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Facturación.

V 1.0 24 / Octubre / 2014

Arca Continental – Portal de Proveedores 2

Índice Facturación .......................................................................................................................................... 3

Información de facturación ............................................................................................................. 4

1. Fecha inicial / Fecha Final:....................................................................................................... 5

2. Cambiar filtro: ......................................................................................................................... 6

3. Actualizar: ................................................................................................................................ 7

4. Ver detalle: .............................................................................................................................. 7

5. Subir factura: ........................................................................................................................... 8

Mensajes de Error ......................................................................................................................... 11

1. Errores al consultar la información de la entrada de materiales .......................................... 11

2. Errores al subir facturas ........................................................................................................ 12

3. Nombres de archivo vacíos o incorrectos ............................................................................. 13

4. Validación de RFC emisor y receptor .................................................................................... 14

Anexo 1 .......................................................................................................................................... 16

1. Estados de de carga para las facturas ................................................................................... 16

2. Descripción detallada de estados ......................................................................................... 16

2.1. Nota de entrega no identificada. ...................................................................................... 16

2.2. Diferencia en precio. ......................................................................................................... 16

2.3. Diferencia en piezas. ......................................................................................................... 17

2.4. Pendiente cargar NC.......................................................................................................... 17

2.5. Pedido bloqueado. ............................................................................................................ 17

2.6. Orden de trabajo cerrada. ................................................................................................. 17

2.7. Error en moneda de pago. ................................................................................................ 17

2.8. Pedido de otro proveedor. ................................................................................................ 18

2.9. Cuenta no relevante para impuestos. ............................................................................... 18

2.10. Factura improcedente / Re facturar .............................................................................. 18

2.11. Registrado para pago .................................................................................................... 18

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Facturación

1. Para ingresar al apartado de entradas de facturas, localice y selecciones

‘Facturación/Entradas’ del menú principal.

2. A continuación se muestran los filtros que puede utilizar para ingresar las facturas

deseadas. Las opciones disponibles son: Ambiente (SAP o SAP ECC AC), Sociedad y Centro

Logístico.

Al seleccionar los valores deseados, pulse en Consultar Información para recuperar las entradas

pendientes por facturar, las cuales se listan en pantalla:

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Por defecto, se buscan entradas pendientes por facturar de los últimos 2 meses, en caso de

requerir entradas anteriores, utilice los campos de ‘Fecha Inicial’ y ‘Fecha Final’ para consultar el

rango seleccionado.

Información de facturación

La siguiente información muestra el contenido y funcionalidad que proporciona la página de

facturación:

La información general de la localización a que pertenecen las entradas por facturar.

Ambiente: información del ambiente seleccionado.

Sociedad: nombre de la sociedad seleccionada.

Centro Logístico: nombre del centro seleccionado.

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1. Fecha inicial / Fecha Final:

La selección de la fecha en que se requiere ver las entradas por facturar:

Se seleccionan los campos de ‘Fecha Inicial’ y ‘Fecha Final’ para que se pueda mostrar el

calendario en el que se puede seleccionar las fechas.

Ya que las fechas están seleccionadas se da clic en el botón de Actualizar para que se

muestren las entradas pendientes por facturar del periodo seleccionado.

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2. Cambiar filtro:

Se selecciona Cambiar Filtro para actualizar los parámetros de búsqueda de las entradas

por facturar.

Al dar clic en Cambiar filtro se muestra la siguiente ventana:

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En donde se pueden cambiar los filtros que puede utilizar para ingresar las facturas

deseadas. Las opciones disponibles son: Ambiente (SAP o SAP ECC AC), Sociedad y Centro

Logístico.

3. Actualizar:

Se da clic en Actualizar para que se recarguen los datos después de haber cambiado la

fecha o cuando ya se subió una factura.

4. Ver detalle:

Se muestra el detalle de entrada de los elementos seleccionados. Se da clic en la imagen

que corresponde a “Ver detalle” como se muestra a continuación:

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Al dar clic en la imagen se muestra la siguiente pantalla con información de la factura que

está seleccionada para ver sus características:

Después de ver los datos de la factura se da un clic en el icono de una X para cerrar la

ventana y se puedan ver las demás facturas.

5. Subir factura:

Se muestra la opción de subir una factura en caso de que la información esté completa y

se tengan los permisos necesarios.

Cuando la factura ya está cargada en el sistema, no se permite una nueva carga a menos

que Arca Continental lo autorice. En el campo de ‘Estado’ puede consultar el estado

actual en el que se encuentra la factura. Puede consultar la lista de estados en el Anexo 1

de este documento.

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Para subir la factura se da clic en el icono de “Subir Factura” para que se pueda cargar la

factura como se muestra a continuación:

Sólo se pueden subir archivos de facturas en PDF y XML como lo indica la pantalla.

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Al dar clic en examinar aparecerá la siguiente ventana, donde se puede localizar el archivo

PDF y XML de la factura.

Una vez seleccionados los archivos se debe pulsar el botón Cargar:

Posterior a la carga exitosa de la factura se mostrará la página de facturas y aparecerá sin

el icono de subir factura como se muestra a continuación:

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Mensajes de Error

1. Errores al consultar la información de la entrada de materiales

Se muestran el siguiente menaje de error cuando el usuario no cuenta con los permisos al

seleccionar ‘Facturación/Entradas’ del menú principal.

Si el usuario no se encuentra asociado a por lo menos una sociedad, organización de

compra y centro logístico o si la información de las entradas de materiales, no se

encuentra sincronizada con SAP, se mostrará el siguiente mensaje de error:

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En ambos casos se mostrara la información en blanco:

2. Errores al subir facturas

Para poder cargar la información de las facturas (archivos XML y PDF), debe dar clic en el

icono de “Subir Factura” que se muestra a continuación:

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Posteriormente, se mostrará la siguiente ventana para poder realizar la carga de los

archivos:

3. Nombres de archivo vacíos o incorrectos

Si no se ha seleccionado algún archivo de facturación aparecerá el siguiente mensaje de

error al intentar cargar la factura:

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Si alguno de los nombres de los archivos de la factura PDF y XML es diferente se muestra

el siguiente mensaje de error al intentar cargar la factura:

4. Validación de RFC emisor y receptor

Es importante considerar que el portal valida los RFCs del emisor y receptor. En caso de

que algún RFC no coincida con lo datos registrados tanto del acreedor (RFC Emisor) como

de la sucursal asociada al proveedor (RFC Receptor), no se le permitirá la carga de

facturas.

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Si el RFC del emisor no coincide con los datos registrados para el acreedor se mostrará el

siguiente mensaje de error:

Si el RFC del receptor no coincide con los datos registrados para la sociedad del proveedor

se mostrará el siguiente mensaje de error:

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Anexo 1

1. Estados de de carga para las facturas

Estados de las facturas cargadas:

Estado Descripción Breve

00 Valido Fiscalmente

01 Rechazo Fiscal - "Descripción de Rechazo"

02 Factura improcedente / Re facturar

08 Registrado para pago

11 Nota de entrega no identificada.

12 Pedido bloqueado.

13 Orden de trabajo cerrada.

14 Pedido de otro proveedor.

21 Diferencia en precio.

22 Diferencia en piezas.

23 Error en moneda de pago.

24 Cuenta no relevante para impuestos.

40 Pendiente cargar NC.

2. Descripción detallada de estados

2.1. Nota de entrega no identificada.

El proveedor deberá comunicarse al CSC para corroborar que factura es la que pertenece a

la OC. (Ej. Cuando es una refacturación, en la entrada se queda la referencia de la Factura

Original y la que carguen será un número distinto)

2.2. Diferencia en precio.

El proveedor deberá revisar con Compras el precio correcto (En caso de que sea error

interno compras deberá realizar las modificaciones y notificar al CSC para continuar con el

proceso de pago. En caso de que el proveedor haya facturado mal deberá re facturar y

notificar al CSC para que cambiemos el status y cargue su nueva factura).

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2.3. Diferencia en piezas.

El proveedor deberá revisar con Almacén o Usuario solicitante la cantidad correcta de

piezas o servicios (En caso de que sea error interno el almacén deberá realizar las

modificaciones y notificar al CSC para continuar con el proceso de pago. En caso de que el

proveedor haya facturado mal deberá re facturar y notificar al CSC para que cambiemos el

status y cargue su nueva factura).

2.4. Pendiente cargar NC.

El proveedor deberá cargar su nota de crédito haciendo mención en el PDF a que factura

corresponde.

2.5. Pedido bloqueado.

El proveedor deberá contactar al departamento de compras para notificarle que el pedido

de su factura está bloqueado, una vez desbloqueado compras notificara al CSC para que

proceda con la verificación de la(s) factura(s).

2.6. Orden de trabajo cerrada.

El proveedor deberá contactar al solicitante del trabajo o servicio para que abra la orden y

notifique al CSC que ha quedado resuelto para poder continuar con el proceso de pago.

2.7. Error en moneda de pago.

El proveedor deberá contactar al comprador para que validen la diferencia en la moneda

(En caso de que sea error interno compras deberá realizar las modificaciones y notificar al

CSC para continuar con el proceso de pago. En caso de que el proveedor haya facturado

mal deberá re facturar y notificar al CSC para que cambiemos el status y cargue su nueva

factura).

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2.8. Pedido de otro proveedor.

N/A PORTAL

2.9. Cuenta no relevante para impuestos.

El proveedor deberá contactar al comprador que le asigno el pedido para que gestione las

modificaciones en el pedido y la factura del proveedor pueda continuar con el proceso de

pago, una vez corregida la incidencia, compras deberá contactar al CSC para informar que

la factura ya puede ser verificada.

2.10. Factura improcedente / Re facturar

El proveedor deberá contactar al CSC para validar la causa.

2.11. Registrado para pago

Factura ya verificada, el proveedor ya podrá consultar la fecha de su pago, para dudas o

comentarios contactar al CSC. Una vez en este estado no se permite cambiar a uno

nuevo.