Universidad de oriente núcleo de sucre

Escuela de Administración Y contaduría

Departamento de administración

Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos

Profesor:Abner Liendo

Bachilleres:Neuskarina ZapataGerardys SalazarLorelis Terán Luis MedinaJuan Gómez

Cumaná 26 de febrero de 2016

Análisis Y Diseño De Sistemas

El análisis y diseño de sistemas es una guía para estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información, estos procesos representan esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de las organizaciones, todo esto se realiza con el fin de reducir al mínimo los riesgos de fracaso de los nuevos proyectos ya que es común que muchos errores se generen al usar nuevos sistemas de información ya sea por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se realiza un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa; la información que se obtiene con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño y los administradores decidirán qué estrategia utilizar. Un sistema de información bien diseñado ofrece:

a) Control, ya que le proporciona a los gerentes de la empresa controles internos, métodos y procedimientos que utiliza la misma para autorizar las operaciones.

b) Compatibilidad, esto se cumple cuando el sistema opera sin problema con la estructura, el personal y las características particulares de la organización.

Las Características Básicas Del Análisis De Sistemas Son:

a) Fiabilidad: debe proporcionar información de calidad.b) Oportunidad: debe establecer la información en el momento que se necesite.c) Selectividad: debe suministrar solo la información necesaria para el objetivo que

se le haya asignado.d) Flexibilidad: debe permitir su fácil modificación para adaptarlo a las necesidades

de la organización.

El análisis de sistemas trata fundamentalmente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marca las directrices que permiten alcanzar los objetivos propuestos y evalúa sus consecuencias. La instalación de un sistema sin la adecuada planificación puede conducir a que el sistema sea subutilizado o deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen.

La planificación es la racionalización de cursos de acción para alcanzar objetivos preestablecidos, si se orienta este concepto a los sistemas se puede decir que la planificación s una evaluación sistemática de los diferentes grados de riesgos asociados a combinaciones alternas de recursos humanos, materiales y financieros y a la selección de cursos de acciones para elevar al máximo la eficiencia de un organismo social en el alcance de sus metas preestablecidas. La planificación de sistemas necesita un esfuerzo

bien meditado para la identificación y evaluación de ciertos factores acerca del sistema en estudio con una secuencia lógica y al mismo tiempo para la admisión de la utilización eficiente de los recursos de la organización. El proceso consiste en el desarrollo de tres fases:

1) Investigación Inicial: está referida al proceso de las demandas de los usuarios de servicios y al mantenimiento de sistemas que requieren un nuevo proyecto, en esta fase también se incluye el desarrollo de ideas de sistemas por el personal de planificación de sistemas.

2) Estudio Preliminar: encierra una descripción general de aquellos problemas que fueron identificados en la fase inicial de investigación y se concreta a un examen y definición de propósitos, la fijación de políticas y la realización de estudios de factibilidad. Este proceso describe el plan detallado y el presupuesto del estudio de planificación de sistemas.

3) Planificación De Estudios De Sistemas: esta es una investigación completa del área que está bajo estudio, incluye una revisión de los sistemas que se practican actualmente y las recomendaciones a desarrollar para esta área; estas recomendaciones se definen detalladamente para establecer la capacidad técnica del sistema propuesto y permite una evaluación completa de la idea. En esta fase los sistemas propuestos son evaluados y comparados con los planes a largo plazo, así como la compatibilidad en conceptos de equipo para su tratamiento, por lo tanto, lo primordial es desarrollar sistemas que en corto tiempo prometan resultados benéficos y hagan posible que encajen en los planes de largo plazo de la organización.

Solicitud Para El Estudio De Sistemas.

Este es el resultado de una entrevista entre el solicitante y el analista de sistemas, el solicitante describe el problema y los resultados anticipados obtenidos de una propuesta; si la solicitud requiere de una definición, se proyectan entrevistas adicionales entre los interesados, estas entrevistas ayudan al analista a determinar la extensión y urgencia del problema; una vez que se identifican el problema, la solicitud es evaluada en términos de resultados.

Solicitud Para El Estudio De Sistemas

Proyecto:

Definición Del Proyecto:

Alcance:

Propósito Del Estudio:

Beneficios O Expectativas Del Resultado:

Solicitado Por:

fecha

Asignación De Proyecto.

Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudio realizado. Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajo similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, etc., así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designados, estructura organizacional( tanto de la empresa como del área del problema) lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudara a aclarar y precisar la asignación de proyecto.

Planeación Del Proyecto.

Una vez que se asigna el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo, el bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitara para efectuar el trabajo con idoneidad. El objeto de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.

Primer paso: determinar quién, cual y por cuanto tiempo.

Quien: determinar a quién beneficiaran los resultados del proyecto. Además de quien se requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio.

Cual: determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un informe, un manual o una carta de instrucción

Por cuanto tiempo: determinar cuánto tiempo se necesitara para determinar el proyecto.

Segundo Paso: Obtener Antecedentes.

El problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cómo se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de instrucción y otros informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de referencia.

Tercer paso: seleccionar el lugar para dirigir el estudio. Elegir la oficina o estrato de la organización en el cual pueda hacerse con más propiedad.

Cuarto paso: preparar planes de prueba. Los planes deberán abarcar en secuencia cronológica, los pasos que se proponen seguir del principio a fin del proyecto y así el analista estará capacitado para emprender el estudio verdadero.

Estudio Preliminar.

Es un estudio destinado a separar los problemas pero que no proponen soluciones, simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. El estudio preliminar sirve para separar los factores del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimular su relevancia.

Pasos A Seguir Para Definir El Problema:

Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinión de la persona que solicito el estudio.

Se conserva con las personas que ocupan los puestos claves. Se concluye si es un problema, causa o consecuencia. El analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave, se define el problema; al llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y cuál es su causa, se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposición de equipos, de procedimientos u otros.

Redefinición Del Proyecto.

La definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener, están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados, aun en el entendido de que la solicitud puede estar plegada de malas interpretaciones, esta fase es utilizada por el analista como diagnóstico del problema, es importante saber:

Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos, personal a usar, entre otros.

Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar. Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.

El Analista Debe Definir Los Factores Tanto Positivos Como Negativos Que Podrían Influir En La Consecución Del Objetivo, Partiendo De Las Siguientes Premisas:

Primero: debe poseer un amplio panorama acerca de los factores positivos y negativos, resistencia al cambio, cultura organizacional, capacidad técnica del personal involucrado en el área de trabajo, etc.

Segundo: distinguir los factores cuantitativos de la apreciación.

Tercero: determinar los factores disponibles de aquellos que no están a su alcance y desarrollar estrategias adecuadas para alcanzarlos.

Cuarto: seleccionar factores estratégicos.

Quinto: trazar cursos alternativos de acción para resolver situaciones imprevistas que puedan tener efectos dañinos sobre su trabajo.

Sexto: prestar especial atención al planteamiento de los objetivos esperados.

Análisis:El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar en lo que se tiene que hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el procedimiento. El análisis no es un trabajo de una sola persona; cuantas más críticas se hagan y más ideas se aporte, más precisa será la identificación de lo no esencial.

Recopilación De Información:

Consiste en obtener una información más detallada y exacta posible de cómo se desarrolla las operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de la misma, tomando nota del número de personas asignadas. Los métodos y técnicas para el levantamiento del informe lo constituyen:

a) Observación: aplicación de los sentidos al problema y hechos que afectan el área de trabajo

b) Encuesta: permite obtener información de las personas que trabajan en el área involucrada

c) Cuestionario: es un formato que presenta una serie de preguntas que están orientadas a los objetivos y características generales del trabajo a realizar

d) Entrevistas: instrumentos aplicados a los niveles de la organización, donde el análisis no solo observa una actitud de palabra sino también de percepción de gestos.

Registró De Datos:

Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se realice es de existencia general. Una vez resumida la información se emplean varias herramientas para registrar la información, de manera clara y sistemática, por ejemplo:

a)Organigrama de puesto: son herramientas que se utilizan para estudiarlas funciones que se llevan a cabo en oficinas, las características de los cargos etc.

b)Tabla de distribución: permite registrar las partidas y el tiempo utilizado por empleados en las actividades de realizan.

c) Hoja de análisis: facilita el análisis del flujo de documentación y su relación con otros procedimientos.

Análisis de la situación actual: esta fase permite analizar los hechos en base a los objetivos estratégicos, los pasos significativos; y las causas externas que los afectan.

Durante Esta Fase Se Analiza:

¿Qué hacer? Cuestiona sobre la naturaleza de las actividades y los resultados conseguidos.

¿Quién lo hará? Vislumbran las unidades y aptitudes de las personas que hará el trabajo, así como las relaciones que mantienen entre ellos la empresa.

¿Cómo hacerlo? Considera los métodos y técnicas que se aplican para realizar el trabajo los mecanismos y equipos que se utilizaran.

¿Cuándo hacerlo? Considera la secuencia de pasos, honorarios y tiempos que se utilizaran.

¿Dónde hacerlos? Confirmación de la ubicación y domicilio de las oficinas, su funcionalidad, distribución del espacio dentro de los departamentos y sus relaciones en las operaciones y tareas del personal.

¿Porque hacerlo? Trata de hacer razonable las existencias del trabajo, sus objetivos y determinar su continuidad.

Diseño y Presentación a la Gerencia.

Comprende la aplicación de técnicas especializadas para la creación de los nuevos sistemas con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física; y la presentación a la gerencia a fin de obtener la autorización respectiva para la instalación definitiva. El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas durante el análisis en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades de satisfacer los objetivos planteados tanto desde el punto de vista funcional como del no funcional. El trabajo será eminentemente creativo, los conocimientos teóricos sobre administración, empresas, computación, contabilidad, etc... Para proponer una alternativa que primero sea rentable para la empresa en términos costo-beneficio; y segundo que represente la solución definitiva del problema.

El Proceso De Diseño De Un Sistema Complejo Se Suele Realizar De Forma Descendente:

Diseño de alto nivel (o descomposición del sistema a diseñar en subsistemas menos complejos).

Diseño E Implementación De Cada Uno De Los Subsistemas:

Especificación consistente y completa del subsistema de acuerdo con los objetivos establecidos en el análisis.

Desarrollo según la especificación. prueba. Integración de todos los subsistemas. Validación del diseño.

Dentro del proceso de diseño de sistemas hay que tener en cuenta los efectos que pueda producir la introducción del nuevo sistema sobre el entorno en el que deba funcionar, adecuando los criterios de diseño a las características del mismo.

Presentación A La Gerencia.

Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos métodos por parte de la gerencia y es precisamente la presentación pública de un informe que incluye la descripción del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesión y decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido, también es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y colaboración con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio.

En El Proceso A La Gerencia, Se Deben Considerar Los Siguientes Aspectos:

-El tiempo y lugar adecuado: Es importante, ya que de ellos dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea. También es importante el lugar donde se va a efectuar la presentación. Deberá ser un lugar cerrado, donde no haya posibles distracciones y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta.

-Dirección de juntas: La persona que dirija la junta será el analista, dejando en primer término que tome la palabra el expositor del sistema, de tal modo que conduzca la junta según se vaya efectuando la explicación.

-Notificar áreas Afectadas: Se debe comunicar por escrito, preferiblemente por medio de memorándum, la comunicación a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas las personas involucradas.

-Ayudas Audiovisuales-carteles: Esta presentación por medio de carteles tiene ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensión del sistema.

Aprobación De La Gerencia:

Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalación y ejecución. También debe ser autorizado por la directiva y que debe incluir:

a) Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia.b) Construcción de procedimientos, normas, manuales, informes entre otros.c) Programas de entrenamiento para los usuariosd) Pruebas.e) Instalación de nuevos procedimientos.f) Prueba de marcha del nuevo sistema.g) Evaluación de la ejecución.

El Rechazo Del Proyecto Puede Ser:

Parcial: Por costo o por tiempo.

Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser rechazado, presentando los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa.

Construcción, Instalación, Ejecución Y Seguimiento Del Nuevo Sistema

Construcción:

Es donde el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia:

El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc.,

El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características, ventajas, archivos, etc.,

Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema.

Instalación:

Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos, comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a:

• Elaborar manuales.

• Reproducir formas, informes, registros, etc.

• Compra de equipos.

• Organizar oficinas.

• Crear archivos.

• Crear registros.

Ejecución:

Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes métodos:

• Instantáneo o total: Se utilizará cuando; el sistema anterior no deba incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas. O cuando los empleados estén convencidos de la validez del sistema.

• En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren.

• Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y así sucesivamente hasta completar la instalación.

Seguimiento:

Después de haber culminado la instalación de un sistema, y durante el tiempo que tomara debido a su dificultad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos cerciorándose que todas las partes del sistema anterior están desincorporadas asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retro alimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado.