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Reunión Comité de Calidad

Acta 122

Ciudad, fecha y hora: Bogotá, 29 de Septiembre de 2010,9:00 a.m.J

Lugar de la reunión: Sala de reuniones oficinade Planeación.

Asistentes:

Representante de la direcciónJefe de Control InternoProfesional de PlaneaciónProfesional Oficina JurídicaProfesional Recursos HumanosProfesional Subgerencia administrativa v fin.Técnico Subgerencia ComercialProfesional Control Interno

German OrtizDora Alba OrtizLeonardo MartinAndres Felipe CeballosMaria Paula Diaz del CastilloYaneth MuñozMery RojasJaneth Gonzalez

Invitados:

Orden del día:

1. Aprobación del acta anterior2. Revisión de la política de calidad3. Revisión de los objetivos de calidad4. Actualización de la resolución del comite de calidad5. Seguimiento a compromisos del acta anterior6. Varios

Desarrollo

1. Aprobación del acta del comité anterior.

El Profesional de Planeación dio lectura al acta de la última reunión del comité de calidad realizada el día 09 deagosto, la cual queda aprobada por parte de los asistentes al comité.

2. Revisión de la Política de Calidad.

El Profesional de Planeación informa al comité que se hace necesario revisar la política de calidad, parapresentar una propuesta en la próxima reunión de revisión gerencial del sistema de gestión de calidad. Para ellose da lectura a la política de calidad vigente y se confronta frente a los requisitos establecidos en el numeral5.3 de las normas ISO 9001 :08 y NTCGP 1000:09 para garantizar que la política de calidad definida por laentidad cumple con estos lineamientos. Una vez realizado este análisis, el comité considera que la actualpolítica da respuesta a estas directrices por lo cual se considera que sigue siendo vigente y será presentada enla próxima revisión gerencial para su aprobación.

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3. Revisión de Objetivos de Calidad.

De acuerdo con la aprobación realizada a la política de calidad en el numeral anterior, el comité consideraprudente conservar los mismos objetivos de calidad vigentes a la fecha para garantizar la coherencia entre lapolítica y los objetivos de calidad, Por lo tanto estos objetivos serán presentados sin modificaciones en lapróxima revisión gerencial, hasta que se implementen nuevos lineamientos por parte de la nueva administraciónde la Entidad.

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4. Actualización de la Resolución del Comité de Calidad.

El comité revisa en detalle la resolución vigente del funcionamiento y conformación del comité de calidad, lacual había sido enviada previamente por el profesional de planeación para su revisión preliminar. Con base enla lectura realizada por cada uno de los asistentes se acuerda actualizar la resolución realizando los siguientescambios:

~ Actualizar las consideraciones de la resolución de acuerdo con la nueva normatividad vigente en cuantoa la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad.

~ Mantener la conformación vigente del comité, adicionando la presencia de un representante de cadaproceso.

~ Modificar la función cinco: "Velar porque la documentación del sistema de calidad este actualizada yvigente" por "Realizar seguimiento a la documentación del sistema de gestión de calidad para que esteactualizada y vigente".

~ Modificar la función siete: "Garantizar la eficacia de la comunicación interna" por "Fomentar lacomunicación interna".

~ Modificar la frecuencia de las sesiones del comité las cuales pasan de ser mensuales a ser trimestrales.

~ Modificar el quórum deliberatorio de "número igualo superior a cinco (5) de sus miembros" por "la mitadmas uno de sus miembros".

~ Aclarar el cargo del secretario de "Coordinador de Calidad" por "Profesional de Planeación quedesempeña las funciones de Coordinador de Calidad".

5. Seguimiento compromisos del acta anterior.

Se realizo seguimiento a los compromisos acordados en el acta W 124 así:

1 Enviar la informaciónrevisión gerencial

para Todos los procesos delSGC

20 de agosto de2.010

2 Entregar trimestralmente alproceso Información yDocumentación la información

Subgerente Comercial Permanente

Se aclara que los procesosEjecución de Eventos,Información ydocumentación y Gestiónadministrativa estánpendientes por enviar lainformación.

Actividad ejecutada segúnseguimiento realizado.

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6. Varios

Control de Documentos

Con el propósito de establecer mayores controles a la documentación del SGC, el Representante de laDirección propone que los responsables de proceso, una vez publicado una nueva versión de un documento,aprueben al siguiente dia que efectivamente la versión publicada corresponde a la versión oficial. (Nuevo puntode control a la gestión documental del SGC). Esta propuesta es aprobáda por el comité, para lo cual seactualizará el procedimiento de control de documentos incluyendo esta nueva actividad y se implementaran lasacciones correspondientes. Así mismo se acordó implementar las siguientes acciones relacionadas con estetema:

1. Enviar por lo menos dos correos al año a los responsables de proceso para validar las versiones vigentes delos documentos.2. Realizar mesas de trabajo con los responsables de proceso verificando el control de documentos.3. Implementar doble publicación de la documentación del SGC (Pagina web y Red Interna)4. Gestionar la adquisición del software para la sistematización del SGC.

Compromisos acordados

1 Actualizar la resolución delcomité de calidadImplementar los puntos decontrol propuestos al control dedocumentosGestionar la adquisición delsoftware para sistematizacióndel SGC.

Profesional dePlaneación

Profesional dePlaneación

29/oct./2010

2 29/oct./2010

3 Profesional dePlaneación

29/oct./2010

Hora de finalización de la reunión: 11: 1Oa.m.Quien transcribe: Leonardo Martin.

de gestión del proceso de ....

Comercialización3 Convocar y realizar mesa de Coordinador de Calidad 20 de agosto de Actividad ejecutada según

trabajo para análisis de causas - Proceso de 2.010 seguimiento realizado.y definición de acciones, riesgo Mejoramientoproceso Información yDocumentación

4 Publicar documentación del Coordinador de Calidad 13 de agosto de Actividad pendiente porSGC en el nuevo portal 2.010 realizar hasta que se

terminen las actividades dedesarrollo del portal de laentidad.

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FECHA: 2004 / 10/ 06

Actas IVERSIÓN: 2artesanias de colombia

Aprueba:

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1~7 §--Dr.GermancJiZ~Representante de la dirección.

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FORMATO LlS..E ASISTENCIAACTIVIDADES OPERATIVAS SGC

Proceso de Planeación del Sistema de Gestión de Calidad

Codigo: FORPLAVersión: 1

Fecha: Nov. 11 /2009~

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