Fiscalía General del Estado de

Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Dirección General de Administración Subdirección de Recursos Humanos

Metodología para la Elaboración, Modificación y Actualización de Manuales Administrativos

Mayo 2016

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INDICE

Presentación..................................................................................................

4

Introducción...................................................................................................

5 1. Generalidades de los Manuales Administrativos...............................................

6

1.1 Clasificación de Manuales....................................................................

6

1.2 Objetivos..........................................................................................

6

1.3 Etapas para la Elaboración de Manuales................................................

7

2 Manual de Organización..............................................................................

10

2.1 Contenido del Manual de Organización..................................................

10

2.2 Descripción del Contenido...................................................................

11

3 Manual de Procedimientos...........................................................................

13

3.1 Contenido del Manual de Procedimientos...............................................

14

3.2 Descripción de Procedimientos.............................................................

14

3.3 Diagrama de Flujo..............................................................................

17

4 Manual de Servicios al Público.....................................................................

22

4.1 Objetivos del Manual..........................................................................

22

4.2 Contenido del Manual de Servicios al Público..........................................

22

5 Anexos.....................................................................................................

23

5.1 Anexo I Ejemplo de Cuestionario…………………………………………......................

24

5.1 Anexo II Ejemplo de Portada...............................................................

26

5.2 Anexo III Ejemplo de Índice………………………………………………………………………….

27

5.3 Anexo IV Ejemplo de Presentación………………………………………………………………..

28

5.4 Anexo V Ejemplo de Antecedentes…………………………………………………………………

29

5.5 Anexo VI Ejemplo de Marco Jurídico………………………………………………………………

30

5.6 Anexo VII Ejemplo de Atribuciones……………………………………………………………….

31

5.7 Anexo VIII Ejemplo de Estructura Orgánica………………………………………………….

32

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5.8 Anexo IX Ejemplo de Descripción de Puestos……………………………………………….

33

5.9 Anexo X Ejemplo de Directorio……………………….…………………………………………….

37

5.10 Anexo XI Ejemplo de Firmas de Autorización……………………………………………….

38

5.11 Anexo XII Hoja de Control de Cambios…………………………………………………………

39

5.12 Anexo XIII Ejemplo de Simbología…………………………………………………………………

40

5.13 Anexo XIV Ejemplo de Descripción de Procedimientos……………..….…………….

42

5.14 Anexo XV Ejemplo de Descripción Narrativa.…………………………….................

43

5.15 Anexo XVI Ejemplo de Diagrama de Flujo…………………………........................

45

5.16 Anexo XVII Ejemplo de Cédula de Trámites y Servicios al Público.............

47

5.17 Anexo XVIII Ejemplo de Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas……………………………………………………………………………………………………….

48

5.18 Anexo XIX Ejemplo de Verbos Comunes para Indicar Funciones.……………….

49

6 Firmas de Autorización…………………………………………………………………………………………….

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Fiscalía General del Estado

PRESENTACIÓN La dinámica que refleja el gobierno del estado ha llevado a realizar cambios que permitan la

eficiencia administrativa del mismo; como consecuencia de ello, se consideró oportuno que la

Procuraduría General de justicia del Estado tuviera independencia jurídica. En tal virtud, con fecha 9

de enero de 2015, se publicó en la Gaceta Oficial del estado el Decreto número 536 por el cual se

reformaron y derogaron diversas disposiciones de la Constitución Política del Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave.

Con el Decreto en comento, expiran las funciones de la Procuraduría General de Justicia del Estado e

iniciaron las correspondientes a la Fiscalía General del Estado, como un organismo autónomo

constitucional.

La constitución Política Local, en su artículo 52 establece que “…el Ministerio Público en el Estado

estará a cargo de un Órgano Constitucional Autónomo en los términos del artículo 67 fracción I de

esta Constitución…” Por su parte el artículo 67 fracción I, establece la atribución que tiene la Fiscalía

General como organismo autónomo del Estado.

Esta reforma, aunada la adaptación al Nuevo Sistema de Justicia Penal, han generado la necesidad

de realizar al interior de la institución, una serie de cambios administrativos y estructurales que

permitan el objetivo de brindar una procuración de justicia pronta y expedita.

Como resultado de este proceso de autonomía constitucional y de cambio organizacional, se plantea

la necesidad de contar con una Metodología para la Elaboración, Modificación y Actualización de

Manuales Administrativos propios, mismos que se diseñan como respuesta a esta necesidad.

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INTRODUCCIÓN Con el objetivo de lograr el eficaz cumplimiento en la realización de funciones administrativas y

operativas, las organizaciones deben implementar el uso de manuales. Los manuales contribuyen al

logro eficaz de los objetivos de cada organización, establecen la planeación de la operatividad,

facilitan la información necesaria para realizar las actividades sustantivas de cada área y

proporcionan evidencia de que dichas actividades se realizan en apego a la normatividad aplicable.

De la misma forma, en un manual se identifica la estructura de una institución y se establecen

procedimientos que evitan la duplicidad de actividades, identificando y asignando responsabilidades.

La Fiscalía General del Estado, en su cotidiano afán de elevar la calidad en los servicios que brinda a

la ciudadanía, así como en la optimización de los recursos asignados, fomenta la eficacia y

transparencia en las actividades del personal de las distintas áreas que la conforman.

Por tal motivo, el Departamento de Planeación y Desarrollo Organizacional de la Dirección General de

Administración, emite la “Metodología para la Elaboración, Modificación y Actualización de Manuales

Administrativos” como un manual al que deben ajustarse todas las áreas obligadas a la elaboración

de dichos documentos administrativos con el fin de normar su elaboración bajo los mismos criterios

técnicos.

Para la elaboración de dicho documento se tomó como fuente de referencia lo establecido en la

“Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos 2014” emitida por la Contraloría

General del Estado, ya que dicha metodología se apega a las necesidades de la actual Fiscalía

General del Estado.

Este manual establece la metodología para la elaboración de cada uno de los Manuales

Administrativos, así como los elementos de contenido y el orden en que deben abordarse cada tema

o parte de los manuales, con el fin de que se desarrollen en una forma lógica y metodológica que

permita una fácil consulta. Asimismo, éste manual deberá ser analizado en cada cambio en la

administración de la Fiscalía General, y de ser necesario se aplicarán los cambios correspondientes

para su respectiva actualización, evitando con ello, aplicar criterios que no se encuentran vigentes

con motivo de la dinámica que refleja la actual administración pública.

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1. GENERALIDADES.

Los Manuales Administrativos establecen el funcionamiento de la institución, ya que en ellos

se presenta información referente a sus actividades sustantivas y a la normatividad aplicable para su

realización, así mismo se establecen los niveles jerárquicos y sus relaciones de coordinación sin

duplicar los ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes,

decretos, acuerdos, reglamentos, etc.

CLASIFICACION DE MANUALES (ALCANCE Y CONTENIDO)

Los Manuales Administrativos de acuerdo a su alcance pueden ser:

Manuales Generales (presentan información aplicable a todos los integrantes de la

institución)

Manuales Específicos (presentan información aplicable a un área específica de la

institución)

De acuerdo a su contenido se clasifican en:

Manual de Organización.

Manual de Procedimientos.

Manual de Servicios al Público y/o Manual de Trámites y Servicios. OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden:

Mostrar la visión de la institución.

Identificar los niveles de autoridad.

Establecer las relaciones de coordinación para el desarrollo de las actividades.

Identificar los responsables de realizar las distintas funciones al interior de las áreas evitando la

duplicidad de actividades y detectar omisiones.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y

tecnológicos disponibles.

Orientar al personal de nuevo ingreso.

Comunicar a la ciudadanía sobre los trámites que proporciona la Fiscalía General y los requisitos

para realizarlo.

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ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de la Fiscalía General se

recomienda considerar las siguientes etapas:

a) Planeación del Trabajo

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

c) Análisis de la Información

d) Estructuración del Manual

e) Validación de la Información

f) Revisión y Actualización

g) Autorización del Manual

h) Distribución y Difusión

NOTA: Lo anterior con independencia de las necesidades que pudieran surgir, jurídicas

administrativas, mismas que pueden ser planteadas a criterio del titular de cada área.

a) Recomendación de Planeación del Trabajo Se recomienda establecer un programa de trabajo y designar al grupo de personas que elaborarán

los manuales, de las cuales se nombrará un responsable que organice al demás personal para

realizar un estudio que permita conocer las actividades sustantivas que se realizan al interior del

área en cuestión.

Para el levantamiento de la información se recomienda utilizar las fuentes más representativas las

cuales pueden ser:

Documentos jurídicos y administrativos de la Fiscalía General.

Archivos documentales de la Fiscalía General.

Los Manuales Administrativos existentes.

Los Titulares de Área y responsables de las actividades ya que ellos son por su experiencia, los

indicados para dar a conocer las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación

existente.

Una vez recabados dichos elementos, se recomienda elaborar un cronograma de actividades para

establecer el tiempo estimado para la recopilación de información, así como el orden de las

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actividades, revisión e impresión y los demás aspectos para la elaboración de los Manuales

Administrativos.

b) Recomendación de Aplicación de Técnicas de Investigación Durante la elaboración del cronograma de actividades, se recomienda establecer y diseñar las

técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran: las documentales, la

entrevista, la observación directa y el cuestionario. En el presente documento se muestra un ejemplo

de Cuestionario (Anexo I), el cual propone los cuestionamientos básicos para la realización de la

investigación a independencia de las necesidades de cada área.

c) Análisis de la Información El siguiente paso es analizar y organizar la información en forma lógica mediante un esquema de

trabajo, es decir, el proyecto del manual.

Se recomienda analizar la información mediante los siguientes cuestionamientos:

¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace?

¿Cuándo se hace?

Después de obtener las respuestas claras y precisas a los cuestionamientos anteriores, se

recomienda realizar un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?, este cuestionamiento

nos dará la pauta para realizar el manual.

d) Estructuración del Manual En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los

Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:

1.- Redacción. Considerar que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible,

procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.

2.- Estructura Orgánica: En la elaboración de manuales de Organización y de Procedimientos deben

utilizarse estructuras orgánicas las cuales señalan de forma gráfica el esquema de jerarquización y la

posición en la que se sitúa el área, oficina o departamento al interior de la Fiscalía General.

3.- Elaboración de diagramas. Para la elaboración de manuales de procedimientos deben utilizarse

diagramas de flujo, en ellos se especifica de manera gráfica el flujo que siguen cada una de las

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actividades que se realizan dentro del procedimiento así como los responsables de cada actividad. Su

elaboración debe hacerse empleando los símbolos normalizados por la Asociación Norteamericana de

Normas.

4.- Formato. El formato presentado debe facilitar la lectura y consulta del manual en cuestión.

e) Confirmación y validación de la Información Una vez elaborado el manual se recomienda que la información plasmada sea confirmada y validada

por los responsables de las áreas y actividades, con el objetivo de que la información que se

presenta sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan.

f) Revisión y Actualización Es necesario mantener permanentemente actualizados los manuales por medio de revisiones

periódicas. Esta actividad deberá realizarse siempre que existan cambios derivados de decretos o

acuerdos de creación y/o modificaciones en el marco jurídico aplicable a la Fiscalía General y que

impliquen cambios en la estructura o atribuciones de alguna área, así como la publicación de

protocolos de actuación Ministerial, Policial o Pericial que de la misma forma impliquen cambios en el

procedimiento que se aplica con el propósito de que sean apegados a la realidad. Cuando exista la

necesidad de modificar algún manual, deberá validarse la información contenida por el titular del

área y posteriormente por la Contraloría General para fundamentar los cambios que correspondan.

Así mismo, dichos cambios deben ser turnados de manera detallada al personal responsable de

realizarlos, quien a su vez deberá plasmarlos de manera manual y específica en el apartado especial

“Hoja de control de Cambios” del manual, con el objetivo de mantener evidencia y fundamento del

cambio a realizar. Una vez realizado el cambio y validada la información, se debe turnar el

documento al Secretario del Órgano de Gobierno quien deberá emitir la certificación correspondiente.

g) Autorización del Manual Después de obtener la validación, confirmación de la información y visto bueno del titular del área a

la que corresponda el documento y de la Contraloría General de la Fiscalía, se debe dar formalidad al

documento solicitando la autorización. Le corresponde al Órgano de Gobierno de la Fiscalía General

dicha autorización, previa revisión y, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y

posteriormente su distribución.


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h) Distribución y Difusión

Una vez que el Órgano de Gobierno de la Fiscalía General haya autorizado el manual se procede a su

distribución en las áreas correspondientes. Asimismo deberá enviarse a la Unidad de Acceso a la

Información para su publicación correspondiente en el portal de transparencia de la Fiscalía General

para dar cumplimiento a la Normatividad aplicable.

2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN El Manual de Organización es un documento normativo que muestra la estructura orgánica de la

Fiscalía General en su conjunto o parte de ella. Así mismo permite identificar las funciones y

responsabilidades de cada una de las áreas que la integran.

En base a su información, los Manuales de Organización en: Manual General de Organización.- Refleja la estructura orgánica de la Fiscalía General.

Manual Específico de Organización.- Refleja la estructura de un área en especial de la Fiscalía

General, por ejemplo: Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN La información que debe contener el Manual de Organización dependerá de lo que se quiere mostrar

o dar a conocer con este documento; debe contar con al menos los siguientes puntos:

Portada (Anexo II).

Índice (Anexo III).

Presentación (Anexo IV).

Antecedentes (Anexo V).

Marco Jurídico (Anexo VI).

Atribuciones (Anexo VII).

Estructura Orgánica (Anexo VIII).

Descripción de Puestos (Anexo IX).

Directorio (Anexo X).

Firmas de Autorización (Anexo XI).

Hoja de Control de Cambios (Anexo XII).


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DESCRIPCION DEL CONTENIDO Portada

Es la identificación del Manual a través de los siguientes datos:

Nombre de la Fiscalía General.

Logotipo oficial.

Título y alcance del documento (manual general o específico).

Área responsable de su elaboración.

Lugar y fecha de elaboración y/o actualización. Índice

Establece la relación de las partes que conforman el manual y debe contener las siguientes

indicaciones:

Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.

Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos.

Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de página.

Anexos

Firmas de Autorización Presentación

Es el texto que rige el manual y debe contener lo siguiente:

Importancia de contar con un manual.

Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.

Contenido y propósitos básicos que se pretenden alcanzar con la aplicación del documento. Antecedentes

Comprende la descripción de: cómo se originó la Fiscalía General o el área específica en cuestión, la

Ley o Decreto que le da sustento, así como la ley, decreto o acuerdo que modifica o crea el área; así

como los principales aspectos de su evolución histórica hasta la actualidad.


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Marco Jurídico

Es la relación de los ordenamientos o normatividad aplicable a las actividades de la Fiscalía General o

del área en específico, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Dichos ordenamientos

o normatividades se deben mencionar siguiendo un orden jerárquico y mencionar la fecha de

publicación en el Diario Oficial de la Federación o en la Gaceta Oficial según sea el caso, haciendo

una clasificación entre disposiciones federales y estatales.

Atribuciones Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Fiscalía General o al área

en cuestión. Para lo anterior, se debe señalar el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo,

inciso y texto de la misma.

Estructura Orgánica En este apartado se debe presentar gráficamente de la estructura orgánica de la Fiscalía General o

del área en cuestión autorizada por las instancias correspondientes. Dicha estructura debe mostrar

los puestos o áreas que la integran estableciendo los niveles jerárquicos, canales formales de

comunicación, líneas de autoridad y cuando aplique, de asesoría.

Descripción de Puestos En este apartado se debe hacer referencia a todos los puestos que integran la Fiscalía General o el

área en cuestión de acuerdo a la estructura orgánica autorizada que le permitan cumplir con sus

atribuciones legales.

Se integra con los siguientes elementos: 1. Identificación.- Indica el nombre del puesto, su unidad de mando y su tramo de control (nombre

del puesto, jefe inmediato, subordinados inmediatos).

2. Descripción General.- Muestra brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto.

3. Ubicación en la Estructura Orgánica.- Se identifica, remarcando el puesto que se describe, su

posición dentro del organigrama autorizado.

4. Niveles de Coordinación.- Identifica las relaciones de coordinación que de acuerdo a sus

atribuciones debe tener el puesto mencionado con las áreas internas de la Fiscalía General, o en

su caso, con organismos externos a la misma.

5. Descripción de Funciones.- Describe las funciones que corresponden al puesto.


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Las funciones deben ser presentadas inicialmente en verbo infinitivo (terminan en ar-er-ir) y deben

ser acordes al ámbito de competencia del puesto y a la responsabilidad de éste de acuerdo a su nivel

jerárquico.

Deben mencionarse de acuerdo a su importancia, situar en primer término las funciones sustantivas

y posteriormente las funciones adjetivas; y omitir aquellas que son implícitas a todo puesto, como

consultar o acordar con el jefe inmediato.

Directorio: Se deben relacionar a los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que

ocupan dentro de la estructura orgánica.

Firmas de Autorización: Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Fiscalía General que autorizan el manual, así

como de las áreas que los elaboran y revisan.

Hoja de Control de Cambios: La Hoja de Control de Cambios es el formato en el cual se registran de manera clara y cronológica

los cambios que ha sufrido el documento, dichos cambios pueden surgir de revisiones,

actualizaciones, cambios de normatividad etcétera.

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos contiene la descripción detalla de las actividades que debe realizar la

Fiscalía General o el área específica en cuestión para el logro de sus funciones y en apego a sus

atribuciones y a la normatividad aplicable, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y

para qué han de realizarse.

Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasifican en: Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los procedimientos de toda la

Fiscalía General.

Manual Específico de Procedimientos.- Muestra las actividades a realizarse en un área en especial

de la Fiscalía General, por ejemplo: Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento,

etc.


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CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La información que integra el Manual de Procedimientos debe considerar por lo menos los siguientes

elementos:

Portada (Anexo II) Índice (Anexo III)

Presentación (Anexo IV)

Estructura Orgánica (Anexo VIII)

Descripción de Procedimientos (Anexo XIV)

Descripción Narrativa (Anexo XV)

Diagramas de Flujo (Anexo XVI)

Directorio (Anexo X)

Firmas de Autorización (Anexo XI)

Hoja de Control de Cambios (Anexo XII)

El contenido del Manual de Procedimientos es muy similar al de Organización, por lo que sólo se

definirá por la descripción de procedimientos, descripción narrativa y los diagramas de flujo.

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Es la forma de mostrar el proceder del área, detallar cada una de las actividades que deben

realizarse. Debe explicarse en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto tiempo se

hacen, así mismo deben señalarse los responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, deberá señalarse el

nombre de la que tiene a su cargo cada operación.

La identificación del procedimiento se presenta mediante: 1. Nombre.- Es la palabra o conjunto de palabras que se le asigna para distinguirlo en relación a la

actividad a describir, debe iniciar en sustantivo, ejemplo: “Integración de la base de datos para la

emisión de dictámenes periciales”.

2. Objetivo.- Plantea la meta o el propósito que se desea alcanzar realizando las actividades de

dicho procedimiento, inician con verbo en infinitivo.


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3. Frecuencia.- Detalla la periodicidad con que se sucede o se realiza el procedimiento (anual,

mensual, semanal, diaria, periódica, eventual, etc.).

La frecuencia indicada como “periódica” se utiliza para indicar que el procedimiento no tiene

periodicidad definida pero se realiza con cierta regularidad.

La frecuencia identificada como “eventual” se utiliza para indicar que se realiza cuando se presenta el

evento.

4. Normas.- Describen las especificaciones a las que se reglamenta alguna actividad del

procedimiento o el procedimiento en su conjunto. Deben redactarse en afirmativo e iniciar con

sujeto y verbo en tiempo presente. En este apartado no se transcriben las disposiciones legales,

solo se hace referencia a ellas.

Ejemplo: “Las muestras para la elaboración de dictámenes periciales deben recibirse con la cadena

de custodia correspondiente”.

5. Descripción narrativa.- Es la representación escrita, de cada una de las actividades que se

realizan dentro de un procedimiento, enumera el orden en que se desempeña el trabajo e

identifica a los responsables de su ejecución.

Para su redacción y presentación:

Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente

(entrega, recibe, revisa). (Anexo XVIII y XIX)

La redacción de cada actividad será clara, precisa y responderá a las preguntas ¿quién lo hace?,

¿qué hace?, ¿cómo? y ¿con qué se realiza la actividad? Todas las actividades descritas deberán ser numeradas de manera secuencial; en el caso de la

pregunta se escribe sin número, posteriormente la numeración continúa en las opciones

derivadas de esa pregunta.

Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de las operaciones de revisión,

verificación y análisis, se deben señalar las diferentes alternativas o cursos que puede tomar un

procedimiento.

La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisión y se considera sinónimo de: coteja, revisa,

analiza, etc.


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Siempre que existan alternativas de decisión debe formularse la pregunta que dará respuesta a

las decisiones.

Asimismo, cuando se redacten se utilizarán términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etc.

Ejemplo:

¿Están completos los datos del trabajador?

En caso de no estar completos:

Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del trabajador para su afiliación al

Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 1. En caso de estar completos:

Integra un paquete de los Formatos de datos básicos del trabajador para su afiliación al Instituto

Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro días del mes con el

Acta de nacimiento y fotocopia ambos documentos.

Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora) y su destino o trayectoria (envía,

turna, archiva o desecha). El uso del término TURNA, se utiliza cuando envían documentos

internamente y el de ENVIA es para los casos en que se manda la documentación fuera de la

organización. (Ejemplo: “Recibe – de quién recibe – qué recibe.”; “Envía – a quien envía – qué

envía.”).

Cuando en la descripción narrativa se mencione el nombre de un documento, la primera letra del

nombre deberá ir en mayúscula; y en caso de que tenga clave, ésta se colocará entre paréntesis,

asimismo deberá remarcarse en letras “negritas” el nombre del documento.

Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará su nombre, se hará referencia a la

trayectoria de su trámite y al número de copias.

La descripción del procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala al área y/o al

responsable de su ejecución, la segunda el número de actividad y la tercera, la actividad a

desarrollar.


INICIO FIN Página 17 de 50

Al finalizar la descripción narrativa de un flujo alterno, se debe colocar el conector de

procedimiento con el número de la actividad con la cual conecta; o bien agregar la frase: Fin, en

caso de que ahí concluya el mismo.

Al finalizar la descripción narrativa de los procedimientos se debe agregar la frase: Fin del

procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO En este apartado se cita de manera textual lo establecido en el documento denominado “Metodología

para la elaboración de manuales administrativos 2014” emitido por la Contraloría General del Estado,

toda vez que la información ahí plasmada es funcional a las necesidades de la Fiscalía General del

Estado, así mismo se apega a lo establecido por la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos

(ASME, por sus siglas en inglés) lo cual asegura la interpretación unívoca del diagrama.

Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades,

indicando a los responsables de su ejecución.

En los procedimientos que integran el Manual deberá existir congruencia entre la parte narrativa y

los diagramas de flujo, es decir, que una actividad se vea reflejada en ambos apartados.

Para su diseño y redacción:

Se utiliza una simbología especial (Anexo XIII). Es necesario establecer claramente las actividades que integran el curso normal del

procedimiento, sin incluir situaciones esporádicas.

Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte

superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades; así como su

secuencia a través de flechas.

Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán con un verbo en tiempo

presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.)

Notas para el diseño de los diagramas de flujo:

Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre del Área Responsable y del Procedimiento

remarcado en negrita.

El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa con el siguiente símbolo:


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Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.

La entrada del flujo es: por arriba o del lado izquierdo;

La salida del flujo es: por abajo o del lado derecho.

Ejemplo:

Incorrecto Correcto

Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos. Correcto

Ejemplo: UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Incorrecto

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

RECIBE, REALIZA Y TURNA

RECIBE, REALIZA Y TURNA

OFICIO DE NOTIFICACION

ELABORA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

0 HUMANOS

OFICIO DE NOTIFICACION

ELABORA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

0 HUMANOS

OFICIO 0

OFICIO 0

Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas; en caso necesario se utilizan

ángulos rectos.


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Ejemplo:

Incorrecto Correcto

Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan tamaño uniforme, salvo

el caso que se requiera hacer resaltar alguna situación especial.

Ejemplo:

Incorrecto

Correcto

En cuanto a su contenido y/o uso:

La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser como sigue: Recibe de la Unidad

Administrativa el Oficio de Notificación en original, analiza y determina su procedencia.

Asimismo es importante agregarle en la parte superior derecha, el número de la actividad que se

realiza, para control e identificación.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

1

RECIBE ANALIZA Y DETERMINA

Oficio de Notificación O


Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra “O” y las

copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer esta anotación en el

extremo inferior derecho del símbolo:

Ejemplo:

Factura O Oficio de Notificación O-1 Nómina O-1

Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se denominarán “tantos” y se

indicarán con una letra “T” en el extremo inferior de cada documento.

En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo origen y destino, se le podrá

denominar “Paquete de documentos” y en el apartado de normas se especificará su contenido.

El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, y debe ser igual en los

conectores de entrada y salida.

Ejemplo:

Conector de entrada UNIDAD

Conector de salida

ADMINISTRATIVA 2

RECIBE Y ANALIZA


2 RECIBE

2


O

OFICIO DE

NOTIFICACION

2

Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo, la línea de flujo saldrá del

documento, no de la actividad.

Ejemplo:

UNIDAD

Entrada al archivo Salida del archivo


ADMINISTRATIVA 3 RECIBE – ANALIZA Y

ARCHIVA

3 RECIBE Y OBTIENE



Acta O

Acta O

Solicitud O Solicitud O

C C

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Si la diagramación de un procedimiento requiere de 2 o más páginas, es recomendable utilizar el

conector de página, poniendo un conector de salida para la página que termina y uno de entrada

para la que inicia.

Ejemplo: Salida

Entrada

1

1


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4. MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El Manual de Servicios al Público es el documento en el que se integra información referente a los

servicios que la Fiscalía General, a través de sus áreas proporciona al público.

OBJETIVOS DEL MANUAL Contar con un documento que proporcione información clara y concisa sobre los servicios que

presta la Fiscalía General por medio de sus diversas áreas a la ciudadanía, así como de los

trámites necesarios para su realización.

Ser una herramienta útil y de asesoramiento para el personal responsable de orientar, gestionar

o proporcionar los servicios a la ciudadanía.

CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO

Dependiendo de la naturaleza de las actividades que se realicen en cada área, el Manual de Servicios

al Público debe contener por lo menos los siguientes elementos:

Portada (Anexo II)

Índice (Anexo III)

Presentación (Anexo IV)

Marco Jurídico (Anexo VI)

Estructura Orgánica (Anexo VIII)

Cédulas de Trámites y Servicios al Público (Anexo XVII) *

Directorio (Anexo X)

Firmas de Autorización (Anexo XI)

Hoja de Control de Cambios (Anexo XII) * El anexo de Cédulas de Trámites y Servicios al Público es un ejemplo meramente ilustrativo de

cómo se puede estructurar dicho formato, sin embargo su elaboración y aplicación debe sujetarse a

las necesidades propias del área o hacer uso de los formatos vigentes al interior de la misma.


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ANEXOS


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ANEXO I. Ejemplo de Cuestionario:

CUESTIONARIO 1.- Nombre del servidor público

2.- Nombre del puesto_

3.- Ubicación física en la estructura orgánica

4.- Área de adscripción

5.- Nombre y puesto del jefe inmediato

6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos

7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en general;

qué fin tiene, etc.)

8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:

9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y

para qué se realizan

10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de su

Dirección y otras áreas de la Fiscalía General y para qué se realizan


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11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias, Entidades u Órganos de

Gobierno y para qué se realizan

12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora en

su trabajo:

DOCUMENTO NO. DE COPIAS

OBJETIVO DE SU ELABORACIÓN

LO ENVIA A (DEPTO. OFNA. ETC.)

OBJETIVO DEL ENVIO

13.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que recibe en su

trabajo:

DOCUMENTO NO. DE COPIAS

RECIBE DE DEPTO. OFNA., ETC.

CON OBJETO DE LO TURNA A:

14.- Sugerencias y comentarios:


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ANEXO II. Ejemplo de Portada:

(TÍTULO Y ALCANCE DEL DOCUMENTO)

(ÁREA RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN)

(LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN)


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ANEXO III.

Ejemplo de Índice:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL) INDICE

Presentación ......................................................................................................

I

Antecedentes .....................................................................................................

II

Marco Jurídico ...................................................................................................

III

Atribuciones .....................................................................................................

IV

Estructura Orgánica ............................................................................................

V

Descripción de Puestos .......................................................................................

VI

Fiscal General ..............................................................................................

1

Fiscal Regional ………………………………………………………………………………………….…………………

3

Fiscal Coordinadora Especializada en la Investigación de Delitos de Violencia Contra la Familia, Mujeres, Niñas y Niños; y de trata de personas. …………………………..

5

Fiscal Coordinadora Especializada en Asuntos Indígenas y de Derechos Humanos ………………………………………………………………………………………………….……

7

Jefe de la Unidad Administrativa .......................................................................

9

Abogado General ............................................................................................

11

Visitador General……………………………………................................................................

10

Directorio ...........................................................................................................

VII

Hoja de Control de Cambios………………......................................................................

VIII

Firmas de Autorización .........................................................................................

IX


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ANEXO IV. Ejemplo de Presentación:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

PRESENTACION

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento, tienen como propósito

resolver las necesidades de consulta, difusión y apoyo a las actividades de las áreas, por lo cual

se hace referencia de cada uno de ellos.

Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la Fiscalía General, a través de las

diferentes administraciones gubernamentales.

Estructura Orgánica: cumple con lo estipulado en el Reglamento Interior de la Institución, en

donde se indican las áreas básicas para el ejercicio de las funciones que le competen.

Marco Jurídico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las atribuciones y

responsabilidades, así como la creación de las áreas básicas de la Fiscalía General.

Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz y

su Reglamento Interno.


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ANEXO V. Ejemplo de Antecedentes:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

ANTECEDENTES Con fecha 9 de Enero del 2015, mediante Gaceta Oficial se publica la reforma a la Constitución

Política Local específicamente a la sección segunda relativa al Ministerio Público que en su artículo

52 establece que “…el Ministerio Público en el Estado estará a cargo de un Órgano Constitucional Autónomo en los términos del artículo 67 fracción I de esta

Constitución….”.

El mencionado artículo 67 de la Constitución Política Local establece en su fracción I, la atribución

que tiene la Fiscalía General como organismo autónomo del Estado.

Esta modificación, más la inclusión al Nuevo Sistema de Justicia Penal, ha llevado a realizar al

interior de la institución una serie de cambios administrativos y estructurales que permitan el

objetivo de brindar una procuración de justicia pronta y expedita.


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ANEXO VI. Ejemplo de Marco Jurídico:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

MARCO JURIDICO

Constitución:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Leyes:

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de

Veracruz de Ignacio de la Llave.

Ley Orgánica de la Fiscalía General del Estado de Veracruz Ley de Obras Públicas para el Estado Libre...

Códigos:

Código Nacional de Procedimientos Penales.

Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave.

Código Financiero para el Estado de Veracruz-Llave.

Decretos:

Acuerdos:


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ANEXO VII. Ejemplo de Atribuciones:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

ATRIBUCIONES

La Ley Orgánica de la Fiscalía General del Estado establece en su Título Segundo Capítulo Único, Artículos 5 y 6 las Atribuciones

I. Investigar, por sí o al ejercer la conducción y mando de las policías y peritos, los delitos que sean

cometidos dentro del territorio del Estado y aquellos que, habiendo sido perpetrados o ejecutados fuera de

éste, causen efectos dentro del mismo; de igual manera los que tengan relación con la materia

concurrente, de conformidad con lo dispuesto por el Código Nacional;

II. Intervenir en los procesos jurisdiccionales, de conformidad con las leyes respectivas;

III. Promover y aplicar la justicia alternativa, a través de los mecanismos alternativos de solución de

conflictos en materia penal, conforme a lo dispuesto en la presente Ley, el Código Nacional y la Ley

Nacional de Mecanismos Alternativos de Solución de Controversias en Materia Penal;

IV. Velar por la legalidad y por el respeto de los derechos humanos de la víctima u ofendido, así como del

imputado o acusado, de conformidad con el artículo 20 apartados B y C de la Constitución; e impulsar la

pronta, expedita y debida procuración de justicia, para coadyuvar a su eficiente impartición;

V. VI. Estudiar, formular y ejecutar programas de política criminal y promover reformas que tengan por

objeto hacer más eficaces las funciones de procuración de justicia;

VII. Participar en el Sistema Nacional de Seguridad Pública, conforme a la normatividad reguladora de su

integración, organización y funcionamiento;

VIII. Elaborar estudios para poner en práctica programas y campañas de prevención del delito dentro del

ámbito de su competencia;

IX. Apoyarse, en la investigación de los delitos y en la persecución de los delincuentes, con la Procuraduría

o Fiscalía General de la República y con las Procuradurías o Fiscalías Generales de las entidades federativas

del país, en los términos de los convenios, bases y demás instrumentos que se formalicen al respecto;

X. Cumplir con las instrucciones emitidas por el Fiscal General, a fin de estar en aptitud de auxiliar al

Ministerio Público Federal y a los de las entidades federativas, en atención a lo dispuesto por el artículo

119, párrafo segundo, de la Constitución y en los convenios de colaboración suscritos con la Procuraduría o

Fiscalía General de la República y con las Procuradurías o Fiscalías Generales de las entidades federativas

del país;

XI. Cumplir las instrucciones emitidas por el Fiscal General del Estado, ya sea las que se señalen en

Acuerdos, Circulares, Protocolos o Convenios, o bien, en aquellos instrumentos normativos, emitidos por

otra Institución, siempre que sean de apoyo para el desarrollo eficaz de la investigación y, por ende, de la

correcta integración de la carpeta de investigación; así como aquellas emanadas de un superior jerárquico;

y

XII. Las demás que le señalen otras disposiciones legales o normativas.


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ANEXO VIII. Ejemplo de Estructura Orgánica:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

ESTRUCTURA ORGANICA


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ANEXO IX. Ejemplo de Descripción de Puestos:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

Identificación Nombre del Puesto: Fiscal Regional

Jefe Inmediato: Fiscal General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Subordinados Inmediatos: Fiscal de Distrito, Fiscales, Fiscales Especiales,

Suplencia en caso de ausencia temporal:

El servidor público que designe el Fiscal General del Estado.

Descripción General

El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones en el SUAFOP, así como emitir los reportes que correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del programa operativo anual y de los documentos generados en el área de trabajo.

Ubicación en la Estructura Orgánica

Fiscal General

FISCAL COORDINADORA FISCALÍA DE INVESTIGACIONES

ESPECIALIZADA MINISTERIALES

Fiscal Regional


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Niveles de Coordinación

Coordinación Interna

CON

PARA

Este apartado deberá: Iniciar con un artículo. Considerar la coordinación con:

Este apartado deberá: Ajustar la redacción a fin de indicar en forma general para qué se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo.

El jefe inmediato (nombre del puesto). Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

Los titulares de las Direcciones Generales, Dirección, Coordinaciones, Subdirección y demás áreas administrativas.

Solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades relativas a sus funciones.

El personal subordinado. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades.

Ejemplo de coordinación interna:

El Oficial Mayor de la Dirección General de Administración.

Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

Coordinación Externa

CON

PARA

Este apartado deberá: Iniciar con un artículo.

Este apartado deberá: Iniciar con verbo en infinitivo.

Escribir el nombre completo de Secretarías, Entidades, Organismos o Instituciones sin abreviar.

Ajustar la redacción a fin de indicar en forma general para qué se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo.

Ejemplo de coordinación externa:

Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

Solicitar y recibir información, así como coordinar actividades.


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Funciones

ARTÍCULO 18. Son atribuciones del Fiscal Regional las siguientes:

I. Auxiliar al Fiscal General en el ejercicio de sus funciones dentro del ámbito de su competencia

territorial, de conformidad a la ley orgánica y el presente reglamento;

II. Observar las facultades establecidas en los artículos 6, 7 y 8 de la ley orgánica y 29 del presente reglamento, así como vigilar que las mismas sean aplicadas por los fiscales de distrito, especiales y fiscales de su adscripción;

III. Coordinar el funcionamiento de las fiscalías de distrito y de las unidades administrativas, que integran la fiscalía regional, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables;

IV. Resolver los asuntos que de manera expresa, en cada caso, le encomiende el fiscal general, e

informarle del desarrollo de las mismas;

V. Acordar con el Fiscal General, el despacho de los asuntos de su competencia y de las unidades integrales a su cargo;

VI. Planear, programar, organizar, coordinar, y evaluar las actividades de la fiscalía regional de su adscripción, de conformidad con los lineamientos que determine el Fiscal General;

VII. Coordinar el funcionamiento administrativo de la fiscalía regional y promover medidas para el desempeño adecuado del personal y la utilización racional del presupuesto que se le asigne;

VIII. Aplicar y distribuir los recursos materiales, financieros y humanos que le sean asignados para el cumplimiento de sus funciones;

IX. Informar y proporcionar datos al Fiscal General, de manera inmediata, de asuntos que por su trascendencia social, económica o política, sea de su conocimiento, y cuando se le requiera de cualquier otro asunto;

X. Integrar por sí o a través de los fiscales de su adscripción, las carpetas de investigación con o sin detenidos, relacionadas con los delitos de su competencia de que tenga conocimiento, así como intervenir en los procesos jurisdiccionales de su territorio;

XI. Ejercer la facultad de conducción y mando para que la policía de investigación y los servicios periciales intervengan en los casos que conozcan los fiscales de su adscripción;

XII. Decidir, según el desarrollo de las investigaciones, continuar o no con la persecución del delito, el archivo temporal o definitivo de la investigación, el no ejercicio de la acción penal, el sobreseimiento de la causa, la suspensión del procedimiento a prueba, la utilización del procedimiento abreviado o cualquier otra salida alterna, previa consulta al Fiscal General;

XIII. Revisar la debida integración que realicen los fiscales de las carpetas de investigación;

XIV. Coordinar la actuación de los fiscales, conforme a las disposiciones legales aplicables, bases, lineamientos, manuales, criterios o acuerdos que emita el fiscal general;

XV. Enviar de inmediato a la fiscalía especializada en justicia para adolescentes, las carpetas de investigación que se integren sobre conductas atribuidas a adolescentes, y dar vista a la procuraduría de la defensa del menor, la familia y el indígena cuando se trate de menores de doce años de edad;


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XVI. Supervisar la secuela y el control de las carpetas de investigación;

XVII. Solicitar al juez de control por sí o a través de los fiscales, según, los resultados de la investigación, providencias precautorias, medidas cautelares y medidas de protección, a favor de las victimas u ofendidos; así como las medidas coercitivas o de restricción a los derechos del inculpado;

XVIII. Interponer por sí o a través de los fiscales, los recursos, la promoción y seguimiento de los incidentes, y cuando así corresponda, el desistimiento de los mismos;

XIX. Señalar a los fiscales bajo su supervisión los lineamientos a seguir para usar el criterio de oportunidad;

XX. Propiciar la aplicación de los medios alternativo de solución de conflictos.

XXI. Supervisar los casos que se solucionen mediante el diálogo y la conciliación de las partes; XXII. Atender las consultas que formulen los fiscales para resolver las diferencias de criterio que en la materia surjan;

XXIII. Llevar el control estadístico de todos los procesos hasta su total y definitiva conclusión;

XXIV. Ser, en caso necesario, el conducto para los asuntos que los fiscales requieran tratar con el Fiscal General;

XXV. Encomendar cualquier asunto que se considere relevante, que se estime conveniente, a los Fiscales de su región, independientemente de las funciones ordinarias de estos;

XXVI. En caso de incapacidad o periodo vacacional de los fiscales de su región con acuerdo del oficial mayor, podrá comisionar a otro en términos del régimen de suplencias de este reglamento;

XXVII. Difundir las publicaciones oficiales que la Dirección General Jurídica le haga llegar, para el conocimiento y observancia de los servidores públicos de las unidades adscritas a sus regiones, para el mejor cumplimiento de sus funciones y prestación del servicio;

XXVIII. Remitir a la Dirección General jurídica aquellas denuncias que se interpongan en contra de los notarios públicos de su adscripción para los efectos de que ésta actúe en el ámbito de su competencia; y

XXIX. Las demás que le señalen otras disposiciones normativas aplicables o el Fiscal General


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ANEXO X. Ejemplo de Directorio:

(NOMBRE DEL ÁREA) (NOMBRE DEL MANUAL)

DIRECTORIO

LIC. LUIS ÁNGEL BRAVO CONTRERAS Fiscal General del Estado

LIC. MARÍA ISABEL HERNANDEZ CRUZ

Fiscal Regional Zona Centro - Xalapa

LIC. ALBERTO LINARES VERNET Fiscal Regional Zona Centro - Veracruz

LIC. ALEJANDRO DÁVILA VERA

Fiscal Regional Zona Centro – Córdoba

LIC. GUILEBALDO MACIEL MERCADO Fiscal Regional Zona Centro - Cosamaloapan

LIC. EZEQUIEL CASTAÑEDA NEVAREZ Fiscal Regional Zona Norte – Poza Rica

LIC. JOSÉ ÁNGEL BORDONAVE HERNÁNDEZ

Fiscal Regional Zona Norte - Tantoyuca

LIC. SAMYRA DEL CARMEN KHOURI COLORADO

Fiscal Regional Zona Sur - Coatzacoalcos

LIC. GERARDO MANTECÓN ROJO. Oficial Mayor de la D.G.A.


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ANEXO XI. Ejemplo de Firmas de Autorización:

El presente documento consta de ___________ hojas y corresponde a la actualización de mayo 2016, se destaca que la

autoría y su actualización, es de la competencia de la Subdirección de Recursos Humanos de la Fiscalía del Estado de

Veracruz de Ignacio de la Llave, una vez revisado se aprueba el mismo.

ORGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. LUIS ÁNGEL BRAVO

CONTRERAS FISCAL GENERAL Y

PRESIDENTE DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ DR. ARIEL A. CÉSAR ROBINSON

MANZANILLA ABOGADO GENERAL Y

SECRETARIO TÉCNICO DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ MTRO. JOSE VIRGILIO CRUZ

CASAS CONTRALOR GENERAL Y

COMISARIO DEL ORGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. GERARDO MANTECÓN

ROJO OFICIAL MAYOR Y VOCAL DEL

ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. LUIS ANTONIO IBAÑEZ

CORNEJO VISITADOR GENERAL Y VOCAL

DEL ORGANO DE GOBIERNO

_________________________ C. ANDRES BECEIRO LOPEZ

PRESIDENTE DE LA ALIANZA CIUDADANA DE EMPRESARIOS Y

VOCAL DEL ORGANO DE GOBIERNO

________________________ C. MARIANO BORBOLLA

ROMAN REPRESENTANTE DEL

SUBCOMITE DEL CONSEJO COORDINADOR EMPRESARIAL

(XALAPA) Y VOCAL DEL ORGANO DE GOBIERNO

_________________________ MTRA. MARIA DEL MONSERRAT DIAZ

REPRESENTANTE DEL SISTEMA ESTATAL PARA PREVENIR

SANCIONAR Y ERRADICAR LA VIOLENCIA CONTRA LAS MUJERES Y VOCAL DEL ORGANO DE GOBIERNO


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ANEXO XII. Ejemplo de Hoja de Control de Cambios:

(NOMBRE DEL AREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO

1

MOTIVO DEL CAMBIO

2

NOMBRE. PUESTO Y FIRMADE QUIEN AUTORIZA EL CAMBIO

3

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN REALIZA EL CAMBIO

4

1) FECHA DEL CAMBIO.- Se indica la fecha en la que se realiza el cambio.

2) MOTIVO DEL CAMBIO.- Se deberá especificar la causa o causas que motivaron el cambio al

documento, ejemplo: Cambio de Procuraduría General de Justicia a Fiscalía General.

3) NOMBRE Y PUESTO DE QUIEN AUTORIZA EL CAMBIO.- Se debe indicar el nombre, puesto firma de la persona que autoriza el cambio.

4) NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN REALIZA EL CAMBIO.- Se debe indicar el nombre y firma de la

persona que realiza el cambio.


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ANEXO XIII. Ejemplo de Simbología:

SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Inicio y Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo Provisional

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.


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Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Disco compacto

Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Unidad USB Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en un dispositivo de almacenamiento de memoria flash.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.


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ANEXO XIV. Ejemplo de Descripción de Procedimientos:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL MANUAL)

Procedimiento

Nombre: Recepción de las Denuncias o Querellas.

Objetivo: Atender a las Víctimas o agraviados de delitos, que acudan a las Unidades

Integrales a presentar Denuncias o Querellas derivado de un probable

hecho delictivo.

Frecuencia: Diario.

Normas

1. Las Denuncias o Querellas hechas por escrito, deben ser debidamente ratificadas por el denunciante, Víctima u Ofendido.

2. El Fiscal del caso, debe instruir realizar las primeras indagatorias, una vez tenga conocimiento del caso, girando oficio a la Dirección General de los Servicios Periciales, otras autoridades que tengan conocimiento o puedan colaborar, o instituciones privadas, así como instruyendo a los Policías de Investigación adscritos a la Unidad Integral.

3. Las Actuaciones que se elaboren o practiquen en relación a la Investigación Ministerial son integradas a la Carpeta de Investigación de manera consecutiva, señalando fecha y hora de su realización.

4. En los delitos que se persigan por querella de parte, se debe informar al querellante los Procedimientos Alternos de Solución que existen para su rápida solución del mismo.

5. En el caso de levantamiento, fijación, recolección, embalaje, preservación, suministro a los laboratorios, y remisión a la autoridad correspondiente o disposición final, de los indicios y evidencias que sean localizados en el lugar de los hechos o en el de su hallazgo, el Fiscal del caso debe remitirse a los Lineamientos en Materia de Cadena de Custodia, publicados en la Gaceta Oficial del Estado, de fecha 12 de octubre de 2010, mediante el Acuerdo 029/2010.

6. La Denuncia debe contener los requisitos establecidos en el artículo 223 del Código Nacional de Procedimientos Penales.

7. La Audiencia Inicial debe realizarse dentro de los quince días siguientes a la presentación de la Solicitud hecha por el Fiscal del Caso, como lo establece el artículo 310 del Código Nacional de Procedimientos Penales.


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ANEXO XV. Ejemplo de Descripción de Narrativa:

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

Unidad Integral

Fiscal del Caso.

1

Recibe al compareciente, Víctima u Ofendido y analiza la forma de presentación de la denuncia.

¿La Denuncia de Hechos es por escrito o por comparecencia?

En caso de ser por escrito:

2 Recibe del denunciante o agraviado la Denuncia en original y copia, sella de acuse la copia la cual devuelve al compareciente.

Continúa con la actividad número 3

En caso de ser por comparecencia:

3 Elabora la Declaración de Hechos en original y copia, mismas que firma el denunciante e integra a la Carpeta de Investigación.

4 Elabora Oficio dirigido a la Dirección General de los Servicios Periciales, así como a la Policía de Investigación adscrita a la Unidad Integral, instruyendo la elaboración de la pericial e inicio de la Investigación Ministerial correspondiente.

5 Registra y asigna número a la Carpeta de Investigación para su control correspondiente.

6 Solicita la presentación de testigos para tomar datos que le permitan ofrecerlos en juicio.

Pasa el tiempo.

7 Recibe a los testigos presenciales de los hechos y los interroga en relación a los mismos, para determinar su conocimiento y viabilidad de ser presentados en audiencia de juicio oral.

8 Analiza los datos de prueba obtenidos, así como los aportados por la Policía de Investigación, y de los peritos en relación a los hechos denunciados.

¿Son viables los datos de prueba para solicitar la vinculación a proceso?

En caso de no ser viables

8.1

Consulta con el Fiscal de Distrito, la determinación de emitir acuerdo de Archivo Temporal por falta de elementos probatorios.


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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

8.2 Elabora Acuerdo de elementos probatorios. FIN

Archivo Temporal por falta de

En caso de ser viables

9 Elabora Oficio de Solicitud de realizar Audiencia Inicial para solicitar la Vinculación a Proceso y lo gira al Órgano Jurisdiccional para que determine fecha y hora de la Audiencia Inicial.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

de 50


ANEXO XVI. Ejemplo de Diagrama de Flujo:

(NOMBRE DEL ÁREA)

(NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO)

INICIO

Víctima u Ofendido

1

RECIBE Y ANALIZA

¿La Denuncia de Hechos es por escrito o por

comparecencia?

Víctima u Ofendido

Por escrito

1.1

RECIBE SELLA Y DEVUELVE

2

ELABORA E INTEGRA

Denuncia O

1

Víctima u Ofendido

5

Declaración de Hechos O-1

3

ELABORA

Carpeta de

Investigación 3 REGISTRA Y ASIGNA

Carpeta de Investigación O

6

Oficio de solicitud Dictámen Pericial O-1

SOLICITA

Presentación de testigos

Oficio de solicitud Investigación O-1

4

TURNA E INTEGRA

Oficio de solicitud Dictámen Pericial O

Oficio de solicitud Investigación O

Oficio de solicitud Dictámen Pericial 1

Dirección General de los Servicios Periciales

Policía de Investigación

Carpeta de Investigación

7

RECIBE

1

Testigos de los Hechos

Oficio de solicitud Investigación -1

de 50


1

8

ANALIZA

Datos de Prueba -O

¿Son viables para solicitar

Vinculación a Proceso?

No son Viables CONSULTA

8.1 Determinación

de Archivo Temporal

Es Viable

9

ELABORA

8.2

ELABORA Y ENVÍA

Oficio de Solicitud de Audiencia Inicial -O-1

Órgano Jurisdiccional

Acuerdo de Archivo

Temporal -O-1

FIN

FIN


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ANEXO XVII Ejemplo de Cédula de Trámites y Servicios al Público:

MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO

FISCALIA GENERAL DEL ESTADO

NOMBRE DEL TRÁMITE O SERVICIO TRÁMITE SERVICIO

OBJETIVO DEL TRÁMITE TIEMPO DE RESPUESTA

COSTO DEL TRÁMITE COMPROBANTE A OBTENER VIGENCIA DEL TRÁMITE

USUARIOS HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

AREA RESPONSABLE OFICINA DONDE SE REALIZA EL TRÁMITE O SERVICIO

UBICACIÓN DE LA OFICINA NÚMERO TELEFÓNICO

REQUISITOS

FUNDAMENTO JURÍDICO FORMATOS A UTILIZAR


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ANEXO XVIII. Ejemplo de Verbos Comunes para Describir

Funciones Específicas:

Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar

Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar

Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar

Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir

Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar

Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar

Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular

Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar

Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir

Atender Desahogar Fincar Operar Rendir

Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar

Canalizar Designar Formular Orientar Requerir

Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver

Captar Determinar Generar Participar Reunir

Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar

Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar

Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar

Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar

Codificar Diseñar Identificar Prever Solicitar

Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir

Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar

Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar

Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar

Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar

Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar

Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar

Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular


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ANEXO XIX. Ejemplo de Verbos Comunes para Indicar Funciones:

DIRECCIONES

SUBDIRECCIONES

DEPARTAMENTOS

Planear Organizar Organizar

Organizar Integrar Integrar

Dirigir Dirigir Operar

Controlar Controlar Programar

Autorizar Supervisar Informar

Evaluar Desarrollar Proponer

Definir Formular Sistematizar

Establecer Instrumentar Participar


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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

El presente documento consta de 50 hojas y corresponde a la actualización de mayo 2016, se destaca que la

autoría y su actualización, es de la competencia de la Subdirección de Recursos Humanos de la Fiscalía del

Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, una vez revisado se aprueba el mismo.

ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. LUIS ÁNGEL BRAVO

CONTRERAS FISCAL GENERAL Y

PRESIDENTE DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ DR. ARIEL A. CÉSAR ROBINSON

MANZANILLA ABOGADO GENERAL Y

SECRETARIO TÉCNICO DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ MTRO. JOSÉ VIRGILIO CRUZ

CASAS CONTRALOR GENERAL Y

COMISARIO DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. GERARDO MANTECÓN

ROJO OFICIAL MAYOR Y VOCAL DEL

ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ LIC. LUIS ANTONIO IBAÑEZ

CORNEJO VISITADOR GENERAL Y VOCAL

DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

_________________________ C. ANDRES BECEIRO LOPEZ

PRESIDENTE DE LA ALIANZA CIUDADANA DE EMPRESARIOS Y

VOCAL DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

________________________ C. MARIANO BORBOLLA

ROMAN REPRESENTANTE DEL

SUBCOMITE DEL CONSEJO COORDINADOR EMPRESARIAL

(XALAPA) Y VOCAL DEL ORGANO DE GOBIERNO

_________________________ MTRA. MARÍA DEL MONSERRAT DIAZ

REPRESENTANTE DEL SISTEMA ESTATAL PARA PREVENIR

SANCIONAR Y ERRADICAR LA VIOLENCIA CONTRA LAS MUJERES Y VOCAL DEL ÓRGANO DE GOBIERNO

Fiscalía General del Estado de

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