FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA … · RESOLUCIÓN 655 DE 2007 (marzo 27) Diario...

RESOLUCIÓN 655 DE 2007

(marzo 27)

Diario Oficial No. 46.625 de 11 de mayo de 2007

FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Area de Sistemas.

La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 78 de la Ley 489 de

1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con las Leyes 489 de 1998 en referencia al Sistema de Desarrollo Administrativo y 872 de 2003

y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004 relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad en las Entidades del

Sector Público y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado colombiano, es deber de todas las entidades del sector público, elaborar, adoptar y actualizar manuales de

procedimiento como instrumentos básicos para el desarrollo de sus actividades, con el propósito de elevar los

niveles de eficiencia, eficacia y economía, en función de la calidad de los servicios que les corresponde prestar de

acuerdo con su misión institucional;

Que se requiere adoptar el presente manual que permita orientar y definir los principales aspectos procedimentales

del Area de Sistemas del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

En virtud de lo anterior, la Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adoptar como Manual de Procedimientos del Area de Sistemas, el contenido en el documento con

título similar, que hace parte de la presente resolución.

ARTÍCULO 2o. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, será responsable de la actualización,

mejoramiento continuo, aplicación y difusión del Manual de Procedimientos del Area de Sistemas que se adopta a

través de este acto administrativo.

ARTÍCULO 3o. Corresponde al Area de Control Interno realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento

de los procedimientos adoptados mediante esta resolución.

ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de marzo de 2007.

La Directora General,

DIANA MARGARITA OJEDA VISBAL.

ANEXO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE SISTEMAS

CONTENIDO

PRESENTACION

PROCEDIMIENTO 1: ADMINISTRACION DE LA PAGINA WEB

PROCEDIMIENTO 2: TRANSMISION DE INFORMES DIARIOS DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PROCEDIMIENTO 3: TRANSMISION DE INFORMES SEMANALES DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA


PROCEDIMIENTO 4: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADOS FINANCIEROS A LA SUPERINTENDENCIA

FINANCIERA DE COLOMBIA

PROCEDIMIENTO 5: TRANSMISION SEMESTRAL DEL INFORME DEL DEFENSOR DEL CLIENTE A LA


PROCEDIMIENTO 6: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE AFILIADOS A FONPRECON, A LA


PROCEDIMIENTO 7: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE PENSIONADOS POR FONPRECON,

A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PROCEDIMIENTO 8: ADMINISTRACION DEL CENTRO DE COMPUTO

PROCEDIMIENTO 9: GENERACION DE BACKUPS

PROCEDIMIENTO 10: ASIGNACION DE CLAVES PARA ACCESO A LA RED

PROCEDIMIENTO 11: ASIGNACION DE CLAVES DE ACCESO A LOS APLICATIVOS

PROCEDIMIENTO 12: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE INFORMATICA

PROCEDIMIENTO 13: MONITOREO DE SERVIDORES

PRESENTACION

Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las

actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre

determinada materia, como de control interno.

La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter público, es una función de la Alta

Dirección, derivada de diferentes normas, en especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gestión y Control

Interno; la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas

básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública; la Ley 872 de 2003 y su Decreto

reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del Estado y el Decreto 1599 de 2005,

mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano.

Este Manual constituye un instrumento orientador de los procedimientos relacionados con el área de Sistemas,

considerándola como uno de los principales ejes de la institución, en tanto que se refiere al apoyo en materia

tecnológica de cuyo desarrollo depende en buena parte la oportunidad y calidad del servicio.

PROCEDIMIENTO 1: ADMINISTRACION DE LA PAGINA WEB

1. OBJETIVO

Propender por la transparencia en las actividades institucionales, a través del acceso de la ciudadanía a la

información del Fondo.

2. ALCANCE

Se inicia con el reporte de las Dependencias de los documentos que deben ser publicados en la página web

mediante memorando dirigido a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y finaliza cuando la información es

cargada en el sitio web quedando disponible para la ciudadanía y usuarios internos.

3. REFERENCIAS

La ejecución de este procedimiento tiene en cuenta los lineamientos de la Directiva Presidencial 02 de 2000, La ley

962 de julio 8 de 2005 (Ley antitrámites) y la Agenda de Conectividad.

4. USUARIOS

Ciudadanía y funcionarios de la Entidad.

5. RESPONSABILIDAD

En el presente procedimiento intervienen los jefes de las dependencias productoras de los documentos objeto de

publicación; el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el Ingeniero de Sistemas encargado de la

Administración de la página web.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Todos los que sean objeto de ser publicados como

-- La Contratación Estatal

-- El Plan de Compras

-- El Presupuesto de la Entidad

-- Los Informes de Gestión

-- Normatividad sobre Prestaciones Económicas

-- Los formularios de solicitud de trámites: Afiliación y reconocimiento de prestaciones

-- Las estadísticas institucionales.

7. CONDICIONES DE OPERACION

Para la administración de la página web se debe contar con:

-- El servicio de un proveedor de Web Hosting.

-- La existencia y cumplimiento de los protocolos de seguridad por parte del proveedor de Web Hosting y del

Administrador de la página web.

-- Canal dedicado de conexión a Internet de mínimo 512 kpbs.

-- Utilización de formatos PDF para la visualización de los documentos de tal forma que no puedan ser modificados

por los usuarios.

-- Permitir la descarga e impresión de los documentos.

8. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO

-- Publicación de documentos desactualizados o con inconsistencias.

-- Riesgo técnico originado en la prestación del servicio por parte del proveedor.

-- No publicar la información oportunamente.

9. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL

-- Control de riesgos y efectos.

-- Evaluación periódica del servicio.

-- La página web debe ser manejada por una sola persona responsable, con perfil de Ingeniero de Sistemas.

-- Llevar estadísticas de consultas de la página.

10. DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO

-- Documentos técnicos suministrados por el proveedor de web hosting.

11. INFORMACION REQUERIDA PARA SU EJECUCION

Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.

-- Documentación producida por las dependencias objeto de publicación.

12. DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Página web: Es un documento electrónico que contiene información específica de un tema en particular y que es

almacenado en un sistema de cómputo que se encuentre conectado a Internet, de tal forma que este documento

pueda ser consultado por cualquier persona que se conecte a la red mundial de comunicaciones.

Una página web tiene la característica peculiar de que el texto se combina con imágenes para hacer que el

documento sea dinámico y permita ejecutar diferentes acciones, una tras otra, a través de la selección de texto

remarcado o de las imágenes, acción que nos puede conducir a otra sección dentro del documento, abrir otra página

web, iniciar un mensaje de correo electrónico o transportamos a otro sitio web totalmente distinto a través de sus

hipervínculos.

Internet: El internet, llamado simplemente “La Red”, es un sistema mundial de redes de computadoras, un conjunto

integrado por las diferentes redes de cada país del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora

puede, en caso de contar con los permisos apropiados, acceder a información de otra computadora. El internet es un

medio de comunicación accesible a cientos de millones de personas en el mundo entero. Físicamente, utiliza parte

del total de recursos actualmente existentes en las redes de telecomunicaciones.

Hospedaje web: Un servicio de web hosting, es el que presta una empresa que provee espacio para alojamiento de

páginas web. Las empresas venden espacio a sus clientes en su servidor, los cuales alojan los archivos, gráficos y

otros relativos a sus páginas web. Más importante que el espacio en disco provisto para estos archivos, es el acceso

rápido al internet lo que adquiere mayor relevancia.

Hipervínculo: Es todo documento que está vinculado con otros documentos a través de enlaces (links). Al ingresar a

ese enlace se puede acceder al documento enlazado. También pueden ser vínculos al mismo documento, solo que a

otra posición más arriba o más abajo, o una conexión de una página web con otra mediante una palabra que

representa una dirección de internet (URL). Generalmente un enlace está subrayado y es azul. También sirve para

descarga de ficheros y abrir ventanas.

HTML: HyperText Markup Language (lenguaje de marcas hipertextuales), lenguaje de marcación diseñado para

estructurar textos y presentarlos en forma de hipertexto, que es el formato estándar de las páginas web. Es uno de

los formatos más populares que existen para la construcción de documentos.

13. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

DESCRIPCION

Jefes de Dependencia 1. Solicitud de publicación

Solicitan al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la publicación de

documentos en la página web o la actualización de la información, mediante memorando.

Adjuntan a la solicitud el archivo magnético correspondiente convertido a PDF.

Jefe Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

2. Ordenación de la publicación

Ordena al Ingeniero administrador de la página web, efectuar la publicación solicitada y la

actualización de la información de competencia de la Oficina.

Ingeniero

administrador de la

página web

3. Preparación para la publicación

Revisa que el archivo del medio magnético esté en formato PDF. En caso contrario, efectúa

la conversión.

Ingresa a la carpeta llamada Página_Web\sitio que almacena los archivos en formato HTML,

y dentro de esta carpeta se encuentran a su vez las siguientes carpetas:

-- archivos

-- licitaciones

-- recursos

-- scripts

Dependiendo de la información que deba ser actualizada se modifica el archivo HTML

correspondiente utilizando herramientas de edición de texto plano (Ej: Wordpad y edit) y se

almacena la información del medio magnético en la carpeta correspondiente.

Se verifica pulsando doble click en el archivo que fue modificado que la actualización haya

sido efectuada y direccione al archivo correcto.

Los archivos con formato HTML contienen la siguiente información:

index.html: Página principal del sitio web (Honre page). entidad.html: Visión, Misión,

Objetivos, funciones generales y Principios Corporativos.

organigrama.html: El organigrama de la Entidad.

normatividad.html: Normas que rigen la Entidad.

presupuesto. html: Recursos asignados, ejecuciones y apropiaciones presupuestales de la

Entidad.

sugerencias.html: Accesa el formulario de quejas y reclamos.

contratacion.html: Información de Licitaciones,

contrataciones directas, concursos de méritos, órdenes de servicio y Plan de compras de la

Entidad.

directorio.html: Directorio interno de Fonprecon

cpensionado.html: Información de la Casa del Pensionado.

trámites.html: Información sobre los trámites de reconocimiento de prestaciones sociales,

formularios de afiliación y solicitud de prestaciones.

servicios. html: Servicios que presta la entidad. actualizacion.html: formulario que permite

actualizar datos generales, de correspondencia y comentarios que los afiliados deseen

enviar a Fonprecon.

información html: Conformación del Consejo Directivo, ubicación, horario de atención y

organismos de vigilancia de la Entidad.

faq.html: Información acerca de preguntas frecuentes.

planes.html: Información del plan de compras de la entidad y acceso a otros links sobre

planes de presupuesto.

defensor.html: Información acerca del Defensor del Cliente.

revisor.html: Información acerca del Revisor Fiscal.

indicadores.html: Estadísticas de la Entidad.

control.html: disposiciones y otros documentos expedidos al interior de Fonprecon.

informes.html: Informes de gestión.

solicitud.html: Formulario de solicitud de prestaciones económicas.

pservicios.html: requisitos generales para la Contratación Administrativa.

mapa.html: mapa del sitio web

enlaces.html: información sobre hipervínculosa

entidades relacionadas con el sector gobierno.

Ingeniero

administrador de la

página web

4. Subida de la información a la página

Efectúa la conexión al servidor de web hosting a través de la siguiente dirección electrónica

http://www.fonprecon.cgov.co/Wexlite que permite el acceso a la herramienta proporcionada

por el proveedor para tal fin.

Digitar la clave de acceso.

Ubicarse en la carpeta a donde se desea descargar los archivos actualizados previamente.

Seleccionar el ícono de descarga de archivos ubicado en la esquina superior derecha de la

pantalla e inmediatamente se visualiza un cuadro que permite a través del botón de

examinar seleccionar los archivos actualizados y luego se procede a dar click en la opción

Upload

Se despliega un mensaje de confirmación de descarga de los archivos, se procede a

seleccionar la opción Close.

El anterior procedimiento se repite tantas veces como archivos modificados deban ser

trasladados al sitio web de la entidad.

Una vez finalizada la descarga se cierra la herramienta Wexlite y se verifica que los

documentos queden a disposición de los usuarios en internet, accesando la dirección

electrónica http://www.fonprecon.gov.co.

RESPONSABLE DESCRIPCION

Ingeniero

administrador de la

página web

5. Reporte a dependencia interesada

Por vía electrónica, hace saber a la dependencia interesada, que su información ya fue

publicada y está disponible en la página web.

Con destino a la Oficina Jurídica de la entidad y en cumplimiento del Decreto 2170 de 2002,

se expide una certificación de publicación de la información contractual una vez finalice una

Contratación directa, Concurso de méritos y Licitación pública, la cual es firmada por el Jefe

de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

PROCEDIMIENTO 2: TRANSMISION DE INFORMES DIARIOS DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA


1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión de informes diarios del Portafolio de Inversiones a la Superintendencia Financiera de

Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la División Administrativa y

Financiera, productora del informe diario de valoración del portafolio, se desarrolla en el área de Sistemas donde se

realiza el proceso de transmisión y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia Financiera

mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.

3. RESPONSABILIDAD

AREA CARGO

División Administrativa y Financiera

Responsable del Middle Office

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos

4. PRODUCTO

-- Informes diarios sobre portafolio de inversiones, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de

Colombia.

5. BASE LEGAL

Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.

Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas,

particularmente la Circular 003 de 2006.

6. PUNTOS CRITICOS DE RIESGO:

-- Mal funcionamiento de los equipos.

-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión. Congestión en el acceso a los servidores de la

Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar transmisiones.

7. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL:

-- El proceso debe ser manejado por una sola persona responsable.

-- Los equipos deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.


-- Elementos de almacenamiento de información (medios magnéticos).

-- Respuestas de la Superintendencia Financiera de Colombia.


-- Definición adecuada de los módulos a los cuales se tendrá acceso.

-- Archivos planos de los informes.

10. EXPLICACION DEL PROCEDIMIENTO

No Dependencia Responsable Descripción

1 División

Administrativa y

Financiera

Responsable de

Middle Office

Preparación archivos planos

Prepara archivos planos de los informes diarios de valoración del

portafolio de inversiones.

2

División

Administrativa y

Financiera

Responsable de

Middle Office

Reporte de archivos planos a Sistemas

A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva los cuatro (4)

archivos planos siguiendo la siguiente ruta:

“Recibidos” \ “Portafolio”

3 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Conexión con la Superintendencia

Realiza conexión con la Superintendencia Financiera de Colombia vía

Modem.

4 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Entrada a la red de la Superintendencia

Entra a la red “Novell” de la Superintendencia.

5 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Entrada a los equipos de la Superintendencia

Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a

los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”,

“Respuestas” y “Textos”.

6 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Copia de archivos

Copia los archivos del día a la carpeta “Recepción”.


7 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Monitoreo de respuestas

Monitorea la carpeta “Respuestas”, y se asegura que los archivos fueron

admitidos.

8 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Reporte de novedades

Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, la

cual se reportará a la División Administrativa y Financiera para su

corrección. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento.

9 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Control de respuestas

Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y se

llevan a la carpeta de “Portafolio” del equipo de Sistemas.

10 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Archivo de documentos transmitidos

Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el

equipo de Sistemas, en la siguiente dirección:

“D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \

“Portafolio” \ “Año” \ “Mes” \ “Día”.

Para “Interbancarios”, “Derivados” y “Novedades”, se utiliza una sola

carpeta.

11 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Desconexión

Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la

transmisión.

12 División

Administrativa y

Financiera

Funcionario

Responsable del

Middle Office

Copia los archivos originales de la carpeta de

Sistemas de la dirección:

“D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y

Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” \

“Año” \ “Mes” \ “Día”.

PROCEDIMIENTO 3: TRANSMISION DE INFORMES SEMANALES DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES A LA


1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión del informe de valoración semanal del Portafolio de Inversiones a la Superintendencia

Financiera de Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la División Administrativa y

Financiera, productora de los informes semanales de valoración del portafolio, se desarrolla en el área de Sistemas

donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el archivo de las respuestas de la

Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida correctamente.

Para la transmisión de los informes semanales con corte a cada viernes, el Fondo dispone hasta el siguiente viernes

para transmitirlos.

3. RESPONSABILIDAD

AREA CARGO

División Administrativa y Financiera Responsable del Middle Office

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas responsable de la

transmisión de datos

Dirección General Director General

4. PRODUCTO

-- Informe semanal sobre portafolio de inversiones, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de

Colombia y firmado digitalmente por el Director General.

5. BASE LEGAL

-- Artículo 52 de la Ley 100 de 1993.

-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas,

particularmente la Circular Básica Contable No 100 de 1995.



-- Entrega inoportuna de documentos para efectuar transmisión.

-- Congestión en el acceso a los servidores de la Superintendencia Financiera de Colombia para efectuar

transmisiones.









-- Archivos planos de los informes.



1 División

Administrativa y

Financiera

Responsable de

Middle Office


Prepara archivos planos del informe semanal de valoración del portafolio

de inversiones.

2 División

Administrativa y

Financiera

Responsable de

Middle Office


A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva los cuatro (4)

archivos planos siguiendo la siguiente ruta:

“Recibidos” \ “Portafolio”

3 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Ubicación de documentos para la firma digital

Entra al sitio:

“D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \

“Portafolio_F15” \ “Año” \ “Mes” \ “Semana”.

Crea carpeta con la fecha del viernes a transmitir con formato

“Día/Mes/Año”, en números y copia en ella los archivos de la carpeta

“Recibidos” \ “Portafolio”.

4 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Preparación para firma digital de los documentos

Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General.

Corre el software de “Certifirma”.

Selecciona el archivo a firmar.

5 Dirección

General

Director General Firma digital de los documentos

Digita la clave solicitada por el TOKEN. Se genera un nuevo archivo con

la extensión “pm.p7z” con los datos de quien firma.

6 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



Modem.

7 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



8 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos





9 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Copia de archivos


10 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



admitidos.

11 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error, el

cual se reportará a la División Administrativa y Financiera para su

corrección. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento.

12 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Desencriptación de la información

Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada.

Para traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se

genera un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta C

\ “Recibidos” \ “Portafolio”.

13 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y

se llevan a la carpeta de “Portafolio” del equipo de Sistemas.

14 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos




“D” \ “ Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \

“Portafolio” para “Interbancarios”, “Derivados” y “Novedades”, se utiliza

una sola carpeta.

15 Oficina Asesora de

Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Desconexión


transmisión.

16 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Funcionario

Responsable del

Middle Office

Copia de archivos transmitidos

Copia los archivos originales de la carpeta de

Sistemas de la dirección:

“D”: “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y

Sistemas” \ “Transmisiones” \ “Portafolio” \

“Año” \ “Mes” \ “Día”.


17 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Guarda de prueba de transmisión en soporte

papel

La relación de pruebas de transmisión se imprime y se guarda en una

carpeta en soporte papel, en el archivo de la Oficina de

Planeación y Sistemas

PROCEDIMIENTO 4: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADOS FINANCIEROS A LA SUPERINTENDENCIA

FINANCIERA DE COLOMBIA.

1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión de los estados financieros mensuales a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía

Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte de la Sección de Contabilidad,

se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el

archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida

correctamente.

Para la transmisión de los estados financieros mensuales, el Fondo dispone hasta el día 12 del mes siguiente al que

se reporta.

3. RESPONSABILIDAD

AREA CARGO

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos


Sección de Contabilidad Contador General

Revisoría Fiscal Revisor Fiscal

4. PRODUCTO

Estados financieros mensuales, trasmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia y firmado

digitalmente por el Director General, el Contador General y el Revisor Fiscal.

5. BASE LEGAL


-- Normas de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre rendición de informes de las entidades vigiladas.





transmisiones.




-- Debe quedar evidencia de todas las transmisiones realizadas.


-- Estados financieros mensuales en archivos planos.


-- Pruebas de transmisión.



-- Archivos planos de los estados financieros.



1 Sección de

Contabilidad

Contador

General


Prepara archivos planos de los estados financieros mensuales.

2 Sección de

Contabilidad

Contador

General


A través de la red entra al equipo de Sistemas y lleva el archivo plano

siguiendo la siguiente ruta:

C: \ “Recibidos”

3 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Entra al sitio:

“D” \ IICerticámara_Firma_Digital” \

“Contabilidad_F00” \ “Año” \ “Mes”

Crea carpeta con el mes a transmitir y copia en ella los archivos de la

carpeta C: \ “Recibidos”


4 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Inserta el TOKEN con la firma digital del Director General, del Contador

General y del

Revisor Fiscal.



5 Dirección General

Sección de

Contabilidad

Revisoría Fiscal

Director General

Contador

General

Revisor Fiscal

Firma digital de los documentos

Las personas autorizadas, digitan la clave solicitada por el TOKEN. Se

genera un nuevo archivo con la extensión “pm.p7z” con los datos de

quien firma.

6 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



Modem.

7 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos






8 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Copia de archivos


9 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



admitidos.

10

Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



cual se reportará a la sección de Contabilidad para su corrección. En tal

circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada.

Para traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se

genera un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta

“Recibidos”.

12 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Una vez verificadas las 4 respuestas correctas, se toman los archivos y

se llevan a la carpeta de “Contabilidad” del equipo de Sistemas.

13 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos




“D” \ “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas” \ “Transmisiones” \

“Contabilidad” \ “Año” \ “Mes”.

14 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Desconexión


transmisión.

15 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Funcionario

Responsable del

Middle Office

Copia de archivos transmitidos

Copia los archivos originales de la carpeta de Sistemas en la dirección:

D:\Certicámara_Firma_Digital \ “Contabilidad_F00” \ “Año” \ “Mes” y

entrega copia de la respuesta a Contabilidad.

16 Oficina Asesora

de Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Guarda de prueba de transmisión en soporte papel

La relación de pruebas de transmisión se imprime y se guarda en una

carpeta en soporte papel.

PROCEDIMIENTO 5: TRANSMISION SEMESTRAL DEL INFORME DEL DEFENSOR DEL CLIENTE A LA

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión del informe semestral del Defensor del Cliente a la Superintendencia Financiera de Colombia,

vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con la entrega de los archivos magnéticos a transmitir por parte del Defensor del Cliente, se

desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de transmisión y firma digital y termina con el archivo

de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la información fue recibida

correctamente.

Para la transmisión del informe del Defensor del Cliente, el Fondo dispone de un mes a partir del 30 de junio y 31 de

diciembre de cada año.

3. PARTICIPANTES

AREA CARGO

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos

Defensoría del Cliente Defensor del Cliente


4. PRODUCTO

-- Informe semestral del Defensor del Cliente, transmitido vía Modem a la Superintendencia Financiera de Colombia y

firmado digitalmente por el Director General.

5. BASE LEGAL







transmisiones.






-- Informe semestral del Defensor del Cliente.




-- Informe semestral del Defensor del Cliente.



1 Defensoría del

Cliente

Defensor del

Cliente

Preparación archivos

Prepara archivos del informe semestral de Defensoría del Cliente.

2 Defensoría del

Cliente

Defensor del

Cliente

Reporte de informe a Dirección General

Entrega archivo del Informe Semestral de Defensoría del Cliente a la

Dirección General.

3 Dirección

General

Director General Orden de transmisión del informe

Ordena a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la transmisión del

informe del Defensor del Cliente a la Superintendencia Financiera de

Colombia.

4 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Archivo del documento

Copia el documento de informe en soporte magnético en la carpeta

D:\ Disco de Sistemas2\Planeación y Sistemas

\Transmisiones\Defensor Cliente\ “Año” \ “Mes”.

5 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos





6 Dirección

General


El Director General, digita la clave solicitada por el TOKEN. Se genera un

nuevo archivo con la extensión “p7z” con los datos de quien firma.

7 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



Modem.

8 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede a los

dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”,


9

Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Copia de archivos

Copia el archivo del informe a la carpeta “Recepción”.

10 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Monitorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que el archivo fue admitido.

11 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos



cual deberá corregirse. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el

procedimiento.

12 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Los archivos transmitidos y la respuesta traen información encriptada. Para

traducirla se entra al software de “Certifirma” con cuyo aplicativo se genera

un archivo con la extensión NOEX, el cual se copia a la carpeta “Recibidos”.


13 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Una vez verificada la respuesta correcta, se toman los archivos y se llevan a

la carpeta de “Defensor Cliente” del equipo de Sistemas.

14

Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos


Los archivos originales y las respectivas respuestas se archivan en el equipo

de Sistemas, en la siguiente dirección:

D:\Disco de Sistemas2\Planeación y Sistemas

\Transmisiones\Defensor Cliente\ “Año” \ “Mes”.

15 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Desconexión

Se desconecta del Modem de la Superintendencia finalizando la transmisión.

16 Oficina

Asesora

de Planeación

y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de

datos

Reporte de transmisión

Informa a Dirección General y a Defensoría del Cliente, vía electrónica, que

el informe fue transmitido y admitido en la Superintendencia.

PROCEDIMIENTO 6: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE AFILIADOS A FONPRECON, A LA

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión mensual de los datos estadísticos sobre afiliados, a la Superintendencia Financiera de

Colombia, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con el recibo de los archivos magnéticos correspondientes a la Planilla única por parte de

Tesorería, se desarrolla en el área de Sistemas donde se realiza el proceso de reconversión del archivo para su

validación en el RUA y de elaboración de las estadísticas mensuales, para ser transmitidas vía Modem a la

Superintendencia y termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se

comprueba que la información fue recibida correctamente.

3. PARTICIPANTES

AREA CARGO

Oficina Asesora de Planeación y

Sistemas

Ingeniero de Sistemas responsable de la transmisión de datos

Sección de Tesorería Funcionario encargado de recaudos de aportes al régimen pensional

4. PRODUCTO

-- Informe mensual de estadísticas sobre afiliados, transmitidos vía Modem a la Superintendencia Financiera de

Colombia, dentro del término establecido.

5. BASE LEGAL







transmisiones.






-- Archivos sobre Planilla Unica.

-- Archivos en Excel como base de datos para generar estadísticas.




-- Planilla única mensual de aportes de afiliados al Régimen de Prima Media con Prestación Definida.

10 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


1 Sección de

Tesorería

Funcionario

Responsable del

recaudo de aportes.

Recepción de información de los empleadores

Recibe información de los empleadores en medio

magnético (Planilla única).

2 Sección de

Tesorería

Funcionario

Responsable del

recaudo de aportes.

Envío de archivos a Sistemas para conversión

Entra a la red y envía archivos de Planilla Unica a la

carpeta “Recibidos” del equipo del Ingeniero del área

de Sistemas.



Ingeniero

transmisor de datos

Reconversión Planilla Unica a RUA

Toma el archivo de Planilla única recibido de

Tesorería y lo convierte a la estructura del aplicativo

RUA por cada empleador, utilizando el software

desarrollado para tal fin y mostrado en pantalla para

acceso directo.

Los nuevos archivos tienen la extensión “txt”.



Ingeniero

transmisor de datos

Archivo de documento reconvertido

Lleva los archivos reconvertidos al sitio:

“C” \ “Mis documentos” \

“Planilla Unica_Superfinanciera \ “Mes-año”.



Ingeniero

transmisor de datos

Devolución archivos reconvertidos a Tesorería

Copia los archivos reconvertidos en el sitio “Teso1” \

“Recibidos”, en el equipo de Tesorería.

Los archivos son:

“Senado_mes_año.txt”

“Cámara_mes_año.txt”

6 Sección Tesorería Funcionario responsable del

recaudo de aportes.

Cargue de archivos reconvertidos

Carga los archivos reconvertidos y recibidos de

Sistemas, en el aplicativo RUA y genera el archivo

“RUA MES – AÑO”.

7 Sección de Tesorería Funcionario responsable del

recaudo de aportes.

Envío de archivos RUA a Sistemas

Copia el archivo RUA – MES – AÑO, en el sitio “D” \

“Sistemas2” \ “Planeación y Sistemas” \

“Superfinanciera” \ “Afiliados” \ “Año”.



Ingeniero transmisor de

datos

Preparación de archivos para elaborar estadísticas

Crea carpeta “Año – mes” con números y trae a ella

el archivo recibido de Tesorería.

Convierte el archivo txt a Excel.



Ingenieros transmisor de

datos

Elaboración de estadísticas de afiliados

Sobre el archivo en Excel, se trabaja para obtener las

estadísticas de afiliados, según formato 203 y 206 de

Superfinanciera. Este trabajo tiene su propio

procedimiento.




datos

Reporte de estadísticas de afiliados al Jefe de Oficina

Asesora de Planeación y Sistemas

Reporta resultados de estadística de afiliados del

mes al Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas

para su consolidación con los datos de pensionados.



Jefe Oficina Asesora de


Ordenación de transmisión de datos

Ordena al ingeniero la transmisión de datos, una vez

revisados los resultados estadísticos.




datos


Realiza conexión con la Superintendencia Financiera

de Colombia vía Modem.




datos






datos


Digita clave para entrar a los equipos de la

Superintendencia y accede a los dispositivos del

servidor que contiene las capetas “Recepción”,





datos

Copia de archivos





datos


Minotorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que

el archivo fue admitido.




datos


Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la

causa del error, la cual deberá corregirse. En tal

circunstancia, deberá repetirse todo el procedimiento.

18

Oficina Asesora de



datos


Una vez verificada la respuesta correcta, se toman

los archivos y se llevan a la carpeta de “D \

“Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \

“Año” \ “Mes” del equipo de Sistemas.





datos


Los archivos originales y las respectivas respuestas

se archivan en el equipo de Sistemas, en la siguiente

dirección:

“D” \ “Disco de Sistemas 2” \ “Planeación y Sistemas”

\ “Transmisiones” \ “Año” \ “Mes”.




datos

Desconexión

Se desconecta del Modem de la Superintendencia

finalizando la transmisión.




datos


Imprime evidencia de transmisión y la reporta al Jefe

de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas,

como soporte de la operación.



Funcionario Auxiliar Archivo de evidencia de transmisión

La copia de la evidencia de transmisión se guarda en

la carpeta de estadísticas mensuales de afiliados y

pensionados de la Oficina, junto con los Formatos

203 y 206.

PROCEDIMIENTO 7: TRANSMISION MENSUAL DE ESTADISTICAS SOBRE PENSIONADOS POR FONPRECON,

A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

1. OBJETIVO

Efectuar la transmisión mensual a la Superintendencia Financiera de Colombia de los datos estadísticos sobre

pensionados, vía Modem, de acuerdo con los protocolos establecidos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia con el recibo de la información sobre las novedades de nómina de pensionados del mes para

actualizar la base de datos, elaborar estadísticas y transmitir vía Modem los resultados a la Superintendencia

Financiera de Colombia.

Termina con el archivo de las respuestas de la Superintendencia mediante las cuales se comprueba que la

información fue recibida correctamente.

Para la transmisión del informe estadístico sobre afiliados, el Fondo dispone de diez (10) días a partir de la

terminación del respectivo mes.

3. PARTICIPANTES

AREA CARGO

División de Prestaciones Económicas Funcionario encargado de novedades de nómina de pensionados.

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas responsables de la transmisión de datos.

4. PRODUCTO

-- Informe mensual de estadísticas sobre pensionados, trasmitido vía Modem a la Superintendencia Financiera de

Colombia, dentro del término establecido.

5. BASE LEGAL




-- Mala clasificación de los pensionados.

-- Datos sobre novedades de nómina de pensionados, incompletos o con errores.



transmisiones.


-- El proceso de transmisión debe ser manejado por una sola persona responsable.




-- Archivo sobre nóminas de pensionados.

-- Archivos en Excel como base de datos para generar estadísticas.




-- Novedades de nómina de pensionados.

-- Estadísticas elaboradas sobre pensionados, según formatos 205 y 207 establecidos por la Superintendencia

Financiera de Colombia.



1 Grupo de

Nómina de

Pensionados.

Funcionario

Responsable de

Nómina.

Consolidación de novedades mensuales

El funcionario responsable consolida y reporta las novedades de

nómina de pensionados a la Oficina Asesora de Planeación y

Sistemas.


Planeación y

Sistemas

Funcionario

responsable de

estadísticas.

Elaboración de estadísticas

Elabora estadísticas del mes, así: partiendo de la base de datos del

mes anterior, agrega los ingresos y efectúa los retiros.

Actualiza fecha de corte, tomando el último día del mes.

Actualiza datos de rangos de edades y de mesadas.

Obtiene datos estadísticos, utilizando la opción de “Datos” \ “Tablas

Dinámicas”, tomando los campos que conforman los formatos 205 y

207.

Lleva los resultados de las tablas dinámicas a los formatos 205 y 207.

Envía archivo de datos estadísticos para transmisión al Jefe de la

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, vía correo electrónico.


Planeación y

Sistemas

Jefe Oficina

Asesora de

Planeación y

Sistemas

Revisión de estadísticas

Revisa archivos con las estadísticas del mes.


Planeación y

Sistemas

Jefe Oficina

Asesora de

Planeación y

Sistemas

Ordenación de transmisión de datos

Ordena al Ingeniero la transmisión de datos, una vez revisados los

resultados estadísticos.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos

Preparación de archivos para transmisión

Toma los archivos en excel y los pasa a archivos planos.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos



Modem.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Digita clave para entrar a los equipos de la Superintendencia y accede

a los dispositivos del servidor que contiene las carpetas “Recepción”,



Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Entra al sitio:

“D” \ “Certicámara” Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes”.

Crea carpeta con el mes a transmitir y copia en ella, los archivos de la

carpeta “Recibidos”.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos





10 Dirección

General


El Director General, digita la clave correspondiente a la firma

electrónica. Se genera un nuevo archivo con la extensión “pm.p7z” con

los datos de quien firma.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos




Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos

Copia de archivos



Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Monitorea la carpeta “Respuestas” y se asegura que el archivo fue

admitido.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Si alguno de los archivos no es admitido, aparecerá la causa del error,

la cual deberá corregirse. En tal circunstancia, deberá repetirse todo el

procedimiento.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Una vez verificada la respuesta correcta, se toman los archivos y se

llevan a la carpeta

“D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes”

del equipo de Sistemas.



Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos




“D” \ “Certicámara_Firma_Digital” \ “Afiliados_F22_23” \ “Año” \ “Mes”


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos

Desconexión


transmisión.


Planeación y

Sistemas

Ingeniero

transmisor de datos


Imprime evidencia de transmisión y la reporta al Jefe de la Oficina

Asesora de Planeación y Sistemas, como soporte de la operación.


Planeación y

Sistemas

Funcionario Auxiliar Archivo de evidencia de transmisión

La copia de la evidencia de transmisión se guarda en la carpeta de

estadísticas mensuales de pensionados de la Oficina, junto con los

formatos 205 y 207.

PROCEDIMIENTO 8: ADMINISTRACION DEL CENTRO DE COMPUTO

1. OBJETIVO

Mantener en óptimas condiciones los recursos físicos, lógicos y humanos necesarios para la organización, ejecución

y control de las actividades informáticas de la Entidad.

2. USUARIOS

Funcionarios de la Entidad.

3. RESPONSABLES DEL PROCESO

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

4. CARGOS Y ENTIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

-- Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

-- Administrador del Centro de Cómputo.

5. PRODUCTO

Funcionamiento correcto de los equipos del Centro de Cómputo bajo condiciones reguladas de temperatura,

organización en la infraestructura y acceso a las instalaciones destinadas para los equipos de respaldo a la red de la

entidad como son: Servidores, Ups, Rack, Aire acondicionado, Switchs y equipos para la conexión a Internet.

6. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente y los diferentes parámetros de ley que rigen para las entidades oficiales.


-- Acceso de Personal no Autorizado.

-- Ausencia de condiciones ambientales adecuadas: Debe haber Aire Acondicionado. No debe entrar mucha luz

natural ni aire natural.

-- Condiciones eléctricas inadecuadas.

-- Inadecuado tratamiento acústico: los equipos deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se

encuentren amortiguados.

-- Inseguridad en las instalaciones físicas: debe existir un sistema contra incendios, contra inundaciones y disponer

de extinguidores.

-- Insuficiente espacio y movilidad: Debe haber posibilidad de movilidad de los equipos.


-- Operar el sistema de cómputo y mantenerlo disponible para los usuarios.

-- Ejecutar los procesos asignados consignando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.

-- Efectuar las copias de respaldo (back-up) de la información conforme a parámetros establecidos.

-- Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y

corregir fallas.

-- Llevar un registro de fallas, soluciones, acciones desarrolladas, acciones de recuperación y trabajos realizados.

-- Aplicación estricta de las normas de seguridad y control establecidas.


Reglamentos y procedimientos establecidos para el centro de cómputo.


CENTRO DE COMPUTO: Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de Cómputo, es el conjunto de

recursos físico, lógicos y humanos necesarios para la organización, ejecución y control de las actividades

informáticas de una empresa.

PROCEDIMIENTO 9: GENERACION DE BACKUPS

1. OBJETIVO

Realizar las copias de seguridad de la información de la entidad y garantizar que los datos que conforman los

sistemas de la Entidad estén en un lugar seguro y confiable para preservar la memoria institucional.

2. ALCANCE

INICIO: Con la información almacenada en el servidor de la entidad.

FIN: Con el almacenamiento de la información en un lugar seguro y confiable.

3. RESPONSABILIDAD

Area de Sistemas.


AREA CARGO

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas responsable de los Back-ups.

Entidad especializada en depósito y custodia de

información.

Responsable de la custodia.

5. PRODUCTO

-- Copias de seguridad de la información de la Entidad almacenada en los servidores ubicados en el Centro de

Cómputo.

6. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente, en particular la Ley 594 de 2000 sobre almacenamiento, conservación,

fidelidad y custodia de la información en las entidades públicas.


-- Mal funcionamiento de los elementos involucrados en esta actividad.

-- Insuficiencia de los dispositivos para el almacenamiento de la información.

-- Copias de seguridad ubicadas en sitios no seguros.


-- Se deben tener los elementos necesarios para la realización de las copias de seguridad.

-- Verificar periódicamente la realización de las copias de seguridad.

-- Contar con suficientes dispositivos para el almacenamiento de la información.

-- La información se deberá almacenar en el servidor de la Entidad.

-- Se deberá hacer Back-ups históricos semestrales.

-- Reemplazar los Back-ups periódicamente, para evitar el deterioro del medio magnético.



-- Comunicación de Sistemas a las áreas sobre las cuales se realizarán los Back-ups.


-- Información adecuada por área para ejecutar el Back-ups.


-- Suministros necesarios para la realización de las copias de seguridad en la entidad.


BACKUP: Consiste en ingresar la información contenida en el disco duro del computador o CPU, en un medio

magnético con el fin de elaborar copia de seguridad.


El procedimiento de Generación de Back-ups lo realiza el Ingeniero responsable de las bases de datos de la Oficina

Asesora de Planeación y Sistemas y comprende los siguientes pasos:

No DESCRIPCION

1 Copia de archivos diarios

Copia del disco “E”, los archivos de las carpetas: Cosmoswl, Nóminas, Pasivos, Quider, Rua y la nómina o

base de datos de pensionados NMFonpen.mdb y los lleva al disco “G”, carpeta “Copias – año”, creando la

carpeta del día con formato “dd – mm – aaaa”.

2 Creación de carpeta diaria de backups

Entra al Servidornt2, disco “E”, carpeta “Copias”, subcarpeta “día –mes – año” y borra la copia más antigua.

Crea subcarpeta del día en “Servidornt \ “dd – mm – año” y lleva a esta las carpetas y archivos copiados en el

punto 1.

3 Copia del Servidornt2 a cinta

Una vez realizadas las copias según el paso anterior, se retira la cinta de su unidad y se reemplaza por otra

cinta.

Entra al Programa BACK-UP o copia de seguridad, a través de la ruta:

“Inicio” \ “Programa” \ “Herramientas Administrativas” \ “Copia de seguridad”.

Borra la cinta ejecutando el menú: principal, operaciones, borrar cinta.

Realiza copia de los archivos así:

En el menú principal, seleccionar “Ventana” \ “Unidades” \ “Disco E” \ Copias y el día respectivo y se ejecuta el

comando “Copia de Seguridad” \ “Aceptar”.

4 Preparación para el Back-up Automático

Después de realizar las copias en el Disco “G” y en el Servidornt2 se ejecuta el BAT que está en el Servidornt \

E “Borra-Diarios” y dar “S” a todo en el cuadro de diálogo.

Este proceso debe realizarse por la mañana, puesto que se realiza copia automática de la base de datos de la

nómina de pensionados a la 1:00 p. m. (Nmfonpen.ndb).

PROCEDIMIENTO 10: ASIGNACION DE CLAVES PARA ACCESO A LA RED

1. OBJETIVO

Crear niveles de acceso y claves de seguridad a cada uno de los usuarios de la Red.

2. LIMITES

INICIO: Con solicitud del jefe de dependencia sobre la asignación de clave para acceso a la Red de un funcionario o

contratista.

FIN: Cuando se asigna la clave a la persona y se le informa para su uso.

3. USUARIO

Funcionarios de la Entidad y contratistas.

4. ORGANISMOS RESPONSABLES DEL PROCESO

Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la dependencia solicitante de la creación del usuario y clave de acceso a

la Red institucional.


-- Administrador del sistema.

-- Jefe de la Dependencia solicitante.

6. PRODUCTO

-- Claves de red asignadas a cada uno de los usuarios de la Entidad.

7. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente que rige para la asignación de claves en las entidades oficiales.


-- Inadecuada utilización de las claves.

-- Incorrecta utilización de la información que se almacena en la entidad.

-- Expiración de las claves.


-- La información de las asignaciones deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.

-- La clave debe ser conocida únicamente por el funcionario responsable y por el administrador del sistema.

-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo y el buen uso de su clave.

-- Las claves de red asignadas a los usuarios estarán bajo resguardo en la Oficina Asesora de Planeación y

Sistemas.


-- Memorandos internos solicitando la asignación de la clave de red.

-- Formatos para la asignación de claves.

-- Notificación al usuario solicitante sobre: nombre y clave para ingreso a la red.


-- Niveles de seguridad de cada usuario debidamente definidos.

-- Autorización del jefe de cada dependencia para la asignación de la clave.


CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes equipos de la entidad, por cada

usuario.

RED: Es un conjunto de computadores y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico o inalámbricos y

que comparten información, recursos y servicios.

USUARIO REGISTRADO: Persona que tiene derechos especiales en algún servicio de red por acreditarse en la

misma mediante un identificador y una clave de acceso.



1 Dependencia interesada Jefe de Dependencia Solicita asignación de clave mediante

memorando.

2 Oficina Asesora de Planeación

y Sistemas



Ordena la asignación de la respectiva clave.


y Sistemas

Ingeniero de soporte o

administrador de la red

Entra al sistema y verifica que el usuario no

tiene clave vigente.


y Sistemas



Asigna o crea la clave e informa al usuario

de forma confidencial.

5 Dependencia interesada Usuario de la red Verifica su acceso a la red y puede cambiar

su clave.


y Sistemas


administrador de la red.

Controla la lista de los usuarios con acceso

a la red.

PROCEDIMIENTO 11: ASIGNACION DE CLAVES DE ACCESO A LOS APLICATIVOS

1. OBJETIVO

Crear niveles de acceso y claves de seguridad para cada módulo de los aplicativos del Fondo y que se encuentren

en producción, de acuerdo con el perfil asignado o las responsabilidades del cargo.

2. LIMITES

INICIO: Con la solicitud del Jefe de la dependencia usuaria de los aplicativos.

FIN: En el momento que un funcionario se desvincule temporal o definitivamente de la entidad o el Jefe de la

dependencia usuaria lo determine.

3. USUARIOS

Funcionarios y contratistas de la Entidad.


Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y dependencias usuarias de los aplicativos.




-- Jefes de Dependencias usuarias de Aplicativos.

6. PRODUCTO

-- Claves asignadas a cada aplicativo de la Entidad.

7. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente que rige la asignación de claves en las entidades oficiales.


-- No contar con la autorización de cada jefe de dependencia donde se va a asignar la clave y el perfil de seguridad.

-- Falta de una adecuada utilización de las claves.



-- Aplicar los criterios impartidos por la dependencia usuaria en la utilización de la aplicación y de todos los

documentos que afecten cada módulo.

-- La información de las asignaciones de claves deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.


-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo.


-- Memorandos internos.





-- Autorización del Jefe de cada dependencia para la asignación de claves y niveles de seguridad.


CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes programas de la entidad, por cada

usuario.

MODULOS: Son los diferentes programas que se manejan en la entidad, según el área en la que se utilicen. Hay

módulos de tesorería, contabilidad, cartera, etc.



1 Dependencia interesada Jefe de Dependencia Solicitud de asignación de clave mediante memorando

en el cual indiquen los respectivos perfiles para el

usuario según aplicativos.










Entra al aplicativo y verifica que el usuario no tenga clave

vigente.





Crea ficha del usuario con los perfiles definidos por el

Jefe de la dependencia interesada.





Asigna o crea la clave e informa al usuario de forma

confidencial.

6 Dependencia interesada Usuario de la red El usuario verifica su acceso al aplicativo y puede

cambiar su clave.





Controla la lista de los usuarios con acceso a los

aplicativos.


1. OBJETIVO

Propender por el buen funcionamiento de los equipos y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento y

aclaración de dudas para el usuario de la entidad.

2. ALCANCE

INICIO: Con la llamada telefónica por parte del usuario y el análisis del problema presentado.

FIN: Con la solución del problema presentado y el equipo trabajando adecuadamente.

3. USUARIOS


4. RESPONSABLES

Area de Sistemas.



-- Funcionarios de la entidad.


6. PRODUCTO

-- Soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.

7. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente.



-- Insuficiencia del mantenimiento preventivo en la entidad.

-- Tiempos perdidos por daño en equipos.

-- Riesgos y efectos dañinos en la labor.

-- Posibles daños en las aplicaciones.


-- Evaluación periódica de los equipos para mitigar el mantenimiento correctivo.



-- Propender porque los equipos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes

condiciones para que la labor de los funcionarios sea idónea y adecuada.



-- Autorización del área a la cual se le realizará el mantenimiento.


-- Información adecuada por área para ejecutar el mantenimiento ya sea correctivo o preventivo.


-- Suministros necesarios para la realización del mantenimiento.


MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad luego de

ocurrido un daño.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad antes de que

ocurra un posible daño.

13. Forma de ejecución del procedimiento

Este procedimiento se ejecuta por parte de los contratistas, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el contrato de

prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la Entidad.


1. OBJETIVO

Propender por el buen funcionamiento de los Servidores y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento

de la información y aclaración de dudas para los usuarios de la entidad.

2. LIMITES

INICIO: Con la inspección por parte del usuario administrador y el análisis del problema presentado.

FIN: Con la solución del problema presentado y el servidor trabajando adecuadamente.

3. USUARIOS

Administrador del Centro de Cómputo de la Entidad.

4. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



5. PRODUCTO

-- Funcionamiento correcto de los servidores.

6. BASE LEGAL



-- Mal funcionamiento de los Servidores.

-- Insuficiencia de los servidores en la entidad.

-- Tiempos perdidos por daño en servidores.

-- Riesgos y efectos dañinos en la gestión.



-- Evaluación periódica de los servidores del Centro de Cómputo para mitigar el mantenimiento correctivo.

-- Los servidores deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.


FIN: En el momento que un funcionario se desvincule temporal o definitivamente de la entidad o el Jefe de la

dependencia usuaria lo determine.

3. USUARIOS

Funcionarios y contratistas de la Entidad.


Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y dependencias usuarias de los aplicativos.




-- Jefes de Dependencias usuarias de Aplicativos.

6. PRODUCTO

-- Claves asignadas a cada aplicativo de la Entidad.

7. BASE LEGAL

-- Aplicación de la normatividad vigente que rige la asignación de claves en las entidades oficiales.


-- No contar con la autorización de cada jefe de dependencia donde se va a asignar la clave y el perfil de seguridad.

-- Falta de una adecuada utilización de las claves.



-- Aplicar los criterios impartidos por la dependencia usuaria en la utilización de la aplicación y de todos los

documentos que afecten cada módulo.

-- La información de las asignaciones de claves deberá ser almacenada en el servidor de la entidad.


-- Cada funcionario es responsable por la información que se encuentre a su cargo.


-- Memorandos internos.





-- Autorización del Jefe de cada dependencia para la asignación de claves y niveles de seguridad.


CLAVES DE SEGURIDAD: Son contraseñas únicas de acceso a los diferentes programas de la entidad, por cada

usuario.

MODULOS: Son los diferentes programas que se manejan en la entidad, según el área en la que se utilicen. Hay

módulos de tesorería, contabilidad, cartera, etc.



1 Dependencia interesada Jefe de Dependencia Solicitud de asignación de clave mediante memorando

en el cual indiquen los respectivos perfiles para el

usuario según aplicativos.










Entra al aplicativo y verifica que el usuario no tenga clave

vigente.





Crea ficha del usuario con los perfiles definidos por el

Jefe de la dependencia interesada.





Asigna o crea la clave e informa al usuario de forma

confidencial.

6 Dependencia interesada Usuario de la red El usuario verifica su acceso al aplicativo y puede

cambiar su clave.





Controla la lista de los usuarios con acceso a los

aplicativos.


1. OBJETIVO

Propender por el buen funcionamiento de los equipos y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento y

aclaración de dudas para el usuario de la entidad.

2. ALCANCE

INICIO: Con la llamada telefónica por parte del usuario y el análisis del problema presentado.

FIN: Con la solución del problema presentado y el equipo trabajando adecuadamente.

3. USUARIOS


4. RESPONSABLES

Area de Sistemas.



-- Funcionarios de la entidad.


6. PRODUCTO

-- Soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.

7. BASE LEGAL




-- Insuficiencia del mantenimiento preventivo en la entidad.

-- Tiempos perdidos por daño en equipos.

-- Riesgos y efectos dañinos en la labor.



-- Evaluación periódica de los equipos para mitigar el mantenimiento correctivo.



-- Propender porque los equipos del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes

condiciones para que la labor de los funcionarios sea idónea y adecuada.



-- Autorización del área a la cual se le realizará el mantenimiento.


-- Información adecuada por área para ejecutar el mantenimiento ya sea correctivo o preventivo.


-- Suministros necesarios para la realización del mantenimiento.


MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad luego de

ocurrido un daño.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se les hace a los equipos de la Entidad antes de que

ocurra un posible daño.

13. Forma de ejecución del procedimiento

Este procedimiento se ejecuta por parte de los contratistas, de acuerdo con las cláusulas pactadas en el contrato de

prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la Entidad.


1. OBJETIVO

Propender por el buen funcionamiento de los Servidores y por un adecuado servicio en el campo del mantenimiento

de la información y aclaración de dudas para los usuarios de la entidad.

2. LIMITES

INICIO: Con la inspección por parte del usuario administrador y el análisis del problema presentado.

FIN: Con la solución del problema presentado y el servidor trabajando adecuadamente.

3. USUARIOS

Administrador del Centro de Cómputo de la Entidad.

4. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



5. PRODUCTO

-- Funcionamiento correcto de los servidores.

6. BASE LEGAL



-- Mal funcionamiento de los Servidores.

-- Insuficiencia de los servidores en la entidad.

-- Tiempos perdidos por daño en servidores.

-- Riesgos y efectos dañinos en la gestión.



-- Evaluación periódica de los servidores del Centro de Cómputo para mitigar el mantenimiento correctivo.

-- Los servidores deben estar en óptimas condiciones para la correcta ejecución de las aplicaciones.


-- Propender porque los servidores del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, estén en excelentes

condiciones para que la labor de los funcionarios sea eficiente.


MONITOREO: Es la revisión periódica que se hace a los servidores de la Entidad para mantenerlos en buen estado.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones - ColpensionesISSN 2256-1633Última actualización: 17 de Marzo de 2016

FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA … · RESOLUCIÓN 655 DE 2007 (marzo 27) Diario...

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