Fecha Firma Licda. Floridal Leticia Simón Juan Tum...

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Elaborado Nombre/Cargo/Unidad

Revisado Nombre/Cargo Unidad

Visto Bueno Nombre/Cargo Unidad

Fecha Firma

Licda. Floridal Leticia Simón Cuxil

Subdirectora Administrativa Unidad Administrativa Financiera

Juan Tum González

Director Unidad Administrativa Financiera

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

SUB DIRECTORA ADMINISTRATIVA El presente manual tiene como objetivo describir las actividades que tiene el puesto de Subdirectora Administrativa de la Defensoría de la mujer Indígena como parte de la división funcional de la Unidad de Administración Financiera.

1. Sustituir al Director en caso de Ausencia temporal.

Unidad Responsable Pasos Actividades

Dirección UDAF Subdirectora Administrativa

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Entrega oficio a la sub-directora administrativa.

Da seguimiento y coordinar actividades pendientes de los sub-alternos del director de Administración financiera.

Toma decisiones en caso que haya necesidad de:

Dar permisos al personal

Aprobar compromiso de pago.

Representar al director de la unidad en caso sea necesario.

Traslada documentos director UDAF

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Director UDAF

Subdirectora

Personal de UDAF

Inicio

Entrega oficio subdirectora Seguimiento y coordinar actividades pendiente de Director UDAF.

Autorizar permisos al personal.

Fin

Toma decisiones

Aprobar compromisos de pago.

Representar al director de UDAF. Traslado de

documentos.

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2. Revisar y aprobar las ordenes de compras en el Sistema de Gestión.


Diferentes Unidades Adquisiciones Sub-directora Administrativa Adquisiciones Subdirectora Administrativa

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Presentan solicitud de necesidad de compras de productos y/o servicios. Revisa el plan anual de sí está contemplado la compra. Cotiza el producto. Analiza los precios, calidad y tiempo de entrega se toma el precio más bajo. (que llene los requerimientos) Traslada documento de solicitud de compra y cuadro comparativo. Supervisa el trabajo de adquisiciones Aprueba la orden de compra Sella y comunica la cotización ganadora, mediante oficio. Entra al sistema para operar orden de compra Traslada el documento Autoriza la orden de compra Traslada la orden a presupuesto.

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Subdirectora Administrativa

Adquisiciones

Diferentes Unidades

Revisa el plan anual sí está contemplado la compra.

Presentan solicitud se órdenes de compra

Supervisa el trabajo de adquisiciones.

Analiza precios, calidad y tiempo.

Aprueba la orden de compra

Traslado de documentos.

Inicio

Cotiza el producto

Entra al sistema para solicitar la orden de compra

Sella y comunica la orden ganadora mediante oficio

Traslada orden de compra firmado a presupuesto.

Fin

Autoriza la orden de compra

Traslada la orden a presupuesto.

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3. Coordinar la elaboración de anteproyecto de presupuesto y el Plan Operativo Anual de la UDAF.


Sub-directora Administrativa

Director UDAF

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Analiza el presupuesto del año anterior Hace proyección por rubros de la UDAF, tomando como base el presupuesto anterior. Hace proyección consolidada. Presenta a la dirección de la UDAF el informe consolidado. Integra al presupuesto anual.

Director UDAF

Subdirectora

Personal de UDAF

Inicio

Hace proyección por rubro de la UDAF

Hace proyección consolida anteproyecto presupuesto

Integra el presupuesto anual

Fin

Presenta anteproyecto a Director UDAF

Analiza presupuesto año anterior

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4. Presentar al Director informes de la ejecución presupuestaria.



Director UDAF

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Ingresa a la página de SICOIN. Imprime un informe detallado de ejecución. Analiza el informe. Hace un informe ejecutivo sobre posibles atrasos de ejecución y sobregiros de ejecución. Traslada al director de UDAF. Toma decisiones

Director UDAF Subdirectora Personal de UDAF

Inicio

Ingresa a la página de SICOIN

Imprime el consolidado detallado de ejecución.

Hace un informe ejecutivo sobre atrasos y/o sobre-ejecciones

Fin

Analiza el informe

Traslada informe a director UDAF

Toma decisiones

me

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5. Calcular y proporcionar los recursos de viáticos al personal de la Unidad de conformidad con el reglamento de viáticos y normas vigentes.


Unidades Diferentes Sub-dirección Administrativa

Diferentes Unidades


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Emiten la solicitud Recibe solicitud. Analiza solicitud -Revisa los cálculos Entrega formularios de Nombramiento para cumplimiento de comisión. Entrega formularios de Anticipo de viáticos, viatico constancia al interior y viatico liquidación. Firma libro de conocimiento de viáticos (3) Liquidación de viáticos (10 días hábiles siguientes) Comprobación de tiempo Notificar la aprobación y/o negación de pago

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Unidades DEMI Sub-directora Administrativa Personal de UDAF

Inicio

Emiten solicitud Recibe solicitud

Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viaticos ision

Analiza solicitud y hace cálculos

Comprobación de tiempo

Firman libro de conocimiento de viaticas

Reciben formularios de viaticos

Entrega formularios de nombramiento, anticipo y liquidación de viáticos llenos.

Aprobación o Negación viaticos

fin

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6. Coordinar y supervisar el levantamiento de inventarios físicos y en el Almacén de materiales y suministros y comparar con los resultados con los registros contables.



Encargado de Inventario

Su-directora Administrativa

Director UDAF

Encargado de contabilidad

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Mediante oficio solicita al encargado de Inventarios el levantamiento del mismo. Levanta inventario (10 días hábiles plazo) Recibe documento digital e impreso del inventario. Procede a verificar los registros coinciden con los registros contables. Hace muestras selectivas para algunos bienes verificando si realmente existen (mínimo 10 activos) Realiza oficio con los resultados del inventario y se entrega al director de la UDAF. Emite opinión sobre inventario. Toma en cuenta observaciones y/o recomendación de Director UDAF Remitir a la dirección de contabilidad del estado a más tardar el 11-01-2013. El inventario 2 formularios. Formularios FIN01 y FIN02. Genera constancia del archivo en donde indique que el archivo ya fue cargado. Archivar constancia.

Nota: el procedimiento para almacén es el mismo con la diferencia que no se envía a la dirección general de contabilidad.

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Subdirectora Admón. Encargado Contabilidad Director UDAF

Inicio

Solicita encargado de inv. Levantamiento del mismo.

Recibe solicitud

Levanta Inventario

Realiza un oficio indicando los resultados del inventario

Verifica sí los datos coinciden con los registros contables

Fin

Recibe documento digital e impreso

Verificar físicamente 10 activos.

Emite opinión sobre el inventario

Toma cuenta Rec. y obser. del director UDAF

Llena formulario FIN01 y FIN02

Genera constancia que el inventario ha sido cargado.

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7. Coordinar y ejecutar procesos de compra de bienes y servicios, por medio de contrato abierto, compra directa, eventos de cotización y/o licitación, de conformidad con la ley de compras y contrataciones.


UDAF.

Autoridad Superior

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Compra directa Solicitud o requerimiento de bien o servicio. Invitación Términos de Referencia Modelo de oferta Contrato abierto Repetir pasos 2-5 Dictamen Jurídico Justificación de compra Estudio y/o diseños Documentos de respaldo Cotizaciones Se agrega proyecto de contrato (se repite pasos 1-10) Licitación Publica (se repite pasos 1-11) Publicación en Guate compras Diario Oficial Nombrar junta de licitación Aprueba adjudicación Notifica .

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UDAF Compra directa

Contrato Abierto Cotizaciòn

Inicio

Solicitud o requerimiento del

bien.

Modelo de oferta

Invitación

Términos de Referencias

Aprueba los documentos Pasos 7-10 (Autoridad

superior)

Inicio

Solicitud o requerimiento del bien.

Invitación


fin

Modelo de oferta

fin

Aprueba los documentos Pasos 7-10

Inicio

Solicitud o requerimiento del bien.

Invitación


Modelo de oferta

fin

Proyecto de Contrato Autoridad superior)

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8. Velar por el envío en tiempo oportuno los contratos aprobados de suministros, activos y arrendamientos a la contraloría General de cuentas.


Asistencia Dirección UDAF


Sub-directora administrativa

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Solicita documentos para iniciar proceso de arrendamiento. Recibe documentos de las regionales para respaldar contratos de arrendamientos. Elabora Minutas de contratos de arrendamiento de la sede Central y Regionales. Envía contrato a la secretaria general de la presidencia, para su revisión. Se recibe las correcciones de la secretaría de la presidencia. Se elabora contratos ya con la firma de la defensora Se retorna a la secretaria de la presidencia para su aprobación. Se manda contrato (copia a la contraloría general de cuantas (30 días plazo) Archivar contratos

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Subidrectora Admón. Asistente Director UDAF Secretaría General presidencia y contraria

Si No

Inicio

Solicita documentos para inicia proceso

Elabora Minutas de contratos de arrendamientos

Elaboran contratos ya con la firma de la defensora

Recibe documentos de las regionales

Secretaria de la presidencia aprueba o rechaza

Minutas de contratis

Recibe doc. con sin

observaciones.

Documentos para su aprobación final

Copia de doc. A contraloría G.C.

Se archivan documentos.

Fin

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9. Resolver las solicitudes de baja de mobiliario y equipo de la sede central y sede Regionales, conforme a las normas y procedimientos vigentes.



Encargado de Inventario

Sub-directora administrativa

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Recibe solicitud de baja. Analiza la solicitud. Solicita por medio de oficio al encargado operar la baja. Encargado de inventarios elabora el expediente según sea el caso. Da baja al activo Comunica la acción

Director UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF

Inicio

Recibe la Solicitud de baja

Da baja al activo

Fin

Prepara expediente según sea el caso

Analiza la solicitud

Solita mediante oficio baja

Comunica la Acción

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10. Velar por la actualización de tarjetas de responsabilidad cuando se produzca rotación y/o retiro de personal, adquisiciones, bajas o traslados de bienes de la central a las regionales.


Sub-directora UDAF

Encargado de Inventarios

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Solicitar al Encargado de Inventarios mediante oficio la carpeta de Tarjetas de responsabilidades Hace muestra selectiva sobre la cantidad de bienes que dispone algunos miembros del personal de distintas aéreas. Incluye Activos fijos y fungibles. Verifica si el registro es correcto. Notifica al encargado de inventario el resultado de la verificación. Actualiza la tarjeta en los siguientes casos:

Rotación de personal

Traslado de bienes de la Central a las regionales.

Por mal funcionamiento del activo

Por deshuso

Guarda en un leitz, todos las tarjetas debidamente firmadas y actualizadas.

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Subdirectora UDAF Encargado de Inventario Personal de UDAF

Inicio

Solicitar actualización de TR

Actualiza tarjetas de R.

Fin

Notifica resultado de la verificación

Realiza muestra selectiva

Guarda Tarjetas

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11. Velar por el mantenimiento adecuado de las instalaciones físicas. Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad

Subdirectora UDAF

Conserjes

Subdirectora UDAF

Conserjes

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Coordina con las conserjes sobre mantenimiento de instalaciones . Realiza limpieza en todas las áreas de las instalaciones incluyendo mobiliario y equipo Supervisa cada 15 días la higiene de las instalaciones y atención a visitantes. Hace encuesta a las distintas unidades para corroborar en otras unidades. Comparte con las encargadas de limpieza el resultado del sondeo en otras áreas. Sugiere técnicas sobre utilización de tiempo y atención al público. Retroalimentan sus procesos.

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Subdirectora UDAF Conserjes Personal de UDAF

Inicio

Coordina con las conserjes

Encuesta a distintas unidades

Supervisa cada 15 días

Realizan limpieza

Comparte info. Con conserjes

Sugiere técnicas de

optimización de tiempo y atención opublico

Retroalimentan sus procesos

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12. Procedimiento general de vehículos, el uso, control y mantenimiento de los vehículos Unidad Responsable Paso Descripción de la actividad

Adquisiciones

Su-directora Administrativa Diferentes unidades Piloto Su-directora Administrativa Piloto Adquisiciones y Subdirectora Administrativa.

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Adquisición de cupones Entrega de cupones Verificar saldo físico de cupones Solicitan utilización de vehículo Autoriza el vehículo que se utilizará. Comunica al piloto sobre la gestión a realizar. Llena control diario de uso de vehículo. Informa a subdirectora de cualquier novedad o percance (se usa formulario) Mantenimiento preventivo, correctivo y trámites para seguro.

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Diferentes Unidades Piloto Personal de UDAF

Inicio

Adquisición de cupones

Solicitan uso de Vehìculo

Verifica saldo físico de cupones

Entrega cupones

Autorización de Vehículo a utilizar

Autorización de Vehículo a utilizar

Comunica al piloto s/salida

Llena control diario de vehículos

Informa a subdirectora novedad

Mante. Correctivo y preventivo y seguro

Fin

Fecha Firma Licda. Floridal Leticia Simón Juan Tum...

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