(70m-90m) >$100m

¿Cúal es el precio que paga actualmente por hora de

soporte?

12

52

13 10

0

20

40

60

$(1M-3M) $(4M-6M) $(7M-9M) >$10M

¿Cúanto ha pagado por su sistema de software contable?


Del estudio de mercado se obtienen los siguientes resultados, los cuales serán usados en el

estudio financiero y económico como base de análisis.

Oferta (Competidores) Helisa, SIIGO, WorldOffice, Alegra, Bizagi, SAP, Loggro, ContPaqi

Demanda (Clientes) Novaltec, JDDS, JDL, FruitMix

Precios Licencia

$ 3.700.000

Soporte $ 91.000

Comercialización N/A

Software Licencia/año Soporte /hora

Helisa 3750000 90000

SIIGO 3500000 112000

WorldOffice 3850000 70000

Alegra $150mil/m

es $15.000

0

20

40

60

(10H-30H) (40H-50H) (60H-70H) >80H

¿Cúantas horas de soporte ha utilizado durante la

parametrizacion inicial?

Bizagi 5`800.000 $150.000

SAP >10`000.00

0 >$180.000

Loggro $180mil/m

es $12.000

ContPaqi $3`200.000 $50.000 Tabla 5. Resultados del Estudio de Mercado.

8. Estudio técnico (ET).

El objetivo de realizar el estudio técnico para el proyecto es determinar el tamaño que

resulta conveniente para el proyecto, la ubicación para el proyecto, tanto para la producción

como para la comercialización del producto final, el modelo y las herramientas

tecnológicas que más se ajusten a las necesidades del mercado, el modelo administrativo

para la gerencia del proyecto y las restricciones financieras. Adicionalmente con este

estudio se identificarán los procesos, recursos, insumos y la mano de obra necesarios

durante el proyecto.

Los aspectos más relevantes que se espera obtener con este estudio técnico son la

determinación del modelo administrativo más adecuado, un cronograma de actividades

detallado y un plan financiero que incluye una estimación de las inversiones, los costos de

operación y los ingresos del proyecto.

Para el desarrollo del estudio técnico se desarrollarán los 7 elementos principales, los cuales

se detallan a continuación junto con las actividades asociadas para su desarrollo.

Tamaño.

Para la valoración de este ítem se hará referencia a la capacidad de producción del producto

final, en este caso, a la producción de módulos del Software de Información Financiera. La

evaluación de este aspecto se realizará mediante el estudio de la capacidad de la empresa

NOVALTEC para la producción de software, y permitirá definir la capacidad del proyecto

expresada en términos de capacidad diseñada, capacidad instalada y capacidad utilizada. El

estudio del tamaño del proyecto tiene en cuenta los siguientes aspectos:

Tamaño y Mercado.

Para realizar la estimación más apropiada del tamaño del proyecto se usará como apoyo el

estudio de la demanda y su relación con los precios, ingreso y la distribución geográfica del

mercado.

Tamaño costos y aspectos técnicos.

Se realizara todo el análisis de costos fijos y variables del proyecto, así como de los

aspectos técnico que se requerirán durante el desarrollo del proyecto.

Disponibilidad de insumos y servicios públicos.

Realizar el estudio de los proveedores y de la capacidad de distribución de los insumos que

se necesiten. Garantizar el suministro permanente de los insumos en términos de tiempos de

entrega, precios, cantidad y calidad. Realizar el estudio de los servicios públicos que serán

empleados en el proyecto y de su costo dentro del mismo.

Tamaño y localización.

La ubicación del proyecto será en la ciudad de Bogotá D.C.

Tamaño y financiamiento.

Realizar el estudio financiero del proyecto para determinar la estrategia de financiamiento

del mismo.

La Localización.

El estudio de la localización de este proyecto básicamente se reduce al análisis de las

variables principales que tendrían un peso significativo al momento de elegir la mejor

ubicación para el desarrollo.

Mercado.

El mercado inicial estará ubicado en la ciudad de Bogotá.

Infraestructura disponible.

Se realizará un estudio para identificar la infraestructura necesaria para el desarrollo del

proyecto y la infraestructura con la que cuenta la empresa.

Servicios públicos.

Todos los servicios públicos están disponibles en las oficinas de la empresa.

Comunicaciones.

La empresa cuenta con la infraestructura para las comunicaciones.

Costo de transporte.

El costo del transporte está incluido en los precios de las compras de los insumos y de la

mano de obra.

Políticas de Desarrollo.

N/A.

Restricciones financieras.

Se realizará el estudio financiero para determinar los requerimientos de financiación y las

posibles restricciones presupuestales para el proyecto.

Disponibilidad de insumos.

Los insumos están disponibles en la ciudad de Bogotá.

Precio de insumos.

Realizar el estudio para la determinación del costo de los insumos necesarios, mediante

cotizaciones a varios de los proveedores identificados.

Condiciones de vida.

N/A.

Condiciones de clima.

N/A.

Políticas de desarrollo.

N/A.

Condiciones de orden fiscal y tributario.

Realizar todo el estudio de orden tributario que afecte el proyecto y a la empresa.

Etapas para la localización del proyecto.

Macrolocalización.

Colombia.

Microlocalización.

Bogotá D.C.

Localización Final.

Oficinas de NOVALTEC.

Proximidad y disponibilidad del mercado.

El mercado inicial estará en la ciudad de Bogotá D.C.

Proximidad y disponibilidad de materias primas.

Los proveedores se encuentran en la ciudad de Bogotá D.C.

Medios de transporte.

Todo se movilizará en la ciudad de Bogotá D.C.

Influencia del clima.

N/A.

Mano de obra.

Se realizará el estudio de los perfiles necesarios para el desarrollo del software y se

definirán los cargos, las funciones y las responsabilidades de cada integrante del proyecto.

Otros factores.

Servicios públicos.

Energía eléctrica: la potencia necesaria para la realización del proyecto es la mínima

ofrecida en la ciudad de Bogotá D.C.

Agua: la demanda de agua para el proyecto se atiende con el servicio proveído por la

empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá D.C.

Gas natural: es suficiente el servicio prestado en Bogotá D.C.

Comunicaciones: el proveedor de servicios de telefonía, internet y televisión puede ser

alguno de los proveedores presentes en Bogotá D.C.

Facilidades de Transporte.

Por facilidades de transporte se elige a la ciudad de Bogotá D.C. como centro de desarrollo

del proyecto.

Actividades Económicas en la Zona.

En la ciudad de Bogotá D.C., se encuentran todas las actividades económicas que se

lleguen a necesitar para el proyecto.

Ingeniería del proyecto.

Para el estudio de la ingeniería del proyecto, se debe estudiar los factores principales para la

producción del software como lo son la mano de obra, los equipos, insumos, métodos y

procedimientos. Con lo anterior se busca una función de producción que optimice el uso de

los recursos existentes para la producción del Sistema de Información Contable (SIC). Se

debe, también realizar el análisis para determinar si la producción del software puede

hacerse en paralelo por módulos y debe ser una programación en serie o cascada.

Se realizará, además, el estudio para determinar la tecnología que mejor se adapte al

proyecto, con el fin de determinar el sistema de cómputo y el lenguaje de programación

adecuados para el desarrollo del proyecto. Dentro del estudio técnico se van a tener en

cuenta los siguientes aspectos:

Descripción técnica del producto o servicio.

En esta etapa se hará la descripción completa del producto describiéndolo de forma única, y

determinando las características como nombre técnico, nombre comercial, lenguaje y

compatibilidades de sistema, vida útil estimada, requisitos de instalación y manuales de

usuario.

Identificación y selección de procesos.

Para la identificación y selección de los procesos y procedimientos a seguir, se hará un

diseño preliminar del software realizando todo el proceso de ingeniería en el que se

documenten todos los requerimientos y se defina un diseño preliminar para la

programación.

Listado de equipos.

Se hará un ejercicio de levantamiento de requerimientos con el área técnica para determinar

las características de los equipos que se van a necesitar en el desarrollo del proyecto.

Descripción de los insumos.

Se realizará un proceso de levantamiento de requerimientos de los insumos teniendo en

cuenta de describir nombre, unidad de medida, cantidad necesaria, calidad mínima exigida,

precio, forma de transporte y almacenamiento, lugar de origen, etc. Si es nacional o

importado.

Es necesario también definir el personal que se va a necesitar y definir los perfiles y las

competencias que deben tener estas personas.

Distribución espacial.

Realizar el estudio para determinar el espacio adecuado para el desarrollo del proyecto, con

el objetivo de alistar este espacio físico y adecuarlo según los requerimientos del personal a

cargo del proyecto.

Distribución interna.

Se debe hacer uso adecuado del espacio interno disponible, ubicando los muebles,

maquinarias y equipos en forma tal que garantice mejores condiciones de trabajo y

seguridad, alcanzando una mejor movilización de los insumos y una mayor eficacia en la

operación que se transformará en menores costos de producción.

La organización.

Determinar la estructura organizacional más adecuada para la ejecución del proyecto, de

acuerdo a los objetivos de la empresa. Se desarrolla en el estudio organizacional.

Cronograma de realización.

Se debe plantear un cronograma de actividades con el objetivo de organizar el tiempo

disponible para el proyecto y así poder cumplir los objetivos iniciales trazados. El

cronograma se encuentra al final de este documento.

Gestión tecnológica.

Se realizará la gestión para la evaluación periódica y la vigilancia tecnológica para que el

proyecto cuente con las tecnologías más apropiadas durante su desarrollo. Realizar un plan

en el que se evalúen los impactos del uso de la tecnología en el proyecto.

Competitividad y tecnología.

Realizar un plan de innovación que permita realizar procesos innovadores durante el

proyecto y que generen nuevos procedimientos y metodologías tendientes a la mejora

continua del desarrollo del proyecto.

9. Estudio organizacional.

Para el desarrollo de las actividades tendientes a cumplir con los objetivos planteados para

este proyecto, es necesario contar con una solución institucional o estructura orgánica para

cada una de las etapas del ciclo de vida del proyecto.

Definición de la Estructura organizacional.

Para la definición de la estructura organizacional requerida se va a realizar, en primera

instancia una identificación de las actividades, luego de estos se agruparán las actividades

por áreas de función específica. De esta manera se tendrá claridad en las áreas funcionales

que intervendrán en el proyecto y se podrán definir los requerimientos de personal para

cada función. Por último se deberá diseñar el organigrama del proyecto, estableciendo las

relaciones de dependencia, responsabilidad, complementariedad y comunicación entre el

personal y las áreas funcionales.

Se definirá entre estructura orientada a proyecto y estructura orientada a la operación según

la conveniencia que se identifique.

Funciones de la organización.

Dentro de la organización del proyecto se identifican varias funciones definidas según las

actividades desarrolladas.

Función de producción.

Dentro de esta función se deberá diseñar una estrategia que optimice los recursos humanos

y materiales puestos a disposición del proyecto mediante la aplicación de procedimientos y

métodos que permitan desarrollar un producto con calidad. Dentro de las funciones de

producción se encuentran:

Planificación.

Se realizará el diseño del software por parte del área operativa y se determinarán las

actividades para su implementación y puesta en producción.

Materiales y servicios.

En reuniones con el área operativa, se determinarán los equipos, insumos y materiales

necesarios para el desarrollo del proyecto.

Control de calidad.

Tanto el área administrativa como el área operativa verificarán el control de calidad del

software mediante pruebas tendientes a encontrar falencias en el programa.

Mantenimiento.

El área operativa estará encargada del mantenimiento y soporte para el software para lo

cual se realizará el seguimiento al funcionamiento del programa para hallar posibles fallas.

Seguridad industrial.

Tanto el área operativa como administrativa serán responsables por la seguridad de los

participantes del proyecto. Esto se asegurará mediante la aplicación de la norma ISO18001.

Función financiera.

El área financiera estará encargada de realizar los presupuestos y la estimación de los

costos para el proyecto así como de realizar el plan para la financiación del proyecto y la

correcta distribución de los recursos para las diferentes etapas del mismo.

Contabilidad y análisis financiero.

Esta área tendrá un impacto fuerte sobre el proyecto, ya que se encargará de asesorar al

personal de tecnología del proyecto en el área contable y de las normas NIIF que serán

programadas en el software que se desarrollará. Adicionalmente esta área se encargara del

componente contable, tributario y de gerencia financiera.

Inversiones.

N/A.

Fuentes de financiación.

Establecer y definir mediante un plan financiero, los montos en que se deberá financiar el

proyecto y la distribución estratégica de los recursos para el cumplimiento de los objetivos.

Realizará el análisis y la evaluación para hallar la mejor fuente de financiación para el

desarrollo del software.

Presupuesto.

Realizar la planeación y programación de los costos asociados al proyecto así como los

ingresos futuros que generará.

Función de recursos humanos.

Las actividades se centran en la selección del personal adecuado para el desarrollo del

proyecto, su contratación, permanencia y retiro de las actividades al final del proyecto.

Vinculación.

Se realizarán todas las actividades como reclutamiento, selección, contratación, inducción y

registro para el personal que ingrese a formar parte del proyecto.

Desarrollo.

Se ajusta a procesos de la compañía.

Definición de cargos.


Bienestar social.


Relaciones laborales.


Retiro.

Se ajusta a procesos de la compañía y disposiciones legales y normativas.

Procedimientos administrativos.

Las actividades administrativas necesarias para el proyecto se estudiarán y estarán a cargo

de la dirección de la empresa. se debe realizar el estudio para determinar las actividades

administrativas acordes a las necesidades del proyecto.

Planeación administrativa.

Determinar los objetivos a largo, mediano y corto plazo del proyecto y definir la asignación

de recursos para el desarrollo del mismo.

Organización.

Determinar las líneas de autoridad, responsabilidad y compromiso entre las diferentes

jerarquías de la empresa.

Coordinación.

Realizar las actividades necesarias como reuniones, comités y socializaciones con el fin de

enfocar los esfuerzos de las diferentes áreas hacia el objetivo común del proyecto.

Control.

Realizar la confrontación de los resultados con lo esperado para poder identificar posibles

desviaciones y tomar las medidas correctivas en el proceso.

Función de mercadeo.

Para esta función se deben identificar y definir los perfiles que se necesitan para la

promoción del producto final y su comercialización.

Investigación de mercado.

El estudio de mercado se realizará por el área administrativa y el área comercial.

Producto.

Se definirán las características principales del producto para su comercialización.

Ventas.

Se deben seleccionar las personas encargadas de la venta y el soporte del software.

Publicidad.

Se realizará el análisis de los requerimientos en publicidad para el software y los medios

por los que se le dará difusión a sus características.

Investigación y desarrollo.

Se estudiara la posibilidad de crear una dependencia de investigación y desarrollo en la

medida en que los recursos del proyecto lo permitan y se vea la necesidad de crearlo.

La gestión empresarial y los nuevos paradigmas.

Esta establecido por la empresa.

Gerencia del proyecto.

Dentro de la gerencia del proyecto se llevarán a cabo todas las actividades convenientes y

que llevan a dar cumplimiento a los objetivos propuestos. Dentro de estas actividades se

deben desarrollar la formulación del proyecto, evaluación del proyecto, programación del

proyecto, contrato de diseño y desarrollo, diseño de procesos, diseño de detalle, adquisición

de equipos y materiales, desarrollo y puesta en marcha.

Información requerida por la gerencia del proyecto.

En las primeras etapas del proyecto se reunirá toda la información que la gerencia del

proyecto considere necesaria para su correcta implementación y desarrollo.

Situaciones eventuales en la ejecución del proyecto.

Se realizará el análisis de riesgos pertinente a cada actividad para prever las contingencias

que se puedan presentar.

10. Estudio legal.

Sociedad por acciones simplificada.

La sociedad por acciones simplificadas está reglamentada según la Ley 1258 de 2008.

Dicha sociedad podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, quienes

solo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. Salvo lo previsto en el

http://www.ccb.org.co/content/download/1718/26782/file/Ley%201258%20de%202008.pdf

artículo 42 de la presente ley, el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones

laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad. (Tomado de

http://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Registros-Publicos/Que-son-las-Sociedades-

por-Acciones-Simplificadas)

Contratación.

La contratación estará regida por las leyes laborales colombianas. Se realizará el estudio del

tiempo del proyecto para de esta forma determinar el tiempo que deban durar las

contrataciones.

Contenido de los contratos.

El contenido de los contratos será redactado y revisado por el área legal de la empresa y por

la gerencia general. Dentro del contenido de los contratos se tendrán en cuenta las

especificaciones generales, alcance de la propuesta, información adicional, especificaciones

de diseño, servicios de ingeniería, plazos de ejecución, responsabilidades, garantías

tecnológicas y las clausulas legales.

Normograma legal.

NORMOGRAMA LEGAL

CLASE DOCUMENTO TEMA

Ley Ley 23 de 1982 Derechos de autor

Ley Ley 44 de 1993 Por la cual se modifica la Ley 23 de 1982

Artículo de Ley Artículo 72 Ley 23 de

1983

Derechos patrimoniales

Ley Ley 170 de 1994 Acuerdo por el que se establece la

Organización Mundial de

Comercio (OMC)

Ley Ley 599 de 2000 Protección penal al Software

Ley Ley 33 de 1987. Aprobatoria del

Convenio de Berna (Derecho de Autor).

Decreto Decreto 1360 de 1989 Declara el software

como un bien protegido por

http://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Registros-Publicos/Que-son-las-Sociedades-por-Acciones-Simplificadas

http://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Registros-Publicos/Que-son-las-Sociedades-por-Acciones-Simplificadas

los derechos de autor.

Decisión Decisión 351 de 1993 Acuerdo de Cartagena sobre derechos de

autor.

Ley Ley 48 de 1975 Convención Universal sobre el

Derecho de Autor

Ley Ley 565 de 2000. Aprobatoria del tratado OMPIWCT, sobre

derechos de autor.

Ley Ley 603 de 2000 Cumplimiento de las normas sobre

propiedad intelectual y derechos de autor

Ley Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen principios y

conceptos sobre la sociedad de la

información y la organización de las

tecnologías de la información y las

comunicaciones - tic-, se crea la agencia

nacional de espectro y se dictan otras

disposiciones.

Ley Ley 697 de 2001 Mediante la cual se fomenta el uso racional

y eficiente de la energía, se promueve la

utilización de energías alternativas y se

dictan otras disposiciones.

Decreto Decreto 2649 de 1993 Reglamentar las normas del código de

comercio en lo relacionado con la

contabilidad, fijar los principios y normas

contables aceptadas en el país.

Decreto Decreto 2650 de 1993 Plan único de cuentas.

Ley Ley 43 de 1990 Concepto de la profesión contable. La

labor del contador público.

Decreto Decreto 2555 de 2010 Normas en materia del sector financiero,

asegurador y del mercado de valores.

Decreto Decreto 3022 de 2013 Se reglamenta la ley 1314 de 2009

Ley Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y

normas de contabilidad e información

financiera y de aseguramiento de

información aceptados en Colombia, se

señalan las autoridades competentes, el

procedimiento para su expedición y se

determinan las entidades responsables de

vigilar su cumplimiento.

Tabla 6. Normograma Legal.

11. Estudio ambiental.

Se realizará el estudio y el análisis correspondiente para la identificación de los efectos

causados por el proyecto al medio ambiente y se definirán los más importantes a tener en

cuenta. Se realizara un análisis de riesgos que permita identificar los puntos más

importantes a nivel ambiental para definir los controles correspondientes para mitigarlos.

Visión del problema.

Se deberá tener en cuenta la utilización de los diferentes materiales y su impacto al medio

ambiente. Debe definirse su disposición final y su reciclaje.

Normograma ambiental.

NORMOGRAMA AMBIENTAL

CLASE DOCUMENTO TEMA

Constitución Constitución política de

Colombia

Reconoce la protección del medio

ambiente como principio fundamental y

derecho colectivo.

Ley Ley 99 de 1993 Ley del Medio Ambiente, crea el

Ministerio del Medio Ambiente, reordena

el sector público encargado de la gestión y

conservación del medio ambiente y los

recursos naturales renovables, y organiza

el Sistema Nacional Ambiental –SINA-,

entre otros.

Declaración Declaración de Río

sobre el Medio

Ambiente y Desarrollo

Cuyo objetivo es establecer una alianza

mundial equitativa, mediante la creación

de nuevos niveles de cooperación entre los

Estados, los sectores claves de las

sociedades y las personas, procurando

alcanzar acuerdos internacionales en los

que se respeten los intereses y se proteja la

integridad del sistema ambiental

Ley Ley 164 del 27 de

octubre de 1994,

Mediante la cual se ratifica el Convenio

Marco de las Naciones Unidas sobre el

cambio climático

Ley Ley 629 de 27

diciembre 2000

Por medio de la cual se aprueba el

"Protocolo de Kyoto de la Convención

Marco de las Naciones Unidas sobre el

Cambio Climático

Ley Ley 29 de 1992 Por medio de la cual se aprueba el

"Protocolo de Montreal relativo a las

sustancias agotadoras de la capa de ozono

Ley Ley 306 de 5 de agosto

de 1996

Aprueba la Enmienda de Copenhague al

Protocolo de Montreal relativo a las

sustancias agotadoras de la capa de ozono,

suscrita en Copenhague el 25 de

noviembre de 1992

Ley Ley 960 de 28 junio de

2005

Por medio de la cual se aprueba la

Enmienda del Protocolo de Montreal

relativo a las sustancias que agotan la capa

de ozono", adoptada en Beijing, China, el 3

de diciembre de 1999.

Ley Ley 30 del 5 de marzo

de 1990

Ratifica el Convenio de Viena para la

protección de la capa de ozono, que busca

evitar los impactos potencialmente nocivos

de la modificación de la capa de ozono

sobre la salud humana y el medio ambiente

y propende por una mayor investigación

con el fin de aumentar el nivel de

conocimientos científicos al respecto

Ley Ley 253 de enero 9 de

1996


Convenio de Basilea sobre el control de los

movimientos transfronterizos de los

desechos peligrosos y su eliminación,

hecho en Basilea el 22 de marzo de 1989

Ley Ley 1159 de 20

septiembre 2009


Convenio de Rotterdam para la aplicación

del procedimiento de consentimiento

fundamentado previo a ciertos plaguicidas

y productos químicos peligrosos, objeto de

comercio internacional.

Ley Ley 165 de 9 de

noviembre de 1994

Aprueba el Convenio Sobre la Diversidad

Biológica cuyos objetivos son la

conservación de la diversidad biológica, la

utilización sostenible de sus componentes

y la participación justa y equitativa en los

beneficios que se deriven de la utilización

de los recursos genéticos. Este convenio

fue ratificado mediante la Ley 165 del 9 de

noviembre de 1994.

Ley Ley 17 de enero 22 de

1981

Por la cual se aprueba la "Convención

sobre el Comercio Internacional de

Especies Amenazadas de Fauna y Flora

Silvestre", suscrita en Washington, D.C el

3 de marzo de 1973.

Ley Ley 45 de 1983 Ratifica el Convenio de las Naciones

Unidas para la Protección del Patrimonio

Mundial, Cultural y Natural.

Ley Ley 106 del 10 de

diciembre de 1985

Mediante la cual se ratifica el Tratado de

Cooperación Amazónica firmado el 12 de

marzo de 1981, para promover el

desarrollo armónico de los territorios

amazónicos, buscando equidad,

preservación del medio ambiente y

conservación y utilización racional de sus

recursos naturales.

Ley Ley 1440 de 2011 Colombia aprueba el “Tratado

Constitutivo de la Unión de Naciones

Suramericanas- UNASUR”, hecho en

Brasilia, Brasil, el 23 de mayo de 2008.

Este tratado contiene herramientas

importantes para realizar proyectos de

infraestructura en el marco de la

integración energética de los países que

hacen parte de UNASUR.

Tabla 7. Normograma Ambiental.

12. Evaluación Integral del proyecto.

Evaluación Financiera.

El estudio financiero se basa en los resultados del estudio de mercado. Los cuales se

presentan a continuación.

Oferta (Competidores) Helisa, SIIGO, WorldOffice, Alegra, Bizagi,

SAP, Loggro, ContPaqi

Demanda (Clientes) Novaltec, JDDS, JDL, FruitMix

Precios Licencia $ 3.700.000

Soporte $ 91.000

Comercialización N/A

Tabla 8. Datos para Evaluación Financiera.

Los datos para el estudio financiero y los seis escenarios planteados se muestran ela

siguiente tabla:

Valor de la Inversión $ 40.000.000

Tasa de Descuento 25%

Licencias $ 3.700.000

Soporte Inicial 60/65/70

Soporte mensual 5/10/15

Costo Soporte $ 91.000

IPC 3,50%

Mantenimiento del sistema 25%

Impuesto Renta 34%

Tasa de Interés 1,50%

Tabla 9. Información usada en las evaluaciones de escenarios.

Para el estudio financiero, se toman 6 casos como escenarios posibles para el desarrollo del

mismo:

Caso pesimista sin endeudamiento.

Ilustración 19. Escenario 1.

Lo que nos da como resultado:

VPN $ -4.540.187

TIR 19%

PB 4,248403633

Caso realista sin endeudamiento.



VPN $ -849.832

TIR 24%

PB 4,106194317

Caso optimista sin endeudamiento.



VPN $ 2.840.523

TIR 28%

PB 3,980904085

Caso pesimista con endeudamiento.



VPN $ -9.117.599

TIR 14%

Caso realista con endeudamiento.



VPN $ -5.427.245

TIR 19%

PB 4,391700798

Caso optimista con endeudamiento.



VPN $ -1.736.890

TIR 23%

PB 4,231433082

Para el planteamiento del crédito se toman los siguientes datos y tabla de amortización:

Monto Prestado $ 20.000.000

Interés Mensual 1,50%

Abono Mensual $ 166.667

Período Abono a Capital Capital Interés Cuota

Interés X

Año

1 $ 166.667 $ 19.833.333 $ 300.000,00 $ 466.666,67

$

3.435.000,00

2 $ 166.667 $ 19.666.667 $ 297.500,00 $ 464.166,67

3 $ 166.667 $ 19.500.000 $ 295.000,00 $ 461.666,67

4 $ 166.667 $ 19.333.333 $ 292.500,00 $ 459.166,67

5 $ 166.667 $ 19.166.667 $ 290.000,00 $ 456.666,67

6 $ 166.667 $ 19.000.000 $ 287.500,00 $ 454.166,67

7 $ 166.667 $ 18.833.333 $ 285.000,00 $ 451.666,67

8 $ 166.667 $ 18.666.667 $ 282.500,00 $ 449.166,67

9 $ 166.667 $ 18.500.000 $ 280.000,00 $ 446.666,67

10 $ 166.667 $ 18.333.333 $ 277.500,00 $ 444.166,67

11 $ 166.667 $ 18.166.667 $ 275.000,00 $ 441.666,67

12 $ 166.667 $ 18.000.000 $ 272.500,00 $ 439.166,67

13 $ 166.667 $ 17.833.333 $ 270.000,00 $ 436.666,67

$

3.075.000,00

14 $ 166.667 $ 17.666.667 $ 267.500,00 $ 434.166,67

15 $ 166.667 $ 17.500.000 $ 265.000,00 $ 431.666,67

16 $ 166.667 $ 17.333.333 $ 262.500,00 $ 429.166,67

17 $ 166.667 $ 17.166.667 $ 260.000,00 $ 426.666,67

18 $ 166.667 $ 17.000.000 $ 257.500,00 $ 424.166,67

19 $ 166.667 $ 16.833.333 $ 255.000,00 $ 421.666,67

20 $ 166.667 $ 16.666.667 $ 252.500,00 $ 419.166,67

21 $ 166.667 $ 16.500.000 $ 250.000,00 $ 416.666,67

22 $ 166.667 $ 16.333.333 $ 247.500,00 $ 414.166,67

23 $ 166.667 $ 16.166.667 $ 245.000,00 $ 411.666,67

24 $ 166.667 $ 16.000.000 $ 242.500,00 $ 409.166,67

25 $ 166.667 $ 15.833.333 $ 240.000,00 $ 406.666,67 $

2.715.000,00 26 $ 166.667 $ 15.666.667 $ 237.500,00 $ 404.166,67

27 $ 166.667 $ 15.500.000 $ 235.000,00 $ 401.666,67

28 $ 166.667 $ 15.333.333 $ 232.500,00 $ 399.166,67

29 $ 166.667 $ 15.166.667 $ 230.000,00 $ 396.666,67

30 $ 166.667 $ 15.000.000 $ 227.500,00 $ 394.166,67

31 $ 166.667 $ 14.833.333 $ 225.000,00 $ 391.666,67

32 $ 166.667 $ 14.666.667 $ 222.500,00 $ 389.166,67

33 $ 166.667 $ 14.500.000 $ 220.000,00 $ 386.666,67

34 $ 166.667 $ 14.333.333 $ 217.500,00 $ 384.166,67

35 $ 166.667 $ 14.166.667 $ 215.000,00 $ 381.666,67

36 $ 166.667 $ 14.000.000 $ 212.500,00 $ 379.166,67

37 $ 166.667 $ 13.833.333 $ 210.000,00 $ 376.666,67

$

2.355.000,00

38 $ 166.667 $ 13.666.667 $ 207.500,00 $ 374.166,67

39 $ 166.667 $ 13.500.000 $ 205.000,00 $ 371.666,67

40 $ 166.667 $ 13.333.333 $ 202.500,00 $ 369.166,67

41 $ 166.667 $ 13.166.667 $ 200.000,00 $ 366.666,67

42 $ 166.667 $ 13.000.000 $ 197.500,00 $ 364.166,67

43 $ 166.667 $ 12.833.333 $ 195.000,00 $ 361.666,67

44 $ 166.667 $ 12.666.667 $ 192.500,00 $ 359.166,67

45 $ 166.667 $ 12.500.000 $ 190.000,00 $ 356.666,67

46 $ 166.667 $ 12.333.333 $ 187.500,00 $ 354.166,67

47 $ 166.667 $ 12.166.667 $ 185.000,00 $ 351.666,67

48 $ 166.667 $ 12.000.000 $ 182.500,00 $ 349.166,67

49 $ 166.667 $ 11.833.333 $ 180.000,00 $ 346.666,67

$

1.995.000,00

50 $ 166.667 $ 11.666.667 $ 177.500,00 $ 344.166,67

51 $ 166.667 $ 11.500.000 $ 175.000,00 $ 341.666,67

52 $ 166.667 $ 11.333.333 $ 172.500,00 $ 339.166,67

53 $ 166.667 $ 11.166.667 $ 170.000,00 $ 336.666,67

54 $ 166.667 $ 11.000.000 $ 167.500,00 $ 334.166,67

55 $ 166.667 $ 10.833.333 $ 165.000,00 $ 331.666,67

56 $ 166.667 $ 10.666.667 $ 162.500,00 $ 329.166,67

57 $ 166.667 $ 10.500.000 $ 160.000,00 $ 326.666,67

58 $ 166.667 $ 10.333.333 $ 157.500,00 $ 324.166,67

59 $ 166.667 $ 10.166.667 $ 155.000,00 $ 321.666,67

60 $ 166.667 $ 10.000.000 $ 152.500,00 $ 319.166,67

61 $ 166.667 $ 9.833.333 $ 150.000,00 $ 316.666,67

$

1.635.000,00

62 $ 166.667 $ 9.666.667 $ 147.500,00 $ 314.166,67

63 $ 166.667 $ 9.500.000 $ 145.000,00 $ 311.666,67

64 $ 166.667 $ 9.333.333 $ 142.500,00 $ 309.166,67

65 $ 166.667 $ 9.166.667 $ 140.000,00 $ 306.666,67

66 $ 166.667 $ 9.000.000 $ 137.500,00 $ 304.166,67

67 $ 166.667 $ 8.833.333 $ 135.000,00 $ 301.666,67

68 $ 166.667 $ 8.666.667 $ 132.500,00 $ 299.166,67

69 $ 166.667 $ 8.500.000 $ 130.000,00 $ 296.666,67

70 $ 166.667 $ 8.333.333 $ 127.500,00 $ 294.166,67

71 $ 166.667 $ 8.166.667 $ 125.000,00 $ 291.666,67

72 $ 166.667 $ 8.000.000 $ 122.500,00 $ 289.166,67

73 $ 166.667 $ 7.833.333 $ 120.000,00 $ 286.666,67

$

1.275.000,00

74 $ 166.667 $ 7.666.667 $ 117.500,00 $ 284.166,67

75 $ 166.667 $ 7.500.000 $ 115.000,00 $ 281.666,67

76 $ 166.667 $ 7.333.333 $ 112.500,00 $ 279.166,67

77 $ 166.667 $ 7.166.667 $ 110.000,00 $ 276.666,67

78 $ 166.667 $ 7.000.000 $ 107.500,00 $ 274.166,67

79 $ 166.667 $ 6.833.333 $ 105.000,00 $ 271.666,67

80 $ 166.667 $ 6.666.667 $ 102.500,00 $ 269.166,67

81 $ 166.667 $ 6.500.000 $ 100.000,00 $ 266.666,67

82 $ 166.667 $ 6.333.333 $ 97.500,00 $ 264.166,67

83 $ 166.667 $ 6.166.667 $ 95.000,00 $ 261.666,67

84 $ 166.667 $ 6.000.000 $ 92.500,00 $ 259.166,67

85 $ 166.667 $ 5.833.333 $ 90.000,00 $ 256.666,67 $

915.000,00 86 $ 166.667 $ 5.666.667 $ 87.500,00 $ 254.166,67

87 $ 166.667 $ 5.500.000 $ 85.000,00 $ 251.666,67

88 $ 166.667 $ 5.333.333 $ 82.500,00 $ 249.166,67

89 $ 166.667 $ 5.166.667 $ 80.000,00 $ 246.666,67

90 $ 166.667 $ 5.000.000 $ 77.500,00 $ 244.166,67

91 $ 166.667 $ 4.833.333 $ 75.000,00 $ 241.666,67

92 $ 166.667 $ 4.666.667 $ 72.500,00 $ 239.166,67

93 $ 166.667 $ 4.500.000 $ 70.000,00 $ 236.666,67

94 $ 166.667 $ 4.333.333 $ 67.500,00 $ 234.166,67

95 $ 166.667 $ 4.166.667 $ 65.000,00 $ 231.666,67

96 $ 166.667 $ 4.000.000 $ 62.500,00 $ 229.166,67

97 $ 166.667 $ 3.833.333 $ 60.000,00 $ 226.666,67

$

555.000,00

98 $ 166.667 $ 3.666.667 $ 57.500,00 $ 224.166,67

99 $ 166.667 $ 3.500.000 $ 55.000,00 $ 221.666,67

100 $ 166.667 $ 3.333.333 $ 52.500,00 $ 219.166,67

101 $ 166.667 $ 3.166.667 $ 50.000,00 $ 216.666,67

102 $ 166.667 $ 3.000.000 $ 47.500,00 $ 214.166,67

103 $ 166.667 $ 2.833.333 $ 45.000,00 $ 211.666,67

104 $ 166.667 $ 2.666.667 $ 42.500,00 $ 209.166,67

105 $ 166.667 $ 2.500.000 $ 40.000,00 $ 206.666,67

106 $ 166.667 $ 2.333.333 $ 37.500,00 $ 204.166,67

107 $ 166.667 $ 2.166.667 $ 35.000,00 $ 201.666,67

108 $ 166.667 $ 2.000.000 $ 32.500,00 $ 199.166,67

109 $ 166.667 $ 1.833.333 $ 30.000,00 $ 196.666,67

$

195.000,00

110 $ 166.667 $ 1.666.667 $ 27.500,00 $ 194.166,67

111 $ 166.667 $ 1.500.000 $ 25.000,00 $ 191.666,67

112 $ 166.667 $ 1.333.333 $ 22.500,00 $ 189.166,67

113 $ 166.667 $ 1.166.667 $ 20.000,00 $ 186.666,67

114 $ 166.667 $ 1.000.000 $ 17.500,00 $ 184.166,67

115 $ 166.667 $ 833.333 $ 15.000,00 $ 181.666,67

116 $ 166.667 $ 666.667 $ 12.500,00 $ 179.166,67

117 $ 166.667 $ 500.000 $ 10.000,00 $ 176.666,67

118 $ 166.667 $ 333.333 $ 7.500,00 $ 174.166,67

119 $ 166.667 $ 166.667 $ 5.000,00 $ 171.666,67

120 $ 166.667 $ 0 $ 2.500,00 $ 169.166,67

Tabla 10. Información Crédito.

A manera de resumen se realizan las siguientes tablas para mostrar los resultados de los

diferentes casos analizados y evaluados:

EF-NC-P EF-NC-N EF-NC-O EF-C-P EF-C-N EF-C-O

VPN(MILLONES)

$ -

4,540

$ -

0,850

$

2,841

$ -

9,118

$ -

5,427

$ -

1,737

TIR 19% 24% 28% 14% 19% 23%

PB 4,2 4,1 4,0 4,6 4,4 4,2

$ -4,540

$ -0,850

$ 2,841

$ -9,118

$ -5,427

$ -1,737

$ -10,000

$ -8,000

$ -6,000

$ -4,000

$ -2,000

$ -

$ 2,000

$ 4,000


VPN(MILLONES)

Tomando los datos del caso optimista se realizan los siguientes análisis:

19% 24%

28%

14% 19%

23%

0%

10%

20%

30%


TIR

4,2 4,1

4,0

4,6 4,4

4,2

3,5

4,0

4,5

5,0


PB

30,08

14,073 14,57 15,08

7,35

16,15 16,71 17,30 17,90 18,53

0

10

20

30

40

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6 Año 7 Año 8 Año 9 Año 10

EBITDA en millones

En los anteriores resultados se observa un comportamiento creciente del margen EBITDA

lo que nos indica una eficiente distribución de los recursos durante la puesta en marcha del

proyecto.

Evaluación Social y Económica.

Desde el punto de vista social y económico el impacto de este proyecto, es que se genera un

aseguramiento de la liquidación correcta de los impuestos lo que produce un recaudo justo

que es aprovechado por el estado para suplir sus fines esenciales.

Evaluación Ambiental.

El proyecto, al ser un desarrollo tecnológico, debe tener en cuenta el uso racional de la

energía por lo que este aspecto también es analizado encontrando que el uso de energía es

bajo y no produce un gran impacto al medio ambiente.

Evaluación Cultural.

El desarrollo del software y la posterior utilización del programa generarán un impacto

cultural sobre las empresas ya que las alentarán al pago cumplido, ordenado y justo de los

impuestos y además generará una cultura de búsqueda constante de nuevas oportunidades

financieras para el crecimiento de las compañías.

Evaluación Organizacional.

El proyecto generará un impacto positivo sobre el sistema financiero de las empresas, ya

que al tener organizada su función contable y financiera, los gerentes podrán estar más

atentos a oportunidades de inversión asegurando unos ingresos no operacionales extras para

las empresas, las cuales deben emprender el camino de la diversificación. Adicionalmente,

el software está alineado con el Plan estratégico de las empresas, ya que busca ayudar al

crecimiento, supervivencia y aumento de utilidades de cada compañía.

Ilustración 25. Evaluación Integral.

13. Gerencia del proyecto.

A continuación se presentan los formatos generados para la gerencia del proyecto los cuales

están basados en los 47 procesos del PMBOK 5th Ed. Estos formatos fueron desarrollados

en conformidad con los procesos y los grupos de conocimiento que serán aplicados durante

la gerencia del proyecto de desarrollo de software por parte de NOVALTEC.

INFORMACION GENERAL

Nombre del Proyecto: Desarrollo de un software contable y financiero basado en las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES.

Patrocinador: Stella Torres Bonilla, Gerente General NOVALTEC SAS

Fecha de Presentación: 20 de Agosto de 2017

Evaluación Integral

Organizacional

Legal Ambiental

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Autorización de existencia del proyecto: Mediante la presente acta, se autoriza la existencia

del proyecto dentro de la compañía NOVALTEC S.A.S., se establecen los parámetros

principales por los cuales se va a regir su desarrollo, se formaliza y se autoriza el inicio del

mismo.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo Principal

Desarrollar el software contable y financiero basado en NIIF y enfocado en PYMES para la

compañía NOVALTEC SAS.

Objetivos Específicos

Contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Compañía.

Plantear el proceso de diseño y los requerimientos tecnológicos, contables y

financieros para el desarrollo del sistema de información contable y financiera a

desarrollar.

Realizar el estudio previo de las características, propiedades y prestaciones del

software contable que existe en el mercado colombiano.

Optimizar los procesos del área contable y financiera de la compañía.

Agregar valor a la Organización promoviendo el uso de herramientas bajo

estándares internacionales.

Generar datos confiables, oportunos y seguros para la toma de decisiones.

Mejorar los tiempos de operación y tener mayor oportunidad de análisis.

Mejorar la calidad, eficiencia y oportunidad del servicio al cliente interno.

Alcance del Proyecto

El alcance del Proyecto “Desarrollo de un software contable y financiero basado en las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES.” incluye la

implementación del software NOVALTEC SIC/SIF y demás componentes, y el desarrollo

de todas las actividades adicionales y necesarias para cumplir con los requerimientos, los

cuales expresan las necesidades de las áreas contable y financiera de la compañía y de los

procesos contabilidad general, tributario y financiero de la compañía NOVALTEC S.A.S.

En ese sentido, el alcance del proyecto cubrirá los siguientes procesos de la compañía:

Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Costos, Presupuesto, Tesorería,

Activos Fijos, Compras e Inventarios y Cálculo de la Nómina.

Así mismo, el alcance del Proyecto incluirá el desarrollo de un módulo de interfaz gráfica y

un módulo de integración con sistemas de gestión de la información externos, los cuales

serán aprobados y priorizados por la Gerencia del Proyecto.

Limitaciones al Alcance

El Proyecto “Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES.” no incluye:

1. La implementación de la arquitectura de software y la infraestructura para la puesta

en marcha del sistema.

2. El desarrollo de un módulo de análisis financiero y de un asistente para la toma de

decisiones estratégicas.

3. Módulos compatibles con las exigencias contables y financieras para empresas de

los grupos 1 y 2 (grandes empresas).

Justificación del Proyecto

Este proyecto surge de la necesidad de implementar el sistema de información contable y

financiero de la Compañía NOVALTEC SAS y de las otras empresas del grupo.

El proyecto se justifica desde el punto de vista de la coyuntura económica, contable,

financiera y fiscal que viven actualmente las empresas en Colombia, gracias a la

implementación de las Normas Internacionales De Información Financiera.

El proyecto se justifica desde el punto de vista que su producto entregable es un sistema de

información contable y financiero que apoyará en el proceso de crecimiento y generación

de valor para las compañías que adquieran y usen el software.

El alcance del presente ejercicio académico, será la formulación del proyecto de desarrollo

de dicho sistema y no llegará hasta la etapa de su implementación.

GOBIERNO Y GERENCIA DEL PROYECTO

Patrocinador: Como patrocinador del proyecto se ha designado a STELLA TORRES

Gerente General de la compañía NOVALTEC S.A.S.

Director del proyecto: Como director del proyecto “Desarrollo de un software contable y

financiero basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

enfocado en PYMES.” se ha nombrado al señor DANILO ESTEBAN RODRIGUEZ

TORRES.

Fechas tentativas de inicio y fin del proyecto: Las fecha de inicio del proyecto de tiene

contemplada para el 1 de Octubre de 2017 y su fecha de finalización se tiene contemplada

para el 31Marzo de 2018.

A. IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS DEL PROYECTO

1. Análisis de la participación

Beneficiarios directos: NOVALTEC S.A.S., las otras empresas PYMES del

grupo, clientes externos.

Beneficiarios indirectos: accionistas de la empresa, área financiera de la

empresa.

Neutrales/excluidos: DIAN.

Perjudicados/oponentes: otros desarrolladores de sistemas contables.

2. Interesados del proyecto

- Gerente General de NOVALTEC S.A.S.

- Contador de NOVALTEC S.A.S.

- Gerente Financiero de NOVALTEC S.A.S.

- Empresas PYMES pertenecientes al grupo de NOVALTEC S.A.S.

- Auxiliar contable de NOVALTEC S.A.S.

- Accionistas de NOVALTEC S.A.S.

- DIAN.

- Clientes y usuarios de NOVALTEC S.A.S.

- Director del Proyecto.

B. ROLES Y RESPONSABILIDADES

NOMBRE ROL RESPONSABILIDAD ASIGNACIÓN

Stella Torres Patrocinador Garantizar que el proyecto

cumple con los objetivos de la

organización. Proveer los

recursos y apoyo para el

proyecto y facilitar su éxito.

Servir como vía de

escalamiento para los aspectos

que están fuera del alcance de la

autoridad del director de

proyecto.

100%

Danilo

Rodríguez

Director de

Proyecto

Elaboración del cronograma,

preparación del presupuesto,

presentación de informes y

control, comunicaciones,

gestión de riesgos y apoyo

administrativo.

100%

C. REQUISITOS QUE SATISFACEN LAS NECESIDADES, DESEOS Y

EXPECTATIVAS DEL CLIENTE, PATROCINADOR Y DEMAS

INTERESADOS

D1. Proyecto.

Ajustarse al presupuesto, siempre buscando la reducción de gastos innecesarios

mediante la detección temprana de riesgos.

Ajustarse al cronograma de actividades estipulado buscando el cumplimiento en los

tiempos de entrega de los hitos.

Cumplir a cabalidad con el alcance planteado.

D2. Producto (Criterios de aceptación)

Módulo de contabilidad básica y principios contables funcionando correctamente.

Módulo fiscal operando correctamente, independientemente si se logra conectar al

sistema de la DIAN.

Módulo de finanzas funcionando hasta el proceso de obtención de indicadores

financieros e informes.

Interfaz gráfica amigable y de fácil uso y comprensión por parte del usuario o cliente

interno.

D. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO A LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

E1. Objetivos estratégicos a los que contribuirá el Proyecto

Mejoramiento de los procesos productivos y de soporte de las organizaciones.

Generación de conocimiento basado en tecnología de última generación.

Apoyo a las organizaciones en un entorno cambiante.

E. RIESGOS INICIALES DEL PROYECTO.

Desaceleración económica y coyuntura económica de Colombia.

Crecimiento lento del sector PYME por falta de incentivos y políticas que apoyen a

las empresas.

Cambios abruptos en el precio del dólar.

F. GERENTE DEL PROYECTO Y SU NIVEL DE AUTORIDAD

Nombre del Gerente del Proyecto: Danilo Rodríguez

Responsabilidades principales

Elaborar el Plan del Proyecto y asegurar que se cumpla lo establecido.

Llevar a cabo labores de seguimiento y control: Reportar periódicamente la situación

del proyecto, actualizar periódicamente el Plan del Proyecto.

Tomar decisiones sobre aspectos que tengan impacto en el alcance, costo o plazo

comprometidos.

Asegurar la integridad y calidad de los entregables generados en el proyecto.

Atribuciones principales:

Tendrá la suficiente autoridad y atribución como para resolver los conflictos que

puedan poner en riesgo y los objetivos y metas del proyecto.

Tendrá poder de decisión sobre el presupuesto del que podrá realizar cambios

siempre y cuando no excedan el 10 % de lo estipulado inicialmente.

Tendrá poder de decisión sobre el cronograma, siempre y cuando no exceda el 20%

del tiempo estipulado inicialmente.

No tiene poder de decisión sobre el alcance del proyecto.

G. RESTRICCIONES DE LA ORGANIZACIÓN

El presupuesto no podrá exceder al 10% del monto aprobado. Cualquier adicional al

presupuesto inicial deberá ser aprobado por la Gerencia General para lo cual se

presentará un documento con el sustento de la ampliación.

H. SUPUESTOS

La empresa tendrá documentado su requerimiento.

La empresa tendrá todos los requisitos en el momento que sea requerido de acuerdo

al Plan del proyecto.

Las personas responsables de aprobar los entregables se sujetarán a los plazos

establecidos en el Plan del Proyecto.

Se contará con disponibilidad 50% del personal del área financiera.

Se trabajará con personas de experiencia media en desarrollo.

I. PRESUPUESTO

Costos estimados del Proyecto

Costo licencias y equipos: 10.000.000 COP

Costo diseño y programación: 15.000.000 COP

Costo pruebas: 5.000.000 COP

J. PROGRAMA DE HITOS

Estudio de mercado: Octubre15 de 2107.

Planeación del proyecto: 15 de Noviembre de 2017.

Culminación del Diseño: 5 de Diciembre de 2017.

Culminación del módulo básico y principios: 31 de Diciembre de 2017.

Culminación del módulo fiscal: 20 de Enero de 2018.

Culminación del módulo financiero: 15 de febrero de 2018.

Prototipo para pruebas: 20 de febrero de 2018.

Prototipo probado: 1 de Marzo de 2018.

Software final y listo: 31 de Marzo de 2018.

K. INTEGRANTES DEL EQUIPO DEL PROYECTO, ROLES.

Nombre Rol

Danilo Esteban Rodríguez Torres Director del Proyecto

Jenny Tatiana Guerra Romero Líder Funcional

Zaida Jackeline Salamanca Jaimes Líder de Calidad

L. FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN

Nombre Cargo Firma Fecha

Stella Torres Bonilla

Danilo Esteban Rodríguez Torres

REGISTRO DE INTERESADOS - CÓDIGO FGP-002

Versión 1.0

PROYECTO

PREPARADO POR: Zaida Salamanca / Danilo Rodríguez FECHA 20 08 2017

REVISADO POR: Stella Torres – Gerente General FECHA 24 08 2017

APROBADO POR: Stella Torres – Gerente General FECHA 24 08 2017

NOMBRES

Y

APELLIDO

S

ORGANIZAC

IÓN

CARGO

INFORMACIÓN DE

CONTACTO

REQUERIMIENT

OS SOBRE EL

PRODUCTO

INFLUENCIA

INFLUENCIA SOBRE

TIPO DE INTERÉS I P E S C

Stella

Torres

Bonilla

NOVALTEC

S.A.S.

Gerente

General

[email protected]

o

Patrocinador

(Sponsor)

F F F F F Fase de Inicio,

planificación, ejecución,

Supervisión y Control y

Cierre.

Participar activamente en

todas las actividades clave

de la gestión del proyecto.

Danilo

Rodríguez

NOVALTEC

S.A.S.

Director de

Proyecto

[email protected]

om.co

Gerente de

Proyecto

F F F F F Fase de Inicio,

planificación, ejecución,

Supervisión y Control y

Cierre.

Gestionar todas las

actividades del proyecto

en pro del cumplimiento

de los objetivos del

mismo.

NOVALTEC

S.A.S.

Área

Contable y

Financiera

Beneficiarios

Indirectos

F F F F Fase de Planificación,

Ejecución, Supervisión y

control y Cierre.

Participar activamente en

todas las actividades

correspondientes a los

mailto:[email protected]




módulos contables y

financieros del software.

NOVALTEC

S.A.S.

PYMES Beneficiarios

Directos

F Cierre. Estudio de factibilidad

para la implantación del

software desarrollado.

NOVALTEC

S.A.S.

Accionistas Beneficiarios

Indirectos

F F Inicio y Cierre. Participación en el

incremento de la

rentabilidad y utilidades

de la compañía.

NOVALTEC

S.A.S.

Clientes

Externos

Beneficiarios

Directos

F Cierre. Recibir respuesta rápida y

oportuna de las solicitudes

hechas a la Compañía.

EMPRESAS

DESARROLL

O SOFTWARE

CONTABLE

Competenci

a Mercado

Perjudicados

Oponentes

C Cierre. Interés oponente y

contrario a un alto nivel

ya que en Colombia aún

no existe software

contable con las

características propias de

las normas NIFF

Internacionales y con la

capacidad de presentar

informes e indicadores a

nivel Gerencial.

DIRECCIÓN

DE

IMPUESTOS Y

ADUANAS

NACIONALES

DE

COLOMBIA –

DIAN

Ente

Regulador

Neutrales /

Excluidos

F Cierre. Supervisar el

funcionamiento del

software contable de

acuerdo a las normas

establecidas por la DIAN.

Influencia I: Inicio P: Planificación E: Ejecución S: Supervisión y Control C: Cierre

F: Favorable C: Contraria / A: Alta / R: Regular / B: Baja

DECLARACIÓN DE ALCANCE CÓDIGO FGPR-004

Versión 1.0

PROYECTO:

Desarrollo de un software contable y financiero basado en las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

enfocado en PYMES

GERENTE: Stella Torres Bonilla




REVISIÓN

(Correlativo)

DESCRIPCIÓN

(REALIZADA POR)

(Motivo de la revisión y

entre paréntesis quien la

realizó)

FECHA

(de la

revisión)

01

02

03

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE

LA ORGANIZACIÓN

(A qué objetivo estratégico se alinea el

proyecto)

2. PROPÓSITO DEL PROYECTO

(Beneficios que tendrá la organización

una vez que el producto del proyecto

esté operativo o sea entregado)

1.1 Realizar un estudio de mercado con el

fin de identificar las características,

propiedades y prestaciones del software

contable que existe actualmente en el

mercado Colombiano.

2.1 Competencia Estratégica. Permitirá

conocer las estrategias a desarrollar

para conseguir un posicionamiento

valioso ante las demás empresas

competidoras del mercado.

1.2 Optimizar los procesos del área contable

y financiera de la compañía.

2.2 Operación Eficaz y Eficiente.

Permitirá mejorar la calidad,

eficiencia y oportunidad del servicio

al cliente interno.

1.3 Generar datos confiables, oportunos y

seguros para la toma de decisiones

2.3 Confiabilidad. Permitirá mejorar los

tiempos de operación y tener mayor

oportunidad de análisis.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

3.1 Desarrollar el software contable y financiero basado en NIIF y enfocado en PYMES

para la compañía NOVALTEC SAS, con un presupuesto máximo de $30.000.000.00

(Treinta millones de pesos MCTE).

3.2. Realizar el cierre del proyecto en un máximo de 6 (seis) meses a partir de la fecha del

Acta de Constitución del Proyecto.

3.3. Agregar valor a la Organización promoviendo el uso de herramientas bajo estándares

internacionales.

3.4. Finalizar el proyecto habiendo cumplido todos los requerimientos establecidos al

inicio del mismo y debidamente aprobados por las partes interesadas (Stakeholders).

4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo

exitoso)

4.1. Conseguir Proveedores (Profesionales Contables y Desarrollo de Software) que

cumplan nuestros requisitos de conocimiento, calidad, costo y tiempo.

4.2. Construcción del software contable acorde a los requerimientos de las partes

interesadas (Stakeholder) y los requerimientos definidos.

4.3. Desarrollo de módulos compatibles con las exigencias contables y financieras para

empresas PYME.

4.4 Cumplir totalmente con los criterios de aceptación definidos para la puesta en

producción del software contable desarrollado.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

5. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte, entre otros)

El presente proyecto surge de la necesidad de implementar el sistema de información

contable y financiero de la Compañía NOVALTEC SAS y de las otras empresas del

grupo, que apoyará en el proceso de crecimiento y generación de valor para las

compañías que adquieran y usen el software, cumpliendo así con las Normas

Internacionales de Información Financiera.

El Proyecto incluye la implementación del software NOVALTEC SIC/SIF y demás

componentes, y el desarrollo de todas las actividades adicionales y necesarias para

cumplir con los requerimientos, los cuales expresan las necesidades de las áreas contable

y financiera de la compañía y de los procesos contabilidad general, tributaria y financiera

de la compañía NOVALTEC S.A.S.

En ese sentido, la solución implementada cubrirá los siguientes procesos de la compañía:

Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Costos, Presupuesto, Tesorería,

Activos Fijos, Compras e Inventarios y Cálculo de la Nómina.

Así mismo, el aplicativo desarrollado incluirá el desarrollo de un módulo de interfaz

gráfica y un módulo de integración con sistemas de gestión de la información externos,

los cuales serán aprobados y priorizados por la Gerencia del Proyecto.

6. DESCRIPCIÓN DE LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO

(Características, funcionalidades, soporte, entre otros)

DIRECCIÓN DEL PROYECTO

ENTREGABLE DESCRIPCIÓN

- Solicitud de Requerimiento Funcional

(SRF)

Se realiza en la Iniciación del proyecto

con el fin de formalizar la recepción de la

solicitud.

- Lista de Requerimientos

- Plan de Trabajo PDT

- Estimación Inicial Costo

- Plan de Calidad

- Estimación de Recursos

- Matriz Riesgos

Se realiza en la Planificación del proyecto

con el fin de analizar la solicitud y su

viabilidad. Si la solicitud es aprobada, se

procede a realizar todo lo correspondiente

al plan de trabajo y gestión de recursos.

- Informe de Seguimiento al proyecto Se realiza durante todo el desarrollo del

proyecto por medio de herramientas de

monitoreo y control, con el fin de conocer

el status verdadero del mismo.

DATOS


- Requerimientos Técnicos

- Requerimientos Funcionales

Se realiza durante la fase de

levantamiento de requerimientos y

actualización de información base para el

desarrollo del proyecto.

MÓDULO BÁSICO (Principios Contables)


- Diseño y Arquitectura (Documento de

diseño técnico, arquitectura y artefactos)

Durante la construcción de este módulo

se generará toda la documentación

correspondiente al diseño, desarrollo y

- Desarrollo de la solución (Código fuente,

instaladores, bases de datos y pruebas

unitarias)

- Reporte de Pruebas (Pruebas de calidad y

de usuario, gestión de incidencias)

pruebas del aplicativo propuesto.

MÓDULO CONTABLE Y TRIBUTARIO






unitarias)







MÓDULO FINANCIERO






unitarias)







INTERFAZ GRÁFICA


- Diseño y Arquitectura (Intranet y WEB) Durante la construcción de este módulo

- Desarrollo de la solución (Instaladores,

bases de datos y pruebas unitarias)





pruebas del aplicativo propuesto. De

igual forma, se implementarán mejores

prácticas de desarrollo Web y

cumplimiento de estándares W3C.

COMUNICACIÓN CON OTROS SISTEMAS


- Configuración de Redes de Comunicación

- Configuración de Base de Datos y

Repositorios



Durante esta etapa se llevarán a cabo

todas las actividades correspondientes a

la instalación y configuración de equipos

de comunicación, configuración de canal

de Internet, configuración e integración

de bases de datos. De igual forma, se

generará toda la documentación

correspondiente al desarrollo de las

actividades y pruebas de las mismas.

CIERRE


- Despliegue en producción

- Acta de Cierre de Proyecto

Preparación, despliegue y revisión en

producción; Solicitud y aprobación de

cierre.

CONTEXTO DEL PROYECTO

7. LÍMITES O EXCLUSIONES DEL PROYECTO

(Entregables no considerados como parte del proyecto)

El Proyecto “Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES.” NO incluye:

1. La implementación de la arquitectura de software y la infraestructura para la

puesta en marcha del sistema.

2. El desarrollo de un módulo de análisis financiero y de un asistente para la toma

de decisiones estratégicas.

3. Módulos compatibles con las exigencias contables y financieras para empresas

de los grupos 1 y 2 (grandes empresas).

8. RESTRICCIONES

(Estado, calidad o sensación de estar forzado a tomar un determinado curso de acción o

inacción. Una restricción o limitación impuesta, sea interna o externa, al proyecto

afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso)

- Desaceleración económica y coyuntura económica de Colombia.

- Crecimiento lento del sector PYME por falta de incentivos y políticas que apoyen a

las empresas.

- Cambios abruptos en el precio del dólar.

- El presupuesto no podrá exceder al 10% del monto aprobado. Cualquier adicional al

presupuesto inicial deberá ser aprobado por la Gerencia General.

- El costo del proyecto no debe exceder $30.000.000.00 (Treinta millones de pesos

MCTE).

- La duración del proyecto no debe exceder los 6 meses.

9. ASUNCIONES

(Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdaderas, reales o ciertas sin

necesidad de pruebas o demostraciones)

Estructura de Desglose de Trabajo EDT

PROYECTO Desarrollo de un software contable y financiero basado en las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado

en PYMES.

- La empresa tendrá documentado su requerimiento.

- La empresa tendrá todos los requisitos en el momento que sea requerido de acuerdo

al Plan del proyecto.

- Las personas responsables de aprobar los entregables se sujetarán a los plazos

establecidos en el Plan del Proyecto.

- Se contará con disponibilidad 50% del personal del área financiera.

- Se trabajará con personas de experiencia media en desarrollo.

DICCIONARIO DE LA EDT

PREPARADO

POR:

Zaida Salamanca / Danilo Rodríguez FECHA 20 08 2017

REVISADO POR: Stella Torres Bonilla – Gerente General

NOVALTEC SAS

FECHA 24 08 2017

APROBADO

POR:

Stella Torres Bonilla – Gerente General

NOVALTEC SAS

FECHA 24 08 2017


ID Paquete de Trabajo 1.1

Nombre del Paquete de

Trabajo

Iniciación

Descripción del trabajo

Se realiza la definición del proyecto y se otorga la autorización, se define el alcance inicial

y se comprometen los recursos financieros iniciales, se identifican los interesados internos

y externos.

Hitos Fecha

Acta de constitución del proyecto 20-Agosto-2017

Duración Fecha Inicio 19-Ago-2017 Fecha Fin 20-Ago-2017

Requerimientos de Calidad

Criterios de Aceptación

Cumplir con los contenidos definidos en el PMBOK.



Trabajo

Planificación


Se desarrolla el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, se

desarrolla la línea de acción para alcanzar los objetivos del proyecto.

Hitos Fecha

Plan para la dirección del proyecto 25-Agosto-2017

Duración Fecha Inicio 19-Ago-2017 Fecha Fin 25-Ago-2017



Cumplir con los contenidos definidos en el PMBOK. Contemplar toda la línea de acción

para la dirección eficiente del proyecto.



Trabajo

Ejecución


Completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, coordinar personas

y recursos, gestionar las expectativas de los interesados. Desarrollar los procesos técnicos

para alcanzar el objetivo del proyecto.

Hitos Fecha

Módulos y software final. 1-Octubre-2017

Duración Fecha Inicio 1-Oct-2017 Fecha Fin 15-Oct-2017







Trabajo

Monitoreo y control


Rastrear, analizar y dirigir el progreso así como el desempeño del proyecto, controlar

cambios y recomendar acciones correctivas.

Hitos Fecha

Documentos de monitoreo y reuniones de retroalimentación. 19-Agosto-2017

Duración Fecha Inicio 19-Ago-2017 Fecha Fin 31-Mar-2018







Trabajo

Cierre


Finalizar todas las actividades a fin de completar formalmente el proyecto, verificar que

todos los procesos definidos se han completado en cada uno de los grupos de procesos.

Hitos Fecha

Actas de cierre y entrega. 15-Mar-2018

Duración Fecha Inicio 15-Mar-2017 Fecha Fin 31-Mar-2018





DATOS


Nombre del Paquete de Requerimientos técnicos

Trabajo


Recopilar los requerimientos del sistema y las necesidades del cliente interno...

Hitos Fecha

Documento de requerimientos técnicos. 1-Oct-2017




Firmar el acta de reunión de recopilación de requerimientos.



Trabajo

Requerimientos Funcionales


Recopilar los requerimientos del sistema y las necesidades del cliente interno,

especialmente de las áreas contable y financiera.

Hitos Fecha

Documento de requerimientos funcionales. 8-Oct-2017




Firmar el acta de reunión de recopilación de requerimientos funcionales.



Trabajo

Información NIIF


Recopilar la información necesaria en cuanto a NIIF tal como artículos, decretos y juicios

de expertos en este tema.

Hitos Fecha

Base de datos con información. 15-Oct-2017




Firmar el acta de reunión con experto.



Trabajo

Proceso contable Básico.


Recopilar información acerca del proceso contable básico en Colombia.

Hitos Fecha

Base de datos con información. 22-Oct-2017

Duración Fecha Inicio 22-Oct-2017 Fecha Fin 15-Nov-2017






Trabajo

Proceso financiero Básico.


Recopilar información acerca del proceso financiero básico.

Hitos Fecha

Base de datos con información. 15-Nov-2017

Duración Fecha Inicio 15-Nov-2017 Fecha Fin 22-Nov-2017






Trabajo

Proceso tributario básico


Recopilar información acerca del proceso tributario básico en Colombia.

Hitos Fecha

Base de datos con información. 22-Nov-2017

Duración Fecha Inicio 22-Nov-2017 Fecha Fin 30-Nov-2017




MÓDULO BÁSICO (PRINCIPIOS CONTABLES)



Trabajo

Documento de Diseño


Realizar el diseño del sistema SIC y generar la documentación necesaria.

Hitos Fecha

Documento de diseño. 1-Nov-2017

Duración Fecha Inicio 1-Nov-2017 Fecha Fin 5-Dic-2017



Diseño que contempla los requerimientos técnicos y funcionales en su totalidad.



Trabajo

Principios básicos


Desarrollo del módulo de principios básicos.

Hitos Fecha

Módulo básico terminado. 5-Dic-2017

Duración Fecha Inicio 5-Dic-2017 Fecha Fin 15-Dic-2017



Módulo de principios básicos funcionando correctamente.



Trabajo

Reporte de pruebas


Realizar el proceso de pruebas al módulo desarrollado. .

Hitos Fecha

Módulo básico probado. 15-Dic-2017




Módulo de principios básicos probado y funcionando.

MÓDULO CONTABLE Y TRIBUTARIO



Trabajo

Contabilidad básica


Desarrollo de la lógica de la contabilidad básica.

Hitos Fecha

Lógica de contabilidad básica desarrollado. 16-Dic-2017




Módulo de contabilidad básica probado y funcionando.



Trabajo

Liquidación de impuestos


Desarrollo de la lógica de la liquidación de impuestos.

Hitos Fecha

Lógica de liquidación de impuestos desarrollada. 21-Dic-2017




Módulo de liquidación de impuestos probado y funcionando.



Trabajo

Prototipo de módulo


Desarrollo e integración del módulo básico.

Hitos Fecha

Modulo básico completo y desarrollado. 27-Dic-2017




Módulo básico contable y tributario integrado.



Trabajo

Reporte de pruebas


Pruebas del módulo básico.

Hitos Fecha

Modulo básico completo y desarrollado. 28-Dic-2017




Módulo básico contable y tributario integrado y probado.

MÓDULO FINANCIERO


Nombre del Paquete de Estados Financieros

Trabajo


Desarrollo de la lógica para creación de estados financieros.

Hitos Fecha

Desarrollo de estados financieros completo y desarrollado. 3-Ene-2018

Duración Fecha Inicio 3-Ene-2018 Fecha Fin 9-Ene-2018



Módulo de reporte de estados financieros desarrollado y funcionando.



Trabajo

Indicadores Financieros


Desarrollo de la lógica para creación de indicadores financieros.

Hitos Fecha

Desarrollo de indicadores financieros completo y desarrollado. 3-Ene-2018




Módulo de cálculo de indicadores financieros desarrollado y funcionando.



Trabajo

Informes Financieros


Desarrollo de la lógica para creación de Informes financieros.

Hitos Fecha

Desarrollo de Informes financieros completo y desarrollado. 9-Ene-2018




Módulo de cálculo de Informes financieros desarrollado y funcionando.



Trabajo

Reporte de pruebas


Pruebas de la lógica para módulo financiero.

Hitos Fecha

Módulo financiero completo. 15-Ene-2018




Módulo financiero desarrollado, probado y funcionando.

INTERFAZ GRÁFICA



Trabajo

Entorno Intranet


Desarrollo entorno interno para el cliente.

Hitos Fecha

Interfaz gráfica para la red interna del cliente. 21-Ene-2018




Interfaz gráfica interna amigable y de fácil uso.



Trabajo

Entorno Web


Desarrollo entorno web para el cliente.

Hitos Fecha

Interfaz gráfica para la red externa del cliente. 27-Ene-2018

Duración Fecha Inicio 27-Ene-2018 Fecha Fin 2-Feb-2018



Interfaz gráfica web amigable y de fácil uso.



Trabajo

Base de Datos


Desarrollo base de datos de información contable y financiera para el cliente.

Hitos Fecha

Base de datos de información contable y financiera para el cliente. 3-Feb-2018

Duración Fecha Inicio 3-Feb-2018 Fecha Fin 8-Feb-2018



Base de datos ajustada a requerimientos contables y financieros del cliente.



Trabajo

Interfaz Amigable


Revisión y ajuste de la interfaz de acuerdo con las necesidades del cliente.

Hitos Fecha

Interfaz de fácil uso por parte del cliente. 3-Feb-2018




Se cumplen todos los requisitos del cliente en cuanto a usabilidad del sistema SIC.



Trabajo

Reporte de Pruebas


Pruebas de la interfaz de acuerdo con las necesidades del cliente.

Hitos Fecha

Interfaz de fácil uso por parte del cliente probada en conjunto con

el cliente.

8-Feb-2018




Se cumplen todos los requisitos del cliente en cuanto a usabilidad del sistema SIC.

COMUNICACIÓN CON OTROS SISTEMAS



Trabajo

RED


Pruebas de funcionamiento en red externa e interna.

Hitos Fecha

Componentes de red probados. 15-Feb-2018




Comunicación sin fallos en red interna y externa.



Trabajo

Internet


Pruebas de funcionamiento en red externa sobre servidores externos.

Hitos Fecha

Componentes de internet probados. 25-Feb-2018




Comunicación sin fallos en red interna y externa sobre servidores externos.


Nombre del Paquete de Bases de Datos

Trabajo


Pruebas de funcionamiento en red externa sobre servidores externos de conexión con bases

de datos.

Hitos Fecha

Componentes de base de datos probados. 25-Feb-2018




Comunicación sin fallos en red interna y externa sobre servidores externos con bases de

datos.



Trabajo

Reporte de pruebas


Pruebas de funcionamiento del sistema.

Hitos Fecha

Componentes del sistema probados. 27-Feb-2018

Duración Fecha Inicio 27-Feb-2018 Fecha Fin 1-Mar-2018



Sistema operando sin fallos.

FIRMA DE APROBACIÓN DEL DICCIONARIO DE LA EDT

Nombre Cargo Firma Fecha

Stella Torres Bonilla

Danilo Esteban Rodríguez Torres

A. INFORMACION GENERAL





Patrocinador: Stella Torres Bonilla, Gerente General NOVALTEC S.A.S.

Director del proyecto: Danilo Esteban Rodríguez Torres, Líder de Proyectos NOVALTEC

S.A.S.

B. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA.

En el presente documento de establecen las políticas, directrices, procedimientos y

documentación necesaria para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el

cronograma del proyecto. El presente documento, proporciona guía y dirección sobre cómo

se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo del mismo. Es de carácter general e

incluye los umbrales de control apropiados.

El presente plan de gestión del cronograma define el proceso de comunicación en que se

informará sobre las contingencias relativas al cronograma y la forma en que se evaluarán

las mismas.

Nota: El presente documento podrá ser actualizado para reflejar cualquier cambio en la

manera de gestionar el cronograma.

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

ENTRADAS DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Alcance del proyecto: El alcance del Proyecto “Desarrollo de un software contable y

financiero basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

enfocado en PYMES.” incluye la implementación del software NOVALTEC SIC/SIF y

demás componentes, y el desarrollo de todas las actividades adicionales y necesarias para

cumplir con los requerimientos, los cuales expresan las necesidades de las áreas contable y

financiera de la compañía y de los procesos contabilidad general, tributario y financiero de

la compañía NOVALTEC S.A.S. En ese sentido, el alcance del proyecto cubrirá los

siguientes procesos de la compañía: Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar,

Costos, Presupuesto, Tesorería, Activos Fijos, Compras e Inventarios y Cálculo de la

Nómina. Así mismo, el alcance del Proyecto incluirá el desarrollo de un módulo de interfaz

gráfica y un módulo de integración con sistemas de gestión de la información externos, los

cuales serán aprobados y priorizados por la Gerencia del Proyecto.

EDT:

Ver documento Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) del proyecto.

Presupuesto:

Costos estimados del Proyecto

Costo licencias y equipos: 10.000.000 COP

Costo diseño y programación: 15.000.000 COP

Costo pruebas: 5.000.000 COP

Riesgos:

Riesgos iniciales del proyecto.

Desaceleración económica y coyuntura económica de Colombia.

Crecimiento lento del sector PYME por falta de incentivos y políticas que apoyen a

las empresas.

Cambios abruptos en el precio del dólar.

Comunicaciones: la gestión de las comunicaciones durante el proyecto se guiará por el

siguiente organigrama:

Entradas del Acta de Constitución del Proyect

Programa de hitos

Estudio de mercado: Octubre15 de 2107.

Planeación del proyecto: 15 de Noviembre de 2017.

Culminación del Diseño: 5 de Diciembre de 2017.

Culminación del módulo básico y principios: 31 de Diciembre de 2017.

Culminación del módulo fiscal: 20 de Enero de 2018.

Culminación del módulo financiero: 15 de febrero de 2018.

Prototipo para pruebas: 20 de febrero de 2018.

Prototipo probado: 1 de Marzo de 2018.

Software final y listo: 31 de Marzo de 2018.

Director de proyecto

Líder técnico

Ingeniero de Requerimientos

Ingeniero de Desarrollo

Ingeniero de Pruebas

Lider Funcional

Director Financiero

Contador

Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, patrocinador y

demás interesados

Proyecto.

Ajustarse al presupuesto, siempre buscando la reducción de gastos innecesarios

mediante la detección temprana de riesgos.

Ajustarse al cronograma de actividades estipulado buscando el cumplimiento en los

tiempos de entrega de los hitos.

Cumplir a cabalidad con el alcance planteado.

Producto (Criterios de aceptación).

Módulo de contabilidad básica y principios contables funcionando correctamente.

Módulo fiscal operando correctamente, independientemente si se logra conectar al

sistema de la DIAN.

Módulo de finanzas funcionando hasta el proceso de obtención de indicadores

financieros e informes.

Interfaz gráfica amigable y de fácil uso y comprensión por parte del usuario o cliente

interno.

Entradas de los Factores Ambientales de la Empresa

Ver Plan Estratégico de la compañía.

Activos de los Procesos de la Organización

Ver Plantillas y documentos de la Compañía.

Planificación de la Gestión del Cronograma.

Para el desarrollo del presente plan de gestión del cronograma se realizó la consulta a

expertos y basados en las respuestas en cuanto a tiempos dadas por ellos, se realizaron las

estimaciones pertinentes para llegar a la duración máxima del proyecto que comprende seis

meses mediante técnicas analíticas análogas. Se define que para los cambios del plan de

gestión del cronograma se realizarán reuniones en las que se definirán dichos cambios y sus

respectivos controles. Entre los participantes en estas reuniones se puede incluir al director

del proyecto, al patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto,

determinados interesados, personas que ostenten responsabilidades de planificación o

ejecución del cronograma y cualesquiera otras, según las necesidades.

Componentes del Plan de Gestión del Cronograma

• Desarrollo del modelo de programación del proyecto. Para el modelo de programación

del proyecto se va a utilizar la herramienta EXCEL para llevar registro del cronograma y de

las actividades. Se realizarán reuniones semanales para revisar el estado de las actividades y

realizar las respectivas evaluaciones de desempeño.

• Nivel de exactitud. Se permite tener un 15% de error en la determinación del tiempo de

las actividades, ya que estas están hechas bajo estimaciones de expertos y calculadas con

metodología análoga.

• Unidades de medida. Para todas las actividades se utilizara como medida de tiempo, el

día.

• Enlaces con los procedimientos de la organización. Ver la EDT y el Diccionario de la

EDT.

• Mantenimiento del modelo de programación del proyecto. Se define que para la

actualización del modelo de programación del proyecto se realizaran las correspondientes

reformas durante las reuniones semanales de avance y se tendrá este punto dentro del orden

del día de las reuniones.

• Umbrales de control. Los umbrales de variación para el monitoreo del desempeño del

cronograma, establecen una variación permitida y acordada la cual no superará un 15% del

tiempo establecido originalmente. Para cada modificación al tiempo de desarrollo de una

actividad se deberá realizar una reunión para acordar el manejo que se le dará al

cronograma, antes de tomar cualquier acción más drástica.

• Reglas para la medición del desempeño. El desempeño de cada actividad se medirá por

porcentaje de avance cada semana para lo que se estipularán los porcentajes ideales para

cada reunión de revisión de avance.

• Formatos de los informes. La presentación de los informes se realizará en los formatos

ya establecidos por la compañía y en cada reunión semanal de avance.

• Descripciones de los procesos. Ver documentación adicional de los procesos de la

gestión del cronograma.

Definición de las Actividades

Basada en la EDT y el diccionario de la EDT, se puede realizar un desglose de actividades

obteniéndose la lista (Ver lista de actividades del proyecto).

IDENTIFICADOR NOMBRE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Desarrollo de un software

contable y financiero basado en

las Normas Internacionales de

Información Financiera (NIIF)

enfocado en PYMES.

Inicio Proyecto


Iniciación

A Solicitud Requerimiento

Funcional

Recepción de la solicitud de

requerimiento funcional

Planificación

B Análisis / Viabilidad Análisis de la Solicitud y

LISTA DE ACTVIDADES

viabilidad de la misma

C Gestión de Alcance Elaborar Lista de

Requerimientos

D Gestión del Tiempo Elaboración del Plan de

Trabajo PDT

E Gestión de Costo Estimación Inicial Costo y

Oferta Económica Aprobada

F Gestión de Calidad Elaboración del Plan de

Calidad

G Gestión de Recursos y

Comunicaciones

Estimación de Recursos

H Gestión de Riesgos Análisis de Riesgos del

Proyecto (Matriz Riesgos)

Ejecución

I Ejecución Plan de Trabajo PDT Ejecución del plan de trabajo

y aprobación de entregables

Monitoreo y Control

J Implementación herramientas

de seguimiento y control

Seguimiento del proyecto e

informe de status

DATOS

Requerimientos Técnicos

K Análisis de requerimiento

técnico

Levantamiento de

requerimientos técnicos

Requerimientos Funcionales

L Análisis de requerimiento

funcional

Levantamiento de

requerimientos funcionales

Información NIFF pertinente

M Especificación Normas NIFF Actualización de Normas

NIFF Internacionales

Proceso Contable Básico

N Especificación Proceso

Contable Básico

Actualización del proceso

contable básico

Proceso Financiero Básico

O Especificación Proceso

Financiero Básico


financiero básico

Proceso Tributario Básico

P Especificación Proceso

Tributario Básico


tributario básico

MÓDULO BÁSICO (Principios

Contables)


Q Análisis de arquitectura e

integración

Verificación y ajuste de

arquitectura según

corresponda

R Diseño y elaboración artefactos

de Diseño

Elaboración documento de

arquitectura del módulo

Principios Básicos

S Construcción e

implementación de la solución

Generación Código Fuente,

instaladores, Base de Datos y

Pruebas Unitarias.

T Paso a Pruebas Preparación Despliegue en

Ambiente Pruebas Usuario

Reporte de Pruebas

U Planeación Casos de Prueba Diseño y elaboración de casos

de prueba

V Ejecución Casos de Prueba Ejecución y evidencias de

pruebas

W Gestión Incidencias de casos

de prueba

Reporte a Construcción de

Incidencias y ajuste de las

mismas

X Ejecución de Casos de

Prueba Incidencias

Ejecución y evidencias de

pruebas de incidencias

ajustadas

MÓDULO CONTABLE Y

TRIBUTARIO

Contabilidad Básica

Y Construcción e




Pruebas Unitarias.

Z Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Liquidación de Impuestos

AA Construcción e




Pruebas Unitarias.

AB Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Prototipo de Módulo

AC Construcción e




Pruebas Unitarias.

AD Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Reporte de Pruebas

AE Planeación Casos de Prueba Diseño y elaboración de casos

de prueba

AF Ejecución Casos de Prueba Ejecución y evidencias de

pruebas

AG Gestión Incidencias de casos

de prueba



mismas

AH Ejecución de Casos de

Prueba Incidencias



ajustadas

MÓDULO FINANCIERO

Estados Financieros

AI Construcción e




Pruebas Unitarias.

AJ Paso a Pruebas Preparación Despliegue en



AK Construcción e




Pruebas Unitarias.

AL Paso a Pruebas Preparación Despliegue en



AM Construcción e




Pruebas Unitarias.

AN Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Reporte de Pruebas

AO Planeación Casos de Prueba Diseño y elaboración de casos

de prueba

AP Ejecución Casos de Prueba Ejecución y evidencias de

pruebas

AQ Gestión Incidencias de casos

de prueba



mismas

AR Ejecución de Casos de

Prueba Incidencias



ajustadas

INTERFAZ GRÁFICA

Entorno Intranet

AS Construcción e


Instaladores, Base de Datos y

Pruebas Unitarias.

AT Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Entorno WEB

AU Construcción e


Instaladores, Base de Datos y

Pruebas Unitarias.

AV Paso a Pruebas Preparación Despliegue en


Bases de Datos

AW Construcción e


Scripts de Base de Datos y

Modelo Entidad Relación

Interfaz Amigable

AX Construcción e


Mejores prácticas de

desarrollo Web y

cumplimiento de estándares

W3C

Reporte de Pruebas

AY Planeación Casos de Prueba Diseño y elaboración de casos

de prueba

AZ Ejecución Casos de Prueba Ejecución y evidencias de

pruebas

BA Gestión Incidencias de casos

de prueba



mismas

BB Ejecución de Casos de

Prueba Incidencias



ajustadas

COMUNICACIÓN CON OTROS

SISTEMAS

Red

BC Configuración de Red de

Comunicación

Instalación y configuración de

equipos de comunicación

Internet

BD Configuración de Internet Configuración de canal de

Internet

Bases de Datos

BE Configuración de Base de

Datos y Repositorios

Configuración e integración

de bases de datos

Reporte de Pruebas

BF Planeación Casos de Prueba Diseño y elaboración de casos

de prueba

BG Ejecución Casos de Prueba Ejecución y evidencias de

pruebas

BH Gestión Incidencias de casos

de prueba



mismas

BI Ejecución de Casos de

Prueba Incidencias



ajustadas

Cierre

BJ Ejecución Despliegue en

Producción

Preparación, despliegue y

revisión en producción

BK Formalización cierre Solicitud y aprobación de

cierre

Fin Proyecto

M. INFORMACION GENERAL





Patrocinador: Stella Torres Bonilla, Gerente General NOVALTEC S.A.S.

Director del proyecto: Danilo Esteban Rodríguez Torres, Líder de Proyectos NOVALTEC

S.A.S.

N. ESTIMACION DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES.

En este proceso del proyecto se busca estimar el tipo y cantidades de materiales, personas

equipos, o suministros requeridos para desarrollar cada una de las actividades. La

estimación de los recursos se logra realizar a partir de la lista de actividades desarrollada

para el proyecto.

Entradas para la estimación de recursos.

EDT y Lista de actividades: las actividades del Proyecto “Desarrollo de un software

contable y financiero basado en las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF) enfocado en PYMES.” (Ver EDT y Lista de actividades del proyecto)

ESTIMACIÓN DE RECURSOS DEL PROYECTO

Estimación de recursos por actividad.

NOMBRE ACTIVIDAD Tipo Cantidad Características

Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas Internacionales

de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES.

Inicio Proyecto

Administrativo 2 Director de

proyecto /

Patrocinador

DIRECCIÓN DEL

PROYECTO

Iniciación

Solicitud Requerimiento

Funcional

Técnico 1 Analista de

requerimientos

Planificación

Análisis / Viabilidad Técnico 1

Gestión de Alcance


Proyecto /

Asistente

Gestión del Tiempo


Proyecto /

Asistente

Gestión de Costo


Proyecto /

Asistente

Gestión de Calidad Administrativo 2 Director de

Proyecto /

Asistente

Gestión de Recursos y

Comunicaciones


Proyecto /

Asistente

Gestión de Riesgos


Proyecto /

Asistente

Ejecución

Ejecución Plan de

Trabajo PDT

Técnico 3 Ingeniero de

requerimientos /

Ingeniero de

desarrollo /

Ingeniero de

pruebas

Monitoreo y Control

Implementación

herramientas de seguimiento

y control


proyecto

DATOS

Requerimientos

Técnicos

Análisis de

requerimiento técnico


requerimientos

Requerimientos

Funcionales

Análisis de

requerimiento funcional

Funcional 2 Contador /

Director

Financiero

Información NIFF

pertinente

Especificación Normas

NIFF

Funcional 1 Contador

Proceso Contable

Básico

Especificación Proceso

Contable Básico


Proceso Financiero

Básico


Financiero Básico


Proceso Tributario

Básico


Tributario Básico


MÓDULO BÁSICO

(Principios Contables)


Análisis de arquitectura Técnico 1 Ingeniero de

e integración Desarrollo

Diseño y elaboración

artefactos de Diseño


Desarrollo

Principios Básicos

Construcción e

implementación de la

solución


Desarrollo

Paso a Pruebas Técnico 1 Ingeniero de

pruebas

Reporte de Pruebas

Planeación Casos de

Prueba


pruebas

Ejecución Casos de

Prueba


pruebas

Gestión Incidencias de

casos de prueba


pruebas

Ejecución de Casos

de Prueba Incidencias


pruebas

MÓDULO CONTABLE Y

TRIBUTARIO

Contabilidad Básica

Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas

Liquidación de

Impuestos

Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas

Prototipo de Módulo

Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas

Reporte de Pruebas


Prueba


pruebas

Ejecución Casos de

Prueba


pruebas


casos de prueba


pruebas

Ejecución de Casos



pruebas

MÓDULO FINANCIERO

Estados Financieros

Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas


Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas


Construcción e


solución


Desarrollo


pruebas

Reporte de Pruebas


Prueba


pruebas

Ejecución Casos de

Prueba


pruebas


casos de prueba


pruebas

Ejecución de Casos



pruebas

INTERFAZ GRÁFICA

Entorno Intranet

Construcción e


solución


Desarrollo


Pruebas

Entorno WEB

Construcción e


solución


Desarrollo


Pruebas

Bases de Datos

Construcción e


solución


Desarrollo

Interfaz Amigable

Construcción e



Desarrollo

solución

Reporte de Pruebas


Prueba


pruebas

Ejecución Casos de

Prueba


pruebas


casos de prueba


pruebas

Ejecución de Casos



pruebas

COMUNICACIÓN CON

OTROS SISTEMAS

Red

Configuración de Red

de Comunicación


Desarrollo

Internet

Configuración de

Internet


Desarrollo

Bases de Datos

Configuración de Base

de Datos y Repositorios


Desarrollo

Reporte de Pruebas

Planeación Casos de Técnico 1 Ingeniero de

Prueba pruebas

Ejecución Casos de

Prueba


pruebas


casos de prueba


pruebas

Ejecución de Casos



pruebas

Cierre

Ejecución Despliegue en

Producción


Desarrollo /

Ingeniero de

pruebas

Formalización cierre Administrativo 1 Director de

Proyecto

Fin Proyecto Administrativo 1 Director de

Proyecto

Para el desarrollo del sistema SIC, se estima necesario realizar la adquisición de dos

máquinas para el desarrollo así como de una impresora y artículos de papelería para la

realización de los formatos. El resto de la infraestructura lo provee la empresa NOVALTEC

S.A.S.

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS CÓDIGO FGPR-020

Versión 1.0

PROYECTO: Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en PYMES


PREPARADO

POR:


REVISADO

POR:

Stella Torres – Gerente General FECHA 10 11 2017

APROBADO

POR:

Stella Torres – Gerente General FECHA 10 11 2017

ROL EN EL

PROYECTO

Patrocinador

FUNCIÓN / RESPONSABILIDAD PRINCIPAL

- Definir la visión del proyecto y comunicarla al Gerente del proyecto.

- Ser dueño del caso de negocio.

- Asegurar que los beneficios del proyecto sean obtenidos de su ejecución.

- Garantizar que el proyecto cumple con los objetivos de la organización.

- Proveer los recursos y apoyo para el proyecto y facilitar su éxito.

- Servir como vía de escalamiento para los aspectos que están fuera del alcance de la

autoridad del director de proyecto.

COMPETENCIAS REQUERIDAS / RESPONSABILIDADES

- Experiencia en el producto o servicio a patrocinar.

- Contar con el capital de inversión.

DISPONIBILIDAD

DESCRIPCIÓN

DEL PUESTO A

REQUERIR

INTERNO

EXTERNO

NÚMERO

ESTIMADO

FECHA DE

INGRESO

FECHA DE

RETIRO

TIEMPO

REQUERIDO

Patrocinador Interno 1 01/10/2017 01/04/2018 100%

INCORPORACIÓN AL PROYECTO

(Cómo se incorpora el personal al proyecto)

Evento Disparador

(Hecho que identifica la necesidad

Sincronización Prevista

(Acciones requeridas para gestionar al personal)

de hacer gestiones sobre el

personal)

Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por Junta

Directiva de la compañía.

Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por Junta


ROL EN EL

PROYECTO

Gerente del Proyecto


- Ejecución y Entrega del proyecto.

- Reporta directamente a la Gerencia de NOVALTEC SAS.

- Define el personal que integra el equipo del proyecto.

- Supervisión y control.

- Elaboración del cronograma y gestión del mismo.

- Preparación del presupuesto y control de gastos.

- Presentación de informes y avances.

- Control de comunicaciones.

- Gestión de riesgos.

- Apoyo administrativo.

- Dirige y aprueba el proceso de contratación de proveedores.


- Capacidad de liderazgo

- Habilidades interpersonales

- Habilidades para resolver problemas

- Habilidades para organizar: la planificación, la fijación de objetivos y análisis

- Habilidades de confrontación: flexibilidad, creatividad, paciencia, persistencia

- Habilidades de trabajo en equipo: empatía, motivación y espíritu de cuerpo

- Medir del clima laboral, el progreso y el rendimiento

- Comunicarse con eficacia, oralmente y por escrito

- Delegar con eficacia

- Gestionar el cambio

DISPONIBILIDAD

DESCRIPCIÓN

DEL PUESTO A

REQUERIR

INTERNO

EXTERNO

NÚMERO

ESTIMADO

FECHA DE

INGRESO

FECHA DE

RETIRO

TIEMPO

REQUERIDO

Gerente del

Proyecto

Interno 1 01/10/2017 01/04/2018 100%



Evento Disparador



personal)



Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por Junta


Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por Junta


ROL EN EL

PROYECTO

Equipo de Desarrollo Proveedor (Líder de Desarrollo, Desarrolladores,

Analistas de Pruebas, Documentadores)


- Planificar el desarrollo del software.

- Supervisar el trabajo del equipo.

- Garantizar entregables funcionales.

- Ejecutar pruebas de calidad.

- Gestionar incidentes de forma rápida y eficiente.

- Garantizar la puesta en producción del software.

- Entregar documentación requerida del proyecto.


- Liderazgo.

- Organización.

- Detallista.

- Conocimientos técnicos y funcionales.

- Toma de decisiones.

- Reconocer y solucionar problemas rápidamente.

- Creatividad.

- Buena comunicación.

- Habilidad de programación.

DISPONIBILIDAD

DESCRIPCIÓN

DEL PUESTO A

REQUERIR

INTERNO

EXTERNO

NÚMERO

ESTIMADO

FECHA DE

INGRESO

FECHA DE

RETIRO

TIEMPO

REQUERIDO

Equipo de

Desarrollo

Proveedor (Líder

de Desarrollo,

Desarrolladores,

Analistas de

Pruebas,

Documentadores)

Externo 8 01/10/2017 01/04/2018 100%



Evento Disparador



personal)



Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el

Gerente del Proyecto.

Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el


ROL EN EL

PROYECTO

Líder Funcional


- Definir la metodología de trabajo.

- Definir métricas de calidad.

- Presentar informes de avance.

- Establecer los roles y responsabilidades a cada integrante del equipo.

- Coordinar el buen desarrollo del trabajo.

- Llevar a cabo las actividades en tiempo y forma.

- Gestionar proveedores.


- Liderazgo.

- Organización.

- Detallista.

- Conocimientos técnicos y funcionales.

- Toma de decisiones.

- Reconocer y solucionar problemas rápidamente.

DISPONIBILIDAD

DESCRIPCIÓN

DEL PUESTO A

REQUERIR

INTERNO

EXTERNO

NÚMERO

ESTIMADO

FECHA DE

INGRESO

FECHA DE

RETIRO

TIEMPO

REQUERIDO

Líder Funcional Interno 1 01/10/2017 01/04/2018 100%



Evento Disparador



personal)



Renuncia Inmediato con la designación de reemplazo por el


Enfermedad Inmediato con la designación de reemplazo por el


PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

CÓDIGO FGPR-018

Versión 1.0

PROYECTO:



enfocado en PYMES





NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la información del mismo, pero

las necesidades de información y los métodos de distribución varían. Por eso, identificar

las necesidades de información y definir los medios adecuados para obtener y distribuirla

es vital para alcanzar el éxito.

La información se manejará a través de la Matriz de Comunicaciones presentada a

continuación.

Por otro lado el proceso de información debe contar con alcances bien definidos que

definan las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y externos,

como se detalla a continuación:

Gerente del Proyecto:

- Plan de dirección del Proyecto.

- Contratación de proveedores o subcontratos.

- Informes de avance.

- Solicitudes de Cambio

Equipo del Proyecto:

- Informe de avance.

- Solicitudes de Cambio.

- Matriz de Riesgos.

- Minutas de reunión.

- Bitácoras del proyecto.

MATRIZ DE COMUNICACIONES

# Información / Contenido Nivel de

Detalle

¿Para quién? Tecnología Frecuencia Responsable

1 Iniciación del Proyecto:

Datos y comunicación sobre

la iniciación del proyecto.

Medio Patrocinador,

Líder Funcional,

Gerente de

Novaltec

Reunión formal

para presentación

del proyecto,

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico.

Una sola vez Director del Proyecto

2 Determinación del Alcance:

Datos preliminares sobre el

alcance del proyecto.

Alto Patrocinador,

Líder Funcional,

Gerente de

Novaltec

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico.


3 Planificación del Proyecto:

Alcance, tiempo, costo y

calidad.

Muy Alto Patrocinador,

Líder Funcional,

Gerente de

Novaltec

Reunión formal

para presentación

de la información,

Documento digital


(PDF) vía correo

electrónico.

4 Avance del Proyecto: Estado

del proyecto, actividades

realizadas, problemas y

riesgos, y próximas

actividades.

Alto Patrocinador,

Líder Funcional,

Gerente de

Novaltec,

Equipo del

proyecto

Reunión formal

para presentación

de avance del

proyecto,

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico.

Semanal Director del Proyecto

Notas:

MATRIZ DE COMUNICACIONES

# Información / Contenido Nivel de

Detalle

¿Para quién? Tecnología Frecuencia Responsable

5 Seguimiento del Proyecto:

Información detallada del

contenido de las reuniones

de seguimiento.

Alto Patrocinador,

Líder

Funcional,

Gerente de

Reunión formal para

presentación de la

información,

Documento digital

Semanal Director del Proyecto

Novaltec,

Equipo del

proyecto

(PDF) vía correo

electrónico.

6 Cierre del Proyecto: Datos

y comunicación sobre el

cierre del proyecto.

Medio Patrocinador,

Líder

Funcional,

Gerente de

Novaltec,

Equipo del

proyecto


formalizar cierre del

proyecto, Documento

digital (PDF) vía

correo electrónico.


7 Matriz de Riesgos del

Proyecto: Datos y

comunicación sobre los

riesgos del proyecto, su

impacto y su plan de

contingencia.

Muy Alto Patrocinador,

Líder

Funcional,

Gerente de

Novaltec,

Equipo del

proyecto


formalizar la matriz

de riesgos del

proyecto, Documento

digital (PDF) vía

correo electrónico.


8 Solicitudes de Cambios del

Proyecto: Datos y

Alto Patrocinador,

Líder


formalizar la solicitud

Cuando se

requiera

Director del Proyecto

comunicación sobre las

solicitudes de cambio del

proyecto y su

implementación.

Funcional,

Gerente de

Novaltec,

Equipo del

proyecto

de cambio,

Documento digital

(PDF) vía correo

electrónico.

Notas:

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

CÓDIGO FGPR-011A

Versión 1.0

PROYECTO:



enfocado en PYMES


Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada:

Alcances

La identificación, priorización y seguimiento de riesgos más críticos será realizada

por el Gerente de Proyectos asignado.

Las acciones a tomar serán revisadas y aprobadas por la Alta Gerencia.

El proceso de Gestión de Riesgo debe ser definido e implantado por toda la

organización (NOVALTEC SAS).

Herramientas

Opinión de la Alta Gerencia.

Opinión de la Gerencia General.

Tormenta de ideas.

Juicio de Expertos

Entrevistas.

Check list riesgos potenciales.

Análisis de los supuestos identificados.

Fuentes de Datos

La identificación de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del

proyecto según experiencia y juicio de especialistas.

Se revisó el banco de proyectos anteriores – Históricos y antecedentes.

Roles y Responsabilidades:

Gerente de Proyecto: Responsable de identificación, priorización y seguimiento de

riesgos, proponer acciones para afrontar los riesgos identificados.

Líder Funcional: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos. Aprobar el

presupuesto para Riesgos de Gestión.

Equipo de Trabajo: Responsable asesoramiento de riesgos, identificación de los

riesgos.

Descripción del Riesgo #1: La escasa documentación del proyecto o la deficiencia en el

levantamiento de los requerimientos, generaría falta de Entendimiento de la necesidad.

Líder del Equipo

Gerente de Proyecto

Miembros del Equipo

Líder Funcional

Equipo de Desarrollo

Control Sugerido

Documentar completamente el proyecto y en caso de cualquier duda, ésta debe ser

aclarada con el dueño del producto o los líderes del proyecto.

Descripción del Riesgo #2: El incumplimiento de entrega del software contable y

financiero por parte del proveedor, generaría retraso en la puesta en producción del

mismo.

Líder del Equipo

Gerente de Proyecto

Miembros del Equipo

Líder Funcional

Equipo de Desarrollo del Proveedor

Control Sugerido

Definir en el contrato una cláusula de penalidad por el no cumplimiento de la

fecha de entrega del software.

Comunicar oportunamente al Gerente del Proyecto las demoras y retrasos.

Descripción del Riesgo #3: La falta de disponibilidad de tiempo de los recursos

asignados al proyecto, generaría retraso en el cronograma del proyecto.

Líder del Equipo

Gerente de Proyecto

Miembros del Equipo

Recursos asignados al proyecto

Control Sugerido

Definir en el contrato una cláusula de penalidad por el no cumplimiento de la

disponibilidad de los recursos del proyecto.

Comunicar oportunamente al Gerente del Proyecto las demoras y retrasos.

Descripción del Riesgo #4: Desaceleración económica y coyuntura económica de

Colombia, crecimiento lento del sector PYME por falta de incentivos y políticas que

apoyen a las empresas, cambios abruptos en el precio del dólar.

Líder del Equipo

Gerente de Proyecto

Miembros del Equipo

Gerente de Novaltec SAS

Accionistas de Novaltec SAS

Control Sugerido

Realizar los estudios de escenarios optimistas pesimistas y normales y programar

las suficientes provisiones.

Presupuesto: El presupuesto de contingencia asignado para riesgos de gestión es del

10% del costo total del proyecto.

Sincronización: El Gerente de Proyectos, está encargado de identificar y gestionar los

riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida, esto implica que su supervisión

es continua para detectar nuevos riesgos.

Los puntos a revisar durante la ejecución del proyecto serán en el control diario donde se

informa el rendimiento del trabajo y la situación de los riesgos actualizados con su

respectivo plan de contingencia y soluciones alternativas.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS – TORMENTA DE IDEAS

CÓDIGO FGPR-014

versión 1.0

PROYECTO Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF) enfocado en

PYMES

PREPARADO

POR:


REVISADO

POR:

Stella Torres – Gerente General

NOVALTEC SAS

FECHA 10 11 2017

APROBADO

POR:

Stella Torres – Gerente General

NOVALTEC SAS

FECHA 10 11 2017

Facilitador de la

sesión:

Danilo Rodríguez

Cargo: Gerente del Proyecto

Grupo Participante: Líder Funcional, Equipo de trabajo de desarrollo del Proveedor

Ubicación: Bogotá D.C.

Riesgo Identificado Probabilidad

de

Ocurrencia

Grado

de

Impacto

Acciones

propuestas

¿Identificado

por?

La escasa

documentación del

proyecto o la deficiencia

en el levantamiento de

los requerimientos,

generaría falta de

Medio Extremo Documentar

completamente el

proyecto y en caso

de cualquier duda,

ésta debe ser

aclarada con el

Líder

Funcional

Entendimiento de la

necesidad.

dueño del producto

o los líderes del

proyecto.

El incumplimiento de

entrega del software

contable y financiero por

parte del proveedor,

generaría retraso en la

puesta en producción del

mismo.

Medio Extremo Definir en el

contrato una

cláusula de

penalidad por el no

cumplimiento de la

fecha de entrega

del software.

Comunicar

oportunamente al

Gerente del

Proyecto las

demoras y retrasos.

Gerente del

proyecto

La falta de

disponibilidad de tiempo

de los recursos

asignados al proyecto,

generaría retraso en el

cronograma del

proyecto.

Medio Alto Definir en el

contrato una

cláusula de

penalidad por el no

cumplimiento de la

disponibilidad de

los recursos del

proyecto.

Comunicar

oportunamente al

Gerente del

Proyecto las

demoras y retrasos.

Líder

Funcional

Desaceleración

económica y coyuntura

económica de Colombia.

Medio Alto Realizar los

estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

programar las

suficientes

provisiones.

Gerente del

proyecto

Crecimiento lento del

sector PYME por falta

de incentivos y políticas

que apoyen a las

empresas.


estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

programar las

suficientes

provisiones.

Gerente del

proyecto

Cambios abruptos en el

precio del dólar.


estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

programar las

suficientes

provisiones.

Gerente del

proyecto

ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

Detalles del proyecto

Nombre del Proyecto:

Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF) enfocado en PYMES

Empresa: NOVALTEC SAS

Gerente del Proyecto: Danilo Rodríguez

Líder Funcional: Jenny Tatiana Guerra Romero

Preparado por: Zaida Salamanca / Danilo Rodríguez

Promedio Riesgo del

Proyecto: 26

Estimación Riesgo del

Proyecto: Medio

RIESGO VALOR

RIESGO

Riesgo

Extremo > 80

Riesgo Alto > 60 y <= 80

Riesgo Medio > 20 y <= 60

Riesgo Bajo <= 20

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

001 06/11/20

17

Líder

Funcional

Operativ

os

Escasa

documentaci

ón del

proyecto

Falta de

Entendimie

nto de la

necesidad.

Documentar

completame

nte el

proyecto y

en caso de

cualquier

40 2 20 Medio

Fue

Controla

do

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

duda, ésta

debe ser

aclarada

con el

dueño del

producto o

los líderes

del

proyecto.

002 06/11/20

17

Gerente

del

Proyecto

Operativ

os

Incumplimie

nto en la

entrega de

los

Desarrollos

Retraso en

el

cronograma

del

Proyecto

Definir en

el contrato

una cláusula

de

penalidad

por el no

cumplimien

40 2 60 Alto Existe

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

to de la

fecha de

entrega del

software.

Comunicar

oportuname

nte al

Gerente del

Proyecto las

demoras y

retrasos.

003 06/11/20

17

Líder

Funcional

Operativ

os

Falta de

disponibilida

d de tiempo

de los

recursos

Retraso en

el

cronograma

del

Definir en

el contrato

una cláusula

de

penalidad

20 2 60 Medio Existe

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

asignados al

proyecto.

Proyecto por el no

cumplimien

to de la

disponibilid

ad de los

recursos del

proyecto.

Comunicar

oportuname

nte al

Gerente del

Proyecto las

demoras y

retrasos.

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

004 06/11/20

17

Gerente

del

Proyecto

Financier

os

Desaceleraci

ón

económica y

coyuntura

económica

de

Colombia.

Baja

aplicación

de la

funcionalid

ad del

software

contable y

financiero

Realizar los

estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

programar

las

suficientes

provisiones.

20 2 5 Bajo

Fue

Controla

do

005 06/11/20

17

Gerente

del

Proyecto

Financier

os

Crecimiento

lento del

sector

PYME por

falta de

incentivos y

Baja

aplicación

de la

funcionalid

ad del

software

Realizar los

estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

20 2 5 Bajo

Fue

Controla

do

Id

Ries

go

Fecha

Id

Identifica

do por

Tipo

Riesgo

Descripción

del Riesgo

Descripció

n Impacto

Control

Sugerido

Impac

to

Probabilid

ad

Valo

r

Ries

go

Estimaci

ón del

Riesgo

Estado

políticas que

apoyen a las

empresas.

contable y

financiero

programar

las

suficientes

provisiones.

006 06/11/20

17

Gerente

del

Proyecto

Financier

os

Cambios

abruptos en

el precio del

dólar.

Altos

costos en el

desarrollo

del

proyecto.

Realizar los

estudios de

escenarios

optimistas

pesimistas y

normales y

programar

las

suficientes

provisiones.

20 2 5 Bajo

Fue

Controla

do

PLAN DE RESPUESTA A RIESGOS

CÓDIGO FGPR-015

Versión 1.0

PROYECTO Desarrollo de un software contable y financiero basado en las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF) enfocado en PYMES


REVISADO POR: Stella Torres – Gerente General NOVALTEC SAS FECHA 10 11 2017

APROBADO POR: Stella Torres – Gerente General NOVALTEC SAS FECHA 10 11 2017

Facilitador de la sesión: Danilo Rodríguez

Cargo: Gerente del Proyecto

Grupo Participante: Líder Funcional, Equipo de trabajo de desarrollo del Proveedor

Ubicación: Bogotá D.C.

Riesgo priorizado No. 1 Afecta Costo Tiempo X Calidad X Alcance X

Descripción La escasa documentación del proyecto o la deficiencia en el levantamiento de los requerimientos, generaría falta de

Entendimiento de la necesidad.

Causa Falta de metodología para el levantamiento de requerimiento y contar con personal sin experiencia en el tema.

Probabilidad Medio Impacto Extremo

Prioridad

(Prob x

Imp)

0,80

Estrategia Transferir Dueño Gerente del Proyecto

Acciones a tomar Responsables Disparadores Costo

Documentar completamente el

proyecto y en caso de cualquier

duda, ésta debe ser aclarada con el

dueño del producto o los líderes del

proyecto.

Líder

Funcional 1

$

1.000.000

Riesgos residuales Pr 0,10 Ir 2 Pr * Ir 0,20

Riesgos secundarios Desconocimientos técnicos y funcionales

del proyecto.

Ps = 0,30

Is = 0,10

Plan de Contingencia Personal experto en documentación de

proyectos. Reserva (10% del costo total del riesgo inicial)

Riesgo priorizado No. 2 Afecta Costo X Tiempo X Calidad Alcance

Descripción El incumplimiento de entrega del software contable y financiero por parte del proveedor, generaría retraso en la

puesta en producción del mismo.

Causa Retraso en el desarrollo de los módulos que conforman el software contable y financiero.

Probabilidad Medio Impacto Extremo

Prioridad

(Prob x

Imp)

0,80

Estrategia Evitar Dueño Gerente del Proyecto


Definir en el contrato una cláusula de

penalidad por el no cumplimiento de

la fecha de entrega del software.

Comunicar oportunamente al

Gerente del Proyecto las demoras y

Gerente del

Proyecto 1

$

2.500.000

retrasos.


Riesgos secundarios A pesar de aplicarse la penalidad del

contrato, es que incumpla con la entrega.

Ps = 0,90

Is = 0,80

Plan de Contingencia Tener disponibles otros proveedores. Reserva (10% del costo total del riesgo inicial)

Riesgo priorizado No. 3 Afecta Costo X Tiempo X Calidad X Alcance X

Descripción La falta de disponibilidad de tiempo de los recursos asignados al proyecto, generaría retraso en el cronograma del

proyecto.

Causa Falta de recursos por parte del proveedor para el desarrollo de la aplicación.

Probabilidad Medio Impacto Alto

Prioridad

(Prob x

Imp)

0,40

Estrategia Evitar Dueño Gerente del Proyecto


Definir en el contrato una cláusula de

penalidad por el no cumplimiento de

la disponibilidad de los recursos del

proyecto.

Comunicar oportunamente al

Gerente del Proyecto las demoras y

retrasos.

Líder

Funcional 1

$

1.500.000


Riesgos secundarios

A pesar de aplicarse la penalidad del

contrato, es que no haya disponibilidad de

los recursos.

Ps = 0,90

Is = 0,80

Plan de Contingencia Tener disponibles otros recursos para el

proyecto. Reserva (10% del costo total del riesgo inicial)

Riesgo priorizado No. 4 Afecta Costo X Tiempo Calidad Alcance X

Descripción Desaceleración económica y coyuntura económica de Colombia, generaría baja aplicación de la funcionalidad del

software contable y financiero.

Causa Cambios en la economía de Colombia.

Probabilidad Medio Impacto Bajo

Prioridad

(Prob x

Imp)

0,40

Estrategia Trasferir Dueño Gerente del Proyecto


Realizar los estudios de escenarios

optimistas pesimistas y normales y

programar las suficientes

provisiones.

Gerente del

Proyecto 1

$

500.000


Riesgos secundarios Cambios drásticos en el comportamiento

de la economía.

Ps = 0,30

Is = 0,10

Plan de Contingencia Aplicar resultados obtenidos de los

estudios previos Reserva (10% del costo total del riesgo inicial)


Descripción Crecimiento lento del sector PYME por falta de incentivos y políticas que apoyen a las empresas, generaría baja

aplicación de la funcionalidad del software contable y financiero.



Prioridad

(Prob x

Imp)

0,40






provisiones.

Gerente del

Proyecto 1

$

500.000



de la economía.

Ps = 0,30

Is = 0,10




Descripción Cambios abruptos en el precio del dólar, generaría altos costos en el desarrollo del proyecto.



Prioridad

(Prob x

Imp)

0,40






provisiones.

Gerente del

Proyecto 1

$

500.000



de la economía.

Ps = 0,30

Is = 0,10



CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

NOMBRE DE

TAREA

DURAC

IÓN

COMIE

NZO FIN

%

COMPLET

ADO

COSTO TRABA

JO

Formulación del

proyecto de

desarrollo del

software contable

y financiero de la

Compañía

NOVALTEC

SAS basado en

las normas NIIF

234,88

días

28/08/20

17 08:00

14/06/201

8 16:00 15%

$

40.031.000,00

2.520

horas

Inicio 0 días

28/08/20

17 08:00

28/08/201

7 08:00 0% $ 0,00 0 horas

Gerencia del

proyecto 43,5 días

28/08/20

17 08:00

19/10/201

7 15:00 84% $ 8.091.000,00

320

horas

Iniciación 2,13 días

28/08/20

17 08:00

29/08/201

7 17:00 100% $ 411.000,00 16 horas

Acta de

Constitución del

Proyecto 1 día

28/08/20

17 08:00

28/08/201

7 17:00 100% $ 205.000,00 8 horas

Registro de

Interesados del

Proyecto 1 día

29/08/20

17 08:00

29/08/201

7 17:00 100% $ 206.000,00 8 horas

Planificación 29,13 30/08/20 04/10/201

100% $ 5.680.000,00 224

días 17 08:00 7 17:00 horas

Declaración de

Alcance del

Proyecto 1 día

30/08/20

17 08:00

30/08/201

7 17:00 100% $ 206.000,00 8 horas

Estructura de

Desglose de

Trabajo (EDT) 2 días

31/08/20

17 08:00

01/09/201

7 16:00 100% $ 406.000,00 16 horas

Diccionario de la

Estructura de

Desglose de

Trabajo (EDT) 2 días

04/09/20

17 08:00

05/09/201

7 16:00 100% $ 410.000,00 16 horas

Plan de Gestión

del Cronograma 1 día

06/09/20

17 08:00

06/09/201

7 17:00 100% $ 205.000,00 8 horas

Estimaciones de

recursos, duración

y costo de

actividades 1 día

07/09/20

17 08:00

07/09/201

7 17:00 100% $ 210.000,00 8 horas

Plan de Gestión de

Comunicaciones

del Proyecto 1 día

08/09/20

17 08:00

08/09/201

7 17:00 100% $ 203.000,00 8 horas

Plan de Recursos

Humanos del

Proyecto 1 día

11/09/20

17 08:00

11/09/201

7 17:00 100% $ 210.000,00 8 horas

Plan de Gestión de

Riesgos del

Proyecto 2 días

12/09/20

17 08:00

13/09/201

7 16:00 100% $ 406.000,00 16 horas

Identificación de

Riesgos del

Proyecto 2 días

13/09/20

17 16:00

15/09/201

7 13:00 100% $ 410.000,00 16 horas

Análisis

Cualitativo de los

Riesgos del

Proyecto 2 días

15/09/20

17 14:00

19/09/201

7 11:00 100% $ 406.000,00 16 horas

Plan de Respuesta

a los Riesgos del

Proyecto 2 días

19/09/20

17 11:00

21/09/201

7 09:00 100% $ 408.000,00 16 horas

Lista de

actividades del

Proyecto 1 día

21/09/20

17 09:00

21/09/201

7 18:00 100% $ 200.000,00 8 horas

Diagrama de Red

del Proyecto 1 día

22/09/20

17 08:00

22/09/201

7 17:00 100% $ 200.000,00 8 horas

Cronograma del

Proyecto y Ruta

Critica 5 días

22/09/20

17 17:00

29/09/201

7 11:00 100% $ 1.000.000,00 40 horas

Línea base de

presupuesto del

Proyecto 3 días

29/09/20

17 11:00

03/10/201

7 18:00 100% $ 600.000,00 24 horas

Informes de

Seguimiento y

Control del

Proyecto 1 día

04/10/20

17 08:00

04/10/201

7 17:00 100% $ 200.000,00 8 horas

Ejecución 3 días 06/10/20 10/10/201

83% $ 600.000,00 24 horas

17 08:00 7 15:00

Relación de

Procedimientos de

Calidad para

Entregables 1 día

06/10/20

17 08:00

06/10/201

7 17:00 50% $ 200.000,00 8 horas

Declaración de

Trabajo del

Proyecto (SOW) 1 día

06/10/20

17 17:00

09/10/201

7 16:00 100% $ 200.000,00 8 horas

Matriz de

Asignación de

Responsabilidades

(RAM) 1 día

09/10/20

17 16:00

10/10/201

7 15:00 100% $ 200.000,00 8 horas

Seguimiento y

Control 4 días

11/10/20

17 08:00

16/10/201

7 13:00 28% $ 800.000,00 32 horas

Lista de

Verificación de

entregables 2 días

11/10/20

17 08:00

12/10/201

7 16:00 50% $ 400.000,00 16 horas

Informes del

Proyecto

aplicando Valor

Ganado 2 días

12/10/20

17 16:00

16/10/201

7 13:00 5% $ 400.000,00 16 horas

Cierre 3 días

17/10/20

17 08:00

19/10/201

7 15:00 0% $ 600.000,00 24 horas

Actas de Cierre

del Proyecto 1 día

17/10/20

17 08:00

17/10/201

7 17:00 0% $ 200.000,00 8 horas

Documento 1 día

17/10/20 18/10/2010% $ 200.000,00 8 horas

Derechos de Autor 17 17:00 7 16:00

Documento

Retrospectiva y

Lecciones

Aprendidas 1 día

18/10/20

17 16:00

19/10/201

7 15:00 0% $ 200.000,00 8 horas

Datos 17 días

20/10/20

17 08:00

10/11/201

7 09:00 0% $ 2.720.000,00

136

horas

Documento

Requerimientos

Funcionales 5 días

20/10/20

17 08:00

26/10/201

7 12:00 0% $ 800.000,00 40 horas

Documento

Requerimientos

No Funcionales 5 días

26/10/20

17 12:00

01/11/201

7 17:00 0% $ 800.000,00 40 horas

Documento

Requerimientos

Técnicos 5 días

01/11/20

17 17:00

08/11/201

7 11:00 0% $ 800.000,00 40 horas

Documento Reglas

de Negocio 2 días

08/11/20

17 11:00

10/11/201

7 09:00 0% $ 320.000,00 16 horas

Módulo Básico

(Principios

Contables)

33,75

días

10/11/20

17 09:00

22/12/201

7 09:00 0% $ 6.740.000,00

496

horas

Arquitectura del

Módulo Básico 2,5 días

10/11/20

17 09:00

14/11/201

7 11:00 0% $ 700.000,00 40 horas

Diagramas de

Diseño 4 días

14/11/20

17 11:00

17/11/201

7 17:00 0% $ 480.000,00 32 horas

Módulo Básico

Desarrollado 15 días

17/11/20

17 17:00

07/12/201

7 10:00 0% $ 1.800.000,00

120

horas

Pruebas de

Calidad y de

Usuario 5 días

07/12/20

17 10:00

13/12/201

7 15:00 0% $ 600.000,00 80 horas

Manual de

Usuario 3 días

13/12/20

17 08:00

15/12/201

7 15:00 0% $ 360.000,00 24 horas

Módulo Básico

Implementado 5 días

15/12/20

17 15:00

22/12/201

7 09:00 0% $ 2.800.000,00

200

horas

Módulo Contable

y Tributario 40,5 días

29/12/20

17 08:00

16/02/201

8 18:00 0% $ 7.820.000,00

568

horas

Arquitectura del

Módulo Contable

y Tributario 2,5 días

29/12/20

17 08:00

02/01/201

8 10:00 0% $ 700.000,00 40 horas

Diagramas de

Diseño 4 días

02/01/20

18 10:00

05/01/201

8 16:00 0% $ 480.000,00 32 horas

Módulo Contable

y Tributario


05/01/20

18 16:00

06/02/201

8 09:00 0% $ 2.880.000,00

192

horas

Pruebas de

Calidad y de

Usuario 5 días

06/02/20

18 09:00

12/02/201

8 13:00 0% $ 600.000,00 80 horas

Manual de

Usuario 3 días

06/02/20

18 09:00

08/02/201

8 16:00 0% $ 360.000,00 24 horas

Módulo Contable

y Tributario 5 días

12/02/20 16/02/2010% $ 2.800.000,00

200

Implementado 18 14:00 8 18:00 horas

Módulo

Financiero

45,25

días

23/02/20

18 08:00

20/04/201

8 10:00 0% $ 7.460.000,00

544

horas

Arquitectura del

Módulo

Financiero 2,5 días

23/02/20

18 08:00

27/02/201

8 10:00 0% $ 700.000,00 40 horas

Diagramas de

Diseño 4 días

27/02/20

18 17:00

05/03/201

8 12:00 0% $ 480.000,00 32 horas

Módulo

Financiero


05/03/20

18 12:00

30/03/201

8 09:00 0% $ 2.520.000,00

168

horas

Pruebas de

Calidad y de

Usuario 5 días

09/04/20

18 11:00

13/04/201

8 16:00 0% $ 600.000,00 80 horas

Manual de

Usuario 3 días

09/04/20

18 11:00

11/04/201

8 18:00 0% $ 360.000,00 24 horas

Módulo

Financiero

Implementado 5 días

13/04/20

18 16:00

20/04/201

8 10:00 0% $ 2.800.000,00

200

horas

Interfaz Gráfica 28 días

20/04/20

18 10:00

25/05/201

8 09:00 0% $ 4.660.000,00

304

horas

Diagramas de

Diseño Intranet y

Web 3 días

20/04/20

18 10:00

24/04/201

8 17:00 0% $ 360.000,00 24 horas

Bases de Datos y 2,5 días

24/04/20 27/04/2010% $ 700.000,00 40 horas

MER 18 17:00 8 09:00

Interfaz Gráfica

Desarrollada 15 días

27/04/20

18 09:00

16/05/201

8 12:00 0% $ 1.800.000,00

120

horas

Pruebas de

Calidad y de

Usuario 2,5 días

16/05/20

18 12:00

18/05/201

8 15:00 0% $ 300.000,00 40 horas

Manual de

Explotación 5 días

16/05/20

18 12:00

22/05/201

8 17:00 0% $ 600.000,00 40 horas

Interfaz Gráfica

Implementada 2,5 días

22/05/20

18 17:00

25/05/201

8 09:00 0% $ 900.000,00 40 horas

Comunicación con

otros sistemas 16,5 días

25/05/20

18 09:00

14/06/201

8 16:00 0% $ 2.540.000,00

152

horas

Arquitectura de

Comunicaciones

entre Sistemas 3 días

25/05/20

18 09:00

29/05/201

8 16:00 0% $ 480.000,00 24 horas

Arquitectura de

Comunicaciones

entre Bases de

Datos 3 días

29/05/20

18 16:00

01/06/201

8 12:00 0% $ 480.000,00 24 horas

Arquitectura de

Red e Internet 3 días

01/06/20

18 12:00

06/06/201

8 09:00 0% $ 480.000,00 24 horas

Pruebas de

Calidad y de

Usuario 2,5 días

06/06/20

18 09:00

08/06/201

8 11:00 0% $ 300.000,00 40 horas

Comunicación con

otros sistemas 5 días

08/06/20 14/06/2010% $ 800.000,00 40 horas

implementada 18 11:00 8 16:00

fin proyecto 0 días

14/06/20

18 16:00

14/06/201

8 16:00 0% $ 0,00 0 horas

A manera de resumen de los procesos y entregables, a continuación se muestra un cuadro

en el que se hace una ruta por los principales entregables del proyecto.

Acta de Constitución

Registro de interesados

Declaración de alcance

EDT Línea Base de Presupuesto

Ruta Crítica

Planes de gestión

Cronograma Declaración de

trabajo

RAM

Lista Verificación Entregables

Informes Acta de cierre

Documentación

Lecciones aprendidas

RUTA CRÍTICA

Ilustración 26. Ruta Crítica.

CURVA S

Ilustración 27. Curva S.

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

30000000

35000000

40000000

45000000

0

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

12000000

14000000

T3 T4 T1 T2

2017 2018

Co

sto

acu

mu

lad

o

Co

sto

Informe del flujo de caja

Costo Costo acumulado

RECOMENDACIONES

Para la utilización de la caja generada por el proyecto, fortalecer la internacionalización del

proyecto y de la compañía e invertir en compañías del sector tecnología, energía alimentos

y construcción.

CONCLUSIONES

Proyecto que representa alto beneficio para NOVALTEC y las demás empresas del

grupo en pro del aprovechamiento de oportunidades de inversión y crecimiento.

Se alcanza un punto de equilibrio en el cuarto periodo de ejecución del proyecto, lo

cual permite una recuperación rápida de la inversión inicial.

Queda abierta la posibilidad de comercialización del software, ya que basados en

los resultados de la evaluación financiera, esta opción puede generar ingresos

adicionales al proyecto y a la compañía NOVALTEC.

El proyecto presenta una Tasa Interna de Retorno muy atractiva para la empresa lo

que incentiva el desarrollo y la ejecución del proyecto.

El proyecto es conveniente no solo desde el punto de vista financiero, sino que

legalmente, socialmente organizacionalmente favorece a las empresas que lo

adquieren.

El proyecto muestra un comportamiento muy positivo del margen EBITDA, lo que

nos indica que es eficiente en la utilización de los recursos y que la relación entre

ingresos y costos/gastos esta adecuadamente planteada.

El proyecto está identificado, formulado, evaluado y planteado de acuerdo a la

metodología PMI, lo que permite realizar una integración de las mejores prácticas

en dirección de proyectos planteadas en el PMBOK 5th Ed., para su iniciación,

planeación, ejecución, control y cierre.

BIBLIOGRAFÍA

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