CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.

2014

PRESENTADO A :

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIDAD 3Grupo 6

DARIO LESMES BARBOSAANDRES ERNESTO PUENTES ACOSTA

DIEGO ANDRES RIOS

Conocimiento general sobre la formación dearchivos según el ciclo vital de losdocumentos y las etapas de formación de losarchivos.

Estudio del decreto 2609 de 2012.

Proceso que se llevan a cabo en la formacíonde un PGD.

Acuerdo 003, 004 y 005 de 2013. ArchivoGeneral de la Nación

1) Visite un archivo de una entidad pública y otrode una entidad privada, indique el nombre de laentidad, dirección, nombre de la persona que leofrece la información y teléfono. Elabore uncomentario como se encuentra organizada sudocumentación. Realice como mínimo 10preguntas en cada uno de los archivos, las cualesle permitan aclarar las dudas que tenga respectoa la gestión documental. Identifique en dichosarchivos las etapas o fases del ciclo vital de losdocumentos.

Nombre de la Entidad: INTERRAPIDISIMO

Dirección: Cra 30 No. 7 – 45 Bogotá

Nombre del Coordinador Gestión Documental: Oscar Flores

Contacto: 5605000

1 . ¿Qué tipo de archivo se maneja en la compañía?

Los archivos en Interrapidisimo son de la clase archivos de Gestión centralizados.

2. ¿Cuál es la forma adecuada de conservar la información? Con el fin de conservar de una manera adecuada la

información interrapidisimo dispone:

Una bodega especial para la custodia de la información. Unidades de conservación acordes a los documentos que

genera la empresa como lo son cajas, carpetas. Retiro de material metálico de los documentos. Fumigación contra plagas (insectos y roedores) Personal capacitado.

3. ¿Se emplea el uso de Tablas de valoración en la compañía? ¿Cómo?

El empleo de TVD se usó para la intervención del FDA.

4. ¿Se emplea el uso de Tablas de retención en la compañía? ¿Cómo?

El uso de TRD en Interrapidisimo se realiza según la estructura orgánica funcional y la producción documental de cada dependencia.

5. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al emplear un programa de gestión documental?

Los beneficios que se obtienen son:

Estandarización de los tiempos de retención de la información.

Agilidad en la búsqueda y recuperación de la información.

Ahorro de espacio y tiempo. Documentos ordenados, clasificados y descritos Normalización de formatos Normalización en políticas de GD. Adecuada manipulación de la información Control de acceso a los documentos. Conservación de documentos en sus diferentes

etapas

6. ¿Qué formatos utilizan para la implementación del archivo en la compañía?

Los formatos utilizados son los siguientes:

FUIDPrestamos DocumentalesAfueraMarcación de carpetasMarcación de cajasInventario en Archivo centralTRDCCDTVDEncuesta unidad documental Acta de eliminaciónIndicadores

7. ¿Cual ley aplica para la organización de los archivos en la compañía?

La ley 594 de 2000 que es la que administra y tiene como objetivo instaurar los reglas y principios principales para la organización de los archivos.

8. ¿Que software de gestión documental maneja la compañía?

OrfeoScan – En proceso de Implementación.

9. ¿Se realiza eliminación documental? ¿Cómo es el proceso?

Según TRD se eliminan mensualmente los documentos susceptibles, antes de ejecutar ese proceso de eliminación debe aprobarse por el comité.

10. ¿Cada cuanto hacen transferencia documental? ¿Y como lo hacen?

Cada mes se programa la trasferencia documental según cronograma que para tal efecto realiza la coordinación de Gestión Documental y aprueba la dirección Administrativa y control interno.

Nombre de la Entidad: Biblioteca Municipal de Manizales Archivo de Gestión.

Dirección: Calle 22 # 19-07 2º pisoManizales

Profesional a cargo Gestión Documental: Luisa Fernanda Zuluaga Gómez

Contacto: 8965478

1. ¿Qué es gestión de documentos?

La Gestión de Documentos potencia todas lasáreas de la organización para utilizar máseficazmente la información basada endocumentos, a la vez que permite una mejorlocalización y recuperación de los mismos.Cuando hablamos de gestión documental nosestamos refiriendo a la aplicación de latecnología y también de los procedimientos quevan a permitir la gestión y la unificación de lainformación que es generada por la organización.

2. ¿Que son tablas de retención documental?

Listado de series con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de losdocumentos.

3. ¿Qué es una unidad de correspondencia?

Es la única dependencia autorizada para la recepciónde documentos, solicitudes y atención derequerimientos. Tiene el propósito de administrar lascomunicaciones contribuyendo con la normalizaciónde los procesos de producción, recepción,distribución, seguimiento, conservación y consulta dedocumentos por parte de la gestión documental.

4. ¿Cual es ciclo vital de los documentos?

Es la denominación que se da a las distintas faseso etapas por las que va pasando el documento,desde su creación a su eliminación o selecciónpara su custodia permanente.

5. ¿Que es un programa de gestión documental?

Es el conjunto de normas técnicas y prácticasusadas para administrar el flujo de documentosde todo tipo en una organización, permitir larecuperación de información desde ellos,determinar el tiempo que los documentos debenguardarse, eliminar los que ya no sirven yasegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos, aplicando principiosde racionalización y economía.

6. ¿Qué es flujo documental?

El flujo de documentos es una asignación dedocumentos en secuencia del sistema quepertenecen directamente a una operacióncomercial. Los documentos individuales formancadenas de documentos. El flujo de documentosle ofrece un resumen de los documentos ensecuencia y de su status. Cuando llame undocumento, aparecerán todos los documentosanteriores y posteriores a éste. Además, sevisualizan los documentos de referencia.

7. ¿Cuáles son las etapas de un archivo?

Archivo de gestión, Archivo central, Archivohistórico.

8. ¿Qué es un microfilm?

El microfilm es un tipo de imagen basada enfilmaciones. Existen distintos tipos de microfilms yversiones de almacenamiento de microfilm. Estedispositivo suele usarse para preservar imágenes alargo plazo, reconstruir documentos y almacenarfuera del sitio. Como todo dispositivo, tiene muchasventajas y desventajas. Escoger microfilm dependeráde la aplicación y la duración del documento oimagen a almacenar.

9. ¿En que soportes se realiza la gestión documental?

En papel, video, fotografías, documentoselectrónicos.

10. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al emplear un programa de gestión documental?

Conservación de documentos en sus diferentes etapas

Documentos ordenados, clasificados y descritos

Ahorro de espacio y tiempo.

Estandarización de los tiempos de retención de la información

Archivo total: Es todo el proceso de archivo, el conceptoque hace referencia al ciclo vital de los documentos

Ciclo vital de los documentos: Son las etapas sucesivaspor las que atraviesan los documentos desde suproducción o recepción, hasta su disposición final.

Principio de procedencia: Conservación de losdocumentos dentro del fondo documental al quenaturalmente pertenecen, la dependencia donde seprodujeron.

•Principio de orden original: Es la ordenación interna de un fondodocumental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicioactivo

•Folio: Son las hojas que componen un documento correspondiendo acada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.

•Legajo: Son documentos reunidos en una misma carpeta

•Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia oparte de un archivo que es objeto de conservación institucional formadapor el mismo archivo, una Institución o persona.

•Subfondo: Es una división del fondo y corresponde a una dependenciade menor categoría en razón de su subdivisión organico – funcional.

•Serie: Conjunto de documentos producidos por un mismo sujetoproductor, en el desarrollo de una misma función, plasmada en unmismo tipo documental

•Subserie: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de lasseries y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneoconformando los expedientes.

•Tipo documental: Hace referencia a todos y cada uno de los documentosque conforman el expediente.

•Tablas de valoración: Son los instrumentos utilizados en la organizaciónde un fondo acumulado.

•Tablas de retención: Instrumento archivístico que permite laracionalización de la producción documental y la institucionalización delciclo vital de los documentos, en cada una de las etapas del archivo

•Valor primario: Son los que tienen los documentos mientras sirven a lainstitución productora.

•Valor secundario: Es el valor historico o cultura de algunos documentos.

PRIVADA PÚBLICA

Manifiestos de carga Formularios afiliación

Historias de Agencias Historias Laborales

Pruebas de entrega Nacionales Comprobante de caja

Planillas de gastos Circulares de la Alcaldia

Serie: HISTORIAS

Subserie: Historia de Agencia

Tipo: contrato Mensajería

Serie: INVENTARIOS

Subserie: Inventario Custodia

Tipo: Inventario para aforo GEH-GPD-R-10

Serie: Actas

Subserie: Actas Comité de indemnizaciones

Tipo: GSI- R-11

Borradores que ya fueron presentadas o duplicados

Recortes de prensa, publicidad.

Fotocopias

Revistas

Cualquier tipo de documento que en su contenido no pertenezca a las funciones propias de la empresa

La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta, debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras

Todo tipo de archivo debe estar contenido en carpetas yute con gancho legajador plástico y su organización debe ser de manera cronológica y /o alfabetica. Esto evitara que al momento de ser consultada y transferida al archivo central este se encuentre de manera desorganizada.

A-Z Marcadas con la Serie y sub-serie

Organizadas y marcadas en el respectivo archivador.

DATOS CARPETAS Y CAJAS

CARPETA Sede Código Nombre Sección Subseccion Serie Subserie Nombre Expediente Numero Folios Fechas Extremas Ubicación Archivo de Gestión Signatura Topográfica Archivo Central Disposición Final

CAJAS

Numero de Caja

Fondo

Sección

Subseccion

No. Carpetas

Serie

Subseries

Fechas Extremas

a) Cuáles son los procesos del Programa de GestiónDocumental que se desarrollan en el Archivo de Gestión enla entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

b) Cuáles son los procesos del Programa de GestiónDocumental que se desarrollan en la entidad visitada enel Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.

Producción Recepción Tramite Organización Consulta.

Producción

Recepción

Tramite

Organización

Consulta

Art. 2 TIPOS DE INFORMACIÓNDecreto 2609 - 2012

Documento de archivo(fisicos – electronicos) Archivos institucionales Sistemas de mensajeriaelectrónica Discos duros, servidores,discos o medios portables.

Los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce.

CONCEPTOARCHIVO TOTAL

Art.22 Ley 594/2000

PGD

OBLIGACIÓN DE LAELABORACIÓN Y ADOPCIÓN DE:

TRD

Elaborar inventarios de los documentos que produzcan. Art. 26 Ley 594/2000

Documento público en medios electronicos

Autorización utilización de medios electrónicos. CapIV - Ley 1437/2011

Archivo electronico de documentos.

PRINCIPIOS PGD

Prueba de recepción y enviode mensajes de datos

Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades

Expediente electronico

PLANEACIÓNArt.5 Decreto2609/2012

Creación de documentos precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine utildad de los mismos.

Evaluar costos en Gestión de documentos, buscando ahorro en los procesos.

CONTROL Y SEGUIMIENTOArt.5 Decreto2609/2012

ECONOMIAArt.5 Decreto2609/2012

Producir solamente los documentos necesarios para cumplimiento objetivos, función o proceso.

EFICIENCIAArt.5 Decreto2609/2012

OPORTUNIDADArt.5 Decreto2609/2012

TRANSPARENCIAArt.5 Decreto2609/2012

De la totalidad de documentos que produce o recibe, a lo largo ciclo vital

Implementar mecanismos que garanticen disponibilidad documentos cuando se requieran, y personal autorizado para consultarlos y utilizarlos.

Los documentos son evidencias de las actuaciones administrativas.

Evitar la producción de documentos impresos en papel cuando no sea requerido por acciones legales o preservación historica.

AGRUPACIÓNArt.5 Decreto2609/2012

Documentos disponibles cuando se requieran independientemente de medio de creación.

Documentos agrupados en categorias: Series, subseries y expedientes. Mantiniendorelaciones secuenciales dentro del trámite.

VINCULO ARCHIVÍSTICOArt.5 Decreto2609/2012

Sistemas descriptivos

DISPONIBILIDADArt.5 Decreto2609/2012

PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTEArt.5 Decreto2609/2012

Documentos de un mismo trámite deben mantener un vinculo entre sí. Implementando:

Estructura y contenido

Metadatos de contexto

Sistemas de clasificación

COORDINACIÓN Y ACCESOArt.5 Decreto2609/2012

Sistema de gestión documental y su programa será evaluado regularmente por cada dependencia Entidad.

AUTOEVALUACIÓNArt.5 Decreto2609/2012

CULTURA ARCHIVÍSTICAArt.5 Decreto2609/2012

Garantizar no duplicidad de acciones al documento.

Sensibilización personal a cargo importancia y valor archivos

MODERNIZACIÓNArt.5 Decreto2609/2012

INTEROPERABILIDADArt.5 Decreto2609/2012

Garantizar habilidad de transferir y utilizar información entre varias organizaciones y sistemas de información

Fortalecimiento función archivística en la Entidad. Uso TIC.

Habilidad de los sistemas (software) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido.

ORIENTACIÓN AL CIUDADANOArt.5 Decreto2609/2012

Colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de procesos.

Libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de organismos competentes en la materia.

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICAArt.5 Decreto2609/2012

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOSArt.5 Decreto2609/2012

Garantizar libre y leal competencia y que su adopción sea armonica con el medio ambiente

Garantizar protección de la información y datos personales en los distintos procesos.

FORMULAR POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Art. 6 Decreto 2909/2012

ETAPAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

CREACIÓN

MANTENIMIENTO Requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos y metadatos.

Documentos creados medianteprocedimientos planificados ydocumentados en los que se determinesu identificación, formato ycaracterísticas.

DIFUSIÓN Requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.

ADMINISTRACIÓN Procedimientos que permiten administrar operaciones relativas a documentos

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Tabla de Retención documental TRD

Cuadro de clasificación documental CCD

Programa de Gestión documental PGD

Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR

Inventario Documental

Modelo de requisitos para la Gestión de documentoselectrónicos

Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series

Mapas de procesos, flujos documentales ydescripción de funciones de las unidadesadministrativas

Tablas de control de acceso para establecimientode categorías de derechos y restricciones de acceso yseguridad a los documentos

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Creación y diseño de formas, formularios ydocumentos, análisis de procesos, análisisdiplomático y su registro en el sistema de GD.

PLANEACIÓN

PRODUCCIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

Estudio de los documentos en la forma deproducción o ingreso, formato y estructura,finalidad, área competente para el trámite,proceso en el que actúa y resultados esperados

Actuaciones para el registro, vinculación altrámite, distrubución, descripción,disponibilidad, recuperación y consulta,control y seguimiento a los trámites.

ORGANIZACIÓN Operaciones técnicas para declarar eldocumento en el sistema GD,clasificarlo, ubicarlo nivel adecuado,ordenarlo y describirlo

TRANSFERENCIA Operaciones adoptadas paratransferir documentos durante fasesdel archivo, verificando: estructura,validación formato de generación, lamigración, refreshing, emulación oconversión, metadatos técnicos deformato, metadatos de preservación,metadatos descriptivos.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Selección documentos cualquieretapa del archivo, cuya finalidad seráconservación temporal, permantenteo su eliminación, de acuerdo TRD.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Acciones aplicadas durante lagestión del documento quegarantizan su preservación en eltiempo

VALORACIÓN Proceso permanente y continuodesde su planificación,determinando valores primarios ysecundarios, determinandotiempos en cada etapa del archivo

c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

No tenemos Archivo Histórico

COMPROBANTE CONTABLE

Se produce el documento en la oficina de Contabilidad.De esta forma empieza su ciclo en el archivo de gestión, ysu duración son 2 años. Este también lo define TRD

Pasa para su organización y procedimiento en Serviciosadministrativos

Pasa a back office y Front office para su aprobación Pasa a contabilidad para revisión y aprobado llega a gestión documental por con su debida

organización y formato de transferencia, en este pasoinicia su ciclo en el archivo central y su duración es de 2años.

Se revisa que se esté cumpliendo la organización de lacarpeta mediante la (Ley 594 de 2000. Art 042 de 2000)

Se incluye al inventario documental Se digitaliza u/o digitaliza Luego se toma una muestra aleatoria de un 10% de la

documentación para conservar como parte histórica de laentidad.

La Valoración Documental se realiza con un grupo interdisciplinario que conforma el comité de Archivo y de acuerdo a la legislación archivística vigente en Colombia. De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura.

Actas de Comité

Actas de Comité

Comprobantes Contables

Historias Laborales

Control de Cuentas

Historia de Agencias

Tutelas

¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Es de suma importancia ya que se normalizan losprocesos técnicos, explicando como se gestionan losdocumentos físicos y electrónicos, sobre todo estosúltimos que son cada dia más importantes y a loscuales tan poca claridad se les da.Además en los acuerdos encontramosdetalladamente las formas de clasificar, ordenar ydescribir la diferente documentación contenida en losarchivos, los criterios de elaboración y evaluación delas TRD.

¿Cuáles son los cambios en los proceso deGestión Documental a la luz de este nuevoDecreto? Realice un cuadro comparativo entrelos procesos del Programa de GestiónDocumental antes del Decreto 2609 dediciembre de 2012 y los procesos de laGestión Documental a partir de la expediciónde dicho Decreto. Indague que cambios oajustes han que hacer para dar cumplimientoa la norma.

ANTES DESPUES

Documento visto solo como papel-fisicos

Documento electrónico y fisico.Formatos nuevos diferentes al papel.

Archivos institucionales físicos Archivos institucionales físicos y electrónicos

Tipo de información en papel. Tipo de información en internet, bases de datos, Mensajeriaelectrónica, cintas y medios de soporte.

Criterios personales en cuanto a cómo gestionar los documentos

Politicas claras y establecidas en cuanto a la gestión de documentos.

El programa de gestión de documentos no era de dominio público.

Publicar el programa de gestión documental en la pagina web

No se conocía la totalidad de instrumentos archivísticos validos

Se establecen instrumentos archivísticos como cuadros de clasificación documental y TRD

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

•-Establece principios de procesos en la gestióndocumental

•-Establece los tipos de información que puedenproducir o recibir las entidades públicas.

•-Politicas acerca de la gestión documental

•-Etapas de la gestión de los documentos.

•-Menciona los instrumentos archivísticos para la gestióndocumental

• -Define las características que debe tener undocumento electrónico de archivo.

• -Preservación y conservación de losdocumentos electrónicos de archivo

• Que las tecnologías de la información y lacomunicación, están modificando las prácticasy formas de gestionar los documentos en lasentidades públicas, lo cual tiene efectos sobreel patrimonio documental del país.

Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.

ACUERDO 003

Se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación.

Definición: El comité evaluador es la instanciaresponsable de decidir sobre la valoración ydisposición final de los documentos de archivo,protegiendo el patrimonio documental del país y suconservación permanente.

Integrado por las principales directivas del archivogeneral de la nación Jorge Palacios Preciado, y losrepresentantes de las más notorias Autoridadesacademicas que se dedican a la investigación.

Funciones: Órgano asesor del AGN, para estudiar asuntos como

el valor secundario, la selección y eliminación de losdocumentos.

Regular tiempos de conservación de los documentos,transferencias con base a TRD.

Emitir un concepto sobre el valor testimonial,informativo, cultural, científico e histórico de losdocumentos de entidades publicas.

Evaluación de TRD y TVD aprobadas por las entidadespublicas

Proponer acciones en busca de proteger elpatrimonio documental de la nación.

ACUERDO 004

Modifica procedimiento para la elaboración,presentación, evaluación, aprobación eimplementación de las Tablas de RetenciónDocumental y las Tablas de valoración.

Definición: Las tablas de retención documentaly las tablas de valoración documental reflejanel valor primario y secundario de losdocumentos de una entidad, con miras a suconservación definitiva o a su eliminación.

TRD Y TVD, instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado.

Disposiciones generales:

Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para laorganización y disposición de documentos físicos comoelectrónicos.

Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización deFondos Documentales Acumulados.

TRD y TVD, deben ser elaboradas por un equipointerdisciplinario de profesionales.

Cuadros de clasificación documental etapa previa a laelaboración de las tablas, siguiendo siempre la estructuraorganico-funcional y principio de orden original.

Los tiempos de retención deben definirse en series ysubseries, no pudiendo fijarse plazos de retención por tiposdocumentales.

Elaboración y aprobación: Elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en

instructivo para la elaboración de TRD aprobado por AGN.

Criterios para elaboración:

Idoneidad: Elaboradas por equipo un equipointerdisciplinario idóneo.

Análisis contextual: Proceso de evaluación delos documentos debe considerar el contextolegal, institucional e histórico, y que permitaestablecer su relevancia en el momento actualy futuro.

Trazabilidad y control: Las entidades publicasy privadas que cumplan funciones publicas,deberán conservar soportes e informaciónque sirvieron de base para la elaboración delas tablas.

Aprobadas mediante acto administrativo expedido por elrepresentante Legal de la entidad.

TRD Y TVD, deberán publicarse en la pagina web de lasentidades públicas, permaneciendo en dichos sitiospermanentemente.

Dentro de los 30 días siguientes de aprobadas se hará unseguimiento al cumplimiento de la disposición.

Dentro de los 30 días siguientes a su revisión técnica sesolicitará la inscripción de las tablas en el registro únicode series documentales del AGN. De no reunir losrequisitos se solicita cambios o ajustes por parte de laentidad, teniendo máximo 30 dias para tal fin. De nohacerlo sanción, art. 35., Ley 594 de 2000.

Transcurridos 90 días de presentación de las tablas alAGN, sin que el ente se halla pronunciado a la entidad,entonces se procederá a su inmediata implementación.

Las TRD deberán actualizarse cuando:

Existan cambios en la estructura organica y enlas funciones de la entidad.

Sufra procesos de supresión, fusión, escisión oliquidación.

Se produzcan cambios en el marco normativo delpaís.

Se transformen tipos documentales físicos enelectrónicos

Se generen nuevas series y tipos documentales

Se hagan cambios en los criterios de valoración,soportes documentales y procedimientos queafecten la producción de documentos.

El proceso de actualización debe pasar por unproceso de aprobación de las instanciascorrespondientes, además de llevarse unregistro documentado de los cambiosrealizados, que permitan la trazabilidad ycontrol del instrumento.

Eliminación de documentos físicos yelectrónicos de acuerdo a TRD y TVD.

Previamente y por un periodo de 30 sepublicara en la pagina web de la entidad elinventario de documentos que han cumplidotiempo de retención y que serán eliminados.

Eliminación de documentos por series ysubseries y no por tipos documentales.

El AGN podrá revisar las tablas y el plan deimplemetación en cualquier momento.

Las entidades publicas deberán implementarmecanismos tecnológicos que permitanautomatización de la elaboración, consulta yactualización de TRD. AGN determina laestructura que deberán reunir los sistemasautomatizados.

ACUERDO 005

Definición: Criterios básicos para laclasificación, ordenación y descripción de losarchivos en las entidades públicas y privadasque cumplen funciones públicas y se dictanotras disposiciones.

Generalidades

Los procedimientos indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

Entidades del Estado obligadas a la organizaciónde documentos de archivo, desarrollando demanera integral los procesos de clasificación,ordenación y descripción.

Entidades del Estado obligadas a crear,conformar, clasificar, ordenar, conservar,describir y facilitar el acceso y consulta de susarchivos

Clasificación documental:

Proceso de clasificación documental, cuyoresultado es el cuadro de clasificación dedocumentos, representando en los siguientessubniveles: fondo, subfondo, sección,subsección, serie, subserie, unidad documentalcompuesta, unidad documental simple.

Clasificación de los documentos que conforman losarchivos de gestión, mediante la identificación de los tiposdocumentales producidos en el desarrollo de la gestiónadministrativa, la agrupación de los mismos enexpedientes, subseries y series, atendiendo principio deprocedencia y orden original.

Clasificación documental en el archivo central: lasEntidades están obligadas a conformar un archivo centralinstitucional, responsable de recibir, organizar, custodiar,describir, controlar y prestar el servicio de consulta dedocumentos recibidos en transferencia primaria por losdiversos archivos de gestión de la entidad.

Clasificación documental en el archivo histórico: Losmunicipios, distritos o departamentos, podrán crear yconformar el Archivo General Territorial. En ningún caso sepueden enajenar, donar, destruir documentos de valorhistórico o entregar dichos acervos en comodato ocustodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.

Ordenación documental:

Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales. Dicha ordenación pude darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y excepcionalmente por tipos documentales.

Fondos: Determinada por cuadro de clasificación documental y métodos aprobados por entidad.

Secciones y subsecciones: Determinada por cuadro de clasificación y TRD, respondiendo a la estructura administrativa correspondiente al orden cronológico al cual pertenece la documentación.

Series, subseries y asunto: Determinada porcuadro de clasificación, TRD o TVD, en la que sepresentan estos elementos en un ordenpreviamente acordado.

Expedientes: adoptada teniendo un orden lógicoy apropiado de acuerdo a característicasadministrativas, legales, funcionales, acorde a lascaracterísticas diplomáticas de los documentos.

Tipos documentales: Determinada por elprincipio de orden original, en el que cadadocumento que conforma el expediente debeestar ubicado en su lugar correspondiente deacuerdo al momento de su producción o tramite.

Descripción documental:

Las entidades del estado deberán desarrollar unprograma de descripción documental y elaborardiferentes instrumentos de descripción quepermitan conocer y controlar las unidadesdocumentales. Basados en normas de descripciónadoptadas por el consejo internacional dearchivos.

La descripción obedece a un proceso sistematicoque debe ser realizado en las diferentes fases delarchivo. Descripción colectiva de los fondos.losfondos.

AGN podrá establecer convenios o acuerdos decooperación para desarrollar procesos dedescripción documental y lograr su recuperacióny consulta a través de la Red Nacional deArchivos.

Las entidades del estado deben desarrollarprocesos de descripción documental quepermitan acceso, consulta y visualización delos instrumentos de descripción a través desu pagina web.

Actos administrativos, contratos, y otrasseries documentales y expedientescompuestos: Procesos de descripción para laconsulta en línea, siempre que dichosdocumentos no tengan carácter reservado.

Impartir las instrucciones para garantizar laelaboración y diligenciamiento de la hoja decontrol durante la etapa activa delexpediente, llevando registro individual delos documentos que lo conforman.

Archivos generales deben disponer deespacios de difusión y consulta de sus fondosa través de la web, inventario de documentostransferidos.

Instrumentos de descripción archivísticos:documentos en los que relaciona o sedescribe uno o un conjunto de documentos,con el fin de establecer control físico,administrativo o intelectural, permitiendoadecuada y oportunidad localización yrecuperación.

Estos son:

Censo: Mantener actualizado el censo guía de los archivospúblicos. Instrumento en el que se identifica y describe de manerageneral los archivos, con el fin de dar a conocer datos básicos,como la titularidad, dirección, fondos documentales, serviciosentre otros.

Guía: Describe de manera general de un archivo general, reseñahistórica de su creación y evolución institucional, misión,funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física,contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte,volumen, temas de posible investigación.

Inventario: Instrumento de control y recuperación de informaciónen el que se describe de manera exacta los datos de cada una delas unidades de conservación que conforman las series o asuntodel fondo.

Catálogo: Describe de manera exhaustiva los documentos, quetraten un mismo asunto.

Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en lospropios documentos como en los instrumentos de descripción yaelaborados.

Niveles de descripción:

Fondo: Se aplican Guías

Sección y subsección: Se aplican Guías comoinventarios documentales.

Serie y subserie o asunto: Se aplicaninventarios

Expediente: Se aplican inventarios, catálogose índices.

Unidad documental simple: Se aplicaninventarios, catálogos e índices.

Áreas de descripción:

La descripción documental en cualquier soportey en cualquiera de los niveles descritos debecontemplar las áreas que se identifican con laestructura documental del nivel a describir.Son ocho áreas:

Área de identificación Área de contexto Área de contenido y estructura Área de condiciones de acceso y utilización Área de documentación asociada Área de notas Descriptores con funciones y relaciones Área de control de la descripción

Metadatos minimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivos: estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivísticas CIA

Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental:a. Identificación de la unidad de descripciónb.Verificación del estado general deorganización y conservación documentalc. Definición del plan de trabajo a seguirsobre la documentación previamenteidentificada

Sistemas automatizados de descripción documental.

Implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la red nacional de archivos.

Se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades publicas.

Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al sistema del AGN.

Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 [ En linea ] Disponible en http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf. [Consultado: mayo 10 de 2014]

Acuerdo 003 de 2013. [En linea] Disponible en:

http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-nacional/33-acuerdo-003-de-2013 [Consultado mayo 13 2014]

Acuerdo 004 de 2013. [En linea] Disponible en:

http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-nacional/34-acuerdo-004-de-2013 [Consultado mayo 10 2014]

Acuerdo 005 de 2013. [En linea] Disponible en:

http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad-nacional/35-acuerdo-005-de-2013 [Consultado mayo 10 2014]