TRABAJO FINAL DE APLICACIÓN

PATRICIA BEDOYA CORREAMARISOL GOMEZ GONZALEZ

LEIDY VIVIANA CORREA SANCHEZEDWIN ALEJANDRO RUIZ ARBOLEDA

TATIANA ARBOLEDA

Docente:MONICA SALAZAR

INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITNOGESTION DE COMPRAS

MEDELLIN2011

TRABAJO FINAL DE COMPRAS

I. Objetivo: Identificar mediante un diagnóstico las actividades que se viene cumpliendo en la empresa con relación a la Gestión de Compras.

Procedimiento: Elegir una empresa Comercial, Industrial o de servicios, Grande, Mediana o pequeña, con el fin de realizar un diagnóstico que les permita compren-der el funcionamiento que viene presentando el departamento de compras, apoya-dos en un cuestionario, se le solicita realizar las preguntas a la persona que realiza dicha función y presentar el respectivo informe de la entrevista y a continuación pre-sentar el informe con los puntos establecidos.

LABORATORIOS LELVEL

1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?

-Proveer oportunamente materias primas e insumos para la realización de labores Productivas y/o administrativas concernientes a la fabricación y comercialización deProductos.

-Comprar productos de buena calidad, con las mejores condiciones comerciales a proveedores calificados y confiables, para mantener estándares dentro del sistema de gestión de la calidad.

2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empre-sa y de qué forma actúan en dicho proceso?

-El bodeguero-El Jefe de Compras-El Director Administrativo y Comercial-El recepcionista o almacenista de materiales

El solicitante o bodeguero elabora una solicitud de orden de compra en el modulo deCompras del sistema comercial (compras de inventario) o diligenciando un formato diseñado para otras compras (otras compras diferentes de inventarios) se diligenciaran 3 copias que serán distribuidas así: una para compras, una para recepción de materiales y una que quedará como respaldo de la solicitud.

El jefe de compras realizará la orden de compra a los proveedores que presenten

mejores condiciones comerciales y de calidad, solicitando que toda compra cumpla con las condiciones comerciales y de calidad requerida por la empresa y nuestro cliente final.

El Director Administrativo y Comercial confirmará la orden de compra verificando el stock del inventario y el precio de compra.

El recepcionista o almacenista, cuando llegue la mercancía a las instalaciones de la empresa, verificará todos los datos con la solicitud de compra y realizará una inspección al producto verificando que cumpla con todas las condiciones comerciales descritasComerciales y de calidad, si el producto no cumple con las condiciones este será devuelto al proveedor soportado también por un documento llamado orden de devolución.

3. Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Como la empresa es un laboratorio con certificación en Buenas Prácticas de manufactura, tiene una lista de proveedores calificados, por lo general tienen domicilio en la ciudad de Medellín, unos pocos en Bogotá y otros en Cali, estos proveedores son comercializadores que importan o fabrican los materiales o insumos que son de nuestra necesidad. Cuando se realiza la solicitud de compra el jefe de compras solicita mínimo 3 cotizaciones a los proveedores calificados y elige la mejor condición de calidad y precio y solicita mediante una orden de compra los productos pactados y las condiciones de entrega.

4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.

Si existen como la empresa es fabricante de productos para la industria farmacéutica, estos productos deben estar avalados con certificados de análisis y fichas técnicas en las que se especifica En las características del producto

5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique

La empresa maneja un sistema de inventario permanente., se manejan compras de materiales por stock en la mayoría de productos que son propios de nuestra actividad de fabricación y comercialización. También se manejan productos por encargo.

MODELO CENTRALIZADO: Existe una unidad básica de compras, que se encarga de todas las compras con el apoyo de la unidad administrativa a las diferentes dependencias o departamentos. Como: el departamento. Financiero, comercial, administrativo y de producción.

6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

Tener un proveedor confiable que me pueda garantizar productos de buena calidad, un buen servicio. y buenos precios

7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?

La mayoría de los proveedores que existen en la compañía por lo general ya son empresas consolidadas y de mucha trayectoria dentro del gremio que satisfacen las necesidades de la compañía y que están a la vanguardia de la consecución de nuestros insumos y necesidades, cuando se necesitan proveedores nuevos por lo general es por referidos a los cuales se les hace una invitación a participar dentro de la selección de nuestros proveedores calificados y se les solicita cierta documentación que avale sus parámetros de calidad.

8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen

El departamento de control, de calidad siempre avala que los productos adquiridos cumplen con todas las especificaciones requeridas, mediante la realización de pruebas analíticas. Además el producto siempre debe venir acompañado de un certificado de análisis como soporte del producto.

9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)

Se almacena en una bodega cumpliendo el sistema FIFO. Se tienen ubicaciones por líneas de fabricación las cuales están dentro del sistema comercial de inventarios para una fácil ubicación y control de los materiales. Se utilizan estanterías y estibas.

10.¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Ya se tienen establecidos para cada producto el stock.

11 . ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras? Presupuestos ___x____ Auditorias ________Indicadores de Gestión ____x____ Evaluaciones del proveedor_____x___ Reportes estadísticos de Compras ____ Otros _______ Cuales _____________

12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Cuando un proveedor nos aprueba un crédito se pactan condiciones comerciales, nos asignan un cupo de crédito, y nos otorgan un plazo para el pago de las obligaciones, por lo general es de 60 días.

a. Introducción: aquí se debe hablar de la empresa, hechos históricos, evolución de la empresa, que productos o servicios realiza y la infor-mación más relevante de ella.

LOGOTIPO

DESCRIPCION DEL NEGOCIO:

Desde hace mas de 50 años LABORATORIOS LELVE lanzo al mercado la pomada vacol iniciando con ella la fabricación y comercialización de una serie de productos de uso agrícola y veterinaria que han servido durante todo este tiempo, para prevenir y facilitar la curación de enfermedades de la población pecuaria de nuestro país y así mismo el desarrollo de productos de uso humano como jarabes extractos y formulas magistrales , además otras líneas importantes que cada día fortalecen la optimización de rendimientos económicos de la industria en Colombia .

ALGUNOS DE LOS PRODUCTOS MÁS SIGNIFICATIVOS SON:

LINEA VETERINARIA:

Cubrimos la industria agropecuaria, con certificación B.P.M. V. (BUENAS Prácticas de Manufactura Veterinarias) Otorgadas por el ICA (Instituto Colombiano Agropecuario), en aéreas de fabricación de productos semisólidos antiinflamatorios y antivirales, líquidos antisépticos y antivirales, tópicos, anti fúngicos (anti hongos).

LINEA DE REEMPAQUE Y REENVASE DE MATERIAS PRIMAS:Disponemos de áreas calificadas por el IMVIMA para la dispensación de productos utilizados en el hogar , en el campo, en la industria, droga blanca y preparaciones magistrales.

LINEA DE ASEO HIGIENE Y LIMPIEZA:Para la desinfección y limpieza en el hogar y la industria, ambientadores aromatizantes con la tradición y la experiencia de la línea “BALLET”

LINEA DE PRODUCTOS DE OTROS LABORATORIOS:Comercialización de productos de otros Laboratorios Farmacéuticos, medicamentos éticos y de marca, insumos para la salud: Algodones, gasas, vendas suplementos alimenticios reconstituyentes y elixires.

LINEA ESOTERICA:De extractos, esencias maderables y aceites esenciales florales marina, acidas, cítricas e innovadoras que aromatizan, relajan y refrescan.

b. Justificación: El manejo inadecuado de los presupuestos de compra, al igual que la adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta, incurren siempre en el aumento de costos y la disminución de beneficios, necesitando incluso un mayor esfuerzo de parte del personal para obtener una rentabilidad reducida, razón por la cual este estudio se aboca al análisis de la gestión de compras como herramienta fundamental en el logro de los objetivos corporativos.

De manera que con el desarrollo de este trabajo, se busca obtener mejores resultados al momento de adquirir la materia prima para la elaboración de los productos que se van a comercializar  a través de estrategias que faciliten la gestión de aprovisionamiento de la empresa, lo cual puede traducirse en una reducción importante en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y comercialización de los productos ofrecidos y garantizando el suministro en el tiempo y lugar requerido por los clientes.

c. Objetivos: General y específicos: referentes al proceso de compras que se está evaluando y analizando.

Objetivo General: Identificar conceptos y variables claves que sirvan para

Realizar la adquisición necesaria, en el momento debido, con la calidad y cantidad requerida y aun precio adecuado de los productos, insumos o materias primas que la empresa requiera dentro de un periodo de tiempo determinado.

Objetivos específicos:-optimizar cada vez más los métodos de compra, mejorando los resultados en términos de eficacia, eficiencia y transparencia.- Controlar al detalle el manejo de Inventarios para que no sean una carga económica en la fijación de precios.

d. Identificación del proceso escogido: En este caso es el proceso de Compras, como se realiza, como está conformada la cadena de abas-tecimiento y cuales pasos de la cadena están establecidos.

La Cadena de Suministro es: Gestionar de forma efectiva y al mejor coste posible los flujos, movimientos, inventarios de productos terminados e infor-mación relativa a los mismos, desde un lugar de origen a un lugar de des-tino para satisfacer las necesidades del cliente, con los siguientes objetivos:1. Disminuir costos de compras y logística, optimizar los inventarios y aten-der al cliente.2. Elegir proveedores y clientes claves y desarrollar alianzas, procesos y sistemas necesarios para ofrecer una solución orientada al cliente e innova-ción

e. Productos: Aquí se habla del producto que se transforma o se elabora en el proceso, especificaciones técnicas del producto, especificacio-nes de la materia prima, etc. (Si es un Hipermercado, Supermercado, etc. hablar en general de algún producto específico que la empresa transforme)

f. ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales, Interna-cionales, Regionales, etc.? ¿Cómo clasifica la empresa las compras de producto, Materia Prima o Insumos?

Se clasifican por tipo de productos ya sean recurrentes u ocasionales, por lo general las compras son regionales o nacionales. Las empresa las clasifica de acuerdo a la bodega: Materias Primas, material de envase o acondicionamiento, otros laboratorios.

g. ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las compras y cómo influyen en el funcionamiento de ella? Es decir, que Hardware, Software, u otros elementos utilizan para esta función.Se utiliza un software que lleva un control más estricto en cuanto al abastecimiento de los inventarios y el cumplimiento de los proveedores.

h. Analizar, utilizando un diagrama de flujo, como se realiza el proceso de compras en la empresa, describiendo los métodos de trabajo, pro-cedimientos y las diferentes actividades que allí se desarrollan.

i. ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el in-cremento o decremento de las utilidades de la organización? Expli-que.Influye en conseguir productos de optima calidad a precios racionales dentro de un mercado tan competitivo, teniendo en cuanta la calidad y el precio de los productos y de esta manera mantener al cliente siempre satisfecho.

j. ¿Está soportado el proceso de compras en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique.

Esta soportado en un procedimiento escrito que previamente fue elaborado, revisado y aprobado por un comité y montado dentro de la plataforma del sistema de gestión de la calidad y que cumple con políticas y estándares previamente establecidos.

k. ¿Cómo se desarrolla el proceso de Logística en la empresa? ¿El proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una empre-sa de producción? Explique. Si es de servicios como se desarrolla el proceso de distribución o atención de los clientes cuando solicitan el producto.(Habrá mejor nota si se hacen registros fotográficos, videos, planillas de registro, etc.) Siempre que haya un despacho, se verifica que los vehículos en los que se transportara la mercancía cuenten con condiciones adecuadas tanto mecá-nicas como físicas para que el producto no sufra ningún deterioro, y si es el caso, se produce a ajustar el vehículo a las condiciones exigidas.

1. El auxiliar identifica el cliente al que debe entregar y separa los contenedores descritos en el documento.

2. Al llegar donde el proveedor valida la información de los datos de entrega.

3. El auxiliar hace entrega del pedido y de acuerdo al requerimiento explici-to del cliente, se realiza la verificación por unidad de empaque y/o verifica-ción física del producto contra documento.

4. El auxiliar hace firmar el documento ( factura , remisión , pedido) que soporta la entrega , teniendo en cuenta las condiciones de legalización de cada cliente .

5. Si en el momento de la entrega se presenta una no conformidad o novedad por parte del cliente , debe remitirse al procedimiento de novedades del cliente diligenciando un formato.

6. El auxiliar de distribución confronta los documentos que asignaron en la

relación de despacho y la entrega al área de cartera, aleatoriamente el coordinador de distribución hace revisión de estos documentos.

l. Que aspectos logísticos se desarrollan durante el proceso, almacén, transporte, movilización de mercancías, distribución, etc. (Explique los diferentes pasos del ciclo logístico).

1. Se cuenta con una logística de almacenamiento en su gran mayoría en orden por categorías con clasificación de la mercancía.

2. Si durante las actividades de separación, empaque embalaje o despacho, se detecta un producto con inconvenientes, debe remitirse al procedimiento de productos no conforme.

3. Laboratorios LELVE cuenta con su propia flota de vehículos para realizar las entregas de mercancía dentro del área metropolitana, para entregar fuera de esta área o según necesidades de despacho se contratan los servicios de un operador logístico o un tercero.

4. la logística de despacho sigue pareciendo proveedor cuenta con una distribución de rutas que aparecen registradas en la correspondiente factura, en conclusión queremos garantizar que se cumplan todas las actividades que conduzcan a preservar, proteger y conservar el producto en su estado original, durante todos los procesos, cumpliendo con todos los requisitos que permitan su uso adecuado por parte del cliente.

m. Explique tres controles que utiliza la Dirección de compras y ¿Qué re-sultados se han obtenido?

1. Evaluación de proveedores: con la información recopilada para evaluar y/o reevaluar al proveedor se procede a diligenciar un formato llamado evaluación de proveedores colocando una x según como se evalúa cada criterio y al final automáticamente se determina la calificación total.

2. Cumplimiento al pronóstico mensual: se lleva un registro de presupuestos de compras por línea mensual.

3. Registro de productos codificados: se realiza un análisis y se verifica el desarrollo de los productos que han sido codificados previamente con el ánimo de hacer una trazabilidad a la rotación de estos productos adquiridos y así poder determinar si es necesario seguirlos comprando.Con estos controles se obtiene como resultado la satisfacción a las necesidades de los clientes internos y externos , garantizando que se cumplan con los requisitos establecidos por la compañía de manera que se optimicen los recursos de la misma.

n. Conclusiones.

El departamento de compras recibe las requisiciones de compras, es decir, atiende las peticiones en cuanto a inventario se refiere u otras necesidades presentadas por el Laboratorio LELVE.

Laboratorios LELVE por medio del departamento de compras analiza deta-lladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos los proveedores activos y potenciales con los cuales el laboratorio mantiene relaciones comerciales.

Para efectuar la compra se envían las solicitudes de cotización, descri-biendo detalladamente los materiales que se desean adquirir a los provee-dores que han sido preseleccionados por la empresa.

Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un estudio riguroso de cada proveedor por separado en un formato que con-tendrá los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario, precio total, cali-dad, tiempo de entrega y condiciones de pago.

Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de especi-ficaciones, resultante del análisis anteriormente efectuado y que se en-cuentre ubicado preferiblemente en la ciudad de Medellín.

Laboratorios LELVE busca ser uno de los mas bien posicionados en el mercado con un gran departamento de compras definido con los estándares adecuados para la compra de los materiales necesarios para la elaboración de sus productos.