FILTROS

ORDENAR, FILTRAR DATOS, Objetivos:

1. Saber ordenar los datos de una hoja en función de una o varias columnas.

2.-Saber utilizar el autofiltro para filtrar una lista, según los valores que tenga una columna.

3.-Utilizar criterios personalizados para filtrar datos

Contenidos.

Unidad 1: Ordenar Ordenar datos en función de una columna. Ordenar datos en función de varias columnas.

Unidad 2: Formularios Añadir Datos utilizando un formulario Buscar datos en el formulario Modificar datos

Unidad 3: Filtrar datos Filtrado automático Filtros Personalizados Operadores Autofiltro 10 mejores

Unidad 4:Casos Prácticos Creación Factura Préstamo Hipotecario

- Página 1 -

Unidad 1: Excel nos aporta la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.

En este módulo vamos a trabajar la manipulación de datos. Además de proporcionar funciones de contabilidad electrónica, Excel nos ayuda a editar, ordenar, personalizar y analizar un conjunto de datos, por ejemplo una hoja que contenga información sobre el alumnado de un curso.

Generalmente, los datos se introducen en una hoja de cálculo en el orden que deseemos, pero podemos cambiar este orden.

1. Ordenar datos en función de una columna.

Una lista es una serie etiquetada de fila que contiene información relacionada. Es decir, una lista sería tanto un conjunto de filas con los nombres de los alumnos y sus números de teléfono. Para ordenar las filas debemos utilizar el comando Datos Ordenar

Abre el archivo Tabla Alimentos, te aparecerá los datos sobre alimentos y sus valores energéticos, pulsa en la tecla AvPág varias veces para ver la información relativa a los tipos de alimentos, la información abarca hasta la fila 512.

Pulsa Ctrl+Inicio para regresar a la celda A1. Si nos fijamos la hoja está ordenada por alimentos, vamos a ordenarla por Grupos de alimentos, para ello seleccionamos cualquier celda del rango A6:J512. Para ordenar una lista, primero hay que seleccionar una celda que pertenezca a dicha lista.

- Página 2 -

En la barra de menús selecciona DatosOrdenar, para abrir el cuadro de diálogo Ordenar, te aparecerá una ventana similar a esta:

La lista tiene fila de encabezamiento que está seleccionada en la parte inferior del cuadro de diálogo, esto quiere decir que Excel localiza los títulos sobre las filas de los datos

A continuación cliqueamos en la flecha que hay en el cuadro de lista desplegable Ordenar por para ver la lista de encabezamiento de columna y seleccionamos Grupo para indicar que queremos ordenar la lista en función del grupo de alimentos. Observaremos que el botón de orden ascendente este seleccionado, lo que significa que las filas de los grupos de alimentos se ordenarán de la A a la Z.

El orden ascendente ordena los números primero, después ordena alfabéticamente los nombres, después los valores lógicos(Falso, antes que Verdadero), luego los valores de error y por los último los espacios vacíos. El orden descendente ordena los valores en el orden contrario.

Cliqueamos en Aceptar para ordenar las listas. Los grupos de alimentos aparecen clasificados por orden alfabético.

- Página 3 -

Si quisiéramos ordenar por otro concepto, sería realizar el mismo proceso y elegir el campo deseado en la lista desplegable.

Práctica 1:Abre el fichero Tabla de alimentos.xls y ordena los alimentos por

número de Kilocalorías, en el fichero Tabla de alimentos (hoja 1).Guarda el fichero con el nombre de Ordenar

También podemos ordenar la lista utilizando los botones de la barra de herramientas para ordenar de forma ascendente y de forma descendente, es una manera más sencilla y ordena los datos de forma básica.

1.1. Ordenar datos en función de varias columnas.

Vamos a ordenar en función de dos columnas para organizar la lista en orden ascendente por Grupo y luego por alimento.

Selecciona una celda de la lista ( fichero tabla de alimentos) y selecciona en el menú Datos Ordenar para abrir la ventana de Ordenar.

En el cuadro Ordenar por, seleccionamos Grupo (lista desplegable) en orden ascendente para indicar que queremos ordenar la lista por Grupo de alimentos.

En el primer cuadro Luego por, seleccionamos Alimentos en orden ascendente para indicar que queremos romper cualquier coincidencia que haya en la columna de Grupo de alimentos.

Cliqueamos en Aceptar. Observamos que los grupos iguales están ordenados por alimentos. Si no especificásemos una segunda columna por la que realizar el orden, la lista quedaría ordenada por grupo simplemente.

- Página 4 -

Si deseamos ordenar por tres columnas, debemos utilizar el segundo cuadro de dialogo Luego por, de la ventana de ordenar.

2. Unidad 2:Añadir datos a la lista utilizando el Formulario.

Una lista con una sola fila de encabezamientos de columna se puede considerar como una base de datos. En una base de datos de Excel cada fila de información se denomina registro; cada columna en una base de datos se denomina campo (la columna ALIMENTOS es el campo Alimentos), por lo tanto la fila de los encabezamientos de las columnas pasa a ser la fila de nombres de los campos.

Para añadir datos a una lista, podemos realizarlo desde las celdas de la hoja o utilizando el Formulario. Cuando utilizamos el comando Datos Formulario aparece un cuadro de diálogo que nos muestra un registro cada vez, Los nombres de los campos aparecen en la parte izquierda del formulario y el contenido de cada campo de cada campo dado aparece junto a los nombres de los campos. Si el campo contiene una fórmula no te permite editarlo.

- Página 5 -

Cliqueando en la flecha de desplazamiento hacia abajo del formulario varias veces, el formulario nos va mostrando los siguientes registros de la base de datos, como se indica en la esquina superior derecha del formulario. También podemos utilizar la tecla de flecha hacia abajo del teclado.

Cliqueando en el botón Buscar anterior, vemos el registro anterior de la base de datos y si lo hacemos en Buscar siguiente vemos el siguiente registro.

Podemos usar el formulario para ver solamente los registros que cumplen unos determinados criterios. Vamos a verlo con un ejemplo:

Con la ventana de formulario abierta, cliqueamos en Criterios se nos abrirá otra ventana sin datos, nos situamos en el cuadro Alimentos y escribimos Merluza (el uso de mayúsculas y minúsculas es indiferente) para indicar que queremos buscar los registros de los alimentos con ese nombre; a continuación cliqueamos en Buscar siguiente para buscar el siguiente registro de la base de datos que cumpla el criterio especificado. El formulario muestra el registro de Merluza; hacemos clic en Buscar siguiente sucesivamente para buscar el siguiente registro que cumpla el criterio especificado, el formulario muestra el registro de Merluza a la romana.

De esta manera podemos buscar registros más rápidamente en bases de datos con gran cantidad de datos.

Si deseamos Añadir un nuevo registro solo tenemos que hacer clic en Nuevo y después introducir los datos correspondientes en los campos del nuevo registro.

3. Unidad 3: Filtrar datos.

- Página 6 -

Un filtrado de datos consiste en efectuar la búsqueda de registros, de manera que podamos extraer aquellos datos que cumplan una determinada condición.

3.1. Filtrado automático.Abrimos el fichero Tabla de alimentos y en el menú Datos elegimos Filtro en el submenú que aparece cliqueamos en Autofiltro .

Observa que junto a cada título o cabecera se ha añadido una flecha. Si hacemos un clic sobre una de ellas, se abrirá un menú desplegable con las diferentes opciones del campo. Si hay uno repetido varias veces solo aparecerá una vez. Cuando se realiza un filtrado de datos, se extraen, reduciendo la base, pero los datos anteriores no se pierden, se pueden volver a visualizar acabada la operación.

Vamos a buscar los alimentos que pertenezcan al grupo de las legumbres.

Abriremos la flecha desplegable de Grupo y elegiremos Legumbres, observa el resultado, en el gráfico de la página siguiente.

Un filtrado se puede reducir aún más si queremos seleccionar de nuevo, dentro de la primera selección, pero si deseamos realizar otra búsqueda, deberemos mostrar toda la lista antes de

- Página 7 -

efectuar la siguiente búsqueda. Para volver a Mostrar, cliqueamos en la ficha desplegable de Legumbre y elegimos Todas.

3.2. Filtros Personalizados.Excel nos permite personalizar la búsqueda, de manera que a un

mismo campo se le puedan dar varios criterios, basándonos en dos condiciones y también filtrarla para buscar los valores que no cumplen una determinada condición.

Vamos a buscar los alimentos que contengan calorías superiores a 30 y menores que 61. Para ello, haremos clic en el menú desplegable de la columna Kilocalorías y elegiremos personalizar:

- Página 8 -

Seleccionaremos los datos que aparecen en la figura, es mayor que 30 en el primer cuadro de diálogo y es menor que 61 en el segundo cuadro, presionaremos Aceptar.

Nos aparecerá una lista de alimentos con los valores consultados. Para volver a mostrar toda la tabla, debemos cliquear en la

columna que hemos aplicado el filtro, en este caso, Kilocalorías y elegir Todas, la lista se mostrará entera.

3.3. Operadores

Podemos utilizar operadores para utilizar los filtros, si deseamos buscar texto, utilizaremos algunos específicos para ello, éstos son:

Comienza por No comienza por Termina con No termina con contiene

También podemos utilizar caracteres comodín para buscar información aunque solo sepamos una parte de lo que queremos buscar. Estos caracteres son * y ?

El carácter comodín * se utiliza para representar cualquier número o serie de caracteres. Si escribimos C* , buscará todos los alimentos que comiencen por la letra C. Si quisiéramos buscar los alimentos que empezarán por la letra f, escribiríamos f*.

El carácter ? se utiliza para representar un único carácter en una determinada posición

Práctica 2

- Página 9 -

Abre el fichero Ordenar.xls, y busca los alimentos del grupo Carne y Derivados, que sus grasas estén comprendidas entre 5,4 y 12,3 y solo se necesite una ración. Copia y pega el resultado en la hoja 3 (deberás insertarla primero)

Práctica 2 a Quita los filtros utilizados anteriormente en la hoja 1 y busca los

alimentos que empiecen por la letra P y no tengan fibra.Pon el color que desees a las etiquetas.Guarda el fichero con el nombre de Ordenar

3.4. Autofiltro de los 10 mejores.

Podemos utilizar la opción (Las 10 más) para filtrar las columnas que contengan datos numéricos en función de los elementos más altos o más bajos de la lista. Cuando seleccionamos está opción de filtro, Excel muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores para que elijamos la dirección del filtro (superiores o inferiores), el número de elementos que debe incluir (10 es el valor predeterminado) y el incremento (elementos o por ciento).

Vamos a utilizar está opción para buscar los alimentos que más colesterol llevan:

Cliquea en la ficha desplegable de la columna de Colesterol, selecciona las 10 más para abrir el cuadro de diálogo Autofiltro de las 10 mejores y te aparecerá la siguiente ventana:

- Página 10 -

Hacemos clic en Aceptar. Nos aparecerán los alimentos con mayor valor de colesterol, los valores irán de 440 a 1480

Práctica 3:Abre el fichero Medallero.xls, aplica un filtro donde aparezcan los 5

países con mayor número de medallas de plata.Guarda el fichero con el nombre de Medallas

4. Unidad 4:Casos Prácticos.

Vamos a explicar unos casos prácticos muy útiles para repasar lo aprendido en los módulos, es la creación de una factura y la amortización de un préstamo.

4.1. Factura.

Abre un libro de trabajo y guárdalo en tu carpeta de trabajo con el nombre de Factura.

Vamos a crear dos hojas, la hoja 1 será el modelo de factura con fórmulas que buscarán artículos en la hoja2. En la hoja 2 contendrá el listado de artículos de la tienda, pondremos en este caso práctico 8 artículos para comprender el proceso.

En primer lugar vamos a introducir los artículos en la hoja 2, con número de referencia o código, el nombre del artículo y su

- Página 11 -

precio en Euros. Introduce estos datos en la hoja 2 de tu libro Factura y cliquea sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas.

Código Artículo Precio5000125 Paquete Folios A4 3,55000126 Caja Boligrafos 13,955000127 Caja Rotuladores 11,255000128 Caja Lapiceros 9,755000129 Caja Sacaminas 115000130 Caja Clips 1,85000131 Bolsa Separadores Plástico 8,55000132 Cuaderno Anillas 5,855000133 Estuche Carpetas de colores 11,25

Una vez introducidos el listado de artículos vamos a diseñar el modelo de factura en la hoja 1.

Amplia el ancho de fila 1 a 75, crea un logotipo utilizando el comando Word Art, que se encuentra en el menú Insertar

Imagen Word art; el logotipo será “Papelería CPR”. Una vez creado arrástralo a la celda A1.

Podemos diseñar el modelo de factura como queramos, pero los datos que deben figurar en este ejemplo de factura serán los siguientes: Fecha de compra, Nombre cliente, dirección, Ciudad, Provincia, Código Postal y nº de Telefono. Estos datos los introduciremos en el rango A3:A9.

A continuación, en la fila 10 debe contener los conceptos que se van a detallar para cada uno de los artículos comprados (ver gráfico). Las filas comprendidas entre la 12 y 20 las reservamos para determinar las características de cada uno de los producto pedidos y, en las filas 22,23,24,25 calcularemos el subtotal, gastos por envío y transporte, el I.V.A. y el Total de la Factura.

La hoja 1 debe quedar parecida al gráfico que se muestra a continuación:

- Página 12 -

- Página 13 -

FechaNombre del clienteDirección CiudadProvinciaCódigo PostalNº Teléfono

Referencia Descripción Cantidad Precio Descuento Total

SubtotalEnvío y transporte

16% ImpuestosTotal

Ahora debemos escribir el nº de referencia y la cantidad de unidades solicitadas, Con la referencia y con ayuda de la función BUSCARV el programa puede obtener el nombre del producto y su precio de la hoja 2. Con el número de unidades y la función SI determinará si se debe efectuar un descuento del 5% o no.

En la celda A12 escribiremos el código del artículo comprado, por ejemplo, 5000125 (o uno de los códigos definidos en la hoja 2) en la celda B12, debe contener el nombre del producto, pero en vez de escribirlo, vamos a introducir la función BUSCARV y sería de la siguiente manera:

=BuscarV(A12;Hoja2!$A$4:$C$12;2;falso)Copiaremos esta fórmula al resto de la columna B.Para calcular el precio del producto en la columna D,

utilizaremos de nuevos la función BUSCARV, pero ahora modificando el lugar de la columna, entonces sería:

=BuscarV(A12;Hoja2!$A$4:$C$12;3;falso)

- Página 14 -

En la columna E (Descuento), introduciremos la función SI, para calcular si se realizan pedidos superiores a 10 unidades, entonces la función a introducir quedaría de la siguiente manera:

=SI(C12>10;D12*10/100;0)Por último para calcular el total, en la columna de Precio,

bastará una fórmula simple y sería:=(C12*D12)-E12

Ahora solo queda definir las fórmulas para calcular el subtotal, el coste por envío, el I.V.A y el Total de la Factura , en las celdas f22, f23, f24 y f25 respectivamente. Son funciones o fórmulas simples cuya introducción es sencilla, pero la escribimos a continuación, En la celda F22:=Suma(F12:F21)En la celda F23: =Si(f22>300;0;10)En la celda F24:=F22*16%En la celda F25: =Suma(F22:F24).De esta manera quedaría creada nuestra factura, ahora quedaría solo imprimirla y enviarla a nuestros clientes.Para completar el diseño de la factura, deberíamos dar un formato a las celdas, cambiando el tipo de fuente, dando color al relleno de las celdas de los rótulos, pero eso como ya lo hemos aprendido en los otros módulos, debéis realizarlo vosotros.

Quedaría así nuestra factura:

   Fecha  Nombre del cliente  Dirección  Ciudad  Estado  

- Página 15 -

Código Postal  Nº Teléfono  

Referencia Descripcion Cantidad Precio Descuento Total5000125 Paquete Folios A4 20 3,5 0,35 69,65

                                                                                                           Subtotal  69,65        Envio y transporte  10      Impuestos  11,14        Total  90,79 €

4.2. Préstamo.

Vamos a calcular con Excel y las funciones estudiadas, el cálculo de Amortización de un préstamo hipotecario.

Abre el programa Excel y llama al nuevo libro de trabajo Préstamo, guárdalo en tu carpeta de trabajo.o Selecciona las celdas B1:E1, combínalas y escribe en

Mayúsculas el título “AMORTIZACIÓN DE UN PRESTAMO HIPOTECARIO”, aplica Negrita, Subrayado y tamaño de fuente 16.

o En el rango B3:B8, en Cursiva y Negrita, escribiremos los títulos, Capital, Interés, Años, Meses, Nº Total de Pagos y Mensualidad.

o En la celda C3, escribiremos 60000;o En la celda C4 3,25%; o En C5 15;o En C6 12o En la celda C7, introduciremos la fórmula que calcule el nº total

de pagos, es decir =c5*c6 (o Producto (c5;c6)).

- Página 16 -

o En la celda D8, debemos calcular, lo que tenemos que pagar mensualmente para amortizar el préstamo, para ello utilizaremos la función de PAGO, explicada en el módulo3, por lo cual introduciremos:

=Pago(c4/12;c7;-c3)Al final debe quedar como indica la figura.

AMORTIZACIÓN DE UN PRESTAMO HIPOTECARIO

CAPITAL 60000INTERES 3,50%AÑOS 15MESES 12Nº TOTAL DE PAGOS 180MENSUALIDAD 539,45 €

De esta manera si deseamos amortizar capital o reducir tiempo, cambiando los datos correspondientes podremos calcular que cantidad podríamos pagar al mes.Modifica el formato, pon a los datos numéricos separador de miles, modifica el tamaño de letra en el rango B3:B8, ponle color.Guarda de nuevo el fichero con el nombre de Préstamo.

- Página 17 -