FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR . FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR...

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  • FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR

    Macroproceso Gestin financiera

    Nivel 1 Gestin de egresos

    Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar

    Cdigo PRO-25-3-01-09

    Versin 1

    Fecha publicacin 04/09/2015

    Tipo Documento Ficha tcnica

    Tabla de contenido

    1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

    2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

    3. NORMATIVA ............................................................................................................................... 2

    4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

    4.1 Responsable del proceso ........................................................................................................ 2

    4.2 Responsabilidades especficas ............................................................................................... 2

    5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3

    5.1 Diagrama de flujo Cargue de plantillas Cuentas por pagar ................................................ 3

    5.2 Descripcin de actividades Cargue de plantillas Cuentas por pagar ................................. 3

    6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 8

    7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9

    8. INDICADORES ............................................................................................................................ 10

    9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11

    10. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 11

    11. APROBACIN ........................................................................................................................ 12

  • FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR

    Macroproceso Gestin financiera

    Nivel 1 Gestin de egresos

    Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar

    Cdigo PRO-25-3-01-09

    Versin 1

    Fecha publicacin 04/09/2015

    Tipo Documento Ficha tcnica

    1. OBJETIVO

    Realizar el pago a los estudiantes que prestan el servicio de labores ocasionales y convenios

    educativos, as como los auxilios de FOPRE, contratos civiles y ajustes de Cuentas por pagar,

    realizando la contabilizacin pertinente en el sistema de informacin.

    2. ALCANCE

    Desde la generacin de un archivo plano con la informacin contable a ajustar por parte de la

    unidad, hasta el envo de los soportes de pago a Tesorera

    3. NORMATIVA

    Directrices

    Poltica de vinculacin de estudiantes

    Poltica contratacin civil persona natural

    Para el caso de contratos civiles, labores ocasionales, FOPRE y convenios educativos se debe

    entregar completamente diligenciado el formato de contratos civiles, labores ocasionales,

    FOPRE y convenios educativos que arroja el sistema en las fechas establecidas.

    Lineamientos

    N.A

    4. RESPONSABILIDADES

    4.1 Responsable del proceso

    Jefe de Contabilidad

    4.2 Responsabilidades especficas

    Coordinador Cuentas por pagar

    Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las actividades

    contables y financieras en la ejecucin del proceso.

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    Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar

    Cdigo PRO-25-3-01-09

    Versin 1

    Fecha publicacin 04/09/2015

    Tipo Documento Ficha tcnica

    Velar por el cumplimiento de la poltica de contratacin civil por prestacin de servicios

    y dems normativa que aplique.

    Gestor /Analista Cuentas por pagar

    Asegurar que la informacin sea ingresada en el sistema correctamente y de forma

    oportuna.

    Asegurar que los montos a pagar sean los correctos de acuerdo al concepto y cantidades

    de acuerdo a las polticas establecidas en la Universidad.

    Entregar a Tesorera los documentos e informacin necesaria para realizar los

    respectivos pagos.

    Tesorera

    Garantizar que el pago a los estudiantes, contratistas civiles y personas naturales sea

    oportuno.

    5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

    5.1 Diagrama de flujo Cargue de plantillas Cuentas por pagar

    5.2 Descripcin de actividades Cargue de plantillas Cuentas por pagar

  • PRO-25-3-01-09

    CARGUE DE PLANTILLAS CUENTAS POR PAGARC

    ON

    TA

    BIL

    IDA

    DD

    SIT

    /DE

    CA

    NT

    UR

    A

    DE

    ES

    TU

    DIA

    NT

    ES

    TE

    SO

    RE

    RA

    3- Generar archivo plano

    con cuentas de cobro

    Archivo plano en plantilla de requerimientos de SAP

    La carga es correcta?

    8- Corregir errores

    SI

    NO

    Ejecucin de Pago

    11-Enviar Soportes para

    Pagos a Tesorera

    Archivo plano en plantilla de requerimientos de SAP

    9- Contabilizacin

    - Documento contable- Documento CO (PA)

    - Documento FM

    Los documentos coinciden?

    SI

    -FOPRE: Memorando con relacin de estudiantes-Labores Ocasionales: Cuenta de cobro

    - Monitorias: Contrato de convenio educativo por estudiante

    NO

    Anulacin de documentos Cuentas por

    Pagar

    10-Correccin de archivo plano

    2- Recibir documentos de

    soporte de la Unidad

    -FOPRE: Memorando con relacin de estudiantes y Formato de solicitud de pago -Labores Ocasionales: Cuenta de cobro

    - Monitorias: Contrato de convenio educativo por cada estudianteContratos civiles: Contrato

    Impuestos: Formato de solicitud de pago

    Es Legalizacin de anticipos?

    NO

    SI

    1-Legalizar anticipos

    Es legalizacin

    de anticipos?

    NO

    SI

    4 - Cruzar documentos

    contra cargue

    5- Enviar a unidad para cambio de

    soporte

    6- Cambio de soporte y envo a

    Cuentas por Pagar

    7- Cargar archivo plano en test

    Error de soporte?

    Si

    No

    1

    1

    Se corrige nicamente la(s) partida(s) que presenta(n) el/los

    error(es)

    PRO-25-3-01-09-Cargue de plantillas Cuentas por Pagar.vsdCargue de plantillas CxPmp.sanchez116Archivo adjuntoPRO-25-3-01-09-Cargue de plantillas Cuentas por Pagar.pdf
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    Cdigo PRO-25-3-01-09

    Versin 1

    Fecha publicacin 04/09/2015

    Tipo Documento Ficha tcnica

    Entrada Centro de Trayectoria Profesional / Decanatura de estudiantes

    Proveedor

    Archivo plano y soportes para realizar el pago de labores ocasionales, convenios educativos y auxilios FOPRE y contratos civiles. -Contrato civil -FOPRE: Memorando, relacin de estudiantes -Labores Ocasionales: Cuenta de cobro - Monitorias: Convenio de monitoria por estudiante

    Salida Documentos de soporte de pago

    Cliente Tesorera

    No. Actividad

    Actividad Descripcin Responsable Sistema Documentos

    1 Legalizar anticipos Para realizar la legalizacin de los anticipos a empleados se hace la contabilizacin en la transaccin F-43

    Transaccin F-43

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    Versin 1

    Fecha publicacin 04/09/2015

    Tipo Documento Ficha tcnica

    2

    Recibir documentos de soporte de la Unidad

    Para monitorias se reciben los convenios en las fechas estipuladas segn el cronograma. Para labores ocasionales se reciben diariamente pero se procesan de acuerdo al volumen que se tenga. Para FOPRE se recibe el memorando semanalmente en donde viene relacionado la cantidad de estudiantes a los cuales se les otorgar el auxilio y un archivo en Excel, este documento se tramita apenas se recibe. En el caso de contratos civiles se recibe el paquete de documentos de Jurdica y de Gestin Humana en moneda extranjera.

    -FOPRE: Memorando con

    relacin de estudiantes y Formato de

    solicitud de pago Archivo en Excel

    -Labores Ocasionales:

    Cuenta de cobro - Monitorias: Contrato de

    convenio educativo por cada estudiante -Contratos civiles:

    Contrato -Impuestos: Formato de

    solicitud de pago

    3 Generar archivo plano con cuentas de cobro

    Generar un reporte o archivo plano con las cuentas por pagar a los estudiantes que prestan las labores ocasionales y convenios educativos, con los requerimientos del sistema SAP (las labores ocasionales, convenios educativos, auxilios FOPRE y contratos civiles en moneda nacional y extranjera afectan presupuesto y costos, por estar razn la plantilla incluye las dimensiones de presupuesto y objeto de costo).

    Cuentas por Pagar

    Archivo plano en plantilla de

    requerimientos de SAP

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