Facultad de Ciencias de la Administración

Planeación FinancieraC.P. Juana María Carreón

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR

Son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro; forman parte del activo circulante. Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: Clientes.

Cuando se venden bienes a crédito, se dice que el vendedor extiende crédito comercial al comprador.

El crédito comercial resulta de la creación de una partida de activos que se denomina “Cuentas por Cobrar” (saldos) en los libros de la empresa vendedora, y una partida de pasivos que se denomina “Cuentas por Pagar” en los libros del comprador.

Las tendencias persistentes hacia la inflación, combinadas con los esfuerzos del gobierno para controlar este fenómeno económico mediante políticas monetarias rígidas, ha conducido a mayores tasas de interés en años recientes y a que algunas empresas encuentren dificultades en la obtención del financiamiento. En tales circunstancias, las empresas pueden demorar sus pagos a los proveedores mas allá del período normal de crédito.

Un período de pago más prolongado conduce a un incremento en el período promedio de cobranza y a un incremento en el tamaño de las cuentas por cobrar por parte de la empresa vendedora. Una de las consecuencias de la inflación continua es un incremento en la importancia de las políticas de cobranzas y de administración de crédito.

POLÍTICA DE CRÉDITO

El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa esta determinado por:

El período promedio de cobranza depende en parte de las condiciones económicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Las principales variables de política incluyen:

POLÍTICA DE CRÉDITONormas de Crédito

Su determinación óptima implica igualar los costos incrementales asociados con una política activa de crédito con las utilidades incrementales provenientes del aumento en ventas.

Los costos incrementales incluyen costos de producción y de ventas, así como aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de crédito. Estos incluyen los siguientes:

POLÍTICA DE CRÉDITO

Normas de Crédito

Las estimaciones de probabilidad son en su mayor parte subjetivas; pero la evaluación de crédito es una práctica bien establecida, y un buen administrador de crédito puede hacer juicios razonablemente exactos acerca de la probabilidad de incumplimiento de diferentes clases de clientes.

Para evaluar los riesgos de crédito de un cliente, los administradores de crédito empiezan con las cinco “C” del crédito:

POLÍTICA DE CRÉDITO

Normas de Crédito

Las cinco “C” del crédito representan los factores mediante los cuales se juzga el riesgo de crédito. Su información se obtiene de las experiencias anteriores de nuestra empresa con sus clientes, completada con un sistema bien organizado para la recolección de la información.

Al analizar las 5 ”C”, los administradores de crédito tratan de formular juicios acerca de los costos totales esperados, resultantes del crédito; estos deben ser posteriormente comparados con los incrementos esperados en los ingresos netos, y la decisión de extender o no el crédito se basará en esta comparación.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Normas de Crédito

•Clases de riesgos de crédito: La empresa vendedora puede usar su información de crédito para desarrollar diversas clases de riesgos de crédito, o distintos grupos de clientes ordenados según la probabilidad de pérdida que se asociará con las ventas hechas a cada grupo.

Clase de riesgo de cliente

Razón probable de pérdidas (%)

1 Ninguna

2 0-1/2

3 Más de ½-1

4 Más de 1-2

5 Más de 2-5

6 Más de 5-10

7 Más de 10-20

8 Más de 20

POLÍTICA DE CRÉDITO

Normas de Crédito

•Clases de riesgos de crédito (ejemplo):Si la empresa vendedora tiene un margen de utilidad de 20% sobre los artículos vendidos y si está produciendo a una capacidad inferior a la total, puede adoptar las siguientes políticas de crédito:

Vender en los términos de crédito acostumbrados a los grupos 1 a 5.

Vender a los grupos 6 a 7 en términos de crédito mas restrictivos, tales como descuentos sobre la entrega, y requerir pagos anticipados sobre las ventas a los clientes del grupo 8.

*Las técnicas estadísticas, especialmente el análisis de regresión y discriminante , han sido usadas con éxito para juzgar la dignidad de crédito de los clientes.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Términos de Crédito

Éstos especifican el período durante el cual se extiende el crédito y el descuento, si es que lo hay, por pronto pago.

Por ejemplo: Si los términos de crédito de una empresa para todos los clientes aprobados se estipulan como “2/10, neto 30”, entonces se concede un 2% de descuento sobre el precio de venta si el pago se hace dentro de 10 días; o bien, la totalidad del monto se deberá pagar 30 días después de la fecha de factura si no se toma el descuento. Si las ventas son estacionales, una empresa puede usar fechas en sus términos de crédito.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Términos de Crédito

•Período de crédito: el agrandar el período de crédito estimula las ventas, pero existe un costo en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos).

Por ejemplo: si una empresa cambia sus términos de neto 30 a neto 60, el promedio de saldos para el año puede aumentar de $100,000.00 a $ 300,000.00, tal incremento será causado en parte por el agrandamiento de los términos de crédito, y en parte por el incremento en el volumen de ventas.

Determinar el período óptimo de crédito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un monto más elevado de sus saldos.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Términos de Crédito

•Descuentos en efectivo:

Por ejemplo: si una empresa cambia sus términos de “neto 30” a “2/10, neto 30” puede atraer nuevos clientes que consideren tales descuentos como un tipo de reducción de precio y aumentar de este modo sus ventas brutas.

Además, el período promedio de cobranza se verá acortado, ya que algunos clientes antiguos pagarán más rápidamente para aprovechar el descuento.

El descuento óptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan exactamente entre sí.

POLÍTICA DE CRÉDITO

Política de Cobranza

Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas vencidas y no pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el envió de cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas telefónicas, entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores, o entablar una demanda civil.

El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los gastos, pero se necesita por los menos alguna firmeza para prevenir una prolongación indebida del período de cobranza y para minimizar las pérdidas resultantes. Aquí también debe procurarse un equilibrio entre los costos y los beneficios de diferentes políticas de cobranzas.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

Objetivo Básico:

Consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a los clientes dignos. Al obtener y al analizar la información de crédito y al cobrar los saldos, ejecutan una función extremadamente importante.

Si el cliente potencial no satisface las normas de crédito, una solución sencilla consistiría en rechazar la orden. En forma similar cuando los pagos son normales, el procedimiento ordinario consiste en seguir los patrones rutinarios de cobranza.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

Objetivo Principal:

Consiste en ayudar a construir una amplia y creciente base de ventas rentables. Un buen administrador de crédito debe esforzarse por aprender el negocio de los clientes de su empresa tan bien como los ejecutivos de esas empresas, o mejor que ellos. En este proceso puede ser capaz de identificar los factores que hayan tenido un impacto negativo sobre la posición financiera de los clientes y sobre su capacidad de hacer los pagos de los créditos.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

El creativo administrador de crédito debe estar al tanto de todos los factores externos que afecten los negocios de sus clientes, servir de base sólida para las discusiones de las tendencias que afectan a las industrias de los clientes así como para analizar las decisiones importantes de política en las empresas individuales, y proporcionar una fuente de consejos sobre importantes áreas de política o de decisión que puedan afectar al bienestar futuro de sus clientes. Si los negocios de nuestros clientes son rentables y se expiden, nuestra propia empresa también prosperará. La función de crédito debe ser una consideración principal dentro de la estrategia general corporativa de la empresa.

El administrador de crédito estará en condiciones de desempeñar un papel importante dentro de la organización tan solo cuando pueda obtener y analizar la información financiera acerca de sus clientes y de sus industrias.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

Fuentes de Información de Crédito:

El administrador de crédito debe desarrollar un archivo en el que reúna la información de crédito de cada cuenta, con el objetivo de evaluar y reevaluar la dignidad de crédito de los clientes actuales y potenciales. La información necesaria se reunirá de varias fuentes las cuales pueden ser:

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

Fuentes de Información de Crédito:

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE CRÉDITO

Fuentes de Información de Crédito:

La información de crédito puede usarse en un sistema de evaluación formal o el análisis cuantitativo puede combinarse con la información cualitativa acerca del cliente prospectivo. Basándose en la información disponible y en la experiencia del administrador de crédito al tratar con situaciones similares, puede llegarse a una decisión.

La decisión puede ser la aprobación o la reprobación de una venta en particular sobre los términos estándar de crédito de la empresa o la aprobación de la venta tan solo sobre una base especial, como el COD. Además, si la venta es aprobada, se puede establecer una línea de crédito para el cliente.

EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE CRÉDITO

Los cambios en la política de crédito se diseñan para aumentar las ventas o para reducir los costos como las perdidas por cuentas malas. Los cambios de política que aumentan las ventas generalmente implica costos incrementales, y los cambios designados para reducir los costos suelen producir ventas mas pequeñas.

Por tanto, los cambios en la política de crédito implican utilidades y costos. He aquí la regla general: “deben hacerse cambios en la política de crédito siempre y cuando las utilidades marginales excedan a los costos marginales.

Los indicadores más comunes usados para informarse acerca de la posición de las cuentas por cobrar son:

1.El período promedio de cobranza. También se denomina días de venta pendientes de cobro, el cual se compara con los términos de crédito estipulados y se analiza según un estudio de tendencias a fin de detectar los cambios que pudiesen ocurrir.

2. El informe de antigüedad de saldos, que da los porcentajes de cuentas por cobrar actuales (no vencidas) y de cuentas vencidas y pendientes de cobro en base a diversos períodos de tiempo.

PUNTOS A JUZGAR EN LOS RESULTADOS DE UNA POLÍTICA DE

CREDITO• DÍAS DE VENTAS PENDIENTES DE COBRO.

El promedio de días de ventas pendientes de cobro se usa frecuentemente para juzgar la efectividad de la política de crédito de una empresa. Los días de ventas pendientes de cobro se comparan con el periodo de crédito y se examinan sobre la base de un análisis de tendencias, para determinar si los clientes están pagando o no a tiempo.

•Los días de ventas pendientes de cobro en un momento dado, t, se calculan como la razón del total de los saldos en ese momento (Art) a las ventas diarias:

DIAS DE VENTAS = TOTAL Ar t / VENTAS DIARIASPENDIENTES DE COBRO t

INFORME DE ANTIGÜEDAD DE LOS SALDOS

Muestra el porcentaje de cuentas al final del trimestre que se encuentra dentro de diferentes grupos de antigüedades. Aquí, un grupo de antigüedad se refiere al período de tiempo que los saldos han estado vencidos y pendientes de cobro a partir del momento de la venta.

Estos dos procedimientos son válidos cuando las ventas son estables, pero cuando se presentan variaciones cíclicas o estacionales, pueden ser engañosos

ENFOQUE DEL PATRON DE PAGOS

Este enfoque busca superar las dificultades que se encuentran cuando se usan los métodos del informe de antigüedad de saldos y de los días de ventas pendientes de cobro.

En el enfoque del patrón de pagos, los saldos están relacionados con las ventas del mes de origen, más que con el promedio observado a lo largo de algún periodo más prolongado.

Este no se ve afectado cuando las ventas aumentan o disminuyen.

La inversión de una empresa en cuentas por cobrar depende de las ventas y de la política de crédito de la empresa.

La política de crédito, a la vez, involucra cuatro variables controlables:

La política óptima de crédito es aquella en la que los costos marginales de crédito son exactamente compensados por las utilidades marginales provenientes de las ventas incrementales.

Costos Utilidad

EVALUACIÓN DE RIESGOS DE CRÉDITO

• Un administrador de crédito debe considerar las 5 C del crédito:

1.Carácter

2.Capacidad

3.Capital

4.Colateral

5.Condiciones

Dos métodos que usan ampliamente los ejecutivos financieros para ayudar a controlar la inversión en cuentas por cobrar son el método porcentaje sobre las ventas y el informe de antigüedad de los saldos.

Ambos implican la concentración de las ventas y de los saldos sobre un periodo de tiempo en particular.

Aunque son usados, alguno de ellos o ambos, pueden producir señales engañosas cuando las ventas varían en forma estacional o cíclica.

• Debido a la necesidad de almacenar, recuperar y analizar grandes cantidades de datos, la administración de crédito se presta mucho al uso de controles computarizados.

MÉTODO PORCENTAJE SOBRE LAS VENTAS O EL SALDO DE LA CUENTA CLIENTES

Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarán su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa y cómo maneja sus cuentas por cobrar.

Ejemplo: La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no

cancelará. Averiguar cuánto será la estimación por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes es de $20,000.000.

En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20,000.000 por 5%, con lo que se obtiene una E.D.I de $1,000.000.-

MÉTODO ANTIGÜEDAD DE SALDOS

En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la antigüedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un día, no es comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 año, es bastante más probable que el cliente que debe a la empresa hace más tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes.

MÉTODO ANTIGÜEDAD DE SALDOS

Ejemplo:

El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimación de los clientes incobrables:

Atraso Saldo Cuenta Clientes Porcentaje Estimación 1-30 días 2,000.000 1% 20,00030-120 días 3,000.000 3% 90,000120 y más 1,000.000 5% 50,000Saldo de la estimación, según método antigüedad de saldos:

$160,000

IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA ADMINISTRACIÓN

Es importante administrar esta cuenta, ya que debido a un mal manejo de ésta se puede comprometer la liquidez de la empresa. Las cuentas por cobrar son el dinero que nos deben los clientes y si estos se demoran mucho tiempo para pagar no habrá efectivo dentro de los activos y no será posible realizar determinadas operaciones.

Una de las estrategias que utilizan las empresas para la buena administración de las cuentas por cobrar es cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes.

Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.

IMPACTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA ADMINISTRACION FINANCIERA

La buena o mala administración de las Cuentas por Cobrar impacta directamente en la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo comercial donde se recibe la utilidad de una venta realizada y representa el flujo del efectivo generado por la operación general, además de ser la principal fuente de ingresos de la empresa base para establecer compromisos a futuro.

CONCLUSIONES

Las cuentas por cobrar son recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro; forman parte del activo circulante.

El administrador financiero debe seguir los patrones rutinarios de cobranza para lograr la pronta recuperación de la cartera vencida, ya que si esto no se logra cubrir, afectara la liquidez de la empresa, así como su ciclo de compra-venta entre otras cosas.

Fundamentos de la Administración FinancieraJ. Fred Weston / Eugenc F. Brigham11ª. Edición McGraw Hill