Fases Admi Bien
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TEMAFases de la Administración de Proyectos
OBJETIVOS GENERALES Identificar cada una de las etapas que conforman el proceso de administración de
proyectos.
Tener una definición clara de las actividades que se realizan en cada una de las
etapas del proyecto.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los subtemas que se encuentran dentro de cada fase del proceso de
administración de proyectos.
Conocer la importancia y aplicación de las etapas de inicio, planeación,
ejecución, control y cierre.
Definir de manera correcta los recursos, presupuestos y tiempo adecuado que se
van a utilizar para obtener como resultado una administración de proyectos
favorable.
Dirigir proyectos empresariales a futuro con la implementación de las etapas que
tiene un proyecto.
INTRODUCCIÓN
Desde tiempos muy remotos existió la necesidad de aplicar una herramienta que permita
la administración de tareas, recursos, presupuestos y todas las actividades que se
realizan dentro de una empresa u organización. Es por ello, que nace la administración
de proyectos como una perspectiva de mejorar la calidad de los proyectos minimizando
el uso de recursos, ahorrando tiempo y dinero que mejoran tanto el éxito del proyecto
como la eficacia y eficiencia del mismo para tener un cliente satisfecho.
Dentro de este método se encuentra un proceso para llevar a cabo la administración de
un proyecto el mismo que está conformado por las fases de inicio, planeación,
ejecución, control y cierre, en donde, cada una de ellas cumple una función primordial
para obtener los resultados deseados.
Es por ello que en el presente trabajo se dará a conocer cada una de las fases
anteriormente mencionadas con aspectos importantes y relevantes que les caracteriza a
cada una de ellas.
El método de administración de proyectos empieza con la iniciación como primera
etapa de este proceso, es aquí, donde se verifica si el proyecto que intentamos realizar se
puede llevar a cabo; realizando esta etapa podemos empezar con una planificación que
es la segunda etapa en donde se establecen objetivos, programas, tareas, estrategias y
presupuestos que serán utilizados para realizar el proyecto, esta es una de las fases
primordiales porque aquí nace el plan de acción del proyecto que será ejecutado.
Tras haber hecho una lista de las actividades que se van a realizar procedemos a la
etapa de ejecución en donde se da vida a todo lo planeado, es decir desde esta etapa el
proyecto va tomando forma, aquí se necesita del trabajo en equipo para agilitar las
tareas y minimizar costos entregando el proyecto antes de lo establecido; esta etapa
interactúa con la siguiente etapa que es el control ya que de esta manera se va
controlando cada una de las actividades y tareas que estén conforme al tiempo que se ha
establecido.
La etapa de control nace desde la planeación hasta el cierre, es decir, que en el momento
que se planea ya nace un control y este está inmerso en todas las etapas que vienen a
continuación.
Luego de haber ejecutado todas las fases anteriores verificando la efectividad del
proyecto y de haber corregido las desviaciones existentes y haber realizado una
retroalimentación procedemos al cierre del proyecto que es la última fase del mismo en
donde se da por concluido y se observa los resultados obtenidos con una satisfacción de
haber realizado un buen proyecto.
Es aquí en donde se reconoce el esfuerzo realizado por los colaboradores que hicieron
posible la consecución del proyecto a través del pago por los servicios prestados.
Cabe recalcar que estas son las etapas más relevantes que mencionan casi todos los
autores que hablan sobre administración de proyectos, porque en algunos casos
encontraremos que se abarcan otras fases que muchas de ellas se encuentran dentro de
las principales que hemos tomado como objeto de estudio en esta investigación.
PALABRAS CLAVES Proceso
Administración
Proyectos
Proceso de administración de proyectos
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Cierre
RESUMENDentro de las fases de la administración de proyectos encontramos gran variedad de
acuerdo el criterio de los autores, se podrá hacer un estudio basado en dichas etapas las
cuales serán aplicables para el desarrollo del mismo; una de las primeras fases o etapas
es la del inicio en la cual se destaca lo que es la selección de una idea de un problema a
resolver o alguna expectativa a realizar, en la segunda fase estudiada encontramos lo
que es la planeación este proceso permite definir todo lo que se va a realizar en el
proyecto es decir las tareas que se van ejecutar, los recursos y el tiempo necesario para
iniciar esta actividad, también se toma en cuenta el presupuesto para dicho proyecto y
todos los materiales que se ocuparan para el mismo, en la tercera fase tenemos lo que es
la ejecución en este proceso es donde se pone en marcha el proyecto que se planeó con
anterioridad con los adecuados parámetros, aplicando herramientas y técnicas para el
mismo, cuando ya se definan el número de actividades que serán ejecutadas por el
equipo de trabajo en esta fase, se procede a realizar una revisión previa para analizar
los avances de dicho proyecto, en la cuarta fase está el control, donde se puede
monitorear y verificar que se esté realizando favorablemente todo lo planeado, una vez
estudiado y analizado las fases anteriores de la administración de proyectos, finalmente
llegamos a la fase del cierre aquí se verifica dicho proyecto y si este está de acuerdo a
los objetivos y a lo planeado se da por terminado con éxito y satisfacción el mismo.
INICIOen esta fase se analiza la idea acerca de un problema o una
necesidad, la cual se va a realizar en el transcurso del
proyecto
PLANIACIONse definen los recursos y el tiempo que se van utilizar, TAMBIEN se decide con anticipación lo que se va a
realizar como el costo estimado
EJECUCIÓNes la puesta en marcha de un
proyecto con todos los recursos adecuados que se
han obtenido
CONTROLfase del proceso en donde se
planea detalladamente el proyecto y luego se
implementa para conseguir el objetivo.
CIERREEs útil para monitorear y verificar que se esté cumpliendo de una manera efectiva dicha fase, Si se cumple dichos parametros, se podra concluir el cierre.
DESARROLLO
FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
RESUMEN DE LA PRIMERA FASE INICIO (5 AUTORES)
Según la bibliografía citada de los siguientes autores (Gido & Clements, 2007) (Lledó
& Rivarola , 2007) (Publicaciones Vértice S.L., 2008) (Rivera Martínez & Hérnandez
Chávez, 2010) (Smith, 2000) pudimos analizar lo que es la primera fase de la
administración de proyectos que es la fase de iniciación la cual consiste en revisar la
propuesta antes de realizar su planificación formal para verificar su pertinencia en
relación con los objetivos de la organización. Para iniciar formalmente un proyecto es
necesario contar, con la descripción del producto a lograr, la cual se presenta a la
autoridad para su consideración. Los proyectos se originan a partir de un problema o de
una oportunidad de mercado, también en la fase de iniciación se debe identificar y
definir el problema que se quiere resolver para después terminar con la emisión de una
solicitud de propuesta. La decisión de realizar un proyecto tiene siempre un riesgo y
supone una adjudicación de recursos importantes, por lo que habrá de tomar las debidas
precauciones en forma de estudios previos que limiten el riesgo y confirmen el interés y
la viabilidad de la operación. Esta fase es muy importante ya que esta herramienta
define cada uno de los pasos necesarios, y clarifica quien es responsable de hacer que
cada uno de ellos se dé.
FASE DE INICIO CRITERIO PERSONAL
En la presente investigación hemos realizado un estudio acerca de la primera fase de la
administración de proyectos que es la de Iniciación ya que esta primera fase es de vital
importancia para poder continuar desarrollando las siguientes, y así concluir al final con
un buen proyecto que nos servirá para la toma de decisiones.
esta fase consiste en que se debe definir a un líder de equipo y a las demás personas que
ayudaran en la realización de un proyecto, también se debe realizar un análisis acerca de
las cosas que se van a necesitar en el proceso de creación de dicho proyecto, entre esas
cosas tenemos lo que es los recursos ya sean materiales o económicos, es decir debemos
verificar cuando de dinero se invertirá en todos los procesos posteriores. El tiempo
también es importante definir en este proceso ya que debemos considerarlo para poder
finalizar a tiempo lo que se va a realizar.
En esta fase también existen dos elementos que son muy importantes como son la
autoridad y la comunicación, ya que estos nos permitirán llevar a cabo un buen proyecto
en un futuro. en esta fase de Inicio se analiza la idea acerca de un problema o una
necesidad, también es donde se fija las metas u objetivos que se pretenden alcanzar
cuando ya se finalice el proyecto.
Antes de planificar se revisa la propuesta, así como también revisar el objetivo, el
producto que se pretende entregar al final. Un proyecto se da por la necesidad de un
cliente, exigencia del mercado, necesidad social entre otras cosas. También cuando hay
proyectos muy complejos y que tenga mayor riesgo se deberá realizar un estudio de
factibilidad para ver si este funcionara o no. Cuando un cliente identifica un problema
o una necesidad pues este acude a verificar los beneficios que otorga la realización de
un proyecto para tomar una mejor decisión y es cuando allí se procede a la realización
de este. Todos esto deberemos realizar para poder continuar de mejor manera con las
siguientes fases de la administración de un proyecto para que así este se dé con mayor
exactitud y tener éxito al momento de finalizarlo y así poder tomar buenas decisiones
que sean satisfactorias para quienes desarrollaron el proyecto en base a una necesidad o
problema que se le haya suscitado.
RESUMEN DE LA SEGUNDA FASE PLANIFICIÓN (5 AUTORES)
Según la bibliografía citada de los siguientes autores (Briseño, 2003) (Gido &
Clements, 2007) (Lledó & Rivarola , 2007) (Mendoza, 2007) (Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010) Mencionan que la planificación es el proceso en el cual se
determina ¿Qué hay que hacer? ¿Cómo hay que hacerlo? ¿Quién lo va a hacer?
¿Cuándo hay que hacerlo? Y ¿Cuánto costará? de acuerdo a todos estos autores todos
buscan solución mediante este proceso a seguir, la calidad de cómo va hacer, el tiempo
que se lo van a dedicar y así mismo el costo que este contrae, siempre tratando de
cumplir con los objetivos o metas planeadas, ya que esto nos llevara a tomar buenas
decisiones en el futuro dando visibilidad a nuevas tendencias de proyectos en adelante.
Mencionan también que para una buena planificación hay que dividir el trabajo en
diferentes tareas con todos los responsables que están a cargo de la elaboración del
proyecto, teniendo en cuenta los posibles riesgos que se pueden presentar a lo largo del
proyecto, también señalan que por seguridad es recomendable tener diseñado un
posible plan B. Desde mi punto de vista dentro de los beneficios los factores más
importantes que nos darán éxito son los siguientes: la planeación y la comunicación, ya
que por medio de estos se puede evitar que ocurran problemas o se puede reducir al
mínimo.
FASE DE PLANIFICACIÓN CRITERIO PERSONAL
Al finalizar esta fase de la planeación, debemos tener en cuenta que un proyecto es la
aplicación de técnicas, estrategias y habilidades para cumplir con los requerimientos del
proyecto a realizar, después de la fase de inicio, viene la planificación, en donde
empieza el desarrollo del plan, determinando el ¿Qué hay que hacer?, ¿Cómo hay que
hacerlo? ¿Quién lo va a hacer? Aquí se desarrolla un tipo de organigrama donde se
identificará quienes son los colaboradores para el proyecto, ¿Cuándo hay que hacerlo?,
se refiere al calendario, quiere decir a las fechas establecidas, o en el momento preciso
para el desarrollo del plan y ¿Cuánto costará?, podemos decir que en este punto se
define los costos que obtendremos al realizar el plan, la planificación se trata más al
tiempo que se le va a dedicar al diseño del mismo. Otra de las características de la
planificación es la administración del alcance aquí se delimita el alcance del proyecto, el
desarrollo del organigrama, nos permite resolver los pendientes y administrar los
cambios identificando los requerimientos específicos para la oportunidad de idea de
negocio; la administración del tiempo, nos ayuda a determinar el calendario del
proyecto así mismo el monitoreo del estatus del calendario; la administración de las
finanzas es otra característica de la planificación esta nos ayuda, a la revisión de la
propuesta del proyecto y a la implementación del control financiero, haciendo que todo
lo dicho anteriormente quede terminado dentro del presupuesto aprobado; dentro de la
administración de la calidad tenemos ejecutar los planes para el desarrollo del proyecto
así mismo tener en cuenta la ejecución de los procesos de mejora de calidad, en la
administración de los recursos humanos, se monitorea el desarrollo de las capacidades y
habilidades del personal es decir el esfuerzo de cada persona en el desarrollo del
proyecto, es importante la administración de la comunicación ya que al tener buena
comunicación con todos los colaboradores permite un estatus bueno del proyecto,
permitiéndonos tomar buenas decisiones de negocio; la administración de los riesgos
permite tener una evaluación y lista de los posibles riegos que pueden presentarse;
finalmente la relación con el cliente es muy importante ya que esta nos permite adquirir
información y así mismo obtener compromisos de negocios con los clientes.
RESUMEN DE LA TERCERA FASE EJECUCIÓN (5 AUTORES)
Según la bibliografía citada de los siguientes autores (Gido & Clements, 2007); (Rivera
Martínez & Hérnandez Chávez, 2010); (López Takeyas, 1999); (Markgraf, 2010);
(Cendejas, 2014) la ejecución de la administración de proyectos es también conocida
como la fase del proceso en donde se planea detalladamente el proyecto y luego se
implementa para conseguir el objetivo. Esta fase se inicia después que se planea es decir
se escoge lo mejor y se pone en marcha incluye hacer la planeación detallada del
proyecto. El objetivo primordial de proceso de ejecución es obtener los entregables del
proyecto, además, pone intención en el adecuado reclutamiento del recurso humano y su
integración. De igual manera, este proceso tiene la finalidad de comunicar a los
interesados el estado de los productos y acerca del trabajo realiza. Por otro lado, El
proceso de ejecución, coordinado por el administrador, consiste en obtener los pro-
ductos entregables del proyecto, teniendo en cuenta personas y recursos y siguiendo el
alcance definido. Del proceso de ejecución nacen las fases del mismo donde según
autores se son los siguientes:
Obtener los entregables. - fase se busca asegurar también que el trabajo que se está
realizándose apegue a los procesos del proyecto tal como han sido definidos mediante
acciones de aseguramiento de la calidad, de acuerdo con lo previsto en el plan
correspondiente
Asegurarse de la calidad de los procesos del proyecto el administrador del proyecto
debe asegurar de la calidad del proceso ya que un proceso mal hecho trae problemas al
producto final
Desarrollar el equipo de trabajo se constituyen con los productos del trabajo
colectivo, un alto desempeño y, algo muy importante, el crecimiento personal de los
integrantes
Distribuir la información del proyecto. - así mismo en los grupos de trabajo debe
tener su respectiva tarea para realizar el proyecto
Realizar las licitaciones. - el administrador de proyectos debe proporcionar las reglas
que deben y no hacer dentro del plan de ejecución.
FASE DE EJECUCIÓN CRITERIO PERSONAL
Una vez analizados los diferentes libros de los distintos autores puedo decir que en mi
criterio después del proceso de iniciación y planeación de las fases de la administración
de proyectos encontramos el de ejecución en donde se pone en marcha todo lo planeado
una vez asegurado que el proyecto sea factible es decir haciendo los diferentes análisis e
investigaciones. La ejecución quiere decir poner en marcha o procesar lo que se tiene en
documentos a la organización para obtener resultados de acuerdo a los establecido para
obtener objetivos es decir en cado de una empresa maximizar las utilidades y
posesionarse en el mercado, pero para la realización del proyecto se necesita de algunos
procesos los cuales son: obtener los entregables, esto quiere decir que el proyecto debe
estar bien hecho, si pasa de esa fase se procede a la siguiente que es asegurarse de la
capacidad del proceso es decir que dentro de la planeación no haya errores para lo cual
se estableces el proceso del control desde que nace la planeación, de ahí se procede a
desarrollar el equipo de trabajo es decir que para la ejecución del proyecto se necesita
trabajar en equipo, pero primero se necesita saber las fuerzas extrínsecas e impulsoras
esto quiere decir las personas, los colaboradores ya que en las empresas existen
personas que resisten al cambio pero así mismo existen persona que motivan a realizar
nuevos proyectos y para eso hay q motivarlas para de esa forma poner en marcha el
proyecto es de decir la ejecución del mismo trabajar en equipo es dividir actividades
para cada persona para que el proyecto sea realizable, luego que ya estén establecidos
los equipos de trabajo y designadas las tarea a cada colaborador se entrega la
información acerca del proyecto que se va a realizar dentro de la organización para ya
sea obtener ventas o brindar producto o servicios de calidad con el proyecto ya puesto
en marcha para que tengan los colaboradores una idea de que se trata el proyecto, luego
de eso se debe realizar las licitaciones es decir en la fase de ejecución es donde se
desarrolla el proyecto es la parte más importante ya que al finalizar esta esta se verá los
resultados , si el resultado del proyecto concuerda con la planeación del mismo se podrá
decir que tuvo éxito y si existen variaciones se tendrá que realizar nuevamente las
investigaciones pertinentes y se repetirá el proceso las veces que sea necesario para que
el proyecto sea exitoso, luego de finalizar la fase de ejecución del proyecto de la
administración sigue la fase del control.
RESUMEN DE LA CUARTA FASE DE CONTROL AUTORES
Según la bibliografía citada de los siguientes autores; (Gomez, Cervantes, & Gonzales,
2012); (Rivera Martínez & Hérnandez Chávez, 2010) (Gido & Clements, 2007) (Garcia,
2009) (Heizer & Render, 2009); El control es la etapa que se lleva a cabo a lo largo de
toda la administración del proyecto, en la que un agente verifica que el desarrollo del
proyecto está en línea con el plan de proyecto generado en la etapa de planificación,
implica la supervisión detallada de recursos, costos, calidad y presupuestos, usando un
circulo de retroalimentación para revisar el plan del proyecto y tener la capacidad para
canalizar los recursos a donde más se necesiten para verificar el logro de los productos
de acuerdo con el alcance predeterminado y formalizando la aceptación del cliente.
Las actividades que le corresponden al control de proyectos son:
Medir el rendimiento del equipo de trabajo, vigilar las desviaciones del plan y tomar
acciones correctivas y preventivas.
Recibir y evaluar cambios solicitados.
Adaptar recursos
Regresar a la etapa de planificación para hacer ajustes.
Realizar informes de resultados.
Tener comunicación con los interesados.
Fuente: (Gomez,Cervantes, & Gonzales, 2012)
FASE DE EJECUCIÓN CRITERIO PERSONAL
Haciendo un análisis de la información obtenida acerca de los criterios de cada autor y
tomando como referencia aspectos importantes de cada uno de ellos se puede decir que
el control se realiza en todos los aspectos administrativos, por ende, en administración
de proyectos el control es una de las etapas más importantes en el proceso de un
proyecto ya que está presente desde la planificación hasta la finalización del proyecto
haciendo un seguimiento que todo se esté realizando conforme lo planeado.
Por lo tanto, el control es la etapa que se encarga de verificar que todo el proyecto este
yendo en una línea secuencial según lo que se había planeado, realizando una revisión
de las actividades ejecutadas en las fases anteriores, es decir, verifica que los recursos
hayan sido utilizados correctamente, que los costos sean los que se habían
presupuestado y que el proyecto tenga la calidad esperada; de no ser así y de tener
ciertas desviaciones que no estén acorde de lo planeado, en esta etapa se realiza una
retroalimentación para saber los posibles errores cometidos y tomar acciones correctivas
y preventivas que ayuden a alinear nuevamente el proyecto a lo que se tenía planeado
para así tener un cliente satisfecho.
De igual forma, entre las actividades que realiza la etapa de control en un proyecto
tenemos que mide el rendimiento del equipo de trabajo que son la base fundamental del
proyecto, ya que, de ellos depende el éxito del mismo y que todo se de en base a lo
planeado.
Además, podemos añadir que un control adecuado en cada detalle que se realice dentro
del proyecto ayudara a que no existan desviaciones fuera de lo planeado, que nos
permita ahorra tiempo, recursos y dinero; es decir que cada tarea realizada durante el
proyecto debe tener una gestión de control para verificar que la tarea ha sido realizada
en el tiempo indicado y que los costos asociados a esta tarea coincidan con las
proyecciones que se realizó en el presupuesto.
Finalmente se puede decir que un proyecto que no tenga control, es un proyecto que no
tendrá buenos resultados porque durante el proceso del proyecto podemos tener
variaciones externas ya que el comportamiento de los miembros del equipo varía según
actúa, y tener un control permite conocer la variabilidad entre lo que se planeó y lo que
se está logrando.
RESUMEN DE LA QUINTA FASE DE CIERRE (5 AUTORES)
Según la bibliografía citada de los siguientes autores (Torres & Torres, 2012) (López
Takeyas, 1999) (Rivera Martínez & Hérnandez Chávez, 2010) (Lledó & Rivarola ,
2007) (Gido & Clements, 2007) destacan que en las fases de la administración de
proyectos es importante el reconocimiento de logros y resultados, también que este es
un compromiso, la mayoría de las veces profesionales y facilitar referencias favorables
para el desarrollo de futuros proyectos, por otro lado se conoce como etapa de entrega,
porque se trata de elaborar y entregar los documentos con los resultados finales,
archivos, cambios, memorias de cálculo, planos, directorios, facturas, finalizar
formalmente el proyecto, sin dejar cabos sueltos de ningún tipo tanto en lo relativo a la
terminación de los productos entregables y su aceptación por el cliente.
El cierre administrativo como el cierre contractual están presentes en la etapa final de un
proyecto durante esta fase, una tarea importante es evaluar el desempeño del proyecto
con el fin de aprender qué se pudiera mejorar si se llevara a cabo un proyecto similar en
el futuro.
https://www.google.com.ec/search?q=cierre+de+un+proyecto&espv=2&biw=1517&bih=692&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiByoGo8ZbMAhUDGx4KHfANDcQQ_AUIBigB&dpr=0.9#imgrc=10kuIzi9UcKRFM%3A
FASE DE CIERRE CRITERIO PERSONAL
Mediante la investigación dada diferentes autores tienen ideas similares y otros tienen
opiniones un poco diferentes en cuanto a la fase final de una administración de
proyecto, es así como se puede tomar en cuenta que esta fase es una de las importantes
ya que van de la mano tanto el control como el ciclo final, es mismo que es útil para
monitorear y verificar que se esté cumpliendo de una manera efectiva dicha fase, en
base a una adecuada evaluación de desempeño, después de los primeros ciclos, si todo
aquello está bien se podrá dar por finalizado dicho proyecto con un gran éxito, por otro
lado hay que tomar en cuenta que en esta fase se estable algunos procedimientos para
coordinar las actividades necesarias para verificar y así mismo archivar documentos
para coordinar e interactuar en la elaboración y culminación de dichos proyectos, el
cierre, la culminación, o terminación como los distintos autores conocen, es una
herramienta necesaria para un cierre formal dentro de un proyecto, este debe
especificarse en un plan estratégico y también tiene que ser de gran utilidad para poder
hacer un proyecto específico y que a la vez este tenga éxito, es de gran importancia
dentro del proyecto dar a conocer cuáles son las necesidades que realmente necesitan las
personad, para poder satisfacer las necesidades de los mismos, así dentro de una
organización las personas podrán conocer que requieren dichos clientes, así mismo el
cierre pretende poder detectar los supuestos errores sistemáticos, poder analizar con
tranquilidad los proyectos, por cada uno de los responsables, y de cómo poder
emprender otras nuevas tendencias de mercados, la terminación de un proyecto es muy
indispensable el cual no se puede hacer de un rato al otro este debe seguir un proceso
oportuno si queremos obtener resultados satisfactorios, en esta fase se aprueba si el
trabajo que se realizó esta satisfaciendo las necesidades del cliente, y si este es
aprobado, se da un cierre formal del mismo esto significa que el proyecto puede ser
entregado al cliente, si el proyecto está realizado a conciencia, con responsabilidad, y lo
más importante realizado en equipo, tendremos una gran satisfacción nosotros y el
cliente, y así poder seguir elaborando otros proyectos.
CONCLUSIONES Según la literatura estudiada concluimos que la administración de proyectos
posee cinco fases las cuales están conformadas por inicio, planeación, ejecución,
control y por ultimo cierre.
También se puede concluir que si las etapas no están interrelaciones entre sí
puede ocurrir errores durante la administración de proyectos.
De la misma manera se puede concluir que es necesario definir de manera
correcta los recursos y el tiempo apropiado que se va a utilizar para obtener
como resultado un proyecto favorable.
Si no existen un buen estudio de mercado, nosotros no podríamos planear, así
como tampoco continuar con las siguientes fases o etapas de la administración
de proyectos.
RECOMENDACIONES Una de las recomendaciones más importantes es que al momento de la consulta
no se contó con libros de años recientes para encontrar y entender de manera
más adecuada la debida consulta.
No es muy recomendable trabajar para un proyecto con un gran número de
integrantes ya que, en algunas ocasiones no todos colaboran en el proyecto.
Se puede realizar o tomar el tiempo necesario para investigar de manera
oportuna antes de iniciar un proyecto.
Concientizar que si todos los integrantes de trabajo aportan de manera exitosa
tendrán buenos resultados y cumplirán con las satisfacciones del cliente.
BibliografíaBriseño, A. M. (2003). Administracion de Proyectos. Mexico: Tidap.
Garcia, J. (2009). Gestion de proyectos tecnologicos. Obtenido de http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Control.pdf
Gido, J., & Clements, J. (2007). Administración Exitosa de Proyectos (Tercera ed.). Mexico: Cengage Learning.
Gomez, M., Cervantes, J., & Gonzales, P. (2012). Administracion de Proyectos (Primera ed.). Mexico, Mexico: Universidad Autonoma Metropolitana.
Heizer, J., & Render, B. (2009). Principios de Administracion de Operaciones. Mexico: Pearson Educacion.
Lledó, P., & Rivarola , G. (2007). Gestion de proyectos (Primera ed.). Buenos Aires: Pearson Education.
López Takeyas, B. (1999). Administracion de proyectos. Obtenido de Administracion de proyectos: http://www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas/apuntes/seminario_tesis/apuntes/metodologia/administracion%20de%20proyectos1.pdf
Markgraf, B. (2010). Pyme. Obtenido de http://pyme.lavoztx.com/10-etapas-de-administracin-de-proyectos-con-el-mtodo-lewis-11969.html
Mendoza, M. (2007). Metodología para la administración de proyectos: Una nueva cultura de trabajo. Mexico: UANL .
Publicaciones Vértice S.L. (2008). Gestión de Proyectos. España: Vértice.
Rivera Martínez, F., & Hérnandez Chávez, G. (2010). Administración de proyectos Guia para el aprendizaje (Primera ed.). México: PEARSON.
Smith, S. (2000). Herramientas hechas para la administración de proyectos (Primera ed.). México: Ediciones Granica S.A.
Torres , Z., & Torres, H. (2012). Administracion de proyectos (Primera ed.). México: Patria, S.A. DE C.V.
ANEXOSFASE DE INICIO
(Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010)
(Lledó & Rivarola , 2007) (Gido & Clements, 2007) (Publicaciones Vértice S.L.,
2008)
(Smith, 2000)
La fase de iniciación del
proyecto consiste en
revisar la propuesta antes
de realizar su planificación
formal para verificar su
pertinencia en relación
con los objetivos de la
organización donde se
llevará a cabo, y aprobarlo
en su caso, analizando,
entre otros, el objetivo del
proyecto, el producto que
se va a entregar al final y
los elementos del contexto
en que se plantea y, en su
caso, se desarrollará el
El proceso de iniciación es
la autorización formal
para el comienzo de un
nuevo proyecto o para
pasar a la fase siguiente en
un proyecto en marcha.
Los proyectos se originan
a partir de un problema o
de una oportunidad de
mercado ocasionada por
cuestiones de oferta,
demanda, cambios
tecnológicos,
modificaciones en la
legislación o cualquier
La identificación de
necesidades es la fase
inicial del ciclo de vida
del proyecto.
Se comienza con el
reconocimiento de una
necesidad, un problema, o
una oportunidad y termina
con la emisión de una
solicitud de propuesta
(SDP). El cliente
identifica una necesidad,
un problema, o una
oportunidad para una
mejor forma de hacer algo
y por consiguiente ve
El estudio de viabilidad
tiene como objeto conocer
anticipadamente las
dificultades previsibles y
así poder poner los medios
necesarios con el fin de
que la ejecución del
proyecto se realice en las
debidas condiciones de
calidad y coste.
La decisión de realizar un
proyecto entraña siempre
un riesgo y supone una
adjudicación de recursos
importantes, por lo que
habrá de tomar las debidas
El proceso de iniciación o
de puesta en marcha se
debe utilizar para
establecer un proyecto.
Esta herramienta define
cada uno de los pasos
necesarios, y clarifica
quien es responsable de
hacer que cada uno de
ellos se dé.
En esta fase se debe:
Hacer que las decisiones
procedan.
Definir a líder de equipo y
a los apoyos clave.
Identificar los vínculos de
proyecto. Dos elementos
importantes a incluir en
esta fase son el manejo de
la autoridad y de la
comunicación en un
ambiente organizacional,
los cuales son necesarios
para sentar las bases que
permitirán sacar adelante
el proyecto a futuro.
La iniciación del proyecto
es el primer proceso de su
administración. Consiste
en la autorización y el
registro formal de un
nuevo proyecto o de la
continuación de la
siguiente etapa de un
proyecto en desarrollo;
termina con la
otra necesidad.
Antes de comenzar con la
planificación y definición
del alcance es
fundamental identificar y
definir el problema que se
quiere resolver. Luego,
deberán precisarse los
resultados que se quieren
obtener en función de la
misión, los objetivos y las
metas del proyecto. Por
último, para lograr esos
resultados, será necesario
formular el plan
estratégico.
algún beneficio en llevar a
cabo un proyecto que dará
como resultado una
mejoría o ventaja sobre la
condición existente.
Antes de que se prepare la
solicitud de propuesta, el
cliente tiene que definir
con claridad el problema o
la necesidad. Esto quizá
signifique recopilar
información sobre la
magnitud del problema.
Una vez que se ha
estimado la magnitud del
beneficio de la mejoría, el
cliente puede determinar
el presupuesto para un
proyecto para poner en
práctica la mejoría.
precauciones en forma de
estudios previos que
limiten el riesgo y
confirmen el interés y la
viabilidad de la operación.
Podemos diferenciar en
cuatro grandes grupos los
estudios que pueden
preceder a la decisión de
ejecutar un proyecto:
Estudios técnicos.
Estudios financieros.
Estudios de mercado o
comerciales.
Estudios de rentabilidad y
de coste.
las funciones cruzadas.
Seleccionar y definir a los
miembros del equipo.
Acordar los contratos del
equipo.
Llevar a cabo una
evaluación preliminar.
Al seguir este proceso de
puesta en marcha, asegura
claridad respecto de lo que
tiene que alcanzar, los
participantes correctos se
comprometen y se genera
responsabilidad sobre el
éxito del proyecto.
autorización y el
otorgamiento de los
recursos necesarios para
planificarlo. En una
organización, se da inicio
a un proyecto con base en
una de las siguientes
consideraciones: exigencia
del mercado, necesidad de
negocios, solicitud de un
cliente, avance
tecnológico, requisito
legal, necesidad social.
Para iniciar formalmente
un proyecto es necesario
contar, entre otros, con la
descripción del producto a
lograr, la cual se presenta
a la autoridad para su
consideración.
FASE DE PLANIFICACIÓN
(Lledó & Rivarola , 2007) (Briseño, 2003) (Mendoza, 2007) (Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010)
(Gido & Clements, 2007)
PLANIFICACIÓN
DEL PROYECTO
La planificación del
proyecto debería servir
para responder a las
siguientes preguntas:
¿Qué hay que hacer?
¿Cómo hay que
hacerlo?
¿Quién lo va a
hacer?
¿Cuándo hay que
hacerlo?
¿Cuánto costará?
Los ítems que debería
incluir por escrito un
plan de proyecto son:
definición del problema,
misión, objetivos,
necesidades del cliente
traducidas en productos
o servicios, alcance del
proyecto (justificación,
descripción del
producto, entregables y
objetivos),
requerimientos
PLANIFICACIÓN
DEL PROYECTO
ADMINISTRACIÓN
DEL ALCANCE
Proceso de definición
para estructurar y
subdividir el trabajo en
tareas manejables. La
definición del alcance se
utiliza para seleccionar
el enfoque más
adecuado y estimar el
costo y fecha de
terminación, evaluando
el impacto de cambios
potenciales del alcance
en el calendario,
presupuesto,
requerimientos y
satisfacción del cliente.
Delimitar el alcance del
proyecto
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
Proceso para el
desarrollo de fechas
meta de inicio y
terminación para los
¿QUIÉN ES EL PM?
El administrador de
proyectos puede ser
definido como el
individuo que cumple
con la tarea de integrar
los esfuerzos dirigidos
hacia la ejecución
exitosa de un proyecto
específico. Esta persona
enfrenta un conjunto de
circunstancias únicas en
cada proyecto.
PLANIFICACIÓN DE
LAS TAREAS DE
PROYECTO Y
SELECCIÓN DEL
EQUIPO DE
PROYECTOS.
Un buen PM siempre
tiene un plan. El PM
evalúa las necesidades
de recursos y formula un
plan para llegar al
sistema objeto. Ello se
basa en el conocimiento
que tiene el director de
los requisitos del sistema
PLANIFICACIÓN
Durante la planificación
del proyecto el Sujeto de
Apoyo deberá
establecer, coordinar y
controlar las variables de
alcance, tiempo, costos y
calidad del proyecto. A
su vez deberá considerar
el capital humano que
asignará como
responsable y
administrador del
proyecto; así como los
riesgos que puede tener
el proyecto durante su
ejecución.
La planificación es la
base para suscribir el
convenio entre el Sujeto
de Apoyo y el proceso
para la firma del
convenio inicia una vez
que este Organismo le
notifica por escrito el
dictamen favorable para
apoyar el Proyecto. En
esta fase se deben
PLANEACIÓN
La planeación determina
qué se necesita hacer,
quién lo hará, cuánto
tiempo se necesitará y
cuánto costará. El
resultado de este
esfuerzo es un plan de
línea base. El tomar el
tiempo necesario para
desarrollar un plan bien
pensado es crítico para
el logro exitoso de
cualquier proyecto. Y
debe cumplir con el
siguiente proceso.
Definir con claridad el
objetivo del proyecto.
La definición tiene que
ser aceptada por el
cliente y la persona o la
organización que
realizará el proyecto.
Dividir y subdividir el
alcance del proyecto en
"piezas" importantes,
FASE DE EJECUCIÓN
(Gido & Clements, 2007) (Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010)
(López Takeyas, 1999) (Markgraf, 2010) (Cendejas, 2014)
Esta fase se inicia
después de que el
cliente decida cuál de
las soluciones
propuestas satisface
mejor la necesidad y se
llegue a un acuerdo
entre el cliente y la
persona o el contratista
que presentó la
propuesta. Esta fase,
conocida como
desarrollar el proyecto,
incluye hacer la
planeación detallada del
proyecto y después
El proceso de ejecución
interactúa con el de
seguimiento y control
que, a su vez, afecta al
de planificación.
Esto significa que
durante la ejecución del
proyecto debemos re-
planificar modificando
la línea base del plan
previsto cuantas
veces sea necesario.
Al terminar la
ejecución, pasamos al
proceso de cierre
formal.
Dirigir el equipo.
Reunirse con los
miembros del equipo.
Comunicarse con los
terceros involucrados.
Resolver los conflictos o
problemas que puedan
surgir.
Asegurar los recursos
necesarios (dinero,
personal, equipo,
tiempo).
El plan de optimización
del método ya está listo
para su ejecución.
El equipo del proyecto
supervisa las actividades
y los revisa las
desviaciones del plan,
especialmente en las
áreas de costos y
programación.
Si bien la mayor parte
del trabajo en el
proyecto se lleva a cabo
durante esta etapa, el
buen funcionamiento
del proceso de ejecución
En esta fase conocida
también como ejecución
del proyecto se planea
detalladamente el
proyecto y luego se
implementa para
conseguir su objetivo.
Esta fase cumple el
objetivo del proyecto
quedando el cliente
satisfecho porque la
obra se terminó en su
totalidad con la calidad
deseada.
poner en práctica ese
plan para lograr el
objetivo del proyecto.
Durante esta etapa se
utilizarán diferentes
tipos de recursos.
Esta fase da como
resultado el logro del
objetivo del proyecto,
dejando al cliente
satisfecho de que el
alcance total del trabajo
se completó con calidad,
dentro del presupuesto y
a tiempo.
El proceso de ejecución,
coordinado por el
administrador, consiste
en obtener los pro-
ductos entregables del
El objetivo primordial
del proceso de ejecución
es obtener los
entregables del
proyecto. Además, pone
intención en el adecuado
reclutamiento del
recurso humano y su
integración. De igual
manera, este proceso
tiene la finalidad de
comunicar a los
interesados el estado de
los productos y acerca
del trabajo realiza.
del proyecto depende de
lo bien que el equipo
maneje las etapas.
Esto suele ocurrir en los
proyectos de
investigación científica,
en los que una parte
importante del tiempo
total suele estar
dedicada a formular
hipótesis de trabajo,
diseñar un experimento,
poner a punto
equipamiento, etcétera.
La actividad del
proyecto alcanza un
pico cuando el
experimento ha sido
efectivamente realizado
y se han observado los
datos resultantes.
proyecto, teniendo en
cuenta personas y
recursos y siguiendo el
alcance definido.
obtener los
entregables
Asegurarse de la
calidad de los
procesos del
proyecto
Desarrollar el
equipo de
trabajo
Distribuir la
información del
proyecto
Realizar las
licitaciones
FASE DE CONTROL
(Gomez, Cervantes, &
Gonzales, 2012)
(Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010)
(Gido & Clements, 2007) (Garcia, 2009) (Heizer & Render, 2009)
Se lleva a cabo a lo
largo de toda la
administración del
proyecto, las
actividades que
corresponden al control
del proyecto son las
siguientes:
• Vigilar las
desviaciones del plan.
• Acciones correctivas.
• Recibir y evaluar
cambios solicitados.
• Cambiar calendarios.
• Adaptar recursos.
Al efectuar el proceso de
seguimiento y control se
verifica por un lado el
logro de los productos
de acuerdo con el
alcance predeterminado
y se formaliza la
aceptación del cliente
conforme se van
logrando. Por otro lado,
se observa y mide
regularmente el
rendimiento del equipo
de trabajo para
detectar variaciones en
Una vez que un proyecto
se pone en operación
realmente, es necesario
supervisar el avance
para asegurar que todo
vaya de acuerdo al
programa.
Esto incluye medir el
avance real y
compararlo con el
planeado. Si en algún
momento durante el
proyecto se determina
que éste está retrasado,
se tienen que llevar a
Es la etapa en la que se
verifica que el desarrollo
del proyecto está en
línea con el plan de
proyecto generado en la
etapa de planificación.
Si existen diferencias se
gestionan mediante:
Acciones correctivas:
tareas para eliminar las
desviaciones.
Cambios
Acciones preventivas:
tareas que se realizan a
fin de eliminar o mitigar
El control de grandes
proyectos, como el
control de cualquier
sistema de
administración, implica
la supervisión detallada
de recursos, costos,
calidad y presupuestos.
Controlar también
significa usar un círculo
de retroalimentación
para revisar el plan del
proyecto y tener la
capacidad para canalizar
los recursos a donde más
• Regresar a la etapa de
planeación para hacer
ajustes.
• Control de costos.
• Control de calidad.
• Informes de resultados.
• Comunicación con los
interesados.
el plan del proyecto
y recomendar acciones
correctivas. Del mismo
modo, durante este
proceso se realiza el
control de los cambios,
analizando y aprobando
o rechazando solicitudes
de modificaciones al
plan del proyecto en
todos sus aspectos. Este
seguimiento y control
incluye estar al
pendiente del alcance, el
cronograma, el
presupuesto, el recurso
humano, la calidad y los
riesgos.
cabo acciones
correctivas para volver
de nuevo a lo
programado, ya que si se
retrasa demasiado será
muy difícil terminarlo a
tiempo.
La clave para el control
efectivo del proyecto es
medir el progreso real y
compararlo con el
planeado sobre una base
oportuna y periódica y
tomar de inmediato la
acción correctiva.
Con base en el progreso
real es posible actualizar
periódicamente el
programa del proyecto y
pronosticar si concluirá
un riesgo identificado.
Reparación de
defectos: identificación
de defectos en un
componente.
Actualizaciones:
cambios a documentos
formalmente aprobados.
se necesiten.
antes o después de su
tiempo de terminación
requerido.
FASE DE CIERRE
(López Takeyas, 1999) (Torres & Torres, 2012) (Rivera Martínez &
Hérnandez Chávez, 2010)
(Lledó & Rivarola , 2007) (Gido & Clements, 2007)
Dice que en la fase de la
conclusión es necesario el:
Reconocimiento de
logros y resultados.
Cierre de las
operaciones y
dispersión del equipo
Aprendizaje de la
experiencia del
proyecto.
Revisión del proceso y
resultados.
Redacción del informe
Aportan que la fase de
concluir y cerrar
relaciones o
compromisos Cierre,
significa fase de concluir
y cerrar relaciones o
compromisos, la mayoría
de las veces
profesionales y facilitar
referencias favorables
para el desarrollo de
futuros proyectos.
También se conoce como
Manifiesta que con el
proceso de cierre se
pretende finalizar
formalmente el proyecto,
sin dejar cabos sueltos de
ningún tipo tanto en lo
relativo a la terminación
de los productos
entregables y su
aceptación por el cliente,
la documentación del
proyecto y su
almacenamiento, como al
En general, en la etapa de
cierre se deberán presentar
las conclusiones, ya
sean malas o buenas, tanto
una fase cualquiera como la
totalidad de un proyecto
necesitan un cierre, los
proyectos que no se cierran
de manera formal puede
continuar consumiendo recu
rsos escasos que se
requieren en otra parte, la
mayoría de los proyectos
Menciona que la fase final
del ciclo de vida del
proyecto es terminarlo.
Cuando un proyecto está
terminado se necesita
realizar ciertas actividades
de cierre, por ejemplo,
confirmar que todas las
entregas se han hecho al
cliente y han sido aceptadas
por él, que se han cobrado
todos los pagos y que se
han pagado todas las
final. etapa de entrega, porque
se trata de elaborar y
entregar los documentos
con los resultados
finales, archivos,
cambios, memorias de
cálculo, planos,
directorios, facturas
cuando proceda,
sobrantes, evaluaciones y
algo muy importante es
que es momento de
realizar el recuento de las
lecciones aprendidas.
finiquito desde el punto de
vista legal de los contratos.
deben terminar tan pronto
como se alcancen las metas
o se llegue a un punto en el
que se reconozca la
imposibilidad de tener éxito.
El cierre o final del proyecto
se refiere a la confirmación
de que se ha cumplido con
todos los requerimientos del
cliente. Tanto el cierre
administrativo como el
cierre contractual están
presentes en la etapa final
de un proyecto.
facturas. Durante esta fase,
una tarea importante es
evaluar el desempeño del
proyecto con el fin de
aprender qué se pudiera
mejorar si se llevara a cabo
un proyecto similar en el
futuro. Esta fase debe
incluir, obtener
retroalimentación del
cliente para determinar su
nivel de satisfacción y si el
proyecto cumplió con sus
expectativas. También se
debe obtener
retroalimentación del
equipo del proyecto en la
forma de recomendaciones,
para mejorar el desempeño
de proyectos en el futuro.
