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PREMIOS A LA INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL 2017
CENTRO DE INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL
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SIDOGEN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y CONTRATACIÓN
Alcaldía Municipal de Saravena
Este documento tiene CC BY 4.0
FINALISTA DE LOS PREMIOS ÍNGIGO 2017
CATEGORÍA: INNOVACIÓN DIGITAAL PARA LA GESTIÓN –
TERRITORIAL
Tipo de organización:
Entidad pública del orden territorial
Tipo(s) de Innovación:
Funcional-estructural. Hacer cambios en los procesos y en la forma de hacer las cosas. Funcional-estructural. Hacer cambios en los procesos y en la forma de hacer las cosas
Sector: Gobierno Territorial
Sitio Web: www.saravena-arauca.gov.co
Contacto [email protected]
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1. RESUMEN
Se realizo integración en un sistema de
información del proceso de Planeación
estratégica y contratación:
• Integración y medición del avance
del plan de desarrollo territorial.
• Acceso a información en línea de
todas las unidades ejecutoras
• Generar indicadores contratación
por proceso y clase de contrato
• Paz y salvo documental de
documentos de liquidación.
• Notificación electrónica de
supervisión del contratos a oficina
asesora de control interno, oficina
asesora jurídica y supervisor.
• Memoria histórica de inversiones
realizadas con el radicado de los
proyectos en el banco de la
secretaria de planeación.
• Interoperabilidad y acceso a
información entre funcionarios
• Carga y autoevaluación del plan de
acción, plan operativo anual de
inversiones. - Integración del plan
indicativo.
2. NECESIDAD QUE MOTIVÓ LA CREACIÓN DE LA SOLUCIÓN
La necesidad que inicialmente se
presentó para motivar la solución digital
fue que en 2011 en la oficina que estaba
contratación se perdió la información y
se dañó gran parte de los documentos,
se presentaron las siguientes
dificultades:
• Perdida de documentación - cero
digitalizaciones
• No había intercambio de
información de las secretarias o
unidades ejecutoras.
• Las metas del plan de desarrollo
territorial solo las conocía
planeación.
• Los radicado de proyectos de
inversión eran en Excel y se habían
perdido en un daño de un disco
duro.
• Los procesos de contratación y
contratos se hacían usando Excel
para llevar el control, solo una
persona tenía acceso a la
información
• Se realizaban inversiones sin metas
orientadas en el plan de desarrollo
• Se iniciaba tarde la ejecución de los
contratos, no se notificaba rápido
por exceso de trabajo
• Escasa información del avance y
evaluación de la ejecución del plan
de desarrollo.
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3. PROCESO QUE SE LLEVÓ A
CABO PARA EL DISEÑO, DESARROLLO Y EJECUCIÓN
En el diseño fue realizado con el
acompañamiento de la oficina asesora
jurídica, contratación, control interno y
sistemas.
El desarrollo fue hecho sobre tecnología
cliente-servidor usando PHP y MYSQL
donde se eligió por varias razones, es
libre, es escalable, funciona en internet,
(facilito el teletrabajo los funcionarios),
se puede acceder desde los móviles,
Tablet o pc escritorio.
El desarrollo y pruebas de la aplicación
se realizó de forma progresiva con las
oficinas inicialmente interesadas, (es
una iniciativa interna), posteriormente
se iniciaron capacitaciones con las
secretarias y los coordinadores, primero
fue de forma general y luego
personalizada, se hicieron los
respectivos actos administrativos
firmados por el alcalde para adoptar el
sistema de información.
La ejecución se hizo de forma
progresiva, los funcionarios daban
sugerencias y se hacían nuevos
desarrollos.
Ejemplo: inicialmente no logramos
sistematizar la oficina de banco de
proyectos, el funcionario que estaba ahí
y con norma municipal fue muy
resistente al cambio y no se adaptaba,
hubo que esperar a que lo cambiaran
para poder sistematizarlo; se hacen
mejoras incrementales de acuerdo con
la necesidad.
El cambio organizacional ha sido
grande, el sistema de información hace
parte del proceso y los funcionarios
como en toda innovación al inicio unos
apoyan, otros lo miran con escepticismo
y otros se resisten, pero al final llegan al
ver los beneficios.
Entre los recursos financieros invertidos
por el municipio está la adquisición de
hardware.
4. CÓMO LA SOLUCIÓN DIO
RESPUESTA A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA
La solución ofreció lo siguiente:
• Sistematización del plan indicativo
del plan de desarrollo de la vigencia,
que genera el POAI, Plan de acción
de la vigencia y presupuesto de
inversión de la vigencia, facilito que
las unidades ejecutoras realizaran
revisión y radicado de sus proyectos
de inversión orientados a
orientados a las metas del plan de
desarrollo.
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• Integración de la información por
parte de las unidades ejecutoras,
para conocer la ubicación de los
paquetes, los responsables y el
avance.
• Radicado, Filtrado, Búsqueda,
Modificación y generación de
indicadores para la rendición de
cuentas a la comunidad, procesos
de contratación y minutas, facilito la
integración de un solo lugar para
radicado y cada oficina conoce sus
proyectos radicados y recuperación
de otros del pasado.
• Integración con Colombia Compra
para conocer si ha sido publicado
• Creación de expediente electrónico
por proceso de contratación, facilito
la búsqueda de información para las
auditorias y gestión de
conocimiento
• Notificación electrónica de
supervisión de un contrato redujo a
un clic la notificación a tres
personas que normalmente se iba
una semana.
• Generación de actas de contrato.
5. BENEFICIARIOS
Beneficiarios Indirectos
La comunidad del municipio
especialmente los niños, madres y
grupos vulnerables pues se realizan
inversiones más efectivas siendo 43.507
población.
Los contratistas se redujeron errores, lo
que hace que la gestión administrativa
sea más eficiente en un 60%.
Beneficiarios Directos
Los 5 secretarios de despacho y el
alcalde que le permite conocer el
avance de las inversiones del programa
de gobierno.
Los funcionarios públicos de cada
secretaria que actualmente hay 69 y 27
por prestación de servicios.
La oficina asesora de control interno,
pues hace auditoria y vigilancia al
avance administrativo de los procesos,
revisa fechas, cargue de documentos.
Algunos beneficios para los
beneficiarios directos son:
• Hacer un acta de inicio demoraban
30 minutos, ahora lo hacen en 1
minuto.
• Notificación supervisión 1 semana,
• ahora 1 clic.
• Indicadores antes 2 días - ahora 2
clic.
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6. BENEFICIOS Y LOGROS
OBTENIDOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Beneficios
Hacer un acta de inicio demoraba 30
minutos con promedio de 7
correcciones por jurídica, ahora con el
sistema se logra hacer en 1 minuto. La
reducción de errores es del 80%
Hacer un acta de suspensión y reinicio
demoraban 60 minutos con promedio
de 7 correcciones por jurídica, ahora lo
hacen en 2 minutos. La reducción de
errores es del 80%.
Hacer un acta de liquidación
demoraban 120 minutos con un
promedio de 7 correcciones por
jurídica, ahora lo hacen en 5 minutos. La
reducción de errores de del 80%.
Notificación de supervisión tardaba 1
semana, ahora 1 solo clic.
La Población del municipio beneficiada
en búsquedas es de 43.507, se redujo el
tiempo de búsquedas a 1 minuto.
Generación indicadores para rendición
de cuentas cuentas: antes 2 días - ahora
2 clic.
Reducción de retrasos en obras y
contratos por demoras administrativas.
Mayor transparencia: Integración con
Colombia Compra minutas radicadas,
$80.000 millones de pesos.
Procesos de contratación: 956
radicados Interoperabilidad.
Intercambio de datos: 99%
Proyectos de inversión radicados: 596
Actas de contratos: 1108 Principales
Efectos
• Transparencia, Seguridad y
confiabilidad de la información,
trazabilidad, respuesta oportuna a
requerimientos de información,
interoperabilidad e intercambio de
información, digitalización del
expediente de contratación.
• Pagos oportunos a los contratistas
por reducción en trámites
administrativos.
• Inversiones más focalizadas en
población vulnerable
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7. CÓMO SE PRESENTA EL TIPO
DE INNOVACIÓN DENTRO DEL CASO POSTULADO
Se hicieron los siguientes cambios:
• No usar Excel para radicar - y
construir para usar un sistema
integrado - Usar bases de datos con
un sistema multiusuario para
acceder y tratar la información.
• Generar salidas de información que
sean vitales al proceso de
contratación estatal. (Actas de los
contratos, paz y salvos
documentales para que les paguen)
• Usar la tecnología (Internet) para
notificar al supervisor haciendo uso
de los datos, el lenguaje de
programación y los servidores, en
lugar de hacerlo con papel.
• Integrar la digitalización de los
expedientes electrónicos de los
contratos para resguardar la
información y garantizar la
confiabilidad, la búsqueda,
recuperación, acceso,
disponibilidad y seguridad de los
datos y ficheros.
• Acceder por medio de Internet a los
archivos, información, y datos
relacionados. (Teletrabajo)
• La forma como nos relacionamos
entre oficinas y dependencias para
acceder a la información.
(Interoperabilidad)
• Usar cualquier estación de trabajo
para el desempeño de sus funciones
usando usuario y contraseña.
8. PRINCIPALES OBSTÁCULOS
Obstáculos
El inicial estaba en el talento humano
que entregaba la información, al
principio no creían que fuéramos
capaces de hacerlo, se superó haciendo
ver los aspectos positivos y
convenciendo a personas claves de la
organización como la oficina de control
interno y asesora jurídica.
No dieron recursos económicos, la alta
dirección tenía otras prioridades de
inversión y al inicio fueron muy apáticos
a la integración de las TIC a los procesos;
con el cambio de personal dio
oportunidad de convencer a los nuevos
directivos acerca de las bondades y
adicional trabajando con el personal
asistencial que fue fundamental
capacitarlo y orientarle los beneficios a
su labor diaria.
Riesgos
Un alcalde que hubo al inicio no le gusto
la implementación el sistema de
información, es una iniciativa interna
con enfoque de abajo hacia arriba,
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cuando él se enteró todas las
secretarias estaban felices con la
herramienta y no tuvo de otra que
aceptarla. Estuvo a punto de solicitar la
suspensión del uso de la aplicación.
Riesgos legales
No teníamos adoptado el sistema de
información y no teníamos política
interna, se realizó y se adoptó mediante
resolución 3187 de 2014 y 1296 de
2014.
9. CONDICIONES QUE HACEN POSIBLE QUE EN EL FUTURO
ESTA SOLUCIÓN SE SIGA IMPLEMENTANDO
Es muy posible que se siga usando por
que hace parte de un proceso misional,
es autoadministrable, en una
plataforma escalable, se puede
configurar, y sigue creciendo gracias a
solicitudes de los usuarios que piden
operaciones específicas y se realizan los
cambios para satisfacer la necesidad de
los usuarios de la entidad.
Cambios previstos
Integrar con el proceso de atención a la
comunidad que llamamos encuentros
comunitarios (ollas comunitarias) que
hace el alcalde, para que las solicitudes
que hace la comunidad les haga
seguimiento y se ejecuten en los
procesos de contratación las
necesidades realizadas por ellos.
Adicionar el seguimiento automático
del plan anual de adquisiciones.
Condiciones Económicas
Se incluyo en el plan de desarrollo 2
metas anuales de inversión en
sistematización de procesos y
actividades de gobierno en línea
Capacidad técnica: 100%, me gusta
programar y trabajar en ambiente web
Satisfacción de usuarios: Alta y
compromiso pues cada día aporta
nuevas ideas cada día, completando la
herramienta.
