Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

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Herramientas para mejorar la gestión del laboratorio de Formulación Magistral Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral Colegio Oficial de Farmacéuticos de Asturias, 25 de enero de 2016. Ldo. Martín Ramírez de Diego

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Herramientas para mejorar la gestión del laboratorio de Formulación Magistral

Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral

Colegio Oficial de Farmacéuticos de Asturias, 25 de enero de 2016.

Ldo. Martín Ramírez de Diego

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Martín Ramírez de DiegoFarmacéutico Comunitario y Cotitular de Farmacia Ramírez de Diego CB.

Especializado y apasionado de la Formulación Magistral y de las nuevas tecnologías.

San Juan de la Arena, Asturias

[email protected]@emulsionando/FarmaciaRamirezDeDiego/Andecha

2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia

2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital

www.farmaciaramirezdediego.comwww.wikiformulacion.com

emulsionando.martinramirez.com

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FARMACEUTICOS FORMULISTAS

Titulares que deseen

mejorar la rentabilizar

su laboratorio.

Adjuntos Que quieran especializars

e en Formulación

Magistral

DESTINATARIOS DEL CURSO

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OBJETIVOS DEL CURSO

Aumentar la productividad del laboratorio

Stock Minino

Reducir costes de producción

Atender a la estacionalida

d de la demanda

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OBJETIVOS DEL CURSO

Gestión de Compras. • Material

Gestión del tiempo. • Inmaterial

+ Productividad

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Gestión del tiempo

Gestión de compras• Gestión de stocks• Gestión de caducidades

Gestión de innovación

PRODUCTIVIDAD

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Industrialización

Baja rentabilidad

Bajo conocimiento de prescriptores

Baja caducidad de los productosCostes más elevados

de los productos

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ESTADISTICAS DE FARMACIAS FORMULADORAS ASTURIAS ESPAÑA 2005 2015

ESTADISTICAS DE VENTAS A LA SEGURIDAD SOCIAL EN LOS ULTIMOS AÑOS

2001 2005 2010 20150

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

LaboratoriosTerceros

1 2 3 4 5 6 70

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

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“Debido a la divulgación de los últimos años, bastantes médicos son conocedores de los recursos que ofrece la formulación, mientras que bastantes farmacéuticos en ejercicio no lo son”

“La formulación no es solo elaboración. También es un recurso para optimizar la administración de fármacos. Un servicio que añade calidad a nuestro ejercicio, que solo, nosotros mismos podemos potenciar y que ningún otro canal nos puede arrebatar.”

Francesc Llambí. Presidente de Aprofarm

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PROS CONTRAS

El gasto más importante ya

está hecho. Ahora a rentabilizarlo

Gastos ya hechos (luz, agua,

autónomos, nóminas

Servicios como SPD, PMM…

Apertura puertas a la

administración y conciertos

Is it Worth It?

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Innovar = Actitud dispuesta a encontrar fórmulas para cambiar y

mejorar lo establecido

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Mi primerUnguator

INCENTIVAR AL LABORATORIO CON EL 10 % DE LAS VENTAS

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20% de esfuerzo

Consigue el 80% de los

resultados

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1.Tanginbles2.Intangibles

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En el laboratorio de FM (y en toda la gestión empresarial de la

farmacia), la gestión de COMPRAS y la gestión del STOCK deben ser

una de las más importantes actividades a desarrollar.

Las EXISTENCIAS, junto con el LOCAL y equipos, constituyen la

partida más importante del ACTIVO

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Un mal control del stock nos generará:

• Parada de la producción, • Pérdida económica y de material,• Pérdida de tiempo, • Entregaremos resultados más tarde,

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CADUCIDADES

Que se consuman en el orden

adecuado (FIFO)

Poder reaccionar a tiempo, acordando soluciones con los

proveedores,

Que no se utilicen artículos

caducados.

Y que se detecten los cambios de lote (en el caso de los controles)

CONTROL DE COSTES:

Minimizar los costes,

equilibrando el almacenamient

o con el consumo.

Calcular para un año.

LOCALIZACIÓN:

Posicionamiento de los

almacenes (cámaras,

neveras,…).

Metodo LEAN

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN:

¿cuándo y cuánto se consume?

¿quién y en qué lo

consume?

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¿Podemos reducir estos costes?

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Big data

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AJUSTAR LAS EXISTENCIAS A LA REALIDAD DE NUESTRA FARMACIA

1 5 9 13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 93 97 101 105 109 113 117 121 125 129 133 137 141 145 149 153 157 161 165 169 173 177 181 185 189 193 1970

100

200

300

400

500

600

700

800

2015 TOTAL

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¿Cómo seleccion

ar los productos

que podemos considera

r más adecuado

s?

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Análisis del stock

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¿Y TU COMO GELIFICAS?

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La forma más rentable de usar el stock de un laboratorio es…

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UTILIZARLOUSARLO GASTARLO

CONSUMIRLOEMPLEARLO

EXPLOTARLO

APROVECHARLOMANEJARLO

TERMINARLO

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Ventajas de las bases

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Elaborar t

oda la

doc

ume

ntaci

ón legal:

BASES

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Comprar con cabeza

NO con el corazón

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ALTE

RNAT

IVAS

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Lo mejor: GASTARLO

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¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?

¿TODOS .OS DIAS DEL AÑO?

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¿Cuando un

producto caduca, ya está todo perdido?

¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?

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La gestión del stock.

Hay que tener en cuenta el uso, condiciones comerciales de compra y previsión de ventas para poder contar con el mínimo stock posible y utilizar a los proveedores como mayoritario almacén físico, ya que el hecho de disminuir nuestra capacidad de aprovisionamiento físico es una perdida monetaria.

Hay que analizar y realizar una elección del surtido óptimo por subfamilia, con una clara vocación de reducir el número de referencias.

Para ello hay que tener en cuenta tanto el tipo de cliente, como la estrategia de la farmacia

No debe invertir según su intuición sino que debe planificar:

Posicionamiento, calidad y disminución del surtido cubriendo todas las Formas Farmacéuticas.

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Posicionamiento,

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IDEAS de un Mínimo Recomendable a tener:

Gelificante y Espesante: Sepigel (Cremigeles)

Gelificante y espesante: Carboximetilcelulosa elaboración de Suspensiones

Emulsionantes: Tween 80 y Span 80 (Aceites incorporación Agua en Vaselina …)

Jarabes: Sacarosa

Antioxidante: Vitamina E (Tocoferol) BHT BHA

Base Autoemulsionable Tipo OW 1011

Vaselina Filante

Glicerina

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Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

GESTIONAR EL TIEMPO

GESTIONAR EL TIEMPO

GESTIONAR EL TIEMPO

TIEMPO

TIEMPO

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Leyes de Murphy en Gestión del tiempo

“Nada es tan sencillo como parece al principio”.

“Si algo puede ir mal, irá mal”.

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Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

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- Patrick McKenzie -

Debemos pensar en el TIEMPO de la misma forma que pensamos en el dinero: como un ACTIVO que puede generar INTERESES (Si invertimos en él adecuadamente) como DEUDA (si lo gastamos sin ningún tipo de control)

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Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

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Improvisación y cortoplacismoPlanificación

No debemos emplear más tiempo en planificar que en ejecutar lo planificado.

Flexibilidad

Nunca planificar el 100%

Pensar siempre en medio / largo plazo

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Plan Anual. lp

PrioridadesObjetivosDesarrolloFormaciónAnotaciones/ comentarios

Plan Semanal/mensual/trimestral mp

PrioridadesTareas que no tienen hora pero que se deben hacer en la hora fijadaTeléfonoVisitasComentarios• ANALIZAR LAS CARGAS DE

TRABAJO

Plan Diario

PrioridadesActividades planificadas. Tiempo calculadoActividades realizadas

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Big data

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Adecuar nuestro trabajo a la demanda

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¿QUÉ tengo que hacer?. • Conoce tus objetivos

¿CUÁNDO lo tengo que hacer?• Ordénalos por prioridad

¿DÓNDE lo tengo que hacer?

¿QUIÉN lo tiene que hacer?• ¿tienes que hacerlo tu mismo o puedes delegar?

¿CÓMO lo hay que hacer?

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Pfizer Biotech

Algete (Madrid)

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Ley de Parkinson“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".

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LEY DE PARKINSON

El trabajo crece hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización. • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.• SI se asigna 1 hora a una tarea, es casi seguro que nos llevará 1 hora finalizarla. Si se asigna ½ hora

es casi seguro que nos llevará esta ½ o poco más• El secreto está en asignar el tiempo justo.

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¡anda, la agenda!

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Acciones

Tareas

Subtareas

Agrupar

Priorizar

Acciones

Tareas

Subtareas

Agrupar

Priorizar

Acciones

Tareas

Subtareas

Agrupar

Priorizar

Acciones

Tareas

Subtareas

Agrupar

Priorizar

Planificación

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Incompetencia inconsciente:- II-• Detectamos malos

resultados, pero no sabemos a qué se debe

• . Ignoran que ignoran

Incompetencia consciente –IC- • Detectamos que

debemos modificar o incorporar hábitos

Competencia Consciente –CC- • Practicamos y

repetimos el comportamiento para generar el hábito

Competencia Inconsciente - CI-• El hábito se realiza de

forma automática, sin pensar en ello.

Fases del aprendizaje

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Ley de ZEIGARNIK: Termina lo que empieces.

• Nuestro cerebro tiene de a recordar las tareas inacabadas antes que las tareas que ya hemos terminado.• Ten siempre listas de tareas• No hagas varias cosas al mismo tiempo• Termina lo que empieces• Intenta terminar tareas antes de empezar otras nuevas• Saca de tu cabeza todo lo que no necesites

Si terminamos algo, nuestra mente libera los recursos que ha empleado para la consecución de esta tarea y sigue adelante. Si no la terminamos, los recursos que ya hayamos empleado para completarla permanecerán dentro de nuestro circuito psicológico para que podamos hacer uso de ellos hasta que podamos darla por terminada o hasta que la desechemos completamente.

App recomendada: Wunderlist

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Ley de Illich

La productividad se vuelve negativa a partir de un umbral

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TÉCNICA DE POMODOROFrancisco Cirillo

Planeamiento• Priorización de tareas anotación registro proceso visualización

25 ´

Decidir la tarea

a realiz

ar

Poner el pomodo

ro (el reloj o

cronómetro) a

25 minutos

Trabajar en la

tarea de manera

intensiva hasta que

el reloj suene y anotar una X

Tomar un

pausa breve

(5 minut

os)

cada cuatro

"pomodoros"

tomar una

pausa más larga

(15-20 minutos)

PROCRASTRINAR: • El arte de dejar para

mañana lo que puedes hacer hoy

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Ley de Carlson

El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.

Page 71: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Técnica de la tarjeta roja (o puerta cerrada)

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Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

Page 73: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

¿TODO LO URGENTE

ES IMPORTAN

TE?

¿TODO LO IMPORTAN

TE ES URGENTE?

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Imagen: SuperYuppies.com

Page 75: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

Page 76: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Ladrones del tiempo en un laboratorio

Todos aquellos que te vuelven más

desorganizado, más ineficaz, más

desconcentrado, más inoperante, más lento,

más distraído, más estresado

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Ladrones del tiempo en un laboratorio

INTERRUPCIONES• Visitas inoportunas• Llamadas telefónicas• Teléfono móvil• CompañerosIMPREVISTOS• Salidas a mostrador

PAPELEO• Mesa de trabajoINTERNET• Email• Navegar por Internet: Redes

sociales

EXTERNOS

INTERNOS

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Ladrones del tiempo en un laboratorio

Ley de Carlson“El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”.

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Ladrones del tiempo en un laboratorio

TENER UN PLAN

¿Erradicar?

Minimizar su impactoAprender a convivir con ellos

¿Ignorar?

¿Permitirles que nos ganen?

Incluir el Plan en nuestra estrategia

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Ladrones del tiempo en un laboratorioVisitas

inoportunas•Evitarlas mediante un filtro. •No trabajar con la puerta abierta y mirando al pasillo•Decir NO, amablemente, pero firmemente. •Mantenerse en pie, las visitas serán más cortas. •Poner límites al tiempo al comienzo de cada visita. •Sea franco, decir que estamos ocupados. •Centrarse en lo esencial, retomar al interlocutor si se va del tema. •Pedir a su equipo que si se acumulan varios temas para tratarlos conjuntamente.

Llamadas telefónicas

•Establecer un filtro adecuado. •Sin llamadas, por favor. •Dar instrucciones para atender y/o desviar llamadas•Establecer periodos preferentes. •Agrupar las llamadas que hemos decidido hacer•Es importante que si pide a alguien que registre sus llamadas lo haga de la manera adecuada.

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Mesa de trabajo

- El papel solo tiene dos destinos: archivo o contenedor azul de reciclaje.- La mesa siempre despejada. - Tener solo dos bandejas encima de la mesa: Doing y Pending Archive. - No imprimir nada a no ser que sea estrictamente necesario.

Fuente Imagen: lafabricadeltiempo.es

Ladrones del tiempo en un laboratorio

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¿IMPREVISTOS?

Ladrones del tiempo en un laboratorio

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Ladrones del tiempo en un laboratorio

Ley de los 2 Minutos de David Allen

Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista

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EMAIL

Regla nº 1•Desactivar las notificaciones

Regla nº 2•Fijarse un horario para consultarlo

Regla nº 3•Crear y organizar las carpetas

Regla nº 4•Crear filtros, etiquetas, autoreply

Regla nº 5•Crear y configurar filtros antispam

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Ladrones del tiempo en un laboratorioNavegar por Internet: RRSS, blog, noticias

Desactivar las notificaciones

Fijarse un horario con fecha de finalización. Ej. 30´al día.

Utilizar lectores de feeds

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Tiempo

La Planificación

¿Urgente o importante?

Ladrones del

tiempo

Recursos

Page 87: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Recursos para gestionar más fácilmente las tareasTradicional

•Libretas•Blocs de notas•Post It•Agenda•Carpetas •Archivadores

Software•GTD•Things•Nirvana•iGTD•OTROS•Wunderlist.com•Mis tareas ordenadas•Trello.com•Administrar mis proyectos•Evernote.com •Anótalo todo.•Google Keep•Tomar notas para organizarnos mejor •Feedly.com•La información siempre al día

La herramienta perfecta es…LA QUE MEJOR SE ADAPTE A

TUS NECESIDADES

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Recursos para gestionar más fácilmente las tareaswww.wikiformulacio

n.com

2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia

2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital

Compartir los PNT´s de uso diario de la farmacia

Elaborada por y para farmacéuticos formulistas

Base de datos general, abierta, gratuita y rigurosa.

Page 89: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Recursos para gestionar más fácilmente las tareasGUIAS DE ELABORACION USAR PLANTILLAS DE WORD

ASOCIACION DE FARMACEUTICOS FORMULISTAS

PACMI

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DEFENDER

Page 91: Formacion gestion laboratorio fm frd 2015

Si después de este curso, se te ocurren IDEAS de cómo gestionar y aprovechar mejor

TU TIEMPO, ESTOS 90

MINUTOS pueden considerarse una

BUENA INVERSIÓN.