FASE IV: AVANCE DEL MODELO ESTÁNDAR IV - V... · 2015-03-04 · Informe de avance MECI 5...

FASE IV: AVANCE DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCAMECI 2014

Informe de avance MECI

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 5

OBJETIVO ...................................................................................................................................... 5

ALCANCE ....................................................................................................................................... 5

FASES DE ACTUALIZACIÓN ............................................................................................................ 7

FASE I: CONOCIMIENTO ............................................................................................................. 7

FASE II: DIAGNÓSTICO ............................................................................................................... 8

ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO .................................................................................................. 9

FASE III: PLANEACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN ......................................................................... 13

FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO ...................................................................................... 18

FASE V: CIERRE ........................................................................................................................ 24

RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI ............................................................. 24


3

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1. Tabla de valoración de productos mínimos ................................................................ 8

Tabla 2. Tabla de valoración de elementos, componentes y módulos ..................................... 8

Tabla 3. Resultado del diagnóstico .......................................................................................... 9

Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración ............................................ 10

Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoración ......................... 11

Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualización MECI .................................................................... 13

Tabla 7. Planificador Actualización MECI 2014 ...................................................................... 14


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LISTADO DE FIGURAS

Figura 1 Mapa de Procesos ..................................................................................................... 6

Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración ........................................... 10


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INTRODUCCIÓN

El Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, en su modificación presenta pautas para

que las organizaciones controlen la estrategia, la gestión y lleguen a la evaluación interna y

externa, de manera tal que se logre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para

que la actualización de este modelo se logre, se requiere la participación de todos los

servidores de la entidad, como responsables de la ejecución y control de sus actividades,

anticipando y corrigiendo de manera oportuna las desviaciones de los resultados

esperados.

Entre las novedades que trajo consigo esta actualización se encuentra el esquema del

Modelo, pasando de tres (3) subsistemas, nueve (9) componentes y veintinueve (29)

elementos a dos (2) módulos de control (Módulo de control de planeación y gestión y

módulo de control de evaluación y seguimiento, seis (6) componentes y trece (13)

elementos. De igual manera, existe un eje transversal al modelo como es el de “Información

y Comunicación”.

En el presente documento se relacionan las actividades desarrolladas en cada una de las

etapas de actualización y fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno en la

Unidad Central del Valle del Cauca.

OBJETIVO

Presentar el desarrollo de cada una de las etapas de la actualización del Modelo Estándar

de Control Interno MECI 2014, conforme con la guía suministrada por el Departamento

Administrativo de la Función Pública.

ALCANCE

La actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI abarca todos los procesos de

la Unidad Central del Valle del Cauca como se presenta a continuación:


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Figura 1 Mapa de Procesos

Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional

Cinco (5) Procesos Estratégicos: Rectoría, secretaría general, comunicaciones, planeación y

asesora jurídica.

Dos (2) Procesos Misionales: Vicerrectoría Académica e Investigación y Proyección a la

Comunidad.

Dos (2) Procesos de Apoyo: Vicerrectoría Administrativa y Bienestar Institucional y Gestión

Humana

Un (1) Proceso de Evaluación: Control Interno


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FASES DE ACTUALIZACIÓN

FASE I: CONOCIMIENTO

El equipo de Control Interno asistió, los días 24 y 25 abril de 2014, a la capacitación sobre

Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali, el cual

estuvo dirigido a representantes legales, jefes de control Interno, jefes de áreas financieras,

contadores y profesiones afines, técnicos contables, comunidad académica, gremios y

demás ciudadanos colombianos interesados en la temáticas. En esta jornada de

capacitación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, fue el encargado de

socializar las modificaciones que traería la actualización del MECI, con el fin de crear una

cultura de cambio en las organizaciones.

Se dio a conocer desde la Oficina de Control Interno, el decreto 943 del 21 de mayo de 2014

“por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI” y el Manual Técnico

MECI.

Se dio lectura al documento y se realizó la apropiación de la información durante los meses

de junio y julio de 2014.

Desde la Oficina de Control Interno, se enviaron boletines informativos de actualización a

las diferentes unidades administrativas.

En el mes de septiembre, en el marco del proyecto “Fortalecimiento de la eficiencia y

transparencia en la Gestión de las IES”, el profesional universitario de la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Institucional y la profesional universitario de la Oficina de Control

Interno, asistieron al evento “Capacitación Índice de Transparencia y Actualización MECI”,

en la ciudad de Bogotá, el cual estuvo dirigido a Instituciones de Educación Superior con el

fin de fortalecer la gestión al interior de cada una de las asistentes. Esta capacitación fue

dirigida directamente por el Viceministerio de Educación Superior.

En la Jornada de Inducción y Reinducción coordinada por la Oficina de Bienestar

Institucional y Gestión Humana, se realizó la socialización de la definición de Control

Interno, Modelo Estándar de Control Interno, los principios del Modelo Estándar de Control

Interno, el objetivo general del MECI, los principales cambios y productos mínimos por cada

elemento.


8

FASE II: DIAGNÓSTICO

Durante la fase de diagnóstico, se valoró el nivel de avance de la implementación del

Modelo Estándar de Control Interno, detectando los puntos críticos que requerían mejora

y los puntos fuentes del Sistema. Para este diagnóstico, se empleó una herramienta con

cada uno de los productos mínimos por elemento, componente y módulo, con el siguiente

esquema de valoración:

Tabla 1. Tabla de valoración de productos mínimos

Fuente: Oficina de Control Interno

La siguiente es la tabla de valoración para conocer el estado por elemento, componente y

módulo.

Tabla 2. Tabla de valoración de elementos, componentes y módulos


% ESTADO

0% No ha sido iniciado

10% Concepto

25% Borrador

50% Documentado

70% Implementado

80% Auditado

100% Acciones cerradas

Insuficiente 0% - 40%

Adecuado 41% - 70%

Satisfactorio 71% - 90%

Excelente 91% - 100%

TABLA DE VALORACIÓN


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ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO

El diagnóstico fue aplicado a cada uno de los productos mínimos que se solicitan en el Anexo Manual Técnico del

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 del DAFP.

Tabla 3. Resultado del diagnóstico


De conformidad con lo anterior el Modelo Estándar de Control Interno 2014, se encuentra en un 57% de avance,

debido a que se encuentran pendientes las auditorías tanto de certificación del Sistema de Gestión como la de los

entes de Control.

No. MÓDULOS No. COMPONENTES No. ELEMENTOS

PUNTAJE

DEL

ELEMENTO

INTERPRETACIÓNPUNTAJE DEL

COMPONENTEINTERPRETACIÓN

PUNTAJE DEL

MÓDULOINTERPRETACIÓN

PUNTAJE DEL

SISTEMAINTERPRETACIÓN

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 63% Adecuado

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 70% Satisfactorio

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos 59% Adecuado

1.2.2 Modelo de Operación por Proceso 41% Adecuado

1.2.3 Estructura Organizacional 50% Adecuado

1.2.4 Indicadores de Gestión 49% Adecuado

1.2.5 Políticas de Operación 63% Adecuado

1.3.1 Políticas Administración de Riesgo 29% Insuficiente

1.3.2 Identificación de Riesgo 60% Adecuado

1.3.3 Análisis y Valoración de Riesgo 40% Adecuado

2.1. Autoevaluación Institucional 2.1.1 Autoevaluación del Control y de Gestión 47% Adecuado 47% Adecuado

2.2. Auditoria Interna 2.1.1 Auditoría Interna 60% Adecuado 60% Adecuado

2.3. Planes de Mejoramiento 2.3.1 Plan de Mejoramiento 50% Adecuado 50% Adecuado

Información y Comunicación Externa 66% Adecuado

Información y Comunicación Interna 61% Adecuado

Sistemas de Información y comunicación 70% Satisfactorio

MODULO DE

EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO

2

1.1.

1.2.

1.3.

MODULO DE

PLANEACIÓN Y

GESTIÓN

Administración del Riesgo

67%

52%

43%

1

3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 65% Adecuado

Adecuado

Adecuado

Adecuado

54%

52%

Adecuado

Adecuado

Talento Humano

Direccionamiento Estratégico

65% Adecuado

57% Adecuado


10

De conformidad con lo anterior, se presenta la participación por cada estado de valoración,

evidenciándose que los elementos del Sistema se encuentran en su mayoría en un nivel

Adecuado.

Tabla 4. Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración


Figura 2 Estado del Sistema MECI 2014 por nivel de valoración


Insuficiente Adecuado Satisfactorio Excelente

6,3% 81,3% 12,5% 0,0%

Porcentaje de participación general del sistema según el

estado

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA MECI 2014 EN LA UNIDAD

CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA


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A continuación se presenta por cada elemento, el comportamiento por valoración.

Tabla 5. Estado del Sistema MECI 2014 por elemento y nivel de valoración

PARTICIPACIÓN POR ELEMENTO

No ha sido iniciado

Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado Acciones cerradas

Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos

0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%

Desarrollo del Talento Humano

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%

Planes, Programas y Proyectos

0,0% 7,7% 7,7% 15,4% 69,2% 0,0% 0,0%

Modelo de Operación por Proceso

0,0% 22,2% 11,1% 55,6% 11,1% 0,0% 0,0%

Estructura Organizacional

0,0% 33,3% 0,0% 0,0% 66,7% 0,0% 0,0%

Indicadores de Gestión

0,0% 0,0% 25,0% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%

Políticas de Operación

0,0% 0,0% 0,0% 33,3% 66,7% 0,0% 0,0%

Políticas Administración de Riesgo

0,0% 42,9% 14,3% 42,9% 0,0% 0,0% 0,0%

Identificación de Riesgo

0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%

Análisis y Valoración de Riesgo

0,0% 0,0% 40,0% 60,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Autoevaluación del Control y de Gestión

0,0% 12,5% 12,5% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%

Auditoría Interna


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PARTICIPACIÓN POR ELEMENTO

No ha sido iniciado

Concepto Borrador Documentado Implementado Auditado Acciones cerradas

0,0% 0,0% 0,0% 50,0% 50,0% 0,0% 0,0%

Plan de Mejoramiento

0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Información y Comunicación Externa

0,0% 0,0% 10,0% 0,0% 90,0% 0,0% 0,0%

Información y Comunicación Interna

0,0% 0,0% 11,1% 22,2% 66,7% 0,0% 0,0%

Sistemas de Información y comunicación

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 0,0%


Según lo anterior se evidencia, que en su mayoría el sistema se encuentra implementado y

documentado, y los elementos que poseían una calificación más baja se buscó fortalecerlos

con el plan de trabajo de actualización.

Se cuenta con la evidencia del documento diagnóstico MECI 2014.


13

FASE III: PLANEACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

Como resultado del diagnóstico realizado en la Institución, se hizo necesario plantear el siguiente plan de

actualización:

Tabla 6. Plan de Trabajo de Actualización MECI

Fase Actividad Responsable Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Lectura del Documento Servidores Públicos

Apropiación de los conocimientos Servidores Públicos

Sensibilización a los servidores públicos Equipo MECI-CALIDAD

Identificación de los cambios en el modelo Servidores Públicos

Diseño del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD

Aplicación del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD

Análisis del diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD

Identificación de los puntos críticos Comité Coordinador de Control Interno

Identificación de victoras cercanas Comité Coordinador de Control Interno

Identificación de actividades a realizar Equipo MECI-CALIDAD

Identificación de los responsables de ejecución de las actividades Equipo MECI-CALIDAD

Definición de fechas de inicio y finales de las actividades Equipo MECI-CALIDAD

Ejecución de las actividades del plan Equipo MECI-CALIDAD

Seguimiento de las actividades Control Interno

Realización de las correcciones Equipo MECI-CALIDAD

Compilación de los resultados Equipo MECI-CALIDAD

Presentación de los resultados finales Representante de la alta dirección

Realización de jornadas de actualización Equipo MECI-CALIDAD

Realización del nuevo diagnóstico Equipo MECI-CALIDAD

Análisis de los resultados del diagnóstico Alta dirección

I. CONOCIMIENTO

II. DIAGNÓSTICO

III. PLANEACIÓN DE

LA ACTUALIZACIÓN

IV. EJECUCIÓN Y

SEGUIMIENTO

V. CIERRE


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Tabla 7. Planificador Actualización MECI 2014

PLANIFICADOR ACTUALIZACIÓN DE MECI 2014

Inicio Fin Fase Actividad Responsable

21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Lectura del documento Servidores Públicos

21-may-14 27-jun-14 Fase I: Conocimiento Apropiación de los conocimientos Servidores Públicos

01-jul-14 31-jul-14 Fase I: Conocimiento Sensibilización a los servidores públicos Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de los cambios en el modelo Servidores Públicos

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Diseño de la herramienta de diagnóstico Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Aplicación de la herramienta de diagnóstico

Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Análisis del diagnóstico Equipo MECI - Calidad

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de los puntos críticos Comité Control Interno

01-jul-14 31-jul-14 Fase II: Diagnóstico Identificación de victorias tempranas Comité Control Interno

01-jul-14 29-ago-

14 Fase III: Planeación de la Ejecución

Identificación de actividades a realizar Equipo MECI - Calidad


15



01-jul-14 29-ago-


Identificación de los responsables de ejecución


01-jul-14 29-ago-


Definición de las fechas de inicio y finales de las actividades


01-sep-14 28-nov-

14 Fase IV: Ejecución y Seguimiento

Establecimiento de una metodología de riesgos

Oficina de Control Interno

01-sep-14 28-nov-


Elaboración de los mapas de riesgos por procesos en la metodología ajustada

Líderes de proceso Oficina de Control Interno

01-sep-14 28-nov-


Realizar el análisis de riesgos Líderes de proceso Oficina de Control Interno

01-sep-14 28-nov-


Realizar la valoración de los riesgos Líderes de proceso Oficina de Control Interno

01-sep-14 28-nov-


Actualización del procedimiento de auditoría interna

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional

01-sep-14 28-nov-


Ejecutar el programa de auditoría aprobado para la vigencia


01-sep-14 28-nov-


Elaboración de la ficha de indicadores Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional

01-sep-14 28-nov-


Implementar el plan indicativo Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional


16



01-sep-14 28-nov-


Realizar la revisión y actualización de los procesos de la Institución

Líderes de proceso Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional

01-sep-14 28-nov-


Implementar el mapa de procesos institucional


01-sep-14 28-nov-


Implementar la cultura del plan de mejoramiento


01-sep-14 28-nov-


Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento


01-sep-14 28-nov-


Realizar socialización de los planes de mejoramiento


01-sep-14 28-nov-


Realizar la sensibilización de la relación estructura organizacional y procesos (Inducción)


01-sep-14 28-nov-


Realizar divulgación de la política de riesgos (Inducción)


01-sep-14 28-nov-


Realizar socialización de la política de comunicaciones (Inducción)

Oficina Asesora de Comunicaciones

01-sep-14 28-nov-


Realizar sensibilización de la cultura de autoevaluación (Inducción)


01-sep-14 28-nov-


Realizar la jornada de inducción y reinducción

Bienestar Institucional y Gestión Humana


17



01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Compilación de resultados Equipo MECI - Calidad

01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Realización del nuevo diagnóstico Equipo MECI - Calidad

01-dic-14 22-dic-14 Fase V: Cierre Análisis de los resultados del diagnóstico Equipo MECI - Calidad


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FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Establecimiento de una metodología de riesgos

Diagnóstico: Los mapas de riesgos anteriores requieren actualización debido a que se

encuentran en un esquema que no permite definición de controles. Los mapas de riesgos

existentes se encuentran documentados, sin embargo requieren actualización e

implementación.

Actividad: Una vez se tiene la metodología que cumple con los requerimientos de la norma,

actualizar los mapas de riesgos e implementarlos.

Responsable: Oficina de Control Interno.

Desde la Oficina de Control Interno, se asistió los días 24 y 25 abril de 2014 a la capacitación

sobre Nuevos Retos de Control Interno y el control interno contable, en la Ciudad de Cali,

allí se presentó una metodología detallada para la identificación y administración de

riesgos, la cual fue ajustada a la Institución.

Elaboración de los mapas de riesgos por procesos en la metodología ajustada

Diagnóstico: Los mapas de riesgos se encuentran desactualizados.

Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la Institución.

Responsable: Oficina de Control Interno y Líder de proceso responsable.

Con la nueva herramienta, se ajustaron los mapas de riesgos para seis de diez procesos;

teniendo en cuenta que los cuatro faltantes se encuentran en proceso de reestructuración,

por lo que se realizará primero la actualización de los procesos para allí ajustar los mapas

de riesgos a esta metodología.

Realizar el análisis de riesgos

Diagnóstico: El análisis de riesgos requiere actualización debido a que los mapas de riesgos

se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.


19

Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y ajustar el análisis

de riesgos de cada uno de las mapas.

Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.

En la hoja tres de Excel “Calificación Evaluación Análisi” se realiza la calificación, evaluación

y análisis del riesgo, identificando a partir del riesgo, la probabilidad e impacto, el tipo de

impacto por categoría y subcategoría, la evaluación del riesgo y las medidas de respuesta a

tomar por parte de la institución.

Realizar la valoración de los riesgos

Diagnóstico: La valoración del riesgo requiere ser actualizada debido a que los mapas de

riesgos se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.

Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y realizar

nuevamente la valoración de riesgos de cada uno de las mapas.

Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.

En las hojas de Excel “Valoración de controles” y “Valoración de riesgos”, se realizó a partir

del riesgo, la identificación de las herramientas para ejercer el control y el seguimiento al

mismo, asignando una calificación al control, al control del riesgo y al control del proceso y

posterior a ello identificando si el control asignado será para mitigar la probabilidad o el

impacto del riesgo.

Actualización del procedimiento de auditoría interna

Diagnóstico: El procedimiento de Auditoría Interna, se encuentra documentado y requiere

ser actualizado e implementado.

Actividad: Actualizar el procedimiento documentado de auditoría interna e implementarlo.

Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.

Desde la Oficina Asesora de Planeación se realizó la actualización del procedimiento de

auditoría Interna y los demás procedimientos obligatorios y propios del Sistema


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Ejecutar el programa de auditoría aprobado para la vigencia

Diagnóstico: El programa de auditoría de Control Interno se encuentra en proceso de

ejecución.

Actividad: Ejecutar el programa de auditoría de Control Interno en su totalidad.


El programa de auditoría aprobado para la vigencia 2014 se ejecutó en un 100%. De igual

manera, para cada auditoría se realizó el Plan de Auditoría, el informe final de auditoría y

se divulgó con los líderes de procesos y la alta dirección.

Elaboración de la ficha de indicadores

Diagnóstico: La ficha de indicadores se encuentra documentada, sin embargo se requiere

que estas sean implementadas para cada uno de los indicadores de la Institución.

Actividad: Implementar la ficha de Indicadores para cada uno de los indicadores de la

Institución.


Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró la ficha de

indicadores, la cual permite realizar una caracterización y seguimiento individual a cada uno

de los indicadores.

Implementar el plan indicativo

Diagnóstico: Actualmente la institución posee una matriz para el seguimiento a los

indicadores de gestión. De igual forma se cuenta con el plan indicativo elaborado.

Actividad: Implementar el plan indicativo institucional.


Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró el plan

indicativo el cual permite determinar las metas por año por indicador.


21

Realizar la revisión y actualización de los procesos de la Institución

Diagnóstico: Actualmente la Institución posee los procesos y procedimientos

documentados, sin embargo estos requieren ajustes debido a que se dieron cambios en la

operatividad institucional y en el esquema de documentación.

Actividad: Realizar la revisión y actualización de los procesos de la institución.


Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se proporcionó apoyo a

las diferentes dependencias para la revisión y actualización de los procesos de la Institución.

Aún se encuentran pendientes, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Vicerrectoría

Académica, la Secretaría General y la Rectoría.

Implementar el mapa de procesos institucional

Diagnóstico: El mapa de procesos se actualizó y debe ser implementado.

Actividad: Implementar el mapa de procesos institucional


Una vez se empezó la revisión y actualización de los procesos, se dio inicio a la

implementación del mapa de procesos institucional.

Implementar la cultura del plan de mejoramiento

Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,

debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de mejoramiento y su

correspondiente seguimiento.

Actividad: Implementar la cultura del plan de mejoramiento.


Se ha implementado la cultura del plan de mejoramiento, a través de los resultados de las

auditorías de control interno, donde como resultado de las mismas, se han generado los


22

planes de mejoramiento, los cuales, han sido diligenciados por los líderes de proceso y se le

han realizado el seguimiento correspondiente desde la Oficina de Control Interno.

Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento

Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de mejoramiento,

debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de mejoramiento y su

correspondiente seguimiento.

Actividad: Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento.


Se ha realizado el seguimiento y cumplimiento de las metas planteadas en los planes de

mejoramiento de los procesos auditados desde la Oficina de Control Interno y se ha

realizado su correspondiente socialización con la alta dirección.

Realizar la sensibilización de la relación estructura organizacional y procesos

(Inducción)

Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la sensibilización de la relación

estructura organizacional y procesos.

Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre la

relación existente entre la estructura organizacional y los procesos.


En el mes de octubre se realizó la inducción y reinducción, donde la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Institucional realizó una socialización sobre la importancia del

Sistema de Gestión de la Calidad, la estructura del mismo, el mapa de procesos y la relación

con la estructura organización, entre otros aspectos del Sistema.


23

Realizar divulgación de la política de riesgos y cultura de autoevaluación

(Inducción)

Diagnóstico: Actualmente en la institución se debe fortalecer la sensibilización de la política

de riesgos y cultura de autoevaluación.


política de riesgos y la cultura de autoevaluación.


En la Jornada de Inducción y Reinducción organizada por la Oficina de Bienestar

Institucional y Gestión Humana, la Jefe de la Oficina de Control Interno, socializó la política

de riesgos, la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, los aspectos más

relevantes de la actualización, los productos mínimos y la metodología de riesgos empleada.

Realizar socialización de la política de comunicaciones (Inducción)

Diagnóstico: En la institución no es conocida por los miembros de la comunidad académica

y administrativa la política de comunicaciones.


política comunicaciones, así como el manual de imagen corporativa.

Responsable: Oficina Asesora de Comunicaciones.

En la Jornada de Inducción y Reinducción, la Oficina Asesora de Comunicaciones socializó la

política de comunicaciones así como el manual de imagen corporativo a los funcionarios de

la institución.

Realizar la jornada de inducción y reinducción

Diagnóstico: Con el fin de fortalecer los procesos de la Institución, se requiere realizar la

jornada de inducción y reinducción para todos los funcionarios de la institución.

Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre

los procesos institucionales, así como de la filosofía de la Unidad Central del Valle del Cauca.

Responsable: Bienestar Institucional y Gestión Humana.


24

El 22 de octubre de 2014, se llevó a cabo la jornada de inducción y reinducción, evento al

cual fueron citados todos los funcionarios de la Institución y de la cual reposa la evidencia

de asistencia en la Oficina de Bienestar Institucional y Gestión Humana

FASE V: CIERRE

Con el proceso de Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, se han

realizado las verificaciones correspondientes al cumplimiento de cada una de las

actividades del plan de trabajo y los compromisos pactados.

De conformidad con el diagnóstico realizado, el plan de trabajo y la ejecución del mismo, se

evidencia que para la siguiente vigencia, se debe concluir la actualización del normograma

institucional, la medición de la satisfacción de los usuarios, iniciar con el seguimiento a los

controles de los procesos, una vez se dé la implementación de los mismos y realizar

seguimiento a los mapas de riesgos una vez se dé la implementación de los mismos. De

igual manera, se requiere realizar auditorías de gestión a todos los procesos para de esta

manera realizar los cierres a las acciones que así lo requieran.

RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI

Es importante que en la Unidad Central del Valle del Cauca, se tengan en cuenta los

resultados de las Auditorías Internas de Control Interno, con el fin de tomar las acciones

correspondientes y alcanzar la mejora continua.

Al interior de la Institución se requiere la realización de auditorías internas al Sistema de

Gestión de la Calidad para el establecimiento de las correspondientes acciones de mejora.

Se requiere fortalecer los procesos de socialización de todos los procesos al interior de la

Institución.


25

Se recomienda concluir con el ajuste y actualización de los mapas de riesgos por procesos,

pues se encuentran pendientes cuatro procesos por terminar.

Se recomienda fortalecer el proceso de autoevaluación institucional.

En conclusión, la Unidad Central del Valle del Cauca cumplió con las actividades propuestas

en el plan de trabajo, evidenciando acciones implementadas; sin embargo se debe dar

continuidad al proceso de mejora, realizando revisiones periódicas de funcionamiento y los

ajustes correspondientes.

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