FONDO NACIONAL DEL AHORRO (FNA) PROCESO …

FONDO NACIONAL DEL AHORRO (FNA)

PROCESO CONVOCATORIA PÚBLICA

SECRETARÍA GENERAL DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIOS INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA GARANTIZAR LA ACCESIBILIDAD, TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL

FONDO NACIONAL DEL AHORRO

Bogotá D.C., mayo de 2021

Anexo 1. Especificaciones técnicas

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO .......................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................ 5

3. CONDICIONES GENERALES DE LOS SERVICIOS INTEGRALES .............. 5

3.1. Gestión Documental ................................................................................... 5

3.2. Mensajería ................................................................................................... 6

3.3. Impresión Masiva........................................................................................ 7

4. ETAPAS DEL CONTRATO ............................................................................. 7

4.1. Preoperativa ................................................................................................ 7

4.2. Transición ................................................................................................... 7

4.3. Recepción del Archivo del FNA ................................................................ 8

4.4. Estabilización de los Servicios ............................................................... 10

4.5. Ejecución de Servicios ............................................................................. 10

4.6. Finalización de servicios ......................................................................... 10

5. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL FNA ................................................... 11

6. OBLIGACIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................... 11

6.1. GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 11 6.1.1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL ............................................. 11 6.1.1.1. Características de la Bodega ..................................................................... 12 6.1.1.2. Inventario Documental ............................................................................... 14 6.1.1.3. Consultas y Prestamos Documentales ..................................................... 15


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6.1.1.4. Transferencias Documentales ................................................................... 17 6.1.1.5. Actualización y Aplicación de los Instrumentos Archivísticos ............... 18 6.1.1.6. Aplicación de las TRD Y TVD ..................................................................... 19 6.1.1.6.1. Organización Documental ...................................................................... 19 6.1.1.6.2. Eliminación Documental ........................................................................ 22 6.1.1.7. Cambio de Unidades De Conservación .................................................... 22

6.2. RADICACIÓN DE TRAMITES ................................................................... 22 6.2.1. Ventanilla de Correspondencia ................................................................. 22 6.2.1.1. Volúmenes .................................................................................................. 25 6.2.2. Recepción y Radicación de Trámites Misionales ..................................... 27 6.2.3. Atención de Buzones ................................................................................. 32 6.2.3.1. Volúmenes .................................................................................................. 32

6.3. MENSAJERÍA EXPRESA .......................................................................... 33 6.3.1. Paquetería ................................................................................................... 34 6.3.2. Régimen de Tarifas .................................................................................... 35 6.3.3. Informes ...................................................................................................... 35 6.3.4. Seguimiento y Control del Servicio de Mensajería .................................. 36 6.3.4.1. Servicio de Distribución de Mensajería y paquetería ............................... 36 6.3.5. Volúmenes .................................................................................................. 39 6.3.6. Informes ...................................................................................................... 40

6.4. MESAJERÍA ESPECIALIZADA Y LOGISTICA ......................................... 40 6.4.1. Recolección de Tulas ................................................................................. 40 6.4.2. Volúmenes .................................................................................................. 48 6.4.3. Gestión para Recuperación de Escrituras ................................................ 49 6.4.3.1. Volúmenes .................................................................................................. 49 6.4.3.2. Informes ...................................................................................................... 53

6.5. GESTIÓN DE IMPRESIÓN MASIVA .......................................................... 53 6.5.1. Generalidades del Servicio de Impresión ................................................. 53 6.5.2. Impresión de pólizas .................................................................................. 57 6.5.3. Tiempo por Impresión y Alistamiento ....................................................... 59

6.6. DISTRIBUCIÓN MASIVA ........................................................................... 60 6.6.1. Características del servicio ....................................................................... 60

7. PERSONAL E INSUMOS NECESARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ............................................................................................................. 62

7.1. Personal para la Prestación del Servicio ................................................ 62

7.2. Insumos Tecnológicos y Papelería para la Prestación del Servicio .... 64 7.2.1. Equipos Tecnológicos ............................................................................... 64 7.2.1.1. Computadores ............................................................................................ 64 7.2.1.2. Escáneres ................................................................................................... 64


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7.2.1.3. Impresora de Stickers ................................................................................ 64 7.2.2. Insumos de Oficina y de Archivo .............................................................. 65 7.2.2.1. Útiles de Oficina ......................................................................................... 65 7.2.2.2. Insumos de Archivo ................................................................................... 66 7.2.2.2.1. Caja de Archivo....................................................................................... 66 7.2.2.2.2. Carpetas Tipo Tapa Yute ........................................................................ 68 7.2.2.2.3. Rotulo ...................................................................................................... 69

8. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIOS ................................................. 70

9. REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL CONTRATISTA .............................. 70

9.1. Normatividad Aplicable. ........................................................................... 70

9.2. Confidencialidad ....................................................................................... 70

9.3. Requerimientos de Seguridad ................................................................. 71

9.4. Entregables De Carácter Tecnológico .................................................... 72

9.5. Informes .................................................................................................... 73

10. MATRIZ DE RIESGOS Y PLANES DE CONTINGENCIA PARA GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN..................................... 73

11. ANEXOS .................................................................................................... 74


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1. OBJETO

Prestar los servicios integrales de gestión documental que permitan garantizar la accesibilidad, trazabilidad y seguridad a la información de la documentación que se genera en el desarrollo de las funciones del FNA.

2. ALCANCE

Los servicios para contratar con el presente proceso están orientados a prestar el servicio de recepción, registro, radicación en los puntos de atención, recolección, digitalización, digitación, distribución, organización, custodia, consulta y recuperación de la documentación de acuerdo con lo definido en las presentes especificaciones técnicas y las oportunidades de mejora que identifique EL CONTRATISTA en el desarrollo de la operación.

3. CONDICIONES GENERALES DE LOS SERVICIOS INTEGRALES

3.1. Gestión Documental Al ser el FNA una Entidad pública está obligada a cumplir con los parámetros del artículo tercero de la Ley 594 de 2000, la cual define la Gestión Documental como: El conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. En virtud de lo anterior, el FNA ha desarrollado los procesos y procedimientos tendientes a cumplir con dichos requerimientos en los servicios de recepción, registro, radicación, digitalización, distribución, organización, custodia, consulta, recuperación documental y distribución interna de la correspondencia y trámites a las diferentes áreas de la Entidad. Lo anterior, teniendo en cuenta la priorización de temas relacionados con el manejo de las PQR (concernientes a las peticiones de los consumidores financieros y asociados con créditos o cesantías), tutelas, respuestas a entes de control, requerimientos a nivel nacional de juzgados y demás documentos de inminente respuesta por parte de la Entidad. Otro aspecto a destacar es que, mediante la gestión documental, se busca brindar un respaldo para la consecución de las metas estratégicas de cada línea de negocio de la Entidad, cumpliendo con los estándares de seguridad de la información, para lo cual es necesario realizar una evaluación de las necesidades cuantitativas y cualitativas del archivo de la Entidad; coordinar y supervisar su custodia y administración del acervo documental, aplicación y actualización de los instrumentos archivísticos, organización, inventario y digitalización e indexación del mismo. Teniendo en cuenta lo anterior, con el fin de realizar las actividades anteriormente descritas, junto con los procesos y actividades que de estos se derivan, el FNA requiere contratar los servicios de gestión documental que incluye las actividades de recepción,


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registro, radicación en los puntos de atención, recolección, digitalización, digitación, distribución, organización, custodia, consulta y recuperación de la documentación que se genera en el desarrollo de las funciones del FNA. El proceso de gestión documental requerido es transversal a toda la organización, sin embargo, impacta principalmente a las siguientes áreas de la entidad que son responsables de diferentes tareas críticas: División Comercial, División de Crédito y División de Cartera.

3.2. Mensajería El servicio de mensajería expresa está definido en el numeral 2.3 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009, como “el servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales”. Tras la impresión y el alistamiento de la correspondencia externa a nivel nacional, la Entidad requiere el servicio de mensajería expresa con el fin de darle un trámite seguro, ágil y oportuno a las diferentes diligencias de las áreas, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes ítems:

Servicio Descripción Distribución de masivos: Comprende la facturación de créditos, extractos

de cesantías y del ahorro voluntario contractual (AVC), la proyección anual de pagos y el reporte anual de costos y pólizas.

Distribución de las comunicaciones

Comprende la correspondencia de salida originada en la Entidad.

Otros servicios de mensajería especializada y logística

Mensajería Especializada

Entrega de paquetería Comprende toda la paquetería que es enviada a los diferentes puntos de atención a nivel nacional.

Servicio de recolección de tulas

Se utiliza para trasportar los trámites de formularios, de afiliación y traslados. Aplica para los puntos donde no hay presencia del operador de correspondencia.

Servicio de motorizados Personal destinado a realizar la distribución de las comunicaciones, ordinarias, urgentes y requerimientos judiciales, entre otros, a nivel Bogotá, solicitada por las diferentes áreas.

Diligencias de impuestos urbanas e interurbanas

Son todas diligencias mensuales para el pago de impuestos en ciudades y municipios.


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3.3. Impresión Masiva La Resolución No. 143 de 2012 emanada del Fondo Nacional del Ahorro “por la cual se reglamentan los procesos de recaudo de cartera y se dictan otras disposiciones”, y el proceso de facturación de cartera del FNA (FC-PR-056), establecen la secuencia de las actividades necesarias para generar la facturación de los créditos otorgados, con el fin de enviar los recibos de pago o facturas a los afiliados, informándoles el estado actual de su obligación para el respectivo pago de la cuota mensual. Con el fin de entregarle a los consumidores financieros información fidedigna sobre el estado de los créditos, ahorros y cesantías, es necesario contratar el servicio de impresión y alistamiento de los documentos relativos a la facturación de los créditos, extractos de cesantías, el ahorro voluntario contractual (AVC), la proyección anual de pagos y el reporte anual de costos.

4. ETAPAS DEL CONTRATO Para el cumplimiento del objeto contractual, EL CONTRATISTA tendrá a su cargo las siguientes etapas:

4.1. Preoperativa La duración máxima de esta etapa será de veinte (20) días calendario y cierra con la suscripción del Acta de Inicio. Durante esta etapa, EL CONTRATISTA deberá presentar y ejecutar un plan de trabajo para el empalme con el contratista saliente que, como mínimo, incluya:

• Organización y responsabilidades del recurso humano, incluyendo directivos

• Cronograma del empalme detallando:

- Instalación de equipos - Presentación del equipo de trabajo - Capacitación en el proceso de radicación de trámites - Identificación de cada uno de los servicios actualmente operados - Toma de puntos para la etapa de transición

4.2. Transición

Esta etapa tendrá un plazo de un (1) mes, contado a partir de la suscripción del acta de inicio. Durante la etapa de transición EL CONTRATISTA deberá planear, recibir y empalmar la operación del servicio con el Proveedor saliente, para lo cual deberá ejecutar las siguientes


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actividades:

• Durante los quince (15) días calendario siguiente a la firma del acta de inicio, y sin verse perjudicada la recepción y la continuidad en la prestación de los servicios, EL CONTRATISTA debe formalizar los siguientes documentos de planeación:

- Modelo operativo por servicio. - Plan Detallado de Trabajo por servicio contratado, debe incluir metodología. - Organigrama del proyecto y esquema de comunicación. EL CONTRATISTA debe

elaborar un organigrama que muestre claramente las funciones, responsabilidades y autoridades de los cargos exigidos y requeridos para el desarrollo del CONTRATO. Se deben establecer los tiempos de dedicación de las personas asignadas a cada cargo definido.

Durante la ejecución del contrato el FNA podrá solicitar modificaciones a los documentos de acuerdo con las necesidades y, para todos los casos, el plazo de entrega de los documentos ajustados por parte del CONTRATISTA será de cuatro (4) días hábiles, contados a partir de la solicitud de modificación.

• Durante esta etapa se debe realizar la recepción de cada uno de los servicios actualmente operados, los cuales se enlistan a continuación como los más relevantes:

- Radicación de comunicaciones recibidas - Digitalización de documentos en comunicaciones empresariales, archivo y planos. - Envío de Work Flow de correspondencia. - Mensajería y recorridos. - Mensajería Nacional e internacional. - Manejo de guías. - Gestión de novedades y devoluciones de correspondencia. - Organización de archivos de gestión. - Organización de archivo central. - Elaboración de inventarios. - Transferencias documentales. - Actualización de instrumentos archivísticos. - Préstamos. - Recepción y seguimiento de PQRS incluyendo elaboración de informe. - Almacenamiento y custodia de documentos en bodegas externas e internas.

4.3. Recepción del Archivo del FNA

EL CONTRATISTA deberá recibir acervo documental del Archivo Central. La documentación total de cajas X-300 será recibida por el contratista a nivel de unidad de conservación (carpeta), la cual estará rotulada mediante un código de barras o en su respectiva marcación, partiendo del hecho de que las cajas contienen la documentación efectivamente entregada por el proveedor saliente.


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El CONTRATISTA entrante no será responsable de la documentación faltante de acuerdo con la entrega del CONTRATISTA saliente, por lo cual EL FNA lo exonera de responsabilidad de los faltantes sobre la documentación recibida. El CONTRATISTA entrante será responsable del transporte para el traslado y recepción del acervo documental en su(s) bodega(s), para lo cual deberá prever dentro de su análisis financiero el costo logístico de la disposición de vehículos, personal y demás infraestructura logística para garantizar el cargue, descargue, modulación y/o cuelgue del acervo documental en un plazo máximo de dos (2) meses.

Para la actividad de recepción, custodia y bodegaje, EL CONTRATISTA deberá recibir las cajas, en las instalaciones del anterior prestador del servicio de Gestión Documental en la dirección Carrera 71 # 19-30 Zona Industrial Montevideo. Estos archivos se entregarán en piso. Este traslado deberá efectuarse con un Plan Detallado de Trabajo el cual deberá ser entregado al tercer (3) día hábil después de la firma del Acta de Inicio, y será ejecutado durante los siguientes treinta (30) días calendario. La data de inventario deberá cargarse en la herramienta de gestión documental del FNA (WordManager) que permita la administración de las cajas, sus contenidos y los códigos de barras asignados. Diariamente deberán firmarse actas de recepción con EL CONTRATISTA que entrega. La información que deberá verificar y asegurar es la siguiente: - Número de identificación de la caja (Código de barras) - Número de identificación de la carpeta y/o legajo y/o contenedor de información

electrónica (Código de barras) - Descripción de la carpeta.

La actividad deberá planearse teniendo como base de cálculo las siguientes cantidades y características en las unidades de almacenamiento:

Descripción Cantidad Observaciones

TOTAL, CAJAS X300 A CUSTODIAR

69.000 El servicio la captura de códigos alternos que pueden ser códigos de barra o números registrados con marcador en algún lugar de la caja. La caja puede contener entre 1 a 10códigos alternos

UNIDADES DOCUMENTALES

16.508.797 Las unidades están conformadas en capetas, AZ, paquete.

Para la recepción de los servicios, EL CONTRATISTA deberá asegurar el equipo mínimo necesario para recibir cada uno de los servicios, informando previamente a LA SUPERVISIÓN para aprobación de este. A partir de la recepción del acervo documental en la(s) bodega(s), el contratista entrante tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles para garantizar la disponibilidad de la información e iniciar con la atención normalizada de consultas y préstamos.


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EL CONTRATISTA, para recibir cada servicio, de acuerdo con el cronograma de recepción, deberá disponer de personal en sitio durante la jornada completa de trabajo; este personal deberá estar dedicado a efectuar un acompañamiento a la prestación del servicio al que sea asignado. Durante este periodo, EL CONTRATISTA asegurará que le sean entregados documentos, procedimientos y demás herramientas de prestación de servicios, así como lo correspondiente para acceder y consultar documentos e información en las diferentes herramientas tecnológicas con las que cuentan el FNA. El CONTRATISTA entrante será responsable de la administración y custodia de las transferencias, a partir de la suscripción del acta de inicio.

4.4. Estabilización de los Servicios Una vez culminada la etapa de transición EL FNA otorgará al CONTRATISTA un (1) mes calendario para finalizar la estabilización de los servicios, cumplido este plazo se iniciará la medición y aplicación de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) detallados en el numeral 7 del presente documento.

4.5. Ejecución de Servicios Durante esta etapa de desarrollarán los servicios de los que tratan las presentes especificaciones técnicas y que se encuentran detallados en el numeral 6 del presente documento. A partir de esta etapa el supervisor efectuará la medición de los indicadores de los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) mensualmente y, en caso de incumplimiento, se aplicará los descuentos indicados.

4.6. Finalización de servicios En esta etapa EL CONTRATISTA deberá disponer de un tiempo de mínimo de veinte (20) días calendario antes de terminar el contrato, bien sea por terminación anticipada o por vencimiento el plazo contractual, EL CONTRATISTA se obliga a suministrar toda la información sobre documentación y operaciones que solicite EL FNA, para realizar el proceso de empalme con quien EL FNA determine o para efectos de su planeación. EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades de empalme necesarias, a fin de asegurar una adecuada continuación de los servicios y garantizando el mínimo impacto para EL FNA. Tales actividades pueden ser como las que se describen a continuación, más no se limitan a ellas:

• Permitir el acceso de quienes designe el FNA, a las instalaciones EL CONTRATISTA para facilitar su familiarización con documentación y operaciones en proceso para la prestación de los servicios y con los servicios en sí.


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• Suministrar al FNA toda la información y documentación requerida sobre las actividades relativas a los servicios y en especial, sobre trabajos que llegaren a encontrarse en trámite o pendientes al momento de la terminación del CONTRATO, facilitando la terminación o iniciación de dichas actividades por parte DEL FNA directamente o a través del nuevo CONTRATISTA con el mínimo impacto para la prestación de los servicios.

• Coordinar las actividades necesarias para la entrega y recibo de documentación y trámites en proceso de ser necesario y en general.

• Coordinar todas las actividades tendientes a garantizar la continuidad de los servicios para EL FNA.

• EL CONTRATISTA efectuará un acta de entrega de servicios con EL CONTRATISTA entrante con el objeto de dar formalidad a dicha actividad.

Es responsabilidad de EL CONTRATISTA, la entrega de los servicios, incluyendo las unidades documentales almacenadas en sus instalaciones, las cuales deberá entregar en las instalaciones de quien EL FNA indiquen. Este contexto, EL CONTRATISTA deberá disponer de todos los recursos necesarios para tal fin.

5. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL FNA Durante el tiempo de prestación de servicios en las instalaciones el FNA, suministrará:

• Teléfonos para llamadas locales y comunicación interna entre puntos de atención

• Puestos de trabajo y sillas

• Acceso de la red

• Acceso al software de Gestión Documental (WordManager)

6. OBLIGACIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS SERVICIOS INTEGRALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

6.1. GESTIÓN DOCUMENTAL EL CONTRATISTA seleccionado deberá presentar, a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la firma del Acta de Inicio, el plan de trabajo de la operación y debe ser aprobado por parte del supervisor, igualmente debe implementar para la ejecución del contrato formatos y controles establecidos para el desarrollo normal de las actividades.

6.1.1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL


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Comprende las actividades realizadas para la custodia, administración, seguimiento y trazabilidad de las unidades de conservación ubicadas en las cajas del archivo central e histórico y la aplicación permanente de las Tablas de Retención y Valoración Documental, así como administración y atención de consultas desde el Sistema de Gestión Documental del FNA o del correo [email protected]. Este servicio se presta en las instalaciones DEL CONTRATISTA y debe incluir mantenimiento y aseo a los depósitos de archivo lo cual abarca la fumigación, limpieza y demás actividades necesarias para la conservación de la documentación en las instalaciones DEL CONTRATISTA. Igualmente, EL CONTRATISTA se obliga a proveer el servicio de digitalización por demanda formato PDF con OCR. EL CONTRATISTA se obliga a permitir las visitas del personal autorizado por EL FNA en el momento que lo considere pertinente, en razón a lo cual gestionará lo correspondiente en un término de dos (2) horas de servicio, so pena de la aplicación de los ANS correspondientes. Igualmente, EL CONTRATISTA se obliga a garantizar el cambio de carpetas y cajas (unidades de conservación) y a efectuar su marcación cuando estas presenten deterioro y a clasificar la documentación que presente biodeterioro para su respectivo proceso de restauración si lo amerita.

6.1.1.1. Características de la Bodega El almacenamiento y custodia de los archivos documentales dentro de las bodegas deberá tener las siguientes condiciones técnicas:

• Vigilancia permanente que asegure el monitoreo de bodegas con circuito cerrado de televisión y con guarda de seguridad. Los medios magnéticos resultado de las grabaciones deberán ser almacenadas por el contratista mensualmente hasta que culmine el contrato y por 3 años más en donde sea objeto de consulta cuando así lo considere el FNA.

• Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal.

• Programas de control de plagas y de mantenimiento de infraestructura.

• Estantes construidos totalmente en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado.

• Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contiene y contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los archivos.

• Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.

• Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas.

• La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales.

mailto:[email protected]


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• Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

• Cada bandeja debe soportar un peso mínimo de 100 kg/mt lineal. Aprox. 2,0 toneladas por entrepaño.

• Estantería con amarres y sistemas de fijación necesarios, garantizando su estabilidad y comportamiento adecuado durante un evento sísmico.

• El entrepaño inferior de cada módulo de estantería debe situarse a una altura mínima del piso de 10 cms.

• Los espacios mínimos entre los muros y la estantería deben ser de 20 cms.

• El espacio de circulación entre cada línea de estantes debe ser mínimo de 70 cms y un corredor central de mínimo 120 cms.

• Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

• Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

• Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

• Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática del agua en caso de inundación.

• Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.

• Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos.

• El prestador del servicio debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso indebido de los archivos que custodia.

El FNA podrá realizar la visita mensual, semestrales o según la necesidad del proceso a las bodegas ofrecidas por el contratista las cuales serán verificadas mediante la lista de chequeo del Acuerdo 008 de 2014.

EL CONTRATISTA debe contar con una bodega para una capacidad de:


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Concepto Cantidad Unidad Observaciones

Recepción Inicial

69.000 aprox. X-300

Cajas

El servicio incluye el transporte a las bodegas del proveedor, la captura de códigos alternos que pueden ser códigos de barra o números registrados con marcador en algún lugar de la caja. La caja puede contener entre 1 a 10 códigos alternos

Crecimiento 2.750 aprox. Cajas Se estima un crecimiento promedio aproximado mensual de 250 cajas X-300.

6.1.1.2. Inventario Documental EL CONTRATISTA se obliga a realizar las actividades de levantamiento de inventario en estado natural del FNA, cuyo volumen aproximado es de 3.333 metros lineales, equivalentes a 10.000 cajas de archivo x-300. El inventario en estado natural conforme a los siguientes campos, el operador deberá cargar la información en el Sistema de Gestión Documental mensualmente: El inventario en estado natural se realizará con los siguientes campos básicos:

• Unidad administrativa

• año TRD o TVD

• Código Oficina Productora

• Oficina productora

• Código Serie

• Serie

• Código Subserie

• Subserie

• Descripción de la unidad

• Número de cédula

• Fecha Inicial

• Fecha Final

• Código Caja

• Código Carpeta

• Tomo

• Folios

• Unidad de Conservación

• Ubicación Del Archivo

• Observaciones El contratista se obliga a prestar los siguientes servicios:


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Concepto Cantidad Unidad Observaciones

Captura de datos básicos los cuales definirá el FNA

2.000 registros aprox. Por mes

Carpetas/ paquetes

Entre 1 y 20 campos

Este servicio se activará conforme a necesidades y la decisión será informada al contratista oportunamente por parte de la supervisión.

6.1.1.3. Consultas y Prestamos Documentales Las actividades de consulta, préstamo y recuperación física se realizarán conforme a lo establecido en el procedimiento GA-PR-030 (Anexo D) “Circulación préstamo y devolución de documentos” y demás normas que modifiquen el procedimiento. El CONTRATISTA debe administrar y unificar las bases de datos existentes correspondientes a inventarios en estado natural y la información de las transferencias, con este insumo se realizan las consultas y préstamos de documentos y carpetas, con todos los controles que se debe llevar de la entrega y devolución del documento El CONTRATISTA deberá prestar el servicio para la consulta física y digital de acuerdo con las necesidades institucionales las cuales pueden ser a nivel de caja, carpeta (expediente) o tipo documental, para lo cual el contratista deberá contar con la capacidad operativa suficiente para atender las solicitudes que diariamente se realicen en el Archivo Central.

El CONTRATISTA debe administrar el proceso de las consultas y prestamos por medio del Sistema de Gestión Documental del FNA la solicitud de consultas solo podrá ser realizada por el personal autorizado por el FNA y podrá ser enviada en forma física o digital según se indique en la solicitud, las consultas normales serán aquellas que se deben atender en un periodo máximo de 24 horas hábiles y las consultas urgentes deberán ser atendidas en máximo 5 horas hábiles. Para el caso de entregas masivas se acordará con el contratista la prioridad y tiempo de entrega (se considera una entrega masiva aquella que consta de más de 50 unidades documentales). Toda DEVOLUCIÓN debe ser punteadas para tener claro de lo que entrega el usuario interno y deben ser descargadas de la base de datos para queden lista para el siguiente préstamo, dicho punteo no genera costo. El CONTRATISTA debe garantizar que la base de préstamos se encuentre al día, y hacer seguimiento a los prestamos vencidos, donde debe interactuar con el usuario interno para que devuelva las carpetas en el tiempo establecido en el Proceso de Gestión Documental. Consulta digital: En caso de que la consulta se tramite de manera digital, el contratista deberá digitalizar en formato PDF la documentación que le sea requerida.


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El contratista se obliga a prestar los siguientes servicios:

SERVICIO UNIDAD DETALLE

Consulta Normal (24 horas)

Caja El servicio incluye la administración del Sistema de Gestión Documental para atención de las consultas y devoluciones, la búsqueda en las bases de datos para identificar el código de la caja - carpeta, descuelgue de la caja, recuperación de unidad documental, si la carpeta no cuenta con código de barras a dicha recuperación se le debe asignar un código de barras y asociarlo al código de la caja de almacenamiento.

Carpeta

Tipo Documental

Consulta Urgente (5 horas)

Caja

Carpeta

Tipo Documental

Consultas Masivas o Especializadas

(el tiempo de entrega se acordará entre las

partes)

Caja

Carpeta

Tipo Documental

Consultas normales y Urgentes

Rollos de Microfilmación y Jacket microfilm

El servicio incluye la administración del Sistema de Gestión Documental para atención de las consultas y devoluciones, la búsqueda en las bases de datos para identificar el código del rollo o del jacket microfilm, para convertir las imágenes en PDF, las máquinas lectoras las suministra el FNA.

Rearchive

Caja Se debe garantizar que la caja se ubique en la posición topográfica asignada.

Carpeta Se debe garantizar que la capeta o documento sea insertada en la caja original donde fue ubicada.

Tipo Documental

En el siguiente cuadro se describe el promedio de consultas:

Concepto Modalidad Promedio mensual

Consultas de cajas Normal 230

Consultas de carpetas Normal 7

Consultas cajas Urgente 20

Consultas carpetas Urgente 1

Consultas masiva carpetas Masiva 2.800

El CONTRATISTA deberá llevar el control total de los préstamos y las devoluciones documentales para el trámite de los Paz y Salvos del personal que culmine contrato con el FNA.

El CONTRATISTA deberá estipular un único costo por transporte de cajas tanto para consulta urgente como para consulta normal de unidades documentales o cajas, devoluciones o recolecciones nuevas de archivos en los diferentes puntos de atención a nivel Bogotá y cualquier valor adicional que pueda surgir en el proceso de consulta de documentos. Asimismo, deberá presentar cada mes un informe especificando la cantidad de consultas, el tipo y cualquier otra variable derivada de esta.


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6.1.1.4. Transferencias Documentales El servicio consiste en realizar las transferencias de los Puntos de Atención y cada una de las áreas establecidas en el Organigrama del FNA, para lo cual se debe elaborar un cronograma, evitando el represamiento de documentos en los puestos de trabajo de los usuarios internos del FNA, si los usuarios internos no saben cómo alistar la documentación a transferir EL CONTRATISTA debe realizar la capacitación a los funcionarios del FNA. Esta actividad se maneja desde el módulo de transferencias documentales del Sistema de Gestión Documental del FNA que será administrado por EL CONTRATISTA para la revisión del GA-FO-107 Formato Único de Inventario Documental – FUID y aprobación de la información. Una vez surtida la anterior actividad, se continúa con el envío físico de cajas y carpetas, cuando llegue el archivo EL CONTRATISTA debe revisar el contenido de las cajas, carpetas y folios Vs formato: FUID, recepción, asignación de códigos, actualización de la base de datos, recolección de cajas a nivel nacional donde se encuentran los puntos de atención de la Entidad y transporte. De acuerdo con lo establecido en el procedimiento GA-IT-002 “Instructivo de Organización Documental”, y demás normas que modifiquen el procedimiento. La transferencia documental que corresponda a documentación procesada por el contratista no debe ser incluida en este servicio. Las transferencias documentales El CONTRATISTA deben gestionarlas desde el Sistema de Gestión Documental del FNA, en los eventos en que las transferencias que llegan de los puntos de atención requieran correcciones de organización cronológica y foliación o diligenciamiento del FUID, es necesario notificar a la Supervisión para programar la recapacitación de los usuarios internos del FNA, para el caso de que venga mal la información de la documentación se debe corregir (fecha, nombres, números de identificación etc.) para que en la base de datos quede completa y correcta.

ÍTEM DETALLE

Proceso Transferencias

Servicio Consiste en la revisión del contenido de las cajas, carpetas y folios Vs formato, recepción, asignación de códigos, actualización de la base de datos, recolección de cajas a nivel nacional donde se encuentran los puntos de atención de la Entidad y transporte.

Cantidad Se estima un promedio mensual de 430 cajas

Unidad Caja, Carpeta

6.1.1.4.1. Volumetría


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Los volúmenes en las transferencias documentales varían de acuerdo con la producción documental de cada área y Punto de Atención, a continuación, se relaciona los volúmenes promedios por mes

PUNTO DE ATENCIÓN PROMEDIO MENSUAL

CAJAS CARPETAS

ANGEL 8 200

APARTADO 6 150

ÁREAS BOGOTÁ 48 1200

ARMENIA 4 100

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 398 9950

BARRANQUILLA 23 575

BELLO ANTIOQUIA 4 100

BUCARAMANGA 24 600

BUENAVENTURA 4 100

CALI AV LAS AMÉRICAS 8 188

CALI GUADALUPE 5 125

CAN 8 188

CARTAGENA 4 100

CAUCASIA 1 25

CÚCUTA 7 175

GIRARDOT 5 125

HUILA 9 225

IBAGUÉ 90 2250

LA DORADA 4 100

MANIZALES 5 113

MEDELLÍN 4 100

MOCOA 1 25

MONTERÍA 3 75

NEIVA 3 63

PASTO 4 100

PEREIRA 11 275

RIOHACHA 3 75

SANTA MARTA 13 325

SINCELEJO 4 88

SOACHA 17 425

SOLEDAD 7 175

SUBA 11 275

TOLIMA 5 125

TUNJA 80 2000

VILLAVICENCIO 10 250

ZIPAQUIRÁ 3 75

OTROS PUNTOS DE ATENCIÓN 1 25

6.1.1.5. Actualización y Aplicación de los Instrumentos Archivísticos Mediante la prestación de este servicio EL CONTRATISTA, actualizara y aplicara todos los instrumentos archivísticos de gestión documental de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y con base en las características propias DEL FNA. Los entregables


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de estos servicios son:

• Cuadro de clasificación documental CCD.

• Tabla de Retención Documental TRD.

• Tablas de Valoración Documental TVD

• Programa de gestión documental PGD.

• Plan institucional de archivos PINAR.

• Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.

• Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales BANTER.

• Tabla de control de acceso TCA.

• Sistema Integrado de Conservación SIC

6.1.1.6. Aplicación de las TRD Y TVD El servicio consta en aplicar la disposición final después de cumplido en tiempo de retención establecido en las TRD y TVD DEL FNA.

6.1.1.6.1. Organización Documental EL CONTRATISTA se obliga a prestar el servicio de organización conforme al Acuerdo No. 002 de 2014 del Archivo General de la Nación “por el cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”, además, se deben tener en cuenta las necesidades del FNA para dicha organización, ver GA-PR-069 Procedimiento aplicación de las tablas de retención documental del FNA (Anexo E)

El contratista deberá efectuar la organización documental de archivo en la ciudad de Bogotá, aplicando TRD en los archivos de gestión o TVD en el archivo central y será responsable por la logística de unificación de las unidades de conservación en un mismo sitio. Las actividades para realizar son las siguientes:

i. Clasificación Los expedientes se deben conformar con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.

ii. Depuración La depuración se debe realizar en la medida que sea estrictamente necesario, solo para copias idénticas. La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización, de acuerdo con lo señalado en los artículos 12 y 13 del

https://atsgestion.net/programas-gestion-documental/


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Acuerdo 02 de 2014, deberá ser autorizada por el Comité de Archivo, según sea el caso, y constar en el acta de la sesión del respectivo comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

• Copias idénticas de un mismo documento de archivo.

• Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible.

• Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.

• Documentos de apoyo. De encontrarse material contaminando el contratista deberá informar al FNA con el propósito de autorizar la intervención según las especificaciones establecidas en el Acuerdo 050 de 2000.

iii. Ordenamiento cronológico

Cuando se lleven a cabo procesos de organización de archivos y de fondos acumulados, no se debe modificar la ordenación interna de los documentos de un expediente, solo se ordenarán los expedientes según la serie a organizar. iv. Foliación

La foliación de los expedientes debe realizarse conforme al Acuerdo 02 del 14 de marzo de 2014, la cartilla “la foliación de archivos” del AGN y el instructivo GA-IT-002. La intervención de expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación, así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos. En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuenten con hoja de control, no está permitida la foliación una vez cerrado el expediente, debido a que ésta se debe realizar en la etapa activa y tiene como fin garantizar su control, evitando alteraciones que afecten su autenticidad.

v. Eliminación de materiales metálicos Debe eliminarse todo tipo de material metálico como ganchos de cosedora, ganchos legajadores, clips, entre otros. vi. Material afectado biológicamente

El material afectado biológicamente (por roedores, hongos, insectos) debe analizarse si la disposición final del expediente es de Conservación Total o Selección, para que el CONTRATISTA la intervenga con su Profesional de Restauración Documental.


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vii. Encarpetado Si la serie a intervenir tiene la característica que su disposición final es de Conservación Total se debe guardar en carpetas cuatro (4) aletas de acuerdo con la guía: Especificaciones para Cajas de Carpetas de Archivo del AGN, las demás series se encarpetan en las carpetas tipo Tapa Yute. viii. Inventario Documental El inventario documental será alimentado en el Sistema de Gestión Documental de acuerdo con lo exigido por el AGN, igualmente se debe entregar en el GA-FO-107 FUID mensualmente para su respectiva revisión. ix. Rotulado:

Las unidades de conservación (carpetas) deberán marcarse con el formato GA-FO-083. como mínimo con los siguientes datos:

• Nombre de la entidad

• Unidad administrativa

• Oficina productora

• Nombre de la serie documental

• Nombre de la carpeta

• Año

Proceso Concepto Cantidad Unidad Observaciones

Intervención Documental

Intervención de documentos de acuerdo con las directrices de intervención del AGN y las necesidades del FNA

Se activa el servicio por necesidad del cliente

Metro lineal equivale a tres (3) cajas x-300.

Aplicación de TVD y TRD a los procesos

La documentación intervenida durante el mes será revisada por los funcionarios del FNA y se devolverá si no cumple con los parámetros anteriormente mencionados, si en el mes realizaron 1 a 200 cajas se revisará el 100% y de 201 en adelante se revisará el 20% EL CONTRATISTA deberá ajustar los errores encontrados. La intervención documental (organización o inserción) que EL CONTRATISTA gestiona por medio de la radicación diaria no genera cobro adicional para la Entidad, pues su costo está incorporado en la actividad principal, y se deberá realizar en las instalaciones del proveedor. Conforme a lo anterior, el contratista deberá contar con la infraestructura necesaria para realizar la intervención documental a la documentación radicada en los puntos de atención a nivel nacional.


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6.1.1.6.2. Eliminación Documental EL CONTRATISTA deberá apoyar la identificar los documentos objeto de eliminación por el FNA, con base en los inventarios en estado natural, la valoración de las series y subseries, disposición final correspondiente a la eliminación y selección establecidas en los documentos de Tabla de Retención Documental - TRD y Tabla de Valoración Documental – TVD. El entregable de este procedo debe ser GA-FO-107 (FUID) con la información completa de cada expediente. EL CONTRATISTA debe apoyar todo el protocolo de eliminación documental de acuerdo con el Decreto 1080 del 2015, hasta el alistamiento de las carpetas y cajas objeto de eliminación.

6.1.1.7. Cambio de Unidades De Conservación

EL CONTRATISTA realizará el reemplazo de las cajas x 300 que se encuentren en mal estado y el reempaque del contenido de estas en el proceso de la intervención de documentos, en esta actividad se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Se deben mantener los códigos alternos que se encuentren en el exterior de la caja (códigos de barras o escritos a marcador)

• El cambio de las unidades de conservación no generara cobro adicional.

• La supervisión del contrato mediante visita a la bodega del operador verificará la ejecución de esta actividad.

• Se deben tener en cuenta las características de las cajas X300 descritas en el numeral 6.2. Insumos de Oficina de Archivo II. Insumos de Archivo – Cajas de Archivo.

6.2. RADICACIÓN DE TRAMITES

6.2.1. Ventanilla de Correspondencia Este servicio incluye la recepción, radicación, digitalización, clasificación y distribución de correspondencia Interna, Externa (Entrante y Saliente) en la herramienta tecnológica que el FNA defina (WordManager). En algunos puntos se tendrán centros de radicación manejados con personal del contratista, y en los restantes puntos, se implementa el servicio de recolección de trámites y correspondencia para ser zonificados y procesados en los puntos en los que se cuente con centros de radicación, este proceso se deberá ejecutar bajo lo dispuesto en el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 y GA-PR-025 Procedimiento para recepción, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales (Anexo A y B), expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación


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y con lo que se describe a continuación:

• Las comunicaciones de la entidad enviadas en soporte papel, se elaborarán en original (Uno por destinatario) y máximo una copia, remitiéndose el original al destinatario y la copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento. En los casos en los cuales haya varios copiados, las comunicaciones serán compartidas en la herramienta de flujo de correspondencia (WordManager) definida por EL FNA.

• No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, corregidos o enmendados, la numeración será asignada en orden de recepción; cuando el usuario o peticionario presente por sí mismo la correspondencia, se le entregará inmediatamente su copia radicada.

• Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación, informando al Supervisor del CONTRATO.

EL CONTRATISTA realizará la captura del campo número de identificación y lo diligenciará en los formularios de radicación, los demás campos serán capturados y cargados en el aplicativo de gestión documental del FNA (WordManager).

Se describen los flujos de radicación actualmente activos:

FLUJOS DE RADICACIÓN FNA

▪ Créditos

▪ Afiliaciones.

▪ Novedades sobre las cuentas de cesantías y AVC.

▪ Radicación aportes cesantías.

▪ Radicación cartera.

▪ Reintegro cesantías y AVC

▪ Evidencias actualización de datos persona natural

▪ Retiro de Cesantías y AVC

▪ Retiro fallecidas cesantías y AVC.

▪ PQRD

▪ Correspondencia recibida

Los flujos de radicación pueden aumentar o disminuir conforme a necesidades en el servicio y cualquier modificación será informada al contratista oportunamente por parte de la supervisión. El FNA realizará entrega de un “Listado de tramites” (Ver formato C), para asegurar la radicación y direccionamiento correcto de los documentos a nivel nacional. EL CONTRATISTA, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.9 del Decreto


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1080 de 2015 deberá digitalizar las comunicaciones de entrada, de salida y trámites que lo ameriten en el aplicativo de gestión de correspondencia (WordManager) dispuesto por el FNA en sistema dúplex. Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos:

DE CONTENIDO

▪ Tipo de recurso de información.

▪ Tipo documental.

▪ Título del documento.

▪ Autor o emisor responsable de su contenido

▪ Destinatario

▪ Responsable que proyectó el contenido

▪ Nombre de la entidad que respalda el contenido

▪ Nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado

▪ Fecha de creación, transmisión y recepción.

▪ Folio (físico o electrónico).

▪ Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).

▪ Palabras clave

DE ESTRUCTURA

▪ Descripción

▪ Formato

▪ Estado

▪ Proceso Administrativo

▪ Unidad Administrativa Responsable

▪ Perfil autorizado

▪ Ubicación (en el Sistema físico y/o lógico)

▪ Serie/Subserie documental

DE CONTEXTO

▪ Jurídico-Administrativo

▪ Documental

▪ De procedencia

▪ Procedimental

▪ Tecnológico

Con el fin de garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de las imágenes digitalizadas, EL CONTRATISTA deberá tener en cuenta las normas Internacionales relacionadas con los procesos de digitalización como son:


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• ISO 26122 “Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos”.

• ISO 19005 "Gestión de documentos - Formato de archivo electrónico de documentos para la conservación a largo plazo. PDF/A".

• ISO 23081 “Información y documentación - Procesos de gestión de registros - Metadatos para registros”.

• ISO 15801 "Gestión de documentos - Información almacenada electrónicamente recomendaciones para la integridad y la y fiabilidad".

Para las actividades de digitalización se obliga a tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Cuadro de clasificación (identificación según serie o subserie establecida en al TRD)

• Captura documental.

• Disponer de equipos (hardware) necesarios como computadores y escáner que permitirán transformar el papel en una imagen digital.

El FNA tiene implementado el Sistema de Gestión Documental y cuenta con flujos de trabajo o trámites, así como la creación, almacenamiento de documentación y consulta de los expedientes asociados a dichos trámites propios de cada dependencia y/o series documentales a procesar, por lo que EL CONTRATISTA, debe encargarse de entregar al FNA la información procesada, mediante el registro de información y digitalización del documento así:

• Generación de un archivo plano diario; con la estructura definida por el FNA y la información correspondiente a los índices de búsqueda por cada serie documental.

• Títulos capturados en el momento de la digitalización y el path completo de ubicación o nombramiento de la imagen correspondiente a cada registro.

EL CONTRATISTA se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados diariamente en los servidores del FNA o los destinados para tal fin. Tanto la estructura de datos por cada serie documental, como los índices, de consulta de imágenes, y procedimiento de recepción se entregará al proveedor seleccionado para la prestación del servicio. El FNA entregará al CONTRATISTA los manuales de usuario para realizar las actividades de digitalización en el aplicativo de gestión documental (WordManager) o procedimiento para entrega de imágenes y la respectiva base de datos o archivo plano.

6.2.1.1. Volúmenes Los volúmenes mensuales de la radicación de Correspondencia, Mensajería Especializada y Tramites misionales en los puntos de atención a nivel nacional son:


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Categoría Punto de Atención Promedio Mensual

A BARRANQUILLA 1.792

A BUCARAMANGA 2.944

A CALI Norte AMÉRICAS 1.973

A CALI Sur GUADALUPE 2.115

A CAN 1.579

A IBAGUÉ 951

A MANIZALES 1.177

A MEDELLÍN 2.314

A PASTO 1.004

A PEREIRA 1.583

A POPAYÁN 991

A SOACHA 1.949

A SUBA 2.574

TOTAL 16.046

AA CNA 8.221

AA PUNTO ÁNGEL 3.691

TOTAL 9.024

B ARMENIA 806

B BARRANQUILLA -SOLEDAD 664

B CARTAGENA 792

B CÚCUTA 876

B FLORENCIA 365

B GIRARDOT 507


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Categoría Punto de Atención Promedio Mensual

B MEDELLÍN -MAYORCA 614

B NEIVA 784

B SANTA MARTA 523

B SINCELEJO 681

B TUNJA 794

B VALLEDUPAR 740

B VILLAVICENCIO 810

TOTAL 6.889

CENTRO DE RADICACIÓN PRINCIPAL 54.000

A continuación, se presentan los horarios de los recorridos de la correspondencia interna que se realiza en la sede principal:

Días Recorrido 1 Recorrido 2 Recorrido 3 Recorrido 4

LUNES A VIERNES 09:00 horas 11:00 horas 14:00 horas 16:00 horas

La atención de ventanillas de recepción de correspondencia será en jornada continua. Los horarios podrán ser modificados conforme a las necesidades del servicio, previa comunicación escrita por parte del supervisor del contrato al operador.

6.2.2. Recepción y Radicación de Trámites Misionales EL CONTRATISTA prestará el servicio de recolección, radicación, digitalización, digitación, custodia de la documentación de todos los tramites misionales. Recolección documental a nivel nacional y centralización en los puntos de atención donde tenga presencia el operador con Centro de Radicación de Correspondencia (CRC), donde se estima un recorrido por ciudades. La Recepción de documentos que se remiten en tulas por los canales comerciales sin presencia del operador, debe estar en sobre sellado y marcado de la siguiente manera: “Trámites para ingresar a Work Manager”.


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EL CONTRATISTA debe reportar al punto de atención por medio de correo electrónico o aplicativo de todo lo recibido, faltantes o sobrantes encontrados.

El tipo de categoría está sujeto a cambios de acuerdo con las necesidades, volumetría y operatividad del FNA. Igualmente, de acuerdo con los volúmenes puede abrir o cerrar puntos de atención. El FNA dentro de sus estrategias comerciales, realiza ferias de crédito en diferentes ciudades del país y se requiere con previa programación la disposición del proveedor para recoger todo el producto generado por la misma. EL CONTRATISTA debe realizar la creación del cliente en aplicativo (WordManager), donde se estima un aproximado de 17 campos de información. Disposición en aplicativo (WordManager) de todas las imágenes de los documentos recibidos en calidad no inferior a 300 dpi en escala de grises y deberá contener como mínimo las siguientes características:

• Descripción del documento

• Fecha del documento

• Cantidad de folios

• Cantidad de imágenes

• Originalidad

• Fecha de recepción

• Estado

• Observaciones La recolección y digitalización debe ser realizada de acuerdo con la recolección nacional establecida y los ANS establecidos para el proceso de crédito Para los trámites correspondientes a Traslados de Cesantías en calidad no inferior a 300 dpi en escala de grises en formato .TIF, al digitalizar los formularios de traslados de entrada, se debe digitalizar el formulario original y la fotocopia de la cédula, no deberá digitalizarse ningún otro documento. Los horarios y pautas de recepción de productos de captación, colocación y retiro en los puntos de atención.

• Puntos de atención con presencia del operador: lunes a viernes de 10:00 am a 11:30 am, y de 3:00 pm a 4:30 pm. Sábados de 10:00 am a 11:30 am.

• La radicación de la producción se debe realizar en la planilla dispuesta para ello y se registra de manera independiente cada producto.

• Luego de recibida la información por parte de los puntos de atención, está prohibido prestar o devolver los trámites.


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Los horarios y pautas de recepción de productos de colocación y captación de la fuerza comercial ubicada en los principales puntos de atención

• Bucaramanga, Barranquilla, Cali, Pereira, Medellín y Bogotá lunes a viernes de 8:00 am a 10:00 am.

• La radicación de la producción se debe realizar en la planilla dispuesta para ello y se registra de manera independiente cada producto.

• Luego de recibida la información por parte de los puntos de atención, está prohibido prestar o devolver los trámites.

6.2.2.1. Oficina Categoría AA: Se encuentran dos (2) oficinas, con un promedio de 1.123 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:

DEPARTAMENTO CIUDAD FRECUENCIAS DE

RECOLECCIÓN PUNTO ATENCIÓN

BOGOTÁ BOGOTÁ 1 - LUNES A SÁBADO ANGEL

BOGOTÁ BOGOTÁ 1 - LUNES A SÁBADO CNA

6.2.2.2. Oficina Categoría A: Se encuentran nueve (9) oficinas, con un promedio de 2.123 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:


RECOLECCIÓN PUNTO ATENCIÓN

CUNDINAMARCA SOACHA 1 - LUNES A SÁBADO SOACHA

BOGOTÁ BOGOTÁ 1 - LUNES A SÁBADO CAN

BOGOTÁ BOGOTÁ 1 - LUNES A SÁBADO SUBA

VALLE DEL CAUCA CALI 1 - LUNES A SÁBADO CALI-PDA AMÉRICAS

VALLE DEL CAUCA CALI 1 - LUNES A SÁBADO CALI-PDA GUADALUPE

RISARALDA PEREIRA 1 - LUNES A SÁBADO PEREIRA

SANTANDER BUCARAMANGA 1 - LUNES A SÁBADO BUCARAMANGA

ANTIOQUIA MEDELLÍN 1 - LUNES A SÁBADO MEDELLÍN

ATLÁNTICO BARRANQUILLA 1 - LUNES A SÁBADO BARRANQUILLA CC VIVA

6.2.2.3. Oficina Categoría B: Se encuentran trece (13) oficinas, con un promedio de 342 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:


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RECOLECCIÓN PUNTO COMERCIAL

NARIÑO PASTO 1 - LUNES A SÁBADO PASTO

META VILLAVICENCIO 2 - LUNES A VIERNES VILLAVICENCIO

NORTE DE SANTANDER CÚCUTA 2 - LUNES A VIERNES CÚCUTA

CESAR VALLEDUPAR 2 - LUNES A VIERNES VALLEDUPAR

QUINDÍO ARMENIA 1 - LUNES A SÁBADO ARMENIA

TOLIMA IBAGUÉ 1 - LUNES A SÁBADO IBAGUÉ

CALDAS MANIZALES 1 - LUNES A SÁBADO MANIZALES

HUILA NEIVA 2 - LUNES A VIERNES NEIVA

CAUCA POPAYÁN 1 - LUNES A SÁBADO POPAYÁN

BOYACÁ TUNJA 2 - LUNES A VIERNES TUNJA

SANTANDER PIEDECUESTA 6 - MARTES - JUEVES PIEDECUESTA

BOLIVAR CARTAGENA 2 - LUNES A VIERNES CARTAGENA

MAGDALENA SANTA MARTA 2 - LUNES A VIERNES SANTA MARTA

6.2.2.4. Oficina Categoría C: Se encuentran siete (7) oficinas, con un promedio de 161 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:

DEPARTAMENTO CIUDAD FRECUENCIAS DE RECOLECCIÓN

PUNTO COMERCIAL

CAQUETÁ FLORENCIA 2 - LUNES A VIERNES FLORENCIA

GUAJIRA RIOHACHA 2 - LUNES A VIERNES GUAJIRA

SUCRE SINCELEJO 2 - LUNES A VIERNES SINCELEJO

CUNDINAMARCA GIRARDOT 2 - LUNES A VIERNES GIRARDOT

ANTIOQUIA MEDELLÍN 7 - MARTES - VIERNES ÉXITO MAYORCA MEDELLÍN

BOLIVAR CARTAGENA 2 - LUNES A VIERNES ÉXITO CARTAGENA

CÓRDOBA MONTERÍA 2 - LUNES A VIERNES MONTERÍA

6.2.2.5. Oficina Categoría D: Se encuentran once (11) oficinas, con un promedio de 182 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:


PUNTO COMERCIAL

GUAVIARE SAN JOSE DEL GUAVIARE

2 - LUNES A VIERNES GUAVIARE

CASANARE YOPAL 2 - LUNES A VIERNES YOPAL

ANTIOQUIA APARTADO 2 - LUNES A VIERNES APARTADO


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PUNTO COMERCIAL

CHOCO QUIBDÓ 2 - LUNES A VIERNES QUIBDÓ

SANTANDER BARRANCABERMEJA 6 - MARTES - JUEVES ÉXITO BARRANCABERMEJA

ATLÁNTICO SOLEDAD 3 - LUNES - MIÉRCOLES - VIERNES

SOLEDAD

VALLE DEL CAUCA BUENAVENTURA 5 - LUNES - JUEVES BUENAVENTURA

CUNDINAMARCA FACATATIVÁ 6 - MARTES - JUEVES FACATATIVÁ

PUTUMAYO MOCOA 2 - LUNES A VIERNES MOCOA

ANTIOQUIA BELLO 9 - MARTES - JUEVES - VIERNES

BELLO

6.2.2.6. Oficina Categoría E: Se encuentran ocho (8) oficinas, con un promedio de 151 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:



CUNDINAMARCA CHÍA 7 - MARTES - VIERNES ÉXITO CHÍA

GUAINÍA INÍRIDA 7 - MARTES - VIERNES PT INÍRIDA

CALDAS LA DORADA 2 - LUNES A VIERNES DORADA

VAUPÉS MITÚ 6 - MARTES - JUEVES MITÚ

SAN ANDRES SAN ANDRES 2 - LUNES A VIERNES SAN ANDRES

ANTIOQUIA MEDELLÍN 6 - MARTES - JUEVES ÉXITO GRAN VÍA MEDELLÍN

CUNDINAMARCA ZIPAQUIRÁ 6 - MARTES - JUEVES ZIPAQUIRÁ

6.2.2.7. Oficina Categoría F: Se encuentran tres (3) oficinas, con un promedio de 121 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:



VICHADA PUERTO CARREÑO 2 - LUNES A VIERNES PT CARREÑO

AMAZONAS LETICIA 6 - MARTES - JUEVES LETICIA

NARIÑO IPIALES 6 - MARTES - JUEVES IPIALES

6.2.2.8. Oficina Categoría PE:

Se encuentran ocho (8) oficinas, con un promedio de 120 kilos mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:


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BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES PROCURADURÍA

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES SUPERNOTARIADO

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES INPEC

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES ECOPETROL

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES SENA

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES DIAN

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES FISCALÍA

BOGOTÁ BOGOTÁ 7 - MARTES - VIERNES ICBF

6.2.3. Atención de Buzones EL CONTRATISTA gestionará los buzones, uno de los canales de atención donde los consumidores financieros tramitan PQR, solicita información sobre productos y trámites que presta el Fondo Nacional del Ahorro, todos los correos que ingresan en el día a los buzones [email protected], [email protected], [email protected] y cualquier otro buzón creado para los tramites misionales del FNA, deben ser gestionados el mismo día. La captura de la información de los buzones de correspondencia debe ser registrada en el Sistema de Gestión Documental dispuesto por el FNA y como mínimo deberá indexar los siguientes datos:

• Número de identificación

• Destinatario

• Remitente o razón social

• Radicado remitente

• Ciudad

• Dirección

• Procedencia

• Tipo de tramite

• Número de Guía

• Tipología

• Folios

• Anexos

6.2.3.1. Volúmenes En el siguiente cuadro se especifica la cantidad de trámites recibidos mensualmente en los buzones, se debe tener en cuenta que el coste de la actividad debe incluir personal, papelería, atención a los usuarios, radicación, indexación, distribución, generación de informes y aplicación de procesos y procedimientos definidos por el FNA en materia de





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gestión documental, es importante tener en cuenta que hay periodos donde se duplican los buzones de acuerdo con las campañas que genere el FNA durante el año, por lo cual EL CONTRATISTA debe contar con una capacidad instalada para ejecutar la producción diaria de los correos:

6.3. MENSAJERÍA EXPRESA Este servicio se realizará conforme a lo establecido en el procedimiento GA-IT-029 Instructivo Envío de Comunicaciones y Paquetería”, ver (Anexo C), la Resolución CRC 3095 del 2011, Código de comercio en sus Artículos del 108 al 135 y demás normas que modifiquen este procedimiento. EL CONTRATISTA debe asegurar el envío de la correspondencia generada en cada una de las áreas de FNA, que tenga como destino otras entidades, afiliados, o destinatarios fuera de las instalaciones del FNA a nivel nacional, este servicio incluirá de transporte de mercancía, así como paquetería y sobres. La Ley 1369 del 2009 en su punto 2.3. describe: “Servicio de Mensajería Expresa. Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos. Este peso será reglamentado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones”. De acuerdo con el Código de comercio Artículo 1010. paquetería que se declare valor asegurados EL CONTRATISTA cobrara el fletes y seguros a que hubiere lugar siempre y cuando no supere el 3% sobre el valor asegurado Para la mensajería especializada a nivel nacional e internacional EL CONTRATISTA, deberá contar con la licencia de operación vigente expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; con personal dedicado y

Proceso Concepto Cantidad Promedio Mensual

Buzón Entidades

Correo electrónico institucional donde se canalizan las solicitudes y/o trámites de empresas y operaciones

1 4.644

Buzón Contáctenos

Correo electrónico institucional donde se canalizan las solicitudes y/o trámites de consumidores financieros

1 12.592

Devoluciones de los Buzones

Se gestionan en el Sistema de Gestión Documental todas las devoluciones de radicados de entrada por mal direccionamiento o inconsistencias en la radicación y/o digitalización

1 1.047


34

debidamente entrenado, medios de transporte, equipos, procesos y procedimientos estandarizados, papelería y demás detalles relacionados; llevar controles estrictos de recibo – programación de reparto – entrega y recibo de documentos, de acuerdo con las solicitudes formuladas por cada uno de los usuarios o solicitantes del servicio. EL CONTRATISTA deberá garantizar la cobertura del total de las comunicaciones que se generan en EL FNA. Las comunicaciones enviadas se deben registrar, digitalizar, indexar, ensobrar y realizar el punteo respectivo al inicio y final del proceso. Como mínimo se deben tener en cuenta los siguientes datos:

• Número de Radicado

• Número de Identificación

• Fecha

• Destinatario: título, nombre, puesto, área, dependencia o entidad,

• Domicilio destino: Dirección

• Ciudad

• País

• Remitente

• Observaciones

Los sobres en los cuales se debe remitir la correspondencia saliente deberán suministrarse por parte del contratista. El procedimiento de envío de comunicaciones oficiales se encuentra en el documento GA-IT-029, documento que establece lo relacionado al alistamiento y ensobrado de comunicaciones oficiales

Características del sobre: Tamaño: Carta y Oficio Papel: Manila Arte: Será definido por el FNA Volúmenes aproximados al mes Carta: 5.500 Oficio: 50

6.3.1. Paquetería Servicio que consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega no urgente, de objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier artículo de permitida circulación en el territorio nacional con valor declarado La operación del servicio de paquetería y mensajería se sujetará a las disposiciones de la Ley 1369 de 2009 y el Código de Comercio. La mensajería y paquetería que tiene valor declarado se manejara hasta 1K, pasado el kilo


35

se manejara como kilo adicional.

6.3.2. Régimen de Tarifas

De acuerdo con la Ley 1369 de 2009 “Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones” Artículo 11. La Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC, es la Autoridad competente para regular el régimen de tarifas y los niveles de calidad de los Servicios Postales distintos a aquellos pertenecientes al Servicio Postal Universal.

6.3.3. Informes

EL CONTRATISTA, entregará semanal, mensual y anualmente la relación de todos los radicados que salieron por mensajería especializada con la información necesaria para el control y consultas futuras, estos reportes deben contener mínimo la siguiente información:

• No. RADICADO

• Nit o Cédula

• Entidad o Afiliado

• Dirección

• Teléfono

• Ciudad

• Departamento

• Observaciones

• Dependencia

• Recibido

• Gestionado

• Valor Declarado

• Funcionario

• Operador

• Numero De Guía

• Valor Envío

• Servicio

• Dependencia

• Centro de Costos

• Novedad o Estado

• Causal de la Devolución

• Tele Verificación

Al finalizar el contrato antes de la firma del Acta de Liquidación EL CONTRATISTA deberá entregar la totalidad de las pruebas de entrega (Guía de Remisión) que se gestionaron durante la vigencia del contrato.


36

6.3.4. Seguimiento y Control del Servicio de Mensajería EL CONTRATISTA llevará el control de todo el proceso de administración de correspondencia para la conformación de un archivo ordenado de planillas de distribución interna y guías de despacho, devoluciones de correo y el consecutivo de comunicaciones corporativas enviadas. Igualmente, se compromete a:

• Asegurar permanentemente la entrega oportuna de las comunicaciones radicadas en el sistema, así como la trazabilidad del documento: fechas, horas de entrega, firmas de recibido, devoluciones, re-enrutamientos.

• Atender y dar respuesta oportuna a las consultas que realicen los usuarios internos y consumidores financieros, de acuerdo con los niveles de seguridad y confidencialidad que se establezcan.

• Entregar informes diarios, semanales, mensuales y anuales de la gestión del servicio por cada área, reportando (i) Cantidades recibidas por área (ii) cantidad de comunicaciones tramitadas, (iii) cantidad de comunicaciones pendientes por tramitar (iv) cantidad de comunicaciones enviadas (v) cantidad de imágenes escaneadas por comunicación. Igualmente, debe hacer el respectivo seguimiento a este informe con el fin de cerrar los pendientes del caso.

• Acompañar y asesorar a todos los usuarios sobre el proceso de comunicaciones, incluido el manejo del aplicativo oficial de Correspondencia (WordManager).

EL CONTRATISTA manejará para la ejecución del contrato los formatos y controles establecidos en el FNA para el desarrollo normal de las actividades entre los cuales se destacan:

• GA-FO-108 Registro interno de correspondencia recibida.

• GA-FO-103 Formato control documentos recibidos que no requieren radicación.

• Listado de trámite para radicar

• GA-FO-135 Formato control de la clasificación de correspondencia.

• GA-FO-157 Planilla control entrega de correspondencia.

• Visita periódica a los puntos de atención y bodegas del contratista por parte de personal del FNA.

El contratista deberá implementar una estrategia para la optimización de los tiempos de radicación de solicitudes de crédito mediante la zonificación de los puntos de atención donde tenga presencia.

6.3.4.1. Servicio de Distribución de Mensajería y paquetería

EL CONTRATISTA debe proporcionar el personal, para realizar la labor de recepción de la documentación de salida diaria, la cual es entregada en la ventanilla del área de

https://fnabogsgc1.fna.com.co/ISOlucion/bancoconocimiento/P/PLANILLACONTROLENTREGADECORRESPONDENCIA_v3/PLANILLACONTROLENTREGADECORRESPONDENCIA_v3.asp?IdArticulo=11666


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Archivo y Correspondencia mediante la planilla GA-FO-152 y la paquetería se recibirá mediante la planilla GA-FO-118, en el horario de 8:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes. EL CONTRATISTA, con el personal que atiende la ventanilla, se encargará de revisar y verificar que la información relacionada en los formatos del numeral anterior coincida con los físicos entregados, y los entregará al personal que haya designado para la labor de digitalización y ensobrado. Una vez realizada la digitalización, ensobrado y punteado se retornarán los físicos para despachos al personal de la ventanilla. El contratista debe realizar el consolidado de todas las comunicaciones y objetos postales al cual se le realizará la imposición de guías, para surtir el proceso de despacho y distribución. EL CONTRATISTA debe contar con un sistema de georreferenciación, que permita generar un informe del estado de las direcciones el cual debe ser remitido al personal encargado del Grupo de Archivo y Correspondencia del FNA, antes de realizar la imposición, para tomar las decisiones pertinentes y mitigar el volumen de devoluciones. (consulta web) El personal de ventanilla debe informar por correo electrónico a las áreas respectivas las inconsistencias que presentaron sus comunicaciones, con el fin de que el área responsable realice las modificaciones o verificación de la dirección, para realizar la modificación al oficio, antes de realizar la imposición y no generar devolución. Tiempo de alistamiento: A partir de que el usuario interno entrega la documentación en ventanilla EL CONTRATISTA comenzara con el alistamiento que consiste en punteo base de datos contra físicos, pegado de guía, clasificación y salida a distribución, no debe ser superior a 24 horas.

6.3.4.2. Trazabilidad EL CONTRATISTA deberá contar con una plataforma WEB que permita al FNA conocer en tiempo real el estado de los envíos desde su admisión hasta la entrega final al destinatario, las devoluciones, así como visualizar las guías cumplidas y devueltas. Todo envió de mensajería expresa debe tener en cuenta lo siguiente:

• Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe contar con una copia de recibo de admisión adherido al envió donde conste el número de identificación del envió, la fecha y hora de admisión, el peso del envió en gramos, el valor del servicio, nombre y dirección completa del remitente y del destinatario, fecha y hora de entrega y nombres completos de quien recibe la correspondencia y demás datos que el FNA considere importantes, por ejemplo, el radicado de las comunicaciones en el campo de observaciones del recibo de admisión.


38

• Forma de entrega: Bajo firma nombre, documento de identidad y teléfono de contacto, de la persona mayor de edad que se encuentre en el domicilio; con prueba de entrega y certificación de entrega, con cubrimiento nacional.

• Prueba de entrega: EL CONTRATISTA deberá garantizar la conservación de las pruebas de entrega para su consulta de manera digital y antes de la firma del Acta de recibo final deberán cargar mensualmente la totalidad de las guías o pruebas de entrega en la herramienta de Gestión Documental (WordManager).

Los tiempos máximos de distribución son los siguientes:

Distribución Días Hábiles

Urbana (Despachos a Bogotá y ciudades Capitales)

3

Regional (Despachos a municipios intermedios) 4

Nacional (Despacho a Todo El Territorio Nacional Como Municipios Y Veredas)

8

6.3.4.3. Pérdida de documento En caso de pérdida de documentos, por parte del CONTRATISTA, se aplicará lo dispuesto en la Ley 1369 de 2009 “Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones”, en el Artículo 25. Numeral 3. Percibir las siguientes indemnizaciones, igualmente las demás normas concordantes, sin perjuicio de las acciones judiciales que procedan. Una vez ocurrido el hecho, el contratista deberá comunicar a la Entidad con carácter inmediato sobre lo sucedido, y presentar un informe detallado a la supervisión del contrato, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, anexando copia de la respectiva denuncia ante la Policía Nacional o Fiscalía General de la Nación según sea el caso. Si lo que se pierde es la prueba de entrega, para que el FNA efectúe el pago de dicho servicio el contratista deberá acreditar la entrega con la firma del destinatario. La obtención de esta prueba no generará ningún costo adicional para el FNA.

6.3.4.4. Gestión Devoluciones El artículo 11 de la Ley 1369 de 2009 establece que la Comisión de Regulación de Comunicaciones en adelante – CRC, “es la autoridad competente para regular el régimen de tarifas y los niveles de calidad de los servicios postales distintos a aquellos pertenecientes al Servicio Postal Universal”. La CRC, en la Resolución 3095 de 2011 establece:


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Artículo 9º. MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN DE LOS OBJETOS POSTALES PARA LOS SERVICIOS

DE MENSAJERÍA EXPRESA. Los operadores de los servicios postales de Mensajería Expresa deberán registrar en la prueba de entrega de que trata el Artículo 8º de la presente resolución, el motivo de la devolución por el cual no fue posible entregar el objeto postal al usuario destinatario y procederán a su devolución sin costo alguno para el usuario remitente, de conformidad con lo previsto en el Artículo 25 de la Ley 1369 de 2009. Se tendrán como motivos de devolución los siguientes:

• Desconocido: Corresponde a aquellas situaciones en las cuales la persona que se encuentra en la dirección registrada en la guía manifiesta no conocer al usuario destinatario.

• Rehusado: Corresponde a la situación en la que el usuario destinatario rechaza o se niega a recibir el objeto postal.

• No reside: Corresponde a aquella situación en la cual la persona que se encuentra en la dirección registrada en la guía manifiesta que el usuario destinatario ya no reside en ese lugar o cuando el usuario destinatario ha fallecido.

• No reclamado: Corresponde a los casos en los cuales, una vez surtido el trámite previsto en el artículo 10º de la presente Resolución y pasados los términos allí establecidos, el objeto postal no es reclamado por el usuario destinatario en la oficina del operador.

• Dirección errada: Corresponde a los eventos en los cuales la dirección suministrada en la guía por el usuario remitente carece de algún elemento que permita su identificación inequívoca o no exista.

• Otros: Corresponde a aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea entregado al destinatario registrado en la guía por fuerza mayor, caso fortuito u otros eventos que considere necesario el operador, siempre especificando la respectiva descripción.

El tiempo máximo para el segundo intento de entrega para los envíos con novedad de devolución es de dos (2) días hábiles siguientes a la novedad. El CONTRATISTA debe garantizar la entrega de las devoluciones en cajas x-300, inventariadas con un archivo plano que coincida con la organización física, asegurando las mejores prácticas archivísticas y los procedimientos de la Entidad.

De igual manera, debe garantizar en una Base de Datos las devoluciones que surjan en cada Corte, como el consolidado mensual y debe ser remitida por el canal asignado; como también, el operador debe hacer gestión para determinar las causales que generaron estas devoluciones y hacer seguimiento, a fin de lograr una entrega efectiva en la siguiente entrega.

6.3.5. Volúmenes EL CONTRATISTA debe estar en capacidad de cumplir con las cantidades que se relacionan a continuación:


40

Mensajería Promedio Mensual

Nacional 7.275

Envíos especiales 963

Urbano 4.963

Paquetería Promedio Mensual

Urbano 63

Nacional 430

Trayecto Especial 5

Paquetería Kilo Adicional Promedio Mensual

Urbano 525

Nacional 3.014

Trayecto Especial 25

6.3.6. Informes Presentación de informes en base de datos de las entregas efectivas y devoluciones, consolidado diario, semanal y mensual como soporte de facturación, las guías de cada envío se deben conservar escaneadas en el aplicativo (WordManager) y mensualmente deben ser entregadas en medio magnético como soporte de pago de facturación.

La base de datos debe contener la siguiente información:


• Fecha de recepción del documento

• Número de radicado


• Destinatario

• Dirección

• Teléfono

• Municipio

• Departamento

• Área que realiza el envío

• Estado (devuelto, entregado, en distribución, siniestro)

• Causal de devolución

• Costo del envío.

6.4. MESAJERÍA ESPECIALIZADA Y LOGISTICA

6.4.1. Recolección de Tulas Corresponde al servicio de recolección de documentos, con punteo y verificación de contenidos.


41

Las tulas deberán viajar con precinto y número de guía. La actividad se desarrollará conforme a las necesidades del FNA, es decir, el número de puntos donde se llevará a cabo la recolección puede variar según el cierre y/o apertura de sedes. Ver Anexo II (GA-IT-007 Instructivo envío de correspondencia por los puntos de atención a nivel nacional).

La matriz de tiempos de entrega y las frecuencias, se ajustarán de acuerdo con las necesidades del FNA.

Informes: El contratista debe reportar a diario el informe de las recolecciones realizadas

El contratista deberá puntear y verificar el detalle del contenido de cada tula, antes de sellarla con el precinto, y las observaciones quedarán registradas mediante las planillas que diligencia el funcionario del FNA las cuales reposan dentro de la tula. Especificaciones técnicas de las tulas:

Resistencia: Hasta 25 kg Lona impermeable Doble costura Altura: 45 cm Ancho: 40 cm Seguridad con precinto Cantidad de tulas por recorrido: 1 tula

• El proveedor deberá suministrar el stock de tulas necesario para garantizar el servicio.

• Por ninguna razón los documentos pueden llegar maltratados, rotos, mojados o manchados.

6.4.1.1. Cobertura Geográfica del Servicio El siguiente cuadro corresponde a la recolección de tulas actual, es de aclarar que esta relación está sujeta a cambios de acuerdo con las necesidades del FNA.

DEPARTAMENTOS PUNTOS DE ATENCIÓN TEMPORAL HORARIO DE

ATENCIÓN DIRECCIÓN

BOGOTÁ D.C.

CAN BOGOTÁ

LUNES A VIERNES

Calle 44 No. 54 - 94 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Angel BOGOTÁ

LUNES A VIERNES

Calle 19 No 6 - 68 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Suba BOGOTÁ LUNES A VIERNES Tv 60 No. 128a - 68


42



8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CNA BOGOTÁ

LUNES A VIERNES

Calle 12 No. 65 -11 Zona Industrial Puente Aranda

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Soacha MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES Cra 7 No 32-35 Centro Comercial

Mercurio Piso 3 Local 309 hasta

el 314

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

VIP VIP

LUNES A VIERNES

Calle 12 No. 65 -11 Zona Industrial Puente Aranda

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CUNDINAMARCA

Girardot MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

CLL 20 No 12 -38 Barrio Sucre

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Chía MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Av. Pradilla No. 8-39 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Facatativá MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES Cra. 1 calle 2 esquina

DESARROLLO SOCIAL FACATATIVÁ

8:00 AM A 1:00 PM

2:00 PM A 5:00 PM

Zipaquirá MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES Parque el brigar al lado del Sisbén Calle 8 No 8 - 51

Piso 1 8:00 AM A 1:00 PM

2:00 PM A 5:00 PM

BOYACÁ Tunja CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cr. 6 No. 55 A - 33 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

META Villavicencio CAPITALES LUNES A VIERNES CLL 15 # 38-40 LOCAL

207 8:00 AM A 5:00 PM


43



SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Acacias MUNICIPIOS LUNES A VIERNES Palacio Municipal de la

Alcaldía en el Almacén 8:00 AM A 5:00 PM

HUILA Neiva CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cl. 10 No. 7 a-33 Centro

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

8:00 AM A 12:00 M

2:00 PM A 5:00 PM

TOLIMA Ibagué CAPITALES

LUNES A VIERNES

CALLE 64#7-24 Local 04 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

BOGOTÁ D.C.

Dian BOGOTÁ LUNES A VIERNES

CRA 7 No 6 C - 64 Piso 10 8:00 AM A 5:00 PM

Ecopetrol BOGOTÁ LUNES A VIERNES CALLE 35 # 7-29 Edificio

CAXDAC, piso 1, 8:00 AM A 5:00 PM

Sena BOGOTÁ LUNES A VIERNES Calle 57 No 8 - 69 Torre

Sur 8:00 AM A 5:00 PM

Fiscalía BOGOTÁ LUNES A VIERNES DIG 22 B No 52 - 01 Torre

C Primer Piso. 8:00 AM A 5:00 PM

Inpec BOGOTÁ LUNES A VIERNES

Calle 26 No 27 - 48 Piso 2 8:00 AM A 5:00 PM

Procuraduría BOGOTÁ LUNES A VIERNES

Cra 5 No. 15 - 80 Piso 7 8:00 AM A 5:00 PM

Supernotariado BOGOTÁ LUNES A VIERNES Calle 26 No. 13-49 interior

201 piso 2 8:00 AM A 5:00 PM

ICBF BOGOTÁ LUNES A VIERNES Avenida carrera 68 No 64c

- 75 8:00 AM A 5:00 PM

ANTIOQUIA Medellín CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 55 No. 42-90 local 203-204 Plaza la Libertad

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS


44



9:00 AM A 1:00 PM

Éxito Mayorca CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cr. 48 No. 50 sur -128 Centro Comercial Mayorca

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Apartado MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

CLL 95 No. 99-11 Barrio Fundadores

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

RISARALDA Pereira CAPITALES

LUNES A VIERNES

CLL 19 # 6-48 LOCAL 211

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

8:00 AM A 12:30 M

2:00 PM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM -1:00PM

CALDAS

Manizales CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cll 20 No 22-27 Local 2 Edificio Cumanday

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

La Dorada MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Cra 3 No. 11-18 Centro 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

QUINDÍO Armenia CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 14 No. 5-99 Avenida Bolivar

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

ATLÁNTICO

Barranquilla CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cr. 51 B No. 87-50 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Soledad MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Autopista Aeropuerto 23 # 13-25 local 12 y 13

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM


45



BOLIVAR

Éxito Cartagena CAPITALES

LUNES A VIERNES

AV. HEREDIA No. 69-75 Sector Contador

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Cartagena CAPITALES

LUNES A VIERNES

Calle 34 N° 8B- 05 local M1 y MB1 Av. Venezuela

Centro Edificio City Bank Local 1 B

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

GUAJIRA Riohacha CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cll 3 No. 6-73 Barrio Centro 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

MAGDALENA Santa Marta CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cl. 15 No. 03-95 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

SAN ANDRES San Andres CAPITALES

LUNES A VIERNES

Av. Providencia Centro Comercial New Point Local

201-202

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CÓRDOBA Montería CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 3 No. 25 -78 Barrio Centro

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

SUCRE Sincelejo CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 20 No 19-59 Centro 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CESAR Valledupar CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cll 16 A No. 12 -67 Barrio Loperena Local 103,104 y

105

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

SANTANDER Bucaramanga CAPITALES

LUNES A VIERNES

Carrera 36 # 51-48 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Piedecuesta MUNICIPIOS LUNES A VIERNES Carrera 15 #3 an - 10


46



8:30 AM A 5:30 PM Centro Comercial de la Cuesta

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Barrancabermeja MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Cr. 11 con Cl 50 Local 3-19B

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

NORTE DE SANTANDER

Cúcuta CAPITALES

LUNES A VIERNES Cll 12 A No 2E-48

8:00 AM A 5:00 PM

Quinta Velez Caobos SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

7:00 AM A 4:00 PM

VALLE DEL CAUCA

Américas CAPITALES

LUNES A VIERNES

Av. de las América No 22n-47

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Guadalupe CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cr. 56 No. 5-80 Av. Guadalupe

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

Buenaventura MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Cl. 2 No. 66 - 86 Local 202

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

8:00 AM A 12:00 M 1:00 PM A 5:00 PM

SÁBADOS

8:00 AM A 1:00 PM

CAUCA Popayán CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 7 No 1n-27 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

NARIÑO Pasto CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cll 20 No 26 -38 centro 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM


47



Ipiales MUNICIPIOS

LUNES A VIERNES

Carrera 6 N° 8-29 Plaza 20 de julio Local 1

8:00 A 12:30

2:00 pm a 4:00 pm

CHOCO Quibdó CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 3 No. 26-111 Piso 1 Barrio Roma

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

GUAINÍA Inírida CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cl. 16 No. 11 - 122 centro 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CASANARE Yopal CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cr. 25 No. 12-35 8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

VICHADA Puerto Carreño CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 9° No 18-87 Alcaldía Municipal

8:00 AM A 12:00 M

2:00 PM A 6:00 PM

ARAUCA Arauca CAPITALES

LUNES A VIERNES

Edificio Colpensiones de Arauca Calle 21 No 20 24

8:00 AM A 1:00 PM

2:00 PM A 4:00 PM

PUTUMAYO Mocoa CAPITALES

LUNES A VIERNES

Calle 7 # 5-59 Barrio Centro.

7:00 AM A 12:00 M

2:00 PM A 5:00 PM

VAUPÉS Mitú CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 14 No.12-43 Barrio Centro

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

CAQUETÁ Florencia CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 13 No 11-72 Barrio San Francisco

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM

GUAVIARE San Jose del Guaviare CAPITALES

LUNES A VIERNES

Cra 23 No. 10-132 Barrio la Esperanza

8:00 AM A 5:00 PM

SÁBADOS

9:00 AM A 1:00 PM


48



AMAZONAS Leticia CAPITALES

LUNES A VIERNES

Calle 10 No 6-62 local 2 diagonal abatuta

8:00 AM A 1:00 PM

2:00 PM A 4:00 PM

Los puntos de atención y los horarios pueden cambiar de acuerdo con la necesidad de la operación:

6.4.2. Volúmenes

Los volúmenes de Tulas relacionados a continuación son el promedio mensual que se tramita en los puntos con presencia del personal del CONTRATISTA, pueden variar dependiendo de las temporadas:

CATEGORÍA PUNTO COMERCIAL CANTIDADES APROX. POR

MES

1 ARMENIA 50

3 BARRANQUILLA 48

4 BARRANQUILLA SOLEDAD 43

5 BUCARAMANGA 47

6 CALI Norte AMÉRICAS 49

7 CALI Sur GUADALUPE 60

8 CAN 58

9 CARTAGENA 50

11 CÚCUTA 45

12 FLORENCIA 46

13 GIRARDOT 49

14 IBAGUÉ 53

15 MANIZALES 51

16 MEDELLÍN 50

17 MEDELLÍN MAYORCA 49

18 NEIVA 48

19 PASTO 47

20 PEREIRA 54

21 POPAYÁN 52

22 PUNTO ÁNGEL 58

23 SANTA MARTA 49

24 SINCELEJO 50

25 SOACHA 49


49

CATEGORÍA PUNTO COMERCIAL CANTIDADES APROX. POR

MES

26 SUBA 61

27 TUNJA 51

28 VALLEDUPAR 49

29 VILLAVICENCIO 49

TOTAL 1.365 Las cantidades de los documentos y/o elementos a entregar por el FNA al CONTRATISTA, son estimadas y no obligan al FNA a comprometerse con cantidades mínimas o máximas, sino que dependerán de las necesidades del servicio de la Entidad.

6.4.3. Gestión para Recuperación de Escrituras EL CONTRATISTA debe realizar diligencias notariales con respecto a la solicitud, pago y recepción de Escrituras de hipoteca a favor del FNA que prestan merito ejecutivo de acuerdo con los requerimientos de la División de Cartera, este servicio se debe prestar en Bogotá y a nivel Nacional donde se debe desarrollar las siguientes actividades:

• Recoger la documentación pertinente en la oficina Cartera, para tramitarlos ante las Notarías respectivas.

• Radicar los documentos en Notaria.

• En algunas ocasiones se debe tramitar certificaciones de libertad.

• EL CONTRATISTA entrega a la oficina de Cartera el radicado.

• Una vez la Notaria entregue el documento EL CONTRATISTA debe hacer llegar las escrituras a la División de Cartera.

6.4.3.1. Volúmenes

Departamento Ciudad Notaria Nro.

11 - BOGOTÁ 11001 - BOGOTÁ D.C.

1 14

2 7

3 7

4 12

5 6

6 13

7 11

8 3

9 11

10 4

11 16


50


12 5

13 13

14 6

15 7

16 2

17 21

18 6

19 10

20 14

21 6

22 9

23 5

25 6

26 3

27 5

30 5

31 10

32 4

33 3

34 11

35 6

36 6

11 - BOGOTÁ 11001 - BOGOTÁ D.C.

37 5

38 8

39 12

40 13

41 4

42 8

43 6

44 7

45 9

46 7

47 53

48 9

49 3

50 15

51 6


51


52 18

53 19

54 15

55 6

56 8

57 7

58 5

59 15

60 3

61 6

62 32

63 46

64 1

65 4

66 10

67 13

68 5

69 3

70 7

71 8

72 2

73 1

74 7

75 3

76 2

77 3

15 - BOYACÁ

15001 - TUNJA

1 6

2 8

3 8

4 5

15238 - DUITAMA 1 3

2 1

15516 - PAIPA UNICA 3

15599 - RAMIRIQUÍ 2 1

15759 - SOGAMOSO

1 3

2 1

3 1


52


25 - CUNDINAMARCA

25035 - ANAPOIMA UNICA 1

25126 - CAJICÁ UNICA 4

25175 - CHÍA 1 3

2 7

25214 - COTA UNICA 1

25269 - FACATATIVÁ

1 2

2 5

3 11

25286 - FUNZA UNICA 17

25290 - FUSAGASUGÁ 1 5

2 1

25307 - GIRARDOT 1 1

2 5

25320 - GUADUAS UNICA 1

25326 - GUATAVITA UNICA 3

25377 - LA CALERA UNICA 15

25386 - LA MESA UNICA 3

25430 - MADRID UNICA 23

25473 - MOSQUERA UNICA 20

25743 - SILVANIA UNICA 6

25754 - SOACHA 1 19

2 17

25785 - TABIO UNICA 3

25799 - TENJO UNICA 7

25815 - TOCAIMA UNICA 33

25843 - VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ

2 2

25878 - VIOTÁ UNICA 1


53


25899 - ZIPAQUIRÁ 1 6

2 5

Total 948

6.4.3.2. Informes EL CONTRATISTA mensualmente debe entregar un informe detallado de los trámites realizados durante el mes, donde se identifique: la ciudad, la notaria, las actividades realizadas y la totalidad de escrituras entregadas a la División de Cartera, describiendo las novedades que surgieron de los tramites. Como soportes a este informe se debe entregar el radicado de las escrituras para validarlo contra las escrituras recibidas por la División de Cartera, es de aclarar que para el pago es de acuerdo con las actividades realizadas por la escritura.

6.5. GESTIÓN DE IMPRESIÓN MASIVA 6.5.1. Generalidades del Servicio de Impresión Los impresos deberán ser en impresión injetk full color digital teniendo en cuenta las siguientes características técnicas específicas:

• Servicio de impresión para el reporte anual de costos: El contratista prestará este servicio para la impresión de logos, líneas sombreadas, datos variables, textos fijos, gráficos, firmas, códigos de barra, utilizando las dos caras de una misma hoja; la impresión debe ser en dúplex, tinta 4 x 4 full color, papel laser 75 gr, tamaño oficio o tamaño carta cuando se requiera. El operador debe garantizar que la impresión de datos sea realizada en sistema inkjet full color digital únicamente asegurando la calidad del servicio u otras variables a tener en cuenta.

• Servicio de impresión para facturación de créditos: Impresión en papel laser de 75 grs. Pre-impreso a 4x4 tinta impresión variable dúplex.

• Servicio de impresión para la proyección anual de pagos: En papel laser de 75 grs, impresión variable simplex.

• Servicio de impresión para la relación anual de pagos: En papel laser de 75 grs, impresión variable dúplex.

• Servicio para la impresión de sobres: Realizar la impresión de sobres media carta con ventanilla, impreso a 4x0 tinta, armado troquelado, en el cual se realizará él envió de la facturación de créditos mensual.


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• Servicio para la impresión de Guías: Realizar la impresión de las guías acorde a la Dirección de los CF teniendo en cuenta los ajustes periódicos que surjan por la actualización de la información, presentar una guía que, de acuerdo a sus especificaciones técnicas, permita identificar (Nombre y apellido, Documento de identidad y teléfono de Contacto), de igual manera fecha de entrega, hora y demás elementos que permita identificar el cumplimiento de las obligaciones específicas que se suscriban en el Contrato, al requerimiento de los Consumidores Financieros.

• Servicio para la Impresión de Extractos de Cesantías: Deberá realizarse dos veces al año de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1.4.5.1. de la Circular 029 de 2014 SFC, relacionado con la periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados.

6.5.1.1. Características Técnicas al Servicios de Impresión

• Utilizar papel con certificación FSC, para una impresión fija y variable, papeles

amigables con el medio ambiente siempre y cuando al momento de aprobación de las muestras de papel por parte de las jefaturas de cesantías y cartera, el contratista demuestre la existencia del Certificado de la autoridad ambiental competente del país de origen que demuestre el cumplimiento de dicha reglamentación, siendo éste válido únicamente si es comparable con la legislación colombiana vigente.

• En caso contrario, se deberá cumplir con la normativa establecida para tal fin, así como a lo establecido en la Resolución 1555 de 2005 y las normas Técnicas Colombiana, tales como NTC - 6039SAC Tintas para Impresión y NTC 6038 - SAC Materiales Impresos, NTC - 6019- Pulpa, papel y cartón y productos derivados.

• Elaborar el arte de los sobres de acuerdo con las instrucciones del FNA y con la periodicidad que se acuerde.

• Contar con protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos y todo lo necesario para el desarrollo de la actividad.

• Establecer una BD compartido entre las partes que permita periódicamente identificar el cumplimiento de entrega y ajustes dentro de cada uno de los cortes de facturación y mensajería, a fin de poder realizar las actualizaciones y el seguimiento a los indicadores que den lugar a la Gestión del proveedor del servicio.

• El FNA activara el siguiente servicio si lo llega a requerir en cualquier momento:

• Elaborar el arte de las facturas y demás papelería, de acuerdo con las instrucciones del FNA y con la periodicidad que se acuerde.


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• Tramitar los códigos de barras requeridos por el FNA para el pago de la cartera de créditos y garantizar su correcto funcionamiento y lectura.

• Terminados los ciclos de impresión el contratista debe generar los archivos PDF individuales y dejarlos en el canal que establezca el Fondo para tal fin una vez culminado cada corte, de igual manera cargar en el repositorio definido por el Fondo y dentro de los cinco (5) días siguientes a cada ciclo de facturación o servicio de impresión los PDF resultantes de la facturación de acuerdo con la periodicidad estipulada en la siguiente tabla:

Servicio de Impresión Frecuencia del Servicio (Entrega del Medio Magnético)

Impresión Reporte De Costos Anual (Cobro Único)

Impresión Inserto Adicional Anual (Cobro Único)

Impresión De Sobres Mensual (Cobro Mensual)

Impresión de Insertos Mensual (Pólizas y Cartas de Bienvenida. carta FRECH)

Mensual (Cobro Mensual)

Impresión de cartas de habeas data Mensual (Cobro Mensual)

Impresión De Facturación De Créditos Quincenal (Cobro Mensual)

Impresión De Reporte De Proyecciones De Pagos Anual (Cobro Único)

Impresión Relación Anual de Pagos Anual (Cobro Único)

Impresión de Extractos AVC Anual (Cobro Único)

Impresión de Extractos de Cesantías Semestral (Cobro 2 veces al año)

• EL FNA informara en su momento si requiere que EL CONTRATISTA envíe por el canal autorizado del FNA los PDF o repositorio del caso, para los productos contratados, en caso de no poder ser enviados por este medio se deben entregar por un medio idóneo en los cinco (5) días posteriores a la facturación de cada ciclo o servicio de impresión, de todo el proceso que realice mes a mes (facturación, proyección anual, Extractos, reporte anual, etc.)

• El contratista prestará asesoría y apoyo al FNA, dentro del proyecto de Facturación Electrónica y las normas que lo regulen.

• El contratista prestará asesoría y apoyo al FNA, al momento de la sistematización en el proceso de migración de la remisión física a digital de los servicios contratados, procedimiento que se puede realizar por segmentación teniendo en cuenta el reporte de características específicas para cada producto del Fondo Nacional del Ahorro o por sugerencia del contratista teniendo en cuenta que la programación referida cumpla con las expectativas que se requieren para dar cumplimiento al proceso de cambio. De igual manera se generarán los PDF de los servicios que sea tramitadas por medio


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digital y se enviarán por el canal o colocarán en el repositorio según lo indicado.

• Los archivos digitales y los detalles de impresión serán suministrados por el FNA; en caso de requerir condiciones de impresión distintas a las acordadas inicialmente, el contratista deberá hacer los ajustes correspondientes.

• Los desarrollos para la generación de la información que requiera el FNA deberán ser asumidos por el contratista. Así mismo, los cambios en el Arte o formatos de impresión de los servicios, la guía y sobres que contienen banner de publicidad.

• El contratista deberá realizar la impresión de los servicios en los ciclos y fechas que solicite el FNA, conforme a los formatos establecidos por la Entidad, sujetos a cambios por parte de esta y hacerla llegar al área correspondiente para revisión y aprobación. Previo al inicio de cada proceso, se debe realizar la impresión de una muestra de 200 formatos, aproximadamente, de acuerdo con la solicitud del área respectiva en el FNA, considerando el muestreo del total de los créditos facturados en cada corte, esta muestra debe ser impresa en una (1) hora y hacerla llegar al área solicitante en físico y medio magnético según lo determine el FNA, en un tiempo específico, para su entrega, revisión y aprobación.

• En caso de que se requiera la impresión de formatos y documentos adicionales, el contratista debe contar con la disponibilidad, recurso humano y tecnológico suficiente para cumplir con los tiempos de entrega que requiera la Entidad

• El CONTRATISTA deberá enviar por el canal dedicado autorizado por el FNA los PDF y dejarlos en el canal que establezca el Fondo para tal fin una vez culminado cada corte o prestación de servicio en cada corte en un tiempo máximo de cinco (5) días luego de terminado el proceso de alistamiento. En caso de no poder ser enviados por este medio se deben entregar por un medio idóneo dentro de los tiempos establecidos.

• El CONTRATISTA debe atender igualmente solicitudes de generación de PDF e impresión individual de los servicios prestados según demanda del FNA; que se estima en una cantidad aproximada de 100 al mes y que deben ser entregadas por el proveedor el mismo día que son solicitadas, las cuales, de acuerdo con la necesidad, en ocasiones se requiere que se realice el proceso de impresión y Distribución.

• Los costos que genera el canal dedicado SFTP para la transmisión de la información

de ida y vuelta, estará a cargo de El CONTRATISTA, de conformidad con las instrucciones que para el efecto defina el área técnica del Fondo.

• El CONTRATISTA debe garantizar la entrega del 100% de los servicios en los tiempos establecidos; en caso de incumplimiento se aplicarán los ANS y tarifas de descuento acordadas entre las partes.

EL CONTRATISTA debe estar en la capacidad de descentralizar los procesos de impresión y alistamiento en caso de que el FNA así lo requiera.


57

Estas especificaciones pueden ser modificadas de común acuerdo con el contratista, cuando se trate de optimizar el servicio y las mismas se harán de parte mediante acta escrita. El servicio podrá ejecutarse en máquinas de impresión laser con preimpreso.

6.5.1.2. Volumen EL CONTRATISTA debe estar en capacidad de cumplir con las cantidades que se relacionan a continuación:

Ítem Concepto Periodicidad Impresión paginas por mes

Distribución sobre por

mes

1 Recibos de Pago de créditos Mensual 175.930 86.965

2 Proyección anual de pagos (el envío se realiza con la factura de crédito del mes de enero)

Anual 175.930 0

3 Impresión de sobres para facturas de créditos

Mensual 87.965 0

4 Insertos mensuales Anual 1.309 0

5 Impresión relación anual de pagos Anual 175.930 87.965

6 Extractos de AVC Anual 657.890 657.890

autoensobredo

7 Extractos de Cesantías Semestral 841.923 841.923

autoensobredo

8 Extractos Reporte Anual de Costos Anual 616.935 616.935

autoensobredo

9

Generación PDF individual y entrega medio magnética de la totalidad de los documentos mencionados anteriormente.

PROCESOS DE IMPRESIÓN (Reporte anual de costos, proyección anual de pagos, facturación mensual)

Los volúmenes registrados en la tabla anterior pueden aumentar o disminuir de acuerdo con políticas internas del FNA.

6.5.2. Impresión de pólizas Este servicio garantiza el cumplimiento de la Circular Externa 003 de 2017 de la Superintendencia Financiera de Colombia que establece la obligación de remitir copia de la póliza licitada al afiliado deudor. El siguiente cuadro muestra las condiciones para el envío de las pólizas por tipo de crédito, tipo de póliza y Consumidor Financiero:


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Tipo Crédito Tipo de Póliza CF al que se envía la Póliza en físico

Hipotecario Póliza de Vida Deudores Hipotecario

Crédito Hipotecario y Leasing habitacional expedida por Liberty (Todos los créditos)

Educativo Póliza Vida deudores Crédito educativo y Usuario

Crédito educativo y Usuario expedido por Liberty y Equidad seguros (todos los créditos)

Hipotecario y Educativo

Póliza de Incendio Deudores

Créditos hipotecarios y educativos con garantía hipotecaria, desembolsados a partir de agosto de 2018 y créditos nuevos a desembolsar

Hipotecario Póliza de Desempleo Deudores Hipotecario

Créditos hipotecarios desembolsados a partir de agosto de 2018 y créditos nuevos (Exceptuando créditos AVC porque no tienen cobertura)

Educativo Póliza de Desempleo Deudores Educativo

Créditos Educativos desembolsados a partir de agosto de 2018 y créditos nuevos (Exceptuando créditos AVC porque no tienen cobertura)

6.5.2.1. Volumen A continuación, se detallan la clase de póliza, número de hojas y páginas a tener en cuenta al momento de imprimir e insertar junto con los recibos de pago.

Clase de Póliza Hojas Imágenes

Póliza Vida Hipotecario 3 6

Póliza Vida Educativo 3 5

Póliza Usuario 3 5

Póliza Incendio 6 12

Póliza Desempleo 2 4

Carta 3 6

En el siguiente cuadro se detalla la clase de cartera, modalidad de crédito, cantidad de créditos canal de envió y clase de póliza a imprimir.

Ítem Concepto Periodicidad Impresión paginas

por mes

1 Pólizas Créditos antiguos

Anual 139.000

Aplica Poliza

Podria Aplicar

No aplica


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Ítem Concepto Periodicidad Impresión paginas

por mes

2 Póliza Crédito Nuevo

Mensual 2.527

Los volúmenes registrados en la tabla anterior pueden aumentar o disminuir de acuerdo con políticas internas del FNA. La distribución de las pólizas se anexará al recibo de pago de crédito para cada ciclo de distribución.

6.5.2.2. Alistamiento En el servicio de mensajería expresa se debe incluir el alistamiento y el costo de este se debe incluir dentro de la oferta económica.

Para los servicios contratados el alistamiento consiste en doblado, ensobrado y sellado de los formatos e insertos en los casos que se requiera, así como pegado de guías para garantizar la efectividad en la entrega y procesos logísticos; la proyección anual de pagos y la relación anual de pagos se distribuyen con la facturación del mes de enero; el alistamiento se refiere a la inserción dentro del sobre de la facturación tanto de la proyección como del reporte anual de pagos o de insertos adicionales que se requieran.

6.5.3. Tiempo por Impresión y Alistamiento Es importante tener presente que para el proceso de facturación del FNA existen dos (2) ciclos de facturación los cuales se realizan en las siguientes fechas: I Ciclo: Se genera entre los días 10 al 12 de cada mes y corresponde al proceso de facturación con fecha de pago 05 de cada mes. II Ciclo: Se genera entre los días 20 al 22 de cada mes y corresponde al proceso de facturación con fecha de pago 15 de cada mes. Por lo anterior, el día 10 y 20 de cada mes, el FNA inicia con el envío de los archivos en Excel (muestras del Ciclo de Facturación) a través de correo electrónico o por canales seguros por el FNA en donde se relacionan las muestras para facturación Física, segmentada en créditos de Leasing y Arriendo Social y una muestra de créditos en UVR y Pesos. En estas mismas fechas y si es necesario excluir algún crédito del proceso de facturación, se envía un correo relacionando el / los créditos a excluir. Una vez enviados los archivos con las muestras de facturación, EL CONTRATISTA al día siguiente a las 6:00 a.m. debe verificar que en el canal seguro se encuentre depositado el BUF (Base Única de Facturación) y las bases de muestra para trabajar en conjunto con el BUF, EL CONTRATISTA procede a generar la impresión de la muestra física requerida por el FNA y hacer entrega de esta y en la División de Cartera del FNA en un transcurso de 4


60

a 6 horas. El FNA procede hacer validaciones de la muestra en cuanto a calidad, caída de datos, artes y todo lo requerido para poder dar autorización de la impresión y distribución del proceso. Al momento en que EL CONTRATISTA recibe la información por canales seguros por el FNA y que sean aprobadas y autorizadas las muestras por las áreas respectivas, debe garantizar que el tiempo de impresión y alistamiento de los servicios de reporte de costos, facturación de créditos y reporte anual de proyecciones y de pagos no será superior a 72 horas. Para cada proceso de facturación se envían bases alternas las cuales contienen las combinaciones de pólizas y cartas de bienvenida, para los desembolsos nuevos. EL CONTRATISTA, una vez entregada la información por canales seguros por el FNA y que sean aprobadas las muestras por las áreas respectivas, debe garantizar que el tiempo de impresión y alistamiento de los servicios de reporte de costos, facturación de créditos y reporte anual de proyecciones y de pagos no será superior a 72 horas.

6.6. DISTRIBUCIÓN MASIVA

6.6.1. Características del servicio El CONTRATISTA debe tener un aplicativo que permita al FNA, consultar en tiempo real la trazabilidad de los envíos, así como visualizar las guías con cumplimiento y con devolución de todo envío teniendo en cuenta lo siguiente:

• Curso del envío: Todo envío deberá tener una copia de recibo de admisión adherido, en el cual debe constar el número de identificación del envío, fecha de admisión, hora de admisión, peso del envío en gramos, valor del servicio, nombre y dirección completa del remitente y del destinatario, fecha y hora de entrega y nombres completos de quien recibe la correspondencia, debe relacionar los documentos que se están entregando ejemplo: Recibo de pago y pólizas de seguros con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la SFC y demás datos que el FNA considere importantes, por ejemplo, el radicado de las comunicaciones en el campo de observaciones del recibo de admisión.

• Forma de entrega: Bajo firma, nombre, documento de identidad y teléfono de contacto, de la persona mayor de edad que se encuentre en el domicilio o bajo puerta con descripción de detalles del recibido según observaciones del domicilio sobre la prueba de entrega.

• Prueba de entrega: El contratista seleccionado, debe conservar la prueba de entrega del envío, donde conste: nombre completo de la persona que recibe la comunicación, número de cédula, teléfono, fecha y hora de entrega, sellos, y nombre completo del


61

mensajero o cartero que realiza la entrega, esta prueba de entrega debe ser digitalizada para su consulta.

• Cobertura: A nivel Nacional.

• Valor por cobrar: Se debe tener en cuenta lo descrito en la Resolución 3036 del 2011 “Por el cual se determina la tarifa mínima del servicio de mensajería especializada que tenga como fin la distribución de objetos postales masivos y su interconexión entre operadores, se modifica la Resolución 2959 de 2010 y se dictan otras disposiciones.” diferentes a los comprometidos dentro del servicio postal universal y se establece el modelo único.” Igualmente tener en cuenta que la tarifa aplicable al servicio de mensajería expresa masiva corresponde a los valores corrientes actualizados con forme el incremento nominal anual del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente, según lo establecido en el Artículo 6 de la Resolución CRC 2567 de 2010 compilado en el Artículo 4.5.2.4 de la Resolución Compilatoria CRC 5050 de 2016.

• Informes: Presentación de informes:

La fecha de entrega de los siguientes informes será a más tardar el día 15 de cada mes, y en relación con los servicios prestados el mes anterior, así:

a) Informe de gestión mensual que debe contener el resultado de la gestión por

servicio prestado, calidad de impresión y distribución, costo del servicio y ejecución presupuestal.

b) Informe detallado y en base de datos y de acuerdo con los repositorios que determine el FNA de las entregas efectivas y devoluciones, consolidado por servicio, ciclo y mensual, como soporte de facturación, de igual manera la BD del trámite de mensajería mensual debe ser emitida por el Canal asignado.

La base de datos debe contener la siguiente información:


• Fecha de recepción del documento

• Número de radicado


• Número de obligación

• Destinatario

• Dirección

• Teléfono

• Municipio

• Departamento

• Área que realiza el envío

• Estado (devuelto, entregado, en distribución, siniestro)


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• Causal de devolución

• Costo del envío.

• Tiempo de Entrega del Recibo de pago Físico

• Tiempo de Impresión de los Recibos de pago Físico

• Tiempo de Alistamiento de los Recibos de pago

• Tiempo de Distribución de los Recibos de pago

6.6.1.1. Trazabilidad EL CONTRATISTA deberá contar con una plataforma WEB que permita al FNA conocer en tiempo real el estado de los envíos desde su admisión hasta la entrega final al destinatario, las devoluciones, así como visualizar las guías cumplidas y devueltas. Todo envió de mensajería expresa debe tener en cuenta lo citado en el numeral 6.3.4.4

• Medio magnético

Los tiempos máximos de distribución son los siguientes:

Distribución Días Hábiles

Urbana (Despachos a Bogotá y ciudades Capitales)

3

Regional (Despachos a municipios intermedios) 4

Nacional (Despacho a Todo El Territorio Nacional Como Municipios Y Veredas)

8

El CONTRATISTA será responsable del control y seguimiento de los procesos de recepción, transporte y entrega a domicilio de la correspondencia que entregue la Entidad, la cual debe ser garantizada para que el proceso de Distribución no supere los 8 días

hábiles a Nivel Nacional. Todo lo relacionado con la Distribución, tener en cuenta:

• Para la gestión de perdida de documentos ver el numeral 6.3.4.3.

• Para la gestión de devoluciones ver el numeral 6.3.4.4.

EL CONTRATISTA deberá presentar informes de Impresión y Distribución masiva mensualmente

7. PERSONAL E INSUMOS NECESARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO

7.1. Personal para la Prestación del Servicio EL CONTRATISTA deberá analizar el personal que requiera para la ejecución contractual; por tanto, deberá determinar dentro de sus costos todo lo necesario para adelantar


63

correctamente el contrato (Gerente, Coordinador, Especialista, Técnico, personal auxiliar), atendiendo lo señalado en las presentes especificaciones técnicas; así mismo deberá designar al personal idóneo para la ejecución del CONTRATO el cual deberá contar con todas las garantías salariales de Ley. Para garantizar la prestación diaria, oportuna y de calidad, EL CONTRATISTA será responsable de los procesos de selección, contratación y vinculación laboral del personal que precisen las actividades y labores a desarrollar durante el periodo de duración y vigencia del CONTRATO conforme lo dispuesto por la Ley colombiana. No obstante, lo anterior, siendo de entera competencia, autonomía y riesgo del CONTRATISTA la conformación del equipo del proyecto, EL FNA, podrán solicitar el cambio del personal cuando lo consideren pertinente, teniendo EL CONTRATISTA un plazo para remplazo de personal de tres (3) días hábiles. Igualmente, en caso de retiro, incapacidad o permisos de algunas de las personas del equipo de trabajo, EL CONTRATISTA deberá remplazarla por un recurso de iguales o superiores calidades, presentando la propuesta de reemplazo en un plazo máximo de dos (2) horas hábiles de servicio. Así mismo, si un trabajador falta a sus labores por razón de fuerza mayor, EL CONTRATISTA deberá reemplazarlo dentro de las siguientes dos (2) horas hábiles de servicio, una vez identificada la ausencia, la cual se debe reportar inmediatamente al Interventor. Igualmente, EL CONTRATISTA deberá llevar planillas de control de asistencia o aplicar un mecanismo de control de personal que permita visualizar horas de ingreso y salida de las instalaciones del FNA. Cabe señalar que son responsabilidad de EL CONTRATISTA, todos los elementos de protección personal e implementos acordes con sus actividades que requerirá el personal; así como lo relacionado con los riesgos de salud ocupacional. En caso de que EL CONTRATISTA acuerde pago de horas extras o compensatorios con sus trabajadores, las mismas correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reconocidos por EL FNA. Las variaciones que se efectúen en la cantidad y duración del recurso humano atenderán las necesidades reales del FNA, en casos como:

a. Ampliación de las cantidades que se definan como meta debido a una necesidad

específica del FNA b. Redistribución del recurso. c. Situaciones que demanden una acción inmediata a fin de garantizar la continuidad

del servicio. d. Activación de los servicios a contratar por demanda.

EL FNA se reservan el derecho de invitar a EL CONTRATISTA a participar en las diferentes actividades y/o celebraciones de carácter institucional y en caso de hacerlo, EL CONTRATISTA deberá prever su coordinación y reemplazo oportuno con personal suplente o temporal que cumpla con el perfil profesional, los criterios y exigencias establecidos en EL CONTRATO y sus documentos concordantes.


64

El CONTRATISTA deberá proveer un equipo humano mínimo que satisfaga las calidades y cualidades definidas en el ANEXO No 2.

7.2. Insumos Tecnológicos y Papelería para la Prestación del Servicio 7.2.1. Equipos Tecnológicos 7.2.1.1. Computadores Los siguientes son los equipos mínimos que debe suministrar EL CONTRATISTA, los cuales deberá incluir en los costos de la prestación del servicio a nivel nacional:

• Windows 2010.

• Arquitectura del SO - 64 bits.

• Adobe PDF.

• Framework 4.5

• Navegador Chrome y/o Mozilla.

7.2.1.2. Escáneres Se recomiendan que las máquinas de digitalización a adquirir cuenten con las siguientes capacidades para garantizar la operación de radicación a nivel nacional:

• Tamaño: De acuerdo con el tamaño del papel.

• Digitalización doble cara (full-duplex)

• Bandeja de alimentación automática

• Resolución hasta 600 dpi.

• Velocidad mínima de 60 PPM.

• Se recomienda escáner con interfaz de hardware puertos USB.

• Interfaz de software: Twain, que permite traer cualquier imagen a un documento. ISIS, para trabajo en alto volumen web con opción de rotación de imagen.

• Tipo de imagen: bitonal o escala de grises.

• Formato de archivo: PDF/A

• Software de gestión y mejora óptica incluido, con capacidad de reconocimiento de marcas (códigos de barras, páginas separadoras, etc).

• Control de calidad de las imágenes digitalizadas, las cuales dependen del estado natural en que se encuentran.

• Contar con servicio técnico premium (respuesta rápida, todo cubierto).

7.2.1.3. Impresora de Stickers Se recomiendan que las máquinas impresoras de stikers adhesivos cuenten con las siguientes capacidades para garantizar la operación de radicación y transferencias documentales a nivel nacional:


65

➢ Zebra o Avery Denninson Monarch.

Licenciamiento de software para cada equipo y programas utilizados para la ejecución de las actividades, antivirus. EL CONTRATISTA deberá garantizar que el(los) programa(s) es(son) licenciado(s)

EL CONTRATISTA debe tener un plan de renovación tecnológica que asegure no tener equipos obsoletos.

7.2.2. Insumos de Oficina y de Archivo 7.2.2.1. Útiles de Oficina EL CONTRATISTA deberá incluir dentro del valor a ofertar todos los insumos necesarios para la operación. Los insumos requeridos para la operación son los siguientes, sin descartar otros que sean necesarios:

• Rótulos adhesivos para identificar cajas, carpetas, estantería y rótulos adhesivos para el proceso de radicación

• Rótulos para caja

• Autoadhesivos en formato para impresora.

• Rótulos para carpeta

• Resmas de Papel Carta y Oficio

• Sobres para envío de comunicaciones en los Centros de gestión de Comunicaciones - CGC

• Grapadoras normales e industrial de 9/14 mm

• Sacaganchos

• Ganchos para grapadoras

• Material para impresoras de rótulos

• Tóneres para las impresoras que use en los archivos y Centros de Gestión de Comunicaciones

• Fotocopias para Testigos Documentales.

• Fotocopias para Formatos en los Centros de gestión de Comunicaciones y Archivos

• Sellos

• Tintas

• Cinta restauradora.

• Pegante de barra

• Lápices, esferos, borradores, tajalápiz.

• Perforadoras industriales.

• Reglas

• Separadores en cartulina (tipo A-Z)


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• Separadores adhesivos plásticos post it

• Humedecedor

• Cintas térmicas para impresoras de códigos de barras

• Rollos de rótulos para impresión de códigos de barras cajas y carpetas

7.2.2.2. Insumos de Archivo 7.2.2.2.1. Caja de Archivo El contratista proveerá todos los insumos necesarios para la correcta conservación de los documentos (Carpetas, cajas, etiquetas, ganchos plásticos, entre otros). El CONTRATISTA debe contemplar que los insumos se encuentran incluidos en la tarifa plena del servicio. Las cajas X-300 deben tener las siguientes características, según las recomendaciones del AGN:

• Dimensiones internas: ancho: 39 cm. x alto: 25.5 cm. x largo: 30 cm.

• Dimensiones externas: ancho: 41 cm. x alto: 26.5 cm. x largo: 31.5 cm.

• Las medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

• Diseño: incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro costados de la base y en dos costados de la tapa. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos. Las agarraderas deben tener una pestaña que permita cerrarlas luego de la manipulación de la caja.

• Para el caso de la documentación que sea de consulta permanente o que deba realizarse inserciones, la apertura debe ser tipo nevera.

• Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado. Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.

• Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2. (Ver NTC 973:2005, NTC 4183:2005 y NTC5272:2004).

• Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas


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poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. (Ver NTC 5397:2005).

• Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

Imagen No. 1 especificaciones Caja de Archivo1

1 Guía AGN Especificaciones para Cajas de Carpetas de Archivo. Grupo de Conservación y Restauración del Archivo

General de la Nación 2009


68

Imagen No. 2 especificaciones Tapa Caja de Archivo2

7.2.2.2.2. Carpetas Tipo Tapa Yute Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad:

• Las Tapas debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas, desacidificada

• Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina

• Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, peróxidos y sulfuro

• Resistente al doblez y al rasgado El logo se establece de acuerdo con las políticas del área de Comunicaciones en su momento.




69

Imagen No. 3 especificaciones Tapa Yute3

ESPECIFICACIONES: juego de tapas de carpeta tipo yute de 620 gramos, sin plastificar, con refuerzo en tela, perforaciones redondas, con gancho legajador totalmente plástico dos piezas (keeper mate)

7.2.2.2.3. Rotulo Las unidades de conservación (carpetas) deberán marcarse con el formato GA-FO-083:



INSUMO ESPECIFICACIÓN

ESPECIFICACIONES: JUEGO DE TAPAS LEGAJADORAS EN YUTE DE 620 GRAMOS, SIN PLASTIFICAR,

CON REFUERZO EN TELA, PERFORACIONES REDONDAS, LOGO A UNTA TINTA, CON GANCHO

LEGAJADOR TOTALMENTE PLÁSTICO DOS PIEZAS (KEEPER MATE) IMPRESIÓN UNA TINTA

CARÁTULA.

CARPETA

GENERAL

INSUMO ESPECIFICACIÓN

ESPECIFICACIONES: JUEGO DE TAPAS LEGAJADORAS EN YUTE DE 620 GRAMOS, SIN PLASTIFICAR,

CON REFUERZO EN TELA, PERFORACIONES REDONDAS, LOGO A UNTA TINTA, CON GANCHO

LEGAJADOR TOTALMENTE PLÁSTICO DOS PIEZAS (KEEPER MATE) IMPRESIÓN UNA TINTA

CARÁTULA.

CARPETA

GENERAL

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Versión: 2

No. DE FOLIOS DEL AL

DEL AL

DE

FECHAS EXTREMAS

CARPETA

No DE LA CAJA:

NOMBRE DE EXPEDIENTE

Código:

GA-FO-083

FONDO: FONDO NACIONAL DEL AHORRO

SUBSERIE

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

RÓTULO MARCACIÓN

CARPETAS O EXPEDIENTES

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


70

• Se ubica con el diseño adoptado a la tapa yute, se debe consignar la identificación de su contenido.

• La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

8. ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIOS

En el Anexo No.3, se establecen los indicadores de calidad, los ANS y su metodología de medición comunes para EL FNA de todos los servicios establecidos como son:

• Gestión Documental • Mensajería Especializada • Impresión y Distribución

9. REQUISITOS DE SEGURIDAD DEL CONTRATISTA

9.1. Normatividad Aplicable.

Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 432 de 1998, el Decreto Reglamentario 2555 de 2010, sus modificaciones y los Reglamentos de Crédito y Cesantías, el oferente se obliga a que en caso de adjudicársele el contrato objeto del proceso de selección, y en su condición de oferente dará cumplimiento a los requisitos, condiciones y procedimientos exigidos por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante las Circulares 042 de 2012, 014 de 2009, 038 de 2009 y aquellas que las modifiquen, siempre y cuando apliquen a la naturaleza especial del FNA.

9.2. Confidencialidad

El oferente y/o oferente adjudicatario, reconoce y acepta que la confidencialidad es fundamental dentro del marco del presente proceso; por lo que toda la información técnica, comercial, jurídica y en general cualquiera que le sea revelada para la presentación de la oferta y del contrato a celebrar, y sea puesta en conocimiento del oferente y/o sus dependientes, cualquiera que sea el tipo de vinculación, o que por cualquier otra circunstancia se conozca, tendrá carácter de confidencial. En consecuencia, el oferente y el adjudicatario del contrato se comprometen a mantener bajo confidencialidad y reserva todos los datos, información, procedimientos y detalles relacionados con el objeto del proceso de selección y del contrato a celebrar, a no divulgarlo a terceras personas y a no usar la información para ningún propósito distinto al relacionado con el objeto contratado. La presente obligación subsistirá por el término de duración del contrato y tres (3) años


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más. En todo caso si el oferente y/o oferente adjudicatario utilizan o divulgan la información revelada en contravención a lo establecido en este documento, deberán indemnizar a la parte afectada y al FNA y responder ante terceros por los daños y afectaciones causadas y todas las definidas dentro de las circulares 22, 52, 42 de la Superintendencia Financiera de Colombia. En consecuencia, de lo anterior: El oferente y/o el oferente en caso de adjudicarse el contrato garantizarán la confidencialidad sobre todos los materiales, datos e información de terceros vinculados al FNA debido a su actividad tecnológica, comercial y financiera, así como de la información de las relaciones contractuales y operaciones tecnológicas y financieras de los afiliados del FNA. La información a la que tenga acceso oferente y/o el oferente adjudicatario, sus dependientes o cualquier persona en caso de adjudicarse el contrato será tratada por este con absoluta confidencialidad y no podrá en ninguna circunstancia, apropiarse de la misma para ningún efecto o propósito distinto a los especificados en el contrato y en este documento. El oferente y/o el oferente adjudicatario deberán contemplar las respectivas cláusulas de confidencialidad en los respectivos contratos suscritos con el personal que vincule para ejecutar el presente contrato con el FNA. El oferente y/o el oferente en caso de adjudicarse el contrato deberá responder por los daños y perjuicios causados por sus dependientes y colaboradores al FNA, o a terceros por el uso indebido de la información que le haya sido entregada para la ejecución del contrato desde la fecha de inicio del contrato y hasta 4 meses más después de terminado.

9.3. Requerimientos de Seguridad

Cumplir los siguientes lineamientos y marco regulatorio establecidos por la Superintendencia Financiera en la CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2012 y 029 de 2014: PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Los derechos patrimoniales que surjan de la producción intelectual que EL CONTRATISTA realice en cumplimiento de las actividades propias del contrato, o con ocasión de ellas, pertenecen al Fondo y por tanto por este mismo acto se entienden cedidos por EL CONTRATISTA a favor del FNA. RESTRICCIONES SOBRE EL SOFTWARE EMPLEADO: Para el manejo de la información y del software EL CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad legal existente y los reglamentos internos del Fondo, so pena de las sanciones penales y/o administrativas a que haya lugar. NORMAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Y FÍSICA: EL CONTRATISTA en su calidad de propietario, custodio o usuario de los activos de la información, se compromete a acatar las normas de seguridad de la información y física que el Fondo tiene establecidas en el Acuerdo 2161 del 2016 "Manual de Políticas de Seguridad de la Información en el Fondo Nacional del Ahorro", por lo tanto debe asumir las responsabilidades establecidas en el citado Manual, brindando la protección y cuidado necesarios a la infraestructura computacional, dispositivos de almacenamiento, bases de datos, programas e información


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confidencial que deba manejar durante la ejecución del contrato, evitando que usuarios externos y no autorizados puedan acceder a estos sin autorización. Así mismo deberá dar cumplimiento al Manual de Políticas en cuanto a la cadena de suministro de productos y servicios de tecnología y comunicación, transfiriendo la responsabilidad sobre la información que se encuentre a su cargo en las calidades antes descritas, a los subcontratistas y demás personal que contrate por su cuenta y que tengan acceso al procesamiento, almacenamiento, comunicación o suministro de los componentes de infraestructura de TI para la información de la organización. La Entidad se reserva el derecho de realizar seguimiento, revisión y auditoría de la prestación del servicio. ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE EQUIPOS O INFORMACIÓN: La información, equipos y software empleados en desarrollo del contrato, están protegidos con las limitaciones, regulaciones y políticas del Fondo, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 2161 de 2016 "Manual de Políticas de Seguridad de la Información en el Fondo Nacional del Ahorro", por lo que si se llegaren a encontrar evidencias de alteración o manipulación de estos, EL CONTRATISTA deberá responder contractualmente por estas conductas, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, penales, civiles, fiscales y demás que llegaren a producirse. ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a contar con procedimientos controlados para la devolución de información que le haya sido entregada por EL FNA y, de ser el caso, para la destrucción de esta una vez finalizado el contrato. PLANES DE CONTINGENCIA Y CONTINUIDAD: EL CONTRATISTA deberá disponer de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados, los cuales allegará al momento de suscripción del acta de inicio. El Supervisor del Contrato verificará y dejará constancia de que los planes, en lo que correspondan a los servicios convenidos, funcionan en las condiciones pactadas, así mismo, el Fondo podrá solicitar su participación en las pruebas de contingencia que realice EL CONTRATISTA para verificar que los planes cumplen con los requisitos de disponibilidad establecidos para El FNA. El FNA podrá realizar la verificación del cumplimiento de los puntos anteriormente expuestos cuando lo considere necesario. Si de dicha verificación resulta que es necesario tomar acciones de tipo correctivo, preventivo y/o planes de mejoramiento, El FNA así lo hará saber al CONTRATISTA y este establecerá los correspondientes planes de acción e informará al Fondo para su respectiva revisión y cierre.

9.4. Entregables De Carácter Tecnológico

• Deben allegarse mensualmente al supervisor del contrato los siguientes entregables:

• Informe sobre la operación, mantenimiento preventivo y correctivo, administración, respaldo, recuperación de los diferentes sistemas de información provistos y puestos al servicio de FNA.

• Informe sobre los permisos y licencias otorgados y requeridos para la operación y uso


73

de los sistemas que sean puestos al servicio del FNA.

• Informe en el cual conste que realizan y mantienen actualizados los respaldos (backups) de sus bases de datos necesarias para la operación (información de operación y/o de gestión y control para el FNA).

• Informe de novedades acerca de la asignación de niveles de seguridad acordados entre las partes para el manejo y transporte de la información entregada y/o recibida, por el proponente para el desarrollo de la operación de los servicios solicitados por el FNA.

• Informe sobre el soporte y mantenimiento para todo el hardware y software de su propiedad, empleado en la prestación del servicio durante el plazo de ejecución del contrato.

• Remitir copia de los correspondientes acuerdos de confidencialidad con el objeto de garantizar el uso debido de las claves y accesos asignados a los agentes de la operación sobre los sistemas de información.

9.5. Informes EL CONTRATISTA deberá presentar los informes detallados a continuación cuyos modelos y formatos se definirán con el Interventor del Contrato.

Tipo Contenido Periodicidad Dirigido a

Ejecución Correspondencia y Mensajería

Mensual, semanales y diarios

Supervisor

Ejecución Archivo de Gestión Mensual, semanales Supervisor

Ejecución Archivo Central Mensual Supervisor

Ejecución Impresión y Distribución Mensual Supervisor

Ejecutivo Resumen general de actividades

Anual Supervisor

10. MATRIZ DE RIESGOS Y PLANES DE CONTINGENCIA PARA

GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN EL CONTRATISTA seleccionado deberá presentar a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de la firma del Acta de Inicio un plan de continuidad de negocio, un plan de contingencia, así como adjuntar la "Matriz de Riesgos", que contenga todos los riesgos inherentes al desarrollo de la operación. En la eventualidad que el aplicativo del FNA (WordManager) dispuesto para la ejecución de este contrato presente interrupciones circunstanciales, el contratista ejecutara dicho plan con el objeto de no generar represamientos en el proceso de radicación.


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11. ANEXOS

No. ANEXO

PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO FORMATOS DOCUMENTOS

ADICIONALES A LA OPERACIÓN

A

GA-PR-025 Procedimiento para recepción, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales

I. GA-IT-002 Instructivo de Archivo de Gestión y Archivo Central.

II. GA-IT-007 Instructivo envío de correspondencia por los puntos de atención a nivel nacional.

III. GA-IT-012 instructivo radicación y digitalización de comunicaciones recibidas

i. GA-FO-103 control documentos que no requieren radicación.

ii. GA-FO-107 Formato único de inventario documental.

iii. GA-FO-108 Registro interno de correspondencia.

iv. GA-FO-135 Control de clasificación de correspondencia.

v. GA-FO-157 control de entrega de correspondencia

Anexo 1: Listado de trámites para radicar en el Sistema de Gestión Documental Anexos del Instructivo GA-IT-012: • Anexo 2: Formulario Abono a crédito. • Anexo 3: Formulario Afiliaciones. • Anexo 4: Formulario Correspondencia Recibida. • Anexo 5: Formulario Correspondencia Recibida (Radicación trámites de PQRS) - puntos de atención con presencia del operador de radicación). • Anexo 6: Formulario PQRD (Sólo personal que administra los buzones de correo electrónico “contáctenos y entidades”). • Anexo 7: Formulario Novedades sobre las cuentas de AVC y cesantías. • Anexo 8: Formulario Radicación aportes de cesantías. • Anexo 9: Formulario Radicación Cartera. • Anexo 10: Formulario Reintegro de cesantías y ahorro voluntario. • Anexo 11: Formulario Retiro fallecidos cesantías y AVC. • Anexo 12: Evidencias actualización de


75

No. ANEXO



datos persona natural. • Anexo 13: Radicación de trámites por parte de los puntos de atención (sólo personal de los puntos de atención sin presencia del Contratista). • Anexo 14: Cargue manual de trámites recibidos por correo electrónico • Anexo 15: Digitalización y cargue de documentos al SGD • Anexo 16: Formulario Solicitud crédito hipotecario. • Anexo 17: Cargue masivo comunicaciones oficiales recibidas. (De uso exclusivo por parte del Contratista).

B

GA-PR-026 Procedimiento gestión de comunicaciones recibidas en el sistema de gestión documental

I. GA-IT-009 instructivo de elaboración de comunicaciones oficiales y actos administrativos

N/A

Anexo 1: Listado de trámites para radicar en el Sistema de Gestión Documental

C

GA-PR-027 Procedimiento envío de comunicaciones oficiales y paquetería

I. GA-IT-009 instructivo de elaboración de comunicaciones oficiales y actos administrativos.

II. GA-IT-029

instructivo envío de comunicaciones oficiales y paquetería

i. GA-FO-118 formato único de envío de paquetería.

ii. GA-FO-152 formato único de relación de correspondencia de salida.

iii. GA-FO-169 Formato de entrega de correspondencia con causal de devolución

N/A


76

No. ANEXO



D

GA-PR-030 Procedimiento circulación, préstamo y devolución de documentos

I. GA-IT-031 instructivo para la reconstrucción de expedientes y documentos

i. GA-FO-110 Acta de constancia de desarchive.

ii. GA-FO-111 Consulta y préstamo documental.

iii. GA-FO-132 control devolución y renovación de préstamos documentales.

iv. GA-FO-153 Formato afuera de préstamo

N/A

E

GA-PR-069 Procedimiento aplicación de las tablas de retención documental del FNA

I. GA-IT-002 Instructivo de Archivo de Gestión y Archivo Central

i. GA-FO-083 rótulo marcación de carpetas y expedientes.

ii. GA-FO-107 Formato único de inventario documental.

iii. GA-FO-158 Acta disposición final de documentos.

iv. GA-FO-165 Referencia cruzada.

v. GA-FO-166 hoja de control expediente documental

Armonización flujos de trabajo del Sistema de Gestión Documental con las TRD del FNA

FONDO NACIONAL DEL AHORRO (FNA) PROCESO …

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