Filtros excel

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  • 1. UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALAFACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y DE LA SALUDESCUELA DE ENFERMERAINFORMTICA BSICA IDOCENTE: Lic. Diana GmezINTEGRANTES: Alvarado EvelynFECHA: 14 de Julio del 2014TEMA: EXCELLos filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertoscriterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas coninformacin y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertascondiciones.Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de unaempresa. Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Esosera una tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidad de crear filtros en Excel.Cmo crear filtros en ExcelPara crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datosdentro del grupo Ordenar y filtrar.

2. Al pulsar el botn Filtro se colocarn flechas en el extremo derecho de cada uno de losencabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de losfiltros. El comando Filtro tambin podrs seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar yfiltrar > Filtro.Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cualinsertar los filtros adems de aplicar un formato especial a los datos.Cmo usar los filtros en ExcelPara filtrar la informacin debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtrocorrespondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,mostrarn una lista de valores nicos con una caja de seleccin a la izquierda de cadauno.Una opcin que tenemos para filtrar los datos es elegir demanera individual aquellos valores que deseamos visualizaren pantalla. Tambin podemos utilizar la opcin (Seleccionartodo) para marcar o desmarcar todos los elementos de lalista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo demanera que el filtro mostrar solamente las filas con dichonombre. 3. Al pulsar el botn Aceptar se ocultarn las filas que no cumplen con el criterio de filtradoestablecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado paraindicarnos que hemos aplicado un filtro. Adems, los nmeros de fila de Excel semuestran en un color diferente indicndonos que existen filas ocultas.CMO QUITAR UN FILTRO EN EXCELPara quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro yseleccionar la opcin Borrar filtro de Columna donde Columna es el nombre de lacolumna que hemos elegido. Esta accin eliminar el filtro de una sola columna, pero sitenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una solaaccin, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos >Ordenar y filtrar.FILTROS DE TEXTO EN EXCELAdems de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columnase detecta el tipo de dato texto, se mostrar una opcin de men llamada Filtros detexto como la siguiente:Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrar un cuadro de dilogo que nos permitirconfigurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opcin Comienzapor se mostrar el siguiente cuadro de dilogo: 4. Si colocamos la letra a en el cuadro de texto junto a la opcin comienza por, entoncesExcel mostrar solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por laletra a.AUTOFILTROSLa herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de maneratotalmente automtica, o sea, sin ms que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro.Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros(filas) de esa lista que no cumplan la condicin que deseemos. De esa manera, quedarvisible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operacin de filtrardatos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permitenvisualizar de una pasada rpida cules son los elementos de la lista que satisfacen unacondicin concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas laspoblaciones de Espaa ordenadas alfabticamente y queremos ver slo las quepertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sera larga ytediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre slo aquellaspoblaciones que satisfagan la condicin de que la provincia a la que pertenecen seaBadajoz. De forma automtica, Excel realizar el trabajo de bsqueda por nosotros yocultar todas las poblaciones del resto de provincias.Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechasde Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna delrango filtrado.Rango sin filtrarRango filtradoMicrosoft Excel indica los elementos filtrados en azul.Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas quecontengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrarlas filas que cumplan ms de una condicin en una columna; por ejemplo, las filas quecontengan valores comprendidos en un rango especfico (como un valor de Davolio). 5. FILTROS AVANZADOSLos filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), esdecir, muestran solo la informacin que cumple con el criterio determinado, pero con ladiferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugardentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando loscriterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de filtrado es conocido como Filtroavanzado y en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.Supongamos la siguiente tabla de datos.Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas dela misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmentesu ubicacin no es de importancia.APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOSAntes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) yposteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en elgrupo Ordenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado. 6. Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango quecontiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botnAceptar para aplicar el filtro.El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado avanzado ha sidoexitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificarcondiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin delas personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al departamentode Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones enotra celda.Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son losmismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que contienenel criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtroavanzado adecuadamente. 7. De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahorasolamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora deseo agregar alos resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para ellosolamente agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas conapellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del departamentode Informtica sin importar el apellido que tengan.Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango decriterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.FORMATO CONDICIONALEl formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento derealizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdasen base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o uncolor de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poderidentificarlas fcilmente en pantalla. 8. Los formatos condicionales ms novedosos son:1. Barra de datos:Es semejante a un grfico de barras proporcional al nmero en las celdas.2. Escala de color:Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.3. Conjunto de conos:Permite segn el valor de un celda compararla con otro de referencia y aadirle uncono.Aunque hay muchas ms opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan condeterminadas condiciones y dar colores a los nmeros.Se puede tambin aplicar ms de un formato a una celda, o sea, si una condicin cambiael tamao de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplanambas condiciones , tambin se aplicaran ambos formatos.La tabla1 que se ve a continuacin contiene simultneamente los formatos Barra dedatos, Escala de colores y Conjunto de conosPara aplicar estos formatos el mtodo es muy parecido.En la cinta de opciones vamos a la pestaa "Inicio" y luego al panel "Estilos"Al pulsar en este aparece otro panel tambin llamado "Estilos"Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un men deopciones, donde estn destacados en rojo los formatos mencionados al principio masotros dos en la parte superior 9. Los triangulitos negros nos indican que hay mas opciones de formato como se puede veral oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formatoPara aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la columnadonde estn los datos y se pulsa en el modelo sealado por la flecha rojaQuedando como la columna VENTAS de la tabla1 10. TABLAS DINMICASLas Tablas Dinmicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de unalista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista