FE Chedraui Oct 05ok

Carlos Alarcón

Carlos Alarcón

• ¿Hacia donde vamos en Chedraui?• La Factura Electrónica... y la Estrategia del

Negocio• El Pasado “Histórico” y el Cambio Importante.

–– Un proceso antiguoUn proceso antiguo. vs Un proceso nuevo.Un proceso nuevo.

• Plan de Implantación. – Programa

• Beneficios para nuestros Proveedores y Clientes.• Conclusión.

AGENDA

Carlos Alarcón

Nuestro reto:

1) implementar todos aquellos elementos (internos y externos ) que permitan incrementar nuestra rentabilidad (reducción de costos y gastos)

2) Alcanzar beneficios estratégicos que nos posicionen en el mercado.

3) Transferir estos beneficios a nuestros clientes.

¿HACIA DONDE VAMOS EN CHEDRAUI?

• En Chedraui, nuestra ÚNICA constante:

• La innovación y el Cambio

• Hoy somos más grandes y nuestros retos, han crecido.

Carlos Alarcón

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• 2003:• Iniciamos una serie de

análisis:

• Conocer cada uno de los procesos cuyo costo operativo y económico, deberían ser optimizados.

• Alcance: desde la utilización y aprovechamiento de la energía eléctrica, hasta el uso, consumo y administración de papelería.

• Costo integral y aprovechamiento del soporte documental de las operaciones.– Reducir gastos de papelería

y sus costos inherentes.

• Los documentos más utilizados en la organización:

• Contratos

• Pólizas y documentos de control

• ¡¡¡ Email´s !!!

• Facturas...

LA FACTURA ELECTRONICA Y LA

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

Carlos Alarcón

LA FACTURA ELECTRONICA Y LA

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

Recepción de Factura ElectrónicaRecepción de Factura Electrónica

• Se origina con el Ciclo de Compras , y está ligado a dos procesos claves: Órdenes de Compra y Recibo de Mercancía. �Si se simplifica el proceso administrativo (factura y pago) se hacen más eficientes los procesos claves.

Liberado en Septiembre-Octubre 2005.

Emisión de Factura ElectrónicaEmisión de Factura Electrónica

• Inicia con cualquier Ciclo de Ingresos, el proceso clave son las Ventas.

• �La factura electrónica puede optimizar estos procesos, además de reducir costos muy significativos.

Liberación de Primer Fase en Enero-Febrero 2006

•Para Chedraui la Factura Electrónica es un Proyecto Estratégico, y lo dividimos en 2 Importantes Sub-Proyectos :

Carlos Alarcón

Carlos Alarcón

1. Recibe Documento y Compara con Orden de Compra/Mercancía entregada.

Sucursal / Centro de Distribución

Costo por envío de Documentos. /

Riesgos de Extravío

Servicio de Paquetería

5. Recibe Documentos y revisa su integridad. Relaciona con Mercancia Recibida en el Centro de Distribución o Sucursal.

Corporativo

6. Registra Ajustes necesarios para Liberar las Cuentas por Pagar.

Corporativo

Se generan costos por aclaraciones por Documentos faltantes o Erroneos

Aclaraciones por Doctos.

4. Organiza documento

relaciona con Soportes de

Recibo, y Envía a Corporativo.


2.Revisa Requisitos de

Control Interno y Fiscales.


3. Registra el Soporte de las

Compras.


7.- Recopila el total de los Documentos soporte de las Compras –Adquisiciones.

Corporativo

8.- Arma el paquete de Archivo para resguardar el Soporte del Proceso. Se Requiere ESPACIO FISICO y ESPECIALIZADO para la conservación documental.

Corporativo Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo

Control del Archivo

EL PASADO HISTORICO... UN PROCESO ANTIGUO

Recibo de FacturasRecibo de Facturas

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1. Recibe Documento y Compara con Orden de Compra/Mercancía entregada.


Costo por envío de Documentos. /

Riesgos de Extravío

Servicio de Paquetería

5. Recibe Documentos y revisa su integridad. Relaciona con Mercancia Recibida en el Centro de Distribución o Sucursal.

Corporativo

6. Registra Ajustes necesarios para Liberar las Cuentas por Pagar.

Corporativo

Se generan costos por aclaraciones por Documentos faltantes o Erroneos

Aclaraciones por Doctos.

4. Organiza documento

relaciona con Soportes de

Recibo, y Envía a Corporativo.


2.Revisa Requisitos de

Control Interno y Fiscales.


3. Registra el Soporte de las

Compras.


7.- Recopila el total de los Documentos soporte de las Compras –Adquisiciones.

Corporativo

8.- Arma el paquete de Archivo para resguardar el Soporte del Proceso. Se Requiere ESPACIO FISICO y ESPECIALIZADO para la conservación documental.

CorporativoGeneración de importantes Gastos para la Administración del Archivo

Control del Archivo

Recibo de Facturas soportado por Documentos DigitalesRecibo de Facturas soportado por Documentos Digitales

EL CAMBIO IMPORTANTE... UN NUEVO PROCESO

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Proceso Operativo de Recibo de Mercancía.


Supervisión / Evaluación del Proceso y Validación de Excepciones.

Corporativo

Recibo de Facturas soportado por Documentos DigitalesRecibo de Facturas soportado por Documentos Digitales


Como puede observarse, al utilizar Factura Electrónica ( previa Como puede observarse, al utilizar Factura Electrónica ( previa revisión de los revisión de los procesos ), se puede optimizar de manera muy impactante el Proceprocesos ), se puede optimizar de manera muy impactante el Proceso so Administrativo. En nuestro caso el integrar Factura Electrónica Administrativo. En nuestro caso el integrar Factura Electrónica nos permitirá nos permitirá Separar el Proceso Operativo de Recibo , del Administrativo. El Separar el Proceso Operativo de Recibo , del Administrativo. El detalle de detalle de los Beneficios se mencionan adelante…. los Beneficios se mencionan adelante….

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Emisión de FacturasEmisión de Facturas

1. Mantiene control sobre el Inventario de Facturas : Garantiza la Existencia permanente de Facturas.

Sucursal / Centro de Distribución / Corporativo

5. Conserva relación o Archivo con la información de las facturas emitidas por cliente.

Corporativo

6. Emite informes para Autoridades o uso Interno. Puede ser manual o electrónico.

Corporativo

Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo

Control del Archivo

2. Atiende a Clientes que requieren Factura. Revisa Sus comprobantes y su identificaciòn como cliente.


3. Emite Factura (manual o con via sistema ).


4. Resguarda y Almacena todas las Facturas de clientes.


En caso de Compulsas Hacendarías o Req. Oficiales, SE INCURRE EN UN ALTO COSTO PARA LA LOCALIZACIÒN DE LOS DOCTOS.

Requerimientos

EL PASADO HISTORICO... UN PROCESO ANTIGUO

Carlos Alarcón

1. Mantiene control sobre el Inventario de Facturas : Garantiza la Existencia permanente de Facturas.


5. Conserva relación o Archivo con la información de las facturas emitidas por cliente.

Corporativo

6. Emite informes para Autoridades o uso Interno. Puede ser manual o electrónico.

Corporativo

Generación de importantes Gastos para la Administración del Archivo

Control del Archivo

2. Atiende a Clientes que requieren Factura. Revisa Sus comprobantes y su identificaciòn como cliente.


3. Emite Factura (manual o con via sistema ).


4. Resguarda y Almacena todas las Facturas de clientes.


En caso de Compulsas Hacendarías o Req. Oficiales, SE INCURRE EN UN ALTO COSTO PARA LA LOCALIZACIÒN DE LOS DOCTOS.

Requerimientos


Emisión de Facturas soportado por Documentos DigitalesEmisión de Facturas soportado por Documentos Digitales

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Administra BD de Clientes que requieren Factura., Cuando el Proveedores Requiere Factura, ésta se Genera vía proceso Electrónico.


Base de Datos con Facturas Electrónicas

Transmite

Clientes

SAT

Uso Interno


Emisión de Facturas soportado por Documentos DigitalesEmisión de Facturas soportado por Documentos Digitales

Carlos Alarcón

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Punto de partida: Definir las Etapas del Proyecto

Etapa I PrevioEtapa I Previo

1. Análisis de Procesos relacionados con Facturas.

2. Determinar Costos e Impactos del Actual Proceso.

3. Estimación de Beneficios por el Nuevo Proceso.

4. Determinación de Recursos Requeridos.

5. Justificación a la Dirección General.

6. Autorización

PLAN DE IMPLANTACION

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Etapa II PlaneaciEtapa II Planeacióónn

1. Definición de Fases y Tiempos para concretar el proyecto.

2. Integración de equipos de trabajo para el diseño detallado del nuevo proceso en cada una de sus Fases.


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Etapa III CreaciEtapa III Creacióón de Infraestructura para el Cambion de Infraestructura para el Cambio

1.- Evaluación y Selección de Solución Tecnológica AUTORIZADA-CERTIFICADA para EmisiEmisióónn de CFD´s.

2.- Determinación de ajustes a Sistemas Transaccionales Internos.

3.- Desarrollo, Pruebas y Liberación de Cambios y Alineación de Procesos.

4.- Diseño de Mecánica Informativa y operativa a Clientes. RETROALIMENTACIÓN.


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1. Periodo de Operación paralela.

2. Últimos Ajustes.

3. Liberación a Productivo.

Etapa IV Paralelo e ImplantaciEtapa IV Paralelo e Implantacióón n


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PROVEEDORPROVEEDOR

Orden de Compra

Confirmación de la Orden

Envio de Mercancía ( solo con OC – Carta Porte - )

Pago Electrónico

Aviso de pago

Catálogo de Producto y Precios

Reporte de ventas e inventario

CLIENTE PROVEEDOR

Proceso de NegocioPLAN DE IMPLANTACION

Factura Electrónica

En su caso + Nota de Crédito

Notificación de Recibo

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Proceso de Factura ElectrónicaModelo de Recepción del CDF

ChedrauiChedraui

Envía su Orden de Compra por Medio Electrónico Seguro

Recibe el Archivo con su Orden de

Compra

Decide como Generar su Factura Electrónica

( a partir de su ERP, OC, etc ) y la Envía Electrónicamente.

Verificación de folio y

certificado

Envía su Factura Electrónicamente por medio Seguro ( XML )

Resguardo de Facturas XML

ProveedorProveedor

Utiliza Solución de Factura Electrónica Autorizada ( y alineado a los requerimientos de Chedraui ).

Resguarda su Información

1 2

3

4Recibe Factura

Electrónica ,se verifica e integra al Sistema

Transaccional y Resguarda.

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Proceso Recibo Fisico

1. Entrega Mercancía

ChedrauiChedrauiProveedoresProveedores

2. Entrega Documento Fisico con Acuse

detallado de Recibo

Conciliación Electrónica

De Facturas

ChedrauiChedraui

CFD´sDe Prov

CFD´sDe Prov

Acuses deRecibo

Acuses deRecibo

vs

Archivo de Confirmación. Electrónica Recibo

Archivo para Emisión de Nota de Crédito

Pagos

RED / RED /

intermediariointermediario

RED / RED /

intermediariointermediario

Carlos Alarcón

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• Prioridad para Chedraui: Implementar y aprovechar los beneficios que proporciona la utilización de CFD´s trasladándolos a nuestros Proveedores y Clientes.

• Beneficios: evidentes y tangibles, ahorros en el corto plazo en nuestras organizaciones.

BENEFICIOS PARA NUESTROS CLIENTES Y PROVEEDORES

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Beneficios• Algunas de las mejoras REALES QUE TODO PROVEEDOR QUE EMITA

Comprobante Fiscal Digital tendrá a su disposición :

� Reducción en el tiempo de generación de la factura

� Reducción de costos por eliminar la factura impresa.

� Evita recaptura de la Información.

� Disminución en el tiempo del Proceso de Recibo.

� Detección electrónica de diferencias en Cantidades Recibidas

� Dispondrá de Información oportuna sobre el Status de sus Recibos

� Oportunidad para realizar Aclaraciones

� Disminución de los tiempos aclaraciones.

� Posibilidad de Evitar LA FALTA DE PAGO DE MERCANCIA entregada, por la ausencia o falta de comprobante Fiscal.


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Los Beneficios que proporciona la Recepción de Comprobante Fiscal Digital son :

� Incremento en la productividad del cliente.

� Reducción del tiempo en procesos administrativos, principalmente en la Captura.

� Rapidez y seguridad en el intercambio de la información.

� Reducción de Costos Administrativos y de oficina

� Mejoría en Procesos Generales de Auditoria de Transacciones.

Beneficios


Carlos Alarcón

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• La Utilización y Aprovechamiento de Comprobantes Fiscales Digitales en los actuales procesos administrativos, permitirá mejorar radicalmente el Control, Procesamiento y Conservación de las Facturas que soportan tanto las Compras –Adquisiciones, como las Ventas – Ingresos en todas las Compañías del Grupo .

• Para lograrlo, se requieren múltiples cambios:

• Comerciales, Operativos, Administrativos, de relación con nuestros clientes y proveedores, y desde luego, en la tecnología.

CONCLUSION

Carlos Alarcón

En Chedraui Concluimos este mes las modificaciones y ajustes a nuestro modelo operativo de Recepción de Factura Electrónica Fiscal, Evaluamos varias aplicaciones y las alineamos a nuestro Esquema de trabajo.

La Fase Informativa a Proveedores, la iniciamos el Pasado 26 de Septiembre al realizar el Evento : Factura Electrónica Chedraui, al cual asistieron un gran numero de Socios Comerciales, en la que se mencionamos las Fechas de incorporación de Proveedores :

Noviembre 2005 – Marzo 2006 .- Prov con Entrega en Centro de

Distribución.

Enero – Junio 2006.- Proveedores con Entrega Local.

Marzo – Agosto 2006 .- Proveedores Perecederos.

CONCLUSION

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Para Comentarios y/o Dudas favor de Contactarnos a la siguiente Direccion Electrónica :

[email protected]@chedraui.com.mx

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