Por: Ángel Gustavo Córdoba Lozada

FONDOS DOCUMENTALES Y SUS DIFERENTES COMPONENTES

TABLA DE CONTENIDO

Fondo documental

Sección

Sub-sección

Serie

Sub-serie

Unidad documental

Tipos de unidades documentales

FONDO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Se entiendo por fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.

FONDO DOCUMENTAL

Los criterios de identificación de un fondo en los organismos productores públicos son los siguientes:

Existencia legal

Funciones propias establecidas

Posición jerárquica dentro de una estructura administrativa

Autonomía para el desarrollo de sus funciones

Estructura interna oficialmente establecida

FONDO DOCUMENTAL

Ejemplos Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas Nacionales – DIAN

Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá

Fondo: Función Pública de los Estados Unidos Mexicanos.

SUB-FONDO

El sub-fondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

SUB-FONDO

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

SUB-FONDO

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.

Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.

Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.

Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

SECCIÓN

Es la división mayor dentro del fondo y conviene que concuerde con las funciones de las instituciones (se puede determinar fácilmente en el Organigrama de la entidad).

Se pueden identificar como las dependencias de cada organización.

SECCIÓN

Criterios de identificación:

Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo.

Debe pertenecer a un sistema de archivos.

Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas.

Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.

SECCIÓN

Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la dependencia o entidad que lo origina.

Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.

De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.

SECCIÓN

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.Sección: Dirección general de educación y

colegios distritalesSección: Dirección general de inspección y

vigilancia.

SECCIÓN

Ejemplo Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.

Sección: Dirección del talento humanoSección: Dirección de contrataciónSección: Dirección de Servicios administrativosSección: Dirección financiera

SUB-SECCIÓN

Coincide con las actividades de cada función. Puede haber varios niveles decrecientes pero no conviene que sean más de dos porque la excesiva precisión oscurecería la visión de conjunto.

SUB-SECCIÓN

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.Sección: Dirección del talento humano

Sub-sección: Oficina de personal Sub-sección: Oficina de escalafón docente Sub-sección: Oficina de nómina

SERIE

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SERIE

Las series se caracterizan por:

Se organizan siguiendo un tramite administrativo

Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos

Conservan el orden original.

Representan continuidad en el tiempo

Pueden dividirse por sub-series

SERIE

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.Sección: Dirección del talento humano

Sub-sección: Oficina de personalSerie: Historias laboralesSerie: Contratos

SUB-SERIE

La sub-series son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

SUB-SERIE

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional. Sección: Dirección del talento humano

Sub-sección: Oficina de personal Serie: Historias laborales

Sub-serie: Historias laborales administrativos

Sub-serie Historias laborales docentes de planta

Sub-serie Historias laborales docentes interinos

UNIDAD DOCUMENTAL

Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.

TIPOS DE UNIDADES

DOCUMENTALES Unidad Documental

Simple: Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma.

Unidad Documental compuesta: Es la que posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente

UNIDAD DOCUMENTAL

Ejemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito

Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional. Sección: Dirección del talento humano

Sub-sección: Oficina de personal Serie: Historias laborales

Sub-serie: Historias laborales administrativos Unidad documental compuesta: Expediente

conformado por hoja de vida, documento de identificación, estudios realizados, memorandos, reconocimientos, etc.

ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA

FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

TEORÍA ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011