FE, Contabilidad y Remuneraciones: ¡por qué deberías integrarlas!

Introducción..................................................................... 3Software de Contabilidad ................................................. 5Software de Facturación Electrónica ............................... 7Software de Remuneraciones ........................................ 11Integración de sistemas: ¿Cuáles son los beneficios? ... 13¿Qué impacto representa esta integración para los dueños o contadores de la empresa? ............................ 15¡Contáctanos! ................................................................ 18Sobre NUBOX ................................................................. 19

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IntroducciónEn la actualidad, la tecnología ha adquirido un papel sumamente importante en las empresas. En un mundo acelerado donde los avances en temas de automatización se superan diariamente, no se puede dejar a un lado la posibilidad de implementar este valioso elemento.

Cuando un negocio invierte en sistemas informáticos o en equipos más avanzados, esto le permite dar un paso adelante respecto a sus competidores, ayudándolo a posicionarse en un mercado que se encuentra innovando constantemente y que no para de cambiar, tal como los clientes.

La automatización de los procesos se ha convertido en un factor indispensable para las empresas porque ayuda a mejorar la eficacia de sus actividades mediante la optimización de las operaciones.

4 INTRODUCCIÓN

¿Qué se logra exactamente al aplicarla? Entre los aspectos más significativos se encuentran la reducción de costos, el aumento de la productividad, la disminución de errores y el ahorro de tiempo.

Asimismo, para los negocios es fundamental tener a disposición toda la información contable actualizada, ya que les permite tomar mejores decisiones en relación con su situación económica —que en muchas ocasiones no se realizan a tiempo sin su ayuda— al utilizar distintos programas informáticos.

Por consiguiente, la implementación de software en una empresa puede representar una herramienta de impacto positivo en su gestión, tanto de forma contable como administrativa.

Entre los sistemas más comunes están el de contabilidad, facturación electrónica y remuneraciones. Si todavía no los conoces, sigue leyendo para encontrar toda la información que necesitas saber sobre cada uno de ellos y cómo la integración de los tres favorecerá a tu negocio.

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Software de Contabilidad Son programas informáticos cuyo objetivo principal es simplificar y sistematizar cada una de las operaciones referentes a la contabilidad de una empresa.

Este sistema te permite registrar y analizar —de manera oportuna— toda la información generada diariamente por las operaciones de la entidad, tales como ventas, compras, control de inventario, producción o cualquier otra actividad realizada. Así, se almacena cada uno de los datos en la plataforma, evitando pérdida de archivos y generando cálculos en cuestión de segundos.

6 SOFTWARE DE CONTABILIDAD

Los software de contabilidad agilizan los procesos, especialmente en temas contables y financieros, ahorrando tiempo valioso en vez de realizar manualmente las operaciones. Algunas ventajas de contar con uno son:

• exactitud en los cálculos, reduciendo errores en la información contable y mejorando el rendimiento de la empresa;

• facilidad en el registro de asientos contables sin la necesidad de tener grandes conocimientos en el área;

• disminución de los retrasos en los registros de las operaciones diarias de la empresa, manteniendo actualizados los datos a cada momento;

• generación rápida de informes financieros, primordial al momento de tomar decisiones;

• facilidad para el análisis de resultados;

• automatización de procesos que anteriormente representaban largas horas de trabajo, como conciliaciones bancarias, inventarios, impuestos, compras, ventas, entre otros;

• información segura y al alcance en todo momento;

• integración con otros sistemas como los de facturación electrónica y remuneraciones para obtener resultados más precisos.

Evidentemente, son muchos los beneficios que puede significar la utilización de un software contable para las actividades financieras de la empresa, aumentando la productividad y la eficiencia.

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Software de Facturación ElectrónicaEste tipo de sistemas se encarga de registrar, clasificar y almacenar todas aquellas operaciones generadas por la realización de una venta: emite documentos electrónicos como facturas, notas de crédito, débito o guías de despacho, los cuales son legalmente aceptados de manera rápida y sencilla.

El software de facturación electrónica permite llevar un control exhaustivo de todas las actividades que corresponden a la venta de un producto o servicio, incluyendo detalles como gastos, inventario, clientes, cuentas por cobrar y hasta órdenes de compras a proveedores. Igualmente, se encarga de contabilizar cada movimiento automáticamente.

8 SOFTWARE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Al tener una visión completa de la información, puedes tomar decisiones acertadas para la empresa, conocer cómo están las cobranzas y si de alguna manera necesitas financiamiento.

En muchas ocasiones, las facturas no suelen emitirse en el momento oportuno, retrasando los cobros y presentando un panorama muy diferente al que realmente es. No obstante, contar con este tipo de sistemas hará que tengas todos los datos actualizados y disminuirá considerablemente los errores.

9 SOFTWARE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Algunas ventajas que ofrece el sistema de facturación electrónica son:

• envío inmediato —vía correo electrónico— de facturas o documentos electrónicos al cliente;

• seguimiento de los deudores, conociendo fechas límites de pago, morosidad y retrasos en el cobro. Además, puedes programar recordatorios constantes a tus clientes;

• centralización de la información en una sola plataforma, pudiendo realizar una trazabilidad entre ventas y pagos o cualquier otro elemento que intervenga;

• conexión directa con el Servicio de Impuestos Internos (SII) para la autorización de documentos, aceptación de facturas y verificación de validez;

• registro de documentos, comprobantes o facturas;

10 SOFTWARE DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

• contabilización automática de las operaciones relacionadas con las ventas y las compras;

• actualización automática de los indicadores económicos como UF, UTM, UT, entre otros;

• capacidad de adaptarse con otros sistemas administrativos de la empresa;

• monitoreo del flujo de caja para conocer la liquidez de la empresa en un periodo determinado;

• generación de informes de ventas históricos que ayudan en la toma de decisiones.

El sistema de facturación agiliza los procesos y mejora tu experiencia con el cliente, principalmente por la facilidad de gestión con la que se puede realizar ventas.

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Software de Remuneraciones Uno de los elementos de mayor importancia dentro de una empresa es el cálculo y pago de la nómina, ya que representa la remuneración que reciben los trabajadores por la realización de sus labores.

Normalmente, la nómina conlleva grandes cantidades de tiempo invertido en su realización, en especial si se hace manualmente porque requiere de diversa información que no es igual para todo el personal, como sueldo base, fecha de ingreso, horas extras, comisiones, bonos, días ausentes, cotizaciones, entre otros. Es decir, esta operación no está exenta de la posibilidad de errores en sus cálculos.

En virtud de ello, los software de remuneraciones son sistemas informáticos que permiten agilizar las operaciones referentes al pago de los trabajadores con mayor precisión y un ahorro de tiempo significativo para la empresa.

Cabe destacar que estos programas almacenan toda la información referente a cada colaborador, razón por la cual no es necesario ingresar los datos cada vez que se desee obtener algún informe o realizar algún pago.

12 SOFTWARE DE REMUNERACIONES

Algunos de los beneficios que puede traer su implementación son:

• registro de cada una de las estipulaciones reflejadas en el contrato de los trabajadores al igual que acuerdos o limitaciones;

• emisión de comprobantes de sueldos y la disposición de formatos para distintos documentos relacionados con el personal, como contratos, liquidaciones, finiquitos, certificados, entre otros;

• inclusión automática de los cálculos y cada dato relevante para una mayor exactitud, como deducciones, aportes legales, comisiones, licencias médicas, entre otros;

• reducción de errores y equivocaciones, tanto en el pago de impuestos como el de liquidaciones;

• control de las vacaciones de cada trabajador, ofreciendo información veraz sobre el estado del feriado anual;

• observación individual de la situación de los trabajadores para tomar decisiones en cuanto a su evolución en la empresa, ya sea para recompensar o prescindir de sus servicios;

• integración con otros sistemas, mejorando la experiencia.

Cada una de estas ventajas de la implementación de este sistema logrará mejorar la situación general de la empresa al maximizar los esfuerzos y enfocar al personal en operaciones que necesiten más atención.

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Integración de sistemas: ¿Cuáles son los beneficios? Los software son una solución tecnológica para aprovechar cada uno de los recursos que forman parte de la empresa y así obtener un mayor retorno de inversión. La integración de estos no es más que un proceso que busca unificar cada uno de los programas utilizados bajo una misma plataforma.

Por ello, al momento de elegir un sistema asegúrate que permita la conectividad con otros, pues cuando estos son integrados entre sí aumenta el intercambio de información en tiempo real de cada una de las operaciones de la empresa, creando una cooperación masiva y una amplia visión de la situación en general.

14 INTEGRACIÓN DE SISTEMAS: ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS?

Pero ¿qué beneficio genera realmente? La integración de los software evita la omisión de cualquier tipo de detalle y, por ende, las decisiones que se deban tomar serán mucho más acertadas. Más específicamente, te permitirá:

• evitar la duplicación de información y enlazar cada una de las operaciones para eliminar confusiones, lo que se transforma en una acción más rápida de respuesta ante las necesidades del mercado y de la organización en general;

• identificar riesgos u oportunidades velozmente y mejorar el control de los procesos;

• hacer un seguimiento de los resultados de la empresa de manera que se pueda observar si se están cumpliendo las metas y los objetivos planteados inicialmente;

• acceder a más elementos clave de la empresa;

• disminuir costos por paquetes asociados a la integración;

• ampliar el alcance de la información al encontrarse unificada;

• facilitar la búsqueda de documentos, generando un mayor control sobre los mismos;

• simplificar las tareas al tener todos los datos en una misma plataforma.

Como ves, la integración de estas herramientas impacta positivamente la productividad general del negocio.

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¿Qué impacto representa esta integración para los dueños o contadores de la empresa?

Para los dueños de negocio, esta opción representa una oportunidad de evaluar todos los aspectos referentes a la situación financiera de la empresa para encontrar posibilidades de crecimiento o desarrollo de actividades que mejoren los ingresos.

Cuando las personas encargadas de tomar decisiones tienen una visión más amplia —de cada uno de los elementos que intervienen en la empresa— es más fácil elegir caminos adecuados que conlleven al éxito, sobre todo cuando se tienen datos más confiables que faciliten la elección.

16 ¿QUÉ IMPACTO REPRESENTA ESTA INTEGRACIÓN PARA LOS DUEÑOS O CONTADORES DE LA EMPRESA?

En consecuencia, existe la posibilidad de estudiar los cambios experimentados en cuanto a procesos o en los clientes para idear opciones a futuro que mejoren el rendimiento de las ganancias.

Igualmente, al tener informes financieros históricos y actualizados se puede conocer el impacto que generaron ciertas decisiones antiguamente: si los resultados fueron positivos, se puede continuar con la misma estrategia; si fueron negativos, es necesario modificar los lineamientos para conseguir los objetivos deseados.

Aunque los dueños de negocios toman las decisiones finales, la participación de los contadores tiene una gran importancia dentro de la empresa, ya que en muchas ocasiones son los que guían a estos en cuanto al significado de los reportes, estados financieros y de la situación económica en general.

Por este motivo, la integración de sistemas ayuda a que se mantengan al día en todo momento mediante el acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo y así evitar pasar horas facilitando todos los datos en diversos sistemas por falta de organización.

17 ¿QUÉ IMPACTO REPRESENTA ESTA INTEGRACIÓN PARA LOS DUEÑOS O CONTADORES DE LA EMPRESA?

Además, tanto el contador como el dueño pueden trabajar en conjunto desde el lugar que ambos prefieran —juntos o separados— gracias a la conectividad que estos sistemas tienen, la cual facilita su acceso desde cualquier dispositivo que cuente con internet. De este modo, el trabajo de ambos se torna más fácil y se obtienen resultados más eficientes que ayudan al crecimiento del negocio.

Esto aplica igualmente si eres contador independiente y tienes una variada cartera de clientes, pues la implementación de software integrados te permitirá llevar sus contabilidades con resultados más prometedores, haciendo que tu trabajo sea mucho más rápido y efectivo.

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¡Contáctanos!¡Genial! Al haber llegado hasta este punto, ya conoces cuáles son los beneficios de integrar los sistemas de facturación, contabilidad y remuneraciones y sus características respectivas.

Como mencionamos antes, la integración de sistemas es un proceso que generará mayor productividad, mejorará el rendimiento y brindará oportunidades de crecimiento mediante la toma de decisiones más acertadas para la empresa.

Nubox te ofrece la oportunidad de enlazar sus software de manera sencilla: cada vez que lo necesites, con unos simples clics lograrás centralizar toda la información en un solo sistema.

Si quieres conocer más sobre estas tecnologías y las buenas prácticas, tanto del área de cobranzas como de la contabilidad en general, ¡no dudes en escribirnos!

Soy Karla Zamora —Consultora Digital de Nubox— y estoy lista para atender todas tus dudas e inquietudes. Si quieres conocer nuestros sistemas, visita nuestra DEMO Page.

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