Formacion gestion laboratorio fm frd 2015
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Herramientas para mejorar la gestión del laboratorio de Formulación Magistral
Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral
Colegio Oficial de Farmacéuticos de Asturias, 25 de enero de 2016.
Ldo. Martín Ramírez de Diego
Martín Ramírez de DiegoFarmacéutico Comunitario y Cotitular de Farmacia Ramírez de Diego CB.
Especializado y apasionado de la Formulación Magistral y de las nuevas tecnologías.
San Juan de la Arena, Asturias
[email protected]@emulsionando/FarmaciaRamirezDeDiego/Andecha
2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia
2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital
www.farmaciaramirezdediego.comwww.wikiformulacion.com
emulsionando.martinramirez.com
FARMACEUTICOS FORMULISTAS
Titulares que deseen
mejorar la rentabilizar
su laboratorio.
Adjuntos Que quieran especializars
e en Formulación
Magistral
DESTINATARIOS DEL CURSO
OBJETIVOS DEL CURSO
Aumentar la productividad del laboratorio
Stock Minino
Reducir costes de producción
Atender a la estacionalida
d de la demanda
OBJETIVOS DEL CURSO
Gestión de Compras. • Material
Gestión del tiempo. • Inmaterial
+ Productividad
Gestión del tiempo
Gestión de compras• Gestión de stocks• Gestión de caducidades
Gestión de innovación
PRODUCTIVIDAD
Industrialización
Baja rentabilidad
Bajo conocimiento de prescriptores
Baja caducidad de los productosCostes más elevados
de los productos
ESTADISTICAS DE FARMACIAS FORMULADORAS ASTURIAS ESPAÑA 2005 2015
ESTADISTICAS DE VENTAS A LA SEGURIDAD SOCIAL EN LOS ULTIMOS AÑOS
2001 2005 2010 20150
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
LaboratoriosTerceros
1 2 3 4 5 6 70
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
“Debido a la divulgación de los últimos años, bastantes médicos son conocedores de los recursos que ofrece la formulación, mientras que bastantes farmacéuticos en ejercicio no lo son”
“La formulación no es solo elaboración. También es un recurso para optimizar la administración de fármacos. Un servicio que añade calidad a nuestro ejercicio, que solo, nosotros mismos podemos potenciar y que ningún otro canal nos puede arrebatar.”
Francesc Llambí. Presidente de Aprofarm
PROS CONTRAS
El gasto más importante ya
está hecho. Ahora a rentabilizarlo
Gastos ya hechos (luz, agua,
autónomos, nóminas
Servicios como SPD, PMM…
Apertura puertas a la
administración y conciertos
Is it Worth It?
Innovar = Actitud dispuesta a encontrar fórmulas para cambiar y
mejorar lo establecido
Mi primerUnguator
INCENTIVAR AL LABORATORIO CON EL 10 % DE LAS VENTAS
20% de esfuerzo
Consigue el 80% de los
resultados
1.Tanginbles2.Intangibles
En el laboratorio de FM (y en toda la gestión empresarial de la
farmacia), la gestión de COMPRAS y la gestión del STOCK deben ser
una de las más importantes actividades a desarrollar.
Las EXISTENCIAS, junto con el LOCAL y equipos, constituyen la
partida más importante del ACTIVO
Un mal control del stock nos generará:
• Parada de la producción, • Pérdida económica y de material,• Pérdida de tiempo, • Entregaremos resultados más tarde,
CADUCIDADES
Que se consuman en el orden
adecuado (FIFO)
Poder reaccionar a tiempo, acordando soluciones con los
proveedores,
Que no se utilicen artículos
caducados.
Y que se detecten los cambios de lote (en el caso de los controles)
CONTROL DE COSTES:
Minimizar los costes,
equilibrando el almacenamient
o con el consumo.
Calcular para un año.
LOCALIZACIÓN:
Posicionamiento de los
almacenes (cámaras,
neveras,…).
Metodo LEAN
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN:
¿cuándo y cuánto se consume?
¿quién y en qué lo
consume?
¿Podemos reducir estos costes?
Big data
AJUSTAR LAS EXISTENCIAS A LA REALIDAD DE NUESTRA FARMACIA
1 5 9 13 17 21 25 29 33 37 41 45 49 53 57 61 65 69 73 77 81 85 89 93 97 101 105 109 113 117 121 125 129 133 137 141 145 149 153 157 161 165 169 173 177 181 185 189 193 1970
100
200
300
400
500
600
700
800
2015 TOTAL
¿Cómo seleccion
ar los productos
que podemos considera
r más adecuado
s?
Análisis del stock
¿Y TU COMO GELIFICAS?
La forma más rentable de usar el stock de un laboratorio es…
UTILIZARLOUSARLO GASTARLO
CONSUMIRLOEMPLEARLO
EXPLOTARLO
APROVECHARLOMANEJARLO
TERMINARLO
Ventajas de las bases
Elaborar t
oda la
doc
ume
ntaci
ón legal:
BASES
Comprar con cabeza
NO con el corazón
ALTE
RNAT
IVAS
Lo mejor: GASTARLO
¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?
¿TODOS .OS DIAS DEL AÑO?
¿Cuando un
producto caduca, ya está todo perdido?
¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?
La gestión del stock.
Hay que tener en cuenta el uso, condiciones comerciales de compra y previsión de ventas para poder contar con el mínimo stock posible y utilizar a los proveedores como mayoritario almacén físico, ya que el hecho de disminuir nuestra capacidad de aprovisionamiento físico es una perdida monetaria.
Hay que analizar y realizar una elección del surtido óptimo por subfamilia, con una clara vocación de reducir el número de referencias.
Para ello hay que tener en cuenta tanto el tipo de cliente, como la estrategia de la farmacia
No debe invertir según su intuición sino que debe planificar:
Posicionamiento, calidad y disminución del surtido cubriendo todas las Formas Farmacéuticas.
Posicionamiento,
IDEAS de un Mínimo Recomendable a tener:
Gelificante y Espesante: Sepigel (Cremigeles)
Gelificante y espesante: Carboximetilcelulosa elaboración de Suspensiones
Emulsionantes: Tween 80 y Span 80 (Aceites incorporación Agua en Vaselina …)
Jarabes: Sacarosa
Antioxidante: Vitamina E (Tocoferol) BHT BHA
Base Autoemulsionable Tipo OW 1011
Vaselina Filante
Glicerina
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
GESTIONAR EL TIEMPO
GESTIONAR EL TIEMPO
GESTIONAR EL TIEMPO
TIEMPO
TIEMPO
Leyes de Murphy en Gestión del tiempo
“Nada es tan sencillo como parece al principio”.
“Si algo puede ir mal, irá mal”.
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
- Patrick McKenzie -
Debemos pensar en el TIEMPO de la misma forma que pensamos en el dinero: como un ACTIVO que puede generar INTERESES (Si invertimos en él adecuadamente) como DEUDA (si lo gastamos sin ningún tipo de control)
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
Improvisación y cortoplacismoPlanificación
No debemos emplear más tiempo en planificar que en ejecutar lo planificado.
Flexibilidad
Nunca planificar el 100%
Pensar siempre en medio / largo plazo
Plan Anual. lp
PrioridadesObjetivosDesarrolloFormaciónAnotaciones/ comentarios
Plan Semanal/mensual/trimestral mp
PrioridadesTareas que no tienen hora pero que se deben hacer en la hora fijadaTeléfonoVisitasComentarios• ANALIZAR LAS CARGAS DE
TRABAJO
Plan Diario
PrioridadesActividades planificadas. Tiempo calculadoActividades realizadas
Big data
Adecuar nuestro trabajo a la demanda
¿QUÉ tengo que hacer?. • Conoce tus objetivos
¿CUÁNDO lo tengo que hacer?• Ordénalos por prioridad
¿DÓNDE lo tengo que hacer?
¿QUIÉN lo tiene que hacer?• ¿tienes que hacerlo tu mismo o puedes delegar?
¿CÓMO lo hay que hacer?
Pfizer Biotech
Algete (Madrid)
Ley de Parkinson“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".
LEY DE PARKINSON
El trabajo crece hasta llenar el tiempo que se dispone para su realización. • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.• SI se asigna 1 hora a una tarea, es casi seguro que nos llevará 1 hora finalizarla. Si se asigna ½ hora
es casi seguro que nos llevará esta ½ o poco más• El secreto está en asignar el tiempo justo.
¡anda, la agenda!
Acciones
Tareas
Subtareas
Agrupar
Priorizar
Acciones
Tareas
Subtareas
Agrupar
Priorizar
Acciones
Tareas
Subtareas
Agrupar
Priorizar
Acciones
Tareas
Subtareas
Agrupar
Priorizar
Planificación
Incompetencia inconsciente:- II-• Detectamos malos
resultados, pero no sabemos a qué se debe
• . Ignoran que ignoran
Incompetencia consciente –IC- • Detectamos que
debemos modificar o incorporar hábitos
Competencia Consciente –CC- • Practicamos y
repetimos el comportamiento para generar el hábito
Competencia Inconsciente - CI-• El hábito se realiza de
forma automática, sin pensar en ello.
Fases del aprendizaje
Ley de ZEIGARNIK: Termina lo que empieces.
• Nuestro cerebro tiene de a recordar las tareas inacabadas antes que las tareas que ya hemos terminado.• Ten siempre listas de tareas• No hagas varias cosas al mismo tiempo• Termina lo que empieces• Intenta terminar tareas antes de empezar otras nuevas• Saca de tu cabeza todo lo que no necesites
Si terminamos algo, nuestra mente libera los recursos que ha empleado para la consecución de esta tarea y sigue adelante. Si no la terminamos, los recursos que ya hayamos empleado para completarla permanecerán dentro de nuestro circuito psicológico para que podamos hacer uso de ellos hasta que podamos darla por terminada o hasta que la desechemos completamente.
App recomendada: Wunderlist
Ley de Illich
La productividad se vuelve negativa a partir de un umbral
TÉCNICA DE POMODOROFrancisco Cirillo
Planeamiento• Priorización de tareas anotación registro proceso visualización
25 ´
Decidir la tarea
a realiz
ar
Poner el pomodo
ro (el reloj o
cronómetro) a
25 minutos
Trabajar en la
tarea de manera
intensiva hasta que
el reloj suene y anotar una X
Tomar un
pausa breve
(5 minut
os)
cada cuatro
"pomodoros"
tomar una
pausa más larga
(15-20 minutos)
PROCRASTRINAR: • El arte de dejar para
mañana lo que puedes hacer hoy
Ley de Carlson
El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.
Técnica de la tarjeta roja (o puerta cerrada)
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
¿TODO LO URGENTE
ES IMPORTAN
TE?
¿TODO LO IMPORTAN
TE ES URGENTE?
Imagen: SuperYuppies.com
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
Ladrones del tiempo en un laboratorio
Todos aquellos que te vuelven más
desorganizado, más ineficaz, más
desconcentrado, más inoperante, más lento,
más distraído, más estresado
Ladrones del tiempo en un laboratorio
INTERRUPCIONES• Visitas inoportunas• Llamadas telefónicas• Teléfono móvil• CompañerosIMPREVISTOS• Salidas a mostrador
PAPELEO• Mesa de trabajoINTERNET• Email• Navegar por Internet: Redes
sociales
EXTERNOS
INTERNOS
Ladrones del tiempo en un laboratorio
Ley de Carlson“El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”.
Ladrones del tiempo en un laboratorio
TENER UN PLAN
¿Erradicar?
Minimizar su impactoAprender a convivir con ellos
¿Ignorar?
¿Permitirles que nos ganen?
Incluir el Plan en nuestra estrategia
Ladrones del tiempo en un laboratorioVisitas
inoportunas•Evitarlas mediante un filtro. •No trabajar con la puerta abierta y mirando al pasillo•Decir NO, amablemente, pero firmemente. •Mantenerse en pie, las visitas serán más cortas. •Poner límites al tiempo al comienzo de cada visita. •Sea franco, decir que estamos ocupados. •Centrarse en lo esencial, retomar al interlocutor si se va del tema. •Pedir a su equipo que si se acumulan varios temas para tratarlos conjuntamente.
Llamadas telefónicas
•Establecer un filtro adecuado. •Sin llamadas, por favor. •Dar instrucciones para atender y/o desviar llamadas•Establecer periodos preferentes. •Agrupar las llamadas que hemos decidido hacer•Es importante que si pide a alguien que registre sus llamadas lo haga de la manera adecuada.
Mesa de trabajo
- El papel solo tiene dos destinos: archivo o contenedor azul de reciclaje.- La mesa siempre despejada. - Tener solo dos bandejas encima de la mesa: Doing y Pending Archive. - No imprimir nada a no ser que sea estrictamente necesario.
Fuente Imagen: lafabricadeltiempo.es
Ladrones del tiempo en un laboratorio
¿IMPREVISTOS?
Ladrones del tiempo en un laboratorio
Ladrones del tiempo en un laboratorio
Ley de los 2 Minutos de David Allen
Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista
Regla nº 1•Desactivar las notificaciones
Regla nº 2•Fijarse un horario para consultarlo
Regla nº 3•Crear y organizar las carpetas
Regla nº 4•Crear filtros, etiquetas, autoreply
Regla nº 5•Crear y configurar filtros antispam
Ladrones del tiempo en un laboratorioNavegar por Internet: RRSS, blog, noticias
Desactivar las notificaciones
Fijarse un horario con fecha de finalización. Ej. 30´al día.
Utilizar lectores de feeds
Tiempo
La Planificación
¿Urgente o importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
Recursos para gestionar más fácilmente las tareasTradicional
•Libretas•Blocs de notas•Post It•Agenda•Carpetas •Archivadores
Software•GTD•Things•Nirvana•iGTD•OTROS•Wunderlist.com•Mis tareas ordenadas•Trello.com•Administrar mis proyectos•Evernote.com •Anótalo todo.•Google Keep•Tomar notas para organizarnos mejor •Feedly.com•La información siempre al día
La herramienta perfecta es…LA QUE MEJOR SE ADAPTE A
TUS NECESIDADES
Recursos para gestionar más fácilmente las tareaswww.wikiformulacio
n.com
2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia
2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital
Compartir los PNT´s de uso diario de la farmacia
Elaborada por y para farmacéuticos formulistas
Base de datos general, abierta, gratuita y rigurosa.
Recursos para gestionar más fácilmente las tareasGUIAS DE ELABORACION USAR PLANTILLAS DE WORD
ASOCIACION DE FARMACEUTICOS FORMULISTAS
PACMI
DEFENDER
Si después de este curso, se te ocurren IDEAS de cómo gestionar y aprovechar mejor
TU TIEMPO, ESTOS 90
MINUTOS pueden considerarse una
BUENA INVERSIÓN.