Fondo Rotativo y Caja Chica

7/25/2019 Fondo Rotativo y Caja Chica

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18

UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Esta Unidad se encarga de aperturar, rendir, consolidar, hacer reposicin,

archivar, revisar documentacin, liquidar y registrar el manejo de fondos

rotativos, siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o

cheque), que la Tesorera entrega a un funcionario responsable para su manejo

y pueda cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversin de poca cuanta

que no necesariamente espera el trmite de una orden de compra!

Objetivo general

"efinir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal queparticipa en la gestin de #ondos $otativos de la %unicipalidad!

Base legal

&a Unidad de #ondo $otativo tiene como base para su gestin la siguiente

normativa'

cuerdo del %inisterio de #inanas *+blicas o! -./01, modificado con los

cuerdos %inisteriales 2/3--4 y 2-/3-23!

cuerdo %inisterial 25/01!

$esolucin 6onjunta o! -2/3--7 de "ireccin de 6ontabilidad del Estado y

Tesorera acional!

&as normas especficas que se establecan en las regulaciones legales de

constitucin de cada #ondo $otativo!

CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

&a constitucin representa la asignacin inicial para #ondo $otativo, dentro de la

Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de a8o para que

sufrague gastos emergentes!


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GRUPO 18

Objetivos

&as metas que se persiguen para el realiar el procedimiento de constitucin

son los siguientes'

$ealiar adecuadamente la constitucin o ampliacin del #ondo $otativo!

Establecer por medio de cta un acuerdo para la constitucin del #ondo

$otativo anual!

Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

ampliacin del #ondo $otativo!

Requisitos*ara el procedimiento de constitucin de #ondo $otativo se necesita la

documentacin siguiente'

cta de 6onstitucin de #ondo $otativo!

9olicitud de 6onstitucin de #ondo $otativo!

6omprobante :nico de $egistro /6U$/

6heque que contiene el monto inicial de #ondo $otativo!

Noras

&as normas que regulan la constitucin de #ondo $otativo para que sea

oportuna ante las distintas autoridades de la %unicipalidad son las siguientes'

&os fondos no podrn e;ceder de un monto de quince mil quetales

(< 27,---!--)!

&a constitucin del #$ se formalia con la entrega de fondos a unfuncionario autoriado, con el fin de que se realicen gastos de

funcionamiento e inversin!

&a constitucin, incremento o disminucin del #ondo $otativo ser de

acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la


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GRUPO 18

%unicipalidad estableca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca

cuanta efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades

presupuestarias vigentes de los renglones del =rupo 2-- =astos no

*ersonales, =rupo 3-- %ateriales y 9uministros y =rupo 5-- *ropiedad

*lanta y Equipo, con e;cepcin de los renglones 532, 537 y 534! Tambi>n

podrn afectarse los renglones ?22, ?23, ?2., ?20, ?35, ?37, ?3. y ?53 del

=rupo ?--!

&a 6onstitucin de #ondo $otativo no afecta el presupuesto, solo se registra

contablemente!

&a 9olicitud de 6onstitucin de #ondo $otativo debe de contener el @o! Ao!del lcalde %unicipal!

o se aceptar la 9olicitud de 6onstitucin si no es cotejada con la

disponibilidad presupuestaria!

"entro de la 9olicitud de 6onstitucin de fondos se establecer los

responsables de su manejo!

!ROCEDI"IENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

No# ACTIVIDAD RES!ONSAB$E

%

Soli&ita re'orte (e (is'onibili(a( )inan&iera9olicita el reporte de disponibilidad financiera para laelaboracin de la 9olicitud de 6onstitucin del #ondo$otativo!

"irector#inanciero

*

Veri)i&a el re'orte (e (is'onibili(a( )inan&iera + lotrasla(a

&uego de realiar la verificacin correspondientetraslada al "irector #inanciero!

Encargado de

Tesorera

,

Re&ibe el re'orte (e (is'onibili(a( + elaborasoli&itu( (e &onstitu&i-n$ecibe el reporte y elabora solicitud del #ondo$otativo, donde se indican los nombres de losresponsables para su manejo, tramita la firma y @o! Ao!del lcalde %unicipal!

"irector#inanciero


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GRUPO 18


.

Fira/ (a Vo# Bo# + trasla(a la soli&itu( (e&onstitu&i-n9e entrega la 9olicitud de 6onstitucin al lcalde paraque otorgue su visto bueno!

lcalde%unicipal

0

Re&ibe Soli&itu( (e Constitu&i-n + anali1a$ecibe la 9olicitud para la 6onstitucin del fondo, si nollena los requisitos no aprueba la solicitud finaliar elprocedimiento!

6oncejo%unicipal

2

Soli&ita elabora&i-n (e A&uer(o (e Constitu&i-n (e

Fon(o Rotativo9i aprueba, solicita la elaboracin del cuerdo de6onstitucin de #ondo $otativo!

6oncejo%unicipal

3

Elabora A&uer(o (e Constitu&i-n (e Fon(oRotativo6onforme lo establecido en la legislacin aplicable serealia el cuerdo de 6onstitucin de #ondo $otativo!

9ecretaria%unicipal

4Trasla(a 'ro+e&to (e A&uer(o al Con&ejo "uni&i'al$ealia el debido traslado para su aprobacin!

9ecretaria%unicipal

5Re&ibe 'ro+e&to (e A&uer(o (e &onstitu&i-n

"el #ondo $otativo a constituirse para el presente a8o!

6oncejo

%unicipal

%6A'rueba + )ira el A&uer(o

probado por un representante del 6oncejo %unicipal y"irector #inanciero

6oncejo%unicipaly "irector

#inanciero de/"#B%/

%%

Trasla(a el e7'e(iente (e Constitu&i-n6on el cuerdo aprobado y 9olicitud de #ondo $otativose traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado ysolicitud firmada y sellada!

9ecretaria%unicipal

%*

Re&ibe e7'e(iente e ingresa (atos en el sistea

*ara obtener el 6omprobante :nico de $egistro yhacer efectiva la constitucin del #ondo $otativo en9B6CB/=&!

Encargado de6ontabilidad

%,A'roba&i-n (el 'ago&uego que el sistema apruebe la 6onstitucin del#ondo $otativo, el sistema genera el pago del mismo!

Encargado deTesorera


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GRUPO 18

%.

I'resi-n + entrega (e &8eque9e genera un cheque que el sistema genera paraproceder a su impresin y realiar entrega alEncargado de #ondo $otativo!



%0Re&ibe &8eque e ingresa (e (atos (e &8eque$ecibe cheque y e;pediente e ingresa datos delcheque al mdulo de #ondo $otativo!

Encargado de#ondo $otativo

%2Cabia el &8equeEn la agencia interna de A$U$& para ladisponibilidad de fondos!


%3 Resguar(a el e)e&tivo$esguardo del efectivo para compras menores!


%4

Ar&8iva el e7'e(iente (e Constitu&i-n (e Fon(oRotativo*ara su debida custodia se archiva el e;pediente de6onstitucin!



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GRUPO 18

A"!$IACIN DE FONDO ROTATIVO

Es un incremento al monto original constituido del #ondo $otativo a la fecha! &a

ampliacin del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere

la Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisicin de servicios,

la ampliacin se puede dar solamente si el fondo es menor al m;imo

establecido de quince mil quetales (


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cuanta efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades

presupuestarias vigentes de los renglones del =rupo 2-- =astos no

*ersonales, =rupo 3-- %ateriales y 9uministros y =rupo 5-- *ropiedad

*lanta y Equipo, con e;cepcin de los renglones 532, 537 y 534! Tambi>n

podrn afectarse los renglones ?22, ?23, ?2., ?20, ?35, ?37, ?3. y ?53 del

=rupo ?--!

&a aprobacin para ampliacin del monto de #ondo $otativo se har

conforme lo disponga el 6oncejo %unicipal!

!ROCEDI"IENTO DE A"!$IACIN DE FONDO ROTATIVO


%

Reali1a un an9lisis 'ara una a'lia&i-n*ara proceder a realiar la solicitud de ampliacin serealiar un anlisis del monto constituido del #ondo$otativo!

"irector#inanciero

*

Soli&ita Re'orte (e Dis'onibili(a( Finan&iera9olicita el reporte de disponibilidad financiera para la

elaboracin de la solicitud de modificacin porampliacin del #ondo $otativo!

"irector

#inanciero

,

Elabora Re'orte (e Dis'onibili(a( Finan&iera +trasla(a*rocede a realiar el reporte de disponibilidadfinanciera y corrobora que e;istan fondos suficientespara realiar la ampliacin del fondo!

Encargado de*resupuestos

.

Re&ibe el Re'orte (e Dis'onibili(a( + elaboraSoli&itu( (e "o(i)i&a&i-n 'ara A'lia&i-n$ecibe el reporte, si no e;istiesen fondos suficientes sedar por terminado el procedimiento! 9i e;istiesen

fondos el "irector #inanciero realiar la solicitud de lamodificacin!

"irector#inanciero

0

Trasla(a Soli&itu( (e "o(i)i&a&i-n (e A'lia&i-n +Re'orte (e Dis'onibili(a(9e traslada la 9olicitud de %odificacin y el $eporte de"isponibilidad #inanciera al 6oncejo %unicipal paraque se apruebe o desapruebe la solicitud!

"irector#inanciero


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2Re&ibe (o&uenta&i-n + anali1a$ecibe solicitud y reporte si no aprueba la solicitud,finalia el procedimiento!

6oncejo%unicipal

3

Soli&ita elabora&i-n (e A&uer(o (e "o(i)i&a&i-n'or A'lia&i-n (el onto original (el Fon(oRotativo9i aprueba, solicita la elaboracin del cuerdo de%odificacin del #ondo $otativo!

6oncejo%unicipal

4

Elabora A&uer(o (e A'lia&i-n (el Fon(o Rotativo+ lo trasla(a al Dire&tor Finan&iero

6onforme lo autoriado y aprobado por el 6oncejo%unicipal se elabora el cuerdo de %odificacin pormpliacin del monto de #ondo $otativo ya constituido!

9ecretaria

%unicipal

5

Re&ibe e7'e(iente (e o(i)i&a&i-n/ autori1a +trasla(a$ecibe el e;pediente de modificacin por ampliacindel monto constituido a la fecha de #ondo $otativo,autoria el mismo y lo traslada para su debido registroen sistema /9B6CB =&/!

6oncejo%unicipal

%6

Re&ibe e7'e(iente/ registra en :SICOIN ;$: +trasla(a

$ecibe el e;pediente y registra en el sistema laampliacin del monto de #ondo $otativo! El sistemagenera automticamente el e;pediente de pago paraluego trasladarlo y que este sea aprobado!


%%

Re&ibe + a'rueba e7'e(iente o(i)i&a&i-n 'ora'lia&i-n (el onto (e Fon(o Rotativo&uego de recibir el e;pediente el Encargado, apruebael e;pediente de pago para ser trasladado y podergenerar el cheque de pago!


%*

Trasla(a el e7'e(ienteTraslada el e;pediente completo para que el Encargado

de 6ontabilidad genere el cheque de pago en elsistema!

Encargado de

Tesorera

%,

Re&ibe el E7'e(iente (e !ago + genera &8eque ensistea9e genera un cheque que el sistema /9B6CB =&/emite!



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%.I'rie + entrega (e &8eque9e procede a su impresin y se realia entrega alEncargado de #ondo $otativo!


%0Re&ibe &8eque e ingresa (e (atos (el iso$ecibe cheque y e;pediente e ingresa datos delcheque al mdulo de #ondo $otativo!



%2Cabia el &8equeEn la agencia interna de A$U$& para ladisponibilidad de fondos!


%3Resguar(a el e)e&tivo$esguardo del efectivo para compras futuras!


%4Re&ibe el e7'e(iente + ar&8iva*ara su debida custodia se archiva el e;pediente demodificacin por ampliacin del #ondo $otativo!



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DIS"INUCIN DE FONDO ROTATIVO

Es una reduccin al monto original asignado de #ondos $otativos! &a gestin

para una disminucin del monto se deber gestionar mediante la elaboracin de

una solicitud y su respectiva justificacin del por qu> e;iste la necesidad de una

disminucin de fondos!

Objetivos

continuacin se describen los objetivos que la Unidad de #ondo $otativopersigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos!

%antener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastos

emergentes!


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GRUPO 18

Evitar que para el manejo de pagos de gastos e;ista una cantidad elevada

de disponibilidad monetaria sin utiliar!

Requisitos

*ara la debida realiacin del procedimiento de disminucin se necesita la

siguiente documentacin'

9olicitud de "isminucin del #ondo $otativo!

Dustificacin por "isminucin de #ondo $otativo!

cta con cuerdo de %odificacin por "isminucin de #ondo $otativo!

Noras

&as normas que regulan el procedimiento de disminucin son las siguientes'

&a constitucin, incremento o disminucin del #ondo $otativo ser de

acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la

%unicipalidad establecan!

9olamente se realiarn disminuciones al fondo cuando el monto utiliado

no supere un 47 del fondo original constituido!

9olo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta efectuados con

dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes

de los renglones del grupo 2-- =astos no *ersonales, grupo 3-- %ateriales

y 9uministros y grupo 5-- *ropiedad *lanta y Equipo, con e;cepcin de los

renglones 532, 537 y 534! Tambi>n podrn afectarse los renglones ?22, ?23,

?2., ?20, ?35, ?37, ?3. y ?53 del grupo ?--!

!ROCEDI"IENTO DE DIS"INUCIN DE FONDO ROTATIVO



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GRUPO 18

%

Reali1a un an9lisis 'ara una (isinu&i-n*ara proceder a realiar la solicitud de disminucin serealiar un anlisis del monto constituido del #ondo$otativo!

"irector#inanciero

*

Elabora soli&itu( (e o(i)i&a&i-n 'ara (isinu&i-n(el onto (e Fon(o Rotativo$ealia la solicitud de la modificacin para entregarla al6oncejo %unicipal para que sea aprobado odesaprobado!

"irector#inanciero

,Re&ibe soli&itu( (e (isinu&i-n + anali1a$ecibe la solicitud de modificacin del #ondo $otativo,si no aprueba la solicitud, finalia el procedimiento!

6oncejo%unicipal

.Soli&ita elabora&i-n (e A&ta que &onten(r9 elA&uer(o (e Disinu&i-n (e Fon(o Rotativo9i aprueba, solicita la elaboracin del cuerdo de%odificacin del #ondo $otativo!

6oncejo%unicipal

0

Elabora A&uer(o (e Disinu&i-n (el Fon(oRotativo + lo trasla(a al Dire&tor Finan&iero6onforme lo autoriado y aprobado por el 6oncejo%unicipal se elabora el cuerdo de %odificacin por"isminucin del monto de #ondo $otativo yaconstituido!

9ecretaria%unicipal

2

Re&ibe e7'e(iente (e o(i)i&a&i-n autori1a +

trasla(a$ecibe el e;pediente de modificacin por ampliacindel monto constituido a la fecha de #ondo $otativo, loautoria y realia su traslado al Encargado de #ondo$otativo!

"irector#inanciero


3

Re&ibe e7'e(iente + reali1a el (e'-sito 'or(isinu&i-n (el onto (e Fon(o Rotativo$ecibe el e;pediente por la modificacin, prepara el

efectivo a reintegrarse y as proceder a depositarlo enla cuenta de la %unicipalidad donde debito el montooriginal del #ondo $otativo!

Encargado de

#ondo $otativo

4 A(junta boleta otorga(a 'or el ban&o + trasla(a ele7'e(iente 'ara ser registra(o en el sistea$ealiado el reintegro del monto disminuido, el bancole genera una boleta al Encargado, esta deber de seradjuntada en el e;pediente para luego ser trasladado y



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registrado!

5Re&ibe e7'e(iente + lo registra en :SICOIN ;$:$ecibe el e;pediente y registra en el sistema el n+merode boleta por la disminucin del monto de 6aja 6hica!


%6

Ar&8iva el e7'e(iente (e "o(i)i&a&i-n 'orDisinu&i-n (el onto (el Fon(o Rotativo#*ara su debida custodia se archiva el e;pediente demodificacin por ampliacin del #C"C $CTTB@C!



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GRUPO 18

RENDICIN/ E


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Noras

&a normativa aplicable para el manejo de fondos del #ondo $otativo es la

siguiente'

El "irector #inanciero deber verificar la ran por la que se realiar el

gasto, si est conforme dar su @o! Ao! para poder pagarlo con fondos del

#ondo $otativo!

El gasto no puede e;ceder la cantidad de mil quinientos (< 2,7--!--)!

El Encargado de #ondos $otativos verificar que la solicitud cumpla con las

normas correspondientes!

El Encargado de Tesorera verifica la solicitud y da el @o! Ao! paraautoriacin!

El reembolso del monto de fondos deber realiarse en tres das m;imo, si

no se diese el reembolso a tiempo se le descontar del sueldo del empleado

interesado que reali la solicitud!

El Encargado de la compra verifica que los datos de la factura est>n

correctos!

9e estampar en la factura del gasto incurrido el sello fechador queidentifique a la oficina y que diga F*="C *C$ #C"C $CTTB@CG!

El registro de la(s) factura(s) por gastos pagados con fondos del #ondo

$otativo debern ser registradas en /9B6CB =&/ diariamente!

&a documentacin comprobatoria que se re+na para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autoriada por el "irector #inanciero por

medio de firma!

&as facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, nifotostticas!

&as facturas en todos los casos, debern e;pedirse a nombre de la

%unicipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien

adquirido, precio unitario y el importe total en n+mero y letra!


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GRUPO 18

Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida!

6uando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse n+mero de

comensales y motivo oficial del consumo!

En el caso de que e;istan facturas de gasolina estas debern especificar'

n+mero de litros consumidos, n+mero de placas, Hilometraje, nombre y firma

del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar

el motivo de su uso y el nombre y firma del propietario!

Todas las compras menores que se efect+en en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la

firma del Defe 9uperior de la Unidad 9olicitante!

6uando los comprobantes presentados no re+nan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechaados

por el "irector #inanciero para su reposicin!

!ROCEDI"IENTO DE RENDICIN = Eentrega (e bienes + traita )ira(el


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GRUPO 18

0Trasla(a soli&itu(9e traslada la solicitud al Encargado de *resupuesto!

Encargado delmac>n


2

Re&ibe soli&itu(/ veri)i&a (is'onibili(a('resu'uestaria$ecibe y verifica la disponibilidad presupuestaria de laUnidad y si esta cuenta con los recursos para solventarel gasto que se desea realiar!

Encargado de*resupuesto

2#%Si no e7istiese asigna&i-n 'resu'uestaria9i no e;iste asignacin se deber gestionar lamodificacin presupuestaria!


2#* Si e7iste asigna&i-n 'resu'uestaria9e codifica, firma y sella la solicitud


3Se trasla(a la soli&itu(9e traslada a Encargado de #ondo $otativo para suverificacin!


4Re&ibe soli&itu( + veri)i&a$ecibe solicitud, verifica si cumple con las normasestablecidas para el efecto!


5Elabora el valeEl Encargado de #ondo $otativo deber elaborar el

vale correspondiente al gasto que se est> en gestin!


%6

Entrega e)e&tivo a travs (e un valeEl Encargado de #ondo $otativo entregar el efectivopor medio de un vale para realiar la comprarespectiva al Encargado de 6ompras!

Encargado de#ondo$otativo

%%Re&ibe e)e&tivo + )ira vale (e re&ibi(oEl Encargado de 6ompras recibe el efectivo y firma derecibido el vale!

Encargado de6ompras

%*Reali1a la &o'ra o a(quisi&i-n (el servi&ioEl Encargado de compras realia la compra oadquisicin del servicio para luego pagar al proveedor!

Encargado de6ompras

%*#%

Soli&ita la )a&tura res'e&tiva/ revisa que to(os los(atos estn &orre&tos$evisa que todos los datos contenidos en la facturaest>n de acuerdo a las normas establecidas!

Encargado de6ompras


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GRUPO 18

%,

Trasla(a )a&tura/ bien o servi&io a(quiri(o ale'lea(o interesa(o

&uego de verificar la factura este de acuerdo a lasnormas establecidas, proceder a la entrega del bien oservicio al empleado interesado!

Encargado de

6ompras


%.

Re&ibe )a&tura/ bien o servi&io a(quiri(o + veri)i&a$ecibe factura por el bien o servicio adquirido paraluego verificar que la factura y los bienes o servicioscumplan con lo requerido!

EmpleadoBnteresado

%.#%

Ra1ona + )ira (e a&e'ta&i-n

$aona la factura y firma la misma como aceptacinde que todo est correcto en el gasto efectuado!

EmpleadoBnteresado

%.#*

;estiona )ira (el


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PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18

%5

Ingresa los (atos (e la?s@ )a&tura?s@ al -(ulo (eFon(o Rotativo (el :SICOIN ;$:"ado de conformidad el e;pediente de compra, seregistra en /9B6CB =&/ la(s) factura(s) generadas porla compra de bienes o la adquisicin de servicios!

Encargado de#ondo

$otativo


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GRUPO 18


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GRUPO 18

!ROCEDI"IENTO DE RE!OSICIN DE FONDO ROTATIVONo# ACTIVIDAD RES!ONSAB$E

*6

Soli&ita + llena )orulario 'ara re'osi&i-n (e)on(os en :SICOIN ;$:

l tener como mnimo el 37 del monto total de 6aja6hica devengado, el Encargado generar e imprimir elformulario #C"C $CTTB@C, para solicitar sureposicin y deber adjuntar los documentos originalesy todos aquellos documentos de respaldo!

Encargado de#ondo

$otativo

*%

Trasla(o (e e7'e(iente + )orulario 'ara gesti-n (e)iraTraslada al Encargado de 6ontabilidad y "irector#inanciero el e;pediente con el formulario de reposicin


**Fira (e autori1a&i-nEl Encargado de 6ontabilidad y el "irector #inancierofirman el formulario de reposicin luego de haberverificado que los datos contenidos en el e;pediente yformularios est>n correctos!


*,

Elabora instru&&i-n (e 'ago en el sistea:SICOIN ;$:&uego de autoriar el formulario el Encargado de6ontabilidad consigna en un formulario prestablecidopor /9B6CB =&/ la reposicin de fondos!


*.

A'rueba en el sistea la re'osi&i-n (e los )on(os

prueba en el sistema la reposicin del #ondo $otativo,en el se genera de forma automtica el e;pediente deregulariacin del gasto del fondo para ser trasladadoal Encargado de Tesorera!


*0

Trasla(o (el e7'e(iente (e regulari1a&i-n (el gasto(e Fon(o Rotativo9e realia el traslado del e;pediente al Encargado deTesorera para su revisin y aprobacin!


*2

Re&ibe/ revisa + a'rueba e7'e(ienteEl Encargado recibe el e;pediente corrobora los datoscontenidos en el e;pediente y gestiona el pago del

e;pediente de #ondo $otativo!


*3

Trasla(o (el e7'e(iente (e regulari1a&i-n (el gasto(e Fon(o Rotativo9e realia el traslado del e;pediente al Encargado deTesorera para su revisin y aprobacin!



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PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18


*4

Re&ibe el e7'e(iente + gestiona en el sistea el

&8eque (e re'osi&i-nEl Encargado recibe el e;pediente de #ondo $otativo,genera en el sistema /9B6CB =&/, el cheque dereposicin del fondo!


*5

I'rie + autori1a el &8equeBmprime y autoria el cheque por medio de la firma del"irector #inanciero y de su persona para reposicin de#ondo $otativo!


,6Entrega &8eque al En&arga(o (e Fon(o RotativoEntrega el cheque al Encargado de #ondos $otativospara su registro!


,%Re&ibe &8eque e ingresa (e (atos (el iso$ecibe cheque y e;pediente e ingresa datos delcheque al mdulo de #ondo $otativo de /9B6CB =&/ ,luego de ello procede a hacerlo efectivo!


,*

Cabia el &8eque&uego de ingresar los datos del mismo el Encargadorealia el cambio del cheque en la agencia interna deA$U$&!


,,Resguar(a el e)e&tivo$esguardo del efectivo para compras futuras!


,.

Re&ibe el e7'e(iente + ar&8iva

*ara su debida custodia se archiva el e;pediente dereposicin de fondos del #ondo $otativo!



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PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18


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PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18

$IUIDACIN FINA$ DE$ FONDO ROTATIVO

Es la fase en la que se registran los documentos pagados a trav>s del fondo y

que no sern reembolsados, se devuelve el efectivo que no se ha utiliado, y se

realia la afectacin contable para saldar la cuenta de #ondo $otativo para el

siguiente perodo!

Objetivos

&a Unidad encargada de #ondo $otativo en el procedimiento de liquidacin del

mismo busca los objetivos siguientes'

6onciliar el efectivo manejado con el no utiliado, para conocer el grado deejecucin del #ondo $otativo!

$egistrar los documentos pagados a trav>s del fondo que no sern

reembolsados, adems devolver el efectivo que no se ha utiliado, y realiar

el registro contable para saldar la cuenta de #ondo $otativo!

Requisitos

&a documentacin requerida para realiar el procedimiento de liquidacin de

fondos del #ondo $otativo es la siguiente'

E;pediente de compras (orden de compra, facturas, vales)

#ormulario de liquidacin F#C"C $CTTB@CG emitido por /9B6CB =&/

$eporte de liquidacin de #ondo $otativo!

Aoleta!

Noras*ara realiar la liquidacin de #ondo $otativo debidamente se tomarn en

cuenta las siguientes normas'

&a liquidacin se deber realiar antes del 52 de "iciembre de cada a8o!


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&a devolucin del sobrante de #ondo $otativo se realiar antes del 52 de

"iciembre de cada a8o!

9i e;istiese saldo del #ondo $otativo faltantes de liquidar se realiar un

cta donde se haga constar el procedimiento para liquidar dicho saldo!

El Encargado de #ondo $otativo velar porque cada e;pediente de

liquidacin del #ondo contenga la documentacin de respaldo

correspondiente, la cual debe estar integrada por' 9olicitud de compra,

documentacin original de legtimo abono, documentos autoriados que

respalden los pagos, liquidacin de los gastos realiados!

Trasladar a la Unidad de 6ontabilidad de la "ireccin de dministracin

#inanciera los documentos de soporte originales que respalden la liquidacin

del fondo para su resguardo y archivo!

!ROCEDI"IENTO DE $IUIDACIN FINA$ DE$ FONDO ROTATIVONo# ACTIVIDAD RES!ONSAB$E

%Ingresa (atos (e las )a&turas 'aga(as al sistea:SICOIN ;$:

Bngresa los datos de las facturas pagadas al 9istema,genera registro de liquidacin!

Encargado de

#ondo $otativo

*;enera e i'rieel re'orte (e Fon(o RotativoEl Encargado genera e imprime el reporte de manejode #C"C $CTTB@C y adjunta todos los documentosoriginales!


,

Fira re'orte (e liqui(a&i-nEl Encargado firma el reporte y coloca la leyendaF&iquidacin #inal de #ondo $otativoG deposita elefectivo restante a la cuenta que indique la Tesoreraantes del ,% (e (i&iebredel ejercicio fiscal vigente!


. Trasla(a (o&uenta&i-n (e liqui(a&i-n )inal9e transfiere al Encargado de 6ontabilidad ladocumentacin de liquidacin final del #ondo $otativo!



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0

Re&ibe + revisa e7'e(iente (e liqui(a&i-n )inal +(o&uenta&i-n original a(junta El Encargado de6ontabilidad verificar que se cumpla con todas lasnormativas vigentes para compras realiadas confondos de #ondo $otativo!


2Revisa + &o'ara los (atosBngresados en el sistema los datos ingresados en laliquidacin y los compara con el reporte impreso yfirmado!


3

A'rueba la liqui(a&i-n )inal (el Fon(o Rotativo

El Encargado de 6ontabilidad luego de revisar ycomprar los datos contenidos en la liquidacin final de#ondo $otativo procede a su aprobacin con el fin deingresar los datos al sistema y poder generar une;pediente de $endicin #inal de #ondo $otativo!


4

;enera el e7'e(iente (e Ren(i&i-n ?liqui(a&i-n@)inal (e Fon(o Rotativo en :SICOIN ;$:El Encargado de 6ontabilidad genera el e;pediente de&iquidacin #inal en el sistema /9B6CB =&/ para luegoemitir el 6U$ contable de reintegro de #ondo $otativo!


5

Elabora la instru&&i-n (e liqui(a&i-n (e Fon(o

Rotativo en el -(ulo (e Contabili(a(6on ello el Encargado de 6ontabilidad genera el 6U$de reintegro de #ondo $otativo, con base a la boleta dedepsito, por el monto enterado en cuenta monetariade la %unicipalidad!


%6

Revisa los registros en el a+or au7iliar (e &uentas6onjuntamente con el Encargado de 6ontabilidadrevisa los registros en el mayor au;iliar de cuentas paracorroborar que no e;istan saldos pendientes de liquidarcon relacin a fondos utiliados en #ondo $otativo!

"irector#inanciero

%%

Elabora&i-n (e A&ta/ si e7istiesen sal(os'en(ientes (e liqui(ar (e Fon(o RotativoEn el caso de e;istir saldos pendientes de liquidar noreintegrados por el Encargado de #ondo $otativo alfinaliar el ejercicio fiscal vigente, el "irector #inancierolevantar acta y solicita al lcalde el cta para realiarregistro contable que corresponde!

"irector#inanciero


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%*

Re&ibe A&ta/ autori1a + trasla(a a En&arga(o (eContabili(a(*ara realiar registro contable correspondiente porparte del Encargado de 6ontabilidad, el lcaldeautoriar el cta donde se establece la e;istencia desaldos pendientes a liquidar!

lcalde%unicipal

%,

Re&ibe A&ta + elabora registro &ontableEl Encargado crea la cuenta "eudores de la%unicipalidad con nombre y n+mero de empleadoresponsable del #ondo $otativo!


%.Ar&8iva (o&uenta&i-n6ustodia y archiva la documentacin completa de laliquidacin #ondo $otativo!



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9olicitud de 6onstitucin de fondo de 6aja 6hica!

@ale a nombre del Encargado de 6aja 6hica, que contiene el monto inicial!

Noras

&as normas para el procedimiento de constitucin de fondo para 6aja 6hica son

las siguientes'

&os fondos para 6aja 6hica deben constituirse hasta por un monto de


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.

Soli&ita elabora&i-n (e A&uer(o (e Constitu&i-n (eCaja C8i&a9i aprueba solicita la elaboracin del cuerdo de6onstitucin del fondo para 6aja 6hica por medio de

cta!

6oncejo%unicipal

0Elabora A&uer(o (e Constitu&i-n (e Caja C8i&a6onforme lo aprobado por el 6oncejo %unicipal elabora

cta para el cuerdo de 6onstitucin de 6aja 6hica!

9ecretaria%unicipal

2Trasla(a el A&ta (e A&uer(o al Con&ejo "uni&i'al$ealia el debido traslado para su aprobacin!

9ecretaria%unicipal

3Re&ibe A&ta (e A&uer(o (e Constitu&i-n + a'ruebaEl 6oncejo %unicipal recibe el cuerdo de 6aja 6hica aconstituirse para el presente a8o!

6oncejo

%unicipal

4

Firan A&ta (e A&uer(o (e Constitu&i-nprobado el cuerdo un representante del 6oncejo%unicipal y "irector #inanciero firman el cta de

cuerdo de 6onstitucin de fondos para 6aja 6hica!

6oncejo%unicipaly "irector

#inanciero de/"#B%/

5

Trasla(a e7'e(iente (e Constitu&i-nEl cta de cuerdo aprobado y la 9olicitud de6onstitucin de fondos para 6aja 6hica sontrasladados a contabilidad para autoriar el desembolso

de fondos de #ondo $otativo

9ecretaria%unicipal

%6

Re&ibe + ar&8iva e7'e(iente (e Constitu&i-n +autori1a (esebolsoEl Encargado de 6ontabilidad recibe el e;pediente paraverificarlo y archivarlo! &uego de ello autoria alEncargado de #ondos $otativos el desembolso defondos!


%%

Reali1a Desebolso"el total de fondos de #ondos $otativos se incorporaal fondo de 6aja 6hica la cantidad establecida en el

cta de cuerdo de 6onstitucin


%*Re&ibe (esebolso + )ira (o&uento (e 8aberre&ibi(o el e)e&tivoEl Encargado de 6aja 6hica recibe el monto para laapertura del fondo y firma documentacin de recibido!

Encargado de6aja 6hica

%,Resguar(a el e)e&tivo$esguardo del efectivo para compras menores!



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E


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Noras

*ara el debido manejo de recursos monetarios del fondo de 6aja 6hica se toma

en cuenta la siguiente normativa'

&a designacin de la persona para la custodia, manejo y administracin del

fondo de caja chica, la realiar el lcalde %unicipal!

&os responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el

manejo de un fondo de 6aja 6hica, conjuntamente con el custodio del fondo

sern solidariamente responsables del correcto manejo de los recursosfinancieros!

&a documentacin comprobatoria que se re+na para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autoriada por el "irector #inanciero por

medio de firma!

&as facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas!

&as facturas en todos los casos, debern e;pedirse a nombre de la%unicipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien

adquirido, precio unitario y el importe total en n+mero y letra!

Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida!

6uando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse n+mero de

comensales y motivo oficial del consumo!

En el caso de que e;istan facturas de gasolina estas debern especificar'n+mero de litros consumidos, n+mero de placas, Hilometraje, nombre y firma

del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar

el motivo de su uso y el nombre y la firma del propietario!


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PRCTICA INTEGRADA

GRUPO 18

Todas las compras menores que se efect+en en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la

firma del Defe 9uperior de la Unidad solicitante!

6uando los comprobantes presentados no re+nan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechaados

por el "irector #inanciero para su reposicin!

&a liquidacin de vales de 6aja 6hica se realiar en un m;imo de dos das,

si no procede a su liquidacin en el tiempo establecido se descontar del

sueldo del empleado responsable del vale!

!ROCEDI"IENTO DE E


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2

Re&ibe e)e&tivo + )ira vale (e re&ibi(oEl Encargado de la Unidad 9olicitante recibe el efectivoy el vale para costar en >l una firma de haber recibidoel efectivo!

Unidad9olicitante


3

Reali1a la &o'ra o a(quisi&i-n (el servi&ioEl Encargado de realiar la compra o adquisicin delbien o servicio realia la misma y procede a pagar alproveedor!

Unidad9olicitante

4

Soli&ita la )a&tura res'e&tiva/ revisa que to(os los(atos estn &orre&tos

$evisa que todos los datos contenidos en la facturaest>n de acuerdo a las normas establecidas!

Unidad

9olicitante

4#%Ra1ona + )ira (e a&e'ta&i-n$aona la factura y firma la misma como aceptacin deque todo est correcto en el gasto efectuado!

Unidad9olicitante

4#*

;estiona )ira (el n!

Encargado de6ompras

%6

;estiona al ingreso (el ala&n + trasla(o (ee7'e(iente (e &o'raEl Encargado de compras gestiona el ingreso de losbienes adquiridos! 9e entrega al Encargado de

6ontabilidad (solicitud de compra, factura raonada,recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almac>n y otrosdocumentos que ampare la compra) para suverificacin de legalidad de la documentacin!

Encargado de

6ompras

%% Re&ibe (o&uenta&i-n/ veri)i&a + trasla(aTiene a su cargo le verificacin de la legalidad de ladocumentacin (facturas) recibida por el Encargado de6ompras para luego ser trasladado al Encargado de



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GRUPO 18

6aja 6hica!

%*

Re&ibe + esta'a sello (e 'ago9i est conforme con el e;pediente recibido, seentrega el vale al Encargado de 6aja 6hica, seestampa el sello de I*="C 6C 6D 6KB6I enla factura recibida!



%,

Registra en $ibro (e Caja C8i&a la?s@ &o'ra?s@reali1a(a?s@El Encargado de 6aja 6hica registra las comprasrealiadas diariamente para luego trasladarlos!


%.Trasla(a los e7'e(ientes (e &o'raTraslada al Encargado de #ondo $otativo ele;pediente de compras pagadas con fondos de 6aja6hica para su registro en el 9istema /9B6CB =&/



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!ROCEDI"IENTO DE RE!OSICIN DE CA


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$IUIDACIN DE FONDO DE CA


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&a liquidacin del #ondo de 6aja 6hica, deber estar respaldada con la

documentacin original de cada una de las compras o pagos efectuados!

!ROCEDI"IENTO DE $IUIDACIN DE FONDO DE CA


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