FacturaciónElectrónica

Camilo Garrido Torres

Innovación

Pontevedra, 10 de diciembre de 2008

Índice

o Qué es la factura electrónicao Qué es “eFactura”o Por qué interesa a las empresaso Qué aporta Caixanovao Funcionalidades de administración

Caixanova

Qué es la facturaElectrónica

Caixanova

Qué es la factura electrónicaDefinición:

Es un documento tributario en formato de fichero electrónico que contiene los datos de una factura tradicional, al que se le añade la firma electrónica, garantizando la integridad de la información y la autenticidad del emisor, lo cual le da plena validez fiscal y legal.Las facturas ya no se imprimen, no se envían por correo ordinario, no se almacenan en archivadores, sino que se generan de forma ELECTRÓNICA (ficheros informáticos), con el mismo contenido garantizado por la firma DIGITAL y se comunican vía TELEMÁTICA (de un ordenador a otro), quedando depositadas en sistemas informáticos.

Caixanova

La factura que se gestiona en un ordenador, se transmite a otro telemáticamente. Éste la conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a

disposición de la Administración Tributaria por vía telemática.

Los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.

Generación de la factura

Envío y entrega

Recepción Administración Tributaria

Envío y entrega

Archivo

Tratamiento con eFacturaTratamiento con eFactura

InmediatamenteInmediatamente

Tratamiento habitual de las FacturasTratamiento habitual de las Facturas

Generación de la factura

Envío y entrega

Recepción Administración Tributaria

Envío y entrega

Archivo

12minutos

1 día 1 díaX m2

Qué es la factura electrónica

Caixanova

Qué exige la normativa

Al Emisor•Tener consentimiento previo del receptor•Firmar electrónicamente la factura

•Integridad (el documento no ha sido modificado)•Autenticidad del origen

•Almacenar copia o datos para reconstruir la factura•Posibilidad de inspección (Búsqueda, visualización, impresión)

Al Receptor•Sistema para validar la firma•Archivo del documento original•Posibilidad de inspección (Búsqueda, visualización, impresión)

Datos Firma Clave pública

FIRMA

• Reglamento de Facturación (RD 1496/2003)• RD 87/2005• Orden EHA/962/2007 (publicada BOE de 14 de abril de

2007)• Orden PRE/2971/2007 (publicada BOE de 15 de octubre de

2007)

NORMATIVA

Qué es “eFactura”

Caixanova

Qué es eFacturaDatos Firma Clave pública

FIRMA

Definición: Es un proceso de gestión empresarial que se ofrece a los que, en su actividad profesional, emiten y/o reciben facturas, el cual consiste en la sustitución de las tradicionales facturas en papel por otras en formato digital.

La aplicación de gestión delemisor genera la factura en

cualquier formato

1

Firma electrónicamente

el fichero que contiene los datos

de la factura

2

Opcionalmente se podría aplicar un sellado de tiempo para “fijar” la

fecha de la firma

3

Si dispone de una aplicación

compatible, el receptor puede automatizar la

integración

6

La aplicación del receptor debe

verificar la firma electrónica y permitir

la visualización

5

4El documento legalizadoes enviado al receptor,

(correo electrónico, FTP, etc...).También puedepublicarse en una web

Caixanova

Plataforma de Factura Electrónica: eFactura

Participan 30 Cajas de AhorrosCaixano

va

Formato Factura-e

El fichero donde se almacenan los datos que configuran la factura antes de aplicarle la firma digital, puede ser desde un PDF, un documento Excel, Word, texto plano, XML.

El modelo de factura electrónica usado es el Facturae, instaurado también en la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Tursimo y Comercio, Asociación Española de Factoring.Se puede considerar el futuro sistema de intercambio de facturas.Este modelo tiene un formato XML lo que le dota de gran flexibilidad. Puede definir nombres de campos y asignarles significados; de esta forma cuando dos ordenadores comparten los mismos nombres y las mismas definiciones, pueden intercambiarse fácilmente la información y explotarla en consecuencia. eFactura aporta la firma electrónica avanzada de Caixanova para la firma individual de las facturas enviadas por nuestros clientes.

Una representación de la factura

Caixanova

Los usuarios de banca electrónica de Caixanova con un contrato para:

Emisión de facturas Recepción y custodia de facturas Emisión, recepción y custodia de facturas

Los usuarios sin contrato con Caixanova, destinatarios de las facturas de nuestros clientes, que acceden a la plataforma para recibir y descargar las facturas emitidas por éstos.

¿Quiénes son usuarios de la plataforma?

Caixanova

Emisor

Receptor

Proceso de Subfacturación

Caixanova

Emisor

Receptor

Banca electrónicaEntidad 1

Firma/Emite

Banca electrónicaEntidad 2

Valida/Custodia

Alcance de la Plataforma

Por qué interesa eFactura a las

empresas

Caixanova

¿Por qué interesa la eFactura a las empresas?

Reducción de costes para el proveedor y para el pagador al eliminar: La manipulación de papel. El envío por correo postal. Archivo físico facturas.

Fuente: “La factura electrónica” Editado por red.es

El EDI implica la transferencia electrónica de ordenador a ordenador de datos comerciales o administrativos que

se estructuran en un mensaje normalizado que permite su procesado

automático.

Caixanova

¿Por qué interesa la eFactura a las empresas?

Agilidad en todo el proceso, simplificación y mejora de los circuitos Conservación de los datos de las facturas (matriz que permita generarla) Automatización de los flujos de recepción y aprobación. Eficiencia en el espacio del archivo. Facilidad de búsqueda (información de facturas antiguas en tiempo

real). Control de errores (Solución a facturas perdidas o reemisión de original). Acceso archivo facturas 24 horas al día.

Utilización firma delegada de Caixanova (subfacturador) para firmar facturas con todas las garantías legales.

Seguridad total a través de la firma electrónica. Posibilidad de sincronización automática con los principales programas

contables del mercado (ERPs), lo que favorece la integración de los procesos ya existentes en el mercado.

Incorporación modelo estándar homologado por el Ministerio Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

Caixanova

Qué aporta la Factura electrónica

de Caixanova

Caixanova

¿Porqué eFactura con Caixanova?

• Caixanova es una entidad de confianza que ofrece a sus clientes el tratamiento de información en entornos altamente seguros.

• No es necesario disponer de un certificado electrónico.

• Tan fácil como cualquier otro servicio de nuestra banca electrónica.

• Cada participante sigue trabajando con su banca electrónica con independencia de lo que haga su proveedor ó su cliente.

• Se federan los consentimientos.

• Se caracteriza por su flexibilidad al integrarse con TODOS los ERPs a través del formato “Facturae” por medio de web Service.

• La factura electrónica de Caixanova es la puerta de entrada para facilitar la integración de los circuitos de cobro y pago.

• No impide la utilización del papel.

• Garantiza la evolución y la adaptación a la normativa vigente en cada momento.

• Dispone de distintos modelos de servicio:

•Emisión•Recepción y custodia•Emisión, recepción y custodiaEl servicio se encarga de notificar, emitir, firmar y

custodiar las facturas, evitando cualquier complejidad técnica.

Factura

VisualizaciónImpresión y Descarga

IntroducciónManual

Gestión depedidos

EMISOR RECEPTOR

Integración sistema de

gestión

Sistema de gestión

Documentos anexos

Gestión defacturación

Fac

tura

ele

ctró

nic

a

ClienteNo cliente

Factura

Nuestro cliente accede al servicio de factura

electrónica a través de Enova.

Para emitir facturas se pueden confeccionar manualmente en la página web. Se puede crear un fichero a partir del sistema de

facturación de nuestro cliente e importarlo en el servicio de

facturación electrónica (formato Factuare).

Si el receptor es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova,

al identificarse en Enova podrá consultar todas las facturas

recibidas.Si el receptor no es usuario del

sistema de Factura electrónica de Caixanova, recibirá un correo

electrónico con una copia de la factura y un código que le permite consultar el documento original.

Caixanova

OperativizacióneFactura de Caixanova

Caixanova

Estados de las facturas

Estados de las facturasMensajes

• Crear jerarquía de centros que emiten o reciben facturas• Los centros contables son visibles en el directorio de empresas• A cada centro contable se asigna

• Mail donde notificar y enviar facturas• Tf Móvil donde notificar

• Crear y configurar usuarios de la empresa:• Asignarles centro contable (visibilidad de facturas)• Qué puede hacer cada usuario

• Agenda de proveedores• Agenda de Clientes• Grupos de decisores

Sistema de firma electrónica:

Certificado digital de Caixanova

Mecanismo de firma

Envío/visualización de la factura con el formato de la empresa

Recibe información sobre el estado de la factura

Integración con otros sistemas:

Envío automático de las facturas desde sus sistemas

Sistemas de cobro. Generación y envío de ficheros:

• de recibos (CSB19)

• de anticipo de crédito (CSB58)

•Incorporación de datos•Emitir la factura consiste en:

• Elaborar ficheros de cobro

•Firmar con el certificado electrónico de Caixanova

•Generar “Código de Autenticación” o Localizador

•Generar pdf con el formato indicado por el emisor

•Envío:•Si el destinatario dispone de

servicios eFactura:

•Si el destinatario NO dispone de servicios eFactura

•Incluye “Código de Autenticación”•Es un certificado de la factura electrónica•Fiscalmente válido para inspecciones•Envío a la Entidad financiera del destinatario•Notificar al destinatario (mail o SMS)

•Envío de Mail con pdf y XML adjuntos

Notificación de nuevas facturas Organizar visualización de facturas Mecanismo de validación de firma Sistema de mensajería con los emisores Posibilidad de rechazo de facturas Integración con otros sistemas:

Carga automática de las facturas en sus sistemas Sistemas de pago. Generación y envío de ficheros: •de

transferencias (CSB34)•de pagos domiciliados (CSB68)

Aviso de nueva factura para el receptor

Para el receptor…

Recepción de correo electrónico: puede imprimir la factura en papel y custodiarla así o descargar el fichero

En la web pública siempre tiene accesible por NRC y CIF todas sus facturas. El emisor debe indicarle cómo acceder

Para el receptor…

Factura electrónica de CaixanovaSe trata de una OPORTUNIDAD para

aumentar la eficiencia de la empresa.Simplicidad de los procesos operativos

Mejora del archivo

Reducción de costes (tiempo y dinero)

Agilidad en los periodos de cobros

Desde Caixanova podemos ayudar. Captura automatizada de facturas

Envío de facturas recibidas a su ERP

Definición de reglas que mejoran los procesos

Facilidad de la gestión de cobros/pagos

Con la factura electrónica de Caixanova apostamos por una opción de futuro.

FacturaciónElectrónica

Camilo Garrido TorresDirector de Innovación

E-mail: cgarrido@caixanova.com

Pontevedra, 10 de diciembre de 2008

Gracias por su atención